(Luận án tiến sĩ) Nghiên cứu xây dựng mô hình Quản lý toàn diện trường đại học URP (University Resource Planning) ứng dụng trong các trường đại học ở Việt Nam Thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế

(Luận án tiến sĩ) Nghiên cứu xây dựng mô hình Quản lý toàn diện trường đại học URP (University Resource Planning) ứng dụng trong các trường đại học ở Việt Nam Thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế(Luận án tiến sĩ) Nghiên cứu xây dựng mô hình Quản lý toàn diện trường đại học URP (University Resource Planning) ứng dụng trong các trường đại học ở Việt Nam Thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế(Luận án tiến sĩ) Nghiên cứu xây dựng mô hình Quản lý toàn diện trường đại học URP (University Resource Planning) ứng dụng trong các trường đại học ở Việt Nam Thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế(Luận án tiến sĩ) Nghiên cứu xây dựng mô hình Quản lý toàn diện trường đại học URP (University Resource Planning) ứng dụng trong các trường đại học ở Việt Nam Thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế(Luận án tiến sĩ) Nghiên cứu xây dựng mô hình Quản lý toàn diện trường đại học URP (University Resource Planning) ứng dụng trong các trường đại học ở Việt Nam Thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế(Luận án tiến sĩ) Nghiên cứu xây dựng mô hình Quản lý toàn diện trường đại học URP (University Resource Planning) ứng dụng trong các trường đại học ở Việt Nam Thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế(Luận án tiến sĩ) Nghiên cứu xây dựng mô hình Quản lý toàn diện trường đại học URP (University Resource Planning) ứng dụng trong các trường đại học ở Việt Nam Thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế(Luận án tiến sĩ) Nghiên cứu xây dựng mô hình Quản lý toàn diện trường đại học URP (University Resource Planning) ứng dụng trong các trường đại học ở Việt Nam Thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế(Luận án tiến sĩ) Nghiên cứu xây dựng mô hình Quản lý toàn diện trường đại học URP (University Resource Planning) ứng dụng trong các trường đại học ở Việt Nam Thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế(Luận án tiến sĩ) Nghiên cứu xây dựng mô hình Quản lý toàn diện trường đại học URP (University Resource Planning) ứng dụng trong các trường đại học ở Việt Nam Thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế(Luận án tiến sĩ) Nghiên cứu xây dựng mô hình Quản lý toàn diện trường đại học URP (University Resource Planning) ứng dụng trong các trường đại học ở Việt Nam Thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế(Luận án tiến sĩ) Nghiên cứu xây dựng mô hình Quản lý toàn diện trường đại học URP (University Resource Planning) ứng dụng trong các trường đại học ở Việt Nam Thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế(Luận án tiến sĩ) Nghiên cứu xây dựng mô hình Quản lý toàn diện trường đại học URP (University Resource Planning) ứng dụng trong các trường đại học ở Việt Nam Thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế(Luận án tiến sĩ) Nghiên cứu xây dựng mô hình Quản lý toàn diện trường đại học URP (University Resource Planning) ứng dụng trong các trường đại học ở Việt Nam Thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế(Luận án tiến sĩ) Nghiên cứu xây dựng mô hình Quản lý toàn diện trường đại học URP (University Resource Planning) ứng dụng trong các trường đại học ở Việt Nam Thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế(Luận án tiến sĩ) Nghiên cứu xây dựng mô hình Quản lý toàn diện trường đại học URP (University Resource Planning) ứng dụng trong các trường đại học ở Việt Nam Thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế(Luận án tiến sĩ) Nghiên cứu xây dựng mô hình Quản lý toàn diện trường đại học URP (University Resource Planning) ứng dụng trong các trường đại học ở Việt Nam Thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế(Luận án tiến sĩ) Nghiên cứu xây dựng mô hình Quản lý toàn diện trường đại học URP (University Resource Planning) ứng dụng trong các trường đại học ở Việt Nam Thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế(Luận án tiến sĩ) Nghiên cứu xây dựng mô hình Quản lý toàn diện trường đại học URP (University Resource Planning) ứng dụng trong các trường đại học ở Việt Nam Thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế(Luận án tiến sĩ) Nghiên cứu xây dựng mô hình Quản lý toàn diện trường đại học URP (University Resource Planning) ứng dụng trong các trường đại học ở Việt Nam Thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế(Luận án tiến sĩ) Nghiên cứu xây dựng mô hình Quản lý toàn diện trường đại học URP (University Resource Planning) ứng dụng trong các trường đại học ở Việt Nam Thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế(Luận án tiến sĩ) Nghiên cứu xây dựng mô hình Quản lý toàn diện trường đại học URP (University Resource Planning) ứng dụng trong các trường đại học ở Việt Nam Thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế(Luận án tiến sĩ) Nghiên cứu xây dựng mô hình Quản lý toàn diện trường đại học URP (University Resource Planning) ứng dụng trong các trường đại học ở Việt Nam Thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế(Luận án tiến sĩ) Nghiên cứu xây dựng mô hình Quản lý toàn diện trường đại học URP (University Resource Planning) ứng dụng trong các trường đại học ở Việt Nam Thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế(Luận án tiến sĩ) Nghiên cứu xây dựng mô hình Quản lý toàn diện trường đại học URP (University Resource Planning) ứng dụng trong các trường đại học ở Việt Nam Thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

