XÂY DỰNG bộ CHỈ số KPI đối với NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH – NHÂN sự của CÔNG TY TNHH THIẾT bị PHÒNG tắm và NHÀ bếp THIÊN AN

Đưa ra tiến trình xây dựng bộ chỉ số KPI cho nhân viên Hành chính – nhân sự qua các bước như sau: + Xây dựng bản mô tả công việc + KPI tổng hợp cá nhân + Xác định cách tính KPI + Tổng hợ

XÂY DỰNG BỘ CHỈ SỐ KPI ĐỐI VỚI NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ

PHÒNG TẮM VÀ NHÀ BẾP THIÊN AN

CƠ SỞ LÝ THUYẾT:

1 Khái niệm KPI:

KPI (Key Performance Indicators): chỉ số thực hiện công việc chủ yếu cho phép do

lường kết quả thực hiên công việc theo toàn bộ các quá trình và theo các chức năng thực hiện

2 Trình tự thực hiện:

- B1: Xác định được các mục tiêu chủ yếu trong đánh giá thực hiện công việc.

- B2: Phân loại các mức độ thỏa mãn mục tiêu khi thực hiện công việc.

- B3: Đánh giá tầm quan trọng (trọng số) của mỗi nhóm mục tiêu đối với kết quả

thực hiện công việc của nhân viên

- B4: Đánh giá tổng hợp về kết quả thực hiện công việc của nhân viên.

XÂY DỰNG BỘ CHỈ SỐ KPI ĐỐI VỚI NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ PHÒNG TẮM VÀ NHÀ BẾP THIÊN AN

1 Tổng quan về công ty

Khái quát chung về công ty

Công ty TNHH Thiết bị phòng tắm và nhà bếp Thiên An được thành lập vào đầu những năm

2004 với lĩnh vực thiết kế và sản xuất các sản phẩm thiết bị vệ sinh phòng tắm, nhà bếp mang thương hiệu Saphias

Định hướng và mục tiêu của công ty

Tầm nhìn công ty : Thương hiệu Saphias là nhà cung cấp chính về thiết

bị phòng tắm tại thị trường Việt Nam, có môi trường thân thiện, tăng trưởng bền vững và hiệu quả hàng đầu của ngành

Sứ mệnh của công ty : Cung cấp cho khách hàng và người tiêu dùng

những sản phẩm đáng tin cậy cùng những dịch vụ chuyên nghiệp, tạo sự tự tin khi đồng hành cùng thương hiệu Saphias

Triết lí kinh doanh : Làm đúng ngay từ đầu, an toàn, hiệu quả, bền vững

và chuẩn mực quốc tế, đoàn kết, hợp tác, chia sẻ và trách nhiệm xã hội; Sự thịnh vượng của khách hàng là sự thành công của Công ty

“ Chất lượng tốt, giá thấp, dịch vụ khách hàng hoàn hảo ”

2 Giới thiệu chung về phòng Hành chính – Nhân sự:

Phòng Hành chính – Nhân sự có chức năng tham mưu cho Ban giám đốc công tác nội vụ, quản trị nhân sự, chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho CBNV trong

công ty

TRƯỞNG PHÒNG

NHÂN VIÊN HC-NS

NHÂN VIÊN NHÂN VIÊN NHÂN VIÊN

LÁI XE VỆ SINH NHÀ BẾP

Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Hành chính – Nhân sự

3 Xây dựng bộ chỉ số KPI cho nhân viên Hành chính – nhân sự:

Sau khi nghiên cứu lý thuyết về tiến trình xây dựng KPI cho một bộ phận, phòng ban và kết hợp với quá trình tìm hiểu về công ty

Đưa ra tiến trình xây dựng bộ chỉ số KPI cho nhân viên Hành chính – nhân sự qua các bước như sau:

+ Xây dựng bản mô tả công việc

+ KPI tổng hợp cá nhân

+ Xác định cách tính KPI

+ Tổng hợp thành bản đánh giá công việc của nhân viên hoàn chỉnh

3.1 Xây dựng bản mô tả công việc:

tuần

Cố định Cố định có thưởng Khác Tên người quản lý trực tiếp Chức danh người quản lý trực tiếp

Phòng nhân sự điền thông tin:

Nhóm công việc : Ngày có hiệu lực: Cấp bậc: Nhân viên  Giám sát  Quản lý Phê duyệt bởi:

