SKKN Nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư ở trường trung học phổ thông 1 SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THANH HOÁ TRƯỜNG THPT TRẦN ÂN CHIÊM SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG Người thực hiện Phạm Thị Viên Chức vụ Tổ trưởng tổ hành chính SKKN thuộc lĩnh vực (môn) Khác THANH HOÁ NĂM 2017 SangKienKinhNghiem net 2 MỤC LỤC NỘI DUNG Trang 1 Mở đầu 3 Vài nét khái quát về lịch sử hình thành và phát triển của trường THPT Trần Ân Chiêm 3 1 1 Lí do c[.]
Trang 1SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THANH HOÁ
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Ở TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG
Người thực hiện: Phạm Thị Viên Chức vụ: Tổ trưởng tổ hành chính SKKN thuộc lĩnh vực (môn): Khác
THANH HOÁ NĂM 2017
Trang 2MỤC LỤC
- Vài nét khái quát về lịch sử hình thành và phát triển của trường
2 Nội dung sáng kiến kinh nghiệm 4
2.2 Thực trạng vấn đề trước khi áp dụng sáng kiến kinh nghiệm 6
2.3 Các giải pháp đã sử dụng để giải quyết vấn đề. 9
2.3.2 Về việc tổ chức soạn thảo và ban hành văn bản 9
2.4 Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm đối với hoạt động
giáo dục, với bản thân, đồng nghiệp và nhà trường. 17
Trang 31 Mở đầu
Vài nét khái quát về lịch sử hình thành và phát triển của trường THPT Trần Ân Chiêm
Trước yêu cầu thực tiễn và để đáp ứng nguyện vọng, nhu cầu của nhân dân trong huyện, Huyện ủy, HĐND và UBND huyện Yên Định đã đề nghị cấp trên và chuẩn bị các điều kiện cho sự ra đời của trường THPT Trần Ân Chiêm Chủ tịch UBND tỉnh Thanh Hóa đã ra Quyết định số 2014/QĐ-UBND ngày 10/8/2001 v/v thành lập trường THPT bán công Trần Ân Chiêm đóng trên địa bàn thị trấn Quán Lào huyện Yên Định, tỉnh Thanh Hóa
Ngày 10/9/2001 với sự nổ lực của tất cả giáo viên, cán bộ nhân viên nhà trường, 12 lớp 10 với tổng số 630 học sinh đầu tiên đã được triệu tập về trường Thầy trò đã không quản khó khăn đã bắt tay vào làm việc để chuẩn bị cho khai giảng năm học đầu tiên
Ngày 13/9/2001 Nhà trường tổ chức buổi học đầu tiên
Ngày 14 /9/2001, tổ chúc khai giảng năm học và lễ công bố thành lập trường THPT Trần Ân Chiêm
Bên cạnh những khó khăn như vậy nhà trường cũng có rất nhiều thuận lợi Được sự quan tâm giúp đỡ và ủng hộ nhiệt tình của lãnh đạo UBND tỉnh, Sở GD&ĐT Thanh Hóa, đặc biệt là sự quan tâm giúp đỡ của lãnh đạo huyện và các phòng ban có liên quan nên trường sớm ổn định và đi vào nề nếp
Sự lãnh đạo sáng suốt và làm việc nhiệt tình, khoa học của BGH, cùng với sự
cố gắng nỗ lực của đội ngũ giáo viên trẻ, cán bộ nhà trường, công việc dần ổn định
và đi vào nề nếp
Sau 16 năm phát triển và trưởng thành, nhà trường đã không ngừng phấn đấu
đi lên về mọi mặt Nổi bật nhất là đội ngũ cán bộ, giáo viên đã trưởng thành về mọi mặt Từ chỗ phải hợp đồng giáo viên dạy từ các trường bạn Đến nay trường đã có
đủ giáo viên với 62 đồng chí được chia thành 5 tổ chuyên môn, số học sinh 915 em/22 lớp
Cơ cấu tổ chức bộ máy và biên chế: (xem phụ lục 01)
