phân tích và vận dụng dựa trên góc độ “chất lượng cuộc sống và chất lượng học tập” của bản thân

Trong toàn bộ các chi phí liên quan đến chất lượng, ngoài những chi phí cần thiết phải đầu tư để đạt chất lượng như mong muốn chi phí phù hợp, thực tế trong quá trình hoạt động của doanh

1.1 Giới thiệu đề tài 1

1.2 Mục tiêu của đề tài 1

1.3 Phương pháp thực hiện đề tài 1

1.4 Cấu trúc các nội dung chính của đề tài 1

2 Các vấn đề lý luận 2

2.1 “Chi phí chất lượng kém” là gì? 2

2.2 Các hoạt động dẫn đến “Chi phí chất lượng kém” 2

2.3 Nhận diện và loại bỏ chi phí chất lượng kém trong tổ chức 4

2.4 Thực tiễn áp dựng loại bỏ chi phí chất lượng kém 11

3 Phân tích và vận dụng dựa trên góc độ “chất lượng cuộc sống và chất lượng học 11 tập” của bản thân 11

3.1 Các chi phí chất lượng kém còn tồn tại 11

3.2 Giải pháp 12

4 Kết luận 13

4.1 Tóm tắt nội dung bài tiểu luận 13

4.2 Các kết quả đạt được và những hạn chế còn tồn tại 13

5 Danh mục tài liệu tham khảo 13

1. Tổng quan về đề tài

1.1 Giới thiệu đề tài

Trong một thị trường toàn cầu như hiện nay, có thể nói chất lượng là chìa khóa để cạnh tranh Chỉ những công ty có thể sản xuất sản phẩm đạt chất lượng cao mới có thể cạnh tranh trên thị trường Tuy nhiên bên cạnh việc tạo ra sản phẩm đạt chất lượng cao thì việc cân bằng giữa chất lượng và chi phí chất lượng cũng là một yêu cầu đặt ra để doanh nghiệp có thể cạnh tranh trên thị trường toàn cầu Trong toàn bộ các chi phí liên quan đến chất lượng, ngoài những chi phí cần thiết phải đầu tư để đạt chất lượng như mong muốn (chi phí phù hợp), thực

tế trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp còn phát sinh chi phí chất lượng kém (chi phí không phù hợp) Do đó doanh nghiệp cần phải đạt được đồng thời mục tiêu nâng cao chất lượng và cắt giảm chi phí chất lượng trong hoạt động

1.2 Mục tiêu của đề tài

Xác định các hoạt động dẫn đến “Chi phí chất lượng kém”, cách thức nhận diện và loại bỏ các chi phí chất lượng kém trong tổ chức Áp dụng lý thuyết tìm được vào bản thân nhằm tìm kiếm, phân tích nguyên nhân và xây dựng giải pháp loại bỏ chi phí chất lượng kém còn tồn tại

1.3 Phương pháp thực hiện đề tài

Bài tiểu luận có sử dụng phương pháp tổng hợp để thực hiện đề tài.

1.4 Cấu trúc các nội dung chính của đề tài

1 Tổng quan về đề tài

2 Các vấn đề lý luận

3 Phân tích và vận dụng dựa trên góc độ “chất lượng cuộc sống và chất lượng học tập” của bản thân

2. Các vấn đề lý luận

2.1 “Chi phí chất lượng kém” là gì?

Chi phí chất lượng kém (Cost of Poor Quality) là một phần của chi phí chất lượng,

là những thiệt hại nảy sinh khi chất lượng không thỏa mãn (làm sai, không phù hợp với yêu cầu, sử dụng lãng phí nguồn lực).

2.2 Các hoạt động dẫn đến “Chi phí chất lượng kém”.

Chi phí chất lượng kém được chia thành hai loại chính: chi phí liên quan tổn thất bên ngoài (External Failure) và chi phí tổn thất bên trong (Internal Failure).

Chi phí tổn thất bên ngoài là chi phí phát sinh bên ngoài tổ chức do bên trong không phát hiện được vấn đề của sản phẩm Chi phí này bao gồm việc tìm ra lỗi xuất hiện sau khi sản phẩm hoặc dịch vụ đã đến tay người dùng và công việc khắc phục những vấn đề phát sinh sau đó Cụ thể là:

Chi phí sửa chữa và dịch vụ.

