bài giảng quản trị dự án: Chương 1 tổng quan về quản trị dự án

PowerPoint Presentation QUẢN TRỊ DỰ ÁN CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN 1 QUẢN TRỊ DỰ ÁN 2 NỘI DUNG DỰ ÁN QUẢN TRỊ DỰ ÁN NHÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN MÔI TRƯỜNG CỦA HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ DỰ ÁN QUẢN TRỊ DỰ ÁN 3 1 1 DỰ ÁN 4 1 1 DỰ ÁN Nhận thức về “dự án” mới có từ những năm 1960 Danh từ “dự án” dùng cho nhiều lĩnh vực và hoạt động khác nhau của nền kinh tế Dự án có cả ở trong và ngoài doanh nghiệp Dự án khác với công việc thường ngày > Dự án là gì? 5 DỰ ÁN VÀ CÔNG VIỆC THƯỜNG NGÀY 1 1 DỰ ÁN DỰ ÁN CÔNG VIỆC.

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN

1.1 DỰ ÁN

- Nhận thức về “dự án” mới có từ những năm 1960

- Danh từ “dự án” dùng cho nhiều lĩnh vực và hoạt động khácnhau của nền kinh tế

- Dự án có cả ở trong và ngoài doanh nghiệp

- Dự án khác với công việc thường ngày

-> Dự án là gì?

DỰ ÁN VÀ CÔNG VIỆC THƯỜNG NGÀY

Điều ngoại lệ của các chức năng thông thường Được định rõ trong quy mô của phòng ban Các hoạt động liên quan tới nhau Các hoạt động không liên quan đến nhau

Mục tiêu và hạn chốt là cụ thể Mục tiêu và hạn chót là chung chung

Kết quả mong muốn đã được định rõ Không có kết quả cụ thể nào được định rõ

Nguồn: Thomsette (1997)

DỰ ÁN VÀ CÔNG VIỆC THƯỜNG NGÀY

• Dự án là một công việc duy nhất, khác với thông thường

• Các hoạt động của dự án có liên quan đến nhau

• Mục tiêu và thời hạn của dự án là cụ thể

• Kết quả cần đạt đã được định rõ

KHÁI NIỆM DỰ ÁN

Theo Viện Quản trị dự án (PMI): “Một dự án là một nỗ lực hànhđộng có thời hạn để tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ đơn nhất”

- Có mục tiêu cụ thể được hoàn thành trong điều kiện nhất định

- Được xác định rõ thời gian bắt đầu và kết thúc

- Có giới hạn nhất định về tài chính

- Sử dụng các nguồn lực nhất định về phương tiện, thiết bị, conngười…

KHÁI NIỆM DỰ ÁN

Theo Pinto (2015): Các yếu tố của một dự án bao gồm:

- Dự án là quá trình diễn ra duy nhất 1 lần và rất phức tạp

- Dự án bị giới hạn bởi tài chính, thời gian và nguồn lực

- Dự án được phát triển nhằm giải quyết một hoặc một số mụctiêu cụ thể

- Dự án luôn hướng tới khách hàng

ĐẶC ĐIỂM DỰ ÁN

8 đặc điểm chính (Pinto, 2015):

• Dự án là nỗ lực đặc biệt với vòng đời rõ ràng

• Dự án đang xây dựng các khối trong thiết kế và thực hiện cácchiến lược tổ chức

• Các dự án chịu trách nhiệm cho các sản phẩm, dịch vụ và quytrình tổ chức mới nhất và được cải tiến nhât

• Các dự án cung cấp một triết lý và chiến lược cho việc quản lýthay đổi

• Quản lý dự án đòi hỏi phải vượt qua ranh giới giữa chức năng

và tổ chức

• Kết quả chính của một dự án là sự thỏa mãn các yêu cầu củakhách hàng trong các hạn chế của các mục tiêu kỹ thuật, chiphí và lịch trình (thời gian)

• Các dự án bị chấm dứt khi hoàn thành các mục tiêu đề ra

TAI SAO DỰ ÁN LẠI QUAN TRỌNG

• Rút ngắn vòng đời sản phẩm

• Rút ngắn thời gian ra mắt sản phẩm mới

• Tạo ra sản phẩm phức tạp, cần kỹ thuật cao

• Tạo ra thị trường toàn cầu

• Giai đoạn kinh tế lạm phát thấp

CÁC ĐIỀU KIỆN RÀNG BUỘC CỦA DỰ ÁN

1 Kết quả

2 Ngân sách

3 Thời gian

PHÂN LOẠI DỰ ÁN – DỰ ÁN ĐẦU TƯ

Là tổng thể các hoạt động dự kiến với các nguồn lực và chi phícần thiết, được bố trí theo một kế hoạch chặt chẽ với lịch biểuthời gian và địa điểm xác định, để tạo mới, mở rộng hoặc cải tạonhững đối tượng nhất định nhằm mục tiêu sinh lời nhất định

Có thể phân loại tiếp theo các tiêu chí như sự phân cấp quản lý,nguồn vốn đầu tư, giai đoạn hoạt động của dự án…