1.1 Lí do chọn đề tài.
Trong giai đoạn hiện nay trước tình hình ngày càng phát triển, đổi mới của đất nước, các thông tin ngày càng phát triển Đối với ngành Giáo dục và Đào tạo thì công tác văn thư, lưu trữ đòi hỏi phải có một số kiến thức nhất định để xử lý tốt các thông tin, công việc một cách kịp thời và hiệu quả Nhờ lưu trữ tài liệu đã tạo điều kiện tốt để công tác Kiểm định chất lượng giáo dục trong nhà trường có hiệu quả cao
Với tính chất đặc thù là ngành Giáo dục và Đào tạo, việc tiếp nhận các loại văn bản là rất nhiều, nên đòi hỏi người làm công tác văn thư, trong nhà trường phải biết sắp xếp, xử lý các thông tin một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác giúp Thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt được những cái mới để có hướng giải quyết công việc một cách tốt nhất nhằm giúp đơn vị hoàn thành nhiệm vụ
Từ hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trong mọi lĩnh vực, việc chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, đồng thời cũng
Trang 4gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung
Do đó, vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước có ý nghĩa quan trọng, cụ thể:
- Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý
- Nâng cao hiệu xuất, chất lượng công tác của cán bộ, công chức
- Góp phần gìn giữ bí mật của nhà nước, của cơ quan
- Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng phục vụ công tác thanh tra, kiểm soát
- Tạo tiền đề thuận lợi cho công tác lưu trữ
Từ những ý nghĩa trên, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần đảm bảo cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt Do vậy trong các trường THCS cần có một nhận thức đúng đắn về vị trí
và vai trò của công tác văn thư để đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư tại các nhà trường vào nề nếp và góp phần tích cực năng cao hiệu lực hiệu quả quản lý của cơ quan
Trong công tác quản lý nhà trường, công tác văn thư giữ một vai trò hết sức quan trọng, là điều kiện không thể thiếu nhằm giúp cho hiệu trưởng thu thập,
xử lý thông tin một cách đầy đủ, chính xác đề ra quyết định quản lý có hiệu quả, góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ của nhà trường
Bản thân tôi được phân công làm công tác văn thư (kiêm nhiệm công tác lưu trữ) của trường THPT Trần Ân Chiêm huyện Yên Định tỉnh Thanh Hóa, xuất phát
từ những lý do trên, tôi rất trăn trở làm thế nào để quản lý các loại văn bản đi, văn bản đến và bảo quản, tổ chức khai thác, sử dụng tốt tài liệu được lưu trữ trong nhà trường Từ những đúc kết kinh nghiệm nhiều năm qua tôi mạnh dạn đưa ra sáng
kiến kinh nghiệm: “Nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư ở trường trung học phổ thông”
1.2 Mục đích nghiên cứu.
Nghiên cứu vấn đề này, mục đích của tôi nhằm đưa ra một số phương pháp, biện pháp cụ thể cho việc nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư - lưu trữ ở trường phổ thông
1.3 Phương pháp nghiên cứu:
Để thực hiện đề tài này, tôi vận dụng một số phương pháp sau:
1 Nghiên cứu kĩ các văn bản của cấp trên như: Luật Lưu trữ, pháp lệnh lưu trữ quốc gia, văn bản quản lý công tác văn thư - lưu trữ, văn bản quản lý tiêu chuẩn, các văn bản chung về công tác văn thư - lưu trữ của Chính phủ, Bộ - Ban - Ngành
