QUY TRÌNH QUẢN LÝ RỦI RO DỰ ÁN MUA SẮM THIẾT BỊ CHO PHÒNG THÍ NGHIỆM

- ĐHQG phê duyệt kế hoạch đấu thầu chậm 5 HSMT không phù hợp - Yêu cầu của đơn vị thụ hưởng không phù hợp thực tế.. - Nhà thầu tham gia không đủ năng lực theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu

QUY TRÌNH QUẢN LÝ RỦI RO DỰ

ÁN MUA SẮM THIẾT BỊ CHO PHÒNG THÍ NGHIỆM

QTKHCN-28 – trang 2

1 MỤC ĐÍCH

Nhận diện các nguyên nhân rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra trong quá trình mua sắm trang thiết

bị cho các dự án phòng thí nghiệm và mua sắm trang thiết bị cho các đề tài có giá trị trên

100 triệu đồng và đưa ra các giải pháp thích hợp để phòng ngừa rủi ro tiềm ẩn, giải quyết các rủi ro hiện hữu

2 PHẠM VI ÁP DỤNG

Phòng Khoa học Công nghệ & Dự án, các dự án mua sắm thiết bị cho các phòng thí nghiệm, các

đề tài có mua sắm trang thiết bị có giá trị trên 100 triệu đồng và các đơn vị khác có liên quan

3 TÀI LIỆU VIỆN DẪN

- Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13 ngày 26/11/2013 của Quốc hội

- Nghị định 63/2014/NĐ-CP ngày 26/6/2014 của Chính phủ về việc Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật đấu thầu về lựa chọn nhà thầu

4 THUẬT NGỮ, ĐỊNH NGHĨA VÀ CHỮ VIẾT TẮT

BGH: Ban giám hiệu

B KH&CN: Ban Khoa học Công nghệ - ĐHQG Tp HCM

B KHTC: Ban Kế hoạch Tài chính - ĐHQG Tp HCM

HSMT: Hồ sơ mời thầu

KHĐT: Kế hoạch đấu thầu

5 NHẬN DIỆN, KIỂM SOÁT RỦI RO

5.1 Nhận diện rủi ro

Trong quá trình mua sắm trang thiết bị cho các dự án phòng thí nghiệm và mua sắm trang thiết

bị cho các đề tài có giá trị trên 100 triệu đồng có thể gặp nhiều vấn đề tiềm ẩn có thể xảy ra gây

QTKHCN-28 – trang 3 ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện hợp đồng hoặc tiến độ giải ngân của dự án hoặc đề tài có liên quan Việc nhận diện rủi ro và nguyên nhân dẫn đến được thể hiện theo sơ đồ sau:

QTKHCN-28 – trang 4

QTKHCN-28 – trang 5

Danh sách các rủi ro có thể xảy ra:

1 ĐVTH lập dự trù trễ - P KHCN&DA thông báo kinh phí trễ

- ĐVTH lên danh mục thiết bị mua sắm trễ

2 Lập dự toán trễ

- P KHCN&DA lập và trình ký dự toán trễ

- ĐVTH thay đổi thiết bị mua sắm dẫn đến phải thành lập hội đồng thẩm định để thẩm định việc thay đổi thiết bị

3 Lập KHĐT trễ - P KHCN&DA lập kế hoạch đấu thầu trễ

- ĐHQG phê duyệt dự toán chậm

4 Lập HSMT trễ - P KHCN&DA lập Hồ sơ mời thầu trễ

- ĐHQG phê duyệt kế hoạch đấu thầu chậm

5 HSMT không phù hợp

- Yêu cầu của đơn vị thụ hưởng không phù hợp thực tế

- Sai sót trong khâu lập hồ sơ mời thầu

6 Tổ chức đầu thầu lại

- Hồ sơ mời thầu không phù hợp dẫn đến không chọn được đơn vị trúng thầu

- Nhà thầu mua hồ sơ thầu không đủ số lượng quy định

- Nhà thầu tham gia không đủ năng lực theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu

- Thiết bị về Trường trễ

11 Thiết bị về trễ

- Nhà thầu chậm đặt hàng nhà sản xuất

- Lý do bất khả kháng: do các lý do bất khả kháng nên thiết bị không về kịp

12 Thủ tục nghiệm thu trễ

- Hồ sơ nghiệm thu ký trễ

- Đơn vị thụ hưởng kéo dài thời gian chạy thử thiết bị

QTKHCN-28 – trang 6

5.2 Phân loại các nhóm nguyên nhân có thể gây rủi ro:

Các nguyên nhân có thể gây rủi ro được nhân nhóm theo các đối tượng tác động như sau:

I Nhóm đối tượng bên ngoài tổ chức

- Nhà thầu chậm đặt hàng nhà sản xuất

- Lý do bất khả kháng

- Nhà thầu cung cấp các giấy tờ CO, CQ, Hải quan cung cấp không kịp cho Trường

- Công ty gởi hồ sơ nghiệm thu trễ

- Sai sót trong hồ sơ nghiệm thu

2 Đai học Quốc gia

- Phê duyệt dự toán chậm

- Phê duyệt kế hoạch đấu thầu chậm

- Phê duyệt hồ sơ mời thầu chậm

- Phê duyệt kết quả đấu thầu chậm

3 Kho bạc Nhà nước TP HCM - Kho bạc làm thủ tục thanh toán chậm

II Nhóm đối tượng bên trong tổ chức

1 Phòng Khoa học Công nghệ &

Dự án

- P KHCN&DA thông báo kinh phí trễ

- P KHCN&DA lập và trình ký dự toán trễ

- P KHCN&DA lập kế hoạch đấu thầu trễ

- Nhà thầu cung cấp các giấy tờ CO, CQ, Hải quan cung cấp không kịp cho Trường

13 Hồ sơ nghiệm thu ký trễ

- Công ty gởi hồ sơ nghiệm thu trễ

- Sai sót trong hồ sơ nghiệm thu

- Ký hồ sơ nghiệm thu lâu

14 Ký hồ sơ nghiệm thu lâu

- Phòng KHCN&DA ký hồ sơ nghiệm thu chậm

- Đơn vị thụ hưởng ký hồ sơ nghiệm thu chậm

- Phòng KHTC ký hồ sơ nghiệm thu chậm

- Ban Giám Hiệu ký hồ sơ nghiệm thu chậm

15 Thủ tục thanh toán kho bạc trễ

QTKHCN-28 – trang 7

- P KHCN&DA lập Hồ sơ mời thầu trễ

- Sai sót trong khâu lập hồ sơ mời thầu

- Phòng KHCN&DA ký hồ sơ nghiệm thu chậm

- P KHCN&DA nộp hồ sơ thanh toán cho Phòng KHTC trễ

2 Phòng Kế hoạch Tài Chính - Phòng KHTC ký hợp đồng chậm

- Phòng KHTC ký hồ sơ nghiệm thu chậm

3 Phòng Quản trị Thiết bị - P QTTB nhập tải sản lâu

4 Ban Giám Hiệu - Ban Giám Hiệu ký hợp đồng chậm

- Ban Giám Hiệu ký hồ sơ nghiệm thu chậm

5 Đơn vị thụ hưởng

- ĐVTH lên danh mục thiết bị mua sắm trễ

- ĐVTH thay đổi thiết bị mua sắm dẫn đến phải thành lập hội đồng thẩm định để thẩm định việc thay đổi thiết bị

- Yêu cầu của đơn vị thụ hưởng không phù hợp thực tế

- Đơn vị thụ hưởng kéo dài thời gian chạy thử thiết bị

- Đơn vị thụ hưởng ký hồ sơ nghiệm thu chậm

5.3 Biện pháp kiểm soát rủi ro

Stt

Đối tượng tác

động

1 - Nhà thầu mua hồ sơ thầu

không đủ số lượng quy định

- Nếu không đủ hồ sơ, chuyên viên lập công văn báo cáo tình hình nộp HSDT trình BGH ký và gởi ĐHQG xin ý kiến chỉ đạo

- Có thể gọi điện thoại, gởi fax đến ĐHQG xin ý kiến chỉ đạo trước rồi bổ sung bản chính công văn sau

(Xử lý theo quy định tại quy trình

QTKHCN-16)

