theo bạn, chức danh kế toán vật tư có các công việc phải làm hàng ngày là gì bạn chọn một công việc để xây dựng các bước thực hiện nhằm hoàn thành mục tiêu, bạn phân tích các khó khăn

Kế toán vật tư là bộ phận nắm giữ các nguyên vật liệu và vật tư có ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của cả doanh nghiệp, vì vậy, việc sử dụng “Quản trị rủi ro” trong bộ phận kế

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA KẾ TOÁN

THI KẾT THÚC HỌC PHẦN MÔN QUẢN TRỊ RỦI RO

TIỂU LUẬN KHÔNG THUYẾT TRÌNH

ĐỀ TÀI

Theo bạn, chức danh kế toán vật tư có các công việc phải làm hàng ngày là gì? Bạn chọn một công việc để xây dựng các bước thực hiện nhằm hoàn thành mục tiêu, bạn phân tích các khó khăn cho từng bước thực hiện công việc, các khó khăn do môi trường nào tác động? Theo bạn, khó khăn nào là quan trọng nhất? Tại sao Bạn thực hiện biện pháp đối phó và xây dựng một kế hoạch thực hiện chi tiết

Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Hữu Thọ Sinh viên thực hiện:

Mã sinh viên - STT:

Lớp - Hệ - Khóa:

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 4

NỘI DUNG 5

1 Những công việc hàng ngày của kế toán vật tư 5

2 Xây dựng các bước thực hiện cho một công việc 5

3 Các khó khăn ở mỗi bước có thể dẫn đến công việc không đạt mục tiêu 7

4 Ảnh hưởng từ môi trường tới các khó khăn 8

5 Khó khăn quan trọng nhất, đánh giá mức độ tổn thất 9

6 Thực hiện hoạt động đối phó cho khó khăn 11

7 Xây dựng kế hoạch hành động 11

8 Đánh giá cá nhân về môn học này 12

KẾT LUẬN 13

TÀI LIỆU THAM KHẢO 14

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời đại xã hội có nền kinh tế và văn hóa phát triển vượt bậc như hiện nay, các doanh nghiệp càng có nhiều cơ hội trong việc phát triển, hội nhập với nền kinh tế toàn cầu Tuy nhiên, cơ hội thường đi đôi với rủi ro; và trong những năm trở lại đây, cơ hội cho các doanh nghiệp phát triển tuy không giảm nhưng lại liên tiếp xuất hiện các khó khăn khiến các doanh nghiệp gặp nhiều rủi ro, điển hình đó chính là: đại dịch COVID-19 đang hoành hành, hay những trận bão lụt, hạn hán đều khiến cho cả nền kinh tế trên toàn cầu suy thoái Không chỉ các nước trên thế giới mà Việt Nam cũng trở thành tâm điểm khi bị đại dịch COVID-19 ảnh hưởng, trận đại dịch này khiến nền kinh tế cả nước toàn bộ bị trì trệ, thậm chí khiến một số doanh nghiệp nhỏ và vừa trong nước bị phá sản Đối mặt với những khó khăn, thách thức nguy hiểm như vậy, ta mới càng thấy rõ tầm quan trọng của “Quản trị rủi ro” trong các doanh nghiệp nói riêng và nền kinh tế cả nước nói chung

Quan trị rủi ro là một công cụ rất hữu ích trong việc xác định các rủi ro sẽ gây tổn thất cho doanh nghiệp, đồng thời, nó cũng giúp các nhà quản trị và chủ doanh nghiệp định lượng các rủi ro sẽ xảy ra, từ đó giúp các nhà quản trị đưa ra các chiến lược, giải pháp nhằm đối phó, kiểm soát các rủi ro ấy Vì “Quản trị rủi ro” có vai trò hữu ích như vậy nên được áp dụng rất nhiều trong các bộ phận của công ty, tổ chức, điển hình là bộ phận kế toán vật tư Kế toán vật tư là bộ phận nắm giữ các nguyên vật liệu và vật tư có ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của cả doanh nghiệp, vì vậy, việc sử dụng “Quản trị rủi ro” trong bộ phận kế toán vât tư đang được nhiều doanh nghiệp hiện này áp dụng Để hiểu

rõ hơn cách “Quản trị rủi ro” được áp dụng thế nào trong bộ phận kế toán vật tư, tôi sẽ tiến hành nghiên cứu đề tài: “Theo bạn, chức danh kế toán vật tư có các công việc phải làm hàng ngày là gì? Bạn chọn một công việc để xây dựng các bước thực hiện nhằm hoàn thành mục tiêu, bạn phân tích các khó khăn cho từng bước thực hiện công việc, các khó khăn do môi trường nào tác động? Theo bạn, khó khăn nào là quan trọng nhất? Tại sao Bạn thực hiện biện pháp đối phó và xây dựng một kế hoạch thực hiện chi tiết”