Chi phí bảo hành.

Chi phí cho việc xử lý, phân tích, ghi nhận và phản hồi những khiếu nại của khách hàng Chi phí cho việc trả hàng: là chi phí khách hàng gửi trả lại sản phẩm do phát hiện sai sót hoặc tổ chức chủ động thu hồi lại toàn bộ sản phẩm. Chi phí tổn thất bên trong phát sinh để khắc phục các lỗi được phát hiện trước khi sản phẩm hoặc dịch vụ được giao cho khách hàng Các chi phí này xảy ra khi kết quả công việc không đạt tiêu chuẩn chất lượng thiết kế và được phát hiện trước khi chuyển giao cho khách hàng Bao gồm:

Chi phí lãng phí.

Theo góc nhìn của các chuyên gia tại Toyota, chi phí lãng phí đến từ 7 nguyên nhân sau:

1. Lãng phí do chờ đợi (Waiting).

Chờ đợi là trạng trái người nhân viên, công nhân hay máy móc nhàn rỗi bởi sự tắc nghẽn trong quá trình sản xuất hoặc do quy trình làm việc thiếu hiệu quả Việc chờ đợi làm tăng thêm chi phí do chi phí nhân công và khấu hao trên từng đơn vị sản lượng bị tăng lên Sự chờ đợi giữa các công đoạn trong quá trình sản xuất sẽ làm cho người lao động và máy móc không được sử dụng tối ưu năng lực và công suất.

2. Lãng phí do gia công/ xử lý thừa (Over Processing).

Gia công/ xử lý thừa là hành động khắc phục, phòng ngừa, giải quyết các vấn đề không phù

hợp phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh; hoặc gia công vượt quá yêu cầu của khách hàng, bao gồm sử dụng các thành phầm phức tạp hơn so với mức được yêu cầu, hoặc làm vượt chất lượng yêu cầu Gia công/ xử lý thừa không chỉ gây nên việc sử dụng lao động

và thiết bị kém hiệu quả mà còn làm gián đoạn luồng sản xuất gây chậm trễ dẫn đến tăng thêm chi phí trên từng sản phảm và chi phí quản lý sản xuất chung

3. Lãng phí do tồn kho (Inventory).

Hàng tồn kho chính là sự liên kết giữa việc sản xuất và bán sản phẩm, đồng thời là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, chiếm tỉ trọng lớn, có vai trò quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Hàng tồn kho không chỉ có tồn kho thành phẩm mà còn có tồn kho sản phẩm

dở dang (sản phẩm chưa hoàn thiện và sản phẩm chưa làm thủ tục nhập kho), nguyên liệu, vật liệu thô và các công cụ dùng trong sản xuất, … Việc đảm bảo tồn kho ở mức độ “vừa đủ” rất quan trọng, do tiền nằm ở hàng tồn kho sẽ không thể chi tiêu vào mục khác được

4. Lãng phí do thao tác (Motion).

Lãng phí do thao tác là những động tác, chuyển động không cần thiết của người lao động trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ tạo ra sự lãng phí và làm chậm tốc độ làm việc, gây nên sự lãng phí về thời gian, sức lực và năng suất làm việc Bao gồm các chuyển động tay chân hoặc sự di chuyển không cần thiết của người công nhân mà không gắn liền với việc gia công sản phẩm.

5. Lãng phí do vận chuyển (Transportation)

Vận chuyển là việc chuyên chở thành phẩm hoặc các nguyên liệu, bộ phận từ nơi này đến nơi khác phục vụ một mục đích nào đó Lãng phí do vận chuyển chính là việc di dời của các nguyên vật liệu và sản phẩm nhưng không tạo ra bất kì giá trị tăng thêm cho sản phẩm

6. Lãng phí do sản xuất dư thừa (Over Production)

Sản xuất dư thừa là sản xuất nhiều hơn hoặc quá sớm so với thời điểm được yêu cầu một

cách không cần thiết Điều này xảy ra khi doanh nghiệp sản xuất những sản phẩm mà chúng không có đơn đặt hàng hoặc do dự đoán sai về khả năng tiêu thụ của sản phẩm Sản xuất dư thừa là loại lãng phí nguy hiểm nhất trong nhóm bảy loại lãng phí vì nó có khả năng gây ra các loại lãng phí

khác.

