bài báo cáo môn học đàm phán thương mại đề tài các bước đàm phán trong kinh doanh quốc tế

John - Bước 3: Giới thiệu ngắn gọn về công ty mình Giới thiệu: tên, chức vụ của người viết thư Giới thiệu về công ty đang hoạt động trong lĩnh vực gì Vị thế của công ty trên thị trường đ

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA QUẢN TRỊ - KINH DOANH

BÀI BÁO CÁO

Môn học: ĐÀM PHÁN THƯƠNG MẠI

Đề tài: CÁC BƯỚC ĐÀM PHÁN TRONG KINH

DOANH QUỐC TẾ

Giảng viên hướng dẫn: Phạm Thị Ngọc Thúy

Nhóm thực hiện: NHÓM 4

Năm 2021

THÀNH VIÊN THỰC HIỆN

1 Nguyễn Trương Nhật Ánh

NỘI DUNG

CÁC BƯỚC ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ

1 Hỏi hàng (The enquiry/ Inquiry)

2 Chào hàng (Offer)

3 Hàng giá (Counter-offer)

4 Đặt hàng (Order)

5 Chấp nhận (Acceptance)

6 Xác nhận (Confirmation)

MỤC LỤC

THÀNH VIÊN THỰC HIỆN 2

NỘI DUNG 3

CÁC BƯỚC ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ 5

A NỘI DUNG 5

1 HỎI HÀNG 5

1.1 Hỏi hàng là gì? 5

1.2 Đặc điểm 5

1.3 Thư hỏi hàng 5

2 CHÀO HÀNG 9

2.1 Chào hàng là gì? 9

2.2 Phân loại chào hàng 9

2.3 Thu hồi và hủy bỏ chào hàng 10

2.4 Điều kiện hiệu lực của chào hàng 10

3 HOÀN GIÁ 10

3.1 Hoàn giá là gì? 10

3.2 Đặc điểm của hoàn giá 11

3.3 Thư hoàn giá 12

4 ĐẶT HÀNG 14

4.1 Đặt hàng là gì? 14

4.2 Phương thức đặt hàng 14

4.3 Đơn đặt hàng 14

5 CHẤP NHẬN 16

5.1 Chấp nhận là gì? 16

5.2 Phân loại 17

5.3 Thời hạn chấp nhận đề nghị ký kết hợp đồng có hiệu lực 17

5.4 Hủy bỏ chấp nhận 17

6 XÁC NHẬN 18

6.1 Xác nhận là gì? 18

6.2 Phân loại 18

6.3 Biên bản xác nhận 18

B KẾT LUẬN 19

CÁC BƯỚC ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ

A NỘI DUNG

1 HỎI HÀNG

Hỏi hàng trong tiếng anh gọi là Enquiry, là lời đề nghị giao dịch hay nói cách khác là đề nghị thiết lập quan hệ mua bán xuất phát từ phía người mua

- Về phương diện thương mại thì đây là việc người mua đề nghị người bán báo cho mình biết giá cả và các điều kiện để mua hàng

- Về mặt pháp lí: pháp luật không ràng buộc nghĩa vụ người hỏi hàng, có nghĩa là người hỏi hàng không có nghĩa vụ phải mua hàng Nếu không mua hàng thì người hỏi mua không thể bị kiện hoặc bị khiếu nại

Hỏi hàng có thể được thực hiện bằng điện thoại, bức điện tín-telegram, telex, fax, hoặc thậm chí là một bưu thiếp-postcard Nếu bạn muốn giới thiệu thêm một số thông tin về bản thân/công ty thì thư hỏi hàng là cần thiết Nội dung của thư hỏi hàng dựa trên việc bạn biết

về nhà cung cấp như thế nào; nhà cung cấp của bạn ở trong nước hay nước ngoài và kiểu

mà bạn đang hỏi

- Không ràng buộc trách nhiệm người hỏi

- Có thể gửi cho nhiều người

- Không bắt buộc về nội dung

Trong nghiệp vụ xuất nhập khẩu, việc tìm kiếm nhà cung cấp mới và hỏi hàng là chuyện bình thường và thường xuyên diễn ra Thư hỏi hàng (Enquiry) được viết khi chúng ta muốn hỏi thêm thông tin liên quan đến một số sản phẩm, dịch vụ mà chúng ta quan tâm như hàng mẫu, báo giá, thời gian giao hàng, thời gian vận chuyển, đóng gói, …

