QUẢN TRỊ DỰ ÁN CHƯƠNG 7: QUẢN TRỊ THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

PowerPoint Presentation QUẢN TRỊ DỰ ÁN CHƯƠNG 7 QUẢN TRỊ THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN 1 QUẢN TRỊ DỰ ÁN 2 NỘI DUNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN PHÂN BIỆT LẬP KẾ HOẠCH VÀ LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN NỘI DUNG QUẢN TRỊ THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN PHƯƠNG PHÁP, KỸ THUẬT QUẢN TRỊ THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘ ỨNG DỤNG MS PROJECT TRONG QUẢN TRỊ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN QUẢN TRỊ DỰ ÁN 3 7 1 Vấn đề chung về quản trị thời gian và tiến độ dự án Khái niệm Đặc điểm Ý nghĩa và vai trò 4 7 1 Vấn đề chung về quản trị chi.

QUẢN TRỊ DỰ ÁN

NỘI DUNG

- VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

- PHÂN BIỆT LẬP KẾ HOẠCH VÀ LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

- NỘI DUNG QUẢN TRỊ THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

- PHƯƠNG PHÁP, KỸ THUẬT QUẢN TRỊ THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘ

- ỨNG DỤNG MS PROJECT TRONG QUẢN TRỊ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

KHÁI NIỆM

• Quản lý thời gian

là việc sử dụng các quy trình thích hợp nhằm xây dựng, thực hiệnvà đưa dự án kết thúc và hoàn thành đúng tiến độ đề ra, đảm bảo phạm

vi, chất lượng và ngân sách cho phép

• Quy trình bao gồm

• Thiết lập sơ đồ mô tả các công việc phải được hoàn thành

• Xác định thời gian thực hiện từng công việc và toàn bộ dự án

• Quản lý các tiến trình thực hiện công việc của dự án

• Việc quản lý thời gian trong quá trình thực hiện

• Nhiều nhân tố động  phức tạp

• Việc hoàn thành dự án đúng thời gian là thách thức lớn nhất

Ý NGHĨA & VAI TRÒ

• Do sự rút ngắn của vòng đời sản phẩm

• Tốc độ trở thành một lợi thế cạnh tranh

• Kiểm soát chi phí, các nguồn lực của dự án

• Xác định những việc quan trọng cần ưu tiên

• Chất lượng công việc được bảo đảm

• Kế hoạch dự án

• Là bước đẩu tiên của mỗi dự án

• Cung cấp một bức tranh toàn cảnh các công việc phải thực hiện

• Cung cấp các mục tiêu tổng thể của dự án

• Mang tính chiến lược

• Tiến độ của dự án

• Lập được sau khi đã có kế hoạch về dự án

• Cung cấp thời gian, ngày tháng bắt đầu, kết thúc mỗi công việc

• Các thành viên thực hiện các công việc

• Mang tính kỹ thuật

• Kế hoạch dự án lên chi tiết về kế hoạch về chất lượng, kế hoạch

đánh giá rủi ro, thông tin trong dự án, kế hoạch cung ứng

• Tiến độ của dự án sẽ được cụ thể hóa với các phương pháp như

biểu đồ Gantt, sơ đồ mạng AOA và AON, sau khi đã lên kế hoạchdự án

• Tuy nhiên, khi tiến độ thay đổi thì kế hoạch ban đầu của dự án cũng

sẽ phải thay đổi theo

• Quản lý thời gian dự án bao gồm 6 bước

• Định nghĩa công việc

• Sắp xếp công việc theo thời gian

• Dự trù phân bổ nguồn lực

• Dự kiến thời gian thực hiện công việc

• Lập tiến độ dự án

• Kiểm soát tiến độ thực hiện dự án

Các quy trình quản lý thời gian trong một dự án

• Các công việc được định nghĩa có thời hạn, chi phí và yêu cầu phân

bổ nguồn lực dự kiến tương ứng, cũng như các yêu cầu về kết quả

• Sản phẩm của quy trình này là bảng liệt kê công việc, nội dung cụthể của mỗi công việc và danh sách các điểm mốc (milestone)

Định nghĩa các công việc

• Bảng liệt kê các công việc:

Xác định các hoạt động và nhiệm vụ cụ thể trong kế hoạch dự án, baogồm tên các công việc, mã số xác định và mô tả ngắn gọn về công việc

• Nội dung của từng công việc:

Cung cấp các thông tin chi tiết bổ sung có liên quan

Thông tin nội dung của từng công việc cần thường xuyên cập nhật

• Điểm mốc của dự án:

Đánh dấu dự án đạt tới một bước cụ thể nào đó

Phải hoàn thành nhiều công việc mới có thể hoàn thành một điểm mốc.Công cụ để xác định các mục tiêu và đánh giá thực hiện dự án

