hoàn thiện công tác lập kế hoạch nhân sự tại công ty TNHH tự động hóa và thiết bị giáo dục đông dương

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KẾ HOẠCH VÀ PHÁT TRIỂN  CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH TỰ ĐỘNG HÓA VÀ THIẾT BỊ GIÁO DỤC ĐÔNG DƯƠNG Giáo viên hướng dẫn PGS TS Đặng Thị Lệ Xuân Hà Nội, tháng 5 2018 SV Lý Thu Hương MSV 11142092 i LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của mình dưới sự hướng dẫn của PGS TS Đặng Thị Lệ Xuân, không có sự.

Giáo viên hướng dẫn : PGS.TS Đặng Thị Lệ Xuân

Sinh viên thực hiện : Lý Thu Hương

Mã sinh viên : 11142092

Hà Nội, tháng 5 - 2018

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của mình dưới sự hướng dẫn của PGS TS Đặng Thị Lệ Xuân, không có sự sao chép nguyên bản từ bất cứ luận văn hay chuyên đề nghiên cứu nào khác Các số liệu trung thực, những kết luận trong chuyên đề chưa được công bố ở bất kỳ tài tài liệu nào

Mọi sao chép không hợp lệ, vi phạm quy định của khoa, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

Hà Nội, ngày 28 tháng 5 năm 2018

Sinh viên

Lý Thu Hương

Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Giảng viên hướng dẫn - PGS.TS Đặng Thị Lệ Xuân đã tạo mọi điều kiện, tận tình hướng dẫn và giúp đỡ tôi rất nhiều trong quá trình nghiên cứu Sự hiểu biết sâu sắc về khoa học cũng như kinh nghiệm quý báu của cô đã là tiền đề giúp tôi hoàn thành chuyên đề tốt nhất

Đồng thời tôi cũng muốn bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến các anh chị, các cô chú trong phòng Hành chính nhân sự và ban lãnh đạo công ty TNHH Tự động hóa

và Thiết bị giáo dục Đông Dương đã cho phép, tạo điều kiện cho em được thực tập tại công ty, trong quá trình thực tập các anh chị, các cô chú đã tạo nhiều điều kiện thuận lợi, giúp đỡ và hướng dẫn rất nhiều để em hoàn thành tốt trong thời gian thực tập cũng như hoàn thành tốt chuyên đề tốt nghiệp

Dù đã có nhiều cố gắng, nhưng do giới hạn về trình độ nghiên cứu và thời gian nên chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy, tôi rất mong nhận được sự đóng góp của của thầy cô giáo

Cuối cùng em kính chúc quý Thầy, Cô cùng các anh chị, cô chú tổng Công

ty dồi dào sức khỏe và thành công trong sự nghiệp của mình!

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT vi

DANH MỤC BẢNG BIỂU, BIỂU ĐỒ vii

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Bố cục chuyền đề 3

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH NHÂN SỰ TRONG DOANH NGHIỆP 4

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KẾ HOẠCH NHÂN SỰ TRONG DOANH NGHIỆP 4

1.1.1 Các khái niệm 4

1.1.1.1 Khái niệm về Kế hoạch 4

1.1.1.2 Một số khái niệm khác 4

1.1.2 Chức năng quản lý nhân sự 5

1.1.3 Vai trò của Kế hoạch nhân sự 6

1.2 CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH NHÂN SỰ TRONG DOANH NGHIỆP 7 1.2.1 Nội dung 7

1.2.2 Quy trình 8

1.2.3 Tổ chức bộ máy lập kế hoạch 17

1.2.3.1 Phòng Hành chính nhân sự 17

1.2.3.2 Phòng kế hoạch 17

1.2.3.3 Ban quản lý 17

1.3 CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH NHÂN SỰ TRONG DOANH NGHIỆP 18

1.3.1 Nhân tố bên trong doanh nghiệp 18

1.3.1.1 Hệ thống mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp 18

1.3.1.2 Dự báo bán hàng và sản xuất 18

1.3.1.5 Thông tin và các thiết bị phục vụ cho lập kế hoạch 19

1.3.2 Nhân tố bên ngoài 20

1.3.2.1 Kinh tế 20

1.3.2.2 Chính trị và pháp luật 20

1.3.2.3 Văn hóa – Xã hội 20

1.3.2.5 Cạnh tranh 21

1.3.2.6 Sự hội nhập với thị trường quốc tế 21

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH TỰ ĐỘNG HÓA VÀ THIẾT BỊ GIÁO DỤC ĐÔNG DƯƠNG 22

2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY 22

2.1.1 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 22

2.1.3.1 Giới thiệu về phòng Hành chính – Nhân sự 24

2.1.3.2 Tình hình nhân sự của Công ty 24

2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP KÊ HOẠCH NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY 27

2.2.1 Hệ thống kế hoạch của công ty 27

2.2.2 Căn cứ lập kế hoạch 28

2.2.2.1 Kế hoạch và chiến lược sản xuất kinh doanh của Công ty 28

2.2.2.2 Phân tích tình hình nhân sự 28

2.2.3 Nội dung 28

2.2.3.1 Kế hoạch tuyển dụng nhân sự 28

2.2.3.2 Kế hoạch đào tạo nhân lực tại công ty 31

2.2.3.3 Kế hoạch về các chính sách đãi ngộ 33

2.2.4 Quy trình 35

2.2.5 Tổ chức bộ máy, con người xây dựng kế hoạch nhân sự 37

2.3 CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY 37

2.3.1 Nhân tố bên trong 37

2.3.1.1 Kế hoạch và chiến lược kinh doanh của Công ty 37

2.3.1.2 Dự báo bán hàng 37

2.3.1.3 Nguồn lực tài chính 38

2.3.1.4 Sự biến động nhân sự 38

2.3.1.5 Thông tin và các thiết bị phục vụ cho công tác lập kế hoạch nhân sự 38

2.3.2 Nhân tố bên ngoài 38

2.4 ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY 39

2.4.1 Những kết quả đạt được 39

2.4.2 Những điểm còn tồn tại và nguyên nhân 40

2.4.2.1 Về nội dung 40

2.4.2.2 Về quy trình 42

CHƯƠNG 3: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH NHÂN SỰ CÔNG TY TNHH TỰ ĐỘNG HÓA VÀ THIẾT BỊ GIÁO DỤC ĐÔNG DƯƠNG 45

3.1 CĂN CỨ XÁC ĐINH PHƯƠNG HƯỚNG 45

3.1.1 Định hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới 45

3.1.1.1 Bối cảnh 45

3.1.1.2 Kế hoạch kinh doanh của công ty 46

3.1.2 Căn cứ lý luận và thực tiễn 47

3.1.3 Quan điểm, phương hướng, mục tiêu đổi mới công tác lập kế hoạch ở công ty TNHH TĐH & TBGD Đông Dương 47

3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY 48

3.2.1 Về nội dung 48

3.2.2 Về quy trình 49

3.3 MỘT SỐ ĐỀ XUẤT VỚI CÔNG TY 50

KẾT LUẬN 52

TÀI LIỆU THAM KHẢO 53

TĐH & TBGD Tự động hóa và Thiết bị giáo dục

DANH MỤC BẢNG BIỂU, BIỂU ĐỒ

Sơ đồ 1: Quy trình lập Kế hoạch nhân sự 8

Sơ đồ 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty TNHH TĐH&TBGD Đông Dương 23 Bảng 2.1 Kết quả kinh doanh của Công ty 22