Hỏi hàng là một trong những bước thông thường của giao dịch buôn bán thông thường trực tiếp trong buôn bán quốc tế Giao dịch buôn bán thông thường: phương thức này có thể là buôn bán trực tiếp giữa người bán và người mua hoặc có thể thông qua trung gian (thông qua người thứ 3)

Pháp luật không qui định nội dung thư hỏi hàng, nhưng thông thường trong thư hỏi hàng càng hỏi chi tiết thì càng tiết kiệm được thời gian đàm phán để kí hợp đồng về sau

Cách viết thư hỏi hàng:

- Bước 1: Viết phần mở đầu (Heading) Tên công ty

Địa chỉ của công ty Ngày tháng năm hôm viết thư

- Bước 2: Viết lời chào (Salutation)

Thường bắt đầu bằng Dear VD: Dear Mr John

- Bước 3: Giới thiệu ngắn gọn về công ty mình

Giới thiệu: tên, chức vụ của người viết thư Giới thiệu về công ty đang hoạt động trong lĩnh vực gì

Vị thế của công ty trên thị trường (để tạo được ấn tượng tốt, giúp việc hỏi hàng được thuận lợi hơn, một số nhà cung cấp sẵn sàng gửi hàng mẫu cho bạn tham khảo ngay cả khi vẫn đang trong đàm phán nếu họ nhận thấy bạn là một đối tác tiềm năng)

- Bước 4: Làm sao mình biết đến họ

Hiện nay chúng ta có thể tìm được nhà cung cấp qua rất nhiều kênh thông tin khác nhau như: các trang mạng; môi giới, trung gian; hội chợ, …

- Bước 5: Đưa ra câu hỏi và yêu cầu

Hỏi về catalogue và báo giá: khi tìm kiếm nhà cung cấp, chúng ta không chỉ quan về loại hàng mà còn về giá cả của mặt hàng đó, các mẫu hàng khác nhau của hàng để tìm được sản phẩm phù hợp

Hỏi thông tin chi tiết khác: đề cập chính xác những gì bạn muốn như: hỏi cung cấp hàng mẫu, các điều khoản thanh toán, giao hàng, mức chiết khấu,

…

- Bước 6: Cảm ơn và kết thư

Một số mẫu thư hỏi hàng:

Một số điểm cần lưu ý khi hỏi hàng:

- Chỉ nên ghi vào thư hỏi hàng điều kiện “giao hàng càng sớm càng tốt” – “as soon as possible”, … trong những trường hợp thật cần thiết vì điều đó thể hiện thế yếu của người mua

- Không nên bộc lộ giá mình muốn mua, nhưng để bớt thời gian hoàn giá người mua

sẽ đưa một số điều kiện mong muốn để có cơ sở định giá

- Người mua cùng lúc hỏi nhiều nơi để nhận được chào hàng, cạnh tranh, trên cơ sở

đó lựa chọn người bán thích hợp nhất nhưng tránh hỏi giá quá nhiều sẽ gây bất lợi cho người mua

2 CHÀO HÀNG

Chào hàng trong tiếng anh gọi là Offer, là lời đề nghị ký kết hợp đồng, thường xuất phát từ phía bên bán Trong buôn bán quốc tế thì chào hàng là việc người bán thể hiện rõ ý định bán hàng của mình theo điều kiện mà họ đưa ra

Chào hàng là cách mà người bán quảng cáo, marketing hay quảng bá cho sản phẩm của mình

Căn cứ theo mức độ chủ động của người xuất khẩu

- Chào hàng thụ động: là việc người bán trả lời thư hỏi hàng của người mua nếu trước

đó nhận được những yêu cầu (thư hỏi hàng) của người mua Bên bán cần gửi cho bên mua catalogue, hàng mẫu, biểu giá, thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán, điều kiện giảm giá,

…

- Chào hàng chủ động: là việc người bán chủ động chào hàng khi chưa nhận được thư hỏi hàng của người mua Lúc này bên bán cần giới thiệu về công ty và các mặt hàng của mình, gửi kèm theo catalogue, hàng mẫu, giá biểu và cá điều kiện mà mình mong muốn để bán hàng Căn cứ theo sự ràng buộc trách nhiệm của người chào hàng