NGUYỄN THANH TUẤN

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG MÔ HÌNH QUẢN LÝ TOÀN DIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC URP (UNIVERSITY RESOURCE PLANNING) ỨNG DỤNG TRONG CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC Ở VIỆT NAM

- THỬ NGHIỆM TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐẠI HỌC HUẾ

LUẬN ÁN TIẾN SĨ KINH TẾ

HÀ NỘI, NĂM 2014

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

NGUYỄN THANH TUẤN

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG MÔ HÌNH QUẢN LÝ TOÀN DIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC URP (UNIVERSITY RESOURCE PLANNING) ỨNG DỤNG TRONG CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC Ở VIỆT NAM

- THỬ NGHIỆM TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐẠI HỌC HUẾ

CHUYÊN NGÀNH: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

MÃ SỐ: 62 34 04 05

LUẬN ÁN TIẾN SĨ KINH TẾ

Người hướng dẫn khoa học: PGS TS Hàn Viết Thuận

HÀ NỘI, NĂM 2014

i

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các số liệu sử dụng là trung thực, kết quả nghiên cứu chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nghiên cứu nào khác Nếu có sai sót, tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật

Nghiên cứu sinh

Nguyễn Thanh Tuấn

ii

LỜI CẢM ƠN

Tác giả xin trân trọng cảm ơn tập thể lãnh đạo và các thầy cô giáo Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, nhất là các thầy cô trong Khoa Tin học Kinh tế và Viện Sau Đại học của Trường Tác giả đặc biệt xin gửi lời cảm ơn đến PGS TS Hàn Viết Thuận, người đã nhiệt tình hướng dẫn tác giả hoàn thành luận án này

Tác giả cũng xin trân trọng cảm ơn lãnh đạo, cán bộ giảng viên Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế, lãnh đạo và cán bộ giảng viên Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế, lãnh đạo và cán bộ các Khoa, Phòng trực thuộc Trường Đại học Kinh tế đã quan tâm, giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho tác giả trong quá trình học tập, nghiên cứu thực tế

Tác giả xin chân thành cảm ơn các chuyên gia, lãnh đạo, cán bộ giảng viên

đã tham gia trả lời phỏng vấn, cung cấp thông tin bổ ích và các cán bộ đã hướng dẫn nghiệp vụ để tác giả hoàn thành bản luận án này

Tác giả xin cảm ơn đồng nghiệp, bạn bè, gia đình và người thân đã ủng hộ, tạo điều kiện, chia sẻ khó khăn và thường xuyên động viên, khích lệ tác giả trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu để tác giả hoàn thành bản luận án

Xin trân trọng cảm ơn!

iii

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN I LỜI CẢM ƠN II MỤC LỤC III DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TRONG LUẬN ÁN VIII DANH MỤC CÁC BẢNG XI DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ XIII LỜI NÓI ĐẦU XV

1 Giới thiệu luận án xv

2 Sự cần thiết của đề tài xvi

3 Mục đích nghiên cứu xx

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu xxi

5 Phương pháp nghiên cứu xxi

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÁC CÔNG TRÌNH LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN ÁN 1

