MỤC LỤC 2MỞ ĐẦU 3NỘI DUNG 3I Tóm tắt nội dung vụ việc công chứng 3II Bản ghi chép kết quả nghiên cứu hồ sơ và giải quyết việc công chứng 31 Thẩm quyền công chứng 42 Hồ sơ công chứng 53 Tra cứu thông tin về tài sản, kiểm tra hồ sơ yêu cầu công chứng 54 Chủ thể của hợp đồng 65 Đối tượng của hợp đồng 76 Ký công chứng 77 Phí, thù lao công chứng 7III Nhận xét quá trình giải quyết việc công chứng 71 Những mặt đạt được 82 Những điểm cần lưu ý 8a Phiếu yêu cầu công chứng 8b Hồ sơ yêu cầu công chứng 9c T.
Trang 1MỤC LỤC
II Bản ghi chép kết quả nghiên cứu hồ sơ và giải quyết việc công chứng 3
3 Tra cứu thông tin về tài sản, kiểm tra hồ sơ yêu cầu công chứng 5
III Nhận xét quá trình giải quyết việc công chứng 7
c Thông tin về giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản 9
IV Những kinh nghiệm nghề nghiệp rút ra từ việc tham gia quá trình giải quyết việc
V Kiến nghị, đề xuất một số vấn đề liên quan đến việc công chứng 10
1 Bổ sung thông tin trên giấy chứng nhận quyền sử dụng đất 11
Trang 23 Hiệu lực của hợp đồng chuyển nhượng 12
5 Chuyển nhượng quyền sử dụng đất của hộ gia đình 13
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Trong báo cáo này, các từ viết tắt có nghĩa như sau:
BLDS 2015 Bộ luật dân sự năm 2015;
LCC 2014 Luật công chứng năm 2014;
LĐĐ 2013 Luật Đất đai năm 2013;
LHNGĐ Luật Hôn nhân và gia đình năm 2014;
GCNQSDĐ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất;
UBND Ủy ban nhân dân;
CCV Công chứng viên;
CCCD Căn cước công dân;
CMND Chứng minh nhân dân
MỞ ĐẦU
Trong thời gian thực tập đợt 2, về việc “Công chứng hợp đồng mua bán, tặng cho, cho thuê, trao đổi, mượn, vay tài sản”, tại Văn phòng công chứng Thanh Sơn,
tỉnh Phú Thọ, tôi được CCV hướng dẫn thực tập là CCV Trần Thị Như, cho phép khai thác, sử dụng hồ sơ có số công chứng: 1477, quyển số 01/2021TP/CC-SCC/HĐGD, công chứng ngày 22/11/2021, về việc công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, để thực hiện hồ sơ báo cáo thực tập Trong thời gian thực tập từ ngày
Trang 315/11/2021 đến ngày 23/11/2021, CCV của Văn phòng công chứng Thanh Sơn đã thụ
lý, giải quyết tổng số 24 hồ sơ, trong đó riêng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất là 14 hồ sơ Có thể thấy công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất
là một trong những dạng hợp đồng phổ biến, thường gặp nhiều nhất trong hoạt động công chứng
Để đảm bảo việc tuân thủ đúng quy định tại Điều 7, LCC 2014, về việc cấm CCV và tổ chức hành nghề công chứng tiết lộ thông tin về nội dung công chứng, trừ trường hợp được người yêu cầu công chứng đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác và bảo đảm tuân thủ quy tắc đạo đức hành nghề công chứng, nên một số thông tin được thay đổi như sau:
- Những thông tin về số CMND/CCCD, số phát hành GCNQSDĐ đã được thay đổi, biên tập lại;
- Các dấu vết tẩy xoá, chữ viết tay với nét mực khác là do người biên tập thực hiện, không phải là dấu vết trên hồ sơ gốc;
- Các tình tiết, nội dung khác và toàn bộ hồ sơ lưu trữ được đính kèm đầy đủ
để đánh giá khách quan về việc công chứng của công chứng viên
- Thứ tự sắp xếp hồ sơ lưu trữ cũng được giữ nguyên để đánh giá việc sắp xếp, lưu trữ hồ sơ
NỘI DUNG
I Tóm tắt nội dung vụ việc công chứng
- Ngày 22/11/2021, ông Nguyễn Văn Ba, bà Nguyễn Mai Hà (bên chuyển nhượng) và ông Nguyễn Quốc Vinh, bà Lê Thị Hồng Lan (bên nhận chuyển nhượng) đến trụ sở Văn phòng công chứng Thanh Sơn, để yêu cầu công chứng hợp đồng chuyển nhượng toàn bộ quyền sử dụng đất
- CCV Trần Thị Như, trực tiếp thụ lý và giải quyết yêu cầu công chứng
- Người yêu cầu công chứng đã đề nghị CCV soạn thảo Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất với nội dung ông Nguyễn Văn Ba, bà Nguyễn Mai Hà, chuyển nhượng toàn bộ quyền sử dụng đất cho ông Nguyễn Quốc Vinh và bà Lê Thị
Hồng Lan, với giá trị chuyển nhượng 185.000.000VNĐ (bằng chữ: Một trăm tám mươi lăm triệu đồng).