- Chào hàng cố định (firm offer): là chỉ được chào tới một người mua duy nhất và ràng buộc trách nhiệm của người đưa ra lời chào trong một khoảng thời gian nhất định (thời hạn hiệu lực của chào hàng)

Trong thời hạn hiệu lực của chào hàng cố định, nếu người mua chấp nhận hoàn toàn lời chào hàng đó thì hợp đồng coi như được kí kết

- Chào hàng tự do (free offer): là cùng một lúc với một lô hàng thì người bán có thể chào hàng tự do cho nhiều khách hàng; không có thời hạn; không ràng buộc trách

nhiệm người chào hàng Trong chào hàng tự do cần ghi rõ “chào hàng không cam kết – offer without engagement”

Chào hàng tự do trở thành hợp đồng khi có sự xác nhận lại của người xuất khẩu

- Thu hồi: thông báo thu hồi phải được gửi đến trước hoặc cùng lúc với chào hàng thì chào hàng mới được thu hồi Còn nếu đã đến tay của người nhận chào hàng thì không còn thu hồi được nữa vì lúc đó đã có hiệu lực pháp lý

- Hủy bỏ: thông báo thay đổi phải đưa đến tay bên kia trước khi bên kia đưa ra lời chấp nhận Vì một khi bên kia đưa ra lời chấp nhận thì lời đề nghị đã có hiệu lực pháp lý

a) Chào hàng hợp pháp có đủ các điều khoản của một chào hàng: Chủ thể hợp pháp, đối tượng mua bán hợp pháp, nội dung hợp pháp, hình thức hợp pháp

b) Thời điểm chào hàng có hiệu lực được xác định như sau

- Do bên đề nghị ấn định: pháp luật cho phép bên đề nghị ấn định thời điểm có hiệu lực của đề nghị chào hàng

- Nếu bên đề nghị không ấn định thì đề nghị giao kết hợp đồng có hiệu lực kể từ khi bên được đề nghị nhận được đề nghị đó, trừ trường hợp luật liên quan có quy định khác (luật liên quan ở đây có thể là Luật thương mại)

Các trường hợp được coi là đã nhận được đề nghị chào hàng:

- Đề nghị được chuyển đến nơi cư trú, nếu bên được đề nghị là cá nhân; nếu bên được

đề nghị là pháp nhân thì được chuyển đến trụ sở

- Khi đề nghị được đưa vào hệ thống thông tin chính thức của bên được đề nghị

- Khi bên được đề nghị biết được đề nghị giao kết hợp đồng thông qua phương thức khác như là email, fax, …

Ví dụ: Công ty A có gửi đề nghị giao kết hợp đồng gia công cho công tyB Nếu không

có ấn định thời điểm có hiệu lực thì đề nghị này sẽ có hiệu lực kể từ thời điểm công ty bên kia nhận được đề ngị Thời điểm nhận được đề nghị là khi công ty A chuyển đề nghị đến trụ sở của công ty B hoặc khi công tyB nhận được thư điện tử, fax nếu công

ty A gửi qua các phương thức này

3 HOÀN GIÁ

Hoàn giá trong tiếng anh gọi là Counter-offer, là sự mặc cả về giá cả và các điều kiện khác

về giao dịch Khi người nhận được chào hàng không chấp thuận hoàn toàn chào hàng đó,

mà đưa ra một lời đề nghị mới thì đề nghị mới này là trả giá

Đây là một đề nghị phản hồi lại đề nghị ban đầu Khi một cá nhân đề nghị hoàn giá, điều

đó có nghĩa là đề nghị ban đầu đã bị từ chối và được gợi ý bằng một đề nghị khác Người phản hồi hoàn giá đưa ra ba lựa chọn cho người đề nghị ban đầu: chấp nhận đề nghị hoàn giá của người phản hồi, từ chối hoặc đưa ra đề nghị khác

Thông thường không có hợp đồng ràng buộc giữa các bên liên quan cho đến khi một người chấp nhận đề nghị của người kia Hoàn giá phổ biến trong nhiều loại đàm phán, giao dịch kinh doanh và giao dịch riêng giữa hai cá nhân Hoàn giá xuất hiện trong các giao dịch bất động sản, đàm phán việc làm và kinh doanh xe

