Đề cương ôn thi lớp cán bộ quản lý, cán bộ quản lý cấp phòng

BỘ NỘI VỤ ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP LỚP CÁN BỘ QUẢN LÝ CẤP PHÒNG Câu 1 Anhchị hãy phân tích trách nhiệm của lãnh đạo quản lý cấp phòng trong quản lý và phát triển nhân sự Để thực hiện trách nhiệm đó lãnh đạo quản lý cấp phòng phải có những lỹ năng nào ? Quản lý nhân sự, là hoạt động của các nhà quản lý tiến hành để quản lý con người trong tổ chức Quản lý nhân sự trong tổ chức được hiểu nhiều hơn về khía cạnh hành chính Đó là những hoạt động áp dụng các nguyên tắc quy định của tổ chức, cơ quan như tiền lư.

ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP LỚP CÁN BỘ QUẢN LÝ CẤP PHÒNG

Câu 1: Anh/chị hãy phân tích trách nhiệm của lãnh đạo quản lý cấp phòng trong quản lý và phát triển nhân sự Để thực hiện trách nhiệm đó lãnh đạo quản lý cấp phòng phải có những lỹ năng nào ?

Quản lý nhân sự, là hoạt động của các nhà quản lý tiến hành để

Trong hoạt động quản lý nhân sự của lãnh đạo cấp phòng, các nộidung quản lý nhân sự tập trung vào các hoạt động cơ bản sau:

1- Tham gia xây dựng các chính sách nguồn nhân lực; 2- Thực hiện, phối hợp thực hiện các chức năng, hoạt động quản lýnhân sự trong tổ chức;

3- Tư vấn cho lãnh đạo về các kỹ năng quản lý nhân sự;

4- Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các chính sách và thủ tục vềnhân sự

Công tác quản lý nhân sự của lãnh đạo cấp phòngtập trung vào các hoạt động cụ thểsau trong tổ chức:

1 Kế hoạch nguồn nhân lực

2 Phân tích công việc

3 Mô tả công việc

4 Đào tạo, bồi dưỡng

5 Phân công công việc

6 Đánh giá công việc

7 Giao tiếp nhân sự

8 Khiếu nại về lao động

9 Thông tin, tạo động lực

Phạm vi hoạt động quản lý nhân sự phụ thuộc vào cấp độ quản lý Có bacấp độ quản lý nhân sự nói chung là: Hệ thống, tổ chức, đơn vị bộ phận sử dụngnhân sự

Cấp độ hệ thống: liên quan đến xây dựng, hoạch định chế độ chính sách, xáđịnhcác tiêu chí cơ bản cho từng loại nhân sự, xác định biên chế chung cho

hệ thống và các tổ chức, xây dựng chiến lược phát triên nguồn nhân lực

và các kế hoạch thực hiện

Cấp độ tổ chức: liên quan đến thực hiện các chế độ chính sáchnhân sự, thực hiện kế hoạch phát triển nhân sự của tổ chức, thực hiệntuyển dung nhân sự, quản ký thực thi nhiệm vụ, đánh giá thi đua khenthưởng, đề bạt, luân chuyển, lương thưởng, bố nhiệm trong phạm vi tổ

chức theo thẩm quyền, đào tạo bồi dưỡng

Cấp độ đơn vị sử dụng nhân sự: quản lý thực thi nhiệm vụ, thựchiện đánh giá nhân sự

+ Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự chịu nhiều ảnh hưởng từ những yếu tố tác độngkhác nhau, như các yếu tố môi trường PEST (Polictical, Economic,Social, Technology), hay các yếu tố bên trong tổ chức

➢ Môi trường bên ngoài

Kinh tế: Sự phát triển kinh tế là nhân tố đầu tiên phải kể đến khi

nó ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản lý nhân sự Khi kinh tế pháttriển và có chiều hướng ổn định tổ chức có nhu cầu phát triển để mởrộng hoạt động, tăng cường đào tạo huấn luyện nhân viên Việc mởrộng phạm vi hoạt động đòi hỏi phải tuyển thêm người có trình độ, đòihỏi phải tăng lương để thu hút nhân tài, tăng phúc lợi, và cải thiện điềukiện làm việc

Trong giai đoạn kinh tế suy thoái, bất ổn có chiều hướng đi xuống,

tổ chức vẫn phải duy trì hoạt động, mặt khác phải giảm chi phí, thậmchí phải giảm cả số lượng nhân viên

Lực lượng lao động: Các tổ chức bao giờ cũng có xu hướng thu hút

lực lượng lao động được đào tạo, có năng lực, đáp ứng được yêu cầucủa tổ chức Các yếu tố của dân số như độ tuổi, giới tính, sức khỏe đều

có ảnh hưởng đến công tác quản lý nhân sự nhằm tìm kiếm người phùhợp, duy trì đội ngũ và đào tạo bồi dưỡng phát triển nghề nghiệp củanhân viên