Trang 4- CCV chuyển toàn bộ giấy tờ, tài liệu cho thư ký nghiệp vụ soạn thảo hợp đồng1 Sau khi bên đã đọc lại và đồng ý toàn bộ nội dung của dự thảo hợp đồng, CCV hướng dẫn các bên ký từng trang và điểm chỉ vào hợp đồng CCV thực hiện việc công chứng và trả kết quả cho người yêu cầu công chứng
II Bản ghi chép kết quả nghiên cứu hồ sơ và giải quyết việc công chứng
1 Thẩm quyền công chứng
Có thể khẳng định rằng, xác định thẩm quyền công chứng là một khâu vô cùng quan trọng trong quá trình tác nghiệp của CCV Chỉ khi nào CCV thực hiện đúng thẩm quyền công chứng của mình thì mới có thể bảo đảm được tính xác thực, hợp pháp của văn bản công chứng Chính vì vậy, trước khi thụ lý yêu cầu công chứng, CCV Trần Thị Như đã kiểm tra hợp đồng, giao dịch có thuộc thẩm quyền công chứng của mình hay không?
Định nghĩa tài sản được quy định tại Điều 105, BLDS 2015:
“1 Tài sản là vật, tiền, giấy tờ có giá và quyền tài sản.
2 Tài sản bao gồm bất động sản và động sản Bất động sản và động sản có thể
là tài sản hiện có và tài sản hình thành trong tương lai.”
Tiếp đó, tại Điều 107 BLDS 2015, các nhà làm luật phân định giữa động sản và bất động sản như sau:
1 Bất động sản bao gồm:
a) Đất đai;
b) Nhà, công trình xây dựng gắn liền với đất đai;
c) Tài sản khác gắn liền với đất đai, nhà, công trình xây dựng;
d) Tài sản khác theo quy định của pháp luật.
2 Động sản là những tài sản không phải là bất động sản.”
Đối tượng của hợp đồng là quyền sử dụng đất, nhưng ta thấy quy định của BLDS 2015 nêu trên không quy định quyền sử dụng đất là bất động sản Tuy nhiên,
1 Việc soạn thảo hợp đồng do CCV soạn thảo theo quy định tại Điều 41, LCC2014, tuy nhiên thực tế việc này thường sẽ do thư ký nghiệp vụ thực hiện, vấn đề này sẽ được phân tích ở phần sau.
Trang 5khi tham khảo quy định tại Khoản 4, Điều 5, Luật kinh doanh bất động sản năm 2014,
có nhắc đến “Bất động sản đưa vào kinh doanh” trong đó có quyền sử dụng đất Như
vậy, các nhà làm luật đã thừa nhận quyền sử dụng đất là bất động sản
Tại Điều 42 LCC 2014, quy định về phạm vi công chứng hợp đồng, giao dịch
về bất động sản như sau
“Điều 42 Phạm vi công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản
Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng chỉ được công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ trường hợp công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản và văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền đối với bất động sản.”
Theo quy định nêu trên, hợp đồng, giao dịch về quyền sử dụng đất sẽ phải tuân thủ quy định về địa hạt trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ một số trường hợp nhất định
- Tài sản chuyển nhượng là quyền sử dụng đất có tại địa chỉ tại: phố Hạ Sơn, thị trấn Thanh Sơn, huyện Thanh Sơn, tỉnh Phú Thọ;
- Văn phòng công chứng Thanh Sơn có trụ sở tại: phố Tân Thịnh, thị trấn Thanh Sơn, huyện Thanh Sơn, tỉnh Phú Thọ
Người thụ lý việc công chứng là CCV Trần Thị Như, bà Như, không có quan hệ thân thích với người yêu cầu công chứng theo quy định tại điểm c, khoản 1, Điều 7 LCC 2014
Như vậy, CCV Trần Thị Như xác định, mình có thẩm quyền công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất nêu trên
2 Hồ sơ công chứng
Hồ sơ người yêu cầu công chứng cung cấp cho CCV để giải quyết yêu cầu công chứng, bao gồm (bản chính)2những giấy tờ sau:
2 LCC 2014, quy định các bên xuất trình bản sao giấy tờ khi CCV thụ lý và chỉ xuất trình bản chính khi CCV ghi lời chứng, thực tế người yêu cầu công chứng thường xuất trình bản chính ngay từ khi yêu cầu công chứng, bất cập của quy định này được phân tích ở phần sau.