2 Đọc các bài viết về quản lý công tác văn thư - lưu trữ ở sách, báo
3 Tham khảo một số bài viết của các nhà nghiên cứu, các nhà lưu trữ học, trên các tạp chí
4 Căn cứ trên tình hình thực tế của nhà trường
2 Nội dung sáng kiến kinh nghiệm
2.1 Cơ sở lí luận của sáng kiến kinh nghiệm.
Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện
Trang 5hành nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức hoặc công tác Văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức
Công tác văn thư là khâu quan trọng trong hoạt động của bất kỳ cơ quan nào;
nó ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất, chất lượng của cơ quan Công tác văn thư được thực hiện tốt thì hoạt động của cơ quan thông suốt, không bị chồng chéo
Nội dung của công tác văn thư:
Một là: Soạn thảo và ban hành văn bản Gồm:
- Thảo văn bản
- Duyệt văn bản
- Đánh máy, sao in văn bản
- Ký văn bản để ban hành
Hai là: Quản lý văn bản
a) Quản lý văn bản đến gồm:
1 Tiếp nhận văn bản đến:
- Tiếp nhận văn bản đến
- Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
- Đóng dấu đến ghi số và ngày đến
2 Đăng ký văn bản đến
- Đăng ký văn bản đến bằng sổ
- Đăng ký văn bản đến bằng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính
3 Trình văn bản đến
- Trình văn bản đến
- Chuyển giao văn bản đến
4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Giải quyết văn bản đến
- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
b) Quản lý văn bản đi
1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
- Ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản
Ghi số theo điểm a khoản 1 Điều 8 thông tư số 01/2011/TT- BNV;
Ghi ngày, tháng, năm của văn bản theo điểm b khoản 1 Điều 9 thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
2 Đăng ký văn bản đi
- Đăng ký văn bản đi bằng sổ
- Đăng ký văn bản đi bằng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính
3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ khẩn, mật
- Nhân bản (nhân bản văn bản đi thường và nhân bản văn bản mật)
- Đóng dấu dấu cơ quan, dấu giáp lai, dấu thu hồi
- Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật
Trang 64 Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Làm thủ tục phát hình văn bản đi (chọn bì, trình bày bì, vào bì và rán bì, đóng dấu chỉ mức độ khẩn, mật và dấu khác lên bì)
- Chuyển phát văn bản đi (chuyển trực tiếp cho các cá nhân đơn vị trong cơ quan; chuyển trực tiếp cho cá nhân, cơ quan, tổ chức khác; chuyển qua đường bưu điện; chuyển bằng máy Fax, qua mạng; chuyển văn bản đi mật)
- Theo dõi việc chuyển văn bản đi
5 Lưu văn bản đi
Ba là: Quản lý và sử dụng con dấu
- Bảo quản và sử dụng các loại con dấu của cơ quan theo quy định của Nhà nước;
- Quản lý con dấu
Bốn là: Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành lên hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định Hồ sơ gồm 04 loại: hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân
sự, hồ sơ chuyên ngành
Lập hồ sơ gồm: xây dựng Danh mục hồ sơ; cập nhật văn bản đưa vào bìa hồ sơ; biên mục bên ngoài và biên mục bên trơng hồ sơ; đánh số tờ cho văn bản tài liệu
có trong hồ sơ; giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
2.2 Thực trạng vấn đề trước khi áp dụng sáng kiến kinh nghiệm.
2.2.1 Đặc điểm tình hình chung
Trong những năm trước đây hầu hết các trường học trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa và huyện Yên Định nói riêng chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ nên các trường đều chưa bố trí cán bộ làm công tác này hoặc nếu
có thì chủ yếu là cán bộ giáo viên, cán bộ kế toán làm kiêm nhiệm Từ đó công tác văn thư của nhà trường còn rất bề bộn nên khó tìm kiếm khi cần thiết và bảo quản không đảm bảo, không gọn gàng ngăn nắp
Những năm gần đây do yêu cầu đổi mới của ngành Giáo dục và Đào tạo, đặc biệt là khi thực hiện Quyết định số 83/2008/QĐ-BGD-ĐT ngày 31/12/2008 ban hành Quy định về quy trình và chu kỳ kiểm định chất lượng cơ sở giáo dục phổ thông của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo Từ đây, công tác văn thư - lưu trữ mới thật sự bắt đầu được chú trọng
2.2.2 Thuận lợi:
Hiện nay tổ Văn phòng có 06 người đảm nhận các công tác sau: Hành chính - Văn thư, lưu trữ, kế toán, tài vụ, thư viện, y tế, bảo vệ, tạp vụ
Điều kiện cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động trong tổ: Văn phòng nhà trường được Ban giám hiệu quan tâm đầu tư mua sắm trang thiết bị như: Máy tính, máy in, máy photocopy, máy chiếu, máy scan bàn ghế, hộp hồ sơ, bìa hồ sơ, cặp ba dây, keo dán, bút, chì…phục vụ cho CBCC, VC làm việc và thực hiện các nghiệp
vụ công tác chuyên môn Máy tính được kết nối Internet đặt ở Văn phòng được dùng phần mềm dữ liệu EMIS nhằm phục vụ cho việc theo dõi thông tin từng cán
bộ, giáo viên, công nhân viên, điểm từng môn học và các thông tin cá nhân của từng học sinh
Trang 7Mô hình bố trí nơi làm việc của tổ Văn phòng (xem phụ lục 02).