2

- Nhà thầu tham gia không đủ năng lực theo yêu cầu của Hồ

sơ mời thầu

3 - Nhà thầu ký hợp đồng trễ - Gọi điện thoại nhắc nhở

- Gởi công văn nhắc nhở

4

- Nhà thầu nộp các chứng thư bảo đảm thực hiện hợp đồng, bảo lãnh tiền tạm ứng trễ

- Gọi điện thoại nhắc nhở

- Gởi công văn nhắc nhở

5 - Nhà thầu bàn giao thiết bị

không đúng chủng loại trong

- Lưu ý nhắc nhở trong quá trình thương thảo hợp đồng

QTKHCN-28 – trang 8

hợp đồng dẫn đến thủ tục nghiệm thu chậm

- Xử lý theo quy định tại quy trình

QTKHCN-28

6 - Nhà thầu chậm đặt hàng nhà

sản xuất gây trễ hạn hợp đồng

- Yêu cầu nhà thầu báo cáo tiến độ

- Gọi điện thoại nhắc nhở

- Gởi công văn nhắc nhở

- Xử lý theo lưu đồ chậm tiến độ thực hiện hợp đồng (mục 6.3)

7 - Lý do bất khả kháng - Xử lý theo lưu đồ chậm tiến độ thực hiện

hợp đồng (mục 6.3)

8

- Nhà thầu cung cấp các giấy tờ

CO, CQ, Hải quan cung cấp không kịp cho Trường

- Gọi điện thoại nhắc nhở

- Gởi công văn nhắc nhở

9 - Công ty gởi hồ sơ nghiệm thu

trễ

- Gọi điện thoại nhắc nhở

- Gởi công văn nhắc nhở

10 - Sai sót trong hồ sơ nghiệm thu

- Cẩn thận trong quá trình soạn thảo biểu mẫu

- Nhắc nhở Nhà thầu điền thông tin chính xác

III Đại học Quốc gia

12 - Phê duyệt dự toán chậm - Xử lý theo lưu đồ quản lý rủi ro 2 (mục

IV Phòng Khoa học Công nghệ & Dự án

16 - P KHCN&DA thông báo kinh

phí trễ

- Khi họp hội nghị kế hoạch tài chính ĐHQG, P KHCN&DA sẽ thông báo ĐVTH kinh phí dự kiến được cấp để ĐVTH chuẩn bị trước

- Khi có thông báo vốn chính thức, P KHCN&DA sẽ thông báo chính thức đến đơn vị thụ hưởng

- Khi ĐHQG phê duyệt dự toán thì chuẩn

bị lập dự thảo hồ sơ mời thầu và chuẩn bị

QTKHCN-28 – trang 9

họp thống nhất hồ sơ mời thầu Khi ĐHQG phê duyệt kế hoạch đấu thầu thì đưa hồ sơ trình phê duyệt

- Nhắc nhở tuân thủ thời gian lập và ký hồ

- Chuẩn bị trước các giấy tờ cần thiết

26 - Ban Giám Hiệu ký hợp đồng

VIII Đơn vị thụ hưởng

28 - ĐVTH lên danh mục thiết bị

- Nhắc nhở ĐVTH trong công văn đề nghị nộp danh mục thiết bị và xem xét danh mục thiết bị đơn vị đã nộp

- Xử lý theo quy trình QTKHCN-14

30 - Yêu cầu của đơn vị thụ hưởng

không phù hợp thực tế

- Nhắc nhở, cẩn thận trong quá trình họp thống nhất hồ sơ mời thầu

31 - Đơn vị thụ hưởng kéo dài thời

gian chạy thử thiết bị

- Xử lý theo lưu đồ quản lý rủi ro 1 (mục 6.1)

32 - Đơn vị thụ hưởng ký hồ sơ

Liên hệ với đơn vị

Báo cáo lãnh đạo Phòng

Làm việc với đơn vị

Thực hiện theo chỉ đạo của BGH Báo cáo BGH

BIỂU MẪU/TÀI LIỆU

THỜI GIAN

để kịp tiến độ

+ Đối với việc nộp hồ sơ: Trước khi đến thời hạn nộp hồ sơ, P KHCN&DA gởi công văn đến đơn vị yêu cầu đơn vị khẩn trương nộp hồ sơ đúng thời hạn

