Tiểu Luận Nghiệp vụ Ngoại Thương Nghệ Thuật Đàm Phán Trong Kinh Doanh

Kỹ năng đàm phán được đánh giá là cực kì quan trọng, cần thiết đối với tất cả chúng ta, nhất là trong lĩnh vực kinh doanh. Tuy nhiên, không phải nhà đàm phán nào cũng là thiên tài bẩm sinh mà cần phải trải qua rèn luyện và trải nghiệm thực tế. CareerLink.vn sẽ giúp bạn chỉ ra một số lỗi thông thường trong khi thương lượng kinh doanh cần phải tránh để đảm bảo cuộc đàm phán thành công và đạt được mục đích của mình.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ SÀI GÒN

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

 NGHIỆP VỤ NGOẠI THƯƠNG

TIỂU LUẬN NGHỆ THUẬT ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH

GVHD: THS NGUYỄN THỊ TUYẾT NHUNG

THÀNH VIÊN PHẠM MINH ĐAN_ D18_MAR02_DH71803709 PHẠM THỊ THANH NGÂN_ D18_MAR02_DH71803128 PHẠM NGỌC TRÂM_ D18_MAR02_DH71802846

VÕ THỊ THUÝ QUỲNH_ D18_MAR02_DH71802854 NNGUYỄN THANH BÌNH_ D18_KD02_DH71800364 NGUYỄN NGỌC XUÂN_ D18_TC02_DH71802942

PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ CÁC THÀNH VIÊN

ĐỘHOÀNTHÀNH

2 PHẠM NGỌC TRÂM D18_Mar02 DH71802846 Tìm Kiếm tài liệu 100%

3 NGUYỄN THỊ THANH THẢO D18_Mar02 DH71803464 Tìm Kiếm tài liệu 100%

4 VÕ THỊ THÚY QUỲNH D18_Mar02 DH71802854 Tìm Kiếm tài liệu 100%

5 PHẠM THỊ THANH NGÂN D18_Mar02 DH71803128 Tìm Kiếm tài liệu 100%

6 PHẠM MẠNH PHƯƠNG Q D18_TC02 DH71802942 Tìm Kiếm tài liệu 100%

7 NGUYỄN THANH BÌNH D18_ KD02 DH71800364 Tìm Kiếm tài liệu 100%

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 4

1 NHỮNG NGUYÊN TẮC CƠ BẢN TRONG ĐÀM PHÁN 5

1.1 Khái niệm về Đàm phán 5

1.2 Những nguyên tắc cơ bản của đàm phán 5

2 NHỮNG SAI LẦM CẦN TRÁNH TRONG ĐÀM PHÁN 5

2.2 Không có kế hoạch cụ thể 6

2.3 Bộc lộ cảm xúc bột phát cá nhân 6

2.4 Không biết cách lắng nghe 6

2.5 Không bao giờ lùi bước 6

2.6 Tìm cách áp đảo đối tác 7

2.7 Không chú ý đến thời gian và không gian 7

2.8 Đàm phán dựa vào trực giác 7

3 CÁC KIỂU ĐÀM PHÁN 8

3.1 Đàm phán theo kiểu “ Mặc cả lập trường”: 8

3.2 Đàm phán kiểu mềm(Soft Negotiation): 8

3.3 Đàm phán kiểu cứng(Hard Negotiation): 9

3.4 Đàm phán theo nguyên tắc(Co-operative Negotiation): 9

4 VĂN HOÁ NHẬT BẢN 10

4.1 12 nét đặc trưng trong văn hoá người Nhật trong kinh doanh 11

4.2 Phong cách đàm phán của người Nhật Bản 13

4.3 Chiến lược trong đàm phán của người Nhật: 15

4.4 Những lưu ý khi đàm phán với người nhật: 17

4.5 Sự khác biệt văn hoá Việt Nam và Nhật Bản 19

LỜI MỞ ĐẦU

Mọi người đều đang đàm phán một việc gì đó mỗi ngày, cũng như bắt gặp nó hằng ngày trong cuộc sống, trong công việc Chúng ta đàm phán với mọi người, thương lượng về mọi chuyện Đàm phán với sếp về việc tăng lương; thỏa thuận để mua hàng hóa, dịch vụ với giá mình mong muốn; dàn xếp một vụ kiện; Tất cả những việc này đều là đàm phán