Trường THPT Trần Ân Chiêm có 01 biên chế văn thư (kiêm nhiệm Lưu trữ) trình độ đại học
Công tác văn thư chịu sự chỉ đạo của Ban giám hiệu nhà trường Cán bộ văn thư là người trực tiếp xử lý công tác văn thư trong trường và được tổ chức dưới hình thức tập trung Tất cả các văn bản đến trường từ bất kỳ nguồn nào đều tập trung tại văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Văn bản đi cũng đều phải qua bộ phận văn thư thực hiện các thủ tục hành chính để phát hành
Trường THPT Trần Ân Chiêm có chức năng chính là đào tạo chính vì vậy mà lãnh đạo nhà trường cũng rất quan tâm tới công tác văn thư, lưu trữ cả về tổ chức và nghiệp vụ; mua sắm trang thiết bị văn phòng như: máy vi tính, máy in, máy photocopy, hệ thống mạng và các loại giá tủ, văn phòng phẩm…, bố trí nơi làm việc thuận lợi nhất để cán bộ văn thư thực hiện công việc một cách hiệu quả Thường xuyên nhắc nhở, kiểm tra để cán bộ văn thư có ý thức, trách nhiệm hơn trong công việc
Ngoài ra, hàng năm lãnh đạo nhà trường đã tạo điều kiện để cán bộ văn thư được đi học bồi dưỡng nghiệp vụ nâng cao trình độ
- Đối với việc ban hành các văn bản tại cơ quan: Ban hành văn bản theo hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư Các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư như: Đăng ký văn bản, đánh máy, kiểm tra thể thức, nội dung văn bản trước khi đóng dấu, làm thủ tục phát hành đi Công tác xây dựng và ban hành văn bản của phòng văn thư đã và đang đi vào trình tự, các văn bản hầu hết tuân thủ đúng quy định của Nhà nước
Nhà trường đã có các văn chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư chủ yếu là của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Sở Giáo dục và Đào tạo… cụ thể như:
+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư;
+ Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
+ Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
+ Luật lưu trữ
+ Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/12/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
+ Kế hoạch số 762/KH- SGD&ĐT ngày 08/5/2013 triển khai nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ ngành Giáo dục năm 2013 của Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thanh Hóa
2.2.3 Khó khăn:
Các trường học trên địa bàn huyện hầu hết chưa có những văn bản quy định hay quy chế riêng của nhà trường về từng khâu nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ
Cán bộ văn thư còn làm kiêm nhiệm thêm nhiều công việc khác như: lưu trữ, thủ quỹ …, ảnh hưởng tới tiến độ công việc cũng như hiệu quả làm việc không cao
Các trang thiết bị văn phòng, các phần mềm hiện đại nhưng chưa được sử dụng một cách có hiệu quả
Trang 8Ví dụ: Khi mất điện, mất mạng Internet thì máy tính không thể sử dụng để thực hiện nghiệp vụ quản lý văn bản, các phần mềm như: Emis, Pmis, Sổ liên lạc điện tử… còn lúng túng trong việc sử dụng và hướng dẫn phụ huynh học sinh cách truy cập để kiểm tra kết quả học tập của con em mình…
Đối với các văn bản mật, khẩn nhà trường không có sổ đăng ký riêng gây khó khăn cho việc bảo quản đối với những loại văn bản này
Những năm trước đây dấu của nhà trường Hiệu trưởng vẫn đem theo mỗi khi
đi họp
Mặt khác trong các nhà trường chưa tiến hành lập hồ sơ nên gây nhiều khó khăn trong hoạt động của cơ quan khi cần nghiên cứu, tìm văn bản,
