Em xin cam đoan khoá luận tốt nghiệp với đề tài: “Tổ chức và điều hành họp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Savis, thành phố Hà Nội” là công trình nghiên cứu của cá nhân em. Các thông tin và số liệu được đưa ra trong bài được em thu thập và xử lý tại Công ty CP Công nghệ Savis, không sao chép tại bất cứ nguồn nào.
Trang 1BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
: 1605QTVB060 :
: ĐH QTVP 16B
HÀ NỘI
Trang 2LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan khoá luận tốt nghiệp với đề tài: “Tổ chức và điều hành họp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Savis, thành phố Hà Nội” là công
trình nghiên cứu của cá nhân em Các thông tin và số liệu được đưa ra trongbài được em thu thập và xử lý tại Công ty CP Công nghệ Savis, không saochép tại bất cứ nguồn nào
Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan này
Hà Nội, ngày tháng năm
Người cam đoan
Nguyễn Thu Trang
Trang 3LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian thực tế và hoàn thành khoá luận tốt nghiệp với đề tài
“Tổ chức và điều hành họp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Savis, thành phố
Hà Nội”, ngoài sự nỗ lực của bản thân em còn nhận được sự giúp đỡ, chỉ bảo
nhiệt tình của các tập thể và cá nhân khác
Trước hết, em xin gửi tới toàn thể các thầy, cô giáo trong Khoa Quản trịvăn phòng, cùng thầy cô trong trường Đại học Nội vụ Hà Nội lời cảm ơn chânthành nhất Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới NCS – ThS.Hoàng Văn Thanh, người đã tận tâm hưóng dẫn em trong suốt quá trình hoànthiện đề tài
Ngoài ra, em còn nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình từ tập thể cán bộcông nhân viên trong Công ty CP Công nghệ Savis, đặc biệt là Trưởng phòngHành chính – Nhân sự chị Nguyễn Thị Huyền đã trực tiếp hướng dẫn em Quađây, em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ công nhânviên trong Công ty đã tạo mọi điều kiện thuận lợi có được những kiến thứcthực tế cần thiết
Cuối cùng em kính chúc quý thầy, cô dồi dào sức khỏe và thành côngtrong sự nghiệp cao quý Đồng kính chúc các cô, chú, anh, chị trong Công tyluôn dồi dào sức khỏe, đạt được nhiều thành công tốt đẹp trong công việc
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày tháng năm
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thu Trang
Trang 4MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
BẢNG KÊ VIẾT TẮT
MỞ ĐẦU 1
1 Tính cấp thiết của đề tài 1
2 Lịch sử nghiên cứu 2
3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 4
4 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 4
5 Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 5
6 Giả thuyết khoa học 6
7 Ý nghĩa lí luận và thực tiễn của đề tài 6
8 Cấu trúc của đề tài 6
Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC VẦ ĐIỀU HÀNH HỌP 8
1.1 Các khái niệm 8
1.1.1 Khái niệm họp 8
1.1.2 Khái niệm tổ chức 9
1.1.3 Khái niệm điều hành 10
1.1.4 Khái niệm tổ chức và điều hành họp 10
1.2 Vai trò, ý nghĩa của tổ chức và điều hành họp 11
1.3 Phân loại các cuộc họp 12
1.4 Tổ chức cuộc họp 13
1.4.1 Nguyên tắc tổ chức họp 14
1.4.2 Trước cuộc họp 14
1.4.3 Trong cuộc họp 17
1.4.4 Kết thúc họp 18
1.5 Điều hành cuộc họp 19
1.5.1 Các nguyên tắc điều hành họp 19
1.5.2 Kỹ năng cần thiết trong quá trình điều hành cuộc họp 19
Trang 51.5.3 Các công việc được thực hiện trong điều hành cuộc họp 21
1.6 Trách nhiệm của các thành viên tham gia họp 23
1.6.1 Trách nhiệm của người chủ trì cuộc họp 23
1.6.2 Trách nhiệm của người tham ra hội họp 23
1.6.3 Trách nhiệm của người ghi biên bản 24
* Tiểu kết 24
Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAVIS 26
2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty CP Công nghệ Savis 26
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty CP Công nghệ Savis 26
2.1.2 Cơ cấu tổ chức và các lĩnh vực lĩnh doanh của Công ty CP Công nghệ Savis
28 2.1.3 Khái quát về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Nhân sự tại Công ty CP Công nghệ Savis