Có thể nói rằng: Thế giới hiện thực quanh ta là một chiếc bàn đàm phán khổng lồ Các cuộc đàm phán có thể xảy ra trong hội nghị, trên bàn tiệc, ngoài ánh sáng và cả trong bóng tối Đàm phán về chính trị, ngoại giao, quân sự, kinh doanh đến những quan hệ tế nhị khác

Trong môi trường kinh doanh quốc tế, việc triển khai quá trình đàm phán và việc các bên nhận thức thế nào về mối quan hệ là điểm mấu chốt Quá trình đàm phán trong kinh doanh quốc tế chịu sự tác động của nhiều yếu tố từ bên ngoài vào quá trình này Sự khác biệt văn hóa hiện diện trên các cấp độ khác nhau là một trong những yếu tố quan trọng nhất: Trên cấp độ quốc gia, đó là sự khác biệt của văn hóa dân tộc; trên cấp độ tổ chức, bên cạnh sự tác động của văn hóa dân tộc là sự tác động của văn hóa tổ chức; trên cấp độ

cá nhân, mỗi cá nhân tham gia vào quá trình đàm phán đều có những điểm văn hóa khác nhau; Những đặc điểm đó không chỉ phụ thuộc vào dân tộc, văn hóa tổ chức mà nhà đàm phán đại diện, mà còn được quyết định bởi tính cách cá nhân, trình độ văn hóa, kinh nghiệm nghề nghiệp của nhà đàm phán Trong đàm phán kinh doanh quốc tế, những khác biệt về văn hóa tạo nên một thách thức lớn cho các nhà đàm phán, đòi hỏi phải có sựhiểu biết và tính mềm dẻo thì mới có thể vượt qua Khả năng đánh giá được các khác biệtvăn hóa và điều khiển được đúng cách là yếu tố quan trọng giúp các cuộc đàm phán trongkinh doanh quốc tế thành công Các bên càng hiểu và thích ứng với nhau thì bầu không khí đàm phán càng thuận lợi, các bên càng thấy rõ lợi ích chung và càng sẵn lòng hợp tác

để cùng chiến thắng

1 NHỮNG NGUYÊN TẮC CƠ BẢN TRONG ĐÀM PHÁN

1.1 Khái niệm về Đàm phán

Những hành vi và quá trình, trong đó các bên tham gia

sẽ cùng tiến hành trao đổi, thảo luận những điều kiện vàcác giải pháp để cùng nhau thỏa thuận và thống nhất những vấn đề nào đó trong những tình huống nào đó sao cho chúng càng gần với lợi ích mong muốn của họ càng tốt

Sự đạt được thỏa thuận chính là sự thành công của các bên tham gia Việc nắm vững các nguyên tắc cơ bản sẽ giúp thành công cho cuộc đàm phán

1.2 Những nguyên tắc cơ bản của đàm phán

- Đàm phán là một việc tự nguyện

- Phải có ít nhất một trong các bên muốn thay đổi thỏa thuận hiện tại và tin rằng sẽ đạt được mong muốn đó

- Chỉ xảy ra khi các bên cùng hiểu rằng những quyết định được hình thành trên cơ

sở thỏa thuận chung chứ không phải là quyết định đơn phương

- Thời gian là một trong những yếu tố quyết định trong đàm phán

- Cuộc đàm phán thành công là cuộc đàm phán có các bên cùng đạt được mong

muốn trong phạm vi nào đó

- Phẩm chất, năng lực, kỹ năng, thái độ và tình cảm của những người trên bàn đàm phán có ảnh hưởng quyết định đến tiến trình đàm phán