Trang 6+ Phiếu yêu cầu công chứng ngày 22/11/2021, do ông Nguyễn Văn Ba viết và
ký tên
+ Giấy tờ tùy thân của các bên gồm: CCCD của ông Nguyễn Văn Ba, CCCD của bà Nguyễn Mai Hà, CCCD của ông Nguyễn Quốc Vinh, CCCD của bà Lê Thị Hồng Lan;
+ GCNQSDĐ số DC 969430, do UBND huyện Thanh Sơn, tỉnh Phú Thọ cấp ngày 01/9/2021, đứng tên ông Nguyễn Văn Ba và bà Nguyễn Mai Hà
+ Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn của ông Nguyễn Quốc Vinh và bà Lê Thị Hồng Lan thể hiện quan hệ hôn nhân được xác lập từ ngày 17/10/2014
+ Giấy tờ chứng minh nơi cư trú: Sổ hộ khẩu có thông tin của bà Lê Thị Hồng Lan và ông Nguyễn Quốc Vinh
3 Tra cứu thông tin về tài sản, kiểm tra hồ sơ yêu cầu công chứng
Sau khi tiếp nhận các thông tin do người yêu cầu công chứng cung cấp, CCVđã tiến hành tra cứu thông tin và kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ công chứng, cụ thể như sau:
- Văn phòng Công chứng Thanh Sơn đã triển khai sử dụng phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng từ năm 2017, phần mềm có tên tiếng anh là “Cenm” Sau khi CCV kiểm tra thông tin về tài sản, kết quả hiển thị, tài sản không có thông tin ngăn chặn; Ngoài ra CCV kiểm tra, đối chiếu với nguồn thông tin nội bộ của văn phòng, công văn ngăn chặn từ các cơ quan có thẩm quyền, kết quả, tài sản không có thông tin ngăn chặn nào
- CCV tiến hành kiểm tra, đối chiếu các giấy tờ do người yêu cầu công chứng cung cấp Sau khi kiểm tra, CCV nhận thấy, giấy tờ tùy thân được thể hiện trên Giấy chứng nhận của ông Ba và bà Hà là chứng minh nhân dân 9 số Cụ thể số CMND của ông Ba là (131366780), của bà Hà là (131339240) Khi tham gia giao dịch, ông Nguyễn Văn Ba dùng CCCD số (025080002650), bà Nguyễn Mai Hà, dùng CCCD số (025180003010) Để giải quyết, CCV đã căn cứ khoản 1,Thông tư số
59/2020-TT-BCA, “Mã QR code trên thẻ Căn cước công dân có lưu thông tin về số Căn cước công
dân, số Chứng minh nhân dân Cơ quan, tổ chức, cá nhân kiểm tra thông tin về số Căn cước công dân, số Chứng minh nhân dân của công dân thông qua việc quét mã QR code, không yêu cầu công dân phải cung cấp Giấy xác nhận số Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân”, và tiến hành quét mã QR trên CCCD, để xác định thông tin của
người tham gia giao dịch Kết quả hiển thị ông Ba và bà Hà có số CMND trùng khớp
Trang 7với số CMND trên GCNQSDĐ.