Luật pháp: Luật pháp ảnh hưởng nhiều đến công tác quản lý nhân

sự của tổ chức Luật cán bộ công chức, Luật viên chức, Luật lao động được ban hành nhằm quản lý, chi phối mối quan hệ hành lao động trongtất cả các cơ quan, tổ chức nhà nước và các hình thức sở hữu khác Cácquy định này của pháp luật đều chi phối ảnh hưởng đến hoạt động củanhân viên, đến hoạt động của tổ chức.…

Văn hóa - xã hội: Văn hóa xã hội của một nước ảnh hưởng rất lớn

đến quản lý nhân sự Trong một nền văn hóa xã hội có quá nhiều đẳngcấp, nấc thang giá trị xã hội không theo kịp với đà phát triển của thờiđại, rõ ràng nó kìm hãm, không cung cấp nhân tài cho các tổ chức Sựthay đổi lối sống trong xã hội, sự di chuyển nguồn nhân sự giữa khu vựccông với khu vực tư cũng ảnh hưởng đến cấu trúc của các tổ chức.Ngoài ra, đời sống, nếp sống, nét văn hóa ảnh hưởng trực tiếp đến hoạtđộng của tổ chức, đến cách thức con người làm việc, hợp tác với nhaucũng ảnh hưởng đến công tác quản lý nhân sự của tổ chức

Tiến bộ khoa học kỹ thuật: Sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật nói

chung trên thế giới đang làm tăng áp lực cạnh tranh giữa các tổ chức,giữ khu vực công với khu vực tư Vì vậy, đòi hỏi các tổ chức phải có sựquan tâm thỏa đáng đến việc ứng dụng thành tựu khoa học, đổi mới kỹthuật, công nghệ để tăng chất lượng, hiệu quả hoạtđộng Khoa họccông nghệ không chỉ tác động trực tiếp đến năng suất lao động thôngqua phương tiện, công nghệ, đặc biệt là những tác động ảnh hưởng của

cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đối với quản lý nhân sự trong các tổchức.

Khách hàng: Khách hàng là mục tiêu phục vụ của tổ chức Chất

lượng của hàng hóa, dịch vụ rất quan trọng đối với khách hàng Đối vớikhu vực công thì khách hàng chính là người dân, doanh nghiệp sử dụngdịch vụ công Vì vậy, người quản lý nhất là lãnh đạo, quản lý cấpphòng là cấp cơ sở phải làm cho nhân viên hiểu nhiệm vụ của họ làhướng tới phục vụ khách hàng Muốn cho nhân viên ý thức được cácđiều đó, nhiệm vụ của các nhà lãnh đạo, quản lý là phải biết quản lýnhân lực một cách có hiệu quả, là quan tâm đến tổng hợp nhiều yếu tốchứ không phải đơn thuần là lương bổng và phúc lợi, thăng chức

➢Môi trường bên trong

Mục tiêu của tổ chức: Mỗi tổ chức đều có mục tiêu riêng, mỗi cấp

phải hiểu rõ mục tiêu của tổ chức, bộ phận phòng ban của mình Mụctiêu là một yếu tố môi trường bên trong ảnh hưởng đến các bộ phậnchuyên môn của tổ chức, nhưkế hoạch, hành chính quản trị, hoạt động,tài chính Mục tiêu tổ chức là định hướng cho các hoạt động chung vàcác hoạt động thực hiện nhiệm vụ của các cá nhân trong tổ chức

Các quy định, chế độ chính sách: Các quy định, chế độ chính sách

có một ảnh hưởng quan trọng đến cách làm việc, cách cư xử của mọingười trong tổ chức Một số chính sách ảnh hưởng đến quản lý nhân sựnhư:

• Môi trường, điều kiện làm việc an toàn, thoải mái, vệ sinh;

• Khuyến khích mọi người làm việc hết khả năng của mình;

• Các chính sách khuyến khích nhân viên làm việc đạt năng suất caodựa trênsố lượng và chất lượng

• Động viên, đánh giá, khen thưởng tạo động lực cho nhân viên làmviệctốt hơn

Văn hóa của tổ chức: Văn hóa tổ chức chỉ về một hệ thống giá trị

hay hệ thống ý nghĩa được chia xẻ, có tác động giáo dục, điều chỉnhhành vi đối với các thành viên trong tổ chức Bầu không khí văn hóa của

tổ chức tiến triển và hình thành từ các tấm gương của các lãnh đạo, từcách thức tổ chức công việc Những yếu tố khác cũng tác động tạo ravăn hóa tổ chức như, truyền thông, tạo động lực và phong cách lãnhđạo Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản trị nhân lực khác như cácđặc tính của tổ chức, tiến trình quản trị, cơ cấu tổ chức, và phong cáchquản lý cũng giúp hình thànhvăn hóa tổ chức