PHÂN LOẠI DỰ ÁN – DỰ ÁN ĐẦU TƯ CÔNG

Là hoạt động đầu tư của nhà nước vào các chương trình, dự ánxây dựng kết cấu hạ tầng kinh tế - xã hội và đầu tư vào cácchương trình, dự án phục vụ phát triển kinh tế - xã hội

PHÂN LOẠI DỰ ÁN – DỰ ÁN ĐẦU TƯ CÔNG

Lĩnh vực đầu tư công bao gồm:

- Đầu tư chương trình, dự án kết cấu hạ tầng KT-XH

- Đầu tư phục vụ hoạt động cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp,

tổ chức chính trị, chính trị XH

- Đầu tư hỗ trợ hoạt động cung cấp sản phẩm, dịch vụ công ích

- Đầu tư của nhà nước tham gia thực hiện dự án theo hình thứcđối tác công tư

PHÂN LOẠI DỰ ÁN – DỰ ÁN HỢP TÁC CÔNG TƯ

Là việc nhà nước và nhà đầu tư, doanh nghiệp cùng phối hợpthực hiện dự án phát triển kết cấu hạ tầng, cung cấp dịch vụ côngtrên cơ sở Hợp đồng dự án

PHÂN LOẠI DỰ ÁN – DỰ ÁN HỢP TÁC CÔNG TƯ

5 hình thức phổ biến:

Mô hình nhượng quyền khai thác (Franchise)

Mô hình thiết kế - xây dựng – tài trợ - vận hành

(DBFO - Design – Build – Finance – Operate)

Mô hình xây dựng – vận hành – chuyển giao

(BOT - Build – Operate – Transfer)

Mô hình xây dựng – chuyển giao – vận hành

(BTO – Build – Transfer – Operate)

Mô hình xây dựng – sở hữu – vận hành

(BOO – Build – Own – Operate)

CÁC GIAI ĐOẠN DỰ ÁN

Giai đoạn bắt đầu xây dựng và lựa chọn dự án

Giai đoạn thực hiện dự án

Giai đoạn kết thúc dự án

CÁC GIAI ĐOẠN DỰ ÁN

• Giai đoạn bắt đầu xây dựng và lựa chọn dự án

• Giai đoạn thực hiện dự án

 Tổ chức bộ máy, quản trị nhân sự

 Thực hiện kế hoạch, phân bổ nguồn lực

 Quản trị chi phí, tài chính

 Quản trị thời gian, tiến độ

 Giám sát, đảm bảo chất lượng; quản trị rủi ro dự án

• Giai đoạn kết thúc dự án

CÁC GIAI ĐOẠN DỰ ÁN

• Giai đoạn bắt đầu xây dựng và lựa chọn dự án

• Giai đoạn thực hiện dự án

• Giai đoạn kết thúc dự án

 Đánh giá hiệu quả dự án

 Đánh giá tiềm năng phát triển, tính bền vững và lan tỏa

KHÁI NIỆM

“Quản trị dự án là các hoạt động quản trị đặc thù mang tính kháchquan, trong đó phản ánh toàn bộ các chức năng hoạch định, tổchức, điều hành và kiểm soát” (PMI, 2010)

• Một là lập kế hoạch dự án

• Hai là tổ chức điều phối hoạt động của dự án

• Bà là kiểm soát và đánh giá toàn bộ quá trình dự án

YÊU CẦU TRONG QUẢN TRỊ DỰ ÁN

Quản trị dự án bao gồm các hoạt động:

- Xác định các yêu cầu (của công ty / của khách hàng)

- Xác định và đáp ứng các nhu cầu, các mối quan tâm, và mongđợi của các chủ thể dự án trong quá trình lập kế hoạch và thựchiện dự án

- Cân đối hài hòa giữa các yêu cầu, ràng buộc khác nhau của dự

MỤC TIÊU QUẢN TRỊ DỰ ÁN

Nguồn: Meredith & Mantel (2009)

CÁC YẾU TỐ ĐÁNH GIÁ SỰ THÀNH CÔNG DỰ ÁN

Ngân sách

Thành công

Sự chấp nhận của KH

Thời gian Kết quả

dự án

2 Tác động lên Khách hàng

3 Thành công Kinh doanh

4 Chuẩn bị cho Tương lai

NỘI DUNG QUẢN TRỊ DỰ ÁN

Nguồn: Meredith & Mantel (2011)

NỘI DUNG QUẢN TRỊ DỰ ÁN

5 yếu tố dự án có thể thay đổi trong suốt vòng đời dự án

- Nhu cầu khách hàng (Client interest)

- Tiền đầu tư vào dự án (Project stake)

- Nguồn lực (Resources): Vốn, con người, công nghệ

- Sự sáng tạo (Creativity)

- Sự không chắc chắn (Uncertainty)

NỘI DUNG QUẢN TRỊ DỰ ÁN

Nguồn: Victor Sohmen (7/2002)