1.1 Các công trình ngoài nước 1

1.1.1 Tình hình nghiên cứu ứng dụng ERP trên thế giới 1

1.1.2 Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp 4

1.1.3 Thực tiễn ứng dụng ERP vào trường đại học trên thế giới 10

1.1.4 Thuận lợi và khó khăn của xu hướng ứng dụng ERP vào trường đại học 13

1.2 Các công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài ở trong nước 18

1.2.1 Tình hình ứng dụng ERP ở Việt Nam 18

1.2.1.1 Về phía các doanh nghiệp áp dụng 19

1.2.1.2 Các đơn vị cung cấp và triển khai 21

1.2.2 Khả năng nghiên cứu ứng dụng mô hình URP trong công tác quản lý trường đại học ở Việt Nam 24

1.3 Thiết kế nghiên cứu 26

iv

1.3.1 Câu hỏi nghiên cứu 27

1.3.2 Những giả thuyết nghiên cứu được đề xuất 27

1.3.3 Mô hình nghiên cứu 28

1.3.4 Cách thức chọn mẫu và thu thập số liệu 29

CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP VÀO CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC 30

2.1 Xu hướng ứng dụng ERP vào các trường đại học trên thế giới 31

2.1.1 Sự chuyển biến của các trường đại học trong giai đoạn hiện nay 31

2.1.2 So sánh mô hình tổ chức, hoạt động của trường đại học và doanh nghiệp 36

2.2 Yêu cầu hoàn thiện công tác quản lý đối với các trường đại học trong hoàn cảnh mới 40

2.2.1 Những yêu cầu khách quan từ bối cảnh mới 40

2.2.2 Yêu cầu thay đổi để hội nhập và phát triển từ bản thân các trường đại học 43

2.3 Nghiên cứu mô hình quản lý trường đại học của một số nhà cung cấp ERP lớn trên thế giới 45

2.3.1 Mô hình quản lý trường đại học của Oracle 45

2.3.2 Giải pháp quản lý trường đại học của SAP 48

2.3.3 Mô hình quản lý trường đại học của Microsoft Dynamics 52

2.3.4 Đánh giá ưu điểm và nhược điểm của từng mô hình 54

2.4 So sánh mô hình ERP dành cho doanh nghiệp và mô hình ERP dành cho trường đai học 58

2.5 Bài học kinh nghiệm cho việc ứng dụng mô hình ERP vào quản lý trong các trường đại học ở Việt Nam 62

2.5.1 Sự quyết tâm và ủng hộ dự án ERP của lãnh đạo 64

2.5.2 Có tầm nhìn, mục tiêu và kế hoạch toàn diện, rõ ràng 64

2.5.3 Xây dựng kế hoạch tái cấu trúc quy trình quản lý, kiểm soát và quản lý được những thay đổi 65

v

2.5.4 Xây dựng nhóm triển khai dự án có năng lực đủ mạnh 66

2.5.5 Đào tạo và huấn luyện người sử dụng 66

CHƯƠNG 3 SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG VÀ ỨNG DỤNG MÔ HÌNH URP VÀO CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC VIỆT NAM TRONG GIAI ĐOẠN HIỆN NAY 69 3.1 Mô tả cuộc điều tra phỏng vấn chuyên gia 69

3.2 Phân tích kết quả cuộc điều tra phỏng vấn chuyên gia 70

3.2.1 Mức độ sử dụng máy tính và phần mềm quản lý 70

3.2.2 Sử dụng và khai thác phần mềm quản lý 75

3.2.3 Thuận lợi và bất cập trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý 79

3.2.4 Lợi ích và khó khăn của việc áp dụng hệ thống ERP vào trường đại học 82

3.2.5 Đánh giá nhu cầu và những chức năng cần thiết của mô hình URP 86

CHƯƠNG 4 XÂY DỰNG MÔ HÌNH QUẢN LÝ TOÀN DIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC URP (THỬ NGHIỆM TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC HUẾ) 99

