THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG ƯƠNG HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐAI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP NĂM THỨ 4 THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG ƯƠNG HỘI LIỆ HIỆP PHỤ NỮ VIỆT NAM Giảng viên hướng dẫn Th S Đỗ Thu Hiền Sinh viên thực hiện Trần Thị Huyền Khóa QH – 2016 X Hà Nội, tháng 11 năm 2019 MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU 5 I Lý do chọn đề tài 5 II Mục tiêu nghiên cứu 5 III Phạm vi nghiên cứu 6 IV Phương pháp nghiên cứu 6 V Bố cục của đề tài 6 B PHẦN NỘI DUNG CHƯ.

PHẦN MỞ ĐẦU

Lý do chọn đề tài

Trong quá trình hoạt động, các cơ quan, tổ chức tạo ra một khối lượng tài liệu lưu trữ lớn, nhưng không phải nơi nào cũng thực hiện tốt công tác lưu trữ, dẫn đến tình trạng tài liệu tồn đọng Công tác lưu trữ là nhiệm vụ thiết yếu để bảo quản thông tin và tài sản vô giá của cơ quan, tổ chức Để kéo dài tuổi thọ tài liệu, công tác chỉnh lý đóng vai trò rất quan trọng, góp phần tổ chức và khai thác tài liệu hiệu quả Sau 8 tuần thực tập tại Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, tôi nhận thấy tầm quan trọng của công tác chỉnh lý tài liệu, không chỉ đối với hội mà còn với tất cả các cơ quan, tổ chức khác Vì vậy, tôi đã chọn đề tài “Thực trạng tình hình công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam” để nghiên cứu.

Mục tiêu nghiên cứu

- Nghiên cứu về lý luận và thực tiễn công tác chỉnh lý tài liệu tại Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam;

- Nghiên cứu tổng hợp về công tác Lưu trữ tại Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam;

Để nâng cao hiệu quả công tác chỉnh lý tài liệu tại Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, cần đề xuất và kiến nghị một số giải pháp cụ thể Trước tiên, cần tăng cường đào tạo nhân lực về kỹ năng chỉnh lý tài liệu, đồng thời áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài liệu Bên cạnh đó, nên xây dựng quy trình chỉnh lý tài liệu rõ ràng và thống nhất, kết hợp với việc thường xuyên rà soát và cập nhật tài liệu để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ Cuối cùng, việc tăng cường hợp tác với các tổ chức, đơn vị liên quan cũng là yếu tố quan trọng để đẩy mạnh hoạt động này.

Phạm vi nghiên cứu

- Tạp chí về công tác Văn thư Lưu trữ;

- Các bài viết trên trang thông tin đại chúng về công tác lưu trữ và chỉnh lý tài liệu;

Các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn liên quan đến công tác chỉnh lý tài liệu được ban hành bởi Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cùng với Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam Những quy định này nhằm đảm bảo quy trình chỉnh lý tài liệu được thực hiện một cách hiệu quả và chính xác.

- Các báo cáo tổng kết về công tác lưu trữ, chỉnh lý tài liệu của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam;

- Không gian nghiên cứu: Khảo sát công tác chỉnh lý tài liệu tại Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam.

Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp quan sát thực tế;

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu;

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I KHÁI NIỆM VỀ TÀI KIỆU LƯU TRỮ VÀ CÔNG TÁC CHỈNH LÝ

Khái niệm về tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc bảo tồn thông tin, hỗ trợ lao động, sản xuất và quản lý nhà nước Khái niệm về tài liệu lưu trữ đã nhận được nhiều ý kiến đa dạng từ các chuyên gia.

Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được bảo quản nhằm đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin trong quá khứ, phục vụ cho đời sống xã hội.

Tài liệu lưu trữ được định nghĩa theo từ điển “Thuật ngữ lưu trữ” xuất bản năm 1988, là những tài liệu đã hết giá trị hiện hành và được bảo quản bởi những người có trách nhiệm sản sinh ra chúng, người thừa kế, hoặc cơ quan lưu trữ Mục đích bảo quản có thể là để sử dụng riêng hoặc vì giá trị lưu trữ của tài liệu.