31 2.1.4 Vai trò của Phòng Hành chính – Nhân sự trong việc tổ chức và điều hành họp tại Công ty CP Công nghệ Savis
36 2.2 Công tác tổ chức và điều hành họp tại Công ty CP Công nghệ Savis 38 2.2.1 Các loại hình họp tại Công ty CP Công nghệ Savis 38
2.2.2.Công tác tổ chức các cuộc họp tại Công ty CP Công nghệ Savis 43 2.2.3 Công tác điều hành họp tại Công ty CP Công nghệ Savis 51
2.2.4 Tổ chức công tác kết thúc cuộc họp tại Công ty CP Công nghệ Savis 55
Trang 62.2.5 Nhận xét 56
*Tiểu kết 59
Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAVIS 60
3.1 Xây dựng các văn bản quy định, hướng dẫn công tác tổ chức và điều hành họp tại Công ty 60
3.2 Nâng cao trình độ của đội ngũ lãnh đạo cơ quan 61
3.3 Đào tạo, nâng cao trình độ cán bộ, nhân viên trong cơ quan, đặc biệt là đội ngũ cán bộ văn phòng 62
3.4 Nâng cao ý thức, trách nhiệm của người tham dự cuộc họp 62
3.5 Làm tốt công tác chuẩn bị, đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị để tổ chức các cuộc họp 63
3.6 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tổ chức các cuộc họp 64 3.7 Chú trọng đến công tác truyền thông của Công ty 65
3.8 Xây dựng văn hoá họp 67
3.9 Một số biện pháp khác 68
* Tiểu kết 69
KẾT LUẬN 70
TÀI LIỆU THAM KHẢO 71
PHỤ LỤC
Trang 8MỞ ĐẦU
1 Tính cấp thiết của đề tài
Văn phòng là một bộ máy quan trọng không thể thiếu trong hoạt độngcủa các cơ quan, tổ chức Văn phòng không chỉ thực hiện chức năng hậu cần,đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan mà văn phòng còn thựchiện cả chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc cho Thủ trưởng cơ quantrong quá trình chỉ đạo, điều hành hoạt động của tổ chức
Quản trị Văn phòng là một công việc quan trọng, nó ảnh hưởng đếnmọi mặt của hoạt động trong quá trình vận hành của cơ quan Nếu công tácnày được thực hiện tốt sẽ góp phần thúc đẩy tổ chức phát triển, ngược lại nếuhoạt động kém hiệu quả sẽ kìm hãm sự phát triển đó Một trong những nhiệm
vụ hàng đầu của công tác văn phòng chính là tổ chức và điều hành các cuộchọp
Trong quá trình hoạt động, để thực hiện chức năng, nhiệm vụ, các cơquan, tổ chức phải thường xuyên tổ chức các cuộc họp Các cuộc họp giúpcho nhà Lãnh đạo triển khai giải quyết công việc, nhất là những công việc cần
có sự tham mưu, góp ý của đội ngũ cán bộ, nhân viên Thông qua các cuộchọp, Ban lãnh đạo cùng với đội ngũ nhân sự sẽ có cơ hội để trao đổi kinhnghiệm, thảo luận và phối hợp giải quyết công việc Đồng thời, không ítnhững vấn đề vướng mắc, chưa rõ ràng, thậm chí là “trái chiều” đã được giảiquyết triệt để trong các cuộc họp
Tuy nhiên, không phải việc tổ chức các cuộc họp nào cũng đem lại hiệuquả, trái lại có một số cuộc họp chưa xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung
đã gây ra tình trạng lãng phí, tốn thời gian mà không mang lại hiệu quả.Chính vì vậy, các nhà quản lý cần đưa ra các giải pháp, phương pháp để việc
tổ chức các cuộc họp mang lại kết quả cao
Trong quá trình thực em nhận thấy, công tác tổ chức và điều hành các
8
Trang 9cuộc họp là một hoạt động không thể thiếu, góp phần nâng cao hiệu quả hoạtđộng của Công ty Tuy nhiên, trong quá trình tổ chức các cuộc họp, Công ty
CP Công nghệ Savis bên cạnh những kết quả đã đạt được thì vẫn tồn tạinhững hạn chế cần phải khắc phục Chính vì vậy, nhận thức được tầm quantrọng của việc tổ chức các cuộc họp, với những kiến thức chuyên môn khiđược học tập, rèn luyện tại Khoa Quản trị Văn phòng của Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội cùng những trải nghiệm tìm hiểu về họp hành trong quá trình thực
tế tại công ty, em quyết định chọn “Công tác tổ chức và điều hành họp tại
Công ty Cổ phần Công nghệ Savis, thành phố Hà Nội” làm đề tài cho khoá
luận tốt nghiệp của mình
2 Lịch sử nghiên cứu
Hiện nay, đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức và điều hành họpkhông phải là một đề tài mới, trước đó, đã có nhiều tác giả nghiên cứu về đềtài này Các đề tài này đã đề cập đến công tác tổ chức và điều hành các cuộchọp ở các phạm vi và mức độ khác nhau Đây sẽ là nguồn tài liệu tham khảoquan trọng, cung cấp cho em những kiến thức lý luận khi triển khai đề tài này.Khoá luận tốt nghiệp của em sử dụng nguồn tài liệu chính từ các loạisách, giáo trình như:
- Nguyễn Hữu Thân (2010), Quản trị Hành chính văn phòng, NXB
Thống kê, Hà Nội, cuốn sách này trang bị cho bạn đọc những kiến thức cầnthiết trong quá trình quản trị hoạt động hành chính trong văn phòng, nhấnmạnh đến hành chính trong các doanh nghiệp (hành chính kinh doanh) vànhững kỹ năng cơ bản trong hoạt động nghiệp vụ văn phòng
Tác giả Vương Hoàng Tuấn (2000), Nghiệp vụ hành chính văn phòng,
Nxb Trẻ đã đề cập đến kỹ năng và nghiệp vụ trong công tác hành chính vănphòng
Trong cuốn luận và phương pháp công tác văn phòng, NXB Đại học
Quốc gia Hà Nội đã đề cập về cơ sở khái niệm, lý luận và thực tiễn của công
Trang 10tác văn phòng trong các cơ quan, tổ chức.
Nguồn tài liệu thứ 2 mà em sử dụng đó là nguồn thông tin từ các bàiKhóa luận, Tiểu luận:
- Khoá luận tốt nghiệp: “Công tác tổ chức các cuộc hội họp tại Văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng hạ tầng và Giao thông” của sinh viên
Nguyễn Văn Long, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2017 Tại khoá luậnnày, tác giả đã chỉ ra được cơ sở lý luận về việc tổ chức các cuộc hội họp,
từ đó đối chiếu với thực trạng tổ chức các cuộc hội họp tại Văn phòng công ty
Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông Đồng thời rút ra đượcnhững nhận xét chủ quan của mình về thực trạng đó, rồi đưa ra những giảipháp làm nguồn tư liệu tham khảo cho Công ty CP Đầu tư Xây dựng Hạ tầng
và Giao thông nói chung và các công ty khác nói riêng
- Khoá luận tốt nghiệp:“ Công tác tổ chức hội họp của văn phòng công ty Điện lực Hai Bà Trưng” của sinh viên Vũ Thị Giang, Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội, năm 2017 Tác giả Vũ Thị Giang đã khái quát từ khái niệm hội họp, vaitrò, quy trình hội họp đến thực trạng tổ chức hội họp của Văn phòng công tyĐiện lực Hai Bà Trưng Tác giả nêu ra tại Văn phòng công ty đó có nhữngloại hội họp nào và được tổ chức ra sao
- Báo cáo thực tập: “Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức, điều hành các cuộc hội họp của Huyện uỷ Hữu ũng, tỉnh ạng Sơn” của sinh viên Nguyễn
Thị Bích Hảo, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2019 Trong báo cáo thựctập, tác giả nêu lên được những trải nghiệm và tìm hiểu thực tế về công tác tổchức, điều hành các cuộc hội họp của Huyện uỷ Hữu Lũng
Nguồn tài liệu thứ ba mà em tham khảo để phục vụ cho khoá luận làQuyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 19 thánh 11 năm 2018 của Thủ Tướngchính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơquan thuộc hệ thống hành chính nhà nước Quyết định nêu rõ những quy định
cụ thể về họp: về những quy định chung; quy trình tổ chức cuộc họp; cuộc
Trang 11họp của Bộ trưởng,Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ; cuộc họp của Chủ tịchUBND các cấp và Cơ quan chuyên môn cấp Tỉnh, Huyện; trách nhiệm thihành; điều khoản thi hành.
Những công trình nghiên cứu như đã liệt kê ở trên đều đề cập và đềulấy hội họp làm đối tượng nghiên cứu Dù có chung đối tượng nghiên cứunhưng các đề tài trên đã khai thác nó ở nhiều góc độ, ở không gian và thời
gian khác nhau Theo tìm hiểu của em thì đề tài “Tổ chức và điều hành họp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Savis, thành phố Hà Nội” chưa có bài viết
nào nghiên cứu, nắm bắt được tình hình thực tế và điều kiện được trải nghiệm
ở Công ty CP Công nghệ Savis em quyết định chọn đề tài này làm khoá luậntốt nghiệp cho mình
3 Đối tƣợng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng nghiên cứu: Khoá luận tốt nghiệp tập trung nghiên cứu hai vấn đề
- Nhiệm vụ:
Để thực hiện mục tiêu trên, đề tài phải thực hiện 4 nhiệm vụ:
Thứ nhất, tập hợp, phân tích, tổng hợp các kiến thức lý luận chung về cồng tác tổ chức và điều hành họp qua các cuốn sách, giáo trình, bài báo, tạp
Trang 12chí và các tài liệu liên quan khác.