4.1 Đề xuất mô hình URP ứng dụng cho các trường đại học ở Việt Nam 99

4.1.1 Quy trình xây dựng mô hình URP 99

4.1.2 Phân tích các bước của quy trình 100

4.1.2.1 Xác định mục tiêu của mô hình URP 100

4.1.2.2 Xây dựng tổng thể mô hình URP 101

4.1.2.3 Chiến lược khai thác thông tin trong URP 106

4.1.2.4 Xây dựng nền tảng công nghệ 107

4.1.2.5 Vận hành thử nghiệm và đưa URP vào hoạt động 111

4.2 Phân tích chức năng và nhiệm vụ của các phân hệ và các chức năng 111

4.2.1 Phân hệ Quản lý chung 112

4.2.1.1 Chức năng Quản lý nhân sự 113

4.2.1.2 Chức năng Quản lý tài chính 113

4.2.1.3 Chức năng Quản lý tài sản 113

4.2.1.4 Chức năng Quản lý văn bản và biểu mẫu 113

vi

4.2.2 Phân hệ Quản lý Đào tạo Đại học và Sau đại học 114

4.2.2.1 Chức năng Quản lý tuyển sinh 115

4.2.2.2 Chức năng Quản lý hồ sơ 115

4.2.2.3 Chức năng Lập thời khóa biểu 115

4.2.2.4 Chức năng Quản lý đăng ký tín chỉ 115

4.2.2.5 Chức năng Quản lý thi 116

4.2.2.6 Chức năng Quản lý điểm 116

4.2.2.7 E - Learning 116

4.2.2.8 Chức năng Quản lý văn bằng 117

4.2.2.9 Chức năng Quản lý nghiên cứu khoa học 117

4.2.3 Phân hệ Hỗ trợ Đào tạo 118

4.2.3.1 Chức năng Quản lý cựu sinh viên 119

4.2.3.2 Chức năng Quản lý thư viện 119

4.2.3.3 Chức năng Quản lý ký túc xá 119

4.2.3.4 Chức năng Tư vấn học tập 120

4.2.4 So sánh mô hình URP và mô hình ERP của nhà cung cấp SAP 120

4.3 Lựa chọn đơn vị và chức năng thử nghiệm 122

4.3.1 Lựa chọn đơn vị thử nghiệm 122

4.3.1.1 Điều kiện về cơ sở vật chất và công nghệ 122

4.3.1.2 Tình hình ứng dụng và triển khai các phần mềm 124

4.3.1.3 Đánh giá chung về tình hình ứng dụng CNTT 125

4.3.2 Lựa chọn chức năng thử nghiệm 126

4.4 Xây dựng một số chức năng và thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế 131

4.4.1 Xây dựng chức năng Quản lý nhân sự ở Trường Đại học Kinh tế 131

4.4.2 Xây dựng chức năng Quản lý tài sản ở Trường Đại học Kinh tế 134

4.4.3 Xây dựng chức năng Quản lý hồ sơ ở Trường Đại học Kinh tế 136

4.4.4 Xây dựng chức năng Quản lý đăng ký tín chỉ ở Trường Đại học Kinh tế 137

4.4.5 Xây dựng chức năng Quản lý điểm ở Trường Đại học Kinh tế 140

vii

4.5 Kết quả của việc triển khai các chức năng 149

4.5.1 Kết quả trực tiếp từ việc thử nghiệm các chức năng 151

4.5.2 Các đối tượng hưởng lợi từ việc triển khai các chức năng của hệ thống 153

4.5.2.1 Ban Giám hiệu 154

4.5.2.2 Lãnh đạo các phòng ban và các khoa 154

4.5.2.3 Đội ngũ cán bộ giảng viên 155

4.5.2.4 Người học 155

KẾT LUẬN 157

DANH MỤC CÔNG TRÌNH CỦA TÁC GIẢ - 1 -

TÀI LIỆU THAM KHẢO - 2 -

PHỤ LỤC 1: PHIẾU PHỎNG VẤN CHUYÊN GIA - 8 -

PHỤ LỤC 2: DANH SÁCH CÁC CHUYÊN GIA PHỎNG VẤN - 16 -

PHỤ LỤC 3: QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG CHỨC NĂNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ - 21 -

PHỤ LỤC 4: QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ, XÂY DỰNG CHỨC NĂNG QUẢN LÝ TÀI SẢN - 43 -

PHỤ LỤC 5: QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ, XÂY DỰNG CHỨC NĂNG QUẢN LÝ HỒ SƠ - 59 -

