PHÂN TÍCH các yêu cầu về SOẠN THẢO văn bản QUẢN lý NHÀ nước SOẠN THẢO CÔNG văn của TRƯỜNG đại học nội vụ hà nội mời bộ TRƯỞNG bộ nội vụ

Những yêu cầu về nội dung - Yêu cầu về tính mục đích Văn bản quản lý nhà nước được ban hành với danh nghĩa là cơ quanNhà nước nhằm đề ra các chủ trương, chính sách hay giải quyết các vấn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA ………

TÊN ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH CÁC YÊU CẦU VỀ SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC SOẠN THẢO CÔNG VĂN CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI MỜI BỘ TRƯỞNG BỘ NỘI VỤ VỀ DỰ LỄ

KỶ NIỆM 50 NĂM NGÀY TRUYỀN THỐNG

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

NỘI DUNG 2

A LÝ THUYẾT 2

1 Các yêu cầu về soạn thảo văn bản quản lý nhà nước 2

1.1 Khái niệm chung về “Văn bản quản lý nhà nước” 2

1.2 Những yêu cầu cụ thể về soạn thảo văn bản quản lý nhà nước 2

1.2.1 Những yêu cầu về nội dung 2

1.2.2 Yêu cầu về thể thức văn bản quản lý nhà nước 4

1.2.3 Yêu cầu về thẩm quyền 7

1.2.4 Yêu cầu về ngôn ngữ trong văn bản quản lý nhà nước 8

2 Sưu tầm văn bản hành chính của một cơ quan Nhà nước và đánh giá chất lượng của các văn bản đó 10

2.1 Đánh giá chất lượng văn bản 13

KẾT LUẬN 15

TÀI LIỆU THAM KHẢO 16

LỜI MỞ ĐẦU

Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực hoạt động đời sống xãhội Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước, văn bản là phương tiệnthông tin cơ bản để phục vụ cho việc điều hành bộ máy quản lý nhà nước cóthể hoạt động đúng hướng, đúng chức năng và có hiệu quả Văn bản quản lýnhà nước là loại văn bản mà chúng ta hay gặp nhất trong sinh hoạt và làm việchằng ngày là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bảnhoá) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủtục, hình thức nhất định và được nhà nước đảm bảo thi hành bằng những hìnhthức khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nướchoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân

Tầm quan trọng và phổ biến của văn bản quản lý nhà nước được phổbiến rộng rãi nhưng nhiều người sẽ không hiểu được những yêu cầu về soạnthảo văn bản quản lý nhà nước Việc soạn thảo một văn bản quản lý nhà nướcđầy đủ mạch lạc, rõ ràng là yếu tố quan trọng để có thể phát huy được tính hiệulực ngay sau khi văn bản được ban hành Chính vì vậy, em xin chọn đề tài:

“Phân tích các yêu cầu về soạn thảo văn bản quản lý nhà nước Sưu tầm các văn bản hành chính của một cơ quan Nhà nước (Khoảng 3-5 văn bản, ban hành từ sau ngày 05/3/2020) và đánh giá chất lượng của văn bản đó” và thực hành soạn thảo văn bản “Soạn thảo công văn của Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội mời Bộ trưởng Bộ Nội vụ về dự Lễ kỷ niệm 50 năm ngày truyền thống (18/12/1971 - 18/12/2021) và đón nhận Huân chương Lao động hạng Nhất”.

NỘI DUNG

A LÝ THUYẾT

1 Các yêu cầu về soạn thảo văn bản quản lý nhà nước

1.1 Khái niệm chung về “Văn bản quản lý nhà nước”

Ở nước ta, khái niệm “văn bản quản lý nhà nước” có nhiều định nghĩakhác nhau tùy theo nhiều cách nhận biết khác nhau Nhưng qua nhiều địnhnghĩa, ta nhận thấy có một điểm chung là “Đặc trưng nổi bật của văn bản quản

lý nhà nước là hiệu lực pháp lý của chúng trong quá trình quản lý nhà nước”

Sự hình thành của các văn bản quản lý nhà nước được thực hiện theo một quytrình xác định

Do đó, văn bản quản lý nhà nước là tập hợp các văn bản được ban hànhtạo nên một chỉnh thể các văn bản cấu thành hệ thống Trong đó tất cả các vănbản có liên hệ mật thiết với nhau về mọi phương diện, được sắp xếp theo trật

tự pháp lý khách quan, logic và khoa học Đó là một hệ thống kết hợp chặt chẽcác cấu trúc nội dung bên trong và hình thức biểu diện bên ngoài, phản ánhđược và phù hợp với cơ cấu quan hệ xã hội, yêu cầu của công tác quản lý nhànước Hệ thống này chứa đựng những tiểu hệ thống với tính chất và cấp độhiệu lực pháp lý cao thấp, rộng hẹp khác nhau

