quản lý công nghệ tại sở tài nguyên và môi trường

Trong quá trình thực tập tại Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên vàMôi trường giúp em rất nhiều và có cơ hội tiếp cận với công việc văn phòng thực tếhơn.. Trong thời gian thực

Luận vănQuản lý công nghệ tại sở Tài nguyên và Môi trường

PHẦN MỞ ĐẦU 1

Ý NGHĨA VÀ THỜI GIAN THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM 4

CÔNG NGHỆ THÔNG TIN - SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG 4

1 Ý nghĩa của chuyến đi thực tập 4

2 Thời gian thực tập 5

PHẦN NỘI DUNG 6

CHƯƠNG I 6

GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP 6

1.1 Giới thiệu chung về cơ quan thực tập 6

1.2 Chức năng và nhiệm vụ 6

1.2.1 Chức năng 6

1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 6

1.3 Cơ cấu tổ chức 8

1.3.1 Lãnh đạo Trung tâm: 8

1.3.2 Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ: 8

CHƯƠNG II 10

BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM 10

CÔNG NGHỆ THÔNG TIN – SỞ TÀI NGUYÊN MÔI TRƯỜNG 10

2.1 Vệ sinh văn phòng làm việc 10

2.2 Sử dụng thiết bị văn phòng 10

2.2.1 Sử dụng máy vi tính 10

2.2.2 Sử dụng máy photocopy 11

2.2.3 Sử dụng máy Scan 13

2.2.4 Sử dụng máy điện thoại 14

2.2.5 Sử dụng máy Fax 16

2.2.6 Sử dụng máy in 17

2.3 Công tác văn thư lưu trữ 19

2.3.1 Soạn thảo văn bản 19

2.3.2 Lưu văn bản đến và văn bản đi bằng phần mềm M.Office 20

2.3.3 Lưu văn bản đến bằng thiết bị thủ công 21

2.3.3.1 Phân loại thư 22

2.3.3.2 Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến 22

2.3.3.3 Trình, chuyển giao văn bản đến 25

2.3.3.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 25

2.3.4 Lưu văn bản đi bằng thiết bị thủ công 26

2.3.4.1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày 26

2.3.4.2 Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật 26

2.3.4.3 Đăng ký văn bản đi 27

2.3.4.4 Chuyển giao công văn 28

2.3.4.5 Lưu văn bản đi 28

2.3.5 Chuyển giao công việc trên M.Office 29

2.4 Trình ký văn bản 30

2.5 Công tác giao tiếp với cấp trên, đồng nghiệp, khách hàng 30

2.5.1 Công tác giao tiếp với cấp trên 30

2.5.2 Giao tiếp với đồng nghiệp 32

2.5.3 Giao tiếp với khách hàng 33

2.6 Công tác chuẩn bị cho lãnh đạo đi công tác 34

CHƯƠNG III 37

THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP 37

TẠI TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 37

SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG 37

3.1 Thuận lợi 37

3.2 Khó khăn 37

PHẦN KẾT LUẬN 38

1 Nhận xét ưu, khuyết điểm 38

1.1 Ưu điểm 38

1.2 Khuyết điểm 38

2 Đề xuất 38

PHẦN MỞ ĐẦU

Ý NGHĨA VÀ THỜI GIAN THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN - SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

1 Ý nghĩa của chuyến đi thực tập.

Nhằm tạo điều kiện cho sinh viên có tiếp cận sát thực hơn về những gì đã được họctrên lớp, có sự nhìn nhận đúng đắn về những công việc thực tế hơn nhà Trường và Bộmôn Quản trị Văn phòng quyết định tổ chức chuyến đi thực tập cho sinh viên Nhàtrường đã tổ chức chuyến đi thực tập thực tế cho sinh viên để tìm hiểu công việc

Chuyến đi là một môi trường tốt, để sinh viên có thể tìm tòi, học hỏi những điều màtrên lớp chưa được học và phát huy những kỹ năng đã được học: kỹ năng soạn thảo, kỹnăng giao tiếp, kỹ năng sử dụng thiết bị văn phòng,…