NỘI DUNG

1 Những công việc hàng ngày của kế toán vật tư

Kế toán vật tư là bộ phận giúp doanh nghiệp quản lý các nguồn nguyên vật liệu, vật

tư, hàng tồn kho nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả; vì vậy họ có vai trò vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp Nếu một kế toán vật tư có năng lực quản lý tốt, sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều chi phí, đồng thời kế toán vật tư còn giúp doanh nghiệp đưa ra các hướng giải quyết hợp lý cho những tình huống rủi ro xảy ra với nguyên vật liệu, và giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ hàng hóa cũng như các loại vật tư tránh tình trạng thất thoát cho doanh nghiệp hàng ngày, kế toán vật tư phải làm rất nhiều việc tuy nhiên những công việc hàng ngày cơ bản của họ bao gồm những công việc

cơ bản như:

Theo dõi việc nhập, xuất hàng hóa, nguyên vật liệu

Nhập dữ liệu vật tư vào phần mềm kế toán

Xuất kho vật tư tham gia hoạt động sản xuất

Lập các phiếu xuất, nhập kho, chi phí mua hàng, hóa đơn bán hàng

Kiểm tra đối chiếu thông tin trong kho với số lượng thực tế

Lập báo cáo tình hình tồn kho báo cáo cấp trên

Tìm nhà cung cấp, lấy báo giá, so sánh chất lượng để chọn nhà cung cấp phù hợp

2 Xây dựng các bước thực hiện cho một công việc

Trong một doanh nghiệp, nguyên vật liệu và vật tư đóng vai trò vô cùng quan trọng

vì nó ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất cũng như kết quả kinh doanh của doanh nghiệp

đó Tuy nhiên, lượng hàng hóa và nguyên vật liệu trong mỗi doanh nghiệp là rất lớn, nếu không thực hiện kiểm tra, đối chiếu thường xuyên hoặc định kỳ thông tin lượng vật tư và nguyên vật liệu trong kho với thực tế sẽ rất dễ dẫn đến thất thoát cho các doanh nghiệp Vì vậy, nếu kế toán vật tư quản lý tốt quá trình kiểm kê hàng hóa và nguyên vật liệu định kỳ

sẽ giúp các doanh nghiệp tránh được rủi ro thất thoát tài sản và tiết kiệm chi phí khi

rủi ro xảy ra Vì vậy, tôi chọn công việc “Kiểm tra đối chiếu thông tin trong kho với số

lượng thực tế” và xây dựng các bước thực hiện công việc này.

Như đã nói ở trên, nguyên vật liệu và hàng hóa tồn kho đóng vai trò quyết định trong việc trong việc liệu doanh nghiệp có đạt được hiệu quả trong sản xuất kinh doanh hay không Nếu kế toán vật tư không kiểm kê tốt nguồn vật tư và nguyên vật liệu tồn kho sẽ rất

dễ dẫn đến nhiều rủi ro cho doanh nghiệp Ví dụ như nếu quá trình kiểm kê, đối chiếu vật

tư không được thực hiện tốt dẫn tới việc nguyên vật liệu tồn kho lâu ngày bị hỏng hóc và hao mòn, từ đó làm giảm giá trị sản phẩm, gây tổn thất cho doanh nghiệp Ngoài ra khi hàng hóa, nguyên vật liệu, vật tư tồn kho với số lượng lớn; đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải chịu thêm các khoản chi phí khác; vì thế để giảm bớt chi phí lưu kho thì cách hiệu quả nhất đó là kiểm kê hàng tồn kho định kỳ hoặc kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên Vì vậy kiểm tra đối chiếu thông tin trong kho với số lượng thực tế là công việc vô cùng cấp thiết mà kế toán vật tư phải thực hiện

Hai phương pháp kiểm kê hàng tồn kho các doanh nghiệp thường áp dụng:

Kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên:

Mức độ kiểm kê thường xuyên là tùy vào từng doanh nghiệp, có thể là hàng ngày, vài ngày, hàng tuần hoặc sau mỗi đợt xuất nhập hàng Phương pháp này áp dụng cho doanh nghiệp lưu trữ các sản phẩm thiết bị, máy móc, hàng hóa có giá trị cao, đơn vị xây dựng lắp đặt,…Ưu điểm của phương pháp này là xác định được chính xác, liên tục lượng hàng tồn kho vào bất kỳ thời điểm nào, hạn chế tối đa các vấn đề thất thoát, sai lệch, đồng thời doanh nghiệp cũng sẽ nắm bắt được tình hình hàng tồn kho sớm để có chiến lược kinh doanh Tuy nhiên kiểm kê thường xuyên tốn nhiều nhân sự lẫn thời gian, vì vậy khối lượng công việc của kế toán vật tư cũng nhiều hơn

Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ:

Thời gian kiểm kê định kỳ sẽ được lên kế hoạch cụ thể, ví dụ như hàng tháng, hàng quý, nửa năm hay vào cuối kỳ tùy quy định của doanh nghiệp Phương pháp này được nhiều doanh nghiệp áp dụng cho loại hình kinh doanh hàng với số lượng lớn, có giá trị

thấp hoặc trung bình, sản phẩm đa dạng chủng, loại, mẫu, mã…Ưu điểm của phương pháp này là công việc chỉ tập trung vào một thời điểm, không tốn thời gian, vì vậy áp lực của kế toán vật tư khi kiểm kê hàng tồn kho định kỳ cũng ít hơn so với kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên Khuyết điểm là thời gian giữa các lần kiểm kê khá xa, nên doanh nghiệp khó nắm bắt chính xác tình hình, nếu có sơ sót sẽ khó phát hiện hơn

Các bước xây dựng công việc được tiến hành như sau:

Bước 1: Căn cứ vào phần mềm quản lý, kế toán vật tư báo cáo tồn kho hoặc thẻ kho

để lập bảng kê hàng tồn kho theo danh sách đầy đủ nhất, sắp xếp thứ tự theo từng khu vực như kế hoạch đã dự định

Bước 2: Kế toán vật tư tiến hành kiểm kê số lượng hàng thực tế tại kho, ghi vào

mẫu kiểm kê kho hàng có sẵn Ở bước này nên có hai người cùng thực hiện song song và ghi số liệu độc lập vào hai biên bản khác nhau để tăng tính chính xác khi kiểm kê

Bước 3: So sánh 2 biên bản kiểm kê xem có sự chênh lệch hay không Nếu có, kế

toán vật tư cần kiểm kê lại lần nữa để có được số liệu hàng tồn kho thực tế chính xác nhất

Bước 4: Sau khi chốt lại lượng tồn kho thực tế cuối cùng, thực hiện đối chiếu giữa

con số kiểm kê thực tế với số lượng trong số sách kế toán Nếu có sự chênh lệch thì người chịu trách nhiệm trực tiếp như thủ kho, nhân viên kho khu vực, phải giải trình cụ thể Nếu có chênh lệch, điều chỉnh lại số liệu tồn kho đúng theo thực tế Lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho sau khi hoàn tất, các bên liên quan ký xác nhận đầy đủ

3 Các khó khăn ở mỗi bước có thể dẫn đến công việc không đạt mục tiêu

Bước 1: Nhìn chung, khó khăn phổ biến mà các kế toán vật tư gặp phải ở khâu này

chính là không chuẩn bị không gian kho hàng Việc chuẩn bị không gian kho hàng một cách khoa học, hợp lý là công tác chuẩn bị quan trọng để kiểm kê hàng tồn kho Để chuẩn

bị tốt khâu này, kế toán vật tư nên cân nhắc một số vấn đề như sau: các kệ hàng và giá đỡ

được sắp xếp ngăn nắp chưa, hàng hóa có dễ lấy ra và dễ kiểm kê không, có hàng hóa nào

bị khuất tầm nhìn không

Bước 2: Một trong những khó khăn khi thực hiện kiểm kê ở khâu này là không

chuẩn bị nhân sự kiểm kê Bên cạnh việc chuẩn bị không gian kho hàng, các kế toán vật tư cũng cần chuẩn bị nhân sự sẽ thực hiện kiểm kê hàng tồn kho Nếu nhân viên hoặc dịch vụ thuê ngoài chịu trách nhiệm kiểm kê hàng tồn kho không được đào tạo kỹ càng cũng như làm rõ nhiệm vụ thì việc kiểm kê hàng tồn kho sẽ không được chính xác