Bảng 2.2 Báo cáo phân loại nhân sự theo vị trí công việc 25

Bảng 2.3 Báo cáo phân loại nhân sự theo bằng cấp/ trình độ học vấn 26

Bảng 2.4 Báo cáo phân loại nhân sự theo giới tính 27

Bảng 2.5 Dự báo nhu cầu sử dụng nhân lực năm 2018 29

Báng 2.6 Kế hoạch tuyển dụng nhân sự năm 2017 29

Bảng 2.7 Bảng đánh giá công tác lập Kế hoạch nhân sự tại công ty TNHH TĐH & TBGD Đông Dương 44

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Sau hơn 30 năm đổi mới, dưới sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước, nền kinh

tế Việt Nam đã và đang đạt được nhiều thành tựu đáng khích lệ Sự thay đổi cơ chế kinh tế từ cơ chế bao cấp sang nền kinh tế thị trường cũng đã dẫn đến sự đổi mới trong cơ chế quản lý của các doanh nghiệp Nhiều nhà quản lý đã xóa bỏ đi các công cụ quản lý cũ và cho rằng không còn phù hợp và không hiệu quả trong cơ chế thị trường hiện nay, đặc biệt là công cụ kế hoạch hóa trong doanh nghiệp

Tuy vậy, thực tế đã cho thấy rằng việc thực hiện kế hoạch hóa là không thể thiếu được trong việc ra quyết định ngay cả trong nền kinh tế thị trường Ngoài việc quản lý và tổ chức các hoạt động kinh doanh bằng chiến lược, các doanh nghiệp vẫn cần thiết phải xây dựng và thực hiện theo kế hoạch kinh doanh Kế hoạch kinh doanh là sự cụ thể hóa của chiến lược kinh doanh, nó giúp các doanh nghiệp thực hiện được những mục tiêu cụ thể mà mình đặt ra

Trong xu thế hội nhập hiện nay, doanh nghiệp có thêm nhiều cơ hội để phát triển và bên cạnh đó là phải đối diện với những thách thức Vì vậy doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng cho hoạt động kinh doanh của mình nếu không sẽ bị đào thải khỏi thị trường Để có được sự chuẩn bị kỹ lưỡng thì các doanh nghiệp cần lập cho mình kế hoạch kinh doanh để thể hiện định hướng và những mục tiêu trong tương lai của doanh nghiệp, đồng thời phải có các kế hoạch (KH) về nguồn lực như: vốn, đất đai, máy móc hay lao động Lao động là một nhân tố quan trọng trong doanh nghiệp nên việc lập Kế hoạch nhân sự (KHNS) là rất cần thiết đối với doanh nghiệp để có được một đội ngũ nhân lực đủ về số lượng và đúng về chất lượng, đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty

Công ty TNHH Tự động hóa và Thiết bị giáo dục (TNHH TĐH & TBGD) Đông Dương sản xuất phụ tùng và kinh doanh nhập khẩu hoá chất; các dụng cụ, thiết bị điều khiển; thiết bị khoa học kỹ thuật, thiết bị giáo dục, thiết bị phòng thí nghiệm và chuyển giao công nghệ, do đòi hỏi của nhu cầu thị trường trong nước và tình trạng mặt hàng này ở nước ta hiện nay đang cấp bách và rất cần thiết Sau hơn

10 năm hình thành và phát triển, hiện tại công ty đã đạt được những kết quả kinh doanh tốt Để đạt được điều này là nhờ ban giám đốc công ty đã chú trọng và việc xây dựng cũng như thực hiện các KH kinh doanh hợp lý đối với từng giai đoạn

Tuy nhiên, trên cơ sở những kiến thức về công tác lập KHNS mà em đã được học và nghiên cứu tại trường, trong thời gian thực tập ở Công ty TNHH TĐH & TBGD Đông Dương, em nhận thấy công tác lập KHNS còn một số điểm bất hợp lý

và thiếu sót gây khó khăn cho sự phát triển của công ty Vì vậy, cùng với những kiến thức chuyên ngành đã được học trong trường, hiểu được tầm quan trọng của KHNS, đặc biệt là KHNS đối với sự phát triển doanh nghiệp, tôi đã quyết định thực

hiện đề tài: “Hoàn thiện công tác lập Kế hoạch nhân sự tại Công ty TNHH Tự

động hóa và Thiết bị giáo dục Đông Dương”

2 Mục tiêu nghiên cứu

 Đề xuất các phương hướng và giải pháp phù hợp để hoàn thiện công tác lập KHNS trong thời gian tới

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

 Đối tượng nghiên cứu:

Công tác lập KHNS của Công ty TNHH TĐH & TBGD Đông Dương

 Phạm vi nghiên cứu:

Đề tài nghiên cứu được thực hiện trong phạm vi hoạt độngkinh doanh của Công ty TNHH TĐH & TBGD Đông Dương từ năm 2007 đến nay và công tác lập KHNS tại công ty năm 2016-2017 Đồng thời, bài nghiên cứu cũng tập trung đề xuất những kiến nghị về việc đổi mới công tác lập KHNS trong thời gian tới

4 Phương pháp nghiên cứu

 Phương pháp:

Bài luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính

 Phương pháp nghiên cứu tại bàn: sử dụng trong nghiên cứu tài liệu lý thuyết, các báo cáo, văn bản, các tài liệu nghiên cứu liên quan tới đề tài Nhờ phương pháp này, chuyên đề đã hình thành nên khung lý thuyết của mình

 Phương pháp thống kê, tổng hợp: được sử dụng để thu thập và tổng hợp các liệu về Công ty

 Phương pháp phân tích: từ các tài liệu được tổng hợp, em đưa ra các nhận định, đánh giá về ưu điểm và hạn chế trong công tác lập KHNS của Công ty

 Phương pháp so sánh: được sử dụng để so sánh kết quả thực hiện với chỉ tiêu KHNS trong các năm vừa qua, so sánh giữa thực tiễn với lý luận chung về công tác lập KHNS để đánh giá thực trạng hiện nay tại Công ty

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH NHÂN SỰ TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KẾ HOẠCH NHÂN SỰ TRONG DOANH NGHIỆP

1.1.1 Các khái niệm

1.1.1.1 Khái niệm về Kế hoạch

Khái niệm Kế hoạch:

“Hiểu theo cách chung nhất, kế hoạch là sự thể hiện mục đích, kết quả cũng như cách thức, giải pháp thực hiện cho một hoạt động trong tương lai Cách hiểu tổng quát này đúng cho các loại kế hoạch, có thể là kế hoạch cho một hoạt động, một công việc, một dự án, gọi là kế hoạch hoạt động; có thể đó là kế hoạch cho sự phát triển tương lai của cá nhân, gia đình hay một tổ chức kinh tế, xã hội, gọi là kế hoạch phát triển Tuy nhiên, dù là kế hoạch hoạt động hay kế hoạch phát triển thì bản chất của kế hoạch chính là sự hướng tới tương lai.” (Giáo trình “Kế hoạch hóa phát triển” – PGS.TS Ngô Thắng Lợi)

Khái niệm Kế hoạch kinh doanh:

“Kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp là một phương thức quản lý doanh nghiệp theo mục tiêu, nó bao gồm toàn bộ các hành vi can thiệp một cách có chủ định của các nhà lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp vào các hoạt động của doanh nghiệp nhằm đạt được các mục tiêu đề ra.” (Giáo trình “Kế hoạch kinh doanh” –