Đây không chỉ là một chuyến đi mang tính chất khảo sát thực tế, mà còn là mộtkinh nghiệm quan trọng giúp ích cho sinh viên thực hiện tốt những công việc thực saunày

Trong quá trình thực tập tại Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên vàMôi trường giúp em rất nhiều và có cơ hội tiếp cận với công việc văn phòng thực tếhơn

Trong thời gian thực tập tại Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên vàMôi trường em đã được thực hành các công việc như: lưu văn bản đến, văn bản đi,đóng dấu, in tài liệu, cách giao tiếp, photocopy, trình ký văn bản, chuẩn bị đi công tác,tham gia hoạt động tổ chức hội họp…Mở rộng thêm kiến thức mà em đã học tạitrường, lớp Những gì em đã thực hiện và quan sát có phần khác hơn so với những gì

mà em đã từng học

Qua kỳ thực tập em đã học hỏi được ở các anh (chị) tinh thần tự giác trong côngviệc, học hỏi cách giao tiếp với lãnh đạo, đồng nghiệp, khách hàng và cách sắp xếp bốtrí thời gian làm việc hiệu quả

Thực tập cuối khóa là kết quả đánh giá học tập trong suốt ba năm vừa qua Kết quảnày có ý nghĩa rất quan trọng đối với mỗi sinh viên

Ý nghĩa của chuyến đi thực tập này là nhà Trường và Bộ môn Quản trị Văn phòng

đã tạo điều kiện cho em va chạm với thực tế không phải chỉ riêng em mà toàn thể sinhviên khác trong kỳ thực tập lần này nói chung, để có kiến thức nhiều hơn trong cuộcsống với thực tại và công việc tương lai Trong kỳ thực tập lần này em đã học hỏi đượcrất nhiều, đồng thời qua kỳ thực tập kỳ này sẽ giúp em sẽ tự tin hơn trong công việcsau này

2 Thời gian thực tập.

Thời gian thực tập 06 tuần Khoảng thời gian thực tập tại Trung tâm Công nghệThông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường (từ ngày 14 tháng 5 đến ngày 22 tháng 6năm 2012) tuy không phải là một khoảng thời gian dài, nhưng đó là khoảng thời gianthực sự có ý nghĩa đối với em

Thời gian làm việc: Từ thứ 2 đến thứ 6

Buổi sáng: 07h đến 11h

Buổi chiều: 13h đến 17h

Thứ 7, chủ nhật và các ngày lễ được nghỉ

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP

1.1 Giới thiệu chung về cơ quan thực tập

Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường Trà Vinh

Địa chỉ: Số 478A Mậu Thân, Khóm 3, Phường 6, Thành phố Trà Vinh, Tỉnh TràVinh

Điện thoại: 0743.840280 Fax: 0743.840160

1.2 Chức năng và nhiệm vụ

1.2.1 Chức năng

Trung tâm Công nghệ Thông tin là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở Tàinguyên và Môi trường, có chức năng thực hiện các hoạt động về ứng dụng và pháttriển công nghệ thông tin tài nguyên và môi trường thuộc phạm vi quản lý của Sở; tổchức thực hiện các dịch vụ công về công nghệ thông tin theo quy định của pháp luật.Trung tâm Công nghệ Thông tin có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoảnriêng, có trụ sở làm việc theo quy định của pháp luật

Trung tâm Công nghệ Thông tin chịu sự chỉ đạo, quản lý của Sở Tài nguyên vàMôi trường về tổ chức, biên chế và hoạt động; đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra,hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Cục Công nghệ Thông tin trực thuộc Bộ Tàinguyên và Môi trường

1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Xây dựng kế hoạch ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin tài nguyên và môitrường của địa phương thuộc phạm vi quản lý của Sở Tài nguyên và Môi trường, tổchức thực hiện kế hoạch sau khi được phê duyệt

Tổ chức xây dựng và quản lý vận hành cơ sở dữ liệu tài nguyên và môi trườngcủa cấp tỉnh theo phân công của Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường, gồm:

- Xây dựng Quy chế thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu vềtài nguyên và môi trường áp dụng trên địa bàn cấp tỉnh;

- Xây dựng kế hoạch thu thập dữ liệu về tài nguyên và môi trường hàng năm củacấp tỉnh và phối hợp tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt

- Tiếp nhận, xử lý dữ liệu về tài nguyên và môi trường; xây dựng, tích hợp, quản

lý, cập nhật, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu về tài nguyên và môi trường của địaphương; Tổ chức xây dựng, phối hợp xây dựng và kiểm tra giám sát công tác xây dựng

cơ sở dữ liệu thành phần về tài nguyên và môi trường tại địa phương, hệ thống cơ sở

dữ liệu thông tin địa lý như cơ sở dữ liệu đo đạc bản đồ, cơ sở dữ liệu quản lý đất đai,

cơ sở dữ liệu thông tin địa lý…

- Xây dựng danh mục dữ liệu về tài nguyên và môi trường của địa phương vàphối hợp tổ chức công bố trên cổng thông tin hoặc trang thông tin điện tử của Sở Tàinguyên và Môi trường và của cấp tỉnh;

- Tham gia kiểm tra và đề xuất hình thức xử lý các đơn vị, tổ chức, cá nhân viphạm các quy định về thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu tàinguyên và môi trường của địa phương

- Tổ chức thực hiện công tác tin học hóa quản lý hành chính nhà nước của Sở Tàinguyên và Môi trường; tổ chức các hoạt động thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tintrong ngành tài nguyên và môi trường ở địa phương; hướng dẫn, giám sát, quản lý các

hệ thống thông tin và các phần mềm quản lý chuyên ngành

- Xây dựng, triển khai chương trình ứng dụng công nghệ thông tin của Sở Tàinguyên và Môi trường; quản trị vận hành hạ tầng kỹ thuật, duy trì hoạt động của cổngthông tin điện tử hoặc trang thông tin điện tử, thư viện điện tử, bảo đảm việc cung cấpdịch vụ hành chính công trên mạng thuộc phạm vi quản lý của Sở Tài nguyên và Môitrường

- Thu thập, xử lý, lưu trữ thông tin theo phân cấp của Sở, bao gồm: các tài liệuđiều tra cơ bản về tài nguyên và môi trường theo quy mô của tỉnh và quy mô các vùngkinh tế; sản phẩm kết quả của các công trình dự án; Tài liệu là ấn phẩm nộp lưu để sửdụng lâu dài, bao gồm: đơn giá sản phẩm do Sở ban hành, luận chứng kinh tế - kỹthuật, kết quả các dự án, kết quả các đề tài nghiên cứu khoa học sau khi đã hoàn thành,các loại ấn phẩm bản đồ theo quy định;

- Quản lý, lưu trữ và tổ chức cung cấp, dịch vụ, thu phí khai thác về thông tin, tưliệu tổng hợp về tài nguyên và môi trường thuộc phạm vi quản lý của Sở Tài nguyên

và Môi trường

- Tổng hợp từ các số liệu, tài liệu tài nguyên và môi trường; xây dựng, thành lậpcác tài liệu tổng hợp về tài nguyên và môi trường phục vụ cộng đồng xã hội như: tàiliệu thông tin kinh tế xã hội gắn với tài nguyên và môi trường, bản đồ thông tin kinh tế

xã hội, bản đồ hành chính, bản đồ địa giới hành chính, bản đồ chuyên đề khác…

- Thẩm định các dự án về ứng dụng công nghệ thông tin, các phần mềm chuyênngành và cơ sở dữ liệu thuộc phạm vi quản lý của Sở Tài nguyên và Môi trường

- Tổ chức tập huấn, cập nhật kiến thức và chuyển giao các ứng dụng công nghệthông tin, phần mềm ứng dụng chuyên ngành cho cơ sở và các đối tượng sử dụng theo

kế hoạch và chương trình được duyệt

- Tổ chức xây dựng, nghiên cứu và thực hiện các chương trình, đề tài, đề án vềcông nghệ thông tin, tư liệu, dữ liệu tài nguyên và môi trường theo phân công củaGiám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường

- Phối hợp với các đơn vị thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường và các tổ chức cóliên quan thực hiện công tác bảo đảm an toàn và bảo mật hệ thống thông tin, các cơ sở

dữ liệu điện tử về tài nguyên và môi trường ở địa phương

- Phối hợp hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các văn bản quy phạmpháp luật về lĩnh vực công nghệ thông tin và thực hiện chiến lược ứng dụng và pháttriển công nghệ thông tin tài nguyên và môi trường trên địa bàn cấp tỉnh

- Quản lý tổ chức bộ máy, công chức, viên chức, lao động, tài chính, tài sảnthuộc phạm vi quản lý của Trung tâm theo phân cấp của Sở Tài nguyên và Môi trường

và quy định của pháp luật

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường giao 1.3 Cơ cấu tổ chức

1.3.1 Lãnh đạo Trung tâm:

Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường có Giám đốc và 01 PhóGiám đốc và 21 viên chức và người lao động

1.3.2 Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ:

- Hành chính - Tổng hợp: 03 viên chức và người lao đông;

- Phòng Dữ liệu và Lưu trữ: 11 viên chức và người lao đông;

- Phòng Phát triển công nghệ: 07 viên chức và người lao đông.

SƠ ĐỒ QUẢN LÝ CỦA TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

P.PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ

P DỮ LIỆU VÀ LƯU

TRỮ P.HÀNH CHÍNH

TỔNG HỢP

CHƯƠNG II BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM

CÔNG NGHỆ THÔNG TIN – SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

2.1 Vệ sinh văn phòng làm việc

Một khi đã chọn ngành học Quản trị Văn phòng thì công việc tất yếu và đầu tiên

mà một nhân viên văn phòng phải thực hiện vệ sinh phòng làm việc Phòng làm việcsạch sẽ thoáng mát giúp nhân viên văn phòng có thể làm việc thoải mái và hăng sai vớicông việc có câu nói “nhà sạch thì mát, bát sạch ngon cơm” Văn phòng sạch sẽ gọnràn, mát mẽ hiệu quả công việc đạt được nhiều hơn, đồng thời cũng tạo nên vẽ thẩm

mỹ nơi mình làm việc

Qua đó còn tạo nên nét văn hóa nơi công sở, nhằm tạo nên tin thần phấn chấn, hăngsay hơn đối với công vệc Chính vì những điều đó trong trong thời gian thực tập emluôn vệ sinh phòng làm việc mà nơi em thực tập cho sạch sẽ và thoáng mát khi bướcvào một ngày làm việc có hiệu quả và đạt năng suất

2.2 Sử dụng thiết bị văn phòng

Thiết bị văn phòng là một trong những công cụ đắc lực hổ trợ cho công việc vănphòng Ngày nay, do khoa học kỹ thuật không ngừng được cải tiến nên những thiết bịvăn phòng cũng không ngừng đổi mới Điều đó đã giúp cho việc thực hiện công việcđược nhanh chóng hơn

2.2.1 Sử dụng máy vi tính

Trong thời đại công nghiệp hoá hiện đại hoá, xã hội đang trong tình trạng pháttriển vượt bật như ngày nay thì máy vi tính là một trong những thiết bị tiên tiến khôngthể thiếu ở các cơ quan, doanh nghiệp, đơn vị, và mang lại lợi ích không nhỏ đối với

cơ quan, doanh nghiệp đó

Máy vi tính là một thiết bị không thể thiếu ở bất kỳ một văn phòng hiện đại nào.Máy hỗ trợ rất nhiều trong công tác soạn thảo, lưu trữ và tìm kiếm thông tin

Trong Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường, máy vitính được sử dụng nhiều nhất trong công tác soạn thảo các văn bản hành chính, cácloại văn bản thông thường, hay soạn thảo các tài liệu,…Máy được cài phần mền OpenOffice và Microsoft Office Word 2003 với đầy đủ các tính năng cần thiết hỗ trợ chocông tác soạn thảo văn bản

Ngoài ra, máy tính của Trung tâm còn được sử dụng để truy cập Internet để tìmkiếm thông tin, dùng để nhận các văn bản từ trong và ngoài cơ quan chuyển đến email.

Họ được trang bị mỗi người một máy vi tính Hằng ngày, em thường quan sát

cách làm việc trên máy vi tính của các anh (chị) và em cũng được các anh (chị) giaocông việc làm trên máy vi tính như: đánh máy, soạn thảo văn bản, lưu văn bản, vẽ bảnđồ,…

Hình 2.1, Máy vi tính

2.2.2 Sử dụng máy photocopy

Văn phòng làm việc của Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên vàMôi trường được lắp đặt một máy photo Thiết bị máy photo này hoạt động rất thườngxuyên Hằng ngày có rất nhiều công việc mà em cần phải photo Công việc photo cũng

là nhiệm vụ mà em thường được giao Ngày đầu tiên mới vào thực tập tiếp xúc vớithiết bị này em còn rất bỡ ngỡ vì sự mới lạ về cách sử dụng nhưng được sự hướng dẫnnhiệt tình của các anh (chị) rồi em cũng dần quen sử dụng và thực hiện thành thạo hơn.Máy photo là thiết bị mà em được tiếp xúc thường xuyên trong suốt quá trìnhthực tập Em đã được các anh (chị) tận tình hướng dẫn sử dụng máy sao cho thật chínhxác Các anh (chị) đã hướng dẫn em cách sử dụng máy, cách ứng phó với những tìnhhuống máy bị kẹt giấy, cách nhận biết máy hết mực hay hết giấy

Những tài liệu mà em được photo nhiều nhất: thông báo, báo cáo, tài liệu tậphuấn, tài liệu hội nghị và các văn bản thông thường khác

Cách sử dụng máy photo: đầu tiên khởi động máy, chờ cho máy chạy khoảng 5phút, khi nút Start đã sáng đèn xanh là máy đã sẵn sàng Cho tài liệu cần photo vàongăn chụp tài liệu, sau đó chọn khổ giấy A3,A4, tiếp theo là điều chỉnh độ mực đậm

nhạt Chọn độ mực nhạt ấn (Light), độ mực chuẩn để có thể thấy rõ những con dấu(Auto) hay độ mực đậm để photo các loại bìa (Dark), chỉnh lại giấy và chọn số lượngcần photo bằng cách ấn dãi số trên máy và ấn nút Start để bắt đầu photo.

Một số thuận lợi và khó khăn

Là một thiết bị tiên tiến, hiện đại nhưng đôi khi sử dụng chúng ta cần phải chú

ý và cân nhắc kỹ Sử dụng nhanh chóng, chính xác, khi thực hiện nhiều màu mực vẫntốt không mờ nhạt như nhiều loại máy photo khác mà em đã sử dụng Photo là côngviệc thường xuyên mà ngày nào em cũng đều thực hiện Mỗi ngày em thực hiện rấtnhiều lần, photo chủ yếu là những văn bản và cùng nhiều loại tài liệu khác.Có lần emphoto ít chỉ một vài bản nhưng nhiều khi số lượng photo lên đến vài chục bản hoặchàng trăm cuốn tài liệu tập huấn Số lượng nhiều lại phức tạp đôi lúc cũng làm em bốirối trong quá trình sắp xếp, nhất là khi photo tài liệu, văn bản cùng các hoá đơn thanhtoán thu, chi chuyên về kế toán, tài liệu tập huấn cần phải sắp xếp theo trật tự phù hợp,nhất định

Đầu tiên trước khi photo chúng ta phải đặt giấy ngay thẳng thì sản phẩm photocủa chúng ta mới được hoàn chỉnh và trong đẹp mắt hơn và tiếp theo chúng ta cần để ýđến màn hình của máy và chọn đúng khổ giấy mà mình chọn photo Hơn nữa để khôngmất nhiều thời gian chúng ta cần chú ý xem máy có còn giấy hay không và đặt giấyvào nếu đã hết hoặc không đủ

Công việc photo một mặt thì rất dễ dàng nhưng không đơn giản đối với photohai mặt Máy photo gồm có 3 khay giấy, 2 khay giấy trong và 1 khay giấy ngoài Khiphoto hai mặt, mặt giấy đầu tiên sử dụng khay giấy trong và tiếp theo mặt thứ hai sửdụng khay giấy ngoài Ở mặt thứ hai khi photo nên chú ý đến màn hình máy photo,nên đặt giấy chính xác để máy có thể nhận biết được Nếu không máy sẽ sử dụng khaygiấy trong mà photo một mặt như bình thường Khi photo hai mặt máy cũng thườnghay kẹt giấy, nếu giấy quá mỏng sẽ dẫn đến kẹt giấy Và chúng ta phải cuốn giấy chongay thẳng nếu giấy bị cong hoặc dảnh để máy dễ nhận biết Khi photo 2 mặt đối với

em hơi khó khăn vì máy photo ở nơi em không thể photo được 2 mặt mỗi lần photo 2mặt phải kéo khay giấy ra để photo mặt 2 rất mất thời gian

Do công việc được thực hiện rất nhiều lần trong ngày nên em xử lý được trongtrường hợp máy bị kẹt giấy.Và cũng cần phải chú ý khi máy hết giấy, khi hết giấy

trong khay máy tự động báo lên màn hình, khi photo mực mờ phải biết chỉnh mức độmực lại.

Hình 2.2, Máy photocopy

2.2.3 Sử dụng máy Scan

Do hoạt động lưu văn bản, chuyển giao công việc đến Ban lãnh đạo cùng cáccông chức Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường điều thực

hiện trên máy vi tính, vì thế mà hoạt động của máy scan không thể thiếu Trước đây

văn phòng cũng chỉ có một máy scan nhưng do tính chất của công việc rất cần thiết,đòi hỏi sự nhanh nhạy nên được lắp đặt thêm một máy khác hiện đại và nhanh gọnhơn Scan văn bản cũng là vấn đề quan trọng đáng quan tâm đối với một nhân viên vănphòng hiện đại Khi thực hiện chương trình M.Office (văn phòng điện tử) dùng để lưu

và chuyển giao văn bản thì công việc scan văn bản được thực hiện đầu tiên Ngày đầumới vào thực tập em chỉ được quan sát nhưng sau đó em được sự hướng dẫn của cácchị để sử dụng thiết bị này Một hai ngày sau đó em cũng được thực hành trên máy đểthực hiện công việc này Máy scan và máy vi tính có mối quan hệ mật thiết với nhau

hổ trợ cho nhau

Văn phòng có hai loại máy scan, mỗi máy có mỗi cách thực hiện khác nhau nênkhi scan cần phân biệt rõ ràng Một máy chúng ta thực hiện lưu trước khi scan và mộtmáy scan xong rồi mới lưu Để đảm bảo tốt công việc và không mất nhiều thời gianchúng ta nên chú ý đến thao tác lưu không nên bỏ quên Khi scan văn bản chúng ta nênlưu văn bản theo số, ký hiệu và trích yếu nội dung văn bản để thuận lợi cho việc tìmkiếm Ngoài ra chúng ta cần chú ý đến cách đặt giấy, đặt giấy ngay thẳng, đúng chiềunếu scan cả hai mặt và đặc biệt đối với các bảng thống kê, bảng tổng hợp,…có nhiều

số liệu chúng ta cần phải đặt giấy cho đúng chiều hướng với nhau để khi thể hiện lên

máy vi tính có thể dễ đọc, trông đẹp mắt và làm hài lòng lãnh đạo Cũng giống nhưchúng ta thực hiện lưu và chuyển giao văn bản bằng phương pháp thủ công, chúng tacũng cần phải giữ gìn văn bản ngay thẳng, sạch sẽ để có thể làm hài lòng cấp lãnh đạo.

Hình 2.3, Máy Scan

2.2.4 Sử dụng máy điện thoại

Điện thoại là một trong những phương tiện làm việc không thể thiếu của chúng ta

và là một công cụ mang lại hiệu quả cao trong công việc, dùng để liên lạc, trao đổithông tin,…gián tiếp qua lại với nhau giữa các đồng nghiệp hoặc giữa các cấp lãnhđạo Khi tiếng chuông điện thoại vang lên chúng ta nên nhấc máy nhẹ nhàng và bắtđầu bằng: “dạ! Trung tâm Công nghệ Thông tin xin nghe ạ !”.Một câu đơn giản nhưngrất đầy đủ nhầm truyền đạt cho người nghe xác định rõ hơn về tên cơ quan, đơn vị mà

họ muốn tìm Em cũng thường thấy các Chị hay nói “dạ nghe ạ !” khi biết đối tượnggọi đến là nội bộ cơ quan mình Tiếng nói nhẹ nhàng, ngắn gọn nhưng thân thiện, dễnghe Văn phòng Hành chính – Tổng hợp gồm hai máy điện thoại và một thiết bị hiểnthị số Thiết bị này rất tiện dụng và hữu ích Khi có cuộc điện thoại gọi đến chúng ta

có thể nhận biết ai gọi đến, có thể đón được họ cần gặp ai và chức vụ của họ như thếnào để có thể ứng xử phù hợp Hai máy điện thoại này có thể chuyển cuộc gọi qua lạivới nhau rất nhanh chóng và thuận tiện cho công việc Khi giao tiếp điện thoại âmgiọng nên vừa đủ nghe Không quá lớn để gây khó chịu cho người nghe, cũng khôngquá nhỏ để không được nắm bắt thông tin rõ và khi đó sẽ không đạt hiệu quả tronggiao tiếp điện thoại Đây cũng chính là nguyên tắc giao tiếp qua điện thoại mà mỗinhân viên văn phòng cần nắm rõ

Điện thoại cũng là một trong những công cụ quan trọng nơi văn phòng làm việc.Điện thoại được sử dụng để giao tiếp với khách hàng, với cơ quan đơn vị khác, vớilãnh đạo hay với các phòng ban với nhau.

Khi nói chuyện điện thoại thì có người cho rằng nói chuyện điện thoại thì có gìphải học Điều đó là một quan niệm sai lệch, vì sử dụng điện thoại cũng cần rất nhiều

kỹ năng, mới có thể giao tiếp được Qua thực tế quan sát trong chuyến thực tập và quanhững điều em được học, em đã đúc kết được những kinh nghiệm khi giao tiếp quađiện thoại như sau:

- Khi điện thoại reo không nên để chuông điện thoại reo quá lâu, tốt nhất là nênnhất điện thoại ngay sau tiếng chuông thứ nhất

- Khi nhấc điện thoại lên, lịch sự giới thiệu tên cơ quan hay tên của mình

- Khi nói chuyện điện thoại không nên nói quá to hay quá nhỏ, chỉ nên nói vừa

đủ nghe là được

- Khi chuyển điện thoại thì nên đặt úp xuống tránh đặt ngửa điện thoại lên

- Trong phòng có người đang giao tiếp điện thoại thì nên giữ im lặng

- Tránh gác máy quá nặng tay

- Khi giao tiếp qua điện thoại thì tay nên mang theo viết và một mảnh giấy đểghi lại những thông tin cần thiết

Hình 2.4, Nghe điện thoại

2.2.5 Sử dụng máy Fax

Máy fax là một công cụ quan trọng trong văn phòng Máy fax có tác dụng làchuyển một văn bản trực tiếp đến một nơi khác nhanh chóng và chính xác Máy được

sử dụng khi cần chuyển một văn bản khẩn cấp hoặc đến một cơ quan ở xa

Cách sử dụng máy fax: đầu tiên đặt văn bản cần chuyển vào khe kéo giấy, sau

đó ấn số fax của cơ quan cần chuyển đến Sau nhấn số fax của cơ quan cần gửi, nhấnnút Start khi đó máy sẽ tự động rút giấy và quét để gửi văn bản đến cơ quan muốnchuyển Nếu muốn dừng việc gửi văn bản thì chỉ cần nhất nút Stop thì máy sẽ tự độngdừng việc chuyển văn bản

Nhằm tiếp thu và áp dụng công nghệ hiện đại vào cơ quan để đạt được hiệu quảcông việc cao nhất, tiết kiệm chi phí công việc Trung tâm Công nghệ Thông tin – SởTài nguyên và Môi trường đã thực hiện chương trình phần mềm M.Office (văn phòngđiện tử) áp dụng vào lưu trữ văn bản Hằng ngày ở cơ quan có rất nhiều văn bản đến,

đa dạng theo từng loại Nhưng cũng không ích các văn bản phát hành

2.2.6 Sử dụng máy in

Trong một văn phòng làm việc thì máy in là một thiết bị quan trọng, hỗ trợ rấtnhiều cho công tác văn phòng Trong Trung tâm Công nghệ Thông tin các máy in điềuđược “ Sharing” để có thể được dùng in chung.

Máy khi đã cài đặt thì có thể in được bằng lệnh Print và có thể in được bằng 3cách là: nhấp vào menu file chọ Print hoặc sử dụng tổ hộp phím Ctrl + P, hoặc nhấnvào biểu tượng máy in trên thanh Standard

Nhập số trang văn bản cần in vào khung Pages, sau đó nhấp OK thì văn bản sẽ

tự động chạy ra từ máy in Nên xem văn bản trước khi in bằng lệnh Print Preview, đểxem văn bản có còn có lỗi không, nếu có thì chỉnh sửa ngay lập tức

Ngoài ra em còn được hướng dẫn cách in văn bản bằng hai mặt Cách thực hiệnnhư sau:

Đầu tiên mở văn bản cần in lên, sau đó chọn menu file chọn Print hoặc nhấtcùng lúc tổ hợp phím Ctrl + P để mở hộp thoại in lên Sau đó tại khung Print nhấpmũi tên sổ xuống và chọn Odd papes để in những trang lẻ trước

Hình 2.6, In trang giấy lẽ

Sau khi đã in trang lẻ, ta đặt những trang vừa in vào máy nhưng đặt mặt chưa invào và mở hộp thoại Print lên Tại khung Print ta chọn Even papes để in những trangchẵn.

Hình 2.7, In trang giấy chẵn

Hình 2.8, Máy in

2.3 Công tác văn thư lưu trữ

Công tác văn thư lưu trữ hay còn gọi là công tác công văn giấy tờ, là một trongnhững công việc thường xuyên và rất quan trọng đối với một người văn thư Đây làmột phương tiện hưu hiệu, hỗ trợ đắc lực cho công tác văn phòng trong các cơ quannhà nước, các đơn vị đoàn thể, các tổ chức Kinh tế - Xã hội Công tác này đòi hỏingười văn thư cần phải có tính kiên nhẫn và có một sự tập chung cao, để thực hiệncông việc thật chính xác

2.3.1 Soạn thảo văn bản

Ngày nay chúng ta không thể tìm thấy một văn bản chính thức nào của nhànước mà không được thực hiện trên máy tính Công việc soạn thảo văn bản giờ đây đãtrở nên quen thuộc với tất cả mọi người Tuy nhiên không phải ai cũng nắm vững cácnguyên tắc gõ văn bản cơ bản nhất Bản thân em đã quan sát và nhận thấy rằng đa sốsinh viên tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng không nắm vững (thậm chí chưabiết) các qui tắc này soạn thảo văn bản

Có câu hỏi “soạn thảo văn bản dễ hay khó”, đối với em là sinh viên ngành quảntrị văn phòng đã được thầy (cô) hướng dẫn qua môn “soạn thảo văn bản” em còn chưakhẳng định được là mình có thể soạn thảo văn bản được

Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường là một cơ quanhành chính nhà nước, nên soạn thảo văn bản là một công việc rất cơ bản và thườngxuyên Việc soản thảo văn bản cũng cần tuân thủ theo các quy định của nhà nước

Soạn thảo văn bản phải đảm bảo 2 yếu tố là: đúng về nội dung và thể thức trìnhbày theo thông tư số 01 của Bộ Nội Vụ ban hành về thể thức trình bày và soạn thảovăn bản

Là một sinh viên thực tập, em cũng không được giao công việc soạn thảo nhiều

Em chỉ thực hiện soạn thảo những loại thư mời dự họp, biên bản, tờ trình và học hỏicách soạn thảo những văn bản khác khi các anh (chị) thực hiện soạn thảo như: báo cáo,thông báo, quyết định,…

Công cụ hỗ trợ giúp em soạn thảo văn bản là máy vi tính và chương trình soạnthảo Open Office, Microsoft Word 2003