1.2 Những yêu cầu cụ thể về soạn thảo văn bản quản lý nhà nước

1.2.1 Những yêu cầu về nội dung

- Yêu cầu về tính mục đích

Văn bản quản lý nhà nước được ban hành với danh nghĩa là cơ quanNhà nước nhằm đề ra các chủ trương, chính sách hay giải quyết các vấn đề sựviệc cụ thể thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đó Do đó khi soạn thảotiến tới ban hành một văn bản nào đó cần đòi hỏi phải có tính mục đích rõràng Yêu cầu này đòi hỏi văn bản ban hành phải thể hiện được mục tiêu vàgiới hạn của nó, vì vậy trước khi soạn thảo cần phải xác định rõ mục đích vănbản ban hành để làm gì? Nhằm giải quyết vấn đề? Giới hạn vấn đề nằm ở đâu?

và kết quả của việc thực hiện văn bản này là gì?

Quan trọng nội dung của văn bản phải trở nên thiết thực với những nhucầu hiện tại của người dân thì giá trị của văn bản đó sẽ được đề cao hơn Nếunhư văn bản đó được ban hành với những quy định, lợi ích không gắn liền vớilợi ích nhân dân, lợi ích của nhà nước thì đó không phải là một văn bản phùhợp mà đó chỉ là một văn bản trên lý thuyết và không có giá trị.

- Yêu cầu về tính khoa học

Văn bản có tính khoa học phải được viết ngắn gọn, đủ ý, rõ ràng dễhiểu, thể thức theo quy định của Nhà nước và nội dung phải nhất quán Mộtvăn bản có tính khoa học phải đảm bảo:

- Tính đầy đủ, cụ thể, chính xác của thông tin: Văn bản cần phải có sựchính xác tuyệt đối, đầy đủ thông tin và phải cụ thể thì mới có thể khiến người đọccảm thấy hiểu rõ và làm theo một cách tự nguyện

- Tính logic không mâu thuẫn giữa các ý: Việc sắp xếp các ý phù hợpvới nhau không gây sự mâu thuẫn giữa các ý, các câu sau phải làm rõ hoặc bổ trợnghĩa cho câu phía trước nhằm mục đích giúp cho người đọc cảm thấy dễ hiểu, có thểbiết được văn bản đó đang nói gì về vấn đề gì để có thể thực hiện một cách tốt nhất

- Kết cấu nội dung hợp lý, chặt chẽ, hệ thống các ý được sắp xếp cótrình tự Văn bản được sắp xếp một cách trình tự hợp lý sẽ giúp cho văn bản dễ nhìn,

dễ tìm hiểu nội dung trong văn bản để từ đó khi đọc tránh thiếu sót nội dung và hiểunhầm ý của nội dung đó

- Nội dung văn bản là bộ phận cấu thành hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung

- Yêu cầu về tính đại chúng của văn bản

Văn bản phải được viết rõ ràng dễ hiểu để phù hợp với trình độ dân trínói chung để mọi đối tượng có liên quan đến việc thi hành văn bản đều có thểnắm bắt được nội dung văn bản đầy đủ Đặc biệt lưu ý là mọi đối tượng ở mọitrình độ khác nhau đều có thể tiếp nhận được Văn bản quản lý nhà nước cóliên quan trực tiếp đến nhân dân, nên văn bản phải có nội dung dễ hiểu, dễ

nhớ và phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo tối đa tính phổ cập, song khôngảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc, chặt chẽ và khoa học của văn bản.

- Yêu cầu về tính công quyền (tính hợp hiến và hợp pháp)

Để bảo đảm tính công quyền, văn bản phải được ban hành đúng thẩmquyền, nếu ban hành trái với thẩm quyền thì coi như văn bản đó là bất hợppháp Vì vậy, văn bản phải có nội dung hợp phát, được ban hành theo đúnghình thức và trình tự do pháp luật quy định

- Yêu cầu về tính khả thi

Đây là yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là kết quả của sự kết hợpđúng đắn và hợp lý các yêu cầu về tính mục đích, tính khoa học, tính đại chung

và tính công quyền Ngoài ra để các nội dung của văn bản được thi hành đầy

đủ và nhanh chóng, văn bản còn phải có đủ các điều kiện sau:

- Nội dung văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hànhhợp lý, nghĩa là phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành

- Khi quy định các quyền cho chủ thể phải kèm theo các điều kiện bảo đảm thực hiện các quyền đó