PHỤ LỤC 6: QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ, XÂY DỰNG CHỨC NĂNG QUẢN LÝ ĐĂNG KÝ TÍN CHỈ - 74 -

PHỤ LỤC 7: QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ, XÂY DỰNG CHỨC NĂNG QUẢN LÝ ĐIỂM - 87 -

viii

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TRONG LUẬN ÁN

Ký hiệu

BFD Business Function Diagram - Sơ đồ chức năng

BHXH Bảo hiểm xã hội

BPR Business Process Reengineering - Tái cấu trúc quy trình kinh

doanh CBGV Cán bộ giảng viên

CBQL Cán bộ quản lý

CD Context Diagram - Sơ đồ ngữ cảnh

CEO Chief Executive Officer - Giám đốc điều hành

CIO Chief Information Officer - Giám đốc công nghệ thông tin

CMND Chứng minh nhân dân

CNTT Công nghệ thông tin

DFD Data Flow Diagram - Sơ đồ luồng dữ liệu

ECAR Educause Center for Analysis and Research - Trung tâm Educause

Phân tích và Nghiên cứu ERD Entity Relationship Diagram - Sơ đồ thực thể quan hệ

ERP Enterprise Resource Planning - Hệ thống Hoạch định tài nguyên

doanh nghiệp FRM Financial Resource Management- Quản lý nguồn tài chính

FTTH Fiber To The Home - Mạng viễn thông băng thông rộng bằng cáp

ix

quang

HRM Human Resource Management- Quản lý nguồn nhân sự

IS Information System - Hệ thống thông tin

ISO International Organization for Standardization - Tổ chức tiêu

chuẩn hóa quốc tế ITC Information Technology Committee - Ủy ban công nghệ thông tin JISC Joint Information Systems Committee - Ủy ban hệ thống thông tin LAN Local Area Network - Mạng cục bộ

MIAACU Integrated Information System for University Research Activity

Management - Hệ thống thông tin tích hợp để Quản lý hoạt động nghiên cứu trong trường đại học

MIS Management Informations System - Hệ thống thông tin quản lý MRP Material Requirements Planning - Hoạch định yêu cầu nguyên vật

liệu NCKH Nghiên cứu khoa học

PC Personal Computer - Máy tính cá nhân

R&D Research and Development - Nghiên cứu và phát triển

RAID Redundant Arrays of Independent Disks - Hình thức ghép nhiều ổ

x

đĩa cứng vật lý thành một hệ thống ổ đĩa cứng ROI Return On Investment - Thu nhập từ đầu tư

SQL Structured Query Language - ngôn ngữ truy vấn mang tính cấu

trúc

THPT Trung học phổ thông

TNHH Trách nhiệm hữu hạn

TNHH MTV Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên

URP University Resource Planning - Mô hình Quản lý toàn diện trường

đại học1VINASA Hiệp hội Phần mềm & Dịch vụ công nghệ thông tin Việt Nam

VMware Virtual Machine ware - Hệ thống phần mềm máy ảo

Vmware HA Virtual Machine ware High Availability - Tính năng sẵn sàng cao

của phần mềm máy ảo VNR500 Bảng xếp hạng 500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam theo mô hình

của Fortune 500 WTO World Trade Organization - Tổ chức thương mại thế giới

Y2K Sự cố máy tính năm 2000

theo sát ý của từ tiếng Anh thì phải là ‘Hoạch định tài nguyên trường đại học’

xi

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 1.1 Các lợi ích của hệ thống ERP 6

Bảng 1.2 Danh sách các trường đại học sử dụng các mô hình ERP của SAP 16

Bảng 2.1 So sánh giải pháp ERP của ba nhà cung cấp hàng đầu thế giới 55

Bảng 2.2 Các chức năng của các hệ thống ERP dành cho các trường đại học 56

Bảng 3.1 Kết quả khảo sát việc Gửi/nhận thư điện tử 71

Bảng 3.2 Kết quả khảo sát việc Tra cứu, tìm kiếm thông tin trên mạng 71

Bảng 3.3 Kết quả khảo sát việc Soạn thảo và lưu trữ văn bản 72

Bảng 3.4 Kết quả khảo sát việc Sử dụng phần mềm ứng dụng trong quản lý 72

Bảng 3.5 Kết quả khảo sát việc sử dụng website của nhà trường 73

Bảng 3.6 Kết quả khảo sát việc sử dụng chức năng Xem thông báo 73

Bảng 3.7 Kết quả khảo sát sử dụng các tiện ích qua website của nhà trường 74

Bảng 3.8 Kết quả khảo sát mức độ trung bình sử dụng các tiện ích 74

Bảng 3.9 Kết quả khảo sát các vấn đề gặp phải khi sử dụng các tiện ích 75

Bảng 3.10 Kết quả khảo sát việc sử dụng các phần mềm quản lý 75

Bảng 3.11 Mức độ tiện dụng khi sử dụng các phần mềm quản lý 77

Bảng 3.12 Kết quả khảo sát về thời gian triển khai các phần mềm quản lý 78

Bảng 3.13 Kết quả khảo sát lý do sử dụng phần mềm quản lý 79

Bảng 3.14 Kết quả khảo sát những bất cập trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý 81