Không nên đánh dấu quá nhiều điểm mốc trong một dự án

Định nghĩa các công việc

Xác định mối quan hệ giữa các hoạt động theo trình tự về thời gian, có

3 dạng quan hệ sau:

• Phụ thuộc bắt buộc: là mối quan hệ bản chất của dự án, theo đó cáccông việc được tiến hành, bao hàm cả ý nghĩa ràng buộc và giới hạnvề nguồn lực, hay còn gọi là quan hệ logic cứng

• Phụ thuộc tuỳ ý: Do nhóm quản lý dự án xác định dựa trên kinhnghiệm và kiến thức về các lĩnh vực có liên quan đến dự án, thườngđược sử dụng để điều chỉnh mối quan hệ giữa các công việc cho phùhợp với từng dự án, còn được gọi là quan hệ logic mềm

• Phụ thuộc bên ngoài: là mối quan hệ giữa công việc của dự án vớicác công việc hoặc yếu tố bên ngoài không thuộc dự án

Một trong những công cụ hữu ích cho việc sắp xếp và thể hiện mốiquan hệ thời gian giữa các hoạt động là sơ đồ mạng lưới

Sắp xếp các công việc theo thời gian

Cần thiết lập:

- Danh mục những yêu cầu nguồn lực cho từng công việc,

- Biểu đồ phân bổ nguồn lực (RBS - resource breakdown structure)

- Các nội dung cập nhật cho các công việc đã được xây dựng

Dự trù phân bổ nguồn lực

3 Phát triển các module

15 (K) Điều chỉnh tích hợp 12;13;14 2 An

Sử dụng 2 phương pháp để dự tính thời gian thực hiện công việc:

- phương pháp ngẫu nhiên

- phương pháp tất định

Dự kiến thời hạn thực hiện các công việc

- PHƯƠNG PHÁP NGẪU NHIÊN

Sử dụng kỹ thuật ước tính 3 điểm dựa trên 3 thời hạn dự tính:

- thời gian lạc quan (a)

- thời gian bi quan (b)

- thời gian bình thường (m)

Khi đó, có thể giả định thời gian ước tính để hoàn thành công việc

TE = (a + 4m + b)/6

Dự kiến thời hạn thực hiện các công việc

Dự kiến thời hạn thực hiện các công việc

(A) Thiết kế hê ̣ thống 1ngày 1ngày 1ngày 1ngày

Phát triển các module

- (B) Dư ̣ng module A 2 ngày 1 ngày 2 ngày 3 ngày

- (C) Dư ̣ng module B 3 ngày 2 ngày 3 ngày 4 ngày

- (D) Dư ̣ng module C 2,17 ngày 2 ngày 2 ngày 3 ngày

- (E) Lâ ̣p trình module A 1,17 ngày 1 ngày 1 ngày 2 ngày

- (F) Lâ ̣p trình module B 3,83 ngày 2 ngày 4 ngày 5 ngày

- (G) Lâ ̣p trình module C 1,33 ngày 1 ngày 1 ngày 3 ngày

Test module

- (H) Test module A 1,17 ngày 1 ngày 1 ngày 2 ngày

- (I) Test module B 2,83 ngày 2 ngày 3 ngày 3 ngày

- (J) Test module C 4 ngày 3 ngày 4 ngày 5 ngày

- Kỹ thuật phân tách module

- Kỹ thuật tham số

- Kỹ thuật đánh dấu công việc:

Dự kiến thời hạn thực hiện các công việc

- Cụ thể hoá kế hoạch dự án, thể hiện chi tiết kế hoạch dự án

- Cung cấp các thông tin về chi phí và nguồn lực để thực hiện

- Kiểm soát và điều chỉnh quá trình triển khai của một dự án

- Một bản kế hoạch tổng thể của dự án có thể được chuyển thànhnhiều bản tiến độ khác nhau, tuỳ theo mục đích sử dụng

Lập tiến độ dự án

- Cơ sở để quản lý tiến độ:

Kế hoạch dự án

Bảng nội dung công việc, tiến độ

Phân bổ thời gian/nguồn lực

- Mục đích căn bản của kiểm soát tiến độ dự án

Kiểm tra tình hình thực hiện dự án theo thời gian đề ra;

Xác định - đánh giá các vấn đề ảnh hưởng tới tiến độ;

Đưa ra các biện pháp điều chỉnh có cân đối giữa thời gian và chi phíLiên tục kiểm tra - đánh giá - điều chỉnh tiến độ thực hiện các côngviệc

Bước kiểm soát tiến độ là bước đòi hỏi khả năng quản lý và kinh nghiệmthực tiễn nhất của các cán bộ làm dự án

Bên cạnh đó, kiểm soát tiến độ dự án cũng liên quan mật thiết tới việcquản lý rủi ro, điều đã phải được xác định trong bước xây dựng tiến độdự án

Kiểm soát tiến độ thực hiện

- Một trong những công cụ hữu ích cho việc sắp xếp và thể hiện mốiquan hệ thời gian giữa các hoạt động là sơ đồ mạng lưới.

