2.Các chức năng của quản trị + Hoạch định: đề cập đếm việc nhận dạng các mục tiêu thực hiện trong tương lai của tổ chức, và quyết định các công việc và sử dụng những nguồn lực cần thiết
Trang 1B GIODCV ĐOTO TRƯỜNG Đ I HỌC KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH
KHOA QUẢN TRỊ
TIỂU LUẬN Môn: QUẢN TRỊ HỌC
Đề tài:
CẦN THIẾT CỦA HO T Đ NG QUẢN
TRỊ TRONG C C TỔ CHỨC
Giảng viên hướng dẫn: Thầy Bùi Dương Lâm
Lớp học phần: Chiều thứ 2 (N2.405)
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Hồng Nhung
Trang 2PHẦN MỞ ĐẦU 3
• Lý do chọn đề tài: 3
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ V TỔ CHỨC 4
1 Các khái niệm cơ bản: quản trị và tổ chức 4
2 Các chức năng của quản trị 4
3 Các kỹ năng của quản trị 5
CHƯƠNG II: VAI TRÒ CỦA HO T Đ NG QUẢN TRỊ ĐỐI VỚI TỔ CHỨC.6 1 Các hoạt động quản trị được thực hiện bởi nhà quản trị. 6
2 Vai trò của của nhà quản trị đói với tổ chức. 7
3 Vai trò của hoạt động quản trị đối với tổ chức 8
CHƯƠNG III: TỔNG KẾT 10
T I LIỆU THAM KHẢO 12
Trang 3PHẦN MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài:
Quản trị ngày càng có tầm quan trọng đáng kể cùng với sự bùng nổ của cuộc cách mạng công nghiệp mà đi đầu là ở nước Anh vào thế kỷ 18, tràn qua Đại Tây Dương và xâm nhập vào cả Hoa Kỳ vào giữa thế kỷ 19 Sự ảnh hướng của cuộc cách mạng này là sức máy thay cho sức người, sản xuất dây chuyền đại trà thay vì sản xuất một cách manh mún trước đó, và đặc biệt là giao thông liên lạc hữu hiệu giữa các vùng sản xuất khác nhau giúp tăng cường khả năng trao đổi hàng hóa và phân công sản xuất ở tầm vĩ mô
Ngày nay, không phải tổ chức nào cũng đều tin rằng họ cần đến quản trị Trong thực tiễn, họ cho rằng người ta sẽ làm việc cùng với nhau tốt hơn là thỏa mãn một nhu cầu cá nhân Tuy nhiên nguyên nhân dẫn đến sự phá sản của các doanh nghiệp thì có nhiều nguyên nhân, nhưng nguyên nhân hàng đầu thường vẫn là quản trị kém hiệu quả, hay nhà quản trị thiếu khả năng Trong cùng hoàn cảnh như nhau, nhưng người nào biết tổ chức các hoạt động quản trị tốt hơn, khoa học hơn, thì triển vọng đạt kết quả sẽ chắc chắn hơn Đặc biệt quan trọng không phải chỉ là việc đạt kết quả mà sẽ còn là vấn
đề ít tốn kém thì giờ, tiền bạc, nguyên vật liệu và nhiều loại chi phí khác hơn, hay nói cách khác là có hiệu quả hơn Chúng ta có thể hình dung cụ thể khái niệm hiệu quả trong quản trị khi biết rằng các nhà quản trị luôn cố gắng hết sức
để đạt được mục tiêu của mình với nguồn lực nhỏ nhất, hoặc hoàn thành chúng nhiều tới mức có thể được với những nguồn lực sẵn có
Qua đó có thể thấy được rằng, những kết luận về nguyên nhân dẫn đến sự sụp đổ, phá sản của các doanh nghiệp có thể chứng minh cho vai trò có tính chất quyết định của quản trị đối với sự tồn tại và phát triển của một tổ chức
Bây giờ chúng ta hãy cùng tìm hiểu sâu hơn, cùng phân tích về các hoạt động quản trị trong tổ chức để có thể chứng minh được sự cần thiết của các hoạt động quản trị trong tổ chức
Trang 4CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ V TỔ CHỨC
