TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ LUẬT KHOA KINH TẾ ĐỐI NGOẠI CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH SAVINO DEL BENE VIỆT NAM GVHD TH S NGUYỄN VĂN NÊN SVTH TRẦN UYÊN THI MSSV K174020193 TP HCM THÁNG 52021 MỤC LỤC MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG DANH MỤC HÌNH DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1 Lý do lựa chọn đề tài 1 2 Mục tiêu nghiên cứu 1 3 Phương pháp nghiên cứu 2 4 Hạn chế của đề tài 2 5 Kết cấu của đề tài 2 6 Mô tả vị trí thực tập.
Lý do lựa chọn đề tài
Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam phát triển mạnh mẽ, hoạt động xuất nhập khẩu đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng sâu sắc đến toàn bộ nền kinh tế và mang lại lợi ích đáng kể cho quốc gia, đặc biệt là các nước đang phát triển như Việt Nam Để đảm bảo hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra thuận lợi và hiệu quả, quy trình tổ chức và thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa cần được tiến hành một cách logic, khoa học và chuyên nghiệp Điều này không chỉ thúc đẩy buôn bán mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu.
Tại Việt Nam, Savino Del Bene là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực giao nhận vận tải quốc tế, với hơn một thập kỷ hoạt động uy tín Công ty chú trọng vào việc tuyển dụng và đào tạo thực tập sinh, nhằm phát hiện và phát triển nguồn nhân lực phù hợp Đây là môi trường lý tưởng cho những người chưa có nhiều kinh nghiệm.
Đề tài "Phân tích quy trình tổ chức và thực hiện nghiệp vụ nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH Savino Del Bene Việt Nam" nhằm đưa ra các giải pháp cải thiện chất lượng hoạt động nhập khẩu hàng không.
Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu chính của bài viết là cung cấp cái nhìn tổng quát về hoạt động nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không tại công ty TNHH Savino Del Bene Việt Nam Qua đó, bài viết sẽ đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng của hoạt động nghiệp vụ này.
- Mục tiêu cụ thể: Để đạt được mục tiêu chung, đề tài thực hiện những mục tiêu cụ thể như sau:
Vận dụng kiến thức lý thuyết về giao nhận hàng hóa trong thực tiễn không chỉ giúp nâng cao hiểu biết mà còn gia tăng kinh nghiệm cá nhân.
Bài viết này tập trung vào việc thu thập tài liệu và phân tích những thành quả cũng như hạn chế trong hoạt động nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không tại công ty TNHH Savino Del Bene Việt Nam.
Phương pháp nghiên cứu
Để nghiên cứu và phân tích quy trình tổ chức cũng như thực hiện nghiệp vụ nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH Savino Del Bene Việt Nam, đề tài này sẽ tập trung vào các bước quan trọng trong quy trình, từ việc chuẩn bị hồ sơ đến việc vận chuyển và thông quan hàng hóa.
Phương pháp tổng hợp là cách thu thập dữ liệu sơ cấp và thứ cấp từ trang thông tin điện tử của công ty, cũng như các báo cáo tổng kết và báo cáo tài chính Mục đích của phương pháp này là cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong những năm gần đây.
Phương pháp phân tích số liệu là quá trình sử dụng kiến thức đã học để thực hiện các thao tác phân tích và đánh giá dữ liệu thu thập được Mục tiêu của việc này là làm rõ trình tự quy trình thực hiện hoạt động nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không của doanh nghiệp.
Hạn chế của đề tài
Trong quá trình nghiên cứu, bài viết gặp phải hạn chế về số liệu và các quy định bảo mật thông tin khách hàng từ công ty Bên cạnh đó, một số đánh giá có tính chủ quan, khiến cho nghiên cứu chưa phản ánh chính xác tình hình hoạt động của doanh nghiệp.
Kết cấu của đề tài
Chương 1: Giới thiệu về công ty TNHH Savino Del Bene Việt Nam
Chương 2: Phân tích quy trình tổ chức và thực hiện nghiệp vụ nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH Savino Del Bene Việt Nam
Chương 3: Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động nhập khẩu hàng hóa tại công ty TNHH Savino Del Bene Việt Nam
Mô tả vị trí thực tập
Trong ba tháng thực tập tại Công ty TNHH Savino Del Bene Việt Nam, tôi đã làm việc tại Bộ phận Chứng từ, nơi chăm sóc khách hàng và xử lý yêu cầu làm chứng từ cho các lô hàng xuất nhập khẩu bằng đường hàng không Tôi xin chân thành cảm ơn chị Nguyễn Thị Thu Dung, trưởng phòng xuất nhập khẩu hàng không, cùng các anh chị đã nhiệt tình hướng dẫn, cung cấp số liệu và chia sẻ kinh nghiệm quý báu trong suốt quá trình thực tập.
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH SAVINO DEL BENE VIỆT NAM
Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Savino Del Bene Việt Nam giai đoạn 2018-2020
KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH SAVINO DEL BENE VIỆT NAM
2.1 Tổng quát quy trình tổ chức và thực hiện nghiệp vụ nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH SDB Việt Nam
Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu qua đường hàng không tại mỗi công ty có sự khác biệt, nhưng đều tuân theo quy trình chuẩn chung Công ty Savino Del Bene đã nỗ lực cải thiện quy trình này để trở nên hoàn thiện, đơn giản và tiết kiệm chi phí trong nhiều năm qua.
Hiện nay, nhiều hợp đồng giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không được thực hiện bởi nhân viên kinh doanh, với các lô hàng thường mua theo giá FOB, tức là người mua sẽ chịu chi phí vận chuyển Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không được chia thành 9 bước cơ bản, giúp đảm bảo tính hiệu quả và chính xác trong quá trình vận chuyển.
Hình 2.1 Sơ đồ quy trình tổ chức và thực hiện nghiệp vụ nhập khẩu hàng khai thác bằng đường hàng không tại công ty TNHH SDB Việt Nam
Nguồn: Phòng chứng từ hàng không (2021)
Các bước cụ thể trong quy trình tổ chức và thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu khai thác được thực hiện tổng quát như sau:
PHÂN TÍCH QUY TRÌNH THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH SAVINO DEL
Tổng quát quy trình tổ chức và thực hiện nghiệp vụ nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH SDB Việt Nam
Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu qua đường hàng không ở mỗi công ty có những điểm khác nhau, nhưng đều tuân theo quy trình chuẩn hóa chung Savino Del Bene đã nỗ lực cải thiện quy trình này trong những năm qua, nhằm mang lại sự hoàn thiện, đơn giản và tiết kiệm chi phí nhất cho khách hàng.
Hiện nay, nhiều hợp đồng giao nhận hàng hóa nhập khẩu qua đường hàng không được thực hiện bởi nhân viên kinh doanh, với giá FOB (người mua chịu cước vận chuyển), được gọi là “hàng nhập khai thác” Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu này bao gồm 9 bước cụ thể.
Hình 2.1 Sơ đồ quy trình tổ chức và thực hiện nghiệp vụ nhập khẩu hàng khai thác bằng đường hàng không tại công ty TNHH SDB Việt Nam
Nguồn: Phòng chứng từ hàng không (2021)
Các bước cụ thể trong quy trình tổ chức và thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu khai thác được thực hiện tổng quát như sau:
Bước 1: Nhân viên kinh doanh tìm kiếm khách hàng, làm hợp đồng và chốt đơn hàng
- Trường hợp 1: Công ty ký hợp đồng với đại lý ở nước ngoài
Nhân viên Sales của Công ty Savino Del Bene chủ động liên hệ với các đại lý nước ngoài để thu thập thông tin chi tiết về lô hàng Sau đó, họ gửi bảng chào giá cho các đại lý, dựa trên giá chào từ các hãng tàu và bảng giá tiêu chuẩn của công ty về phụ phí địa phương Bảng báo giá chi tiết bao gồm các khoản phí như cước vận tải, phí chứng từ, phí làm hàng, phí soi, phí lao vụ và hoa hồng đại lý Nhân viên có thể điều chỉnh giá linh hoạt cho đại lý nước ngoài nhưng vẫn đảm bảo đạt chỉ tiêu Bảng giá tiêu chuẩn về phụ phí địa phương của công ty được trình bày cụ thể trong bảng kèm theo.
Bảng 2.1 Bảng giá tiêu chuẩn về phụ phí địa phương của Savino Del Bene
Phụ phí hàng không Trị giá Ghi chú
Phí soi X-ray là 0,07 USD/kg với mức tối thiểu 10 USD cho mỗi đơn hàng Phí lao vụ được tính là 0,017 USD/kg, với mức tối thiểu 15 USD cho mỗi đơn hàng Phí lưu kho sẽ được áp dụng tùy thuộc vào tình hình thực tế.
Khi đại lý nước ngoài đồng ý với mức giá, đại diện hợp pháp của các bên sẽ gặp nhau để thỏa thuận và xác định các điều khoản hợp đồng Sau khi đạt được sự đồng thuận, hợp đồng sẽ được ký kết sau khi được phê duyệt bởi ban giám đốc Các điều khoản trong hợp đồng ràng buộc quyền và trách nhiệm của hai bên, quy định rõ về giá cả và phương thức thanh toán, giúp giải quyết tranh chấp nếu xảy ra Nhờ vào sự chặt chẽ này, khiếu nại của khách hàng ít khi xảy ra Trong trường hợp không thể ký trực tiếp, công ty sẽ lập dự thảo hợp đồng với yêu cầu cụ thể và thời hạn trả lời từ đại lý nước ngoài Hợp đồng sẽ có giá trị pháp lý khi cả hai bên nhận được tài liệu thể hiện sự thỏa thuận về các điều khoản chính.
- Ký hợp đồng với khách hàng dịch vụ
Nhân viên kinh doanh của công ty luôn tìm kiếm khách hàng có nhu cầu về giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu, đồng thời thu thập thông tin về loại hàng, số lượng, thị trường và các dịch vụ kèm theo Nếu đáp ứng được khả năng của công ty, hai bên sẽ thảo luận và ký kết hợp đồng với các điều khoản rõ ràng Sau khi hợp đồng được ký, nhân viên Sales sẽ chuyển chứng từ cho bộ phận chứng từ để thực hiện các công việc theo hợp đồng đã ký.
Bước 2: Nhân viên bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ nhận thông tin đơn hàng
SI từ nhân viên kinh doanh
Sau khi ký hợp đồng dịch vụ, nhân viên kinh doanh sẽ nhập thông tin chính về đơn hàng vào SOP và gửi cho nhân viên chứng từ Nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ ghi nhận cẩn thận các thông tin quan trọng liên quan.
+ Tên đơn vị xuất khẩu/ nhập khẩu
+ Giá mua dịch vụ/ giá bán dịch vụ
+ Thông tin đơn hàng: số lượng (số kiện, số ký); kích thước hàng hóa; gross weight
+ Điều kiện giao hàng: điều khoản Incoterm (Đối với hàng nhập khai thác, công ty thường sử dụng điều kiện EXW hoặc FOB)
+ Cảng bay đi/ cảng bay đến
Các yêu cầu đặc biệt bao gồm công nợ và tên hàng yêu cầu Đối với hàng lạnh và hàng tươi sống, cần chú ý đến yêu cầu về nhiệt độ và độ thông gió phù hợp với đặc điểm của từng loại hàng hóa cụ thể.
Bước 3: Nhân viên bộ phận chăm sóc khách hàng gửi Booking instruction cho đại lý nước ngoài
Sau khi nhận thông tin lô hàng từ nhân viên kinh doanh, nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ cung cấp các thông tin cần thiết như tên hàng, tuyến đường vận tải, số lượng, trọng tải, tình trạng lô hàng và yêu cầu đặc biệt cho đại lý nước ngoài Đại lý sẽ tiến hành book chuyến bay phù hợp với yêu cầu đơn hàng Ngay sau khi có thông tin booking từ công ty, đại lý nước ngoài sẽ gửi email phản hồi kèm theo số booking và lịch trình vận chuyển để hỗ trợ quản lý quá trình giao nhận lô hàng.
Bước 4: Theo dõi hàng hóa trước khi lên máy bay là rất quan trọng Đại lý, khách hàng và nhân viên Customer Service cần liên tục trao đổi để chọn lịch bay và hãng bay phù hợp với điều kiện hàng hóa Sau khi xác định được lịch trình, việc theo dõi tình hình hàng hóa với đại lý và cập nhật thông tin cho khách hàng là cần thiết để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
- Ngày hàng hóa sẵn sàng ở cảng bay đi
- Ngày nhận hàng từ người bán
- Ngày hàng về tới kho của đại lý
Nếu có sự chậm trễ trong lịch bay, cần yêu cầu đại lý nước ngoài can thiệp Đồng thời, nhân viên chăm sóc khách hàng phải liên tục theo dõi và cập nhật thông tin về lịch trình lô hàng cho cả khách hàng và nhân viên kinh doanh Đây là kết thúc trách nhiệm của nhân viên chăm sóc khách hàng trong ngành hàng không.
Bước 5: Nhân viên chứng từ nhận và kiểm tra Pre-alert từ đại lý
Sau khi lựa chọn hãng bay phù hợp với yêu cầu của khách hàng, đại lý sẽ gửi pre-alert bao gồm MAWB, HAWB và manifest Nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra các thông tin quan trọng để phát hiện lỗi Nếu có sai sót, đại lý cần nhanh chóng chỉnh sửa để tránh phát sinh chi phí Các nghiệp vụ cần thực hiện bao gồm việc kiểm tra và xác nhận thông tin.
- Kiểm tra lỗi chính tả trên MAWB; HAWB
- Kiểm tra mức độ thực hiện các yêu cầu đặc biệt của khách hàng
- Kiểm tra sự phù hợp, độ chính xác giữa các chứng từ, bao gồm cả cargo manifest
- Kiểm tra đối chiếu với hóa đơn thương mại của đại lý, so sánh với tiền cước,
Bước 6: Theo dõi hàng hóa sau khi hàng lên máy bay
Theo dõi lịch trình bay trực tuyến giúp cập nhật thông tin cho khách hàng một cách liên tục và đảm bảo phát hành chứng từ chính xác Để kiểm tra thông tin hành trình chuyến bay, hãy truy cập website [track-trace](https://www.track-trace.com/) và nhập số B/L vào ô tương ứng.
Trước khi hàng hóa về 1 ngày, nhân viên chứng từ cần tạo thông báo hàng đến và gửi cho consignee, giúp họ chuẩn bị lấy hàng kịp thời nhằm tránh phát sinh phí lưu kho.
Khi hàng hóa về, cần theo dõi thông tin lô hàng với kho hàng (TCS/SCSC) để kiểm tra số lượng, nhãn mác và tình trạng cụ thể khi hàng cập cảng Nếu sau 7 ngày khách hàng chưa đến thanh toán và nhận hàng, nhân viên chứng từ phải gửi email nhắc nhở khách hàng và thông báo cho nhân viên kinh doanh Nếu sau 15 ngày vẫn không nhận được phản hồi, nhân viên khách hàng sẽ gửi thông báo chính thức bằng văn bản mẫu của công ty cho khách hàng.
Bước 7: Lập hồ sơ lưu trữ thông tin hàng trên phần mềm L-Shipping
Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình thực hiện các nghiệp vụ hoạt động nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty
SDB Việt Nam sở hữu hàng trăm đại lý trải rộng toàn cầu, nhiều đại lý nằm gần các hãng tàu và sân bay lớn, giúp công ty có số lượng hàng chỉ định vượt trội so với hàng thường Đây là một lợi thế quan trọng mà công ty cần khai thác triệt để trong thời gian tới.
Trụ sở chính của công ty tọa lạc tại Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh, với vị trí thuận lợi gần sân bay Tân Sơn Nhất và cảng Cát Lái Sự thuận tiện trong việc di chuyển này không chỉ hỗ trợ công tác của nhân viên mà còn tối ưu hóa quy trình làm việc với các phòng chứng từ và chứng nhận.
Mặc dù công ty hoạt động ở quy mô vừa, nhưng điều này đã hạn chế năng suất làm việc, đặc biệt vào mùa cao điểm gần Tết Tình trạng quá tải thường xuyên xảy ra dẫn đến gia tăng các vấn đề như hàng hóa hư hỏng, thiếu hụt chứng từ và thông tin không khớp nhau Nguyên nhân chính là do lượng hàng nhập tăng cao trong khi số lượng nhân viên chỉ đủ để đáp ứng nhu cầu, buộc họ phải làm thêm giờ trong thời gian cao điểm.
Công ty, mặc dù có quy mô hoạt động vừa, nhưng rất chú trọng đến cơ sở vật chất Mỗi tầng đều được trang bị thiết bị chuyên dụng và bố trí bàn ghế, máy tính một cách chuyên nghiệp, đảm bảo mỗi nhân viên có khu vực làm việc riêng phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của họ Đặc biệt, công ty còn lắp đặt máy tính cho sinh viên thực tập, tạo điều kiện tối đa cho sự phát triển của họ.
Môi trường làm việc tại phòng chứng từ hàng không của công ty rất chuyên nghiệp, với kỷ luật và tính nhất quán được đặt lên hàng đầu Đội ngũ nhân viên chủ yếu từ 25 tuổi trở lên, cùng với một số ít trẻ tuổi nhưng đã có 2-3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics, nhờ quá trình thực tập tại SDB Việt Nam Giám đốc và trưởng phòng có từ 8 đến 10 năm kinh nghiệm trong ngành giao nhận quốc tế, đủ khả năng xử lý mọi tình huống phát sinh Mỗi nhân viên đều thể hiện sự chuyên nghiệp và tích cực trong công việc.
Mặc dù cơ hội giao thương quốc tế ngày càng thuận lợi trong thời đại hội nhập, nhưng số lượng nhân viên có chuyên môn về ngôn ngữ, logistics hoặc xuất nhập khẩu vẫn còn hạn chế Để ký kết hợp đồng với doanh nghiệp nước ngoài, điều quan trọng hàng đầu là đội ngũ nhân viên phải thông thạo ngôn ngữ quốc tế, đặc biệt là tiếng Anh.
Đánh giá quy trình tổ chức hoạt động nhập khẩu của công ty
Công ty áp dụng mô hình quy trình giao nhận nhanh chóng với từng vị trí và chức năng được phân công rõ ràng cho nhân viên, giúp tách biệt việc xử lý đơn hàng từ khách hàng Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn cho phép nhân viên hỗ trợ lẫn nhau khi cần thiết.
Để đảm bảo tính chính xác của thông tin lô hàng và thông tin khách hàng, tất cả các bước trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu đều được thực hiện trực tiếp bởi nhân viên của công ty.
Đội ngũ nhân viên trẻ trung, nhiệt huyết và sáng tạo, luôn nỗ lực học hỏi và tiếp thu nhanh chóng kiến thức chuyên môn Trưởng bộ phận công ty luôn theo dõi sát sao quá trình làm việc và quy trình giao nhận hàng hóa, sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của nhân viên.
Quá trình xử lý chứng từ hiện tại gặp phải lãng phí và khó khăn trong việc tìm kiếm hồ sơ, trong khi việc ghi chép báo cáo vẫn còn thủ công Điều này dẫn đến sơ suất trong kiểm tra thông tin chứng từ lô hàng Hơn nữa, sự thiếu linh hoạt trong việc liên hệ với khách hàng kịp thời khi xảy ra trục trặc hoặc thay đổi đột xuất cũng là một vấn đề cần được khắc phục.
- Phần mềm thường xuyên bị lỗi, làm gián đoạn quá trình làm việc
Một số nhân viên vẫn chưa thể hiện tinh thần làm việc tích cực và chủ động trong việc học hỏi, dẫn đến thiếu kinh nghiệm trong quá trình thực hiện công việc Điều này gây ra khó khăn trong việc xử lý các vấn đề phát sinh.
Công ty chưa kiểm soát hiệu quả sự thay đổi của các yếu tố bên ngoài, bao gồm các đối tác như đại lý nước xuất khẩu, hãng bay và nhà vận chuyển.
- Chưa cập nhật kịp thời, nhạy bén, các quy định, điều luật đổi mới liên tục
Chương này phân tích quy trình giao nhận đơn hàng tại Công ty TNHH Savino Del Bene trong giai đoạn 2018-2020, làm nổi bật các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình Qua đó, bài viết nêu rõ ưu điểm, nhược điểm và nguyên nhân hạn chế trong nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không.
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY
Cơ sở đề xuất giải pháp
Bài nghiên cứu này đề xuất các giải pháp chính sách nhằm tăng cường hoạt động nhập khẩu tại công ty TNHH Savino Del Bene, dựa trên kết quả phân tích quy trình nhập khẩu bằng đường hàng không Qua việc xem xét các yếu tố ảnh hưởng, nghiên cứu đã xác định được điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các giải pháp để khắc phục những nhược điểm còn tồn tại.
Một số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động giao nhận vận tải quốc tế tại công ty23 1 Hạn chế, phòng ngừa sai sót, rủi ro trong hoạt động, tạo mối quan hệ tốt với đơn vị vận chuyển và khách hàng
3.2.1 Hạn chế, phòng ngừa sai sót, rủi ro trong hoạt động, tạo mối quan hệ tốt với đơn vị vận chuyển và khách hàng
- Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các đơn vị vận chuyển như hãng tàu/hãng bay, hải quan sân bay
- Nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm thời gian và công sức khắc phục sai sót
Nâng cao uy tín trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất khẩu qua đường hàng không là rất quan trọng, đồng thời xây dựng mối quan hệ tốt với các đơn vị vận tải hàng không sẽ giúp cải thiện hiệu quả logistics và tăng cường sự tin cậy từ khách hàng.
Khi lựa chọn hãng bay và đại lý vận chuyển, cần ưu tiên những đơn vị uy tín để đảm bảo chất lượng dịch vụ tương xứng với chi phí Việc chọn dịch vụ quá rẻ mà không xem xét đến chất lượng có thể dẫn đến nguy cơ hư hại hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
Công tác chứng từ của bộ phận chứng từ cần được thực hiện một cách chính xác và kỹ lưỡng để tránh sai sót trong việc ghi thông tin về hàng hóa trong dịch vụ giao nhận của công ty.
3.2.2 Hoàn thiện chất lượng cung cấp dịch vụ
Giải pháp này nhằm cải thiện từng bộ phận trong công ty, giúp nhận diện nguyên nhân gây trở ngại hoặc chậm trễ trong cung ứng dịch vụ Qua đó, tạo ra cái nhìn tổng thể hơn để củng cố nghiệp vụ nhập khẩu.
Giải pháp đưa ra như sau:
Trong quá trình lập chứng từ, nhân viên cần thường xuyên cập nhật thông tin từ các văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước và kiến thức mới về thủ tục hải quan, đồng thời tuân thủ nghiêm ngặt các quy định liên quan.
Để hạn chế sai sót trong quá trình xử lý chứng từ, nhân viên cần nhanh chóng kiểm tra bộ chứng từ ngay sau khi nhận được, nhằm kịp thời liên hệ với khách hàng để bổ sung và chỉnh sửa các lỗi phát sinh.
Để nâng cao chất lượng hệ thống chứng từ, công ty cần kiểm tra và nâng cấp định kỳ phần mềm nhập liệu L-shipping Việc chú ý đến những bất cập trong quá trình làm việc sẽ giúp tìm kiếm các giải pháp thay thế, từ đó giảm thiểu thời gian làm việc Nhân viên chứng từ cần nắm rõ thời gian giao hàng thực tế của từng nhà cung cấp và thông báo kịp thời cho bộ phận Sales về tình hình hàng hóa để tránh rủi ro Họ cũng nên giao tiếp rõ ràng với các đối tác, đặc biệt là trong các kỳ nghỉ lễ của đại lý nước ngoài, nhằm tránh việc nhà cung cấp gặp khó khăn trong kế hoạch sản xuất và giao hàng.
Việc vận chuyển hàng hóa của hãng bay phụ thuộc vào nhiều yếu tố, đòi hỏi nhân viên phải theo dõi lịch bay một cách chặt chẽ và xử lý linh hoạt các tình huống Điều này giúp họ kịp thời liên lạc với khách hàng và sắp xếp giải quyết các vấn đề phát sinh Đặc biệt, trong mùa cao điểm, việc tăng cường phương tiện vận chuyển hàng hóa là cần thiết để phục vụ khách hàng một cách tốt nhất.
3.2.3 Đào tạo nguồn nhân lực
Mục tiêu chính là tối ưu hóa nguồn lực hiện có và nâng cao hiệu quả doanh nghiệp, đồng thời giúp nhân viên nắm vững các nghiệp vụ làm hàng Trình độ chuyên môn của nhân viên không chỉ nâng cao uy tín mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong tương lai.
- Tuyển dụng thêm lực lượng nhân viên có chuyên môn cao, cắt giảm lực lượng lao động không có năng lực, kém hiệu quả
Công ty cần tổ chức thường xuyên các buổi thảo luận và trao đổi kinh nghiệm để nâng cao chuyên môn cho nhân viên Đồng thời, tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các khóa đào tạo nâng cao liên quan đến nghiệp vụ.
Trong mùa cao điểm, công ty nên xem xét việc tuyển thêm sinh viên thực tập để hỗ trợ công việc liên quan đến chứng từ và hiện trường Việc chia sẻ công việc với nhân viên cũ không chỉ giúp hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng và hiệu quả, mà còn tạo cơ hội học hỏi cho sinh viên Điều này cũng giúp công ty phát hiện những nhân tố tiềm năng để đào tạo thành nhân viên chính thức trong tương lai.
Nhân viên nên thường xuyên giao tiếp với khách hàng để nắm bắt ý kiến và nhu cầu của họ, từ đó giúp công ty nâng cao uy tín về chất lượng và thời gian dịch vụ Việc này không chỉ đảm bảo thực hiện tốt các yêu cầu của khách hàng mà còn góp phần vào việc kiểm tra và đánh giá lại chất lượng dịch vụ Điều này sẽ củng cố và nâng cao chất lượng cung cấp, đồng thời duy trì và thiết lập mối quan hệ kinh doanh bền vững.
Chương này nhằm mục đích đề xuất các chiến lược và giải pháp hiệu quả để khắc phục những trở ngại trong quy trình giao nhận của công ty Qua đó, công ty sẽ củng cố và hoàn thiện hệ thống dịch vụ, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng, đồng thời nâng cao vị thế trong môi trường kinh doanh cạnh tranh.
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt của nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp cần có định hướng và chiến lược riêng để tồn tại và phát triển Công Ty TNHH Savino Del Bene cần xây dựng một chiến lược phát triển rõ ràng nhằm tận dụng tối đa cơ hội và lợi ích hiện có, từ đó đạt được sự phát triển đột phá.
Bài viết phân tích hoạt động kinh doanh của công ty Savino Del Bene, nêu bật những kết quả ấn tượng mà công ty đã đạt được trong thời gian qua.