2 NHỮNG SAI LẦM CẦN TRÁNH TRONG ĐÀM PHÁN

Kỹ năng đàm phán được đánh giá là cực kì quan trọng, cần thiết đối với tất cả chúng ta,nhất là trong lĩnh vực kinh doanh Tuy nhiên, không phải nhà đàm phán nào cũng là thiêntài bẩm sinh mà cần phải trải qua rèn luyện và trải nghiệm thực tế CareerLink.vn sẽ giúpbạn chỉ ra một số lỗi thông thường trong khi thương lượng kinh doanh cần phải tránh đểđảm bảo cuộc đàm phán thành công và đạt được mục đích của mình

2.1 Không hiểu rõ đối tác.

Tìm hiểu rõ thông tin về đối tác là điều kiện bắt buộc đối với một nhà đàm phán Bạnkhông thể ngồi thảo luận những điều kiện hợp đồng với họ mà thậm chí không biết họ là

ai hoặc nói sai tên cá nhân, công ty của họ Điều này sẽ cho đối tác thấy bạn không hềchuẩn bị kỹ càng trước khi đàm phán cũng như không dành cho họ sự tôn trọng nhất địnhtrong kinh doanh Bên cạnh đó, việc không tìm hiểu rõ đặc tính kinh doanh, phương phápđàm phán cũng như điểm mạnh, điểm yếu của đối tác, nhất là các đối tác quốc tế có thểkhiến cuộc đàm phán thất bại ngay từ những phút đầu tiên

2.2 Không có kế hoạch cụ thể

Cuộc đàm phán không có kế hoạch cụ thể định trước sẽ không đem lại kết quả như mongmuốn Những người đàm phán khi chưa chuẩn bị trước có khả năng đi sai hướng bởi nếubạn chưa chuẩn bị cho cuộc thương lượng thì rõ ràng bạn đã đặt bản thân vào tình thế bấtlợi rõ rệt Hãy xác định rõ ràng được mục tiêu của mình là gì, thì khi bước vào bàn đàmphán bạn cũng cần vạch rõ đâu là những điều mình cần phải đạt được mục đích Để từ đó,bạn sẽ đặt ra những phương án thích hợp, kế hoạch rõ ràng, đảm bảo cho một cuộc đàmphán “thắng lợi”

2.3 Bộc lộ cảm xúc bột phát cá nhân

Sẽ có nhiều đối tác từ chối thẳng thừng hoặc có thể cáu gắt vì không đồng ý với nhữngđiều kiện công ty bạn mang lại Đây là những tình huống thường gặp khi ngồi trên bànđảm phán, vì vậy nếu gặp trường hợp bạn hãy cư xử thật khéo léo và lịch sự, đừng tỏ rachán nản và khó chịu với khách hàng Không nên biểu lộ cảm xúc “hỉ nộ ái ố” quá mứcnhưng cũng không nên giữ một bộ mặt lạnh băng Bởi như vậy rất dễ đem lại thất bại chocuộc nói chuyện, tệ hơn nữa họ có thể đánh giá bạn là người không lịch sự và không đángtin tưởng để hợp tác

2.4 Không biết cách lắng nghe

Có không ít nhà đàm phán không thành công trong việc thuyết phục đối tác ký kết hợpđồng chỉ bởi một lý do rất cơ bản nhưng lại rất cần thiết, đó là lắng nghe Nhiều ngườivẫn lầm tưởng rằng đàm phán là quá trình thuyết phục và thiên về khả năng nói Họ đãquên rằng việc thuyết phục sẽ trở nên rất khó khăn khi không dự đoán trước được tâm ýcủa người mà bạn đang cố gắng để thuyết phục Bởi thế, họ đã đánh mất nhiều cơ hội đểhiểu rõ được yêu cầu và mục đích của đối tác