Thực trạng công tác lưu trữ của trường
Lưu trữ là một khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin bằng văn bản Tất
cả những văn bản đến đã qua xử lý, bản của của văn bản đi (hay còn gọi là bản chính) và những hồ sơ, tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ quan chọn lọc
Tuy nhiên, tại trường THPT Trần Ân Chiêm công tác lưu trữ của nhà trường không được nhắc đến, tất cả tài liệu trong tình trạng bó gói, đóng bì… dẫn đến hư hỏng mất mát nhiều
T ổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan
Hiện tại nhà trường chưa có sự chỉ đạo về công tác lưu trữ, không có cán bộ làm công tác lưu trữ vì vậy có những điểm hạn chế: Chưa có kho lưu trữ, tài liệu chưa phân loại mà bó gói để rải rác ở các phòng làm mất mát, hư hỏng tài liệu, hồ sơ công việc không có gì ngoài tập lưu văn thư
Thành ph ần, nội dung và khối lượng tài liệu
Do đặc thù là cơ quan là đơn vị giáo dục, nội dung tài liệu chủ yếu là:
- Hồ sơ học sinh
- Hồ sơ cán bộ giáo viên
- Hồ sơ chuyên môn: Sổ sách, sổ điểm, giáo án
- Tài liệu hành chính
- Tài liệu nghe nhìn
Khối lượng tài liệu lưu trữ không nhiều và không được thu thập đầy đủ hiện nay
chưa đầy đủ, còn nằm rải rác tại các phòng như: Phòng hiệu trưởng, phòng hiệu phó, các tổ bộ môn
Tình hình t ổ chức khoa học tài liệu: Vì không có kho tàng và cán bộ lưu trữ
chuyên trách, cán bộ vẫn chưa được quán triệt về việc nộp lưu Tài liệu vẫn nằm rải rác tại các phòng chuyên môn và các đơn vị trực thuộc
Với những tài liệu thu thập về được thì chưa được lập hồ sơ, còn trong tình trạng
bó gói, cặp ba dây
Tình hình t ổ chức sử dụng tài liệu: Do việc chưa tổ chức khoa học tài liệu,
hơn nữa vị trí của cơ quan đơn vị cũng không lớn, cán bộ giáo viên, học sinh không nhiều nên việc khai thác tài liệu cũng là rất ít Tài liệu thường xuyên khai thác là sổ điểm, sao học bạ, hồ sơ cán bộ…
Tình hình b ảo quản tài liệu: Nhà trường chưa có phòng lưu trữ, kho lưu trữ,
các phương tiện đựng tài liệu như bìa, cặp, hộp, giá, tủ chưa được trang bị theo đầy đủ
Trang 9và đúng tiêu chuẩn ngành Chính vì thế tài liệu không được bảo quản tốt, một số tài liệu thu thập được do mưa bão, thời gian đến nay tình trạng vật lý đã không còn nguyên vẹn, ố vàng, rách mép, nhoè mực
2.3 Các giải pháp đã sử dụng để giải quyết vấn đề.
Qua thời gian công tác văn thư tôi nhận thấy: Để làm tốt nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ cán bộ làm công việc này cần phải có tinh thần, trách nhiệm cao hiểu công tác văn thư, lưu trữ và quản lý văn bản theo phạm vi, nhiệm vụ và chức năng của đơn vị mình một cách nhanh chóng, chính xác và bí mật
Cụ thể bản thân tôi đã và đang tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ như sau:
2.3.1 Tình hình hoạt động của văn thư
Tất cả các văn bản đến trường từ bất kỳ nguồn nào đều tập trung tại văn thư của trường để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Tất cả các văn bản đi cũng đều phải qua bộ phận văn thư của trường để thực hiện thủ tục hành chính để phát hành
- Công văn đến phải đăng ký vào sổ “ Sổ đăng ký văn bản đến” theo mẫu quy định kịp thời chuyển đến các cơ quan, cá nhân để giải quyết
- Công văn đi phải được đăng ký vào sổ “Sổ đăng ký văn bản đi”, trước khi chuyển đi phải lưu 1 bản gốc tại phòng văn thư
* Mô hình bố trí làm việc của văn thư cơ quan (xem phụ lục 03)