TS Bùi Đức Tuân)

1.1.1.2 Một số khái niệm khác

Nhân sự được hiểu là tất cả những người mà tham gia vào các hoạt động của

tổ chức, bất kể họ làm công việc gì hay giữ vị trí hoặc cương vị gì trong tổ chức đó

Nhân sự trong một tổ chức có vai trò rất quan trọng, bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào hoạt động cũng cần đến con người và không thể tách rời con người ra khỏi hoạt động của tổ chức Con người vừa là một trong những yếu tố tham gia cấu thành nên tổ chức và vừa là chủ thể chính trong các quá trình hoạt động của tổ chức

Theo giáo trình “Kế hoạch kinh doanh” của trường Đại học Kinh tếQuốc

dân do TS Bùi Đức Tuân chủ biên, thì:

“Quản lý nhân sự là một trong những chức năng cơ bản của quá trình quản

lý doanh nghiệp, bởi quản lý con người là một trong những yếu tố quan trọng nhất của doanh nghiệp, không thể thiếu đối với mọi loại hình doanh nghiệp.”

Theo đó thì: “Quản lý nhân sự bao gồm tất cả các quyết định và hoạt động

quản lý doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên Mục tiêu hàng đầu của quản lý nhân sự

là giúp doanh nghiệp dảm bảo một số lượng thích hợp những người lao động với mức trình độ và kỹ năng phù hợp và đúng vị trí và đúng thời điểm, nhằm hoàn thành các mục tiêu của mình.”

Kế hoạch nhân sự (KHNS) là bản phân tích liên tục yêu cầu nhân sự của doanh nghiệp nhằm mục đích đáp ứng các nhu cầu về nhân sự mà lực lượng hiện tại không thể đáp ứng được

Lập KHNS là quá trình phân tích và xác định cầu về lao động (số lượng, cơ cấu nghề nghiệp và trình độ) phù hợp với nhiệm vụ kinh doanh của từng thời kì trên

cơ sở khai thác hợp lí và có hiệu quả khả năng lao động của họ, đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp với hiệu quả cao nhất

Việc lập KHNS dựa trên KH kinh doanh của doanh nghiệp nhằm dự báo nhu cầu nhân sự (NCNS) và khả năng cung ứng nhân sự trong tương lai

1.1.2 Chức năng quản lý nhân sự

Chức năng của công tác quản lý nhân sự liên quan đến các mảng công việc sau đây:

Đào tạo và phát triển: Là quá trình đánh giá, phát triển kỹ năng và kiến thức

của nhân viên một cách liên tục nhằm đáp ứng các nhu cầu về nhân sự hiện tại và trong tương lai của công ty

Kế hoạch hóa nhân sự: Đây là quá trình phân tích liên tục những nhu cầu

về nhân sự của doanh nghiệp Quá trình này nhằm đáp ứng các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp Công tác tuyển dụng nhân sự là một trong những bước chính trong KHNS với mục đich nhằm để đáp ứng các nhu cầu mà lực lượng lao động của doanh nghiệp hiện tại chưa đáp ứng được

Duy trì và quản lý: Ở bất cứ doanh nghiệp nào thì tinh thần và môi trường

làm việc có vai trò rất quan trọng đối với việc quyết định ở lại làm việc tại doanh nghiệp của mỗi nhân viên, cũng như ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng công việc Doanh nghiệp cần tạo ra một môi trường làm việc năng động, tích cực bằng cách

quản lý một cách công bằng, nhất quán vàluôncó sự quan tâm đến các nhu cầu, mong muốn của mỗi người lao động

Hệ thống thông tin: Công tác quản lý nhân sự có vai trò rất quan trọng trong

việc duy trì hệ thống thông tin quản lý, cập nhật về tình hình nhân sự và hồ sơ nhân viên

Quản lý nguồn nhân sự còn đóng vai trò chịu trách nhiệm về các mối quan

hệ giữa các nhân viên với nhau, về tiêu chuẩn công việc cũng nhưquản lý các lợi ích, chính sách đãi ngộ mà doanh nghiệp đem lại cho người lao động

1.1.3 Vai trò của Kế hoạch nhân sự

KHNS có vai trò rất quan trọng đối với mọi hoạt động của doanh nghiệp

Thứ nhất, KHNS là một yếu tố cơ bản đểdoanh nghiệpcó thể thực hiện

được những mục tiêu và nhiệm vụ đã được đặt ra trong kỳ KH

Thứ hai, thông qua quá trình lập KHNS, doanh nghiệp có thể biết thực

trạng về chất lượng cũng như trình độ chuyên môn của người lao động, từ đó tìm ra các giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh Nhu cầu về lao động trong từng thời kỳ tại doanh nghiệp có sự khác biệt về trình độ chuyên môn, giới tính… Khác với các nguồn lực khác, nguồn nhân lực không phải bất cứ khi nào cũng có thể sử dụng được ngay mà cần phải có KH nhằm thỏa mãn các nhu cầu về nhân sự hiện tại và trong tương lai

Thứ ba, KHNS được xem là cơ sở để xây dựng KH đào tạo và phát triển

nguồn nhân lực Doanh nghiệp muốn phát triển lâu dài cần phải thực hiện một cách hợp lý và có hiệu quả các chương trình đó nhằm đáp ứng các nhu cầu ngày càng cao

về lao động trước sự thay đổi của KH sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hay từ

sự biến động từ các nhân tố bên ngoài như khoa học kỹ thuật

Thứ tư, nhờ có KHNS mà doanh nghiệp có thể sử dụng một cách hợp lý lực

lượng lao động sẵn có và từ đó tính toán ra số tiền công mà doanh nghiệp cần trả cho người lao động

Thứ tư, KHNS giúp doanh nghiệp biết được được số lượng nhân sự cần bổ

sung khi doanh nghiệp mở rộng sản xuất kinh doanh và số lao động cần phải thay thế do vấn đề xã hội, nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được diễn ra liên tục

Thứ sáu, doanh nghiệp có thể tìm kiếm được những tài năng phù hợp với

NCNS của mình từ thị trường lao động Doanh nghiệp cũng cần đưa ra những giải

pháp để phát triển những nhân viên tiềm năng có sẵn để doanh nghiệp có thể đáp ứng được những NCNS trong tương lai thông qua việc lập KHNS

Thứ bảy, KHNS chính là cơ sở để thiết lập hệ thống thông tin về nguồn nhân

lực giúp cho doanh nghiệp quản lý nguồn nhân lực và hoạt động sản xuất kinh doanh một cách có hiệu quả

1.2 CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH NHÂN SỰ TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Nội dung

Để có được mộtbản KHNS tốt thì doanh nghiệp cần thể hiệnđúng và đầy đủ các nội dung của KHNS đồng thời cần lựa chọn các phương pháp xác định nhu cầu vềnhân sự phù hợp với doanh nghiệp mình Công tác lập KHNS của một doanh nghiệp có thể được lập dựa trên cơ sở sau:

Thứ nhất là KHNS tổng thể bao gồm 5 nội dung:

- Xác định nhu cầu về nhân sự

- Xác định nguồn cung về nhân sự (nhân lực hiện có và tuyển dụng mới)

- Cân đối cung cầu nhân sự

- Xây dựng KH để đáp ứng nhu cầu về nhân sự

- Kiểm tra, báo cáo

Thứ hai là các kế hoạch bổ trợ:

- KH tuyển dụng

- KH bồi dưỡng đào tạo và phát triển nhân lực

- KH về các chính sách đãi ngộ

1.2.2 Quy trình

Sơ đồ 1: Quy trình lập Kế hoạch nhân sự

(Theo Giáo trình “Kế hoạch kinh doanh” – TS Bùi Đức Tuân)

Bước 1: Phân tích môi trường kinh doanh và hoạt động của doanh nghiệp

Sau khi phân tích những đặc điểm về môi trường và hoạt động kinh doanh của mình, doanh nghiệp sẽ dự báo được nhu cầu sử dụng lao động của mình trong

kỳ KH Doanh nghiệp sẽ dựa vào những mục tiêu và chỉ tiêu kinh doanh cần đạt được để xác định nhu cầu về nhân sự cần thiết để hoàn thành các mục tiêu chiến

HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC

HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH

Cung = Cầu Dư thừa nhân sự Thiếu hụt nhân sự

So sánh giữa nhu cầu và khả năng

lược đã đặt ra Việc dự báo nhân sự sẽ giúp cho doanh nghiệp biết họ cần những nhân viên với kỹ năng gì, số lượng là bao nhiêu và thời gian mà họ cần có những nhân viên đó

i Theo phương pháp định lượng

 Phương pháp dự báo xu hướng:

Đây được xem là phương pháp dự báo nhanh nhất từ trước tới nay Cơ sở của phương pháp dự báo này là dựa vào xu hướng tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp qua các năm trong quá khứ Mục đích của phương pháp là xác định xu hướng tuyển dụng nhân sự mà các nhà quản lý nhân sự cho rằng sẽ tiếp diễn trong tương lai Dự báo xu hướng gồm hai phương pháp:

Ngoại suy: Đây là phương pháp mà nhà quản lý sẽ dựa trên xu hướng tuyển

dụng nhân sự trong quá khứ, họ áp dụng tỷ lệ thay đổi nhân sự trong quá khứ và dự tính số lượng nhân sự trong tương lai

Chỉ số: Phương pháp này được thực hiện bằng cách ước lượng NCNS bằng

cách áp cho sự tăng trưởng của NCNS một chỉ số

Trong dài hạn, những ước lượng từ hai phương pháp này có độ chính xác rất thấp nên thường chỉ được thực hiện dự báo trong ngắn hạn Vì vậy cần có những phương pháp với kỹ thuật tính toán phức tạp hơn để dự báo chính xác những thay đổi về NCNS trong tương lai

 Phương pháp phân tích tương quan

Trong Giáo trình “Kế hoạch kinh doanh” TS Bùi Đức Tuấn chủ biên đã đưa ra: “Phương pháp phân tích tương quan dựa vào mối quan hệ giữa hai biến số,

trong đó một biến là NCNS và một biến có thể là doanh số bán hàng, quy mô doanh nghiệp Nếu có sự tương quan, nhà quản trị nhân sự có thể dự báo NCNS dựa trên

sự thay đổi của biến NCNS theo quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh.”

ii Theo phương pháp chuyên gia

Phương pháp chuyên gia được thực hiện thông qua việc lấy ý kiến của các chuyên gia về nhân sự để dự báo được NCNS trong tương lai Điều tra chính lãnh

đạo, quản lý các bộ phận của công ty là cách đơn giản nhất mà vẫn đem lại hiệu quả

Phương pháp này có thể được thực hiện thông qua kỹ thuật NGT (Nominal group technique) hoặc kỹ thuật Dephil

Kỹ thuật NGT

Kỹ thuật NGT được thực hiện trên các nhân viên phòng HCNS cùng ban quản lý Các vấn đề về nhân sự được đưa ra đối cho nhóm, và sau đó mỗi người sẽ phải đưa ra câu trả lời về những vấn đề đó Sau đó, các câu trả lời này sẽ được đem

ra thảo luận và một số ý tưởng sẽ được thống nhất từ những câu trả lời đó

Bước 1: Mỗi chuyên gia sẽ nhận được một bảng phỏng vấn về các nhu cầu

nguồn nhân lực hiện tại và họ được yêu cầu đưa ra câu trả lời cho bảng phỏng vấn

đó

Bước 2: Các chuyên gia sẽ điển câu trả lời vào mẫu rồi nộp lại

Bước 3: Kết quả sẽ được thu thập và chuyển đến cho các chuyên gia khác

theo bảng câu hỏi đã được hiệu đính lại

Bước 4: Các chuyên gia đưa ra câu trả lời vào bảng câu hỏi đã được hiệu

đính

Quy trình này được lặp lại cho tới khi các chuyên gia thống nhất được với nhau về những vấn đề được đưa ra

iii Một số phương pháp khác

Thứ nhất là phương pháp tiếp cận ngân sách

Với mỗi doanh nghiệp thì ngân sách ảnh hưởng tới mọi hoạt động diễn ra trong doanh nghiệp và đây là nguồn cung tài chính cho những hoạt động đó Chính

vì vây, các nhà quản lý nhân sự của doanh nghiệp luôn cố gắng làm cho các KH được thực hiệc trong giới hạn mà ngân sách cho phép Ngân sách là một nhân tố tác động rất lớn tới nhu cầu về nhân sự của doanh nghiệp nên việc phân tích ngân sách giúp nhà quản lý làm rõ các ràng buộc tài chính liên quan đến khả năng tăng/ giảm

số lượng lao động trong tương lai, cùng với thông tin về những thay đổi nhân sự có thể đưa ra một con số dự báo về NCNS của doanh nghiệp trong tương lai

Thứ hai là dự định kinh doanh mới

Đây được coi là yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến sự thay đổi nhu cầu về nhân sự của doanh nghiệp Các dự định kinh doanh mới có thể làm thay đổi quá trình lập KHNS của doanh nghiệp và các nhà KH có thể dự báo NCNS bằng cách tham khảo

số lượng lao động cần thiết để thực hiện dự định mới từ những doanh nghiệp đã và đang hoạt động trong lĩnh vực mà mình dự định kinh doanh

Thứ ba là mô hình máy tính

Mô hình máy tính là phương pháp dự báo NCNS phức tạp nhất Phương pháp này bao gồm hàng nhiều công thức toán học và phải sử dụng cùng lúc nhiều phương pháp như: phương pháp ngoại suy, chỉ số,

Bước 2: Phân tích thực trạng nhân sự hiện tại

Việc phân tích này nhằm dự đoán lượng cung nhân sự hiện tại của doanh nghiệp để xem xét liệu nguồn nhân sự hiện tại có thỏa mãn được các NCNS đã xác định hay không Doanh nghiệp phải cập nhật thường xuyên số lượng cũng như trình

độ nhân sự hiện tại, giúp doanh nghiệp nắm rõ được nhân viên của họ hiện có bao nhiêu người, kỹ năng và trình độ chuyên môn của họ có ra sao Việc phân tích thực trạng về nhân sự của doanh nghiệp hiện tại giúp theo dõi việc đào tạo, sự tích lũy kinh nghiệm làm việc của nhân viên

Dự báo khả năng cung ứng nhân sự

Để thỏa mãn NCNS nêu trên, doanh nghiệp cần phải báo nguồn cung để thỏa mãn nhu cầu ấy từ hai nguồn cung: nguồn cung nội bộ và nguồn cung bên ngoài Nguồn cung nhân sự nội bộ đó là những người có mặt trong doanh nghiệp và có khả năng thăng chức thăng chức, thuyên chuyển, Nguồn cung bên ngoài là những người hiện chưa làm việc cho doanh nghiệp và đang có nhu cầu tìm kiếm việc làm