2.5 Không bao giờ lùi bước

Trong đàm phán, sẽ có đôi lúc cuộc thương lượng đi vào bế tắc vì bất đồng quan điểmcũng như không thể dung hòa lợi ích của hai bên Vì vậy, bạn cần linh hoạt nhữngphương án “tác chiến” thích hợp chứ đừng khăng khăng giữ nguyên ý kiến ban đầu củamình Ðiều này đã hạn chế rất nhiều phạm vi đàm phán cũng như không thể hiện thiện ýhợp tác của bạn Và như thế, không chỉ gây thất bại cho lần đàm phán thương thuyết này

mà còn tạo ra định kiến và báo trước thất bại cho cả những lần đàm phán sau Vì vậy, hãyluôn chuẩn bị một khoảng lùi để đàm phán và tránh từ chối thẳng thừng mà nên tìm mộtphương phán dung hòa ý kiến của các bên Xác định rõ điều này ngay từ ban đầu, bạn sẽ

dễ dàng hơn trong quá trình đàm phán, bởi bạn sẽ biết được đâu là những điều có thểnhượng bộ, đâu là những điều nhất định phải đạt được để đảm bảo quyền lợi của mình

hệ hợp tác tiếp theo Và thực tế cũng cho thấy phương pháp đàm phán mềm dẻo, tích cực

là phương pháp khôn ngoan và được áp dụng trong phần lớn những cuộc đàm phán quốctế

2.7 Không chú ý đến thời gian và không gian

Một yếu tố tưởng chứng như rất đơn giản nhưng lại mà vấn đề mấu chốt của nhiều cuộcđàm phán đó chính là không gian và thời gian Không có quy định cụ thể nào về thời giandiễn ra cuộc đàm phán, nhưng tốt nhất là bạn nên tổ chức vào buổi sáng bởi lúc đó mọingười sẽ có tinh thần thoải mái và phấn khởi trước khi bước vào bàn thương lượng.Thông thường, một buổi đàm phán kéo dài khoảng 2 tiếng và địa điểm diễn ra phải có sựđồng ý của cả hai bên Nếu đàm phán diễn ra dài hơn, cần phải có thời gian nghỉ giải lao

ít nhất 30 phút, đó cũng là lúc bạn có thời gian suy nghĩ thêm về các quyết định củamình

2.8 Đàm phán dựa vào trực giác

Trong thực tế, rất nhiều lúc bạn bị gây áp lực để đưa ra quyết định ngay lập tức, nhữngsuy nghĩ của chúng ta sẽ hướng đến trực giác nhiều hơn lí trí Tuy nhiên, trực giác có thểmang lại các chiến lược kinh doanh mới lạ nhưng đôi khi cũng có thể phải trả giá đắt.Một nhà đàm phán khôn ngoan nên phán đoán dựa trên những dữ liệu khách quan, thamkhảo các cố vấn đứng ngoài và suy nghĩ kĩ càng trước khi đưa ra bất cứ quyết định nào

3 CÁC KIỂU ĐÀM PHÁN

3.1 Đàm phán theo kiểu “ Mặc cả lập trường”:

Đàm phán Mặc cả lập trường trong tiếng anh được dùng bởi cụm từ Positional

Bargaining(danh từ) Đàm phán mặc cả lập trường là một kiểu đàm phán trong kinh

doanh, trong đó mỗi bên đưa ra một lập trường nào đó, bảo vệ nó và nhượng bộ đối

phương để đi đạt được thỏa thuận

3.2 Đàm phán kiểu mềm(Soft Negotiation):