1 Các khái niệm cơ bản: quản trị và tổ chức
Quản trị là bao gồm toàn bộ các hoạt động hướng tới việc đạt được các mục tiêu của tổ chức theo các có hiệu quả và hiệu suất cao thông qua hoạt động hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, và kiểm soát các nguồn lực của tổ
chức ( Theo khái niệm của Richard L.Daft )
Tổ chức được hiểu là một thực thể có mục đích riêng biệt, bao gồm các thành viên và được hình thành theo một cấu trúc chặt chẽ có tính hệ thống
2.Các chức năng của quản trị
+ Hoạch định: đề cập đếm việc nhận dạng các mục tiêu thực hiện trong
tương lai của tổ chức, và quyết định các công việc và sử dụng những nguồn lực cần thiết để đạt các mục tiêu này
Ví dụ: Giai đoạn năm 2008-2009 bùng nổ về bất động sản, các công ty
sản xuất và dịch vụ của nhà nước như Petro, Vinalines, Điện Lực …đầu tư trái nghành, dàn trải vào bất động sản mà không tập trung hoạt định chiến lượt phát triển cốt lõi của doanh nghiệp Đây là hoạch định chiến lượt sai , không tập trung vào lĩnh vực mà mình giỏi nhất.Chuyển hướng sang lĩnh lực khác theo phong trào, không có kinh nghiệm Hậu quả là sau đó đã nhận những khoản lỗ rất lớn khi thị trường bất động sản đi xuống Gây tổn hại đến vốn của nhà nước và nền kinh tế nhiều năm sau đó
+ Tổ chức: bao hàm việc phân công các công việc, hợp nhóm các công
việc vào một bộ phận, ủy quyền, và phân bổ các nguồn lực toàn tổ chức
Ví dụ: Hiện nay các doanh nghiệp đều có hệ thống cấp bậc được phân chia rõ ràng, và nhiều phòng ban khác nhau Các công việc cũng được phân chia một các cụ thể, mỗi bộ phận mỗi người đều có quyền hạn trách nhiệm trong doanh nghiệp khác nhau, điều này đã giúp doanh nghiệp dù có hàng nghìn người vẫn sẽ hoạt động thông suốt
Trang 5+ Lãnh đạo: thể hiện việc sử dụng ảnh hưởng để động viên nhân viên đạt
được các mục tiêu của tổ chức Lãnh đạp bao hàm việc tạo ra những giá trị văn hóa được chia sẻ, truyền thông các mục tiêu đến mọi người trong toàn
bộ tổ chức, và truyền cảm hứng đến nhân viên với mong muốn họ sẽ thực hiện công việc với kết quả cao hơn
Ví dụ: Mỗi công ty hay doanh nghiệp, tổ chức nào muốn tồn tại và phát
triển đều phải có người đứng đầu giỏi, họ là những người lãnh đạo có tầm nhìn tốt, có sức ảnh hưởng đến nhân viên cấp dưới thì doanh nghiệp sẽ ngày càng đi lên Như Bill Gates của Microsoft là người nổi tiếng về tài lãnh đạo và công ty của ông cũng rất phát triển
+ Kiểm soát: bao hàm việc giám sát hoạt động của nhân viên, xác định tổ
chức có đi đúng hướng trong quá trình thực hiện mục tiêu hay không, và tiến hành các điều chỉnh khi cần thiết
Ví dụ: Các doanh nghiệp, công ty hiện nay đều có cách giám sát hoạt động
của nhân viên một cách chủ động như chấm công qua dấu vân tay hay kiểm tra công việc thông qua các báo cáo công việc theo tháng, quý hay năm
3.Các kỹ năng của quản trị
+ Kỹ năng nhận thức: thể hiện khả năng hiểu biết để xem xét tổ chức dưới một góc nhìn tổng thể và mối quan hệ giũa các bộ phận cấu thành nên tổng thể