Để dự báochính xác nguồn cung nhân thì người lập KH cần phải tính đến các

xu hướng biến động về cung nhân sự trong quá khứ và sự phát triển trong tương lai,

để có được cái nhìn tổng thể về khả năng cung ứng nguồn nhân sự hiện tại của doanh nghiệp Doanh nghiệp cần xác định xem có bao nhiêu nhân viên mới, bao nhiêu người sẽ rời khỏi doanh nghiệp trong tương lai, tính toán sự biến động về nhân sự (đề bạt, luân chuyển, .) Ngoài ra, nguồn nhân sự hiện tại và các chính sách quản lý nhân sự sẽ ảnh hưởng đến cung nhân sự trong tương lai

Để dự báo nguồn cung nhân sự nội bộ, các nhà KH phải phân tích tình hình nhân sự hiện tại để làm rõ năng lực của mỗi nhân viên Từ đó, nhà KH sẽ dự tính được nhân sự hiện tại của doanh nghiệp có thể thỏa mãn được nhu cầu đã đề ra như thế nào Phân tích nhân sự và sơ đồ thuyên chuyển là những thông tin rất quan trọng cho công tác lập KHNS Khi có sự hiểu rõ hơn về từng nhân viên, bộ phận nhân sự

có thể lập những KH tuyển dụng, đào tạo nhân viên một cách có hiệu quả hơn và giúp cho việc thực hiện KH hành động về nhân sự của mình bằng cách xác định xem các ứng viên nội bộ có đáp ứng được các nhu cầu về nhân sự của doanh nghiệp

 Phân tích nhân sự

Việc phân tích này giúp nhà KH nắm bắt đượctrình độ chuyên môn và kỹ năng của mỗi nhân viên trong doanh nghiệp Ở những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, cán bộ quản lý hầu như biết hết nhân viên Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp lớn hoặc khi doanh nghiệp mở rộng quy mô thì việc nhà quản lý biết rõ các nhân viên là điều không thể nên doanh nghiệp cần phải có một hệ thống thông tin nhân sự cho phép đánh giá nội bộ nhân sự một cách khoa học

Việc đánh giá nội bộ này thường chia làm hai đối tượng là: cán bộ quản lý và nhân viên Nhà KH sẽ cung cấp một bản liệt kê các kỹ năng và năng lực của mỗi cá nhân

Đối với nhân viên

Mỗi nhân viên sẽ được phát một bảng tóm tắt để họ hoàn thành những thông tin của mình về:

Phần 1: Thông tin cá nhân, kinh nghiệm làm việc (có thể thu thập thông qua

hồ sơ nhân viên

Phần 2: Trình độ chuyên môn và kỹ năng

Phần này bao gồm những thông tin về kỹ năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và trình độ học vấn của nhân viên Những thông tin này giúp cho người làm KH hiểu

rõ về tổng thể năng lực của đội ngũ nhân viên Các doanh nghiệp thường yêu cầu nhân viên của mình cập nhật thông tin về trình độ chuyên môn và kỹ năng của họ khi có những thay đổi lớn nên thông tin này có thể được thu thập khá dễ dàng Nếu không, phòng nhân sự của công có thể thu thập những thông tin này bằng cách phỏng vấn, hoặc gửi các bảng câu hỏi thường kỳ đến các nhân viên trực tiếp hoặc thông qua các mẫu hỏi điện tử

Phần 3: Thành tích, khả năng thăng tiến và những điểm yếu của nhân viên Thông tin trong phần này sẽ được hoàn thành cả bởi cán bộ quản lý trực tiếp

và nhân viên: Những thành tích đã đạt được trong công việc và những yếu điểm còn tồn tại của của mình thì nhân viên sẽ tự ghi; Tiềm năng, khả năng thăng tiến của nhân viên sẽ được đánh giá bởi cán bộ quản lý trực tiêp của mình Ở phần này sẽ có

sự xác nhận của người giám sát trực tiếp - người hiểu nhân viên của mình hơn các chuyên gia nhân sự nên sẽ đảm bảo độ chính xác của thông tin

Phần 4: Nhận xét và đánh giá bởi bộ phận quản lý nhân sự

Phần này được xem như một sự hoàn chỉnh cuối cùng của bản tóm tắt và cập nhật những đánh giá mới nhất về nhân viên, qua đó cho phép hiểu biết rõ hơn những thành tích quá khứ của họ

Từ những thông tin có được thông quan bản tóm tắt, phòng nhân sự sẽ xử lý

và cập nhật lên hệ thông thông tin nhân sự để họ có thể cập nhật thường xuyên và sắp xếp công việc phù hợp với từng nhân viên Nhờ các phần mềm máy tính mà mỗi

hồ sơ nhân viên sẽ được cập nhật thường xuyên, bao gồm các trình độ học vấn, kỹ năng mới, mức độ hoàn thành công việc hoặc nhiệm vụ công việc được thay đổi Nếu những thôn tin trên không cập nhật kịp thời có thể dẫn đến việc nhân viên lỡ mất các cơ hội về công việc trong doanh nghiệp

Đối với cán bộ quản lý

Cán bộ quản lý cần có những cập nhật thông tin về nhân sự một cách thường xuyên vì nó có ý nghĩa rất quan trọng trong việc ra các quyết định về nhân sự Cán

bộ quản lý cũng phải hoàn thành bản tóm tắt thông tingiống như nhân viên Tuy nhiên, hồ sơ của cán bộ quản lý còn yêu cầu những thông tin liên quan đến các hoạt động quản lý như: Ngân sách được quản lý; Số lượng nhân viên mà mình quản lý; Thành tích của nhân viên dưới quyền; Kinh nghiệm và đào tạo về quản lý,

Các doanh nghiệp những thông tin của cán bộ quản lýthường nhấn mạnh vào những kỹ năng quan trọng và cần thiết như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng giao dịch và đàm phán, trình độ ngoại ngữ, Trong thời điểm nền kinh tế hội nhập hiện nay thì những kỹ năng này là vô cùng quan trọng và được quan tâm đặc biêt

ii Dự báo cung nhân sự từ bên ngoài

Doanh nghiệp không phải bất cứ khi nào cũng đáp ứng được nhu cầu về nhân sự bằng nguồn cung nhân sự nội bộ, do sự thiếu hụt về số lượng cũng như chất lượng nhân sự Bên cạnh đó, việc sử dụng nguồn nhân sự nội bộ đôi khi sẽ gặp phải

một số khó khăn Khi đó, doanh nghiệp cần tìm đến nguồn cung nhân sự từ bên ngoài Việc dự báo cung nhân sự bên ngoài gồm hai bước chính đó là:

Bước 1: Xác định NCNS từ bên ngoài

Nguyên nhân chủ yếu ảnh hưởng đến nhu cầu về nhân sự từ bên ngoài là do

sự phát triển về quy mô hay sự thay đổi về cơ cấu trong doanh nghiệp Sự mở rộng

về quy mô của các hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp làm nhu cầu

về nhân sự tăng thêm NCNS bên ngoài cũng phụ thuộc vào chính sách nhân sự của doanh nghiệp trong việc thực hiệncác chính sách đãi ngộ cũng như các chính sách đào tạo và phát triển đối với nhân viên Những nhân viên mới họ sẽ không sẵn sàng tham gia vào lực lượng lao động của doanh nghiệp nếu họ không được khuyến khích phát triển khả năng của mình thì có thể họ sẽ không sẵn sàng cho việc lấp đầy

sự thiếu hụt nhân sự Ngoài ra, việc thiếu nhân viên có năng lực để đề bạt cũng là một nguyên nhân tạo ra nhu cầu tìm kiếm nguồn cung nhân sự từ bên ngoài doanh nghiệp