Bước 3: Kế toán vật tư thường phải đối mặt với khó khăn không xác minh kiểm kê

ban đầu khi tiến hành kiểm kê hàng tồn kho tới khâu này Kế toán vật tư cần giám sát quá trình kiểm kê hàng tồn kho để xem xét các lỗi, nghi vấn hoặc các vấn đề có thể ảnh hưởng đến việc kiểm kê Biện pháp này giúp tiết kiệm thời gian kiểm kê lại và tránh thất thoát tiền bạc

Bước 4: Khó khăn cơ bản khi kiểm kê hàng tồn kho trong giai đoạn này chính là

không giải quyết lỗi trong quá trình kiểm kê Các lỗi, cho dù bắt nguồn từ người kiểm kê, sản phẩm hay phương pháp kiểm kê, đều phải được giải quyết trước khi đưa ra kết quả cuối cùng của quá trình kiểm kê vì bất kỳ sự khác biệt nào trong báo cáo kiểm kê so với thực tế đều có thể gây tổn thất hàng tỷ đồng nếu không được xử lý triệt để ngay từ đầu

4 Ảnh hưởng từ môi trường tới các khó khăn

Khi phân loại rủi ro theo môi trường tác động thì môi trường tác động sẽ được khái quát thành hai loại đó là môi trường bên trong và môi trường bên ngoài doanh nghiệp, trong đó môi trường bên ngoài doanh nghiệp bao gồm môi trường vi mô và môi trường vĩ mô

Vấn đề tổ chức không gian kho hàng hay sắp xếp hàng hóa trong kho không hợp lý hay phản khoa học là rủi ro đến từ môi trường bên trong doanh nghiệp, cụ thể là rủi đến từ nhận thức của kế toán vật tư Một dấu hiệu của việc kế toán vật tư có nhận thức kém trong quá trình kiểm kê đó là không chuẩn bị bản đồ mặt sàn hay nhà kho thể hiện các khu vực

sẽ kiểm kê và thứ tự kiểm kho Mặc dù bước chuẩn bị này có vẻ đơn giản,

nhưng sẽ giúp kế toán vật tư tiết kiệm rất nhiều thời gian kiểm kê nếu họ nhận thức được tầm quan trọng của nó

Việc dùng nhân viên hay dịch vụ thuê ngoài không có kỹ năng kiểm kê bài bản để tiến hành quá trình kiểm kê hàng tồn kho là rủi ro do môi trường bên ngoài tác động, cụ thể là rủi ro đến từ nguồn nhân lực của doanh nghiệp Nhân lực thường được xem là lực lượng nòng cốt trong các doanh nghiệp vì họ là những người trực tiếp tạo ra giá trị thặng

dư Nếu các doanh nghiệp không đào tạo được lực lượng lao động có kỹ năng cao sẽ hạn chế năng suất làm việc của họ và tạo những thất thoát không đáng cho doanh nghiệp như kiểm kê hàng tồn kho không chính xác

Vấn đề cuối cùng kế toán vật tư gặp phải khi tiến hành kiểm kê hàng tồn kho là việc không giám sát kỹ quá trình kiểm kê hàng tồn kho dẫn đến các lỗi ảnh hưởng đến việc kiểm kê và không giải quyết lỗi bị phát hiện trong quá trình kiểm kê Đây là rủi ro do môi trường bên trong tác động, cụ thể là rủi ro từ sự vận hành liên quan đến năng lực quản lý,

tổ chức của doanh nghiệp, Một hệ thống quản lý lỏng lẻo sẽ tạo ra lỗ hổng gây thất thoát tài sản, tiền bạc; một quy trình vận hành không hợp lý hay kiểm soát không chặt sẽ làm phát sinh những sai phạm dẫn đến hư hỏng, thiệt hại Việc bố trí nhân lực không đúng người, đúng việc không chỉ làm giảm hiệu suất làm việc mà còn gây cản trở, khó khăn, thậm chí nguy hại cho quá trình phát triển của doanh nghiệp