- Hai phương pháp phổ biến để thiết lập mạng lưới các công việc

phương pháp đặt công việc trên mũi tên (Activity on Arrow-AOA)

phương pháp đặt công việc trong các nút (Activities on Node-AON)

Một số thuật ngữ thường được sử dụng trong kỹ thuật mạng lưới:

- Công việc (activity)

- Sự kiện (event)

- Mạng lưới (network):

- Đường dẫn (path)

- Công việc trước (predecessors)

- Công việc sau (succesors)

- Công việc hội tụ (merge activity)

- Công việc phân lập (hoặc tách lập) (burst activity)

Phương pháp AOA

TT WBS ID ID Công việc Công việc trước Thời gian (ngày)

J(4)

Phương pháp AOA

Sai Đúng Quan hệ công việc

Công việc E không có quan hệ phụ thuộc với công việc C

Công việc D sau công việc A;

Công việc E sau A và B;

A

7 B A

9 E

Phương pháp AON

Phương pháp AON

- AON có thể mô tả các kiểu quan hệ giữa các công việc, thay vì quan

hệ giản đơn finish-to-start trong sơ đồ AOA

- AON giúp tránh được các công việc ảo (không phân bổ thời hạn vànguồn lực) thường được sử dụng để logic hoá một số quan hệ công việckhông có thật trong phương pháp AOA

- AON không sử dụng khái niệm sự kiện, do đó giúp người dùng không

bị phân tán mà tập trung trực tiếp hơn vào các công việc của dự án

Kỹ thuật biểu đồ Gantt

Hiển thị các thông tin tiến độ dự án bằng cách liệt kê các công việctheo trình tự và mối quan hệ cùng các dữ liệu thời gian bắt đầu - kếtthúc (kế hoạch và thực tế) dưới dạng lịch biểu

Ưu điểm:

- Hữu ích trong việc xây dựng, sắp xếp, phân bổ nguồn lực

- Theo dõi, đánh giá tiến độ thực hiện một cách trực quan và chi tiết.Hạn chế:

- Các dự án phức tạp, việc biểu thị sẽ trở nên khó khăn, rối rắm

- Không thể hiện rõ ràng mối quan hệ hoặc sự phụ thuộc giữa cáccông việc

Kỹ thuật biểu đồ Gantt

Một số thuật ngữ thường được sử dụng trong kỹ thuật mạng lưới:

- Thời gian dự trữ (slack hoặc float)

- Đường găng (critical path)

Phương pháp đường găng CPM

Công cụ xây dựng một tiến độ sát với thực tế và quản lý thời gian

Xây dựng trên kỹ thuật sơ đồ mạng lưới công việc, xác định thời giansớm nhất mà một dự án có thể hoàn thành và là đường công việc (path)có độ dài lớn nhất với thời gian dự trữ nhỏ nhất (bằng 0)

Phương pháp đường găng CPM

Xác định đường gang của dự án

- Trước tiên, xây dựng bảng WBS, sơ đồ mạng lưới công việc, thờigian ước tính thực hiện từng công việc

Phương pháp đường găng CPM

Xác định thời gian bắt đầu, kết thúc sớm nhất, muộn nhất

Phương pháp đường găng CPM

Tiến trình Forward pass và thời gian dự trữ tự do

Thời gian dự trữ tự do (F.SP) của một công việc X bằng công thức:

với S là công việc tiếp sau P

F.SP = ESS –EFP

Phương pháp đường găng CPM

Tiến trình Backward pass và thời gian dự trữ toàn phần

- Bắt đầu từ điểm mốc Kết thúc (End) của dự án, với

LFKết thúc = LSKết thúc = LFCông việc cuối cùng,

- Sau đó tính bắt đầu từ công việc cuối cùng các thông số LS, LF theo

LS = LF–TE, với TE là thời gian thực hiện công việc;

- Thực hiện theo chiều ngược (từ phải qua trái);

- Ghi LF và LS của các công việc trên đường găng trước, lưu ý là

LF = EF và LS = ES

- Thời gian dự trữ toàn phần T.SX được tính từ kỹ thuật backwardpass theo công thức T.S = LS–ES (và cũng = LF–EF)