3.2 KPI cơ bản

Bảng KPI cơ bản vị trí nhân viên Hành chính – Nhân sự

- Soạn thảo văn bản, tài liệu

- Nhận và chuyển công văn, tài

Công tác văn thư, lưu

trữ, lễ tân

Theo dõi, quản lý tài

sản, trang thiết bị, cấp

phát văn phòng phẩm

theo kế hoạch

Tham gia thực hiện

công tác tuyển dụng,

liệu nội bộ

- Phân loại, sắp xếp, lưu trữ tài liệu nội

bộ, công văn

- Quản lý và sử dụng con dấu

- Trực và trả lời điện thoại

- Theo dõi, tổng hợp sử dụng văn phòng phẩm và thực hiện mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm cho các phòng ban

- Theo dõi, quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng và lập đề xuất thay thế, sửa chữa, thanh lý, mua sắm kịp thời

- Thực hiện các thủ tục đăng tuyển, tiếp nhận hồ sơ, lập danh sách và dự kiến kế hoạch thi tuyển, phỏng vấn

- Theo dõi chấp hành nội quy, quy chế

- Tỷ lệ hoàn thành công việc so với bảng mô tả công việc

- Số lượng phòng ban được cung cấp kịp thời văn phòng phẩm

- Tỷ lệ trang thiết bị được sửa chữa, thay thế

- Số lượng ứng viên ứng tuyển vào công ty

đào tạo, lao động tiền

lương và công tác

BHXH, BHYT,

BHTN,

3.3 KPI mục tiêu:

của Công ty tại các phòng ban

- Đôn đốc các phòng ban áp dụng và thực hiện các quy định về đánh giá hoàn thành công việc và xếp loại lao động đúng thời hạn

- Mức độ vi phạm nội quy, quy chế công ty

- Số lượng phòng ban hoàn thành đánh giá công việc

Để xây dựng được KPI mục tiêu cần phân bổ mục tiêu của công ty cho từng bộ phận, sau đó từng bộ phận sẽ phân chia từng mục tiêu nhỏ cho từng nhân viên trong bộ phận của mình để mọi cá nhân trong công ty đều có thể nắm rõ được mục tiêu và tầm quan trọng của bản thân trong công ty

Bảng mục tiêu, chiến lược của công ty theo 4 viễn cảnh

Tài chính Tăng doanh thu, giảm chi phí

-Tạo niềm tin chất lượng

Khách hàng -Thỏa mãn mong đợi khách hàng,

-Quản lý quan hệ khách hàng

Quy trình nội -Quản lý sản xuất có hiệu quả

bộ -Hoàn thiện phát triển hệ thống nội bộ

Học hỏi, phát -Cải tiến hệ thống quản lý chất lượng

triển -Phát triển năng lực nhân viên

* Để có thể đảm bảo hoạt động kinh doanh của công ty được ổn định và phát triển thì phòng Hành chính – Nhân sự phải hoàn thành tốt các mục tiêu, nhiệm vụ:

- Về công tác nhân sự:

Tham mưu tổ chức về phát triển bộ máy, mạng lưới Công ty phù hợp với sự phát triển của Công ty trong từng giai đoạn

Xây dựng chiến lược phát triển nguồn vốn nhân lực

Tham mưu về công tác tuyển dụng, đào tạo, bố trí, luân chuyển, thi đua, khen thưởng, kỷ luật nhân sự trong toàn Công ty theo đúng luật pháp và quy chế của Công ty

Tham mưu về quy chế, chính sách trong lĩnh vực tổ chức và nhân sự, thiết lập cơ chế quản trị nhân sự khoa học tiên tiến, tạo động lực phát triển SXKD

Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo nguồn nhân lực toàn Công ty đáp ứng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty trong từng giai đoạn

Quản lý tiền lương, tiền thưởng, BHXH, BHYT, BHTN theo đúng chính sách, chế

độ, Pháp luật

Quản lý hợp đồng lao động, sổ bảo hiểm của CBCNV trong toàn Công ty

- Về công tác hành chính:

Soạn thảo các văn bản, các tài liệu hành chính lưu hành nội bộ Công ty cũng như gửi các cơ quan, các đơn vị bên ngoài

Thực hiện công việc lễ tân khách tiết, đón tiếp khách hàng ngày, tổ chức Đại hội, hội nghị, hội thảo, tiệc liên hoan cấp Công ty

Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

Quản lý phương tiện thông tin liên lạc của toàn Công ty

Quản lý xe ô tô theo quy chế Công ty

Quản lý cấp phát văn phòng phẩm làm việc cho văn phòng Công ty theo định mức quy định

Quan hệ với các cơ quan địa phương và các đơn vị liên quan trong các vấn đề liên quan đến Công ty về mặt hành chính