Chuyên viên

BM01/KHCN-28 BM02/KHCN-

28

- Sau khi làm việc với lãnh đạo đơn vị nhưng đơn

vị vẫn chưa thực hiện thì lãnh đạo P

KHCN&DA sẽ báo cáo tình hình thực hiện cho Ban Giám hiệu chỉ đạo xử lý

Liên hệ với đơn vị

Báo cáo lãnh đạo Phòng

BIỂU MẪU/TÀI LIỆU

THỜI GIAN

- Liên hệ lần 2:

+ Chuyên viên sẽ liên hệ (gọi điện thoại hoặc/và gởi email) lại lần 2 với chuyên viên phụ trách công việc tương ứng của ĐHQG (Ban KH&CN, Ban KHTC) để hỏi thăm tình hình phê duyệt hồ

sơ và nhờ sớm xem xét phê duyệt hồ sơ để kịp tiến độ

- P.KHCN&DA sẽ thực hiện theo sự chỉ đạo của

KHTC, Nhà thầu

KHTC, Nhà thầu 6.3.1.11

Gần hết hạn các chứng thư bảo lãnh

Gia hạn bảo lãnh Không gia hạn Gia hạn

Đề nghị Ngân hàng đóng băng số tiền bảo lãnh

Ngân hàng đóng băng số tiền bảo lãnh

Xem xét việc trễ hạn hợp đồng

Không chấp nhận Chấp nhận

Cung cấp chứng thư bảo

lãnh

Ký phụ lục hợp đồng bổ sung gia hạn thời gian thực hiện

Ký phụ lục hợp đồng bổ sung với điều khoản phạt trễ hạn Yêu cầu gia hạn bảo lãnh

Thư mời họp tiến độ

BIỂU MẪU/TÀI LIỆU

THỜI GIAN

P.KHCN&DA sẽ gởi công văn yêu cầu nhà thầu gia hạn thời gian của các chứng thư bảo lãnh

Chuyên viên , P.KHCN&DA

7

6.3.1.7

Thư mời

họp tiến độ

- Dựa trên công văn báo cáo tiến độ của công

ty hoặc thời gian thực hiện hợp đồng thực

tế, chuyên viên lập thư mời nhà thầu vào họp tiến độ thực hiện hợp đồng

- Nếu không chấp nhận lý do trễ hạn: do lỗi phía nhà thầu gây trễ hạn hợp đồng thì qua bước 6.3.1.9

BGH, P

KHCN&DA,

P KHTC, ĐVTH, Nhà thầu

BGH, P

KHCN&DA,

P KHTC, chuyên viên, Nhà thầu

BM10/KHCN-28

QTKHCN-28 – trang 20

7 HỒ SƠ LƯU

1 Công văn nhắc nhở đơn vị

5 Công văn yêu cầu nhà thầu

6 Các bảo lãnh ngân hàng đã

7 Công văn yêu cầu Ngân hàng

8 Công văn phản hồi của ngân

9 Thư mời họp tiến độ thực

Nhà thầu, Kho Bạc

12

Phụ lục hợp đồng bổ sung gia hạn thời gian thực hiện hợp đồng

Phụ lục hợp đồng bổ sung ĐHBK, Nhà thầu

Nhà thầu, Kho Bạc

QTKHCN-28 – trang 21

8 BIỂU MẪU – PHỤ LỤC ĐÍNH KÈM

8.1 Biểu mẫu

1 BM01/KHCN-28 Công văn nhắc nhở đơn vị nộp hồ sơ đúng tiến độ

3 BM03/KHCN-28 Biên bản họp P KHCN&DA và đơn vị

4 BM04/KHCN-28 Công văn đề nghị ĐHQG xem xét phê duyệt hồ sơ

5 BM05/KHCN-28 Công văn yêu cầu nhà thầu gia hạn các bảo lãnh

6 BM06/KHCN-28 Công văn yêu cầu Ngân hàng đóng băng số tiền bảo

lãnh

7 BM07/KHCN-28 Thư mời họp tiến độ thực hiện hợp đồng

8 BM08/KHCN-28 Biên bản họp tiến độ thực hiện hợp đồng

9 BM09/KHCN-28 Phụ lục hợp đồng bổ sung có thêm điều khoản phạt trễ