Việc thỏa mãn NCNS từ bên ngoài phụ thuộc vào các nguồn cung nhân sự từ bên ngoài Để có thể tìm kiếm nguồn cung nhân sự từ bên ngoài phù hợp với nhu cầu phát triển nhân sự của mình, doanh nghiệp phải có các công cụ để dự báo các nguồn cung khác nhau Dự báo nguồn cung nhân sự bên ngoài thường dựa trên cơ

sở dự báo tình hình phát triển kinh tế, tình hình thị trường lao động hiện tại Từ dự báo đó, các nhà KH sẽ đưa ra các KH hành động cụ thể về mặt hoạch định nhân sự

Bước 2: Dự báo cung nhân sự từ thị trường lao động

Dự báo cung nhân sự bên ngoài phụ thuộc nhiều vào việc phân tích thị trường lao động và năng lực của cán bộ quản lý và phụ trách lập KHNS

Tùy theo nhu cầu tìm kiểm lao động của mỗi doanh nghiệp mà phạm vi tìm kiếm là khác nhau Đối với những công việc đòi hỏi chuyên môn và kỹ năng cao thì phảm vi tìm kiếm rộng Và ngược lại đối với những nhu cầu tuyển dụng lao động phổ thông thì phạm vi sẽ thu hẹp lại do nhu cầu này có thể được đáp ứng một cách

dễ dàng Doanh nghiệp cũng cần phân tích khả năng cung cấp nhân sự cho một số ngành đặc biệt (kỹ sư, kế toán, …) trên cơ sở dự báo các điều kiện của thị trường lao động hay các KH đào tạo của các trường Đại học, Cao đẳng, Nghề, … trong khu vực

Để dự báo cung nhân sự từ thị trường lao động thì bên cạnh việc phân tích thị trường lao động, các nhà KH cũng cần tính đến xu hướng biến động của dân cư trong khu vực Trong dài hạn, xu hướng biến động này có ảnh hưởng đến khả năng

cung ứng lao động từ thị trường lao động Tỷ lệ tăng dân số qua các năm tại các nước công nghiệp phát triển thường có xu hướng giảm dần, do vậy doanh nghiệp ở những quốc gia này phải tính đến việc gia tăng sử dụng lao động là người nhập cư

Bước 3: Phân tích sự mất cân đối về cung – cầu nhân sự

Thông qua việc so sánh giữa dự báo về NCNS trong tương lai với thực trạng nhân sự, doanh nghiệp có thể xác định được đội ngũ nhân viên hiện tại đáp ứng nhu cầu được đến đâu, cần được đào tạo thêm những kỹ năng, kiến thức gì

Bước 4: Lập KH điều chỉnh nội bộ

Sau khi phân tích những mất cân đối về nhân sự, nhà kê hoạch sẽ lập KH điều chỉnh nội bộ thông qua: KH đề bạt, Sơ đồ thuyên chuyển, …

KH đề bạt

KH đề bạt sẽ được đưa ra dựa trên cơ sở dữ liệu có được từ việc phân tích nhân sự Những thông tin này sẽ được sử dụng cho việc đánh giá khả năng thăng tiến hoặc thuyên chuyển công tác của nhân sự trong doanh nghiệp

KH đề bạt là quy trình mà các nhân viên phụ trách công tácKHNS cùngcác cán bộ quản lý sử dụng để chuyển đổi các thông tin về nhân sự hiện tại thành các quyết định về sắp xếp nhân sự nội bộ trong tương lai Hiện nay, với những hệ thống thông tin nhân sự hiên đại, việc tìm kiếm và xác định các các NCNS cần thiết đơn giản và dễ dàng hơn trước rất nhiều Bộ phận nhân sự chỉ giữ vai trò cố vấn còn việc quyết định thăng tiến hay sắp xếp nhân sự như thế nào là do cán bộ quản lý thực hiên Do việc thực hiên KH này khó khăn và tốn nhiều thời gian nên KH đề bạt thường chỉ được áp dụng đối với những các nhân viên chủ chốt và tiềm năng trong dài hạn

KH đề bạt tạo ra một môi trường làm việc ổn định, giúp nhân viên cảm thấy yên tâm hơn khi làm việc, công tác tại doanh nghiệp Các ứng viên được chuẩn bị sẵn sàng cho một công việc mới với một trách nhiệm lớn hơn, thông qua việc đào tạo phát triển nhân sự

Từ việc sử dụng những thông tin trong hệ hế thống thông tin nhân sự để sắp xếp lại nhân sự nội bộ, thông qua việc thực hiện KH đề bạt, nhà KH cũng có thể phát hiện sự thiếu hụt nhân sự và những kỹ mà nhân viên còn đang yếu kém hoặc chưa có để tìm những biện pháp khắc phục sớm

Sơ đồ thuyên chuyển nhân sự

Các sơ đồ thuyên chuyển nhân sự là kết hợp các kết quả của phân tích nhân

sự và KH đề bạt Bộ phận nhân sự và các cán bộ cấp cao sẽ tiến hành thảo luận và

đưa ra các sơ đồ thuyên chuyển nhân sự hợp lý với tình hình nhân sự hiện tại của doanh nghiệp

Sơ đồ thuyên chuyển nhân sự thể hiện khả năng thay thế về nhân sự của các nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp nếu phát sinh nhu cầu về nhân sự Kết quả của việc phân tích nhân sự sẽ là cơ sở để nhà KH xây dựng sơ đồ thuyên chuyển Bên cạnh đó, kết quả nàythể hiện mức độ hoàn thành công việc hiện tại và những tiềm năng thăng tiến của những nhân viên sẽ thay thế những vị trí quan trọng trong doanh nghiệp như Trưởng phòng, Phó phòng,

Các thông tin cần thiết cần phải được thể hiện đầy đủ trong sơ đồ thuyên chuyển nhân sự Sơ đồ này tương tự như một sơ đồ cơ cấu tổ chức doanh nghiệp bao gồm những vị trí khác nhau trong doanh nghiệp và những thông tin về những thành tích đã đạt được và khả năng thăng tiếntrong tương lai của các ứng viên

Về những thành tích đã đạt được: Xác định bởi ý kiến đánh giá của cấp trên

trực tiếp quản lý nhân viên đó Ngoài ra, để khách quan hơn trong việc đánh giá thì nhà KH có thể tham khảo các ý kiến của những đồng nghiệp hay cấp dưới của nhân viên đó

Về khả năng thăng tiến trong tương lai: Xác định dựa trên cơ sở những

thành tích đã đạt đượccùng những ý kiến đánh giá từ cấp trên trực tiếp quản lý của nhân viên về khả năng thành công trong cương vị mới Thông qua các bài kiểm tra đánh giá năng lực, phỏng vấn nhân viên đó thì bộ phận nhân sự cũng có thể nắm được những thông tin về khả năng thăng tiến và tham gia đánh giá cùng nhà quản

là người đã được thử thách về lòng trung thành, thái độ nghiêm túc và tinh thần trách nhiệm nên công ty có thể tin tưởng và giao những công việc quan trọng của công ty cho những nhân viên này