- Có thể xuất phát từ phía người bán hay phía người mua

- Làm thay đổi một số nội dung cơ bản của chào hàng trước

Khi hai bên cùng đàm phán một giao dịch hoặc thỏa thuận kinh doanh, một bên sẽ đưa ra lời đề nghị trước Một đề nghị hoàn giá là một phản hồi cho lời đề nghị ban đầu đó, nó có thể thay đổi các điều khoản và giá cả của thoả thuận Giá đưa ra có thể lớn hơn hoặc thấp hơn giá ban đầu, tùy thuộc vào việc bên nào đề nghị hoàn giá Vì vậy, nếu một người không chấp nhận hoặc từ chối đề nghị ban đầu, người đó có thể quyết định đàm phán lại bằng cách đưa ra một đề nghị hoàn giá

Lấy ví dụ như sau: Bà A quyết định bán ngôi nhà của mình trên thị trường với giá 300.000 USD Tuy nhiên, ông Y đến xem nhà và mặc cả còn 285.000 USD Đây là một đề nghị hoàn giá của ông Y Bà A tiếp tục đề nghị mức giá 295.000 USD, đây là đề nghị hoàn giá của bà A Ông Y có 3 sự lựa chọn: phải chấp nhận, từ chối hoặc đưa ra đề nghị hoàn giá tương ứng và tiếp tục đàm phán lại

Các bên được phép đưa ra đề nghị hoàn giá nhiều lần trong quá trình đàm phán cho đến khi thoả thuận được thống nhất Khi đàm phán qua lại, mỗi bên sẽ đưa ra đề nghị hoàn giá với mức giá có lợi hơn cho mình so với đề nghị trước đó

Không bên nào có nghĩa vụ phải chấp nhận đề nghị của đối phương cho đến khi họ thống nhất được hợp đồng, điều này xảy ra khi một đề nghị hoàn giá được chấp nhận Đó cũng là lúc hình thành một hợp đồng ràng buộc và có thể được thi hành đối với một trong hai bên

Đề nghị hoàn giá sẽ bác bỏ tính hiệu lực của đề nghị trước đó và người đưa ra lời đề nghị ban đầu không còn phải chịu trách nhiệm pháp lí đối với nó

Một đề nghị hoàn giá có thể bao gồm các giải thích về các điều khoản của đề nghị trước đó hoặc yêu cầu thông tin bổ sung để làm rõ đề nghị trước đó Một cuộc đàm phán hoàn tất khi cả người mua và người bán đều thống nhất và chấp nhận với các điều khoản cuối cùng

mà không có bất kì điều kiện hoặc sửa đổi bổ sung nào

Cách trình bày một lá thư trả giá của bên mua

+ Cảm ơn bên bán đã báo giá cho công ty mình

- Phần nội dung chính:

+ Trình bày các điều kiện không thích hợp với công ty mình

+ Đề xuất điều kiện của minh

Cách trình bày một lá thư trả giá của bên bán

+ Cảm ơn bên mua đã có ý định mua hàng và gừi đơn đặt hàng cho mình

- Phần nội dung chính:

+ Trình bày các điều kiện mình không thể đáp ứng và đề xuất các điều kiện mong muốn

Một số mẫu thư hoàn giá

4 ĐẶT HÀNG

Đặt hàng trong tiếng Anh là Order

- Là lời đề nghị ký kết hợp đồng xuất phát từ phía bên mua

Nếu như chào hàng là lời đề nghị xuất phát từ phía người bán thì đặt hàng là bước phản hồi cuả bên mua đối với đơn chào hàng của bên bán

- Đề nghị mua hàng của bên mua theo các điều kiện nêu ra trong đơn chào hàng của bên bán

Cũng như là thể hiện sự đồng ý tiến hành giao dịch của bên mua với bên bán Thể hiện sự đồng ý mua một lượng hàng hóa với số lượng cụ thể với mức giá đã thỏa thuận cùng với các điều khoản khác