➢ Nhân tố con người: Nhân tố con người ở đây chính là các thànhviên trong tổ chức, là cán bộ, nhân viên Quản lý nhân sự phải nghiêncứu kỹ về năng lực, về nguyện vọng, về sở thích, những nhu cầu hammuốn khác nhau để để ra các biện pháp quản lý phù hợp Trải qua cácthời kỳ khác nhau thì nhu cầu, thị hiếu, sở thích của mỗi cá nhân cũngkhácđi, điều này tác động rất lớn đến quản trị nhân sự Nhiệm vụ củacông tác nhân sự là phải nắm được những thay đổi này để sao cho nhânviên cảm thấy thoả mãn, hài lòng, gắn bó với tổ chức

Tiền lương, thu nhập khác là nguồn thu nhập chính của nhân viên,

Người lãnh đạo, quản lý có nhiệm vụ đề ra các đường lối, phươnghướng,chiến lược phát triển cho tổ chức Người lãnh đạo, quản lý phảithường xuyên quantâm đến việc tạo bầu không khí thân mật, cởi mởtrong phòng, ban, đơn vị của mình,phải làm cho nhân viên tự hào vềđơn vị mình, có tinh thần trách nhiệm với côngviệc của mình.Người lãnhđạo, quản lý phải thu thập xử lý thông tin một cách khách quantránhtình trạng bất công vô lý gây nên sự hoang mang và thù ghét trong nộibộ

Người lãnh đạo, quản lý đóng vai trò là phương tiện thoả mãn nhu

muốn của nhân viên, biết lắng nghe ý kiến của họ, tìm ra được tiếng nóichung với họ Quản trị nhân sự đem lại kết quả như mong muốn phụthuộc rất nhiều vào tháiđộ của nhà quản lý với lợi ích chính đáng củangười nhân viên

2 Quản lý nhân sự của lãnh đạo cấp phòng

a) Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch nhân sự

- Khái niệm, vị trí, vai trò của xây dựng kế hoạch nhân sự

Khái niệm Xây dựng kế hoạch nhân lực của tổ chức là một quá trình

bao

gồm nhiều nội dung liên quan đến phân tích, đánh giá, dự báo nhu cầu đểbảo đảmcho tổ chức có đủ số lượng nhân viên bố trí đúng nơi, đúng lúcnhằm đảm bảocho tổ chức đi đến mục tiêu đã đề ra

Xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực là một quá trình giúp cho cơ

nguồn nhân lực cần có để sử dụng phù hợp và hiệu quả hơn

Vị trí Xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực giữ vị trí và vai trò trung

chất lượngcủa quản lý nguồn nhân lực

Xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực là cơ sở cho các hoạt độngđịnh biênnguồn nhân lực, tuyển dụng, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng,quản lý và phát triểnnguồn nhân lực Từ đó tạo cơ hội để mọi nhân viênlàm việc tốt hơn, hài lòng hơnvà gắn bó với cơ quan

Vai trò Trong chiến lược phát triển cơ quan, kế hoạch phát triển

luật, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ và yêu cầu phát triển cơ quan

- Kỹ năng xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch nhân lực:

+ Căn cứ để xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực:

• Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan;

• Cơ cấu tổ chức của cơ quan

• Quy trình quản lý, thực hiện nhiệm vụ;

• Công nghệ quản lý, công nghệ thực hiện chuyên môn nghiệp vụ;

• Số lượng, chất lượng nguồn nhân lực hiện có;

• Các yếu tố ảnh hưởng: môi trường quản lý điều hành; địa lý, môitrường

làm việc; trang thiết bị, điều kiện làm việc;

+ Quy trình xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch nguồn nhân lực:Việc xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch nguồn nhân lực của cơquan

gồm các bước chủ yếu sau:

Bước 1: Phân tích môi trường, mục tiêu, chiến lược hoạt động của co quan:

Phân tích môi trường để làm sáng tỏ những mặt mạnh, mặt yếu, nhữngcơ

hội và những thách thức Từ đó giúp cơ quan tận dụng được tối đa lợi

- Khi phân tích môi trường bên trong của cơ quan cần tập trung các yếutố

sau đây: Chiến lược phát triển của tổ chức; Mục tiêu phát triển của cơ

hóa tổ chức; Khả năng tài chính; Trình độ trang bị công nghệ, kỹ thuật;