Bước 5: Lập KH điều chỉnh bên ngoài

Sau khi lập KH điều chỉnh nội bộ mà vẫn chưa đáp ứng được NCNS thì nhà

KH cần đưa ra KH điều chỉnh bên ngoài thông qua việc tuyển dụng nhân sự

Bước 6: Kiểm tra và đánh giá

Đây là một bước quan trọng trong mọi công tác, và cũng không ngoại trừ đối với công tác lập KHNS Trong từng giai đoạn KH, nhà quản lý cần phải thường xuyên kiểm tra và đánh giá xem KHNS mà doanh nghiệp đưa ra đã phù hợp chưa để đưa ra những điều chỉnh kịp thời

1.2.3 Tổ chức bộ máy lập kế hoạch

Trong mỗi doanh nghiệp, phòng KH và phòng Hành chính nhân sự (HCNS)

sẽ là nơi thực hiện công tác lập KHNS Dựa trên các số liệu từ các phòng ban chức năng khác, bộ phận này tổng hợp, sử dụng các phương pháp định tính, định lượng

và dự báo để đưa ra những dự báo về NCNS cần thiết trong kỳ KH Các KH về nhân sự này thường được đưa ra sau khi Chiến lược kinh doanh của công ty được đưa ra

1.2.3.1 Phòng Hành chính nhân sự

Phòng HCNS tham gia vào quá trình xây dựng chiến lược kinh doanh tổng

thể của công ty

Từ chiến lược kinh doanh, phòng HCNS sẽ xác định và lựa chọn KHNS phù

hợp để thực hiện chiến lược kinh doanh

Sau đó, phòng HCNS thiết kế các hệ thống thông tin, dữ liệu phục vụ cho

việc lập KHNS

Phòng HCNS sẽ tính toán và phân tích các số liệu mà các phòng ban cung

cấp để tính toán nhu cầu về nhân sự

Triển khai KHNS sau khi bản KH được phê duyệt bởi Ban lãnh đạo công ty

1.2.3.2 Phòng kế hoạch

Phòng KH cùng Ban giám đốc và các trưởng phòng ban khác thực hiện công tác lập KH kinh doanh tổng thể cho công ty Phòng KH có nhiệm vụ soạn lập và theo dõi việc thực hiện KH kinh doanh

Phòng KH cũng tham gia thực hiện công tác lập KHNS với tư cách cố vấn, giúp tìm ra những KH về nhân sự tốt nhất để đáp ứng được NCNS trong tương lai

1.2.3.3 Ban quản lý

Xác định lượng cung cầu nhân sự tại bộ phận mình quản lý

Xem xét và thảo luận với các chuyên gia nhân sự về thông tin cho công tác

lập KHNS

Kiểm soát, đánh giá KHNS để tìm ra những điểm cần thay đổi để phù hợp

với từng phòng ban chức năng

Đưa ra các KH thay thế nhân sự dựa trên KHNS

1.3 CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH NHÂN SỰ TRONG DOANH NGHIỆP

1.3.1 Nhân tố bên trong doanh nghiệp

1.3.1.1 Hệ thống mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp

Hệ thống mục tiêu, chiến lược là yếu tố ảnh hưởng rất lớn tới NCNS Chiến lược kinh doanh xác định những mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp về sản phẩm kinh doanh, phương hướng kinh doanh, thị trường mà doanh nghiệp hướng tới, … Các mục tiêu này có tác động trực tiếp và là cơ sở xác định số lượng và cơ cấu lao động cần thiết của doanh nghiệp trong tương lai Doanh nghiệp cần phải phân bổ nhân sự hợp lý để thực hiện các mục tiêu này và muốn phân bổ được thì trước hết doanh nghiệp phải đảm bảo nguồn nhân lực

Khi doanh nghiệp lập chiến lược hay KH kinh doanh cần phải xem xét tất cả các nguồn lực, bao gồm các nguồn nhân lực Các nhà quản lý cần phải thảo luận với

bộ phận nhân sự, đưa ra những NCNS cần thiết cho bộ phận mình quản lý và thống nhất phương thức quản lý nhân sự

1.3.1.2 Dự báo bán hàng và sản xuất

Dự báo bán hàng và sản xuất có tác động lớn đến nhu cầu về nhân sự của mỗi doanh nghiệp Việc dự báo giúp cho doanh nghiệp biết một cách nhanh chóng

về nhu cầu về nhân sự của doanh nghiệp trong ngắn hạn

Khi dự báo nhu cầu đối về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp gia tăng thì doanh nghiệp sẽ phải tăng quy mô sản xuất để đáp ứng nhu cầu đó Việc tăng quy

mô sản xuất sẽ kéo theo sự gia tăng về nhu cầu nhânsự

1.3.1.3 Nguồn lực tài chính

Mọi hoạt động trong doanh nghiệp đều cần có ngân sách để thực hiện, ngân sách như là dòng máu giúp các bộ phận của doanh nghiệp có thể được tiến hành Đồng thời nó còn có ý nghĩa liên lạc giữa các hoạt động đó do tất cả chịu sự chi phối của giới hạn ngân sách của doanh nghiệp

Sự đảm bảo về tài chính giúp cho các hoạt động của công tác KH có thể được tiến hành, qua sự tác động tới các hoạt động như thu thập thông tin, tổng hợp

số liệu, nghiên cứu thị trường… nó sẽ ảnh hưởng tới chất lượng của bản KH, các mục tiêu của KH doanh nghiệp Không có các kinh phí để tìm hiểu môi trường bên ngoài doanh nghiệp sẽ không xác định được các yếu tố tác động tới doanh nghiệp mình như thế nào Không có nguồn kinh phí này doanh nghiệp cũng không thể tổ chức liên kết, trao đổi thông tin giữa các phòng ban một cách kịp thời phục vụ cho xác định mục tiêu và lập KH… Nói chung, nguồn lực tài chính rất quan trọng, nó đảm bảo các hoạt động trong quy trình lập KH có thể diễn ra và thể hiện sự ảnh hưởng tới chất lượng bản KH

Doanh nghiệp cần chú ý tới nhu cầu tài chính của các hoạt động trong công tác lập KH sao cho có thể đảm bảo nguồn lực này cho các hoạt động có thể diễn ra theo đúng yêu cầu của nó Ngân sách tăng hay giảm đều có tác động trực tiếp tới NCNS của doanh nghiệp

1.3.1.4 Sự biến động nhân sự của doanh nghiệp

Nhu cầu về nhân sự trong doanh nghiệp cũng sẽ thay đổi khi có sự biến động

về nhân sự của chính doanh nghiệp bới nhiều nguyên nhân: đề bạt, về hưu, sa thải,

… Chẳng hạn, khi doanh nghiệp có nhân viên về hưu thì sẽ tạo ra nhu cầu về nhân

sự cho vị trí đó

1.3.1.5 Thông tin và các thiết bị phục vụ cho lập kế hoạch

Các hoạt động thu thập thông tin có vai trò là các hoạt động tạo nguồn cho công tác lập KH Khi có được thông tin đầy đủ về các yếu tố trong nội bộ doanh nghiệp và các yếu tố tác động từ bên ngoài thị trường, doanh nghiệp có được những đánh giá đúng đắn về môi trường kinh doanh của doanh nghiệp Qua việc đánh giá này mà doanh nghiệp có được sự so sánh với nhu cầu về nhân sự để từ đó đưa ra

