TRƯỜNG ĐAI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA QH 2016 X BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP NĂM THỨ 4 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC NỘP LƯU TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ CỦA TRUNG ƯƠNG HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ VIỆT NAM Comment by Mai Lam B Comment by Mai Lam BÁO CÁO này sơ sài nội dung nhé Giảng viên hướng dẫn Th S Đỗ Thu Hiền Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Giang Lớp khóa học K61 – Lưu trữ học Hà Nội, 2019 MỤC LỤC I MỞ ĐẦU 1 Lý do chọn đề tài 2 Mục tiêu nghiên cứu 3 Phạm.
Trang 1TRƯỜNG ĐAI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
KHÓA QH-2016-X
BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP NĂM THỨ 4
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC NỘP LƯU TÀI LIỆU LƯU TRỮ
VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ CỦA TRUNG ƯƠNG HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ VIỆT NAM
Giảng viên hướng dẫn: Th.S Đỗ Thu Hiền Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Giang Lớp khóa học : K61 – Lưu trữ học
Hà Nội, 2019
MỤC LỤC:
Trang 2I MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
2 Mục tiêu nghiên cứu
3 Phạm vi nghiên cứu
4 Phương pháp nghiên cứu
II NỘI DUNG
Phần 1: Thực trạng nộp lưu tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam
1 Công tác chỉ đạo, hướng dẫn việc nộp lưu tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam
1.1 Những quy định chung và hướng dẫn của Đảng
1.2 Những hướng dẫn chung của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam
2 Thành phần, nội dung và thực trạng tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử
2.1 Thành phần
2.2 Nội dung
2.3 Thực trạng tài liệu
3 Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
4 Quy trình nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
Phần 2: Nhận xét, đánh giá
1 Ưu điểm
2 Hạn chế
3 Đề xuất, kiến nghị
Trang 3III KẾT LUẬN DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
IV PHỤ LỤC
Trang 41 Lý do chọn đề tài
Đảng và Nhà nước ta luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng, quý giá phản ánh toàn bộ quá trình lịch sử hoạt động và phát triển ở mỗi cơ quan Trong quá trình hoạt động, Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam đã hình thành khối tài liệu rất lớn Tài liệu đã phản ánh được vai trò, nhiệm vụ và những đóng góp của Hội đối với sự phát triển của đất nước Nhận thức rõ tầm quan trọng của tài liệu, trong quá trình hoạt động Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam đã luôn quan tâm đến công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử
Trang 52 Mục tiêu nghiên cứu
Trên cơ sở nghiên cứu vẫn dụng những cơ sở lý luận và thực tiễn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, đề tài này được thực hiện nhằm đưa ra mục tiêu:
- Khảo sát thực trạng công tác nộp lưu tài liệu của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam vào Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng
- Từ thực trạng, đề xuất với lãnh đạo cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ
nữ Việt Nam một số giải pháp nhằm nâng cao công tác nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng
3 Phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu, khảo sát công tác nộp lưu tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam
4 Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành đề tài báo cáo này, tô đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu cơ bản là:
- Phương pháp phân tích tổng hợp: được áp dụng trong việc nghiên cứu cơ sở
lý luận và thực tiễn công tác nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, qua đó đánh giá chính xác những ưu điểm và hạn chế trong công tác này tại cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, từ đó rút ra các kiến nghị, đề xuất nâng cao công tác nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
- Phương pháp khảo sát thực tiễn: Vận dụng để tìm hiểu về thành phần, nội dung, đặc điểm tài liệu được nộp lưu và công tác nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
Trang 6Ngoài ra, tôi còn sử dụng một số phương pháp: phương pháp phân tích các nguồn tài liệu tham khảo, phương pháp phỏng vấn cán bộ làm công tác lưu trữ tại Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, phương pháp thống kê số liệu và tổng hợp các thông tin thu nhận được để sử dụng trong quá trình nghiên cứu đề tài
Trang 7II NỘI DUNG
PHẦN 1 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC NỘP LƯU TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ CỦA TRUNG ƯƠNG HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ VIỆT NAM.