đặc điểm công việc, các yêu cầu về cơ quan thực hiện công việc

- Khi phân tích môi trường bên ngoài của cơ quan cần tập trung vào cácyếu tố sau: Tình hình phát triển kinh tế-xã hội nơi cơ quan đang hoạt

luật; Môi trường văn hóa, các đặc tính dân tộc, phong tục tập quán

Để hoạt động quản lý nguồn nhân lực được hiệu quả và chủ động hơntrước

những thay đổi của các yếu tố bên ngoài đòi hỏi nhà quản lý nhân sự

tố và nguyên nhân chủ yếu tác động đến cơ quan

Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực của co quan:

Phân tích thực trạng nguồn nhân lực là công việc phải tiến hành thườngxuyên để giúp cho nhà quản lý nắm được đội ngũ nhân sự của mình và

Bước 3: Thống kê nguồn nhân lực:

Thực hiện công tác thống kê nhân sự trên cơ sở các tiêu chí cần thiếtđịnh

sẵn nhằm chỉ ra những đặc trưng chủ yếu của nguồn nhân lực như: Số

quan; Kinh nghiệm, sáng kiến trong công việc, khả năng hoàn thànhnhiệm vụ so sánh với yêu cầu của vị trí làm việc; Phẩm chất chính trị và

Tiềm năng, khả năng phát triển…

Bước 4: Phân tích công việc:

Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằmxác

định điều kiện làm việc, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực

việc và các phẩm chất, kỹ năng cần thiết phải có để thực hiện tốt côngviệc Phântích công việc là một quá trình thu thập các thông tin liênquan đến việc thực hiện nhiệm vụ (thường xuyên) cụ thể ứng với một vịtrí việc làm cụ thể

Phân tích công việc nhằm làm rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,trách

nhiệm, quy trình giải quyết công việc, các kỹ năng cần thiết theo yêu

việc để làm cơ sở cho việc giao nhiệm vụ, kiểm tra đánh giá mức độ

Bước 5: Bản mô tả vị trí việc làm:

Bản mô tả vị trí việc làm là bản mô tả vị trí, chức danh, chức năng,nhiệm

vụ, quyền hạn và trách nhiệm của một vị trí việc làm Bản mô tả vị trí

danh gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

+ Mô tả về tên gọi của vị trí việc làm, chức danh (tên vị trí, chức danh,chức

vụ); Vị trí và mối quan hệ trong sơ đồ cơ cấu tổ chức;

+ Chức năng; Nhiệm vụ, bao gồm: Nhiệm vụ chính, nhiệm vụ thườngxuyên, các nhiệm vụ khác;

+ Yêu cầu đối với nhiệm vụ: Về quy trình, quy phạm và quy định phảituân

theo; Yêu cầu về thời gian, địa điểm thực hiện; Yêu cầu về số lượng,

yêu cầu về tŕnh độ học vấn; những yêu cầu khác,…)

Bước 6: Bản tiêu chuẩn nhân sự đảm nhận công việc:

Bản tiêu chuẩn nhân sự đảm nhận công việc được xây dựng dựa trênbản

mô tả vị trí việc làm Bản tiêu chuẩn nhân sự được cụ thể hóa về: Tiêuchuẩn,

điều kiện, đặc điểm, kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm mà người được bố

nhận vị trí việc làm cần phải có để thực hiện công việc theo yêu cầu củanhiệm

vụ

Bước 7: Bản mô tả tiêu chuẩn chức danh:

Tiêu chuẩn chức danh gồm những tiêu chuẩn chung và những tiêuchuẩn

cụ thể cần thiết để thực hiện tốt công việc được giao theo vị trí việclàm, gồm:

+ Mô tả về vị trí việc làm, chức danh (tên vị trí, chức danh, chức vụ); Vịtrí

và mối quan hệ trong sơ đồ cơ cấu tổ chức;

+ Chức năng, nhiệm vụ chính;

+ Yêu cầu về sự hiểu biết (những kiến thức, kỹ năng cơ bản, những kinhnghiệm cần có, thâm niên công tác…);

+ Trình độ học vấn (văn bằng, chứng chỉ đào tạo, bồi dưỡng);

+ Những điều kiện khác (độ tuổi, giới tính, sức khỏe, hình thể, năngkhiếu,

cần thiết,…)

Bước 8: Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực:

Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực là việc ước tính nhu cầu nguồn nhân lựccần thiết của cơ quan để đáp ứng sự tăng trưởng và phát triển của cơ

tương lai Dự báo nguồn nhân lực cần thiết trong tương lai là một trong

các chứcnăng quan trọng của xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực.Đánh giá nhu cầu nhân lực trong tương lai hay dự báo nhu cầu nhân sựtương lai là nhằm đáp ứng được các mục tiêu của cơ quan đã được ghi

chiến lược phát triển cơ quan

Việc phân tích khả năng cung - cầu nhân lực cho các kế hoạch dài hạn,ngắn hạn, sẽ giúp cho cơ quan đề ra các chính sách, kế hoạch và

tham dự; nguồn kinh phí cho đào tạo, bồi dưỡng, dự tính hiệu quả của

dưỡng; chế độ chính sách; những điều kiện yêu cầu cần thiết để thực

hoạch

- Bước 9: Phân tích quan hệ cung - cầu nguồn nhân lực:

Nhu cầu nguồn nhân lực đã dự báo đòi hỏi nguồn nhân lực trong cácgiai

đoạn của kế hoạch phát triển nguồn nhân lực và cần phải tìm ra khả

trong tương lai Có hai nguồn nhân lực có thể cung cấp:+ Nguồn nhân lực từ bên trong cơ quan Đó là sự sắp xếp bố trí lại hợplý

nguồn nhân lực hiện có của cơ quan và nếu nguồn nhân lực này có thể

như vậy sẽ không cần phải tuyển thêm nhân sự mới;+ Nguồn nhân lực từ bên ngoài cơ quan là nguồn nhân lực xã hội mà cơquan có khả năng thu hút để tuyển chọn, bổ sung cho các vị trí việc làmcòn

trống

Bước 10: Xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực:

Sau khi phân tích quan hệ cung - cầu về nguồn nhân lực, các cơ quansẽ

phải xây dựng biện pháp hành động để hướng đến nguồn nhân lực

cơ quan gồm: Đào tạo, bồi dưỡng; Điều động, bổ nhiệm trong nội bộ;

từ bên ngoài; Sử dụng các nguồn lao động không thường xuyên; Sử

dụng nguồnlực theo vụ việc; Thực hiện chế độ làm thêm giờ; Thực hiện các biện

Bước 11: Triển khai thực hiện kế hoạch nguồn nhân lực:

Kế hoạch xây dựng nguồn nhân lực được cụ thể hóa thành kế hoạch cụthể

và tổ chức thực hiện như sau: Kế hoạch xây dựng bản mô tả vị trí việc

hoạch tuyển dụng; Kế hoạch nâng ngạch; Kế hoạch bổ nhiệm; Kế hoạch

bồi dưỡng; Kế hoạch tinh giản biên chế

Bước 12: Đánh giá việc thực hiện kế hoạch nguồn nhân lực, bao gồm:

Đánh giá việc thực hiện kế hoạch trên cơ sở đối chiếu mục tiêu đã

ứng yêu cầu nhiệm vụ hiện tại và trong tương lai;

Đánh giá từng nội dung cụ thể đã thực hiện và kết quả đạt được

bồi dưỡng; kế hoạch tinh giản biên chế…

Đánh giá về công tác chỉ đạo, công tác tổ chức thực hiện kế hoạch;Đánh

giá điểm mạnh, yếu và bài học kinh nghiệm trong tổ chức thực hiện;

định hướng, mục tiêu, nội dung chính cho kế hoạch giai đoạn tới

Bước 13: Phát triển nguồn nhân lực:

Phát triển nguồn nhân lực nhằm mục đích thực hiện kế hoạch xâydựng

nguồn nhân lực cơ bản, đồng bộ và có thời hạn từ 3 – 5 năm trở lên, để

- Định hướng phát triển chung; quy hoạch phát triển nguồn nhân

năng, quy mô của công tác đào tạo, bồi dưỡng;

- Tổ chức lao động khoa học và nghệ thuật bố trí sử dụng nhân lực;

triển công nghệ quản lý và phát triển công nghệ chuyên môn, kỹ thuật,

và Sự đổi mới môi trường quản lý điều hành;

- Đặc điểm, tính chất của môi trường làm việc, thân thiện, nhiệt

việc; sự đổi mới, hiện đại hóa trang thiết bị làm việc

b) Tham gia tuyển dụng nhân sự

Cần lập kế hoạch tuyển dụng, trên cơ sở đó xác định vị trí việc

công việc đưa ra yêu cầu chính xác cho các vị trí cần tuyển dụng

Thực hiện việc tuyển dụng công khai, minh bạch, đúng tiêu chuẩn,điều

kiện và yêu cầu từng vị trí cần tuyển dụng Xác định các kỹ năng và

thiết để soạn thảo ra văn bản thông báo tuyển dụng phù hợp Thực hiện

tuyển dụng chặt chẽ để lựa chọn những ứng viên tốt nhất có thể

c) Phân công công việc hiệu quả của lãnh đạo cấp phòng

- Phân công công việc

- Tổ chức công việc: Muốn tổ chức công việc cho một cơ quan và từngngười, cần phải thực hiện các việc sau đây:

+ Xác định co cấu công việc: Để xác định cách thức quản lý cơ quan,

định các nhiệm vụ, các yêu cầu cụ thể về công việc và mức độ quan

nhận biết được những cơ hội và thách thức trong tương lai

Kết quả cuối cùng là đưa ra một sơ đồ tổ chức bộ máy hợp lý và sơ đồcác

vị trí việc làm của tổ chức Sơ đồ này thể hiện rõ các cấp độ về thẩm

nhân lực, nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ

+ Chức năng nhiệm vụ và co cấu tổ chức: Chức năng nhiệm vụ và cơ

• Cụ thể hóa chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cáctổ

chức thành viên (phòng, ban, bộ phận, nhóm…)

• Xác định, thiết kế, mô tả, các vị trí việc làm, phân công và giao việccho

từng người, điều hành hoạt động các thành viên thực hiện nhiệm vụ

+ Biên chế: là số người trong một cơ quan, tổ chức và đơn vị, đồng thời

được hiểu đây là một quy định về số người tố đa được phép có thường

tiền lương để trả cho số người làm việc đó

Số lượng biên chế của một cơ quan được xác định dựa trên cơ sở:

• Tính chất, đặc điểm, mức độ phức tạp và quy mô, phạm vi, đối tượngquản lý của ngành, lĩnh vực;

• Quy trình quản lý chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của luậtchuyên ngành;

• Mức độ hiện đại hóa công sở, trang thiết bị, phương tiện làm việc vàứng

dụng công nghệ thông tin;

• Quy mô dân số, diện tích tự nhiên, trình độ phát triển kinh tế - xã hộicủa

đại phương;

• Số lượng đơn vị thành viên cấu thành trong cơ cấu tổ chức;

• Đặc điểm về an ninh chính trị, trật tự, an toàn xã hội;

• Thực tế tình hình quản lý biên chế công chức được giao của cơ quan.+ Thiết kế mô hình, Sơ đồ tổ chức bộ máy: Thiết kế mô hình đầy đủ vềtổ

chức bộ máy với các chú dẫn chi tiết còn mô tả đầy đủ đến từng vị trí

mối quan hệ chặt chẽ của tổ chức

- Xác định vị trí việc làm: Từ vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của

cơ quan; cơ cấu tổ chức; chỉ tiêu biên chế; quy trình, thủ tục, công nghệ

nhiệm vụ của cơ quan

- Xây dựng bản mô tả công việc theo từng vị trí việc làm: Dựa trên vị trí,chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức cơ quan, các yêu cầu trong côngtác

quản lý và vận hành hệ thống của cơ quan Trên cơ sở số biên chế đượcgiao,

xác định các vị trí việc làm đồng thời soạn thảo bản mô tả công việc

nhiệm Ngoài ra, bản mô tả công việc còn mô tả các kỹ năng tối thiểu

được thực hiện theo các hình thức sau:

✓Tổ chức làm việc theo sơđồ tổ chức hành chính, phân theo cấp hànhchính;

✓Tổ chức làm việc theo dây chuyền công nghệ, hoặc theo các bước của

✓Tổ chức làm việc theo cơ chế chuyên viên, chuyên gia;

✓Tổ chức làm việc theo cơ chế phối hợp chung

- Giao việc: Giao việc là việc người quản lý, người có trách nhiệm điềuphối công việc giao những phần việc cho nhân viên có thể thực hiện

được thực hiện theo các hình thức sau:

+ Quyết định bổ nhiệm giữ chức vụ; Quyết định điều động, phân côngcôngtác;

+ Hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động; Bản mô tả vị trí việc làm;+ Các quy định, quy chế, quy trình, quy tắc thực hiện và giải quyếtcông

việc; chế độ thông tin, thống kê, báo cáo, kiểm tra, thanh tra; chế độ kỷ

3 Phát triển nhân sự của lãnh đạo cấp phòng

a) Đào tạo, bồi dưỡng nhân viên

- Một số khái niệmvề đào tạo, bồi dưỡng

Đào tạo trong cơ quan, tổ chức nhà nước được hiểu là hoạt động trang

bị kiến thức nghề nghiệp để lấy bằng cấp chứng chỉ trình độ và trang bị,rèn

luyện các kỹ năng quản lý, kỹ năng thực hiện công việc cho công chức

học tập nâng năng lực thực thi nhiệm vụ, đáp ứng nhu cầu về nhân lực

tương lai của tổ chức, đồng thời làm cho họ đáp ứng công việc khi

việc, luân chuyển, đề bạt thăng tiến

b) Hướng dẫn nhân viên

- Khái niệm, lợi ích của hoạt động hướng dẫn nhân viên:Hướng dẫn là quá trình phát triển năng lực của công chức thông qua