Bảng 3.15 Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về lợi ích đạt được khi triển khai ERP

83 Bảng 3.16 Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về những khó khăn gặp phải khi ứng dụng ERP 84

Bảng 3.17 Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về nhu cầu ứng dụng ERP của các trường đại học 85

Bảng 3.18 Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về thời điểm áp dụng ERP 86

Bảng 3.19 Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về các chức năng cần thiết của mô hình URP 87

xii

Bảng 3.20 Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về thứ tự ưu tiên của các phân hệ trong

mô hình URP 95 Bảng 3.21 Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về quy trình triển khai URP trong trường đại học 96 Bảng 4.1 So sánh mô hình ERP của SAP và mô hình URP 121 Bảng 4.2.Tình hình ứng dụng CNTT tại Trường Đại học Kinh tế Huế 124

xiii

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ

Hình 1.1 Sự khác biệt khi áp dụng hệ thống ERP 1

Hình 1.2 Sự thích ứng của ERP trong thời kỳ mới 2

Hình 1.3 Mô hình nghiên cứu của luận án 29

Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức của Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 36

Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức của Công ty cổ phần đầu tư và phát triển nhà số 6 Hà Nội37 Hình 2.3 Mô hình ERP cho các trường đại học của Oracle 46

Hình 2.4 Mô hình ERP của SAP áp dụng cho các trường đại học 49

Hình 2.5 Sơ đồ chức năng của hệ thống ERP SAP Business ByDesign 59

Hình 3.1 Biểu đồ tỷ lệ sử dụng phần mềm quản lý trong nhà trường 77

Hình 3.2 Tỷ lệ lựa chọn đối với các chức năng của phân hệ Quản lý chung 89

Hình 3.3 Tỷ lệ lựa chọn đối với các chức năng của phân hệ Quản lý Đào tạo Đại học và Sau đại học 91

Hình 3.4 Tỷ lệ lựa chọn đối với các chức năng của phân hệ Hỗ trợ đào tạo 93

Hình 4.1 Quy trình xây dựng mô hình URP 100

Hình 4.2 Mô hình Quản lý toàn diện trường đại học - University Resource Planning (URP) 105

Hình 4.3 Nền tảng công nghệ của mô hình URP 109

Hình 4.4 Phân hệ Quản lý chung 112

Hình 4.5 Phân hệ Quản lý Đào tạo Đại học và Sau đại học 115

Hình 4.6 Phân hệ Hỗ trợ Đào tạo 119

Hình 4.7 Sơ đồ mạng khu giảng đường C của Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế 123

Hình 4.8 Hiện trạng của các phần mềm quản lý tại Trường Đại học Kinh tế 129

Hình 4.9 Các chức năng mới triển khai theo mô hình URP 130

Hình 4.10 Sơ đồ BFD của chức năng Quản lý nhân sự 134

Hình 4.11 Sơ đồ BFD của chức năng Quản lý tài sản 135

Hình 4.12 Sơ đồ BFD của chức năng Quản lý hồ sơ 137

Hình 4 13 Sơ đồ BFD của chức năng Quản lý đăng ký tín chỉ 140

Hình 4.14 Sơ đồ BFD của chức năng Quản lý điểm 143

12

Các trường đại học ở Mỹ là những nơi đầu tiên ứng dụng hệ thống ERP vào công tác quản lý Nổi bật là các dịch vụ của hệ thống ERP do SAP cung cấpdành cho liên minh các trường đại học sử dụng SAP [30] Từ sự thành công tại các trường đại học ở Mỹ, nhiều trường đại học ở châu Âu cũng từng bước tiếp cận và triển khai các hệ thống ERP Đã có những đánh giá thực nghiệm về hiệu quả cũng như thành công của các dự án triển khai ERP vào các trường đại học Ở châu Âu, chính phủ Đức đi đầu trong việc triển khai các hệ thống ERP vào các trường đại học, tái cấu trúc lại cơ cấu tổ chức dựa trên hệ thống thông tin [22] Nghiên cứu này cũng đề cập đến các nhân tố dẫn đến việc tăng cường khả năng hoạt động của tổ chức giáo dục đại học bằng cách ứng dụng SAP R/3 Hiệu quả của việc ứng dụng này cũng được đề cập bằng thực nghiệm ở các trường đại học Đức