KH cụ thể để thực hiện các mục tiêu cụ thể với tính khả thi cao hơn

Các thiết bị cần thiết để phục vụ cho việc lập KHNS đóng một vai trò rất quan trọng Những thiết bị, máy móc hay phần mềm giúp cho các hoạt động trong quy trình lập KHNS được thực hiện một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn Ngoài

ra, các thiết bị này cũng đảm bảo cho quá trình thực hiện KHNS được theo dõi liên tục để có những đánh giá, điều chỉnh kịp thời sao cho phù hợp với tình hình hiện tại

Để chất lượng của bản KHNS được đảm bảo, doanh nghiệp cần đầu tư, trang

bị các thiết bị cần thiết phục vụ cho công tác lập KHNS của doanh nghiệp: máy tính, các phần mềm máy tính, máy fax, …

1.3.2 Nhân tố bên ngoài

Các nhân tố bên ngoài ảnh hưởng đến công tác lập KHNS của doanh nghiệp bao gồm: Tình hình kinh tế, Chính trị và pháp luật, Văn hóa - Xã hội, Công nghệ, Cạnh tranh và Sự hội nhập quốc tế

1.3.2.1 Kinh tế

Các nhân tố về tính hình kinh tế nói chung thường có nhiều ảnh hưởng đến

sự hoạt động của doanh nghiệp nhưng lại rất khó ước lượng, ví dụ: Xu hướng tăng trưởng kinh tế, lãi suất, lạm phát, … đều có thể làm thay đổi nhu cầu về nhân sự của doanh nghiệp

1.3.2.2 Chính trị và pháp luật

Mọi doanh nghiệp hoạt động đều phải tuân thủ các chính sách, pháp luật của Nhà nước về thuế, lao động, giá, … Nhà nước có chức năng quản lý xã hội, có quyền và trách nhiệm ban bố các chính sách thúc đẩy những yếu tố có lợi cho sự phát triển xã hội, và hạn chế những yếu tố bất lợi nhằm giúp xã hội phát triển một cách bền vững Về vấn đề nhân sự, hầu hết các quốc gia đều ý thức được tầm quan trọng và giá trị của nhân tố này trong mỗi doanh nghiệp, tổ chức Những thay đổi của chính trị và pháp luật có thể tạo ra sự tăng hoặc giảm về NCNS của doanh nghiệp Việc phân tích các nhân tố thuộc chính trị và pháp luật có vai trò rất quan trọng đối với việc lập KHNS trong doanh nghiệp

Nếu chính sách về phát triển nguồn nhân lực hợp lý sẽ tạo điều kiện cho nguồn nhân lực trong các tổ chức, doanh nghiệp được nâng cao Nhưng nếu các chính sách về nguồn nhân lực không hợp lý sẽ hạn chế sự phát triển nguồn nhân lực của tổ chức, doanh nghiệp

1.3.2.3 Văn hóa – Xã hội

Các nhân tố về văn hóa – xã hội cũng ảnh hưởng đến NCNS của một doanh nghiệp Những nhân tố này tác động đến phong cách sống, thái độ, lối sống của người lao động, sở thích hay chuẩn mực đạo đức, … Khi nền kinh tế ngày càng phát triển, xã hội ngày càng tiến bộ thì người lao động sẽ đòi hỏi những chính sách đãi ngộ từ doanh nghiệp tốt hơn

1.3.2.4 Công nghệ

Công nghệ là yếu tố rất khó dự đoán và đánh giá Tuy nhiên, sự thay đổi của yếu tố này lại có tác động rất lớn đến chiến lược và NCNS của doanh nghiệp Sự phát triển của công nghệ làm tăng nhu cầu về những lao động chất lượng cao và giảm nhu cầu về lao động phổ thông Việc doanh nghiệp lựa chọn công nghệ sản

xuất ảnh hưởng rất lớn đến NCNS, cũng như quy mô, chất lượng và cơ cấu nhân sự hiên tại Công nghệ hiện đại làm cho nhu cầu về lao động phổ thông giảm nhưng nhu cầu về lao động có trình độ cao tăng và ngược lại

1.3.2.5 Cạnh tranh

Để có được lợi thế cạnh tranh, thường là chi phí, các doanh nghiệp đã phải tìm r những biện pháp nhằm giảm tối đa nhân sự của mình trong các công đoạn nhằm giảm chi phí nhân công

Hiện nay, xu hướng hội nhập ngày càng phát triển tạo ra cho doanh nghiệp

cơ hội mở rộng thị trường kinh doanh, dẫn đến việc mở rộng sản xuất, kinh doanh Điều này dẫn đến sự gia tăng về NCNS của doanh nghiệp Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh như hiện nay, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển được thì cần có một đội ngũ lao động với trình độ cao, có khả năng thích nghi tốt trong môi trường cạnh tranh luôn biến động

1.3.2.6 Sự hội nhập với thị trường quốc tế

Việc hội nhập quốc tế có những thuận lợi nhưng đồng thời cũng tạo ra những

áp lực đối với sự phát triển của Doanh nghiệp, sự canh tranh trong giá cả cũng như chất lượng sản phẩm đòi hỏi Doanh nghiệp phải có chiến lược sản xuất, kinh doanh phù hợp, đổi mới mẫu mã sản phẩm, điều chỉnh giá cả phù hợp để có thể cạnh tranh với các đối thủ trong nước cũng như nước ngoài

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH TỰ ĐỘNG HÓA VÀ THIẾT BỊ

GIÁO DỤC ĐÔNG DƯƠNG

2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY

2.1.1 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Do đặc điểm kinh doanh của Công ty TNHH TĐH & TBGD Đông Dương là kinh doanh nhập khẩu hoá chất, dụng cụ thiết bị điều khiển, thiết bị khoa học kỹ thuật, thiết bị giáo dục, thiết bị phòng thí nghiệm và chuyển giao công nghệ Nhu cầu vể các mặt hàng này ở thị trường trong nước hiện nay đang có xu hướng gia tăng Hiện tại công ty đang triển khai kinh doanh trên nhiều lĩnh vực khác nhau như: Mua bán, lắp đặt, sửa chữa, bảo hành các thiết bị khoa học kỹ thuật, thiết bị đo lường và điều khiển, trang thiết bị phục vụ công tácgiáo dục - đào tạo và chuyển giao công nghệ và kinh doanh thiết bị máy dân dụng và công nghiệp Trên thực tế hiện nay công ty chủ yếu hoạt động kinh doanh nhập khẩu một số thiết bị khoa học sau đó bán và chuyển giao công nghệ cho các khách hàng có nhu cầu trong nước, ngoài ra còn kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá một số ngành hàng khác như nội thất Đáp ứng các yêu cầu nói trên, lực lượng lao động của công ty rất đa dạng thuộc nhiều lĩnh vực ngành nghề khác nhau (bao gồm cả lĩnh vực kinh tế và kỹ thuật) do đó khi nghiên cứu tính chất lao động tại công ty cần lưu ý đến đặc điểm lao động của từng nhóm lao động theo: giới tính, độ tuổi, trình độ văn hóa, trình độ chuyên môn, trình độ tay nghề

2.1.2 Kết quả hoạt động và tình hình sản xuất kinh doanh

Bảng 2.1 Kết quả kinh doanh của Công ty