1 Công tác chỉ đạo, hướng dẫn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng.
1.1 Những quy định và hướng dẫn chung của Đảng.
Các cơ quan có thẩm quyền Đảng đã có các văn văn bản quy định, hướng dẫn việc nộp lưu tài liệu lưu trữ, tạo tiền đề cho việc tập trung quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ của các cơ quan Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội Công tác lưu trữ tại Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam hoạt động chủ yếu dựa trên những quy định, cơ sở pháp lý của Đảng Việc giao nộp tài liệu lưu trữ tại Trung ương Hộiđược thực hiện nghiêm chỉnh theo Hướng dẫn số 09-HD/VPTW ngày 16/11/2016 của Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn việc giao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng Văn bản đã hướng dẫn tương đối cụ thể việc giao nộp, tiếp nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng Trong văn bản hướng dẫn này đã thống nhất việc giao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng
Ngoài văn bản hướng dẫn nêu trên, Văn phòng Trung ương Đảng cũng đã ban hành một số văn bản quy định, hướng dẫn khác nhằm phục vụ cho việc nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng:
- Quy định số 270-QĐ/TW ngày 06/12/2014 của Ban Bí thư Trung ương Đảng quy định về Phong Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam
Trang 8- Quyết định số 1998-QĐ/VPTW ngày 09/11/2017 của Văn phòng Trung ương Đảng về việc ban hành Danh mục thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch
sử của Trung ương Đảng
- Hướng dẫn số 29-HD/VPTW ngày 12/9/2017 của Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn tổ chức xác định giá trị tài liệu ở các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội
- Quy định số 212-QĐ/TW ngày 16/3/2009 của Ban Bí thư Trung ương Đảng quy định giải mật tài liệu của các cơ quan, tổ chức trước khi nộp lưu vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng và tài liệu của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng
- Hướng dẫn số 50-HD/VPTW ngày 10/10/2019 của Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn chỉnh lý tài liệu
Qua đây, có thể nói rằng công tác nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử đã được Đảng quan tâm, nó được thể hiện bằng một loạt các văn bản mang tính chất chỉ đạo, hướng dẫn
1.2 Những hướng dẫn chung của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt
Nam.
Trên cơ sở những văn bản quy định, hướng dẫn của Đảng, Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam đã thực hiện công tác nộp lưu tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử Tuy nhiên, tại Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam chưa có một văn bản cụ thể nào quy định về công tác nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Đây là một hạn chế rất lớn trong việc thực hiện công tác nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của Trung ương Hội
Trang 9Mặc dù vậy, để thể hiện sự quan tâm đối với công tác nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam đã có sự hướng dẫn cán bộ lưu trữ thực hiện công tác này trong một số văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ Cụ thể như: Quyết định số 01/QĐ-ĐCT ngày 04/01/2009 của Đoàn Chủ tịch về việc ban hành Quy chế về công tác văn văn thư và lưu trữ cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Công văn số 2778/CV-ĐCT ngày 14//3/2019 của Đoàn Chủ tịch về việc chỉ đạo triển khai, thực hiện công tác Văn thư Lưu trữ năm 2019… Ngoài ra, Trung ương Hội còn định kỳ tổ chức các lớp tập huấn hướng dẫn cán bộ lưu trữ thực hiện công tác nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
2 Thành phần, nội dung, đặc điểm tài liệu lưu trữ nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.
2.1 Thành phần.
Thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thường gồm các khối tài liệu sau:
- Khối tài liệu do Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam sản sinh gồm: + Tài liệu Đại hội đại biểu Phụ nữ toàn quốc
+ Các hồ sơ hội nghị sơ kết, tổng kết, hội nghị chuyên đề do Ban Chấp hành Trung ương Hội, Đảng đoàn Trung ương Hội chủ trì
+ Tài liệu thực hiện các cuộc vận động dự án
+ Tài liệu của một số đơn vị trực thuộc, Đảng ủy cơ quan Trung ương Hội
- Khối tài liệu gửi đến gồm: Tài liệu của Trung ương Đảng, Hội đồng Chính phủ chỉ đạo về các mặt công tác hoặc gửi đến để biết; tài liệu của các ban, bộ,
Trang 10ngành, cơ quan gửi đến để phối hợp công tác; tài liệu của Hội Liên hiệp phụ nữ các tỉnh, thành phố báo cáo và xin ý kiến