7. Lãng phí do sai lỗi/ khuyết tật (Defect)

Sai lỗi/ khuyết tật là việc sản phẩm không đáp ứng được một số yêu cầu về chất lượng cũng

như quy định của khách hàng hay đối tác Ngoài những sai lỗi về mặt vật lý như hư hỏng sản phẩm thì sai lỗi cũng bao gồm các sai sót về giấy tờ, cung cấp thông tin sai lệch về sản phẩm, giao hàng trễ,…

Chi phí tiêu hủy hàng phế phẩm: những thành phẩm không đạt chất lượng đầu

ra phải đem đi tiêu hủy.

Chi phí làm lại: sau khi phát hiện sản phấm hoặc nguyên nhân sai hỏng cần phải tiến hành sửa lại những phần hoặc khâu sai hỏng.

Chi phí phân tích việc sai hỏng: việc phân tích mẫu để tìm sai hỏng cũng tốn rất nhiều chi phí.

Tóm lại những hành động có thể dẫn đến chi phí chất lượng kém bao gồm: lãng phí, phế phẩm, kiểm tra, làm lại, khách hàng trả lại, kiểm tra lỗi, thu hồi, làm thêm giờ quá mức, lỗi báo giá, lỗi thanh toán, tốc độ thay thế nhân công quá mức, chi phí vận chuyển trả thêm, chi phí phát triển sản phẩm không thành công, phí phục vụ theo lĩnh vực, các khoản phải thu quá hạn, giải quyết khiếu nại, trục lợi cá nhân, chi phí do lỗi hệ thống, hoãn kế hoạch, nhiều thủ tục giấy tờ, thiếu theo dõi, hàng tồn kho dư thừa, không khai thác hết công suất của thiết bị

2.3 Nhận diện và loại bỏ chi phí chất lượng kém trong tổ chức

Đầu tiên, ta cần phải đo lường các chi phí chất lượng kém còn tồn tại trong tổ chức bằng những bước cơ bản sau, từ đó làm cơ sở lựa chọn các kế hoạch hoạt động cần ưu tiên:

1 Nhận dạng tất cả các hoạt động có thể gây ra chi phí chất lượng kém.

2 Xác định cách thức ước lượng chi phí của các hoạt động này.

3 Thu thập dữ liệu về những hoạt động này và thực hiện ước lượng chi phí.

4 Phân tích các kết quả và thực hiện những hoạt động khắc phục cần thiết theo đúng thứ tự ưu tiên.

Muốn loại bỏ chi phí chất lượng kém, ta phải khắc phục những sai lỗi bên trong tổ chức, đặc biệt

là những sai lỗi xuất hiện từ đầu và trong quá trình sản xuất Trong bài luận này, ta sẽ tập trung nói

về chi phí lãng phí do đây là chi phí chiếm tỉ trọng cao nhất trong chi phí sai lỗi bên trong

Dưới đây là cách loại bỏ chi phí lãng phí theo từng nguyên nhân tạo nên chúng:

1. Lãng phí do chờ đợi

Những trạng thái thường gặp là:

- Trong dây chuyền sản xuất, sản phẩm của công đoạn trước chưa tới.

- Máy móc phát sinh vấn đề, buộc phải tạm dừng hoạt động.

- Thiếu nguyên, vật liệu do chậm trễ trong vận chuyển khiến công việc tiếp theo không thể thực hiện.

- Nhân viên dư thừa dẫn đến phát sinh người tạm thời không có việc làm.