- Công tác trật tự, an ninh, vệ sinh môi trường

Tổ chức, quản lý theo dõi kiểm tra công tác tự vệ, bảo vệ an ninh, an toàn cơ sở, PCCC, bảo hộ lao động, vệ sinh môi trường trong toàn Công ty

- Về công tác quản lý tài sản

Quản lý tài sản phục vụ làm việc của Văn phòng Công ty (tính toán nhu cầu, định mức sử dụng, bàn giao sử dụng, theo dõi quản lý, sửa chữa, ( thay thế)

Bảng KPI mục tiêu của vị trí nhân viên Hành chính – Nhân sự

KPI

Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu

Ý tưởng cải tiến quy trình làm việc Ý tưởng và biện pháp tiết kiệm, giảm chi phí cho các trang thiết bị

3.4.Xây dựng KPI tổng hợp cho cá nhân:

Từ bảng KPI mục tiêu và KPI cơ bản => triển khai xây dựng KPI tổng hợp cho từng vị trí chức danh: nhân viên Hành chính – nhân sự

Bảng KPI tổng hợp cho nhân viên Hành chính – nhân sự

Tỷ lệ hoàn thành công việc so

với bảng MTCV

Số lượng phòng ban được

cung cấp kịp thời văn phòng

phẩm

Tỷ lệ trang thiết bị được

sửa chữa, thay thế

Tiết kiệm, giảm chi phí

Mục tiêu

Tuyển dụng

Quy trình làm việc

vào công ty Mức độ vi phạm nội quy,

quy chế công ty

Số lượng phòng ban hoàn

thành đánh giá công việc

Tỷ lệ nhân viên đánh giá

tốt vệ sinh nơi làm việc

Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu

Ý tưởng cải tiến quy trình

làm việc

Ý tưởng và biện pháp tiết

kiệm, giảm chi phí cho các trang

thiết bị

3.5 Xác định cách tính KPI phù hợp cho nhân viên Hành chính – Nhân sự

Tiến hành đánh giá mức độ ảnh hưởng của từng KPI đến mục tiêu, kế hoạch của Công

ty, từ đó đánh giá trọng số cho từng KPI Trọng số sẽ tỉ lệ thuận với mức độ ảnh hưởng của KPI đến mục tiêu, kế hoạch của công ty, độ lớn của trọng số tùy theo mức độ ảnh hưởng Tuy nhiên, trong một bảng đánh giá nhân viên thì cần có cả đánh giá theo KPI

và theo năng lực đóng góp, trong đó 70% là KPI còn 30% còn lại là theo năng lực đóng góp Trong đó, ba yếu tố của năng lực đóng góp là kiến thức, kĩ năng và thái độ mỗi yếu tố chiếm 10% Căn cứ vào kiến thức, kĩ năng và thái độ làm việc của nhân viên mà người quản lý trực tiếp đánh giá theo trong số quy định

Cách tính KPI được coi là đúng khi tuân theo 2 nguyên tắc quan trọng nhất sau đây :

- Nguyên tắc phân chia KPI theo trọng số : Các công việc sẽ phân chia thành 3 nhóm chính sau:

Nhóm A : tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung Nhóm B : tốn ít thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung hoặc tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng đến mục tiêu

Nhóm C: tốn ít thời gian để thực hiện, ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung

=> Trọng số của mỗi nhóm công việc sẽ được tính bằng đơn vị % và dựa trên mức độ đóng góp của chúng

Bảng phân chia KPI theo trọng số KPI

Tỷ lệ hoàn thành công việc so với

bảng MTCV

Số lượng phòng ban được cung

cấp kịp thời văn phòng phẩm

Tỷ lệ trang thiết bị được sửa

chữa, thay thế

Số lượng ứng viên ứng tuyển vào

công ty Mức độ vi phạm nội quy, quy chế

công ty

Nhóm KPI

A

C B

A B

Trọng số KPI

10%

4%

7%

10%

7%

Số lượng phòng ban hoàn thành

đánh giá công việc

Tỷ lệ nhân viên đánh giá tốt vệ

sinh nơi làm việc

Ý tưởng cải tiến quy trình làm

việc

Ý tưởng và biện pháp tiết kiệm,

bị

- Nguyên tắc tính điểm của KPI theo hiệu suất và giai đoạn

Cách tính KPI theo hiệu suất thành phần với công thức :

Hiệu suất KPI thành phần = (Kết quả thực tế/Mục tiêu) * Trọng số

Cách tính KPI theo hiệu suất tổng với công thức :