- Phải nắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiệnvăn bản nhằm xác lập trách nhiệm của họ trong các văn bản cụ thể Khi ban hành vănbản người soạn thảo phải tự đặt mình vào vị trí, hoàn cảnh của người thi hành thì vănbản mới có khả năng thực thi Có nghĩa là văn bản ban hành phải đảm bảo phù hợp vớiđiều kiện kinh tế, phù hợp với hoàn cảnh không gian và thời gian

1.2.2 Yêu cầu về thể thức văn bản quản lý nhà nước

a Quy định chungTrình bày theo quy định chung của văn bản pháp luật hiện hành

- Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x 297 mm)

- Kiểu trình bày: Theo chiều dài khổ A4 Trường hợp nội dung văn bản

có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thểđược trình bày theo chiều rộng

- Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 20 - 25 mm, cách mép trái

30 - 35 mm, cách mép phải 15 - 20 mm

- Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen

- Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức

- Vị trí trình bày các thành phần thể thức: Được thực hiện theo Mục IV Phần I Phụ lục I của Nghị định 30/NĐ-CP

- Số trang văn bản: Được đánh số từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của vănbản, không hiển thị số trang thứ nhất

b Thể thức của văn bảnTheo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ vềcông tác văn thư, thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chínhbao gồm những thành phần sau:

- Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được

trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm và ở phía trên cùng,bên phải đầu tiên của văn bản

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Xác định cơ quan ban hành văn bản và cơ quan chủ quản Biết được thẩm quyền ký văn bản

Những cơ quan không có cơ quan chủ quản như: Chính phủ, Quốc hội, Chủ tịch nước, Trung ương Đảng,…

- Số, ký hiệu của văn bản

Cho biết thứ tự của văn bản được ban hành, tên cơ quan ban hành vănbản, tên loại văn bản khi tìm kiếm văn bản

Giúp văn thư vào sổ đăng ký và lưu trữ văn bản Giúp cho việc điều tra tìm và sử dụng văn bản lưu trữ được thuận lợi, dễ dàng.

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở trung ương ban hành

là tên gọi chính thức của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi cơ quan banhành văn bản đóng trụ sở Đối với những đơn vị hành chính được đặt theo tênngười, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vịhành chính đó

Thời gian ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành.Thời gian ban hành văn bản được viết đầy đủ; đối với những số thể hiện ngàynhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước

- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

Tên của văn bản giúp cho công tác kiểm tra văn bản được dễ dàng, chiphối kết cấu hình thức và nội dung văn bản

Trích yếu nội dung của văn bản là câu tóm lược được nội dung chínhcủa văn bản

- Nội dung văn bản

Căn cứ ban hành văn bản:

- Căn cứ ban hành văn bản bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chứcnăng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và các văn bản quy định nộidung, cơ sở để ban hành văn bản Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ tên loạivăn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếunội dung văn bản (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành)

- Bố cục của nội dung văn bản: Tùy theo tên loại và nội dung, văn bản

có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theophần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần,mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định

- Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục,tiểu mục, điều thì phần, chương, mục, tiểu mục, điều phải có tiêu đề Tiêu đề là cụm từchỉ nội dung chính của phần, chương, mục, tiểu mục, điều.

- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

Đối với văn bản Ủy ban Nhân dân cấp tỉnh, huyện, xã thì thẩm quyền làTM.UBND và ở dưới là Chủ tịch

Văn bản của UBND, cơ quan ban hành UBND chữ ký là Chủ tịch Văn bản của Sở (Nội vụ,…) thẩm quyền ký là Giám Đốc

Văn bản của UBND cấp Phòng, thì thẩm quyền ký là Trưởng phòng.Văn bản của cấp Bộ thẩm quyền ký là Bộ Trưởng

Văn bản của cấp Cục thẩm quyền ký là Cục Trưởng

Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chínhđược thể hiện như sau: Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung của vănbản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện

ký số lên văn bản kèm theo; văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bảnđiện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bảnkèm theo

- Dấu của cơ quan, tổ chức

Dấu của cơ quan ban hành văn bản chỉ được đóng vào văn bản sau khingười có thẩm quyền ký văn bản

1.2.3 Yêu cầu về thẩm quyền

Trong nhà nước pháp quyền các cơ quan nhà nước được làm những việc

mà pháp luật cho phép theo chức năng nhiệm vụ, thẩm quyền Theo đó, vănbản ban hành của cơ quan nhà nước

Thẩm quyền ban hành văn bản quản lý nhà nước được xem xét trên haiphương diện: Thẩm quyền về ban hành hình thức văn bản và thẩm quyền vềban hành nội dung văn bản.