Các nước khu vực Đông Âu như Slovenia, Romania cũng từng bước triển khai ERP trong các tổ chức giáo dục đại học Họ tiến hành tích hợp từng phần, từng giải pháp cho từng lĩnh vực hoặc ứng dụng cả một hệ thống ERP lớn [5], [6] Trong nghiên cứu của mình, nhóm tác giả đã nghiên cứu việc tích hợp hệ thống phần mềm vào quản lý hoạt động nghiên cứu trong trường đại học Từ quan điểm xã hội, hệ thống thông tin tích hợp quản lý hoạt động nghiên cứu trong trường đại học MIAACU (Integrated Information System for University Research Activity Management) xác định những mối liên hệ xã hội tốt hơn giữa những người sử dụng

là các trung tâm nghiên cứu và các phòng ban quản lý đại học cũng như có thể tăng cường tính minh bạch của tổ chức đối với các đối tác xã hội: bộ và các tổ chức khác phát động các cuộc thi để tài trợ cho nghiên cứu Ngoài ra, nghiên cứu này còn đề cập đến việc ứng dụng hệ thống quản lý nguồn lực trong trường đại học Đây là một ứng dụng phần mềm quản lý nguồn lực mới và độc đáo cho các trường đại học đã được phát triển và triển khai thực hiện Sự phức tạp của dự án liên quan đến việc cấu trúc các giải pháp bằng cách triển khai một phần mềm ứng dụng đảm bảo tập hợp thông tin, thử nghiệm hệ thống tích hợp trong các môi trường khác nhau

Từ sự thành công ở Mỹ và châu Âu, Hawking đã cùng với SAP ứng dụng hệ thống ERP trên cơ sở đi từ các khoa thành viên, sau đó hợp nhất thành công SAP

13

R/3 vào quá trình đào tạo của trường đại học Victoria, Úc [23] Kinh nghiệm trong quá trình triển khai ERP thông qua liên minh chiến lược là SAP đã tạo điều kiện để trường Victoria mở rộng chương trình ra bên ngoài, đặc biệt là khu vực Đông Nam

Á và Hongkong

1.1.4 Thuận lợi và khó khăn của xu hướng ứng dụng ERP vào trường đại học

Để hiểu rõ xu thế này, đã có những nghiên cứu đánh giá về sự tương đồng trong cơ cấu tổ chức, hoạt động của doanh nghiệp và trường đại học, từ đó có thể áp dụng các hệ thống ERP mà trước đây chỉ dành cho các doanh nghiệp vào hỗ trợ công tác quản lý trường đại học

Đầu tiên là nghiên cứu của Pollock N và Cornford J [38] đề cập đến mối

quan hệ tương đồng giữa các trường đại học và các tổ chức doanh nghiệp Có thể nói các trường đại học là các tổ chức được thành lập từ rất lâu, có lịch sử lâu đời hơn rất nhiều so với các công ty, xí nghiệp Mặc dù hiện nay, đã có những thay đổi nhất định về hình thức, chức năng và dáng dấp bên ngoài, nhưng các trường đại học vẫn giữ lại những đặc điểm tương đồng vốn có từ xa xưa Đó là sự kết hợp nhất định giữa mục đích, “sản xuất” giới hạn đầu ra, quyền tự chủ và phụ thuộc nhu cầu

xã hội Bất kỳ tổ chức nào cũng có một hay nhiều hơn các đặc điểm nói trên Ngoài

ra, hai tác giả còn đưa ra những kết luận về sự tương đồng trong các hoạt động, các chức năng quản lý giữa trường đại học và các tổ chức doanh nghiệp