đó Kỹ năng nhận thức bao hàm việc thấu hiểu con người thược độ nào là phù hợp ở đâu trong một tổ chức, và làm thế nào để tổ chức trở nên tương hợp với ngành, cộng đồng, hoạt động kinh doanh theo nghĩa rộng hơn, và môi trường xã hội Nó thể hiện năng lực tư duy ở tầm chiến lược - có quan điểm tổng quát và dài hạn - và nhận dạng, đánh giá và giải quyết các vấn đề phức tạp
+ Kỹ năng quan hệ con người: thể hiện khả năng của nhà quản trị khi tiến hành công việc cùng với và thông qua người khác để thực hiện công việc một cách có hiệu quả với tư cách là thành viên của nhóm Kỹ năng quan hệ con người được
Trang 6biểu lộ thông qua cách thức mà nhà quản trị tương tác với người khác, chúng bao gồm việc động viên, hỗ trợ, phối hợp, lãnh đạo, truyền thông và giải quyết các xung đột Kỹ năng quan hệ con người rất quan trọng đối với những nhà quản trị
ởcấp thấp vì họ phải làm việc trực tiếp với người lao động trong các hoạt động hàng ngày Tuy nhiên tầm quan trọng của kỹ năng quan hệ con người ngày càng gia tăng đối với các nhà quản trị ở mọi cấp quản trị và mọi tổ chức + Kỹ năng chuyên môn: thể hiện sự thông hiểu và thành thạo trong việc thực hiện công việc Kỹ năng chuyên môn bao gồm sự thông thạo về các phương pháp, kỹ thuật, công cụ làm việc cần phải có khi thực hiện các chức năng cụ thể như kỹ thuật, chế tạo hay tài chính Kỹ năng chuyên môn cũng bao gồm các kiến thức chuyên biệt, khả năng phân tích, và năng lực sử dụng các công cụ và kỹ thuật để giải quyết những vấn đề trong một lĩnh vực cụ thể
Kỹ năng chuyên môn đặc biệt quan trọng cho những nhà quản trị ở cấp thấp
CHƯƠNG II: VAI TRÒ CỦA HO T Đ NG QUẢN TRỊ ĐỐI
VỚI TỔ CHỨC
1 Các hoạt động quản trị được thực hiện bởi nhà quản trị.
Người thực hiện các hoạt động quản trị được gọi là nhà quản trị Các nhà quản trị có trách nhiệm giúp cho tổ chức của họ tìm ra đường đi đúng trong bối cảnh xã hội thông qua sự linh hoạt và đổi mới
Về bản chất, các nhà quản trị cần thiết lập các mục tiêu, tổ chức các hoạt động, động viên và truyền thông, đo lường việc thực hiện và phát triển con người
a Phân loại
+Phân loại nhà quản trị theo chiều dọc: được chia làm 3 cấp là quản trị viên cấp cơ sở quản trị viên cấp trung và quản trị viên cấp cao Mỗi cấp sẽ
có chức năng quản trị khác nhau
+Phân loại nhà quản trị theo chiều ngang: các nhà quản trị chức năng và các nhà quản trị tham mưu
Trang 7b Các hoạt động của nhà quản trị
+Do tính chất công việc mà các nhà quản trị có rất ít thời gian để suy ngẫm yên tĩnh về công việc, do đó mà các nhà quản trị có thể dịch chuyển trạng thái một cách nhanh chóng
+ Công việc của nhà quản trị rất nhiều , họ phải thực hiện lượng công việc với tốc độ không suy giảm nên đòi hỏi những nhà quản trị phải có nhiều nghị lực
+Thời gian là một nguồn lực có giá trị cao nhất của nhà quản trị và một đặc trừn giúp nhận dạng các nhà quản trị thành công là việc họ sử dụng thời gian có hiệu quả để hoàn thành những điều quan trong trước tiên và làm những điều ít quan trọng hơn sau đó
