Tiểu luận:Đàm phán và chuẩn bị hợp đồng ngoại thương

Kinh doanh XNK là một hoạt động thương mại quốc tế bao gồm nhiều nghiệp vụ kinh doanh trong đó có việc chuẩn bị và đàm phán hợp đồng ngoại thương.. Quan tâm, cẩn thận trong chuẩn bị, đàm

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HỒ CHÍ MINH

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

CHUẨN BỊ VÀ ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG CÙNG THỰC TRẠNG TẠI VIỆT NAM

MỤC LỤC

I) Cơ sở lý thuyết 1

1) Khái niệm hợp đồng ngoại thương 1

2) khái niệm đàm phán: 1

3) Trước khi đàm phán (chuẩn bị giaodịch) 1

a) Chuẩn bị để giaodịch 1

b) Hỏi hàng, chào hàng và đặt hàng: 3

c) Xác định và kiểm tra giá hàng XK 4

4) Đàm phán hợp đồng ngoại thương 5

II) Thực trạng 17

1) Khái quát tình hình xuất nhập khẩu của Việt Nam hiện nay 17

2) Thực trạng hợp đồng ngoại thương hiện nay ở Việt Nam 18

III) Giải pháp và kiến nghị 19

A) MỞ ĐẦU

Trước xu thế toàn cầu hoá đang phát triển hết sức mạnh mẽ, Việt Nam

đã và đang tích cực đẩy mạnh tiến trình hội nhập kinh tế khu vực và thế giới Trong đó, hoạt động kinh tế đối ngoại, mà đặc biệt là ngoại thương nổi lên như là chiếc cầu nối giữa kinh tế trong nước với nền kinh tế toàn cầu Kinh doanh XNK không chỉ đóng vai trò là cầu nối cho giao lưu kinh tế giữa Việt nam và thế giới mà còn là động lực phát triển cho các lĩnh vực kinh tế trong nước và nâng cao sức cạnh tranh của toàn bộ nền kinh tế

Kinh doanh XNK là một hoạt động thương mại quốc tế bao gồm nhiều nghiệp vụ kinh doanh trong đó có việc chuẩn bị và đàm phán hợp đồng ngoại thương Mọi thiệt hại có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân từ chủ quan đến khách quan mà chủ yếu là do thiếu kinh nghiệm, kiến thức, chưa chú trọng đúng mức đến tầm quan trọng trong khi chuẩn bị, đàm phán, ký kết hợp đồng ngoại thương Quan tâm, cẩn thận trong chuẩn bị, đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương sẽ tránh được những thiệt hại, tranh chấp không đáng có Do vậy, vấn đề hợp đồng ngoại thương thực sự là vấn đề quan trọng trong quá trình hội nhập và mở rộng quan

hệ buôn bán với tất cả các nước.

Từ những lý do trên, nhóm em xin phân tích đề tài “ chuẩn bị và đàm phán hợp đồng ngoại thương cùng thực trạng tại Việt Nam”

B) NỘI DUNG CHÍNH:

I) Cơ sở lý thuyết.

1) Khái niệm hợp đồng ngoại thương

Hợp đồng ngoại thương (mua bán quốc tế) là sự thoả thuận giữa những đương sự

có trụ sở kinh doanh ở những nước khác nhau, theo đó một bên gọi là bên xuất khẩu có nghĩa vụ chuyển vào quyền sở hữu của một bên khác gọi là bên nhập khẩumột tài sản nhất định, gọi là hàng hoá; bên nhập khẩu có nghĩa vụ nhận hàng và trảtiền hàng

2) khái niệm đàm phán:

Đàm phán là hành vi và quá trình, mà trong đó hai hay nhiều bên tiến hành thương lượng, thỏa luận về các mối quan tâm chung và những quan điểm còn bất đồng, để đi đến một thỏa thuận thống nhất

3) Trước khi đàm phán (chuẩn bị

giaodịch)

a) Chuẩn bị để giaodịch

-Nghiên cứu tiếp cận thị trường

+ Nhận biết hàng hóa :