- Tài liệu Đảng đoàn Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam
- Tài liệu Ủy ban Quốc gia vì sự tiến bộ phụ nữ Việt Nam
2.2 Nội dung.
Tài liệu của các phòng, ban, đơn vị được hình thành trong quá trình hoạt động của Ban Chấp hành Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam phản ánh tất cả các mặt hoạt động thuộc những lĩnh vực sau:
- Tài liệu Đại hội đại biểu Phụ nữ toàn quốc
- Tài liệu của Ban Chấp hành Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam + Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn chung về công tác phụ nữ
+ Tài liệu về công tác tổ chức, cán bộ (tài liệu về cán bộ, tổ chức bộ máy, công tác thi đua khen thưởng, công tác kiểm tra, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo…)
+ Tài liệu về công tác tuyên giáo (tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn chung về công tác tuyên giáo, công tác tuyên truyền, công tác giáo dục, bồi dưỡng và nâng cao kiến thức cho phụ nữ)
+ Tài liệu về công tác gia đình và xã hội (tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn chung về công tác gia đình và xã hội, tài liệu về công tác vận động phụ nữ tham gia sản xuất, xây dựng và phát triển kinh tế gia đình, tài liệu về công tác vận động phụ nữ tham gia các phong trào phòng chống các tệ nạn xã hội, chăm sóc sức khỏe phụ nữ và chắm sóc sức khỏe người cao tuổi, làm công tác dân số, kế hoạch hóa gia đình, bảo
Trang 11vệ môi trường, công tác vận động phụ nữ tham gia các phong trào an ninh, quốc phòng, xây dựng, hướng dẫn, tư vấn luật pháp có liên quan đến phụ nữ trẻ em) + Tài liệu về công tác đối ngoại
+ Tài liệu về công tác tài chính, tài sản, xây dựng
+ Tài liệu về công tác nội bộ cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam
- Tài liệu của Đảng đoàn Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam (tài liệu các kỳ họp Đảng đoàn, tài liệu do Đảng đoàn ban hành, tài liệu các cơ quan gửi đến Đảng đoàn, tài liệu thực hiện các nghị quyết, chỉ thị của Trung ương Đảng)
- Tài liệu của Ủy ban Quốc gia vì sự tiến bộ phụ nữ Việt Nam
2.3 Thực trạng tài liệu
Tại Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam tài liệu được thu thập vào Lưu trữ cơ quan, chủ yếu từ bộ phận Văn phòng Các đơn vị trực thuộc và các đơn vị tự hoạch toán kinh doanh như Báo Phụ nữ, Nhà Xuất bản phụ nữ… không giao nộp
hồ sơ
Mức độ xử lý về nghiệp vụ tại một số phòng ban, đơn vị, các đơn vị trực thuộc của Trung ương Hội chưa thực sự tốt Tài liệu được đưa về bảo quản trong kho của Lưu trữ hiện hành nhưng còn bó gói, lộn xộn chưa được sắp xếp, phân loại Một số
ít tài liệu tên gọi đã sắp xếp và biên mục nhưng không tận dụng được khi chỉnh lý
do phương án phân loại không thống nhất nên còn tài liệu trùng thừa, hết giá trị Ngoài ra, tài liệu giữa các khóa còn bị lẫn với nhau
Trang 12Ngoài những hồ sơ tài liệu được lập hoàn chỉnh, tại Trung ương Hội vẫn tồn tại tình trạng hồ sơ thiếu tài liệu Tài liệu thiếu nhiều ở tất cả các mặt hoạt động, chưa phản ánh đầy đủ quá trình hình thành, hoạt động của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam và các đơn vị trực thuộc Cụ thể: tài liệu Đại hội thiếu rất nhiều đặc biệt ở phần xây dựng văn kiện Đại hội; tài liệu về chuẩn bị tổ chức và điều hành Đại hội; tham luận của khách mời và các đại biểu dự Đại hội; tài liệu về bầu
cử Ban Chấp hành Trung ương Hội; tài liệu về khen thưởng Đại hội; tài liệu về kinh phí tổ chức Đại hội; tài liệu các cuộc họp của Đoàn Chủ tịch chỉ có giấy mời; thiếu biên bản cuộc họp, hội nghị Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch; tài liệu của các hội thảo, tập huấn thường chỉ có giấy mời, thiếu các tài liệu liên quan đến nội dung hội thảo, tập huấn; thiếu tài liệu liên quan đến việc triển khai các dự án, tài liệu của
Ủy ban Quốc gia vì sự tiến bộ phụ nữ Việt Nam
Phương án phân loại tài liệu của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam được phân loại thống nhất các Khóa theo phương án “ Thời gian - Cơ cấu tổ chức” Đặc trưng thời gian thính theo giai đoạn 05 năm – tương đương với nhiệm kỳ hoạt động của Ban Chấp hành Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam Đặc trưng
cơ cấu tổ chức: Đại hội Đại biểu phụ nữ toàn quốc, Ban Chấp hành Trung ương Hội và Đảng đoàn Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam Tuy nhiên, việc phân loại và
hệ thống hóa tài liệu thường có một số điểm đáng lưu ý sau:
+ Tài liệu của Ủy ban Quốc gia vì sự tiến bộ của phụ nữ tuy không thuộc thành phần của Phông nhưng do Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam làm nhiệm vụ Thường trực của Ủy ban, mặt khác tài liệu phản ánh hoạt động đối ngoại của phụ nữ, có giá trị cao nên sắp xếp riêng thành một nhóm và hệ thống hóa ở cuối cùng của mục lục
+ Tài liệu các cuộc hội thảo, các dự án do nước ngoài tài trợ được đưa về hoạt động đối ngoại để thuận tiện cho việc tra tìm tài liệu
Trang 13- Về hướng dẫn xác định tài liệu:
+ Các báo cáo tháng, quý được xác định thời hạn bảo quản vĩnh viễn nếu thiếu báo cáo năm
3 Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
Theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011, thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử được quy định “ Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc…” Trong những năm vừa qua, Trung ương Hội luôn chấp hành đúng thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Tuy nhiên, trong năm 2017, tài liệu lưu trữ Khóa IX (từ 2002-2007) tại Trung ương Hội vẫn chưa được nộp lưu được đúng thời hạn