2 Vai trò của của nhà quản trị đói với tổ chức.
Để đánh giá một cách khả quan hơn về vai trò của quản trị thì tiếp theo chúng ta
sẽ phân tích tập trung vào vai trò của các nhà quản trị trong tổ chức Các nhà quản trị sẽ tạo nên một môi trường làm việc nội bộ thuận lợi nhất có thể để các cá nhân làm việc theo nhóm và có thể đạt được hiệu suất công việc cao nhất nhằm hoàn thành mục tiêu của tổ chức Và thực tế cho thấy các nhà quản trị phải làm rất nhiều công việc khác nhau, có liên quan đến nhiều bộ phận các cấp trên và dưới, khách hàng và xã hội Tuy nhiên, khái quát lại thì Henry Mintzberg cho rằng nhà quản trị phải đảm đương 9 vai trò, chia thành 3 nhóm sau:
a.Nhóm vai trò thông tin: mô tả các hoạt động được tiến hành để duy trì và
phát triển mạng lưới thông tin
+ Vai trò của người giám sát liên quan đến việc tìm kiếm những thông tin hiện tại từ nhiều nguồn các nhau Nhà quản trị thu thập thông tin và sàng lọc các tài liệu viết ra thành văn bản để luôn ở trong tình trạng nắm bắt thông tin đầy đủ
+ Vai trò người truyền tin và phát ngôn thì ngược lại với vai trò người giám sát, nhà quản trị truyền những thông tin hiện tại đến người khác, kể cả bên trong và ngoài tổ chức, là những người sử dụng các thông tin này
Trang 8b Nhóm vai trò tương tác cá nhân: liên quan đến mối quan hệ với người
khác và chúng có quan hệ với kỹ năng nhân sự của nhà quản trị
+ Vai trò người đại diện mang tính biểu tượng liên quan đến việc thực hiện
cá nghi lễ và các hoạt động mang tính biểu tượng cho bộ phận hay tổ chức + Vai trò người lãnh đạo bao hàm các mối quan hệ với nhân viên, chúng bao gồm việc động viên, truyền thông và gây ảnh hưởng hay tác động
+ Vai trò người liên kết liên quan đến việc phát triển các nguồn thông tin kể
cả bên trong và bên ngoài tổ chức
c Nhóm các vai trò quyết định: liên quan đến những sự việc mà nhà quản trị
cần phải tiến hành sự lựa chọn và thực hiện hành động Để thực hiện những vai trò này nhà quản trị cần có kỹ năng nhận thức và kỹ năng nhân sự
+ Vai trò người khởi xướng kinh dooanh liên quan đến việc khởi xướng sự thay
đổi, các nhà quản trị phải suy nghĩ không ngừng về tương lai và làm thế nào để đi đến đó
+ Vai trò người giải quyết vướng mắc bao hàm việc giải quyết những xung đột giữa nhân viên hoặc giữa bộ phận này với bộ phận khác trong tổ chức + Vai trò người phân phối nguồn lực liên quan đến việc ra các quyết định về cách thức phân công con người, thời gian, tài chính, thiết bị và các nguồn lực khác để đạt kết quả mong muốn
+ Vai trò người thương thuyết nhà quản trị đại diện cho quyền lợi của đội hay bộ phận, đại diện cho bộ phận trong suốt quá trình đàm phán về ngân sách, các hợp
đồng với nghiệp đoàn, các hợp đồng mua hàng
3 Vai trò của hoạt động quản trị đối với tổ chức
+Theo khái niệm của Robert Kreitner thì quản trị là quá trình làm việc với con người và thông qua con người để đạt được mục tiêu nhất định
Trang 9+ Vai trò của hoạt động quản trị đối với tổ chức được thể hiện thông qua những mặt sau:
• Quản trị có vai trò to lớn trong việc duy trì sự tồn tại và phát triển của tổ chức Không có các hoạt động quản trị thì mọi người trong một
tổ chức sẽ không biết phải làm gì tiếp theo, làm lúc nào và mọi việc
sẽ trở nên đảo lộn
• Khi các nhà quản trị hoạch định ra các công việc, hướng mọi người cùng nhau phối hợp làm việc, cùng hướng đến mục tiêu chung, quản trị giúp hoạt động hiệu quả nhất có thể và đạt được mục tiêu