5 Khó khăn quan trọng nhất, mức độ tổn thất và thực hiện hoạt động đối phó cho khó khăn.

Trong các khó khăn được tôi đưa ra và phân tích ở phần trước, tôi cho rằng vấn đề về việc không giám sát kỹ quá trình kiểm kê hàng tồn kho dẫn đến các lỗi ảnh hưởng đến việc kiểm kê và không giải quyết lỗi bị phát hiện trong quá trình kiểm kê là khó khăn quan trọng nhất mà kế toán vật tư gặp phải khi tiến hành thực hiện công việc Mặc dù các khó khăn khác cũng đem lại rủi ro và thất thoát cho doanh nghiệp, nhưng mức độ ảnh hưởng

và tổn thất các khó khăn đó gây ra không quá nghiêm trọng và kế toán vật tư có thể khắc phục những rủi ro đó để chúng không ảnh hưởng đến các bước sau trong công việc Tuy

dẫn đến các lỗi và không giải quyết lỗi bị phát hiện trong quá trình kiểm kê là khó khăn quan trọng nhất vì so với các vấn đề khác, vấn đề này có rủi ro đến từ bộ phận quản lý và

hệ thống điều hành của doanh nghiệp, vì vậy khi rủi ro xảy ra, mức độ tác động của rủi ro đến doanh nghiệp rất nghiêm trọng Nếu kế toán vật tư gặp phải vấn đề này nhưng không

có cách giải quyết hiệu quả sẽ khiến doanh nghiệp gặp nhiều tổn thất như thất thoát tài sản, tiền bạc đến hàng tỷ đồng, thậm chí về lâu dài sẽ làm phá sản doanh nghiệp

Đánh giá mức độ tổn thất và khả năng xảy ra

Kiểm kê số lượng hàng

tồn kho sai lệch với số

lượng thực tế gây thất

thoát tài sản, tiền bạc của

công ty

Nguồn nhân lực không

được đào tạo bài bản, kỹ

càng làm giảm năng suất

thực hiện công việc

Mua hàng có chất lượng

không đáng tin cậy

Từ việc phân tích đánh giá tổn thất và mức độ khả năng xảy ra ở bảng trên có thể thấy việc kiểm kê số lượng hàng tồn kho sai lệch với số lượng thực tế là tổn thất có mức

độ rủi ro cao nhất trong các tổn thất Đồng thời, qua bảng đánh giá tổn thất trên, kế toán vật tư có thể cùng các nhà quản trị của doanh nghiệp có thể xác định mức độ nghiêm trọng của từng tổn thất, từ đó cùng nhau giải quyết và đưa ra các phương án giải quyết hợp lý đề phòng các tổn thất sẽ xảy ra

6 Thực hiện hoạt động đối phó cho khó khăn

Kiểm kê số lượng hàng tồn kho sai lệch với số lượng thực tế gây thất thoát tài sản, tiền bạc của công ty: Tổ chức sắp xếp hàng hóa trong kho trước khi thực hiện kiểm kê, lập

thẻ kho cho từng sản phẩm, mỗi kệ hàng hóa trong kho phải được đánh số hiệu, tên mặt hàng rõ ràng, ngoài ra cần có các biển chỉ dẫn để nhân viên có thể dễ dàng tự tìm hiểu hàng hóa trong kho Ngoài ra, để đảm bảo an ninh và hạn chế tối đa tình trạng thất thoát, cần hạn chế tối đa những người không liên quan, không phận sự vào kho Nếu kho có quy

mô lớn, số lượng nhân viên đông thì cần cung cấp thẻ ra vào để việc kiểm soát tài sản doanh nghiệp được chặt chẽ hơn

Nguồn nhân lực không được đào tạo bài bản, kỹ càng làm giảm năng suất thực hiện công việc: Các doanh nghiệp cần phải chú trọng vào công tác tuyển dụng, sàng lọc kỹ

các ứng viên để tìm ra những người có năng lực và phù hợp với doanh nghiệp Thúc đẩy việc nhân viên tự tìm tòi, học hỏi và tự nâng cao trình độ bản thân thông qua các khóa đào tạo trực tuyến, internet và tạo môi trường học tập ngay tại doanh nghiệp

Mua hàng chất lượng thấp từ nhà cung cấp không đáng tin cậy: Doanh nghiệp chỉ