Thứ hai, tìm hiểu khái quát Công ty CP Công nghệ Savis, phòng Hànhchính – Nhân sự tại Công ty để hiểu rõ lịch sử hình thành, quá trình phát triển,chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Công ty và phòng Hành chính –Nhân sự
Thứ ba, khảo sát, tìm hiểu về công tác tổ chức và điều hành họp tạiCông ty, qua đó đưa ra các nhận xét, đánh giá về công tác này
Thứ tư, từ thực trạng công tác này đã được tìm hiểu, đề xuất một số giảipháp mang tính thực tế, phù hợp, góp phần nâng cao chất lượng công tác tổchức và điều hành họp tại Công ty
5 Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng
Em đã sử dụng các phương pháp sau để phục vụ cho quá trình hoànthiện đề tài:
Phương pháp khảo sát thực địa: Em áp dụng phương pháp này trongquá trình thực tế tại Công ty CP Công nghệ Savis thông qua việc tiếp cận trựctiếp đối tượng nghiên cứu, thực hiện công việc tìm hiểu, quan sát tại vănphòng làm việc Đây là phương pháp quan trọng để tiến hành nghiên cứunhằm góp phần cho kết quả bài khoá luận mang tính xác thực
Phương pháp phỏng vấn: Được em áp dụng bằng cách phỏng vấn trựctiếp các anh chị trong văn phòng, đặc biệt là phòng Hành chính – Nhân sự tạiCông ty CP Công nghệ Savis Việc phỏng vấn này giúp em nắm bắt đượccách tổ chức điều hành họp tại phòng Hành chính – Nhân sự, đồng thời biếtđược những suy nghĩ, cảm nhận của đội ngũ nhân sự khi tham dự các cuộchọp tại Công ty này
Phương pháp so sánh, đối chiếu: Từ những tìm hiểu về thực tiễn, lýluận và các văn bản quy định của Nhà nước về tổ chức và điều hành họp, emđối chiếu so sánh chúng với việc triển khai thực tế trong công tác tổ chức,điều hành họp tại Công ty CP Công nghệ Savis Trên cơ sở đó giúp em nhận
Trang 13xét được mức độ thực hiện theo quy định của nhà nước về vấn đề họp củaCông ty.
Phương pháp phân tích tổng hợp: Từ những tài liệu thu thập được, kếthợp với kết quả khảo sát thực địa và từ các nguồn thông tin khác, em tiếnhành xử lý theo từng bước nhỏ, phân tích đưa ra ưu điểm, hạn chế và có căn
cứ để đề xuất các giải pháp thiết thực
6 Giả thuyết khoa học
Những cuộc họp đóng vai trò rất quan trọng, vì đó là nơi tổng hợp cáckết quả đạt được, đưa ra những phương hướng, nhiệm vụ mới trong nhữnggiai đoạn phát triển mới của một tổ chức Đồng thời, nó cũng là nơi mà bầukhông khí và văn hoá của tổ chức được duy trì Nếu tổ chức và điều hành họpkhông thống nhất với nhau sẽ gây ra tình trạng các công việc sẽ chồng chéolên nhau mất thời gian, sức người, sức của, thậm chí còn làm mất hình ảnh, uytín của tổ chức trong mắt các vị khách được mời đến tham dự Vì vậy, việckhảo sát tổ chức và điều hành họp tại Công ty CP Công nghệ Savis sẽ gópphần đưa ra những biện pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ chức và điều hànhcác cuộc họp của Công ty nói riêng và là nguồn tham khảo cho các tổ chứcnói chung
7 Ý nghĩa lí luận và thực tiễn của đề tài
Qua việc tìm hiểu về các công tác tổ chức các cuộc họp của Công ty
Em đã giới thiệu một cách hệ thống về vai trò của văn phòng trong công tác tổchức các cuộc họp
Nêu ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc xây dựngnâng cao hiệu quả các cuộc họp
Đề tài là nguồn tham khảo cho sinh viên Khoa Quản trị văn phòng vàcác ngành khác
8 Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục Nội dung