Đối tác Mục đích Thái độ Lập trường Tiến hành Phương

án

Biểuhiện

KếtquảCoi đối

Thay đổi lập trường theo đối phương

 Đề xuấtkiến nghị

 Nhượn

g bộ để

có đượchợp đồng

 Tìm cách thuyết phục đối phương

 Kiên trì để đạt được hợp đồng

Tránh thái độbực tức

Bị sức

ép của đối phươngkhuất phục nhưng đạt được kíkết hợpđồng

Đàm phán kiểu mềm còn gọi là đàm phán hữu nghị, trong đó người đàm phán cố gắngtránh gây ra các xung đột không đáng có, có xu hướng dễ dàng chịu nhượng bộ để đạtđược thỏa thuận mong muốn và giữ gìn được quan hệ tốt giữa đôi bên Họ đặt mục

đính chính là phải đạt được thỏa thuận lên hàng đầu chứ không phải lấn ép đối tác

theo ý mình Họ không coi đối tác là đối thủ mà xem là bạn bè thân thiết, bằng hữu và

điều quan trọng là không quan tâm nhiều đến hiệu quả kinh tế

3.3 Đàm phán kiểu cứng(Hard Negotiation):

Đàm phán kiểu cứng còn gọi là đàm phán theo lập trường điển hình, trong đó người đàm

phán đưa ra những lập trường hết sức cứng rắn và quyết liệt, tìm mọi cách để lấn áp đối

phương nhằm bảo vệ lập trường của mình Trong trường hợp cả hai bên đều sử dụng

phương pháp này thì cuộc đàm phán sẽ diễn ra hết sức căng thẳng, có thể sẽ bị đỗ vỡ giữa

chừng và không đi đến một kết quả tốt đẹp nào cả Kiểu đàm phán này sẽ dễ thắng lợi

nhưng chỉ là thắng lợi bên ngoài về mặt kinh tế chứ không phải là một thắng lợi đích thực

theo đạo đức kinh doanh Trong trường hợp người đàm phán thất bại thì họ sẽ mất luôn

cả mối quan hệ hợp tác, mất đi một người bằng hữu trong kinh

 Dồn ép đối phương,cứng rắn

 Không coi trọng đối phương

Kiên trì lập trườngcủa bản thân

 Uy hiếp đối phương

 Nhất quyết đạt đượcmục đích mới

kí kết hợp đồng

 Tìm những phương

án có lợicho bản thân

 Luôn luôn kiên trì với lập trường của mình

Luôn muốn thể hiện sức mạnh với đối phương

 Tạo được sức ép với đối phương

và kí kếtđược hợp đồng

 Mất đi một đối tác tiềm năng

3.4 Đàm phán theo nguyên tắc(Co-operative Negotiation):

Đàm phán kiểu nguyên tắt còn được gọi là “Thuật đàm phán Harvard” Đây là phương

pháp nhiều ưu điểm nhất Phương pháp này có 4 đặc tính chính như sau:

 Đối với con người thì thân thiện, ôn hòa, đối với việc thì cứng rắn Tách con người

ra khỏi vấn đề đàm phán

 Tập trung vào lợi ích của cả 2 bên, không cố giữ lập trường của bản thân Đàm

phán một cách thành thật nhất, không lừa gạc đối phương

 Luôn luôn đưa ra nhiều phương án khác nhau để đối phương lựa chọn.

Việc kí kết hợp đồng thành công dựa trên sự thỏa thuân một cách khách quan nhất, không

dựa vào cảm tính hay sự áp đảo của đối phương

Các nguyên tắc đàm phán có nhiều ưu và nhược điểm khác nhau nên người đàm phán cần

dựa trên tình huống và hoàn cảnh cụ thể để đưa ra phương án đàm phán tốt nhất

Sự thành công của cuộc đàm phán sẽ phụ thuộc rất lớn vào người tham gia trực tiếp trong

cuộc đàm phán Trong ngoại thương thì người đàm phán đóng vai trò hết sức quan trọng

và được coi như là người quyết định sự thành công hay thất bại của cuộc đàm phán đó

Việc lựa chọn người trực tiếp đàm phán cũng là một vấn đề vô cùng quan trọng đối với

ban lãnh đạo công ty Một nhà đàm phán tốt cần phải có những kỹ năng cần thiết và bắt

buộc như sau:

 Có kỹ năng đọc tình huống và nhìn nhận sự việc Hiểu tâm lí của đối phương từ

những quan điểm mà họ đưa ra

Đối tác Mục đích Thái độ Lập

trường

Tiếnhành

Phươngán

Biểu hiện Kết quả

 Có lợicho cảhai bên

 Công tâm

 Ôn hòa

 Nhưng trong công việc rấtcứng rắn

 Đặt lợi ích

cả cả hai lênhàng đầu

 Gạc

bỏ lập trườngcủa bản thân

Cùng với đối phươngtìm ra giải pháp tốtnhất để mang lại lợi ích cho

cả 2

Luôn luôn vạch ra nhiều phương

án cho

cả hai cùng lựa chọn

 Luôn luôn khách quan

 Căn cứ vào các tiêu chuẩn khách quan đểđạt được thỏa thuận

 Kí kết được hợp đồng

 Không bị sức ép của đối phương khuất phục

 Kỹ năng diễn đạt tốt để làm rõ ý mình cần nêu

 Kỹ năng thuyết phục đối tác

 Có tinh thần thép để chịu đựng sự căng thẳng từ đối phương và những tình huống rắc

rối mà không có sự chuẩn bị trước trong cuộc đàm phán

 Hiểu rõ văn hóa của đối phương Biết điều chỉnh kiến nghị của bản thân cho phù hợp

4 VĂN HOÁ NHẬT BẢN

4.1 12 nét đặc trưng trong văn hoá người Nhật trong kinh doanh

Nhật Bản được biết đến với tư cách là một quốc gia luôn coi trọng về lễ nghĩa Đặc biệt điều đó được thể hiện trong văn hóa giao tiếp của họ Nếu lần đầu tiên bạn giao tiếp với người Nhật, bạn sẽ thấy bất ngờ vì những cử chỉ nghiêm chỉnh và rất tế nhị của họ Đôi lúc, bạn cũng cảm thấy khó hiểu về những cử chỉ ấy Tuy nhiên, điều đó lại là đặc trưng nổi bật trong văn hóa ứng xử của người Nhật Hiện nay, rất nhiều quốc gia khác đang coi

đó là mô hình để học tập

Với nền kinh tế đứng đầu Châu Á và đứng thứ hai Thế giới, Nhật Bản đang là thị trường tiềm năng cho doanh nghiệp Việt Nam và cung ứng nhân lực xuất khẩu lao động Do vậy, việc nắm rõ văn hóa giao tiếp của người Nhật trong kinh doanh sẽ giúp các doanh nghiệp thành công trong lần đàm phán đầu tiên

Là đất nước có bề dày văn hóa, được biết đến là đất nước có tính kỷ luật và ý thức vôcùng cao, sau đây là 12 nét đặc trưng trong văn hóa giao tiếp của người Nhật trong kinhdoanh:

o Văn hóa cúi chào

Văn hóa giao tiếp của người Nhật trong kinh doanh không thể thiếu văn hóa chào hỏi.

Người Nhật đặc biệt chú trọng đến nghệ thuật cúi đầu, bởi nếu cúi đầu quá sâu trong hoàncảnh không đúng sẽ bị cho là hành động kỳ quặc Khi bắt tay đối phương không nên siếtmạnh và không được giao tiếp bằng mắt Khi giao tiếp không được cười thoải mái, cầnnói nhỏ nhẹ với thái độ chững chạc

o Văn hóa giữ chữ tín, lời hứa

Người Nhật rất nguyên tắc về thời gian và sự cam kết Chữ tín được coi trọng với doanhnhân Nhật, điều đó được nhìn nhận thông qua việc giữ lời hứa Nếu vì một số trường hợp

mà bạn không thể giữ lời hứa thì điều cần thiết là phải xin lỗi và đưa ra lời giải thích hợplí

o Coi trọng giờ hẹn