Quan điểm về tài liệu lưu trữ đang dần thay đổi để phù hợp với sự phát triển của xã hội Hiện nay, tài liệu lưu trữ được hiểu là bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị, được lựa chọn từ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân Những tài liệu này được bảo quản trong kho lưu trữ nhằm phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và lịch sử của xã hội Tài liệu lưu trữ có thể là bản in trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác Trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc, tài liệu có thể được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

Theo Điều 2 của Luật Lưu trữ năm 2011, tài liệu lưu trữ được định nghĩa là những tài liệu có giá trị phục vụ cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học và lịch sử, được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc và bản chính; nếu không còn bản gốc, bản chính thì có thể thay thế bằng bản sao hợp pháp.

Trong cuốn "Lý luận và Thực tiễn công tác lưu trữ", nhóm tác giả PGS Vương Đình Quyền, PGS.TS Đào Xuân Chúc, PGS.TSKH Đào Văn Thâm và PGS Nguyễn Văn Hàm định nghĩa tài liệu lưu trữ là những tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân Những tài liệu này có ý nghĩa quan trọng về chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử và nhiều ý nghĩa khác, được bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ.

Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị lâu dài, được hình thành từ hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân Chúng bao gồm bản gốc và bản chính, nhưng nếu không còn bản gốc, bản chính thì có thể sử dụng bản sao phù hợp để thay thế.

Khái niệm về công tác chỉnh lý

Chỉnh lý tài liệu là quá trình tổ chức lại tài liệu trong kho lưu trữ theo phương án phân loại, bao gồm sửa chữa, phục hồi và lập mới hồ sơ Điều này giúp xác định giá trị tài liệu, tạo ra các công cụ tra cứu, từ đó tối ưu hóa công tác bảo quản và phục vụ khai thác tài liệu hiệu quả.

Để thực hiện việc chỉnh lý tài liệu, cần lập hồ sơ và bảo quản đầy đủ, kèm theo các công cụ tra cứu như mục lục hồ sơ, thẻ hoặc phiếu tin, đặc biệt nếu việc chỉnh lý liên quan đến việc đưa dữ liệu lưu trữ vào máy tính.

Chỉnh lý tài liệu cần tuân thủ nguyên tắc không phân tán phông lưu trữ, với mỗi cơ quan phải sắp xếp tài liệu theo phông riêng biệt Việc sắp xếp tài liệu phải phản ánh đầy đủ các hoạt động của cơ quan, đồng thời đảm bảo mối liên hệ logic và lịch sử giữa các tài liệu Điều này tạo nên kết cấu tự nhiên của tài liệu, từ đó thuận lợi cho việc tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ.

II VAI TRÒ VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp Quá trình này giúp phân loại và sắp xếp tài liệu lưu trữ một cách khoa học, từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu phục vụ cho nghiên cứu của cơ quan và xã hội.

Công tác chỉnh lý tài liệu có mối quan hệ chặt chẽ với các nghiệp vụ khác như thu thập tài liệu, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và xây dựng công cụ tra cứu Việc thực hiện tốt công tác chỉnh lý tại các cơ quan, tổ chức sẽ thúc đẩy hiệu quả và tạo điều kiện thuận lợi cho các khâu nghiệp vụ khác.

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức là một yêu cầu cấp bách hiện nay, do tài liệu phông lưu trữ còn tồn đọng nhiều năm trong tình trạng lộn xộn và không được sắp xếp khoa học Việc thiếu hệ thống trong việc phân loại và lập hồ sơ khiến tài liệu không thể phục vụ hiệu quả cho nghiên cứu, dẫn đến lãng phí tài nguyên.

Tại các cơ quan, tổ chức, việc bảo quản một khối lượng tài liệu lớn, trong đó có nhiều tài liệu không có giá trị, gây lãng phí về diện tích kho và nhân lực Điều này không chỉ làm tăng chi phí mà còn dẫn đến nguy cơ mất mát và hư hỏng tài liệu có giá trị Do đó, ứng dụng các thành tựu khoa học và công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ là yêu cầu cấp thiết để cải thiện quy trình này Việc xây dựng phần mềm quản lý tài liệu trên máy tính cần phụ thuộc vào công tác chỉnh lý tài liệu để đảm bảo cơ sở dữ liệu luôn được cập nhật.