 Đặc tính cơ bản của hàng hóa, yêu cầu về hàng hóa tại thị trường

 Các yếu tố liên quan đến quá trình sản xuất mặt hàng

Fe: Số ngoại tệ thu được từ xuất khẩu

De: Số nội tệ phải bỏ ra để xuất khẩu

=> Số nội tệ bỏ ra để thu về 1 đơn vị ngoại tệ thông qua XK

+Nắm vững thị trường ngoài nước:

 Điều kiện chínhtrị - thương mại, luật pháp và chính sách, …

 Quan hệ cung cầu, dung lượng thị trường, tập quán và thị hiếu tiêu dùng

 Điều kiện địa lý, điều kiện giao thông vận tải

 Quan hệ ngoại giao, thương mại giữa hai quốc gia

+Lựa chọn khách hàng :

 Điều tra qua tài liệu và sách báo (Desk research)

 Điều tra tại chỗ (Field research)

 Cơ cấu tổ chức và quy mô hoạt động, lĩnh vực kinh doanh

 Khả năng tài chính, tình hình hoạt động kinh doanh

 Uy tín và vị trí trên thương trường

+ Lựa chọn mặt hàng, thời cơ, điều kiện và phương thức kinh doanh

+Đề ra mục tiêu:Những mục tiêu đề ra trong một phương án kinh doanh bao giờ cũng là một mục tiêu cụ thể như: sẽ bán được bao nhiêu hàng hoá, với giá cả bao nhiêu, sẽ thâm nhập vào thị trường nào…

+Đề ra biện pháp thực hiện: Những biện pháp này là công cụ để đạt được mục tiêu đề ra Những biện pháp này bao gồm cả biện pháp trong nước và ngoài nước, trong nước như: đầu tư vào sản xuất, cải tiến bao bì, ký hợp đồng kinh tế, tăng giá thu mua… Những biện pháp ngoài nước như: Đẩy mạnh quảng cáo, lập chi nhánh

ở nước ngoài, mở rộng mạng lưới đại lý

+Đánh giá sơ bộ hiệu quả kinh tế của việc kinh doanh

 Chỉ tiêu tỷ suất ngoại tệ

 Chỉ số thời gian hoàn vốn

 Chỉ tiêu tỷ suất doanh lợi

 Chỉ tiêu điểm hoàn vốn…

b) Hỏi hàng, chào hàng và đặt hàng:

-Hỏi hàng( hỏi giá)

+Hỏi hàng là việc người mua đề nghị người bán cho biết giá cả và mọi điều kiện cần thiết khác để mua hàng

+Tránh hỏi quá nhiều( gây hiểu lầm và phát sinh thủ tục hành chính)

-Chào hàng

+Căn cứ trên cung cầu thị trường gồm:

 Chào hàng cố định: là việc chào bán một lô hàng nhất định cho một người mua nhất định, trong đó nêu rõ thời gian mà người chào hàng bị ràng buộc trách nhiệm vào lời đề nghị của mình Thời gian này gọi là thời gian hiệu lựccủa chào hàng cố định Trong thời gian hiệu lực, nếu người mua chấp nhận hoàn toàn lời chào hàng đó thì hợp đồng coi như được ký kết

 Chào hàng tự do: là loại chào hàng không ràng buộc trách nhiệm người phát

ra nó, cùng một lúc với cùng một lô hàng người ta có thể chào hàng tự do cho nhiều khách hàng Trong chào hàng tự do cần ghi rõ "chào hàng không cam kết" "offer without Engagement"

Chào hàng tự do trở thành hợp đồng khi có sự xác nhận lại của người xuất khẩu Người mua không thể trách cứ người bán nếu sau khi chấp nhận chào hàng, người bán không ký hợp đồng với mình.