- Đặt hàng là chào mua hàng cố định

Vì đặt hàng chỉ được gửi tới một người bán duy nhất, trong một khoản thời gian ràng buộc Nên các quy định giống như thư chào hàng cố định

Việc đặt hàng diễn ra trên cơ sở hàng mẫu do bên mua đưa ra hoặc sau khi bên mua xem catalogue, hàng mẫu, giá biểu, … do bên bán đưa ra Thì bên mua sẽ lập đơn đặt hàng để tiến hành đặt hàng bằng 2 hình thức:

- Đặt hàng trực tiếp: hình thức này thì bên bán và bên mua sẽ gặp mặt trực tiếp để trao đổi với nhau

- Đặt hàng gián tiếp:

Đặt hàng qua thư Đặt hàng qua điện thoại Đặt hàng qua mạng (mail, các hình thức trực tuyến khác) Sau khi nhận được đơn đặt hàng từ bên mua, nếu bên bán chấp thuận và đồng ý với nội dung điều khoản thì bên bán cần ký, đóng dấu hoặc sử dụng các phương thức khác để xác nhận đã nhận được đơn đặt hàng và gửi lại cho bên bán

Đơn đặt hàng (Purchase order - P/O) là chứng từ do các công ty, doanh nghiệp khi có nhu cầu mua hàng sẽ gửi đến nhà cung cấp sản phẩm, hàng hóa đó

Đơn đặt hàng chỉ nên gửi đi khi biết chắc người bán hàng có hàng và có ý định bán hàng hoặc có khả năng cung cấp hàng hóa

Người đưa ra thư đã tự ràng buộc mình với các điều kiện quy định trong thư chào hàng trong thời gian hiệu lực của thư vì đây là chào chào hàng cố định Nếu đơn phương từ chối không thực hiện có thể sẽ bị khiếu nại hoặc kiện ra tòa và phải bồi thường thiệt hại

Các thông tin quan trọng khi đặt hàng:

- Tên hàng: là một điều khoản quan trọng, nó nêu lên chính xác đối tượng mua bán, trao đổi

- Quy cách phẩm chất: đây là điều khoản nói lên mặt “chất” của hàng hóa, bao gồm

tính năng, công suất, hiệu suất, … Để xác định thì ta dựa trên: mẫu hàng, catelory hoặc tiêu chuẩn, quy cách, hiện trạng của hàng hóa

- Số lượng: là điều khoản quan trọng bên cạnh tên hàng, bao gồm các vấn đề đơn vị tính số lượng (hoặc trọng lượng) của hàng hóa

- Giá cả: là một điều kiện quan trọng, bao gồm những vấn đề như: đồng tiền tính giá, mức giá, …

- Giao hàng: nội dung cơ bản của điều kiện giao hàng là sự xác định thời hạn và địa điểm giao hàng, sự xác định phương thức giao hàng và việc thông báo giao hàng

- Thanh toán: cần ghi rõ phương thức thanh toán

⁺ Phương thức thanh toán trong đơn đặt hàng là do sự thỏa thuận giữa 2 bên Vì thế, nếu thấy Đơn đặt hàng ghi nội dung này chưa hợp lý thì bên nhận đặt hàng cũng có quyền yêu cầu bên đặt hàng điều chỉnh lại

⁺ Hoặc 2 bên cũng có thể chọn hình thức thanh toán trực tiếp hoặc tiến hành chuyển khoản qua ngân hàng

Cần điền đầy đủ các thông tin trên đơn đặt hàng: số lượng, đơn giá và tính thành tiền tương ứng Những nội dung này cũng là một cách xác nhận số lượng, giá cả làm căn cứ thanh toán sau này

Đồng thời, địa điểm và thời gian giao hàng cũng được bên đặt hàng ghi rõ để làm căn cứ giao hàng và thanh toán

Một số đơn đặt hàng

5 CHẤP NHẬN

Chấp nhận trong tiếng Anh là Acceptance, là sự chấp nhận, đồng ý hoàn toàn tất cả mọi điều kiện của chào hàng (hoặc đặt hàng) mà phía bên kia đưa ra Sau khi bên bán và bên mua qua nhiều lần báo giá và trả giá cuối cùng đi đến thỏa thuận ký kết hợp đồng mua bán

Thời hạn chấp nhận đề nghị có hiệu lực như sau: