Giáo trình quản trị học 2021

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI Đồng Chủ biên PGS TS Nguyễn Thị Bích Loan PGS TS Phạm Công Đoàn GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ HỌC NHÀ XUẤT BẢN HÀ NỘI 2021 3 LỜI GIỚI THIỆU Trong lịch sử phát triển của xã hội loài người, Peter Drucker cho rằng “Chưa từng có một ngành nào phát triển mau lẹ và có ảnh hưởng to lớn như quản trị Từ khi khoa học quản trị ra đời đến nay, chỉ với hơn trăm năm, quản trị đã làm thay đổi mạnh mẽ cấu trúc kinh tế và xã hội của nhiều nước phát triển trên thế giới” Sự phát triển mạnh mẽ của k.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

Đồng Chủ biên: PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan

PGS.TS Phạm Công Đoàn

GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ HỌC

NHÀ XUẤT BẢN HÀ NỘI - 2021

LỜI GIỚI THIỆU

Trong lịch sử phát triển của xã hội loài người, Peter Drucker cho rằng: “Chưa từng có một ngành nào phát triển mau lẹ và có ảnh hưởng to lớn như quản trị Từ khi khoa học quản trị ra đời đến nay, chỉ với hơn trăm năm, quản trị đã làm thay đổi mạnh mẽ cấu trúc kinh tế và xã hội của nhiều nước phát triển trên thế giới”

Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học quản trị tự nó đã nói lên

ý nghĩa khoa học và thực tiễn cấp bách, sự hấp dẫn của khoa học này Điều đó được thể hiện ở cả góc độ nghiên cứu lý luận của một khoa học còn non trẻ, mới mẻ, còn rất nhiều “khoảng trống” cho nghiên cứu để phát triển và hoàn thiện nó đến góc độ thực tiễn thực hành quản trị, Harold Koontz, Cyril O’Donnell đã chỉ

ra rằng hơn 90% thất bại trong kinh doanh là do thiếu năng lực

và kinh nghiệm quản lý, điều hành Các nghiên cứu thực tiễn cũng cho thấy việc tăng cường các nguồn tài chính và công nghệ

kỹ thuật cũng chưa thể đảm bảo phát triển tổ chức nếu năng lực quản trị yếu kém Sau nữa, trong xu thế hội nhập, toàn cầu hóa nền kinh tế thế giới, môi trường kinh doanh và quản trị luôn biến đổi, phức tạp, đầy bất trắc, khó lường đã đặt ra cả những cơ hội nhưng cũng đầy rủi ro, thách thức với các nhà quản trị tổ chức Trong bối cảnh đó, nhà quản trị đòi hỏi vừa phải cập nhật những kiến thức mới của khoa học quản trị vừa phải có tư duy đúng đắn, có cái nhìn thực tế, phải có nghệ thuật vận dụng những tinh túy trong khoa học quản trị vào điều kiện cụ thể của quốc gia, của tổ chức nơi mình làm việc

Từ những nhận thức đó, các tác giả cuốn sách trên cơ sở nghiên cứu một cách khoa học, hệ thống các chương trình đào

tạo của các chuyên ngành thuộc ngành quản trị kinh doanh và các ngành, chuyên ngành có liên quan khác mong muốn cung cấp các kiến thức nền tảng, cốt lõi của khoa học quản trị; cố gắng cập nhật kiến thức mới, có hệ thống, đảm bảo tính khoa học, hiện đại, tính đến bối cảnh hội nhập quốc tế, cạnh tranh và thực tiễn Việt Nam đến người học Nội dung giáo trình được viết theo tiếp cận quá trình của quản trị (theo đó, quản trị là quá trình thực hiện

4 chức năng: Hoạch định, Tổ chức, Lãnh đạo và Kiểm soát) đồng thời với tiếp cận thông tin và ra quyết định (nếu tước bỏ tên gọi của các chức năng/công việc quản trị cụ thể thì công việc của nhà quản trị là thu thập, xử lý thông tin và ra quyết định, tổ chức thực hiện quyết định để thực hiện mục tiêu ) Từ tiếp cận trên, giáo trình được cấu trúc thành 7 chương, trong đó 3 chương đầu khái quát về khoa học quản trị, lịch sử phát triển và các cách tiếp cận, thông tin và quyết định quản trị; các chương sau đi sâu vào 4 chức năng của quản trị Toàn bộ cuốn sách thể hiện các tiếp cận chủ yếu, phổ biến đó là tiếp cận quá trình và ra quyết định được xuyên suốt trong các chương, mục Bảy chương của giáo trình cụ thể là:

Chương 1: Khái luận về quản trị

Chương 2: Nhà quản trị

Chương 3: Thông tin và ra quyết định quản trị

Chương 4: Chức năng hoạch định

Chương 5: Chức năng tổ chức

Chương 6: Chức năng lãnh đạo

Chương 7: Chức năng kiểm soát

Chương 1, 4, 6 do PGS.TS Phạm Công Đoàn biên soạn; Chương 2, 3, 5, 7 do PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan biên soạn Cuốn sách được biên soạn với ý tưởng cung cấp các kiến thức cơ bản, nền tảng về quản trị học cho ngành quản trị kinh

doanh và các ngành liên quan ở bậc đại học, là tài liệu tham khảo cho học viên cao học và nghiên cứu sinh cũng như các nhà nghiên cứu, thực hành quản trị ở các tổ chức, doanh nghiệp Nội dung cuốn sách là sự chắt lọc, kế thừa các công trình nghiên cứu đã có và cũng thể hiện những quan điểm, nhận định của cá nhân các tác giả Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng quản trị học là lĩnh vực rộng, phát triển nhanh, nhiều góc độ tiếp cận nên chắc chắn cuốn sách vẫn còn những hạn chế Các tác giả rất mong nhận được sự góp ý của các nhà khoa học, đồng nghiệp, các chuyên gia, các nhà quản trị để cuốn sách được hoàn thiện hơn, đáp ứng tốt cho đào tạo và nghiên cứu

Các tác giả biểu thị sự biết ơn sâu sắc đến tập thể giảng viên

và Hội đồng Khoa Quản trị kinh doanh, Bộ môn Quản trị học, cá nhân các nhà khoa học, đồng nghiệp trong và ngoài trường, đặc biệt là Hội đồng khoa học và đào tạo Trường Đại học Thương mại đã giúp chúng tôi hoàn thành giáo trình này

CÁC TÁC GIẢ

ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

HỌC PHẦN QUẢN TRỊ HỌC

1 Đối tượng nghiên cứu

Thực tiễn hoạt động quản trị ra đời từ rất lâu khi có đòi hỏi phải phối hợp và kết hợp hoạt động của những con người trong một tổ chức Tổ chức bao gồm những con người liên kết với nhau để hành động nhằm đạt mục tiêu chung của tổ chức và qua

đó đạt được mục tiêu riêng của mỗi người Để thực hiện được mục tiêu này, trong tổ chức đòi hỏi phải có người “nhạc trưởng” (chủ thể quản trị) chỉ huy, định hướng, phối hợp con người và các hoạt động của tổ chức (khách thể quản trị) dựa trên một nỗ lực chung Như vậy, đối tượng quản trị là tổ chức và con người trong tổ chức Tác động của chủ thể quản trị (nhà quản trị) lên đối tượng quản trị (con người, tổ chức) là các hoạt động quản trị

và qua đó hình thành nên các mối quan hệ quản trị

Hoạt động quản trị bị chi phối bởi các quy luật kinh tế, xã hội

và tâm lý khách quan, vì vậy, khi thực hành quản trị một tổ chức, nhà quản trị cần phải nhận thức và vận dụng đúng đắn các quy luật này mới đảm bảo sự thành công và hiệu quả của các hoạt động quản trị Sự phối hợp hoạt động của những con người trong tổ chức được thực hiện thông qua quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực để đảm bảo đạt được mục tiêu của tổ chức một cách hiệu quả Và đó cũng chính là các chức năng của quản trị

Học phần Quản trị học xác định đối tượng nghiên cứu là tổ

chức và các hoạt động quản trị tổ chức bao gồm: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát trong mối quan hệ bên trong tổ chức

và quan hệ giữa tổ chức với bên ngoài Đó cũng chính là cách tiếp cận quản trị theo quá trình mà cuốn sách này nghiên cứu

Mục đích của học phần Quản trị học là trang bị cho người học những kiến thức nền tảng, cốt lõi của khoa học quản trị để từ

đó giúp họ nghiên cứu phát triển lý luận và vận dụng phù hợp và hiệu quả vào công việc thực tế ở tổ chức; do đó giáo trình là tài liệu tham khảo bổ ích cho các nhà nghiên cứu, các nhà hoạch định chính sách và thực hành quản trị

Giáo trình Quản trị học tạo cơ sở khoa học nền tảng để nghiên cứu các chuyên ngành quản trị khác như: quản trị sản xuất và tác nghiệp, quản trị rủi ro, quản trị marketing, quản trị nhân lực, quản trị tài chính, quản trị công nghệ

2 Phương pháp nghiên cứu

Là một khoa học thuộc lĩnh vực khoa học xã hội, quản trị học

sử dụng phương pháp duy vật biện chứng, duy vật lịch sử làm nền tảng để xem xét, phân tích các sự vật, hiện tượng trong mối quan hệ qua lại, tác động lẫn nhau và trong quá trình vận động, phát triển Việc nghiên cứu lý luận và thực tiễn quản trị được thực hiện theo tiếp cận hệ thống trên quan điểm toàn diện, có tính đến điều kiện và hoàn cảnh cụ thể

Học phần Quản trị học sử dụng các phương pháp nghiên cứu

cụ thể như: phương pháp phân tích, tổng hợp, khái quát hóa, cùng với các phương pháp thống kê, toán kinh tế, dự báo, mô hình hóa ; đồng thời quản trị học là một khoa học ứng dụng, có tính liên ngành nên quá trình nghiên cứu cũng sử dụng kiến thức của các ngành khoa học có liên quan như: triết học, kinh tế học, thống kê, toán kinh tế, xã hội học, tâm lý học, luật học và các môn khoa học khác có liên quan

Quản trị là khoa học nhưng đồng thời cũng là nghệ thuật Vì vậy, khi thực hành quản trị, đòi hỏi nhà quản trị phải tuân thủ nghiêm túc nguyên lý quản trị, đồng thời phải biết sáng tạo, linh hoạt, mềm dẻo để có thể ứng phó với mọi tình huống xảy ra

CHƯƠNG 1 KHÁI LUẬN VỀ QUẢN TRỊ

Sau khi đọc xong chương này, người đọc có thể nắm được những nội dung chủ yếu của quản trị một tổ chức, cụ thể là:

- Khái niệm và các đặc điểm cơ bản của tổ chức

- Khái niệm và bản chất quản trị, hiểu được vì sao quản trị

là một khoa học, một nghệ thuật và là một nghề, hiểu được thế nào là nhà quản trị, người thừa hành

- Các chức năng cơ bản của quản trị một tổ chức cũng như

vai trò, mối quan hệ giữa các chức năng của quản trị

- Các lý thuyết quản trị và sự phát triển của các tư tưởng

quản trị

- Các yếu tố môi trường quản trị và tác động của môi trường

quản trị tới hoạt động quản trị

- Tính tất yếu của quản trị sự thay đổi, nội dung và cách thức

quản trị sự thay đổi của tổ chức

Nghiên cứu lý luận và thực tiễn về quản trị một tổ chức cho thấy:

(i) Hoạt động quản trị ra đời từ rất lâu trước sự ra đời của các lý thuyết/ tư tưởng quản trị, nó được minh chứng bằng việc con người đã hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm soát các hoạt động xây dựng kim tự tháp, cách quản lý của người Trung Hoa cổ ở giai đoạn nhiều ngàn năm trước công nguyên Song

về cơ bản quản trị thì không thay đổi chỉ có khả năng và cách thức giải quyết các vấn đề của quản trị thì thay đổi đúng như Peter F Drucker (1993) nhận định: “Những vấn đề cơ bản của quản lý không thay đổi nhưng điều kiện bên trong và bên ngoài

thì thay đổi do vậy những khả năng giải quyết vấn đề phải được thay đổi”.

(ii) Quản trị là sự phối hợp và kết hợp các hoạt động trong một tổ chức và hoạt động này được thực hiện bởi con người và các nguồn lực của tổ chức để nhằm đạt được các mục tiêu đã đặt

ra Do đó con người có vai trò là đối tượng của quản trị, có ý nghĩa quyết định đến sự thành bại của tổ chức Michael H Mescon, M Albert, F Khedouri (1988) đã khẳng định: “Hoạt động quản trị ra đời khi đòi hỏi phải có sự phối hợp và kết hợp hoạt động của một tổ chức để đạt mục tiêu đã đặt ra”

Từ những phân tích trên đây, để hiểu rõ về quản trị cần phải trả lời các câu hỏi: Quản trị là gì? Quản trị ai? Quản trị cái gì? Quản trị như thế nào và bằng cách nào? Những yếu tố nào tác động đến quản trị? Làm thế nào để quản trị thành công?

1.1 Quản trị và các chức năng quản trị tổ chức

1.1.1 Khái niệm và đặc điểm của tổ chức

a) Khái niệm về tổ chức

Theo Chester Barnard (1995): “Tổ chức là một hệ thốngcác hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người một cách

có ý thức”

Ngoài ra, cũng còn có nhiều cách hiểu khác nhau về tổ chức,

song nói chung: Tổ chức là hệ thống những con người liên kết lại

với nhau, hành động để đạt được mục tiêu của tổ chức.

b) Các đặc điểm cơ bản của tổ chức

Từ khái niệm về tổ chức nêu trên cho thấy:

Tổ chức bao giờ cũng phải có từ 2 người trở lên, họ liên kếtlại với nhau để hành động nhằm đạt mục tiêu chung (của tổ chức) và qua đó đạt được mục tiêu riêng của mỗi người Chính nhờ đạt được mục tiêu riêng khi gia nhập tổ chức nên con người

gắn kết với tổ chức và để quản trị thành công thì nhà quản trị phải giúp các thành viên của tổ chức đạt được các mục tiêu riêng của họ thông qua việc thực hiện mục tiêu chung.

Tổ chức được cấu trúc như một hệ thống, tức là nó bao gồm các cá nhân, các bộ phận được sắp xếp theo một trật tự logic có mối quan hệ, liên hệ với nhau theo một quy luật nhất định trong quá trình hoạt động để đạt được mục tiêu

Hoạt động của những con người trong tổ chức đòi hỏi phải có

sự phối hợp và kết hợp với nhau để đạt được mục tiêu, do đó phải có hoạt động quản trị, phải có người “nhạc trưởng” để thực hiện sự phối hợp và kết hợp đó, họ là nhà quản trị Do đó tổ chức

là đối tượng của quản trị, hơn nữa tổ chức bao gồm những con người liên kết với nhau để triển khai các hoạt động nhằm thực hiện mục tiêu chung nên quản trị tổ chức là quản trị con người, quản trị mối quan hệ con người và hoạt động trong tổ chức

Trong thực tiễn đời sống kinh tế, xã hội, tổ chức được thể hiện ra rất phong phú, đa dạng: tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, tổ chức chính trị, đoàn thể chúng biểu hiện ra là các tập đoàn kinh

tế, các công ty, doanh nghiệp, trường học, cơ quan quản lý nhà nước, tổ chức đảng, đoàn thanh niên, công đoàn, các hiệp hội Các tổ chức này có thể có một hay nhiều mục tiêu, các thành viên trong tổ chức gắn kết với nhau vì mục tiêu chung để qua đó đạt được mục tiêu riêng Ví dụ: Doanh nghiệp có thể có mục tiêu tăng trưởng, phát triển hay ổn định bền vững còn các thành viên trong doanh nghiệp có thể theo đuổi các mục tiêu: người lao động có mục tiêu công ăn việc làm, thu nhập hay thăng tiến người chủ có mục tiêu lợi nhuận Mọi thành viên trong tổ chức phải tiến hành các hoạt động mang tính chuyên môn hóa, theo các chức năng nhất định, ví dụ trong doanh nghiệp, các hoạt động có tính chuyên môn hóa theo các chức năng như: sản xuất, thương mại, nhân sự, tài chính từ đó tổ chức hình thành nên các

bộ phận chuyên môn hoá, các bộ phận này phải có những chức

năng, nhiệm vụ nhất định và phải phối hợp với nhau trong hoạt động, phải có người đứng ra để tổ chức sự phối hợp và kết hợp các hoạt động đó, tức là phải có người chỉ huy, người thừa hành theo thứ bậc của hệ thống Tóm lại, doanh nghiệp là một tổ chức được cấu trúc như một hệ thống có mục tiêu và để đạt được mục tiêu thì hoạt động của nó cần phải được quản trị

1.1.2 Bản chất của quản trị

a) Khái niệm và bản chất của quản trị

Có rất nhiều cách hiểu về quản trị tùy theo cách tiếp cận nghiên cứu về quản trị

Theo Phạm Vũ Luận (2012): “Quản trị là tổng hợp các hoạt động được thực hiện nhằm đạt được mục đích (đảm bảo hoàn thành công việc) thông qua nỗ lực (sự thực hiện) của những người khác”

Theo James H Donnelly; J Gibson (2008): “Quản trị là một quá trình do một hay nhiều người thực hiện nhằm phối hợp các hoạt động của những người khác để đạt được những kết quả mà một người hành động riêng rẽ không thể nào đạt được”

Theo Stephen Robbins (2001): “Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra”

Theo Robert Kreitner (2009): “Quản trị là tiến trình làm việc với và thông qua người khác để đạt được những mục tiêu của tổ chức trong một môi trường thay đổi Trọng tâm của tiến trình này

là kết quả và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực giới hạn”

Từ nghiên cứu các tiếp cận trên đây, có thể rút ra khái niệm

về quản trị như sau:

Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả bằng sự phối hợp các hoạt động của những người khác

thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức trong một môi trường luôn thay đổi

Khái niệm trên về quản trị có nhiều nét tương đồng với các khái niệm đã nêu và làm rõ hơn bản chất của quản trị, cụ thể: Quản trị là hoạt động của một hay một số người nhằm phối hợp hoạt động của những người khác để đạt được những mục tiêu của tổ chức Hoạt động quản trị sẽ không diễn ra hay không được “nhìn thấy” nếu tổ chức chỉ có một người, không có sự phối hợp hay tương tác với nhau

Sự phối hợp hoạt động của những người khác được thực hiện thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức Và đó cũng chính là các chức năng của quản trị

Hoạt động quản trị đòi hỏi phải sử dụng các nguồn lực, vì các nguồn lực của tổ chức là hữu hạn nên việc sử dụng phải đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả Các nguồn lực ở đây bao gồm cả nguồn lực vật chất và tinh thần, nguồn lực con người và nguồn lực tài chính

Hoạt động quản trị được tiến hành trong một môi trường luôn thay đổi nên cần phải dự báo, nhận diện một cách chính xác, kịp thời những cơ hội và thách thức, những thuận lợi và khó khăn, để

có những quyết định, hành động quản trị thích hợp với mỗi hoàn cảnh, tình huống cụ thể

Mỗi tổ chức đều có những mục tiêu và những việc phải làm

để thực hiện mục tiêu, các công việc này được những con người trong tổ chức thực hiện, mặc dù công việc của những người trong

tổ chức khác nhau song tựu chung có thể phân chia thành hai loại: nhà quản trị và người thừa hành

Nhà quản trị là người thực hiện các công việc quản trị, thực hiện các hoạt động để đạt mục tiêu thông qua sự phối hợp hoạt

động của những người dưới quyền và chịu trách nhiệm về hoạt động của họ Sự phối hợp hoạt động của những người thừa hành được thực hiện thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức một cách hiệu quả Do đó nhà quản trị chính là chủ thể của hoạt động quản trị.

Người thừa hành là những người đảm nhận những công việc nhất định, hoạt động dưới sự điều khiển, kiểm soát của nhà quản trị mà không có trách nhiệm điều khiển và kiểm soát hoạt động của những người khác

Quản trị có vai trò quan trọng, quyết sự sự thành công của tổ chức Tạp chí khoa học điều tra Forbes (2014), trong bản công

bố báo cáo về kinh doanh của Ngân hàng Châu Mỹ viết: “theo sự phân tích cuối cùng thì hơn 90% các thất bại trong kinh doanh là

do sự thiếu năng lực và thiếu kinh nghiệm quản lý”

b) Quản trị là một khoa học, một nghệ thuật và là một nghề Quản trị là một khoa học

Thứ nhất, thực tiễn hoạt động quản trị ra đời từ rất lâu khi cóđòi hỏi phải phối hợp và kết hợp hoạt động của những con người trong một tổ chức Qua thực tiễn, hoạt động quản trị được trải nghiệm, đúc rút, tổng kết từ đó ra đời những tư tưởng, lý thuyết

về quản trị; trong đó 5 quan điểm được chấp nhận và phát triển rộng rãi Bắt đầu từ năm 1886 quan điểm quản trị truyền thống ra đời gồm trường phái quản trị quan liêu của Max Weber (1864-1920) với công trình nghiên cứu về sự quan liêu của chính phủ Đức Quản trị khoa học mà tiêu biểu là F Taylor và những người

kế tục Taylor với công trình của Taylor “Principles of scientific management”; Quản trị tổng quát mà tiêu biểu là H Fayol về các công trình nghiên cứu về nhà quản trị và các chức năng của quản trị được thể hiện trong công trình nghiên cứu “General and industrial management”; Quan điểm hành vi (quan hệ con người)

mà tiêu biểu là Mary Parker nhấn mạnh vào việc giải quyết mối

quan hệ giữa các nhân viên và động lực của quản trị hơn là áp dụng các nguyên tắc cứng nhắc Chester Barnard (1886-1961) của trường Đại học Havard với tác phẩm “Functions of the excutive”; Elton Mayo với tác động Hawthorns cũng đi theo hướng này

Và một loạt các công trình nghiên cứu và tiếp cận hệ thống, tiếp cận tình huống, quản trị chất lượng

Thứ hai, các lý thuyết quản trị là sự tổng hợp, khái quát hóa cao từ thực tiễn hoạt động quản trị với sự kế thừa, phát triển các

lý thuyết, kinh nghiệm đã có về quản trị; lý thuyết và thực hành quản trị đòi hỏi phải nhận thức và vận dụng các quy luật kinh tế,

xã hội và tâm lý để giải quyết các vấn đề của quản trị do đó nó có tính khoa học

Thứ ba, lý thuyết quản trị sử dụng các thành tựu của các môn khoa học khác nhau vào giải quyết các vấn đề của quản trị như: triết học, kinh tế học, luật học, toán học, lý thuyết hệ thống, tâm

lý, xã hội học nên nó có tính khoa học

Những luận cứ trên đây cho thấy quản trị là một khoa học theo đúng nghĩa

Quản trị là một nghệ thuật

Nói quản trị là một nghệ thuật bởi vì như đã chỉ ra ở trên quản trị là hoạt động làm việc với và thông qua con người để đạt mục tiêu Con người luôn có tâm tư, tình cảm, tính cách và phẩm chất, tâm lý nhất định, ở trong các điều kiện, hoàn cảnh khác nhau con người có nhu cầu, động cơ, hành vi ứng xử có thể khác nhau do đó nhà quản trị cần phải có hoạt động quản trị, ứng xử thích hợp với các trạng thái tâm lý, đặc điểm tâm sinh lý của mỗi người trong bối cảnh cụ thể Thêm vào đó, môi trường quản trị luôn thay đổi, những tác động của môi trường đến hoạt động quản trị không giống nhau nên không thể áp dụng khoa học quản trị vào thực tiễn một cách khuôn mẫu, cứng nhắc mà phải mềm

dẻo, linh hoạt, sáng tạo để phù hợp với mỗi con người, mỗi hoạt động gắn với điều kiện, hoàn cảnh cụ thể có nghĩa là phải có nghệ thuật quản trị

Tuy nhiên, khi nói quản trị là nghệ thuật không có nghĩa là tuyệt đối hóa nó, nghệ thuật quản trị là tài nghệ của nhà quản trị trong việc giải quyết vấn đề quản trị một cách khéo léo, hiệu quả đối với mỗi tình huống nhưng phải lấy khoa học quản trị làm nền tảng, làm phương pháp luận trong tư duy và hành động để giải quyết vấn đề đó một cách linh hoạt, phải “dĩ bất biến, ứng vạn biến” để đạt mục tiêu của nhà quản trị Khoa học quản trị cung cấp cho nhà quản trị kiến thức quản trị, còn nghệ thuật là sự tinh lọc kiến thức để vận dụng nó một cách sáng tạo vào hoạt động quản trị

Quản trị là một nghề

Từ những năm 50 của thế kỷ XX hoạt động quản trị tiến dần đến chuyên nghiệp, một số người được đào tạo bài bản về quản trị và hoạt động của họ chuyên về quản trị, từ đó quản trị trở thành một nghề và người ta có thế kiếm sống, phát triển từ nghề này Khi quản trị trở thành một nghề, con người tách ra khỏi các hoạt động sản xuất trực tiếp để chuyên tâm vào hoạt động quản trị do đó hiệu quả của hoạt động quản trị trong một tổ chức được nâng lên và qua đó nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức do

sự chuyên môn hóa đó

Hộp 1.1: Quản trị là một nghề

Quản trị kinh doanh đã trở thành một nghề danh giá, tấm bằng MBA trở thành tấm “hộ chiếu” để một cá nhân có thể bước vào thế giới kinh doanh đầy cảm hứng và thách thức Những người có bằng MBA ở các nước phát triển là tầng lớp

có thu nhập cao và được xã hội trọng vọng Các khóa học MBA cung cấp cho nhà quản trị những tri thức và kỹ năng cần

thiết để điều hành thành công một doanh nghiệp Học để trở thành một lãnh đạo trong một tổ chức tạo ra lợi nhuận nên đương nhiên các khóa học MBA thường có mức giá cao hơn nhiều so với các ngành khác

Nguồn: Tom Gorman, MBA cơ bản

Nhà xuất bản Lao động Xã hội 2009

4 hoặc 5 chức năng, nhưng nhìn chung trong tiếp cận quá trình, các nhà nghiên cứu thường cho rằng quản trị có 4 chức năng: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát và các chức năng này được phân tích khá chi tiết, cụ thể trong các cuốn sách, các công trình nghiên cứu khoa học cũng như trong thực tiễn hoạt động quản trị

Quá trình quản trị thực hiện bốn chức năng riêng biệt, song

có mối quan hệ mật thiết với nhau đó là: hoạch định (phải làm gì?), tổ chức (ai làm, làm cách nào?), lãnh đạo (gây ảnh hưởng lên cách làm), kiểm soát (đảm bảo thực hiện mục tiêu)

Quá trình quản trị thực hiện sự phối hợp các nguồn lực: nhân lực, tài chính,vật chất, thông tin của tổ chức để đạt được mục tiêu

đã đề ra

Cụ thể, những nhiệm vụ của hoạch định gồm:

Thứ nhất, xác định các mục tiêu của tổ chức

Hai là, xây dựng chiến lược tổng thể và chiến lược bộ phận,

cụ thể hóa chúng thành các kế hoạch để phối hợp hành động Hoạch định liên quan đến dự báo về tương lai để xác định mục tiêu và cách thức hành động trong một môi trường luôn biến động, những dự báo có thể sai lệch so với thực tế do đó dự báo càng chính xác thì hoạch định càng chính xác Hoạch định càng chính xác thì càng tạo thuận lợi cho việc triển khai các hoạt động quản trị, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực và chủ động xử lý

HOẠCH ĐỊNH

TỔ CHỨC

KIỂM SOÁT

LÃNH ĐẠO

TỔ CHỨC

CÁC

NGUỒN

LỰC

các tình huống, nắm bắt và khai thác cơ hội và hạn chế rủi ro trong hoạt động của tổ chức

Với ý nghĩa đó hoạch định là chức năng đầu tiên, là chức năng nền tảng của các chức năng quản trị

Các nhiệm vụ của tổ chức bao gồm: xác định các việc phải làm, phân công cá nhân, bộ phận nào làm và phối hợp hoạt động như thế nào với các cá nhân, bộ phận trong tổ chức Những bộ phận nào được hình thành, mối quan hệ giữa các chúng và hệ thống quyền hành trong tổ chức

Tổ chức phải tuân thủ nguyên lý là tạo môi trường thuận lợi, hài hoà cho các hoạt động của cá nhân và bộ phận trong tổ chức để đảm bảo thực hiện có hiệu quả mục tiêu đã đặt ra Không phải ngẫu nhiên nguồn gốc xuất xứ của từ “tổ chức” theo tiếng La tinh (Organon) có nghĩa là “hài hoà”

nhau do đó để tác động đến họ, làm cho họ họ tích cực nỗ lực làm việc, hoàn thành tốt nhiệm vụ, nhà quản trị phải hiểu rõ nhu cầu và động cơ của họ trong công việc Và phải có nghệ thuật gây ảnh hưởng tới người dưới quyền bằng phong cách lãnh đạo thích hợp với mỗi tình huống cụ thể

Lãnh đạo là hoạt động quan trọng, cần thiết trong thực hành quản trị vì khi đã có mục tiêu, kế hoạch hành động và tổ chức bộ máy thì không có nghĩa là mọi người, mọi bộ phận trong tổ chức sẽ hành động một cách tự giác, nhiệt tình, đúng định hướng với hiệu suất cao, mà để có được điều đó nhà quản trị phải định hướng, động viên, khích lệ, thưởng phạt thích hợp đối với cá nhân, bộ phận trong tổ chức trong quá trình hoạt động Nói cách khác, nhà quản trị phải thực hiện các hoạt động lãnh đạo, họ phải

là một nhà lãnh đạo

d) Kiểm soát

Kiểm soát là việc xác định thành quả (kết quả) đạt được trên thực tế so với mục tiêu đã đặt ra để phát hiện những sai lệch và nguyên nhân của chúng, từ đó thực hiện các hoạt động điều chỉnh để đảm bảo tổ chức đạt được các mục tiêu đã đề ra

Hoạt động của tổ chức không phải lúc nào cũng đạt được kết quả mong muốn như kế hoạch đã vạch ra, điều đó do nhiều nguyên nhân chủ quan và khách quan Trên thực tế, mục tiêu, kế hoạch của tổ chức được xác định trước, là kết quả của công tác

dự báo và sự mong muốn của nhà quản trị Song mục tiêu, kế hoạch được thực hiện trong môi trường luôn thay đổi, chứa đựng nhiều yếu tố bất định khiến dự báo có thể không chính xác, sau nữa sự chính xác của dự báo còn phụ thuộc nhiều yếu tố như sự chính xác của thông tin, phương pháp dự báo, năng lực của người dự báo do đó rất khó tránh khỏi sự sai lệch giữa mục tiêu đặt ra với kết quả đạt được trên thực tế, sau nữa kết quả thực hiện

kế hoạch còn phụ thuộc vào năng lực quản trị điều hành, vào

năng lực của nguồn nhân lực trong tổ chức Hoạt động kiểm soát

sẽ giúp nhà quản trị phát hiện được những sai lệch để nhà quản trị có những điều chỉnh đảm bảo sự phù hợp giữa hoạt động thực tiễn với mục tiêu đặt ra và tránh lãng phí nguồn lực

Cũng như các chức năng trên, chức năng kiểm soát có mặt trong tất cả quá trình quản trị: Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát vì khi thực hiện các chức năng này các nhà quản trị đều phải đặt mục tiêu, tổ chức các hoạt động để đạt được chúng.Bốn chức năng trên là bốn chức năng phổ biến đối với hoạt động quản trị nói chung và các cấp quản trị, cũng như đối với các

tổ chức khác nhau về tính chất (kinh tế, xã hội, chính trị ), quy

mô, loại hình Điểm khác nhau chỉ là ở chỗ quy mô, tính phức tạp, phương pháp triển khai thực hiện

1.2 Các lý thuyết quản trị

Lý thuyết quản trị là hệ thống các tư tưởng, quan niệm đượcđúc kết, hệ thống hóa, giải thích về các hoạt động quản trị tổ chức được thực hành trong thực tế

Lý thuyết quản trị ra đời từ thực tiễn hoạt động quản trị được nghiên cứu, đúc rút một cách có hệ thống qua các thời đại với những ý tưởng, quan điểm khác nhau được khái quát thành những công trình khoa học về quản trị

Quản trị ra đời cùng với sự ra đời của văn minh nhân loại Sự

ra đời của các kim tự tháp hàng ngàn năm trước công nguyên đã thể hiện trình độ hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm soát hoạt động xây dựng các kim tự tháp hay quản lý nhà nước thời Trung Hoa cổ đại với những định chế và trình độ tổ chức cao của

hệ thống chính quyền để quản lý một đất nước Ở châu Âu các

kỹ thuật và phương pháp quản trị được áp dụng vào sản xuất, kinh doanh từ thế kỷ XVI khi việc tổ chức sản xuất, kinh doanh vượt quá quy mô một cá nhân, hộ cá thể Thế kỷ XVIII với sự xuất

hiện của cách mạng trong công nghiệp đã xuất hiện các nghiên cứu về quản trị, song chủ yếu tập trung vào kỹ thuật sản xuất.Hoạt động nghiên cứu quản trị thật sự phát triển ở cuối thế kỷ XIX với sự ra đời các kết quả nghiên cứu của F.W Taylor, Robert Owen tạo nền móng cho các lý thuyết quản trị ngày nay.

Có thể khái quát sự phát triển của các lý thuyết quản trị qua các thời kỳ bao gồm: lý thuyết cổ điển về quản trị, lý thuyết tâm

lý xã hội (hành vi), lý thuyết định lượng về quản trị, lý thuyết hiện đại (trường phái tích hợp) và một số tiếp cận phi truyền thống trong quản trị những năm gần đây

1.2.1 Lý thuyết quản trị khoa học

Các tác giả theo quan điểm quản trị khoa học tiêu biểu:

Charler Bebbage (1792-1871), tác giả người Anh nghiên cứutìm cách tăng năng suất lao động nhờ chuyên môn hóa lao động

và tối ưu hóa việc sử dụng nguyên vật liệu

Frank và Lik Gilberth (1868-1924) và (1878-1972): tập trung vào hoàn thiện hệ thống thao tác, loại bỏ động tác thừa để nâng cao năng suất lao động

Henry L Gantt (1861-1919): phát triển sơ đồ Gantt mô tả dòng công việc phải hoàn thành, các công việc then chốt cần phải tập trung chỉ đạo để hoàn thành đúng tiến độ các giai đoạn hoạt động vạch ra theo kế hoạch

Trong số các tác giả ở giai đoạn này, tiêu biểu nhất phải kể đến là Frederich Willslow Taylor (1856-1915), ông được coi là cha đẻ của phương pháp quản trị khoa học Tư tưởng, quan điểm của ông được thể hiện trong cuốn: “Các nguyên tắc quản trị một cách khoa học” (Principles of Scientific Management) xuất bản lần đầu ở Mỹ năm 1911, trong đó ông đưa ra 4 nguyên tắc quản trị và chỉ ra các nội dung quản trị tương ứng:

4 nguyên tắc Taylor

+ Xây dựng cơ sở khoa học

cho các công việc cùng với các

+Tăng cường hợp tác, khen

thưởng dựa theo kết quả công

việc, trang thiết bị và bố trí hiệu

quả nơi làm việc

+ Công việc và trách nhiệm

tách bạch giữa nhà quản trị với

công nhân

Công tác quản trị tương ứng

+ Nghiên cứu thời gian và thao tác hiệu quả nhất để hoàn thành công việc

+ Mô tả công việc để lựa chọn công nhân phù hợp, thiết lập hệ thống tiêu chuẩn

và hệ thống huấn luyện chính thức

+ Trả lương theo kết quả công việc, đảm bảo an toàn lao động bằng những phương tiện thích hợp

+ Thăng tiến trong công việc, coi trọng lập kế hoạch

- Đề cao công tác tuyển chọn và huấn luyện

- Dùng đãi ngộ để kích thích người lao động nâng cao năng suất

- Sử dụng phương pháp hợp lý để giải quyết những vấn đề quản trị

- Coi quản trị là đối tượng nghiên cứu khoa học

Nhược điểm:

- Chỉ áp dụng thích hợp cho môi trường ổn định

- Đánh giá cao nhu cầu kinh tế, chú trọng yếu tố kỹ thuật, coi con người như một “đinh vít” trong một cỗ máy mà chưa chú ý những nhu cầu xã hội, tâm lý chi tiết, tội phạm của người lao động

1.2.2 Lý thuyết quản trị hành chính

Khác với lý thuyết quản trị khoa học chú trọng hợp lý hoá công việc và nhiệm vụ mà công nhân phải làm, lý thuyết quản trị hành chính tập trung phát triển những nguyên tắc quản trị chung của tổ chức Hai nhà tiên phong của lý thuyết này là Henry Fayol

công, phân nhiệm, phân quyền chính xác, với mục tiêu và hệ thống quyền hành, trách nhiệm cụ thể, từ đó ông nêu 6 nguyên tắc quản trị mang tính chất hành chính:

Nguyên tắc 1: Phân công lao động với thẩm quyền và trách nhiệm được quy định rõ và hợp pháp hóa như nhiệm vụ chính thức Nguyên tắc 2: Các chức vụ thích hợp theo hệ thống chỉ huy, mỗi chức vụ được nằm dưới chức vụ khác cao hơn

Nguyên tắc 3: Nhân sự được tuyển dụng và thăng tiến theo khả năng, qua thi cử và huấn luyện

Nguyên tắc 4: Các hành vi hành chính và quyết định phải bằng văn bản

Nguyên tắc 5: Quản trị tách rời với sở hữu

Nguyên tắc 6: Các nhà quản trị phải tuân thủ các luật lệ, quy định, thủ tục, áp dụng cho tất cả mọi người

Ưu điểm và nhược điểm của lý thuyết quản trị hành chính

Ưu điểm:

- Lý thuyết quản trị hành chính đóng góp nhiều cho lý thuyết

và thực hành quản trị do những nguyên tắc đúng đắn với những quy định chặt chẽ, cụ thể

- Năng suất lao động cao nếu tổ chức được sắp xếp hợp lý

- Những nguyên tắc quản trị này vẫn được nghiên cứu, áp dụng đến ngày nay do tính đúng đắn của nó

- Hình thức tổ chức, phân công, phân quyền vẫn được sử dụng trong các trường phái quản trị hiện đại

Nhược điểm:

- Chỉ áp dụng tốt trong môi trường ổn định

- Quan điểm quản trị cứng nhắc ít chú ý đến con người và xã hội nên còn xa rời thực tế hoạt động của tổ chức

1.2.3 Lý thuyết hành vi

Lý thuyết hành vi hay còn gọi là lý thuyết tâm lý xã hội, lý thuyết tác phong Đây là lý thuyết nhấn mạnh đến yếu tố con người, đến yếu tố tâm lý, tình cảm, quan hệ xã hội của con người trong công việc Lý thuyết này cho rằng hiệu quả của quản trị do năng suất lao động quyết định và năng suất lao động trong tổ chức không chỉ do yếu tố kỹ thuật mà còn do sự thỏa mãn các nhu cầu tâm lý, xã hội của con người trong tổ chức, phụ thuộc vào sự đáp ứng nhu cầu và động cơ thúc đẩy họ trong công việc Các nhà nghiên cứu theo hướng này coi quản trị thực chất là quản trị con người

Một số nhà nghiên cứu tiêu biểu của lý thuyết hành vi:

Quản trị hữu hiệu cần căn cứ vào nhu cầu của người thừa hành và quy luật thỏa mãn nhu cầu của họ Nhà quản trị giao việc

và đãi ngộ phải gắn với nhu cầu và động cơ làm việc của người thừa hành

Douglas Mc Gregor: (thuyết Y)

Theo Douglas Mc Gregor con người sẽ thích thú công việc nếu có những thuận lợi, khi thực hiện công việc được tự chủ, được tạo điều kiện làm việc tốt được thưởng vì thành tích từ đó

họ sẽ cống hiến nhiều cho tổ chức

Theo ông, thay vì nhấn mạnh kiểm tra nhà quản trị nên coi trọng phối hợp hành động

Ưu điểm và nhược điểm của lý thuyết hành vi

1.2.4 Lý thuyết định lượng trong quản trị

Quan điểm định lượng trong quản trị với cơ sở là coi tổ chức như một hệ thống và áp dụng các phương pháp định lượng như thống kê, toán kinh tế và máy tính điện tử phục vụ cho việc ra quyết định

Quan điểm định lượng trong quản trị coi tổ chức, doanh nghiệp là một hệ thống, hơn nữa là hệ thống mở vì có mối liên hệ với môi trường bên ngoài Hệ thống trong tổ chức doanh nghiệp bao gồm nhiều phân hệ (nhân sự, tài chính, sản xuất, thương mại ) có mối quan hệ tương tác với nhau và với các yếu tố của môi trường bên ngoài trong quá trình hoạt động để đạt mục tiêu Trong quản trị, các nhà quản trị sử dụng các mô hình toán kinh tế, thống kê, phân tích để ra quyết định

Các nhà quản trị áp dụng phương pháp định lượng (dự báo, quy hoạch, toán học, lý thuyết hệ thống, lý thuyết tương quan ) vào hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm soát các hoạt động của tổ chức

Một trong những nội dung của lý thuyết định lượng trong quản trị và quản trị hệ thống thông tin Quản trị hệ thống thông

tin là chương trình tích hợp, thu thập, xử lý thông tin và ra quyết định dưới sự trợ giúp của máy tính điện tử

Ưu điểm và nhược điểm của lý thuyết định lượng

1.2.5 Lý thuyết tích hợp trong quản trị

a) Tiếp cận quản trị là một quá trình

Tư tưởng này cho rằng quản trị là một quá trình liên tục thực hiện các chức năng: Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát nhằm phối hợp và kết hợp các hoạt động để đạt được mục tiêu, tư tưởng này thực chất đã được thể hiện trong tư tưởng Fayol từ đầu thế kỷ XX

Các chức năng trên đây là các chức năng chung của quản trị được áp dụng đối với quản trị mọi tổ chức có quy mô, tính phức tạp khác nhau (mặc dù các nhà nghiên cứu lý luận quản trị khác nhau nêu ra số lượng và nội dung các chức năng khác nhau, song tương đối phổ biến là thống nhất ở 4 chức năng hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát)

Ưu điểm và nhược điểm theo tiếp cận quản trị là quá trình:

Ưu điểm: Tiếp cận quản trị là một quá trình có ưu điểm chỉ rõ

những công việc phải làm, những kiến thức và kỹ năng cần thiết phải có trong thực hành quản trị

Nhược điểm: Tiếp cận này mang tính cứng nhắc, khuôn mẫu,

mang tính trật tự so với thực tiễn, trong khi đó thực tiến luôn đa dạng, phong phú, không thể quản trị một cách cứng nhắc, giáo điều Đây cũng là lý do của việc xuất hiện lý thuyết quản trị theo tình huống (tiếp cận tình huống ngẫu nhiên) và các lý thuyết khác sau này

b) Tiếp cận tình huống ngẫu nhiên

Tác giả tiêu biểu theo cách tiếp cận này là Fiedler Ôngcho rằng:

Thứ nhất, quản trị hữu hiệu phải căn cứ vào tình huống cụthể, điều kiện và hoàn cảnh cụ thể của mỗi tình huống để giải quyết các vấn đề của quản trị tổ chức

Thứ hai, các tổ chức khác nhau thì khác nhau về tính chất, quy mô, tính phức tạp, mục tiêu, nhiệm vụ nên khó có thể dùng nguyên lý chung, khuôn mẫu chung áp dụng một cách cứng nhắc cho tất cả các tổ chức trong hoạt động quản trị Do đó các nguyên lý, nguyên tắc quản trị cần phải vận dụng một cách mềm dẻo, linh hoạt tuỳ từng tình huống cụ thể

Ưu điểm và nhược điểm theo tiếp cận tình huống ngẫu nhiên

về quản trị:

Ưu điểm: Tiếp cận tình huống ngẫu nhiên mở rộng việc vận

dụng các nguyên tắc quản trị, gắn với tác động của yếu tố môi trường, do đó, cách tiếp cận này mềm dẻo hơn, sát thực hơn trong giải quyết các vấn đề quản trị mà đôi khi các nguyên tắc khoa học của quản trị không thể bao quát hết

Nhược điểm: Theo tiếp cận tình huống ngẫu nhiên, kết quả, hiệu

quả quản trị phụ thuộc vào quan điểm, nhận thức, năng lực, kinh nghiệm của nhà quản trị trong việc giải quyết các vấn đề cụ thể

1.2.6 Lý thuyết quản trị Nhật Bản

a) Thuyết Z

Giáo sư người Mỹ gốc Nhật William Ouchi áp dụng cách quản lý Nhật Bản trong các công ty Mỹ (ra đời năm 1978) coi trọng yếu tố con người và giá trị xã hội trong tổ chức

Đặc điểm của thuyết Z là công việc dài hạn cho người lao động (Biên chế suốt đời), ra quyết định tập thể, trách nhiệm cá nhân, xét đánh giá và đề bạt một cách thận trọng, kiểm soát kín đáo bằng các biện pháp công khai, quan tâm đến tập thể và cả gia đình nhân viên

Ngoài thuyết Z, kỹ thuật quản trị Nhật Bản cũng chú trọng đến cải tiến (Kaizen)

b) Kaizen (cải tiến)

Thuyết Kaizen do Massanki Iwai đưa ra, ông chú trọng đến quá trình cải tiến liên tục, tập trung vào 3 yếu tố: nhà quản trị, cá nhân người thừa hành và tập thể Đặc điểm của Kaizen trong quản trị là:

Một là, áp dụng mô hình JIT (just in time): sản xuất, cung ứng vừa đúng lúc (dự trữ bằng không) để tiết kiệm chi phí

Hai là, ghi nhận các sáng kiến, đóng góp của công nhân trong công việc và khuyến khích họ phát hiện và báo cáo mọi vấn đề nảy sinh để nhà quản trị xử lý kịp thời

Ưu điểm của tiếp cận quản trị theo thuyết Z là tạo động lực cho người lao động và sự gắn bó của họ với doanh nghiệp qua sự quan tâm và chế độ làm việc suốt đời Kaizen khuyến khích sự cải tiến nâng cao năng suất Song chế độ làm việc suốt đời cũng

có những nhược điểm như: tạo “sức ỳ” mất động lực cạnh tranh nhân lực, còn mô hình JIT cần phải có những điều kiện và năng lực quản trị nhất định mới áp dụng có hiệu quả

1.3 Môi trường quản trị

1.3.1 Khái niệm môi trường quản trị

Môi trường quản trị chỉ các định chế hay lực lượng bên trong

và bên ngoài có ảnh hưởng đến hoạt động quản trị của tổ chức Theo Robbins, nhà quản trị chỉ có ảnh hưởng giới hạn đến kết quả hoạt động của tổ chức (mưu sự tại nhân, thành sự tại thiên) vì

tổ chức có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến kết quả của tổ chức mà nhà quản trị không thể kiểm soát, khống chế được nó Chúng là các yếu tố của môi trường bên trong và bên ngoài tổ chức

Các yếu tố của môi trường quản trị luôn vận động, tương tác lẫn nhau, có ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến hoạt động quản trị một tổ chức Tình hình suy thoái kinh tế dẫn đến sức mua giảm, sự thay đổi của công nghệ, kỹ thuật dẫn đến trên thị trường xuất hiện sản phẩm mới có chất lượng tốt, giá rẻ, một cán

bộ quản trị giỏi, một nhân viên thạo việc bỗng nhiên xin đi khỏi công ty mà chưa có người thay thế tương xứng, sự thay đổi của giá cả các yếu tố đầu vào tất cả chúng đều ảnh hưởng đến hoạt động quản trị

Các yếu tố của môi trường quản trị được chia thành 2 nhóm: nhóm yếu tố môi trường bên ngoài và nhóm yếu tố môi trường bên trong tổ chức

1.3.2 Môi trường bên ngoài

Môi trường bên ngoài tổ chức bao gồm hai nhóm yếu tố: những yếu tố của môi trường vĩ mô và những yếu tố của môi trường vi mô (môi trường ngành) Những yếu tố này đều nằm ngoài tổ chức

1.3.2.1 Môi trường vĩ mô

Đây là nhóm các yếu tố không chỉ ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến hoạt động quản trị tổ chức mà còn ảnh hưởng đến

cả các yếu tố của môi trường vi mô và môi trường bên trong tổ chức Chúng bao gồm các yếu tố kinh tế vĩ mô, chính trị, luật pháp, văn hóa xã hội, sự tiến bộ của khoa học công nghệ, yếu tố

tự nhiên những yếu tố này có thể tạo cơ hội cũng như rủi ro cho hoạt động quản trị tổ chức

a) Yếu tố kinh tế vĩ mô

Các yếu tố kinh tế vĩ mô gồm: Thu nhập quốc dân (tăng trưởng hay suy thoái kinh tế), lạm phát, tỷ giá hối đoái và lãi suất, công ăn việc làm và tiền lương, thuế

Tổng sản phẩm quốc nội (GDP): GDP tăng hay giảm có ảnh

hưởng đến tăng hay giảm thu nhập của dân cư, tăng hay giảm đầu tư, chi tiêu công dẫn đến tăng hay giảm nhu cầu hàng hóa dịch vụ trong nền kinh tế, tăng, giảm quy mô thị trường hang hoá dịch vụ Đây là những thông tin quan trọng cho các hoạt động quản trị (hoạch định chiến lược, tác nghiệp, tổ chức điều hành và kiểm soát cũng như các hoạt động quản trị tác nghiệp)

Lạm phát: Lạm phát làm cho gia tăng chi phí các yếu tố đầu

vào, giá cả tăng cao làm sức cạnh tranh giảm, khó tiêu thụ Mặt khác lạm phát cao cũng dẫn đến thu nhập thực tế của người dân giảm nên nhu cầu người dân và sức mua giảm Các thông tin trên giúp nhà quản trị doanh nghiệp cần phải điều chỉnh chiến lược và chính sách thích hợp để tránh được thua lỗ, hạn chế tác hại, rủi ro của yếu tố lạm phát

Tỷ giá hối đoái và lãi suất: Tỷ giá hối đoái ảnh hưởng đến

chi phí và giá thành hàng hóa, dịch vụ Nhất là đối với doanh nghiệp kinh doanh thương mại quốc tế Sự thay đổi tỷ giá ảnh

hưởng mạnh đến xuất nhập khẩu và đầu tư, ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm thông qua nhập khẩu nguyên liệu, thiết

bị và sử dụng dịch vụ

Yếu tố lãi suất tiền vay cũng ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, giá thành ảnh hưởng trực tiếp đến đầu vào và đầu ra của doanh nghiệp Trong hoạch định thực thi chiến lược và chính sách quản trị kinh doanh, quản trị tài chính cần phải chú ý đến các yếu tố này

Công ăn việc làm và thu nhập: Tình trạng công ăn việc làm

và thu nhập của người lao động, chính sách tiền lương của nhà nước có tác động mạnh đến việc mở rộng hay hạn chế việc thuê mướn lao động, tác động đến chi phí và giá thành của sản phẩm Tình hình cung cầu lao động và tiền lương trên thị trường lao động buộc các nhà quản trị phải cân nhắc trong thuê mướn lao động, mở rộng hay hạn chế quy mô, thu hút, sử dụng lao động, đến việc áp dụng các mô hình kinh doanh sử dụng công nghệ cao với lao động lành nghề hay ngược lại Chính sách tiền lương tối thiểu và việc thay đổi hệ thống tiền lương có thể sẽ gây ra áp lực hoặc tạo thuận lợi cho nhà quản trị, đòi hỏi phải có biện pháp có hiệu quả hơn sử dụng nguồn nhân lực

Thuế: Thuế suất tăng dẫn đến chi phí tăng, làm tăng giá thành,

gây khó khăn cho kinh doanh Việc hạ thấp thuế suất sẽ tạo thuận lợi cho doanh nghiệp Thuế suất áp dụng cho các ngành nghề, lĩnh vực, sản phẩm ở mỗi giai đoạn có thể khác nhau đòi hỏi nhà quản trị phải linh hoạt trong hoạch định kinh doanh, chiến lược sản phẩm, thị trường để tránh rủi ro và kinh doanh có lợi

động của doanh nghiệp trong kinh tế thị trường Mở cửa, hội nhập nền kinh tế có tác động định hướng chung đối với nền kinh

tế và doanh nghiệp vừa có thể tạo thời cơ song cũng có thể là rủi

ro mà trong quản trị doanh nghiệp phải tính đến để đưa ra những quyết định quản trị cả về chiến lược lẫn tác nghiệp phù hợp Trong dài hạn luật và chính sách có thể thay đổi do những nguyên nhân khác nhau, có thể là chúng không phù hợp với thực tiễn hoặc do yếu tố môi trường thay đổi nên cần phải có những thay đổi, điều chỉnh do đó trong chiến lược dài hạn các doanh nghiệp phải dự báo được sự thay đổi của luật, chính sách để chủ động hoạch định, điều chỉnh chiến lược phát triển

Trong điều kiện hội nhập với thị trường bên ngoài, quản trị doanh nghiệp phải nắm được quy định của WTO, của các khối thị trường và quốc gia mà doanh nghiệp có quan hệ kinh tế để đảm bảo các quyết định quản trị chiến lược và hoạt động tác nghiệp phù hợp, tận dụng những cơ hội và hạn chế rủi ro trong môi trường quốc tế

c) Yếu tố văn hóa, xã hội

Quản trị tổ chức liên quan đến vấn đề sử dụng nguồn nhân lực, đến khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh mà yếu tố văn hóa truyền thống, phong tục tập quán, các chuẩn mực xã hội, đạo đức, đặc điểm nhân khẩu học chi phối mạnh mẽ hành động của người lao động trong tổ chức, doanh nghiệp, hành vi của khách hàng, nhà cung cấp và đối thủ cạnh tranh trong kinh doanh cùng với xu hướng toàn cầu hóa dẫn đến sự đa dạng về văn hóa, lối sống của các đối tượng này mà quản trị tổ chức, doanh nghiệp cần phải có nội dung, cách thức thích hợp

d) Yếu tố công nghệ, kỹ thuật

Mục đích kinh doanh trong kinh tế thị trường là đáp ứng nhu cầu của thị trường, khách hàng để tìm kiếm lợi nhuận Song nhu

cầu của thị trường luôn thay đổi, khách hàng đòi hỏi ngày càng khắt khe về chất lượng, sự phù hợp về giá cả và phương thức phục

vụ nên doanh nghiệp cần phải áp dụng đồng bộ các giải pháp nâng cao chất lượng hàng hoá, dịch vụ mà áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ là một trong những con đường cơ bản, hữu hiệu; Ở một khía cạnh khác cạnh tranh khốc liệt với đối thủ để tồn tại và phát triển cũng đòi hỏi doanh nghiệp phải nâng cao năng lực cạnh tranh, việc đối thủ đi trước trong áp dụng khoa học, kỹ thuật công nghệ cũng là yếu tố buộc doanh nghiệp phải liên tục đổi mới, ứng dụng khoa học, kỹ thuật, công nghệ mới, nhất là trong bối cảnh môi trường khoa học, công nghệ có những đặc điểm mới với nhiều cơ hội và thách thức Có thể tóm tắt những đặc điểm của yếu tố môi trường công nghệ, kỹ thuật hiện nay như sau:

Do những lợi thế vượt trội của kỹ thuật, công nghệ mà nhu cầu sản phẩm kỹ thuật, công nghệ ngày càng tăng đã thúc đẩy sự phát triển như vũ bão của khoa học, công nghệ dẫn đến lượng phát minh, sáng chế ngày càng tăng, thời gian ứng dụng chuyển giao ngày càng rút ngắn, chu kỳ đổi mới công nghệ, kỹ thuật ngày càng giảm cùng với vòng đời sản phẩm, xuất hiện nhiều vật liệu mới, công nghệ kỹ thuật mới với những tính năng vượt trội đem lại hiệu quả cao trong ứng dụng, sự bùng nổ của internet và các công nghệ thông tin, truyền thông Có thể nói các yếu tố trên đây vừa có thể đem lại thời cơ song cũng là những thách thức to lớn trong kinh doanh và quản trị doanh nghiệp Phần thắng sẽ dành cho các doanh nghiệp có năng lực dự báo, phân tích, lựa chọn, tiếp nhận và khai thác thành tựu khoa học, kỹ thuật, công nghệ và ứng dụng chúng có hiệu quả vào hoạt động kinh doanh và quản trị

e) Yếu tố tự nhiên

Yếu tố tự nhiên bao gồm khí hậu, thủy văn, địa lý, địa hình, các nguồn tài nguyên thiên nhiên Các yếu tố tự nhiên là một

nguồn lực đem lại cuộc sống cho con người Lối sống, sinh hoạt

và các nhu cầu của con người do đó chịu sự chi phối mạnh mẽ của các yếu tố tự nhiên Song việc khai thác, sử dụng các yếu tố

tự nhiên thiếu khoa học, hợp lý cũng dẫn đến tàn phá môi trường, ảnh hưởng trực tiếp đến con người Do đó, trong kinh doanh và quản lý cần phải có kế hoạch khoa học, hợp lý để khai thác và bảo vệ tài nguyên, bảo vệ môi trường là cái nôi mà con người đang sống Doanh nghiệp cần phải thể hiện trách nhiệm xã hội, đạo đức nghề nghiệp trong vấn đề này

Như vậy, các yếu tố môi trường vĩ mô tồn tại khách quan, chúng tác động theo hướng cả tạo cơ hội lẫn rủi ro và bản thân chúng cũng luôn có mối quan hệ tác động lẫn nhau Hoạt động của doanh nghiệp không chỉ chịu tác động thụ động bởi các yếu

tố môi trường vĩ mô mà cũng tác động đến chúng cả tích cực lẫn tiêu cực, do đó trong hoạt động quản trị không chỉ chú trọng nhận thức, khai thác, sử dụng mà phải chú ý đến cả việc hoàn thiện các yếu tố môi trường vĩ mô

Hộp 1.2: Môi trường vĩ mô ở Việt Nam và những thay đổi

Báo cáo thường niên về chỉ số thuận lợi kinh doanh (Doing Business report) do Ngân hàng Thế giới (WB) công bố việc xếp hạng dựa trên 10 tiêu chí gồm: Thành lập doanh nghiệp; xin cấp phép xây dựng; tiếp cận điện năng; đăng ký tài sản; vay vốn; bảo vệ nhà đầu tư nhỏ; nộp thuế; giao thương quốc tế; thực thi hợp đồng; xử lý khi mất khả năng thanh toán

Theo Doing Business 2017, có bốn nền kinh tế khu vực Đông

Á Thái Bình Dương lọt vào nhóm 10 nền kinh tế đứng đầu bảng xếp hạng Môi trường Kinh doanh tốt, đó là New Zealand (số 1), Singapore (số 2), Đặc khu Hành chính Hồng Kông, Trung Quốc (số 4) và Hàn Quốc (số 5) Các nền kinh tế xếp hạng thấp nhất trong khu vực là Myanmar (số 170) và Timor-Leste (số 175) Các

nền kinh tế lớn khác và thứ hạng của chúng như sau: Trung Quốc (số 78), Nhật Bản (số 34), Indonesia (số 91), Malaysia (số 23), Philippines (số 99), Thái Lan (số 46) và Việt Nam (số 82) Cụ thể theo Báo cáo này, Việt Nam xếp hạng 82 trên tổng số 190 nền kinh tế được đánh giá, tăng 9 bậc so với năm 2016 với một số tiêu chí được cải thiện như: Tiếp cận điện năng tăng 5 bậc lên thứ

96 trên bảng xếp hạng; Tiêu chí bảo vệ nhà đầu tư nhỏ tăng ấn tượng 31 bậc lên thứ 87; Tiêu chí nộp thuế tăng 11 bậc lên thứ 167; Tiêu chí giao thương quốc tế cũng tăng tới 15 bậc lên thứ

93 Bên cạnh đó vẫn có những tiêu chí quan trọng nhưng bị sụt giảm thứ hạng như: Tiêu chí thành lập doanh nghiệp giảm tới 10 bậc, xuống thứ 121 trên bảng xếp hạng; Tiêu chí xin cấp phép xây dựng và vay vốn đều giảm 3 bậc WB cũng đánh giá: Thách thức vẫn tồn tại trong các lĩnh vực Thành lập doanh nghiệp, Thương mại qua biên giới và Thực thi hợp đồng Ví dụ, để hoàn thành thủ tục xuất khẩu phải mất đến 57 giờ, đây là mức cao hơn hẳn so với mức trung bình 12 giờ tại các nước thu nhập cao trong khối OECD

Theo Doing Business 2018, hai nền kinh tế của khu vực

Đông Á - Thái Bình Dương đứng trong số 10 nền kinh tế hàng đầu thế giới trong bảng xếp hạng của Môi trường kinh doanh,

đó là Singapore (xếp thứ 2) và ĐKHC Hồng Kông của Trung Quốc (thứ 5) Các nền kinh tế có thứ hạng thấp nhất của khu vực là Myanmar (thứ 171) và Timor-Leste (thứ 178) Việt Nam

và Indonesia là hai nước thực hiện nhiều cải cách nhất trong 15 năm qua, trong đó mỗi nước cùng có 39 cải cách (doanh nhân tại TP Hồ Chí Minh chỉ mất 22 ngày và 6,5% thu nhập đầu người để đăng ký thành lập doanh nghiệp mới, so với 61 ngày

và 31,9% năm 2003 Tại Jakarta, mức thu hồi vốn bình quân khi giải thể doanh nghiệp hiện nay là 64,3 cent Mỹ trên mỗi Đôla, so với 9,9% của năm 2003) Việt Nam tiếp tục được tăng hạng về môi trường kinh doanh khi xếp hạng 68/190 nền kinh

tế được đánh giá, tăng thêm 14 bậc so với năm 2017; với số điểm 67,93 trên thang 100

Mặc dù nhiều chỉ số quan trọng ảnh hưởng đến môi trường kinh doanh và năng lực cạnh tranh đều tăng điểm, tăng hạng và được các tổ chức quốc tế ghi nhận; tuy nhiên, tại Hội

thảo “Kinh tế Việt Nam 2017 và triển vọng 2018: Vững bước

cải cách”, bà Nguyễn Minh Thảo, Trưởng ban môi trường

kinh doanh và năng lực cạnh tranh, Viện Nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương (CIEM) cho rằng, những chuyển biến này vẫn còn thiếu tính bền vững

Nguồn: Xuân Thân (2016) -

https://vov.vn/kinh-te/viet-nam-tang-9-bac-xep-hang-moi-truong-kinh-doanh-563581.vov; Quỳnh Chi (2018) - http://theleader.vn/moi-truong-kinh-doanh-o-viet-nam-da-thuc-su- thuan-loi -20180125123538124.htm; https://vov.vn/kinh-te/xep-hang- moi-truong-kinh-doanh-viet-nam-bat-tang-14-bac-689807.vov

có kế hoạch đáp ứng được nhu cầu của khách hàng Trong hoạt động kinh doanh và quản trị doanh nghiệp cần phải coi khách hàng là thượng đế, là người trả lương, nuôi sống và phát triển doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp đáp ứng được tốt nhất các nhu cầu của họ thì sẽ tồn tại và phát triển ngược lại sẽ thất bại Tất cả các hoạt động hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát của doanh nghiệp đều phải dựa trên cơ sở thông tin về nhu cầu, thị hiếu của khách hàng, khả năng mua, hành vi và cách thức mua

hàng của khách; phải tính đến sự tín nhiệm của khách hàng để tạo dựng và phát triển chữ tín, phát triển thương hiệu; phải luôn chủ động thiết lập các kênh thông tin về khách hàng, chủ động trong dự báo về những thay đổi nhu cầu, thị hiếu, hành vi mua của khách hàng, cập nhật nhanh chóng, chính xác các thông tin này trong việc ra quyết định kinh doanh và quản trị

có thông tin đầy đủ, chính xác về nhà cung ứng để có quyết định đúng đắn hữu hiệu trong cung ứng

c) Đối thủ cạnh tranh

Đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp bao gồm đối thủ cạnh tranh trực tiếp và tiềm ẩn Cạnh tranh luôn tồn tại khách quan trong kinh tế thị trường, trong tư duy cạnh tranh ngày nay người

ta không coi “Thương trường là chiến trường” mà cạnh tranh theo hướng cạnh tranh để phát triển “Vừa cạnh tranh, vừa hợp tác”, để tất cả đều chiến thắng Để có thể tồn tại trong cạnh tranh, các doanh nghiệp cần phải có thông tin cập nhật, đầy đủ, chính xác về chiến lược, chiến thuật của đối thủ cạnh tranh từ đó có chiến lược, chiến thuật, các công cụ và biện pháp cạnh tranh hữu hiệu Ngoài yếu tố công nghệ, kỹ thuật thì yếu tố cơ bản quyết