+Căn cứ theo việc hỏi hàng gồm:

 Chào hàng chủ động: Chào hàng chủ động là người xuất khẩu chủ động chàohàng khi chưa nhận được "thư hỏi hàng" của người nhập khẩu Chào hàng chủ động vừa là báo giá vừa là quảng cáo

 Chào hàng bị động: Chào hàng thụ động là chào hàng của người xuất khẩu nếu trước đó nhận được những yêu cầu (thư hỏi hàng) của người nhập khẩu (Chào hàng thụ động còn có tên gọi là "trả lời thư hỏi hàng" - " reply to enquiry")

-Đặt hàng:Trên cơ sở mẫu hàng do bên mua đưa ra hoặc sau khi bên mua xem catalogue, hàng mẫu, giá biểu do bên bán đưa ra, bên mua sẽ lập đơn hàng gửi đến bên bán Thông thường các công ty lớn trên thế giới đều có mẫu đơn đặt hàng in sẵn Chỉ trong một số trường hợp đặc biệt người ta mới dùng thư đặt hàng Thông thường một đơn đặt hàng đầy đủ gồm có các mục sau: Tên hàng, tiêu chuẩn chất lượng, số lượng, giá cả, thời hạn giao hàng, phương thức thanh toán

c) Xác định và kiểm tra giá hàng XK.

- Quydẫn giá

 Quy dẫn về cùng đơn vị đolường : phải quy về đơn vị đo lường của 1 bên

( kg , met , …… )

 Quy dẫn về cùng đơn vị tiền tệ: usd , euro …

 Quy dẫn về cùng điều kiện cơ sở giao hàng: khả năng giao và nhận hang

của mỗi bên

 Quy dẫn về mặt thời gian: xác định theo giờ của 1 bên đối tác theo hợp đồng

 Quydẫn về điều kiện tín dụng

 Cùng điều kiện tín dụng: Thời hạn tín dụng bình quân (T): Thời gian người đi vay được sử dụng 100% số tiền hàng mà không phải trả lãi

T= ∑ xi ti/ ∑ xi

xi : Số tiền phải trả của lần i

ti : Thời hạn tín dụng lần i

Hoặc T = ∑ pi ti, với pi là tỉ lệ số tiền phải trả lần i trên tổng nợ

 P tín dụng = P trả ngay + P trả ngay T r = P trả ngay (1 + T.r)

r : Lãi suất ngân hàng

Hệ số ảnh hưởng tín dụng : K tín dụng =P trả ngay/P tín dụng

 Cùng điều kiện cơ sở giao hàng:

CIF = C + I + F (= CFR + I)

= FOB + I + F = FOB + r.110%CIF + F  CIF = (FOB + F)/ (1 – 110%.r)

-Lựa chọn phương pháp kiểm tra và tính giá

+Phương pháp so sánh: xác định giá trên cơ sở đối chiếu Đây là phương pháp đối chiếu các chỉ tiêu về kỹ thuật và về thương mại của một mặt hàng để rút ra kết luận

về giá cả

+Phương pháp xác định trị giá riêng:

 Phương pháp giá trị riêng tính theo trọng lượng: Còn gọi là trị giá

trọng lượng, là thương số giữa giá máy và trọng lượng của máy

 Giá trị riêng tính theo công suất: Là giá trị của một kw, một tấn hơi,

một tấn trọng tải

+Phương pháp tính giá phỏng chừng: Đối với những hàng hoá nhập khẩu lần đầutiên, không có tài liệu để áp dụng hai phương pháp nêu trên thì người ta dùng cáchtính phỏng chừng trong việc kiểm tra và tính giá

- Phải có ít nhất một trong các bên muốn thay đổi thỏa thuận hiện tại và tin rằng sẽđạt được mong muốn đó;

- Chỉ xảy ra khi các bên cùng hiểu rằng những quyết định được hình thành trên cơ

sở thỏa thuận chung chứ không phải là quyết định đơn phương;

- Thời gian là một trong những yếu tố quyết định trong đàm phán;

- Cuộc đàm phán thành công là cuộc đàm phán có các bên cùng đạt được mong muốn trong phạm vi nào đó;

Phẩm chất, năng lực, kỹ năng, thái độ và tình cảm của những người trên bàn đàm phán có ảnh hưởng quyết định đến tiến trình đàm phán

- Ðàm phán là một quá trình trong đó hai hay nhiều bên tiến hành thương lượng, thảo luận về các mối quan tâm chung và những quan điểm còn bất đồng để đi tới một thỏa thuận mà các bên cùng có lợi

- Ðàm phán là nghệ thuật, kỹ năng, có thể hoàn thiện được Chính vì thế các nhà đàm phán cần phải có các kỹ năng sau và cần phải luôn hoàn thiện chúng:

- Có khả năng nhìn thế giới như người khác nhìn và hiểu hành vi của người khác

từ quan điểm của họ

- Có khả năng chứng tỏ các thuận lợi của đề nghị đưa ra để thuyết phục đối tác trong đàm phán vui lòng thay đổi quan điểm của họ

- Có khả năng chịu đựng sự căng thẳng và đối mặt với những hoàn cảnh rắc rối, các đòi hỏi không đự đoán được

- Có khả năng diễn đạt ý kiến để người cùng đàm phán hiểu được chính xác ý mình

- Nhạy cảm với nền tảng văn hoá của người khác và điều chỉnh đề nghị của mìnhcho phù hợp với giới hạn và sức ép hiện tại

* Những sai lầm

- Không xác định được người có quyền quyết định cuối cùng;

- Không xác định được thế mạnh của mình và sử dụng chúng một các hiệu quả;

- Chỉ có một phương án duy nhất, không có phương án thay thế;

- Không biết cách nâng cao vị thế của mình;

- Không kiểm soát được những yếu tố quan trọng (thời gian, vấn đề…);

- Đánh mất cơ hội được quyền ra yêu cầu trước;

- Vội bỏ cuộc khi hình như gặp bế tắc;

- Không chọn được thời điểm kết thúc hợp lý

- Bỏ qua vấn đề của đối phương

- Để giá cả làm ảnh hưởng đếnlợi ích bên kia

- Để lợi ích chung bị chi phối bởi các vị trí

- Tìm kiếm lợi ích chung một cách quá cứng nhắc

- Bỏ qua BATNAcủa cả hai bên: BATNAs (best alternative to a negotiated agreement - những sự lựa chọn tốt nhất cho thỏa thuận đàm phán)

bộ ngoại thương trước hết cần thông thạo tiếng Anh-ngôn ngữ thương mại của toàn cầu Nhưng dừng lại đó là chưa đủ, tiếp theo còn phải học các ngọaingữ khác

+Thông tin:

 Thông tin về hàng hóa :

Trước hết phải nghiên cứu, tìm hiểu kỹ về những mặt hàng định kinh doanh

về khía cạnh thương phẩm học để hiểu rõ giá trị, công dụng, các tính chất cơ

lý hóa của nó ,cùng những yêu cầu của thị trường đối với mặt hàng đó, như: qui cách, phẩm chất, bao bì, các trang trí bên ngòai, cách lựa chọn,

phân loại.

Bên cạnh , để chủ động trong giao dịch mua bán, còn cần phải nắm vững tình hình sản xuất các mặt hàng đó như: thời vụ, khả năng về nguyên vật liệu, tay nghề công nhân, công nghệ sản suất

Nghiên cứu chu kỳ sống (vòng đời ) của sản phẩm để lựa chọn thời điểm và đối pháp kinh doanh thích hợp

Nghiên cứu giá cả của các công ty cạnh tranh

Ðể lựa chọn mặt hàng kinh doanh cần xét đến một cơ sở quan trọng: tỷ xuất ngoại tệ của các mặt hàng

Trong trường hợp xuất khẩu: tỷ xuất này là tổng chi phí (có tính lãi định mức) bằng tiền Việt Nam để thu được một đơn vị ngọai tệ Còn trong trườnghợp nhập khẩu, đó là tổng số tiền Việt Nam thu được khi phải chi một đơn vịngoại tệ để nhập khẩu.

 Thông tin về thị trường:

 Các thông tin đại cương về đất nước con người, tình hình về chính trị

xã hội: diện tích, dân số, ngôn ngữ, địa lý và khí hậu, các trung tâm công nghiệp và thương mại chủ yếu, chế độ chính trị, hiến pháp, các chính sách kinh tế và xã hội, thái độ chính trị đối với quốc gia của mình

 Những thông tin kinh tế cơ bản: đồng tiền trong nước, tỷ giá hối đoái

và tính ổn định của chúng, cán cân thanh toán, dự trữ ngọai tệ: tình hình nợ nần, tổng sản phẩm quốc gia (Gross Nation Product - GNP), thu nhập bình quân đầu người, các chỉ số về bán buôn, bán lẽ, tập quán tiêu dùng, dung lượng thị trường,.v.v