Phương pháp đường găng CPM

ID Task Name Start Finish Late Start Late Finish Free Slack Total Slack

1 Bắt đầu Mon 02/07/12 Mon 02/07/12 Mon 02/07/12 Mon 02/07/12 0 days 0 days

2 Thiết kế hệ thống Mon 02/07/12 Tue 03/07/12 Mon 02/07/12 Tue 03/07/12 0 days 0 days

3 Phát triển các module Tue 03/07/12 Tue 10/07/12 Tue 03/07/12 W ed 18/07/12 0 days 0 days

4 D ựng module A Tue 03/07/12 Thu 05/07/12 Sun 08/07/12 Tue 10/07/12 0 days 5,33 days

5 D ựng module B Tue 03/07/12 Fri 06/07/12 Tue 03/07/12 Fri 06/07/12 0 days 0 days

6 D ựng module C Wed 04/07/12 Fri 06/07/12 Thu 05/07/12 Sat 07/07/12 0 days 1,33 days

7 Lập trình module A Thu 05/07/12 Fri 06/07/12 Tue 10/07/12 Wed 11/07/12 0 days 5,33 days

8 Lập trình module B Fri 06/07/12 Tue 10/07/12 Fri 06/07/12 Tue 10/07/12 0 days 0 days

9 Lập trình module C Fri 06/07/12 Sat 07/07/12 Sat 07/07/12 Mon 09/07/12 0 days 1,33 days

10 Hoàn thành các module Tue 10/07/12 Tue 10/07/12 Wed 18/07/12 Wed 18/07/12 7,83 days 7,83 days

11 Test module Fri 06/07/12 Fri 13/07/12 Mon 09/07/12 Fri 13/07/12 0 days 0 days

12 Test module A Fri 06/07/12 Sat 07/07/12 Wed 11/07/12 Fri 13/07/12 5,33 days 5,33 days

13 Test module B Tue 10/07/12 Fri 13/07/12 Tue 10/07/12 Fri 13/07/12 0 days 0 days

14 Test module C Sat 07/07/12 Wed 11/07/12 Mon 09/07/12 Fri 13/07/12 1,33 days 1,33 days

15 Điều chỉnh và tí ch h ợp Fri 13/07/12 Sun 15/07/12 Fri 13/07/12 Sun 15/07/12 0 days 0 days

16 Chạy th ử hệ thống Sun 15/07/12 Wed 18/07/12 Sun 15/07/12 Wed 18/07/12 0 days 0 days

17 Kết thúc Wed 18/07/12 Wed 18/07/12 Wed 18/07/12 Wed 18/07/12 0 days 0 days

Kỹ thuật tổng quan và đánh giá dự án PERT

Độ lệch chuẩn σ = [(b-a)/6]

Xác suất hoàn thành dự án với PERT

– Để tính toán khả năng 1 dự án hoàn thành trong vòng số ngày đã định thì cần phải tính phương sai của các công việc nằm trên đường găng.

– Giá trị so với độ lệch chuẩn: Z

Trong đó:

D – thời gian dự kiến hoàn thành dự án

µ - độ dài đường găng (bằng tổng TE các công việc trên đường găng)

σ - độ lệch chuẩn (với σ 2 là tổng phương sai các công việc trên đường găng)

2

) (

Xác suất hoàn thành dự án với PERT

Ví dụ: Đường găng của dự án X là A-C-F-I-K-L với phương sai của

các công việc này lần lượt là 0-0.11-0.25-0.03-0.11 và độ lệch chuẩn là0.7071

Hỏi: Xác suất hoàn thành dự án này trong vòng 16 ngày là bao nhiêu?Với xác suất 95%, dự án có thể hoàn thành trong bao nhiêu ngày?

Trả lời:

 Dự án X, ta tính được Z = (16–15.66)/0.7071 = 0.48

Tra bảng: Xác suất hoàn thành dự án trong thời hạn 16 ngày là 68.44%

 Với xác suất 95%, tra bảng có giá trị Z = 1.65

Kỹ thuật kiểm soát tiến độ dự án

KỸ NĂNG QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ

- Việc đảm bảo tiến độ dự án phụ thuộc trước tiên vào tính thực tếtrong bước lập tiến độ

- Xây dựng hệ thống các quy định kiểm soát việc thực hiện dự án

- Các kỹ năng mềm đòi hỏi ở nhà quản lý

MỘT SỐ CÔNG CỤ KỸ THUẬT QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ

PHƯƠNG PHÁP BIỂU ĐỒ ĐƯỜNG CHÉO

MỘT SỐ CÔNG CỤ KỸ THUẬT QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ

QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ VỚI PERT/CPM

MỘT SỐ CÔNG CỤ KỸ THUẬT QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ

QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ VỚI PERT/CPM

Lưu ý: khi rút ngắn tiến độ công việc nào đó trên đường găng thì phải tính lại

độ dài các đường trong sơ đồ mạng, xem đường găng có bị thay đổi không Rút ngắn tiến độ chỉ có thể thực hiện trên các công việc của đường găng.

MỘT SỐ CÔNG CỤ KỸ THUẬT QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ

QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ VỚI PERT/CPM

QUẢN TRỊ DỰ ÁN

HẾT CHƯƠNG 7

49