Cách thức loại bỏ:

- Áp dụng công cụ nghiên cứu thời gian

Mục đích là để xác định thời gian chuẩn hoàn thành một công việc hay nhiệm vụ nào đó Đầu tiên là xây dựng bộ quy trình và thao tác chuẩn hóa cho công việc Tiếp đến là tính toán thời gian cần thiết để thực hiện Sau khi có đủ thông tin, doanh nghiệp sẽ có thể lập

kế hoạch sản xuất, kinh doanh phù hợp, góp phần giảm thời gian khi triển khai đơn hàng

- Sử dụng công cụ cân bằng sản xuất (Heijunka)

Heijunka là một từ tiếng Nhật có nghĩa là “cân bằng sản xuất” Đây là phương pháp sản xuất để cân bằng về loại sản phẩm và lượng sản xuất của quá trình lắp ráp cuối cùng, nhằm điểu chỉnh quá trình sản xuất theo sự thay đổi của yêu cầu khách hàng Heijunka là kĩ thuật để giúp loại bỏ các lãng phí dựa trên nguyên tắc: tạo

ra sản phẩm trung gian theo một tốc độ ổn định nhằm cho phép quá trình tiếp theo cũng được thực hiện theo một tốc độ ổn định và có thể dự báo trước được.

- Áp dụng công cụ sản xuất

Doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp quản lý trực quan vào quá trình sản xuất giúp điều phối sản xuất dễ dàng hơn Đối với việc đề phòng sai lỗi có thể xảy ra trong quá trình thì phương pháp phòng chống sai lỗi Poka Yoke mà một lựa chọn rất thích hợp Poka Yoke là một hệ thống kỹ thuật nhằm để ngăn ngừa hàng lỗi, được sử dụng để vừa ngăn ngừa hàng bị hư hỏng trong quá trình sản xuất, vừa ngăn ngừa hàng hư lỗi vì cài đặt thiết bị Muc đích của Poka Yoke là phát hiện được những sai sót và sửa chữa ngay lập tức, loại bỏ khuyết tật tại nguồn

- Lập kế hoạch sản xuất

Doanh nghiệp nên lập bảng kế hoạch và giám sát phù hợp để có thể bố trí nhân lực, thiết bị phù hợp với từng giai đoạn Sử dụng công cụ tính toán hiệu quá để xác định số lượng nhân

sự phù hợp cho từng công việc cụ thể Ngoài ra cần có kế hoạch bảo dưỡng máy móc thường xuyên, tránh trường hợp máy móc gặp sự cố gây ùn tắc trong quá quá trình làm việc

2. Lãng phí do gia công/ xử lý thừa Những trạng thái thường gặp là:

- Sản phẩm được gia công vượt chuẩn yêu cầu quá mức cần thiết.

- Máy móc lâu không được bảo trì không đạt chất lượng yêu cầu hoặc người lao động không được đào tạo theo quy chuẩn dẫn đến sản phẩm có lỗi cần phải xử lý lại

Cách thức loại bỏ:

- Luôn đặt câu hỏi “Công việc này làm với mục đích gì?”,“Điểm quan trọng nhất là

gì?” Việc đặt câu hỏi giúp bạn xác định được hoạt động nào là cần thiết, hoạt động nào là

không cần thiết, bởi trong doanh nghiệp không ai muốn dành thời gian để làm một việc không tạo ra thêm giá trị cho sản phẩm

- Thực hiện nhóm kiểm soát chất lượng QCC.

QCC (Quality Control Circle) hay còn gọi là nhóm kiểm soát chất lượng, được khởi xướng đầu tiên tại Nhật Bản vào những năm 60 của thế kỷ XX QCC là một nhóm nhỏ từ 3 đến 10 người tự nguyện làm những công việc tương đồng hoặc liên quan đến nhau Họ sẽ thường xuyên gặp gỡ để thảo luận và trao đổi với nhau các vấn đề xảy ra, nhằm nâng cao chất lượng về sản phẩm và dịch vụ tại nơi làm việc Ngoài ra cũng nên chú trọng đầu tư vào con người, đặc biệt là các nhóm cải tiến chất lượng trong doanh nghiệp

- Chuẩn hóa quy trình.

Doanh nghiệp cần ban hành các văn bản lưu hành nội bộ về việc chuẩn hóa các thao tác, quy trình thông số kĩ thuật trong quy trình Nên ban hành trước những công đoạn thường xuyên xáy ra vấn đề Sau khi ban hành, doanh nghiệp cần tiến hành việc hướng dẫn và giám sát việc thực hiện chúng.

- Chuẩn bị phương án phòng ngừa rủi ro.