 Cơ sở hạ tầng: đường sá, cầu cống, bến phà, bến cảng, sân bay, các phương tiện giao thông, hệ thống thông tin liên lạc, bưu chính

 Chính sách ngoại thương: các nước đó có là thành viên của các tổ chức mậu dịch quốc tế - WTO, vùng buôn bán tự do không ?, các mối quan hệ buôn bán đặc biệt, chính sách kinh tế nói chung, chính sách ngoại thương nói riêng (chế độ hạch toán xuất nhập khẩu, hàng rào thuế quan, các chế độ ưu đãi đặc biệt ,.v v .)

 Tìm hiểu hệ thống ngân hàng, tín dụng

 Ðiều kiện vận tải và tình hình giá cước

 Bên cạnh đó, cần nắm vững những điều kiện có liên quan đến chính những mặt hàng dự định kinh doanh của mình trên thị trường nước

ngoài như: dung lượng thị trường, tập quán và thị hiếu của người tiêu dùng, các kênh tiêu thụ (các phương pháp tiêu thụ), sự biến động giá

cả v.v

 Thông tin về thương nhân

 Lịch sử hình thành, quá khứ của công ty

 Hình thức tổ chức, địa vị pháp lý của thương nhân (công ty cổ phần, trách nhiệm hữu hạn, tập đoàn xuyên quốc gia v v .)

 Phương hướng phát triển.

+Thành phần đàm phán:Thành phần nhân sự trong đoàn đàm phán hợp đồng ngoại thương cần hội đủ chuyên gia ở 3 lãnh vực: pháp lý, kỹ thuật và thươngmại Nhóm đàm phán phải đủ lớn nhưng không quá lớn để không bị phân tán và đảm nhận tốt vai trò của mình Phân công rõ vai trò và nhiệm vụ của từng thành viên

- Chuẩn bị trước một cuộc đàm phán

+Xác định mục tiêu cần thương lượng:

 Người đàm phán cần hiểu rõ mình thực sự cần gì

 Nhà đàm phán phải chuẩn bị trao đổi và phải xác định được mức độ nhượng

bộ trong mỗi mong muốn, những mong muốn nào có thể hy sinh, mong muốn nào thì không

+Tìm hiểu và đánh giá đối tác:

 Trước khi bước vào đàm phán, nhà đàm phán phải biết mình sẽ đàm phán với ai, điểm mạnh và điểm yếu của họ là gì, phong cách đàm phán của họ ra sao, những thói quen đặc biệt thế nào

 Nhà đàm phán phải phán đoán được mục tiêu đàm phán của đối tác, bên cạnh đó, nhà đàm phán cần tìm hiểu lực lượng đàm phán của đối tác

+ Đánh giá điểm mạnh điểm yếu của đơn vị:

 Quyền: Trong cuộc đàm phán sắp tới mình là chủ hay là khách? Vậy ai là

người có quyền đưa ra quyết định?

 Thế : Kiểm tra lại tiềm lực tài chính, mối quan hệ, uy tín, ảnh hưởng của

mình và của đối tác Ai có thế hơn?

 Lực : Kiểm tra lại lực lượng của mình: Họ là ai? Năng lực thế nào? Chuẩn bị

ra sao? (Có thể so sánh với đối tác nếu có thông tin)

 Thời gian có đứng về phía mình không?

+Xây dựng các phương án kinh doanh

+Xác định chiến lược đàm phán và đàm phán thử:

 Chiến lược mà nhà đàm phán sẽ sử dụng:

 Nên mở đầu như thế nào?

 Nên đưa ra những câu hỏi nào trong buổi đầu?

 Ta sẽ trả lời như thế nào?

 Có đủ dữ liệu và thông tin để trả lời chưa?

 Nếu chưa đủ thì lấy thông tin từ đâu?

 Đàm phán thử:

 Một bên đóng vai đối tác và mang ra lập trường, quan điểm, lợi ích của đối tác

 Một bên đóng vai trò phía mình

=> Có thể phát hiện ra những trục trặc, sơ sót mà trước đây chưa từng lường trước được