Thẩm quyền về ban hành hình thức văn bản có nghĩa là cơ quan tổ chứcchỉ được ban hành những hình thức, thể loại văn bản được luật pháp quy định

Thẩm quyền về nội dung có nghĩa là chủ thể quản lý chỉ được phép banhành văn bản để giải quyết các vấn đề, sự việc mà theo pháp luật chủ thể đó cóthẩm quyền giải quyết

Nội dung văn bản không được trái với Hiến pháp và Pháp luật hiện hành

và các quy định của cấp trên là một yêu cầu hết sức nghiêm ngặt đối với mọi

cơ quan nhà nước Mục đích để đảm bảo kỷ cương phép nước làm cho mọi chủtrương chính sách, luật pháp của nhà nước đi thi hành nghiêm chỉnh thốngnhất; đồng thời nâng cao trách nhiệm, ý thức, tổ chức và kỷ luật của cơ quanban hành văn bản

1.2.4 Yêu cầu về ngôn ngữ trong văn bản quản lý nhà nước

a Bảo đảm tính nghiêm túc, khách quanTính nghiêm túc, khách quan của ngôn ngữ văn bản pháp luật được hiểu

là việc sử dụng ngôn ngữ trong văn bản phải trang trọng, lịch sự, phi cá tính;vừa thể hiện rõ sự uy nghiêm của pháp luật đồng thời thể hiện sự tôn trọng đốivới các đối tượng chịu sự tác động của văn bản Ban hành văn bản là hình thứcpháp lý quan trọng để các chủ thể quản lý thực hiện chức năng, nhiệm vụ củamình trong quá trình tiến hành hoạt động quản lý Điều này thể hiện đượcquyền uy của chủ thể quản lý và tính văn minh, lịch sự của Nhà nước xã hộichủ nghĩa Nếu ngôn ngữ trong văn bản pháp luật thiếu tính nghiêm túc sẽ ảnhhưởng lớn đến sự trang nghiêm, uy quyền của người ban hành văn bản Sựthiếu nghiêm túc của ngôn ngữ văn bản pháp luật còn tạo ra tâm lý coi thườngNhà nước, coi thường pháp luật, đồng thời có thể ảnh

hưởng tới tính chính xác của văn bản Ngược lại, nếu ngôn ngữ được sử dụng

trong văn bản pháp luật bảo đảm tính nghiêm túc, lịch sự sẽ tạo ra sự thiện chí

và sự tự giác thực hiện ở người tiếp thu văn bản, nhờ đó pháp luật được tôntrọng

b Bảo đảm tính chính xác, rõ ràngTính chính xác, rõ ràng của ngôn ngữ trong văn bản pháp luật được hiểu

là các đơn vị ngôn ngữ được sử dụng để truyền đạt thông tin trong văn bảnphải bảo đảm thể hiện đầy đủ, đúng đắn ý đồ của nhà quản lý để các nội dungtrong văn bản được mọi đối tượng hiểu giống nhau, không cho phép có nhiềucách hiểu và cách giải thích khác nhau Tính chính xác của ngôn ngữ văn bảnpháp luật giúp cho việc thể hiện ý chí của Nhà nước được rõ ràng, tạo ra chongười tiếp nhận văn bản một cách hiểu chung, thống nhất về nội dung của vănbản

Để bảo đảm tính rõ ràng, chính xác của ngôn ngữ cần tránh sử dụng các

từ nhiều nghĩa hoặc nghĩa không xác định, nên dùng các từ đom nghĩa Mỗi từtrong văn bản pháp luật phải thể hiện chính xác nội dung cần truyền đạt và chỉđược hiểu theo một nghĩa duy nhất, không làm phát sinh nhiều cách hiểu Cáchviết câu, lập đoạn cũng phải bảo đảm sự ngắn gọn, rõ ràng, diễn đạt mạch lạc,

dễ hiểu, sử dụng lối trình bày trực tiếp; tránh việc dùng các từ thừa hay lối nóivòng, ẩn dụ…

c Bảo đảm tính phổ thông, thống nhấtVăn bản pháp luật được ban hành để tác động đến các tầng lớp nhân dântrong xã hội Trong khi đó, trình độ học vấn và nhận thức pháp luật giữa cácvùng miền và dân tộc có sự khác nhau Vì vậy, tính phổ thông của ngôn ngữtrong văn bản pháp luật sẽ giúp cho mọi người dễ dàng tiếp nhận được thôngtin trong văn bản

Để ngôn ngữ văn bản pháp luật bảo đảm tính thống nhất và thông dụngcần tránh sử dụng các từ ngữ địa phương (phương ngữ), từ cổ; không sử dụngcác thuật ngữ chuyên ngành hay từ nước ngoài trong những trường hợp khôngthật cần thiết; ưu tiên sử dụng các từ ngữ quen thuộc, phù hợp vói thời đại, dễ