Hiệu suất KPI tổng = Hiệu suất KPI thành phần (1) + Hiệu suất KPI thành phần (2) +

…

Cách tính KPI theo giai đoạn thời gian : điểm KPI của mỗi quý được tính

dựa trên điểm KPI của các tháng trong quý đó

3.6 Tổng hợp thành bản đánh giá công việc của nhân viên hoàn chỉnh

Tổng hợp từ các bước nghiên cứu trên, ta được một bản đánh giá nhân viên Hành chính – Nhân sự hoàn chỉnh như sau:

TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com

ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC CÁ NHÂN

Họ & tên: ………Đơn vị/ bộ phận:………

Chức danh công việc:……….Thời gian:………

STT Nội dung

Chỉ số đo

Trọng số

suất Hiện Mục hiện Thực hiện Hiệu suất

tại tiêu

A

1

ĐÁNH GIÁ

THEO KPI

70%

Tỷ lệ hoàn

1

2

thành công việc

so với bảng

MTCV

Số lượng phòng

ban được cung

cấp kịp thời văn

phòng phẩm

Tỷ lệ trang thiết bị

10%

4%

3 được sửa chữa,

thay thế

Số lượng ứng viên

4 ứng tuyển vào

công ty

5

7%

10%

TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com

quy chế công ty

Sau khi đánh giá nhân viên xong, các trưởng phòng và lãnh đạo tổng hợp xếp loại kết quả đánh giá để làm cơ sở trả lương thưởng, nâng cấp bậc cho nhân viên của mình

Bảng tiêu chí xếp loại nhân viên sau khi đánh giá

Xuất sắc ( A )

Tốt ( B )

Hoàn thành ( C )

Cần cố gắng ( D )

- Thể hiện rõ ràng và nhất quán hoàn thành quả công việc một cách xuất sắc ở tất cả các lĩnh vực chịu trách nhiệm

- Mục tiêu cá nhân (KPI cá nhân) hoàn thành 90% - 100%

- Có tinh thần trách nhiệm, chủ động trong công việc và phối hợp tốt với các cá nhân, đơn vị có liên quan trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao

- Mục tiêu cá nhân (KPI cá nhân) đạt 80% - 89%

- Mục tiêu cá nhân ( KPI cá nhân) đạt 75% - 80%

- Tính trách nhiệm chưa cao hoặc chưa chủ động trong thực hiện công việc theo chức năng nhiệm vụ được giao

- Mục tiêu cá nhân ( KPI cá nhân) đạt từ 70% - 75%

Không hoàn thành ( E ) - Mục tiêu cá nhân ( KPI cá nhân) đạt dưới 70%

KẾT LUẬN CHUNG:

Thông qua việc nghiên cứu và xây dựng bộ chỉ số hiệu suất KPI đánh giá thực hiện công việc của nhân viên Hành chính – Nhân sự Công ty TNHH Thiết bị phòng tắm và nhà bếp Thiên An, ta có cái nhìn tổng quan về hệ thống đánh giá KPI cũng như bản xây dựng hệ thống KPI cho vị trí hành chính-nhân sự của công ty Qua đó, nhìn nhận về những ưu,

khuyết điểm trong khâu xây dựng bộ chỉ số hiệu suất KPI của Công ty TNHH Thiết bị phòng tắm và nhà bếp Thiên An

- Ưu điểm:

Có bản mô tả công việc cụ thể cho từng chức danh => Đảm bảo cho người lao động thực hiện đúng các nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn, tăng hiệu quả làm việc thông qua việc đạt được các mục tiêu KPI

Các bước xây dựng KPI được cụ thể hóa, tiến hành theo từng giai đoạn => Giúp các cấp độ trong công ty xác định rõ các mục tiêu, cách thức thực hiện và đo lường kết quả dựa vào các chỉ số hiệu suất, tránh được các sai sót và kịp thời điều chỉnh lại nếu chưa hợp lý

- Hạn chế:

Tỷ lệ hoàn thành công việc thấp, chênh lệch nhiều so với bản mô tả công việc Chất lượng nguồn nhân sự chưa cao, đa phần chưa hoàn thành đúng chỉ tiêu công việc

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Trương Văn Hiếu - K48B – QTNL

2 Blog Quản trị nhân sự, Quy trình và hướng dẫn xây dựng KPI – Những kinh nghiệm để triển khai thành công BCS và KPI trong đánh giá hiệu suất công việc

3. Bài giảng môn Quản trị nguồn nhân lực của cô Trần Thị Thu Dung