thể nói đây là yếu tố động viên nhân viên làm việc hăng say, là công cụ

+ Bước 1: Đánh giá năng lực nhân viên: (1) Xác định yêu cầu năng lực

cho từng vị trí việc làm; (2) đánh giá năng lực hiện tại của người công

so sánh năng lực hiện tại của công chức với yêu cầu năng lực cần có để

công việc, từ đó rút ra những yêu cầu cần kèm cặp, hướng dẫn

+ Bước 2: Lập kế hoạch kèm cặp, hướng dẫn: (1) Đối tượng cần kèm

cặp,

hướng dẫn có thể là công chức mới tuyển, công chức mới nhận nhiệm

phòng hiểu rõ điểm mạnh và hạn chế của người công chức, tạo điều

chức phát huy và chỉ can thiệp khi cần thiết, có ý kiến tổng hợp cho

hướng dẫn công chức làm việc

+ Bước 4: Theo dõi và điều chỉnh: Bám sát với những nội dung kèm cặp,

hướng dẫn nhân viên, đánh giá sự tiến triển, khen thưởng khi có kết quả

đưa ra điều chỉnh cần thiết

Một số điểm cần lưu ý: Lãnh đạo phòng cần thường xuyên kèm cặp,hướng

dẫn nhân viên một cách có hệ thống Trong suốt tiến trình này, niềm tin

đạo phòng và người công chức dưới quyền là cơ sở quan trọng bảo đảm

công của việc kèm cặp, hướng dẫn nhân viên

c) Kỹ năng đào tạo, bồi dưỡng và hướng dẫn nhân viên

Quy trình đào tạo, bồi dưỡng và hướng dẫn nhân viên có 4 bước cơ bảnlà

(1) Xác định nhu cầu ĐTBD và hướng dẫn nhân viên, (2) Lập kế hoạch

hướng dẫn nhân viên, (3) Thực hiện kế hoạch ĐTBD và hướng dẫn nhân

Đánh giá kết quả ĐTBD và hướng dẫn nhân viên

- Xác định nhu cầu ĐTBD và hướng dẫn nhân viênQuá trình xác địnhnhu cầu ĐTBD và hướng dẫn nhân viên tuân theo cácbước sau:

• Xác định phương án, cách thức tiến hành

• Lập kế hoạch xác đinh nhu cầu

• Phân tích tổ chức, khảo sát thu thập và xử lý thông tin

• Xác định năng lực cần có cho từng vị trí công việc

• Xác định mức độ năng lực hiện có

• Đánh giá nhu cầu ĐTBD và hướng dẫn nhân viên

• Tổng hợp, Báo cáo kết quả

- Lập kế hoạch ĐTBD và hướng dẫn nhân viên: Việc lập kế hoạch ĐTBD

và hướng dẫn nhân viên bao gồm các bướcnhư sau:

• Thu thập, tổng hợp và phân tích thông tin về tổ chức

• Trình duyệt, thông qua chính thức bản kế hoạch

- Thực hiện kế hoạch đào tạo bồi dưỡng và hướng dẫn nhân viên

d)Tạo động lực làm việc của lãnh đạo cấp phòng

- Sự cần thiết tạo động lực làm việcĐộng lực làm việc là sự khao khát, tự nguyện của người lao động đểtăng

cường nỗ lực nhằm hướng tới một mục tiêu, kết quả, đó là những nhân

động

Tạo động lực là sự vận dụng hệ thống các chính sách, biện pháp, cáchthức

quản lý nhằm tác động tới nhân viên, làm cho người nhân viên có động

công việc, giúp họ hài lòng hơn với công việc hiện tại và mong muốn

được đóng góp nhiều hơn nữa cho tổ chức

Động lực là một trạng thái bên trong con người có thể nhận biết đượcthông

qua những biểu hiện của con người như: nhận thức, thái độ, hành vi

Tạo động lực cho người nhân viên làm cho họ yêu công việc hơn, gắn bóvới tổ chức hơn và họ hiểu được đạt được mục tiêu gì cho cá nhân và tổ

đó thúc đẩy động cơ làm việc của họ.Thông qua những công việc cụ thể mà mỗi người nhân viên đang đảmnhiệm, thể hiện thái độ nhiệt tình, hăng hái đối với công việc và tin

- Các cách thức tạo động lực làm việc:

+ Một số cách thức tạo động lực làm việc chung, của hệ thống

• Chính sách chế độ đào tạo bồi dưỡng

• Các chính sách chế độ phúc lợi cho nhân viên

• Cơ chế chính sách đánh giá, khen thưởng

• Các quy định, chế độ khác liên quan đến tuyên dụng, quy hoạch, bổ

+ Các cách thức tạo động lực làm việc của cơ quan, tổ chức

• Xây dựng môi trường, điều kiện làm việc tốtĐiều kiện và môi trường làm việc bao gồm: cơ sở vật chất, phương tiện,trang thiết bị máy móc phục vụ công việc, môi trường, điều kiện không

việc, …; cơ chế điều hành, quan hệ lãnh đạo - nhân viên, quan hệ nhân

Tạo ra điều kiện làm việc tốt và xây dựng môi trường làm việc lànhmạnh

là một trong những nhiệm vụ hàng đầu mà cơ quan, đơn vị phải quan

đặc điểmtâm lý cũng như năng lực sở trường, sở đoản của mỗi nhân viên của

trí, sắp xếp công việc cho phù hợp, phát huy tối đa sức mạnh của từng

cả tập thể Cần chú ý một số nội dung sau:

✓Phân tích ý nghĩa hoạt động của nhân viên;

✓Cung cấp cho nhân viên bản mô tả công việc và trách nhiệm rõ ràng;

✓Cho và nhận thông tin phản hồi kết quả làm việc liên tục

• Xây dựng văn hóa tổ chức gắn kết, theo đuổi mục tiêuVăn hóa tổ chức ảnh hưởng rất lớn đến quan điểm, lề lối, phong cách,làm

việc của nhân viên Nó vừa là yếu tố thúc đẩy, đồng thời cũng có thể là

Cần chú ý một số nội dung như sau:

✓Lắng nghe, tập trung, và tôn trọng nhu cầu của nhân viên;

✓Lấy hiệu quả công việc làm thước đo năng lực làm việc

• Phong cách của nhà lãnh đạo khuyến khích, dân chủPhong cách lãnh đạo gồm: Phong cách lãnh quyền uy, độc đoán; phongcách dân chủ và phong cách ủy quyền Phong cách lãnh đạo độc đoán

dân chủ thực hiện trao đổi, bàn luận khi ra quyết định, nhà lãnh đạo

✓Thiết lập các chính sách công bằng hỗ trợ các mục tiêu của đơn vị;

✓Lấy thông tin đầu vào liên tục từ nhân viên;

✓Quản lý, nhưng không quản lý sát sao;

✓Thay đổi phương pháp quản lý đối với các nhân viên khác nhau;

✓Cho nhân viên cơ hội phát triển bản thân;

✓Kỷ luật nghiêm minh, sa thải khi cần thiết

- Đánh giá hiệu quả biện pháp tạo động lực làm việcĐánh giá hiệu quả biện pháp tạo động lực làm việc là tổng thể các quanđiểm, mục tiêu và giải pháp nhằm xác định rõ thành tích, kết quả thực

do kết quả của các biên pháp tạo động lực tác động.Đánh giá hiệu quả biện pháp tạo động lực thông qua tinh thần thái độ

Thông qua trao đổi, phỏng vấn đa chiều với cán bộ lãnh đạo, quản lý,với người nhân viên, đồng nghiệp, với khách hàngĐánh gia qua điều tra khảo sát đối với những biên pháp tạo động lực

4 Kỹ năng xây dựng và phát triển mối quan hệ công tác

a) Kỹ năng phối hợp trong công tác của lãnh đạo phòng

- Vai trò của phối hợp trong công tác

Phối hợp chính là quá trình làm việc cùng nhau của một nhóm ngườihay

của các tổ chức nhằm đạt mục đích nào đó Mục đích của việc phối hợptrong

công tác nhằm tăng cường trách nhiệm, năng lực tổ chức thực hiện và

lượng và hiệu quả của hoạt động thực thi công vụ

Phối hợp có vai trò điều kiện để tổ chức hoạt động hiệu quả

Mỗi tổ chức và mỗi phòng, ban đều có chức năng nhiệm vụ riêng, mỗicá

nhân đều được phân công, phân nhiệm rõ ràng nên rất cần một quy chế

Phối hợp đóng vai trò là quá trình liên kết các hoạt động hỗ trợ, hợp tác lẫn nhau

Phối hợp trong công tác các cơ quan nhà nước là quá trình liên kết cáchoạt

động hỗ trợ, hợp tác lẫn nhau của cán bộ, công chức, viên chức nhằm

Phối hợp là kết nối, tương hỗ, cộng tác giữa các bên liên quan trongthực thi nhiệm vụ có yêu cầu cộng tác l;àm việc cùng nhau hướng tới

- Khái niệm phối hợp

Phối hợp trong công tác là hoạt động hỗ trợ lẫn nhau của các cơ quanliên

quan, các cán bộ, công chức, viên chức và các tổ chức khác trong xã hội

hiện nhiệm vụ nhà nước giao, bảo đảm cho xã hội được điều hoà, điều