Trong nghiên cứu của mình, Yakovlev I V [46] đã đề cập đến quá trình tái cấu trúc quy trình quản lý của một trường đại học khi ứng dụng mô hình ERP vào

hỗ trợ công tác quản lý Tác giả chỉ rõ thách thức lớn trong tái cấu trúc các quy trình quản lý là việc phải quên cách làm việc truyền thống, cởi mở hơn trong việc tiếp nhận các chức năng mà hệ thống quản lý mới cung cấp Trong số các chức năng mới, có nhiều chức năng giúp cải thiện hoạt động điều hành trường đại học, trong khi một số khác lại không phù hợp với quy mô nhỏ của trường Vì vậy, cần phải cấu hình lại hệ thống cho phù hợp mặc dù không phải ai cũng làm được điều này

14

Ngoài ra, Swartz D và Orgill K [44] cũng đã có những nghiên cứu nhằm cung cấp một cách tiếp cận hệ thống ERP để giúp các nhà triển khai có thể tiết kiệm chi phí trong quá trình triển khai một dự án ERP Nhóm tác giả đã đưa ra những vấn

đề và thách thức chính khi triển khai một hệ thống ERP trong trường đại học Đó là

thách thức về công nghệ, kỹ thuật, chức năng, giữ được nhân sự cũ và tuyển dụng nhân sự mới

Bên cạnh những thuận lợi trong xu hướng này, cũng tồn tại không ít khó

khăn Trong nghiên cứu của mình,Pollock [39] đã đề cập đến sự thiếu hụt của các nhà cung cấp ERP chuyên nghiệp phục vụ đặc biệt cho thị trường giáo dục đại học Kết quả là trường đại học không có sự lựa chọn nào ngoài việc áp dụng một giải pháp chung Những giải pháp này rất khó để tùy chỉnh cho các nhu cầu cụ thể của các tổ chức Do đó, vấn đề quan trọng đối với các nhà cung cấp phần mềm và các trường đại học liên quan đến những lợi ích của hệ thống ERP có thể được kết hợp với các chiến lược để cải thiện sự phù hợp giữa các giải pháp này, nhu cầu của các trường đại học cụ thể và các tổ chức nói chung Về mặt này, nhà cung cấp cần một

sự hiểu biết sâu sắc hơn về bối cảnh tổ chức cụ thể và yêu cầu của các trường đại học

Ngoài ra, chiến lược mua sắm của các trường đại học ảnh hưởng khá lớn đến

việc ứng dụng ERP vì các trường đại học cảm thấy khó khăn trong việc đánh giá

các gói phần mềm [39] Cũng trong nghiên cứu này, tác giả phân tích về những vấn

đề không thể so sánh được giữa môi trường đại học và môi trường doanh nghiệp

mà trước đây ERP được ứng dụng rất nhiều Rất khó để chuyển từ một gói phần mềm có tính chất chung như ERPsang triển khai tại một trường đại học cụ thể Nó không chỉ đơn giản liên quan đến yếu tố kỹ thuật, mà còn là sự hiểu biết của người dùng đã được đào tạo Chính vì sự khó khăn đó, tác giả tiếp tục phân tích về các chiến lược tùy chọn mà các nhà cung cấp phần mềm đưa ra cho các tổ chức khác nhau Các nhà cung cấp phần mềm đưa ra mô hình tiêu chuẩn, trên cơ sở đó tùy biến theo từng tổ chức cụ thể trên cơ sở sửa chữa và nâng cấp các gói phần mềm tiêu chuẩn Đồng thời với việc cấu hình lại phần mềm là sự thay đổi tổ chức rất khó

15

khăn Cuối cùng, tác giả phân tích những ảnh hưởng của ERP tới tổ chức: tiêu chuẩn hóa, tổ chức đơn vị, tái lập quá trình hoạch định chính sách và thay đổi mối quan hệ

Bên cạnh những nghiên cứu về mặt lý thuyết, trong thực tế đã có những nghiên cứu liên quan đến việc ứng dụng thành công mô hình ERP vào môi trường đại học dưới sự hỗ trợ của các giảng viên MacKinnon [30] cũng đã có những nghiên cứu về các dịch vụ do SAP cung cấp trong hệ thống ERP dành cho liên minh các trường đại học sử dụng SAP (Bảng 1.2) Nghiên cứu đề cập đến các mô hình ERP khác nhau được cung cấp bởi SAP cho các trường đại học ở Mỹ

Nguồn: MacKinnon [30]

Bảng 1.2 Danh sách các trường đại học sử dụng các mô hình ERP của SAP