• Bên cạnh đó, hoạt động quản trị còn giúp điều khiển, tổ chức và kiểm soát quá trình hoàn thành công việc, tạo ra quy trình phối hợp một cách hợp lí nhằm tối đa hóa hiệu suất , giúp tổ chức sử dụng và quản lý tốt nhất các nguồn doanh nghiệp để duy trì hoạt động và đạt mục tiêu với chi phí thấp
• Đặc biêt là hoạt động quản trị trở nên quan trọng vì nguồn lực hữu hạn Nhưng nếu khi những nguồn lực trở nên vô hạn thì quản trị vẫn
có vai trò của nó, nó giúp tổ chức đi đúng hướng để đạt mục tiêu
+ Trong cùng môi trường hoạt động cạnh tranh như nhau, nhưng các tổ chức, doanh nghiệp có các hoạt động quản trị tốt hơn, khoa học hơn, thì triển vọng đạt kết quả sẽ chắc chắn hơn Khi con người cùng nhau hợp tác lại trong một tập thể, cùng nhau làm việc, nếu biết quản trị thì triển vọng và kết quả sẽ cao hơn Nhìn lại quá trình phát triển của nhân loại từ xưa đến nay thì có thể thấy rằng quản trị
đã là một hoạt động có vai trò rất quan trọng đối với tổ chức và toàn xã hội Từ
xa xưa, đã có những cố gắng có tổ chức dưới sự quản lí của những người chịu trách nhiệm hoạch định, tổ chức điều khiển và kiểm soát để chúng ta có được những công trình, thành tựu khoa học vĩ đại được lưu giữ lại cho đến ngày
nay
Ví dụ: Vạn Lý Trường Thành ở Trung Quốc đã được rất nhiều người chung tay góp
Trang 10download by : skknchat@gmail.com
Trang 11ấy tấ t nhiên phải có hoạt động quản trị Đó chính là sự dự kiến công việc, phấn bổ nhân sự và nguyên vật liệu, giám sát người làm việc và kiểm tra thường xuyên tiến độ công trình, theo dõi sát sao để đảm bảo công việc được thực hiện đúng thời gian như dự định
+Hiện nay thì nền kinh tế cạnh tranh gay gắt hơn, yêu cầu được đưa ra ở đây cho các tổ chức không chỉ là đạt mục tiêu mà còn là giảm thiếu chi phó phát sinh và gia tăng hiệu quả, tối đa hóa hiệu suất công việc Vì thế mà hoạt động quản trị lại trở nên cần thiết hơn hết
+Tuy nhiên, không phải tổ chức nào cũng đều tin rằng họ cần đến quản trị Trong thực tiễn, họ cho rằng người ta sẽ làm việc cùng với nhau tốt hơn là thỏa mãn một nhu cầu cá nhân Để có thể trả lời cho vấn đề trên thì có thể đưa ra lập luận rằng phần lớn nguyên nhân phá sản ở các tổ chức thường là quản trị kém hay những nhà quản trị không đủ năng lực Nói một cách khác, trong một hình thức đơn giản nhất của trò chơi tập thể, đồng đội thì các cá nhân tham gia trò chơi đều
có mục đích chung từ nhóm hay những mục đích riêng, mỗi người mỗi vị trí, tuân thủ các quy tắc, luật lệ của trò chơi do một người nào đó đưa ra Điều này đã nói lên răng quản trị là thiết yếu trong mọi sự hợp tác có tổ chức
CHƯƠNG III: TỔNG KẾT
Qua những phân tích trên, chúng ta đã thấy được sự cần thiết của hoạt động quản trị trong tổ chức, đồng thời chúng ta không thể phủ nhận vai trò của nhà quản trị trong hiệu quả hoạt động của tổ chức bởi mọi sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp, công ty đều bắt nguồn từ hoạt động quản trị Nhiệm vụ của nhà quản trị là định hướng cho các cá nhân, thành viên của tổ chức đến mục tiêu chung được định ra vì lợi ích của doanh nghiệp, bên cạnh đó còn duy trì hoạt động và sự tồn tại, phát triển mối quan hệ giữa con người với nhau Nhà quản trị sử dụng tất cả các nguồn lực sẵn có của tổ chức như tài chính, thông tin, vật chất cũng như
nguồn nhân lực để đạt được mục tiêu đề ra