III THỰC TRẠNG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TẠI

TRUNG ƯƠNG HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ VIỆT NAM

1 Công tác lưu trữ của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ

Việt Nam 1.1 Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ

Hiện tại, Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam có 02 cán bộ phụ trách công tác lưu trữ, cả hai đều là cử nhân chính quy chuyên ngành Lưu Trữ học và Quản trị văn phòng Trong số đó, một cán bộ mới được tuyển dụng vào cuối năm 2018, trong khi cán bộ còn lại đã tích lũy hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này Sự kết hợp giữa nhân sự mới và dày dạn kinh nghiệm giúp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại Trung ương Hội.

Cán bộ lưu trữ tại Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam đã được trang bị đầy đủ nghiệp vụ, giúp công tác lưu trữ được triển khai hiệu quả Tuy nhiên, vẫn còn nhiều vấn đề tồn tại, đặc biệt là tình trạng tài liệu tồn đọng do nguồn nhân lực trong lĩnh vực lưu trữ còn hạn chế so với khối lượng tài liệu phát sinh Mặc dù cán bộ có chuyên môn vững, nhưng họ vẫn gặp khó khăn trong việc hoàn thành công việc do khối lượng tài liệu lớn.

Cán bộ lưu trữ tại Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam chủ động nghiên cứu và đề xuất các giải pháp tối ưu cho công tác lưu trữ, nhằm nâng cao hiệu quả và hoàn thiện quy trình lưu trữ.

Trong quá trình thực tập tại bộ phận Lưu trữ, tôi nhận thấy rằng các cán bộ lưu trữ tại cơ quan rất nhiệt tình và chuyên nghiệp trong công việc của họ Chuyên môn nghiệp vụ của họ được thực hiện một cách tốt nhất.

1.2 Tổ chức chỉ đạo công tác lưu trữ và các văn bản được áp dụng trong công tác lưu trữ

Tại Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, công tác lưu trữ luôn được chú trọng và chỉ đạo chặt chẽ Lãnh đạo cơ quan nhận thức rõ tầm quan trọng của lưu trữ, coi đây là nhiệm vụ thiết yếu cần thực hiện hiệu quả Không chỉ tuân thủ các chỉ đạo của Đảng và Nhà nước, Trung ương Hội còn ban hành các văn bản quy định riêng về công tác lưu trữ, thể hiện sự quan tâm sâu sắc đến vai trò của lưu trữ trong hoạt động của cơ quan.

Trong thời gian qua, Đoàn Chủ tịch Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam đã ban hành nhiều văn bản quan trọng liên quan đến công tác lưu trữ, bao gồm Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước, Quyết định về công tác văn thư, và các thông báo về việc sử dụng mạng nội bộ và Eoffice Hàng năm, cơ quan cũng ban hành Quyết định về danh mục hồ sơ thuộc Phông lưu trữ và báo cáo tình hình công tác văn thư – lưu trữ, từ đó đánh giá thành tích và hạn chế trong năm qua, đồng thời đề ra mục tiêu cho năm tiếp theo.

2 Thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu tại Trung ương Hội

Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam

2.1 Khối lượng, thành phần tài liệu

Phông Lưu trữ Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam được tổ chức theo từng giai đoạn 5 năm, tương ứng với nhiệm kỳ hoạt động của Ban Chấp hành Trung ương Cơ cấu tổ chức bao gồm Đại hội Đại biểu Phụ nữ toàn quốc, Ban Chấp hành Trung ương Hội và Đảng đoàn Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam.

Hiện tại, Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam đang lưu giữ 505,5 mét giá tài liệu, trong đó 130,5 mét giá tài liệu đã được chỉnh lý và nộp vào Lưu trữ lịch sử Đảng.

- Tài liệu Đoàn Phụ nữ cứu quốc (trước tháng 4/1950) gồm

- Tài liệu Đoàn Phụ nữ cứu quốc (tháng 4/1950) gồm 1 ĐVBQ.

- Tài liệu Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam (trước tháng 4/1950) gồm 9 ĐVBQ.

- Tài liệu Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam khóa I (1950-1956) gồm 1,5 mét giá.

- Tài liệu Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam khóa II (1956-1961) gồm 1,6 mét giá.

- Tài liệu Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam khóa III (1961-1974) gồm 7 mét giá.