4 Quy trình nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.
Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam sẽ tổ chức chỉnh lý, sắp xếp khoa học tài liệu và lựa chọn các hồ sơ có giá trị vĩnh viễn thống kê thành Mục lục hồ sơ giao nộp Quy trình giao nộp tài liệu thực hiện theo Hướng dẫn số 09-HD/VPTW ngày 16/11/2016 của Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn việc giao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng
Đến thời hạn giao nộp tài liệu, Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam có công văn về việc nộp lưu tài liệu gửi đến Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, Công văn sẽ giới thiệu sơ bộ về Khối tài liệu đã chỉnh lý cần nộp lưu, đề nghị được nộp lưu khối tài liệu này vào kho Lưu trữ Trung ương Đảng và đề nghị Cục Lưu trữ Trung ương Đảng xem xét, hướng dẫn quy trình nộp lưu tài liệu để Trung ương Hội triển khai thực hiện Sau đó, Cục Lưu trữ Trung ương Đảng sẽ có
Trang 14công văn phúc đáp, hướng dẫn Trung ương Hội quy trình nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng, đề nghị Trung ương Hội chuẩn bị hồ sơ, tài liệu của các khóa cần nộp lưu để có thể giao nộp thuận lợi, bên cạnh đó, đề nghị gửi hồ
sơ phông về Cục Lưu trữ để thẩm định, gồm các văn bản: lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông, phương án phân loại tài liệu, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, mục lục hồ sơ (của cả khối lưu vĩnh viễn và có thời hạn) Trung ương Hội sẽ gửi công văn bổ sung hồ sơ giao nộp tài liệu về cho Cục Lưu trữ và đề nghị Cục Lưu trữ xem xét, tổ chức thẩm định và kiểm tra thực tế hồ sơ, tài liệu trước khi giao nộp tài liệu Cục Lưu trữ kiểm tra hồ sơ phông, rà soát mục lục hồ sơ tài liệu giao nộp và các văn bản hồ sơ phông, nếu không có vấn đề, thì sẽ cử tổ thẩm định đến Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam kiểm tra thực tế hồ sơ Còn nếu
hồ sơ có vấn đề, sẽ gửi lại hồ sơ để Trung ương Hội sửa đổi
Khi tổ thẩm định đến kiểm tra trực tiếp tài liệu, Trung ương Hội sẽ phối hợp kiểm tra, tiếp thu ý kiến nhằm hoàn thiện hồ sơ phông Tổ thẩm định sẽ kiểm tra xác xuất ngẫu nhiên một số hồ sơ, để nắm tình trạng cũng như nội dung tài liệu Sau khi hoàn tất thủ tục kiểm tra và có kết quả thẩm định, Cục Lưu trữ Trung ương Đảng sẽ ra quyết định tiếp nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ Lịch sử của Trung ương Đảng và chuẩn bị phòng kho, các trang thiết bị bảo quản để tiếp nhận tài liệu Sau khi nhận được quyết định, Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam sẽ kiểm tra lại một lần nữa tình trạng của tài liệu rồi tiến hành vận chuyển khối tài liệu cần nộp lưu đến Kho Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam và Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng cử cán bộ trực tiếp giao, nhận hồ sơ tài liệu lưu trữ
Tại đây, cán bộ lưu trữ của Trung ương Hội sẽ phối hợp với cán bộ chuyên trách của Cục Lưu trữ kiểm tra, đối chiếu giữa mục lục hồ sơ tài liệu lưu trữ giao nộp với thực tế tài liệu lưu trữ giao nộp để phát hiện và chỉnh sửa sai sót (nếu có)