Xác định Lập kế hoạch Thực hiện Bàn giao

Thời gian

Nhu cầu KH Vốn đầu tư DA

Nguồn lực

Sự sáng tạo

Sự không chắc chắn

NỘI DUNG QUẢN TRỊ DỰ ÁN

4.2 Xây dựng kế hoạch Quản trị dự án 5.2 Định nghĩa phạm vi 6.2 Sắp xếp công việc

4.3 Chỉ đạo, thực hiện công việc dự án 5.3 Cấu trúc phân tách công việc (WBS) 6.3 Ước tính nguồn lực

4.4 Theo dõi, kiểm soát công việc dự án 5.4 Xác minh pham vị 6.4 Ước tính thời gian

4.5 Thực hiện kiểm soát thay đổi thích hợp 5.5 Kiểm soát thay đổi phạm vị 6.5 Lập kế hoạch tiến độ

7.1 Ước tính chi phí 8.1 Lập kế hoạch chất lượng 9.1 Phát triển kế hoạch nhân lực dự án

7.2 Lập ngân sách 8.2 Cam kết chất lượng 9.2 Thiết lập nhóm dự án

7.3 Kiểm soát chi phí 8.3 Kiểm soát chất lượng 9.3 Phát triển nhóm làm việc

9.4 Quản trị nhóm làm việc

10.1 Xác định các bên liên quan 11.1 Kế hoạch Quản trị dự án 12.1 Kế hoạch mua sắm

10.2 Kế hoạch cung cấp thông tin 11.2 Xác định rủi ro 12.2 Thực hiện mua sắm

10.3 Cung cấp thông tin 11.3 Quản trị chất lượng rủi ro 12.3 Phân phối

10.4 Quản trị nhu cầu các bên liên quan 11.4 Quẩn lý rủi ro số lượng 12.4 Kết thúc mua sắm

10.5 Thực hiện báo cáo 11.5 Phản ứng rủi ro

11.6 Theo dõi và kiểm soát rủi ro

QUẢN TRỊ DỰ ÁN

Quản trị tổng hợp dự án Quản trị phạm vi dự án Quản trị tiến độ dự án

Quản trị truyền thông dự án Quản trị rủi ro dự án Quản trị mua sắm trong dự án

Quản trị nguồn nhân lực Quản trị chất lượng dự án

Quản trị chi phí dự án

KHÁI NIỆM

Là những cá nhân chịu trách nhiệm về việc lập kế hoạch, tổ chứcthực hiện, quản lý các nguồn lực của dự án nhằm đảm bảo hoànthành dự án thành công (PMI, 2008)

• Giải quyết công việc hàng ngày, đảm bảo tình hình thực hiện

dự án luôn trong khuôn khổ tiến độ và ngân sách cho phép

• Phát hiện, theo dõi và xử lý kịp thời các rủi ro và các vấn đềphát sinh trong quá trình thực hiện

• Định kỳ lập báo cáo một cách chính xác và cập nhật về tìnhhình thực hiện dự án; đồng thời quản lý, giải quyết các lợi ích

và xung đột (nếu có) với các bên liên quan của dự án

Sự khác biệt giữa nhà quản trị dự án và quản trị chức năng

Nhà quản trị chức năng

- Là chuyên gia giỏi trong lĩnh

vực chuyên môn họ quản lý

- Giỏi kỹ năng phân tích

- Hành động như một đốc

công, người giám sát kỹ

thuật về lĩnh vực chuyên sâu

- Chịu trách nhiệm về công

nghệ được lựa chọn

Nhà quản trị dự án

- Có kiến thức tổng hợp, hiểu biết nhiều lĩnh vực

- Mạnh về kỹ năng tổng hợp

- Là một nhà tổ chức, phối hợp mọi người, mọi bộ phận cùng thực hiện dự án

- Chịu trách nhiệm công tác tổ chức, tuyển dụng, lập kế

hoạch, hướng dẫn, quản lý

dự án

KỸ NĂNG VÀ YÊU CẦU

Một số kỹ năng cơ bản của nhà quản trị dự án

• Kỹ năng lãnh đạo

• Kỹ năng tạo động lực cho nhân viên

• Kỹ năng giao tiếp

• Kỹ năng gây ảnh hưởng

• Kỹ năng ra quyết định hiệu quả

• Kỹ năng nhận thức về chính trị-văn hóa

Yêu cầu đối với một nhà quản trị dự án giỏi

• Kiến thức

• Kinh nghiệm làm việc

• Phẩm chất cá nhân

• Văn hóa, cơ cấu tổ chức, các quá trình diễn ra bên trong DN

• Các tiêu chuẩn ngành và của chính phủ

• Cơ sở hạ tầng (máy móc, trang thiết bị)

• Nguồn nhân lực hiện có

• Quản lý nhân sự

• Hệ thống cơ cấu tổ chức; phân quyền trong công ty

• Các điều kiện thị trường

• Sự chấp nhận rủi ro của các chủ thể dự án

• Môi trường thể chế chính sách

• Các kênh truyền thông hiện có của công ty

• Cơ sở dữ liệu thương mại

• Các hệ thống thông tin dự án…

HẾT CHƯƠNG 1