2.3.2 Về việc tổ chức soạn thảo và ban hành văn bản.
Với chức năng, nhiệm vụ của mỉnh để đảm bảo quá trình hoạt động của cơ quan được thông suốt, trường luôn chủ động quan tâm tới khâu ban hành văn bản và lưu văn bản Hiệu trưởng và phó hiệu trưởng là người có trách nhiệm chỉ đạo và đôn đốc quá trình soạn thảo văn bản của cơ quan và kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
Việc soạn thảo, ban hành văn bản được tiến hành theo các bước:
Bước 1: Chuẩn bị viết bản thảo
Căn cứ vào yêu cầu công việc, phạm vi đối tượng và khả năng thực hiện văn bản trong thực tế để xác định văn bản có thật cần thiết để ban hành hay không Căn
cứ vào thẩm quyền ban hành văn bản, xác định hình thức của văn bản khi ban hành
để soạn thảo văn bản phù hợp với thẩm quyền của đơn vị
Bước 2: Tiến hành thu thập những thông tin cần thiết có liên quan tới văn bản ban hành
Bước 3: Căn cứ vào thông tin tổng hợp để xây dựng đề cương soạn thảo văn bản
Bước 4 Tiến hành soạn thảo văn bản Việc soạn thảo văn bản giao cho cán bộ Văn thư của trường soạn thảo
Bước 5 Sữa chữa và duyệt bản thảo
Khi đã hoàn thành bản thảo người soạn thảo phải trình hiệu trưởng hoặc phó hiệu trưởng xin ý kiến phê duyệt về mặt nội dung văn bản để thể hiện tính chân thực của văn bản
Sau khi đã trình lãnh đạo xem xét và ký nháy về nội dung và thể thức của lãnh đạo thì bản mới được đưa xuống văn thư kiểm tra lại một lần nữa và làm thủ tục phát hành văn bản Nếu văn bản sai về mặt thể thức văn thư sẽ sữa lại văn bản và
Trang 10xin chữ ký của người có thẩm quyền Như vậy việc này sẽ làm mất rất nhiều thời gian và không khoa học, gây ảnh hưởng tới chất lượng và tiến độ ban hành văn bản
Song bên cạnh đấy còn bộc lộ những mặt hạn chế, hầu hết cán bộ giáo viên trong nhà trường xem nhẹ thể thức và kỹ thuật trình bày một văn bản nên dẫn đến tình trạng văn bản không có tính pháp lý, không đúng với thành phần thể thức của văn bản chẳng hạn như: Thiếu trích yêu, thiếu nơi nhận hoặc ngày tháng ghi chưa đầy đủ
2.3.3 Quản lý công văn đi và đến.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho công tác quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội, các đơn vị vũ trang
* Công văn đi:
Tất cả các văn bản đi do cơ quan ban hành ra được tập trung thống nhất tai văn thư cơ quan để làm thủ tục đóng dấu, ghi số, đăng ký, lưu văn bản và làm thủ tục chuyển giao văn bản, theo dõi việc giải quyết thực hiện theo nguyên tắc nhanh chóng, chính xác, đúng đối tượng, tiết kiệm thời gian theo đúng qui trình của nhà nước Để thực hiện công việc và việc tổ chức, quản lý, giải quyết văn bản đi có hiệu quả, chính xác, nhanh chóng, năng suất và hiện đại thì công tác quản lý văn bản đi được thực hiện qua các bước như sau:
1 Trình văn bản
Các văn bản của cơ quan đều được bàn giao cho cán bộ văn thư soạn thảo,in
ấn sau đó đưa trình ký hiệu trưởng, phó hiệu trưởng ký trước khi ban hành Cán bộ văn thư là người trực tiếp đưa văn bản đi trình ký sau đo cán bộ văn thư làm thủ tục phát hành văn bản
2 Kiểm tra thể thức, ghi số, ngày tháng ban hành văn bản
Văn bản trước khi ký ban hành, cán bộ văn thư phải thực hiện việc kiểm tra lại thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản Nếu phát hiện có sai soát gì kịp thời báo cáo cho lãnh đạo xem xét, giải quyết
Tất cả các văn bản đi của cơ quan đều được đánh số thứ tự theo hệ thống số chung của cơ quan do bộ phận văn thư quản lý Tại trường THPT Trần Ân Chiêm số được đánh theo số thứ tự do từng loại văn bản Không có trường hợp nào đánh số lộn
Ngày, tháng, năm của văn bản được ghi đúng qui định Những ngày dưới 10
và tháng dưới 4 thì thêm số 0 ở đằng trước, cỡ chữ và kiểu chữ cũng được trình bày theo đúng qui định của nhà nước
3 Đóng dấu văn bản
Dấu là thành phần không thể thiếu trong thể thức văn bản Nó là căn cứ pháp
lý và thể hiện tính chân thực của văn bản Thông qua việc đóng dấu lên văn bản sẽ biết được vị trí của cơ quan trong hệ thống bộ máy nhà nước, đồng thời thể hiện tính quyền lực của cơ quan
Trước khi đóng dấu văn thư phải xem xét lại toàn bộ nội dung, thể thức chữ
ký xem có hợp lệ không mới có thể đóng dấu Trường hợp không hợp lệ thì đề nghị xem xét và sửa lại