4 Chủ thể của hợp đồng
Bản chất hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất là hợp đồng mua bán tài sản, (quyền sử dụng đất là một loại tài sản theo quy định tại Điều 105, BLDS 2015)
Vì pháp luật chưa thừa nhận sở hữu tư nhân về đất đai nên LĐĐ 2013 sử dụng thuật
ngữ “chuyển nhượng” quyền sử dụng đất thay vì “mua bán” quyền sử dụng đất Như
vậy, CCV xác định hợp đồng sẽ có sự tham gia của bên chuyển nhượng và bên nhận chuyển nhượng
Tài sản chuyển nhượng là quyền sử dụng đất thuộc sở hữu chung của vợ chồng ông Nguyễn Văn Ba và bà Nguyễn Mai Hà Theo quy định tại Điều 35, LHNGĐ 2014, khi định đoạt tài sản này phải có sự thỏa thuận bằng văn bản của cả hai vợ chồng Vì vậy, CCV xác định:
+ Bên nhận chuyển nhượng là ông Nguyễn Văn Ba và bà Nguyễn Mai Hà + Bên nhận chuyển nhượng là ông Nguyễn Quốc Vinh và bà Lê Thị Hồng Lan
- Thông qua giấy tờ tùy thân các bên cung cấp, CCV nhận thấy các bên đều từ
đủ 18 tuổi trở lên, qua giao tiếp CCV xác định các bên có đầy đủ năng lực hành vi dân
sự theo luật định
- CCV cũng thông qua việc giao tiếp, từ đó xác định tính tự nguyện của các bên Kết quả, CCV nhận thấy rằng các bên hoàn toàn tự nguyện giao kết hợp đồng
5 Đối tượng của hợp đồng
CCV sẽ xem xét điều kiện để chủ sử dụng đất được thực hiện các quyền của mình Tại Điều 188 LĐĐ 2013, quy định như sau:
“Điều 188 Điều kiện thực hiện các quyền chuyển đổi, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, thừa kế, tặng cho, thế chấp quyền sử dụng đất; góp vốn bằng quyền
sử dụng đất
1 Người sử dụng đất được thực hiện các quyền chuyển đổi, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, thừa kế, tặng cho, thế chấp quyền sử dụng đất; góp vốn bằng quyền sử dụng đất khi có các điều kiện sau đây:
a) Có Giấy chứng nhận, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 186 và
Trang 8trường hợp nhận thừa kế quy định tại khoản 1 Điều 168 của Luật này;
b) Đất không có tranh chấp
c) Quyền sử dụng đất không bị kê biên để bảo đảm thi hành án;
d) Trong thời hạn sử dụng đất.”
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mà bên chuyển nhượng cung cấp thể hiện, thông tin thời hạn sử dụng đất: Lâu dài, đang trong thời hạn sử dụng đất Qua kết quả tra cứu cơ sở dữ liệu công chứng và xem xét các công văn đến của cơ quan có thẩm quyền ngăn chặn, CCV nhận thấy tại thời điểm công chứng, quyền sử dụng đất chưa
có thông tin tranh chấp, không bị kê biên để bảo đảm thi hành án, bên chuyển nhượng cam đoan về những nội dung này Vì vậy, CCV xác định, quyền sử dụng đất có đủ điều kiện tham gia giao dịch
6 Ký công chứng
- CCV đã tiến hành hướng dẫn những người yêu cầu công chứng đọc nội dung của dự thảo Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, giải thích quyền và nghĩa
vụ, hậu quả pháp lý phát sinh khi giao kết hợp đồng Sau khi những người yêu cầu công chứng đã đọc, đồng ý tất cả các điều khoản, hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình thì CCV hướng dẫn những người yêu cầu công chứng ký từng trang vào hợp đồng và điểm chỉ ngón trỏ phải vào trang 4 của hợp đồng
- Sau khi các bên ký, CCV chứng nhận hợp đồng bằng việc ghi lời chứng và ký từng trang hợp đồng, chuyển bộ phận thu phí, trả kết quả, lưu trữ
7 Phí, thù lao công chứng
Giá trị của hợp đồng là 185.000.000VNĐ, giá đất do UBND tỉnh Phú Thọ quy định là: 87.431.600VNĐ (Theo bảng giá đất 5 năm, từ năm 2020-2024 của UBND tỉnh Phú Thọ) Mức trần thù lao soạn thảo hợp đồng chuyển nhượng theo Quyết định 22/2016/QĐ-UBND, ngày 26/7/2016 của UBND tỉnh Phú Thọ là 150.000VNĐ Vậy
mức thu tối đa đối với hồ sơ này là 285.000VNĐ (Bằng chữ: Hai trăm tám mươi lăm nghìn đồng).