- Tài liệu Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam khóa

- Tài liệu Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam khóa V (1982-1987) gồm 3,5 mét giá.

- Tài liệu Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam khóa VII (1992-1997) gồm 10,4 mét giá.

- Tài liệu Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam khóa VIII (1997-2002) gồm 20,2 mét giá.

Còn 375 mét giá tài liệu chưa được chỉnh lý và đang được lưu trữ tại cơ quan bao gồm:

- Tài liệu Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam khóa X (2007-2012) gồm 100 mét giá.

- Tài liệu Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam khóa XII (2017-2022) gồm 100 mét giá.

2.2 Thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG ƯƠNG HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ VIỆT NAM

Công tác lưu trữ của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam

Việt Nam 1.1 Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ

Tại Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam hiện có 02 cán bộ phụ trách công tác lưu trữ, cả hai đều có trình độ cử nhân chính quy trong lĩnh vực Lưu trữ học và Quản trị văn phòng Trong số đó, một cán bộ mới được tuyển dụng vào cuối năm 2018, trong khi cán bộ còn lại đã có hơn 20 năm kinh nghiệm làm việc trong ngành Sự kết hợp giữa cán bộ mới và cán bộ dày dạn kinh nghiệm góp phần nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại Hội.

Cán bộ lưu trữ tại Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam được trang bị đầy đủ nghiệp vụ, giúp công tác lưu trữ triển khai hiệu quả Tuy nhiên, vẫn còn nhiều vấn đề tồn tại, như tài liệu tồn đọng do nguồn nhân lực hạn chế so với khối lượng tài liệu lớn Mặc dù cán bộ có chuyên môn, nhưng không thể hoàn thành hết công việc do thiếu nhân lực.

Cán bộ lưu trữ tại Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam luôn chủ động nghiên cứu và đề xuất các giải pháp tối ưu cho công tác lưu trữ, nhằm nâng cao hiệu quả và hoàn thiện quy trình lưu trữ.

Trong thời gian thực tập tại bộ phận Lưu trữ, tôi nhận thấy rằng cán bộ lưu trữ tại cơ quan rất nhiệt tình và chuyên nghiệp trong công việc của họ.

1.2 Tổ chức chỉ đạo công tác lưu trữ và các văn bản được áp dụng trong công tác lưu trữ

Tại Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, công tác lưu trữ được lãnh đạo quan tâm và chỉ đạo chặt chẽ, coi đây là nhiệm vụ thiết yếu cần thực hiện hiệu quả Cơ quan không chỉ tuân thủ các văn bản chỉ đạo của Đảng và Nhà nước mà còn ban hành các quy định riêng về lưu trữ, thể hiện sự chú trọng và nhận thức sâu sắc về vai trò quan trọng của công tác lưu trữ trong hoạt động của mình.

Trong thời gian qua, Đoàn Chủ tịch Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo và hướng dẫn công tác lưu trữ, bao gồm Quy chế số 01/QC-ĐCT về bảo vệ bí mật nhà nước, Quyết định số 01/QĐ-ĐCT về công tác văn thư, lưu trữ, và các thông báo liên quan đến việc sử dụng mạng nội bộ và Eoffice Hằng năm, cơ quan sẽ ban hành Quyết định về danh mục hồ sơ thuộc Phông lưu trữ và thực hiện báo cáo tổng kết tình hình công tác văn thư – lưu trữ, từ đó đánh giá thành tích đạt được, nêu rõ hạn chế và đề ra giải pháp khắc phục cho năm tiếp theo, cùng với các mục tiêu cụ thể trong công tác lưu trữ.

Thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu tại Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam

Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam

2.1 Khối lượng, thành phần tài liệu

Phông Lưu trữ Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam được tổ chức theo thời gian, với mỗi giai đoạn kéo dài 05 năm, tương ứng với nhiệm kỳ của Ban Chấp hành Trung ương Cấu trúc tổ chức bao gồm Đại hội Đại biểu Phụ nữ toàn quốc, Ban Chấp hành Trung ương Hội và Đảng đoàn Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam.

Hiện nay, Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam đang lưu trữ 505,5 mét giá tài liệu, trong đó có 130,5 mét giá tài liệu đã được chỉnh lý và nộp vào Lưu trữ lịch sử Đảng.