Cẩm nang chất lượng là một thứ vô cùng cần thiết cho doanh nghiệp trong việc phòng ngừa, xử lý và khắc phục các vấn đề xảy ra một cách trôi chảy Cẩm nang có thể được xây dựng dựa trên phản ứng của doanh nghiệp trước những vấn đề đã xảy ra hoặc được dự đoán sắp xảy ra

- Bảo trì máy móc thường xuyên.

Việc bảo trì máy móc thường xuyên giúp tránh được việc suy giảm chất lượng dẫn đến sai lầm trong việc gia công sản phẩm, giai đoạn sản xuất được thông thoáng liên tục góp phần giảm chi phí lãng phí do chờ đợi.

3. Lãng phí do tồn kho

Những trạng thái thường gặp là:

- Dự trữ quá nhiều hàng hóa trong kho

- Sản xuất dư thừa, vượt quá đơn hàng được yêu cầu hoặc dung lượng tiêu thụ của thị trường dẫn đến tăng nhanh số lượng hàng tồn kho

Cách thức loại bỏ:

- Áp dụng công cụ Lean.

Một số công cụ Lean như Just in time, Kanban, Heijunka nên được áp dụng vào trong doanh nghiệp nhằm giúp việc lên lịch trình và sản xuất đơn hàng một cách chuẩn xác, không thừa cũng không thiếu.

- Bố trí lại mặt bằng

Bố trí mặt bằng sản xuất bao gồm thiết bị, cụm sản xuất theo hình có dạng chữ U, Z, T bằng quá trình liên tục thay cho bố trí máy theo chức năng.

- Sử dụng một số công cụ nhằm tính toán số lượng hàng hóa cần dự trữ chính xác Bao gồm các mô hình như: Mô hình đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ – The Basic

Economic Order Quantity Model), Mô hình lượng đặt hàng theo lô sản xuất (POQ – Production Order Quantity Model), Mô hình kháu trừ theo số lượng (QDM – Quantity Discount Model,… mỗi

mô hình đều có mục đích riêng, doanh nghiệp cần sử dụng dựa trên yêu cầu của doanh nghiệp

4 Lãng phí do thao tác

Những trạng thái thường gặp:

- Thao tác không chuẩn và đồng bộ.

- Nơi làm việc bố trí không hợp lý dẫn đến các dụng cụ được để không theo quy định dẫn đến không thuận tiện trong quá trình làm việc.

Cách thức loại bỏ:

- Áp dụng công cụ quản lý 5S

5S là tên của một phương pháp quản lý, sắp xếp tại nơi làm việc được áp dụng đầu tiên

tại Toyota 5S là viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật: SERI (sàng lọc), SEITON (sắp xếp), SEISO (sạch sẽ), SEIKETSU (săn sóc), SHITSUKE (sẵn sàng) Tóm gọn lại thì nội dung của 5S là:

o S1: Phân loại những thứ cấn thiết và không cần thiết o S2: Sắp xếp mọi thứ theo trật tự logic o S3: Sạch sẽ, làm mọi thứ trở nên chuyên nghiêp, bắt mắt, rõ ràng o S4: Đưa mọi thứ vào quy trình, vào các cam kết thực hiện.

o S5: Tạo ra thói quen thực hiện ở tất cả mọi người, dần dần hình thành văn

hóa trong doanh nghiệp.

Việc áp dụng 5S giúp mọi thứ được sắp sếp theo một trật tự logic, quá trình làm việc được diễn ra trơn tru hơn

- Áp dụng triết lý Kaizen trong quản lý

Kaizen là triết lý luôn đề cao các sự cải tiến không ngừng nghỉ, chủng không phải là sự kiện xảy ra một lần duy nhất mà là cách tư duy có hệ thống của doanh nghiệp trong việc cải thiện hiệu quả kinh doanh Phương pháp tiếp cận này thường được chia thành 6 bước như sau:

o Đo lường các ý tưởng Kaizen rồi chuẩn hóa chúng o Đo lường

o Đối chiếu o Đổi mới.

- Áp dụng công cụ nghiên cứu thời gian và thao tác

Công cụ nghiên cứu thời gian giúp xác định thời gian chuẩn của một giai đoạn hay công việc nào đó Công cụ nghiên cứu thao tác thì tập trung vào việc phân tích những thao tác và cử chỉ làm việc của người lao động Sử dụng hai công cụ này giúp người quản lý tìm được điểm bất hợp