III Nhận xét quá trình giải quyết việc công chứng
Trang 91 Những mặt đạt được
Trong quá trình giải quyết hồ sơ yêu cầu công chứng, CCV của Văn phòng công chứng Thanh Sơn, đã thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục luật định Có thể kể đến các ưu điểm nổi bật như sau:
- Kể từ thời điểm tiếp nhận hồ sơ cho đến khi hoàn thiện hồ sơ yêu cầu công chứng Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, CCV tiếp nhận đã thực hiện giải quyết hồ sơ theo đúng trình tự, thủ tục luật định
- Khi tiếp xúc với người yêu cầu công chứng, CCV đã chú trọng giao tiếp, đặt các câu hỏi liên quan đến tính tự nguyện, các bên có đang che giấu một giao dịch khác hay không, khai thác các thông tin liên quan đến tài sản xem có đang thuộc diện tranh chấp hay đang có vấn đề gì mà không được phép giao dịch hay không? Bên cạnh đó, CCV cũng thông qua giao tiếp để xác định được tính tự nguyện cũng như năng lực chủ thể của những người tham gia yêu cầu công chứng
- Sau khi người yêu cầu công chứng cung cấp được đầy đủ hồ sơ theo hướng dẫn thì CCV tiến hành xem xét các giấy tờ Hiện nay, giấy giờ bị làm giả rất nhiều và rất tinh vi, vì vậy, CCV đã cẩn thận, xem xét rất kỹ các loại giấy tờ CCV đã sử dụng những dụng cụ hỗ trợ như kính lúp để xem phôi, chữ ký và những đặc điểm nhận dạng khác của Giấy chứng nhận để tránh trường hợp người yêu cầu công chứng sử dụng giấy tờ giả để giao dịch;
- Thứ tư, hồ sơ được đưa vào lưu trữ khoa học, gọn gàng theo thứ tự:
+ Phiếu yêu cầu công chứng;
+ Văn bản công chứng;
+ Giấy tờ về tài sản;
+ Hồ sơ liên quan đến bên bán:CCCD;
+ Hồ sơ liên quan đến bên mua: CCCD/CMND, sổ hộ khẩu, đăng ký kết hôn
2 Những điểm cần lưu ý
Trang 10(Những điểm cẩn lưu ý dưới đây là quan điểm cá nhân của người viết sau những kiến thức được học tại Học viện Tư Pháp, không mang tính chất đánh giá việc làm của CCV là đúng hay sai)
a Phiếu yêu cầu công chứng
Theo quy định tại Điều 40, LCC 2014, Phiếu yêu cầu công chứng có thông tin
về “Họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ”;
Khi đối chiếu nội dung của phiếu yêu cầu công chứng với quy định nêu trên, thì phiếu yêu cầu công chứng chưa có thông tin về nội dung cần công chứng cùng danh mục giấy tờ gửi kèm theo Việc này, rất có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 82/2020, theo điểm b, khoản 1, Điều 15, mức phạt từ
1.000.000VNĐ-3.000.000VNĐ, trong trường hợp “Công chứng hợp đồng, giao dịch trong trường hợp phiếu yêu cầu công chứng không đầy đủ nội dung theo quy định” Họ tên người tiếp nhận hộ sơ là thư ký nghiệp vụ “Hoàng Tuấn Anh”, chưa phù hợp quy quy định của
LCC 2014, theo đó người tiếp nhận, giải quyết hồ sơ phải là CCV Việc này chưa có quy định rõ ràng, cũng như chưa có quy định xử phạt, nhưng CCV cũng cần lưu ý
b Hồ sơ yêu cầu công chứng
Khi nghiên cứu hồ sơ, tôi nhận thấy địa chỉ thường trú trên CCCD cấp ngày
16/4/2021, của ông Ba và bà Hà là “phố Tân Thịnh, thị trấn Thanh Sơn, huyện Thanh
Sơn, tỉnh Phú Thọ” Địa chỉ thường trú trên GCNQSDĐ cấp ngày 01/9/2021 là” phố
Ba Mỏ, thị trấn Thanh Sơn, huyện Thanh Sơn, tỉnh Phú Thọ” CCV căn cứ vào địa chỉ
thường trú trên CCCD để ghi nhận vào hợp đồng như vậy cần lưu ý, vì địa chỉ trên GCNQSDĐ và CCCD không có sự trùng khớp Mặt khác theo quy định tại Luật cư trú năm 2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành, khi người dân bị thu hồi sổ khẩu thì có quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền xác nhận nơi cư trú bằng văn bản để sử dụng trong giao dịch dân sự Vì vậy, CCV cần đề nghị bên chuyển nhượng xin xác nhận nơi
cư trú để chứng minh, mặt khác việc dùng địa chỉ trên CCCD cũng chưa có khung pháp lý cụ thể
Tiếp theo là giấy tờ chứng minh quan hệ hôn nhân của bên chuyển nhượng CCV cho rằng giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp từ khi LĐĐ 2013 có hiệu