ĐẶC ĐIỂM NGÔN NGỮ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH ĐƯỢC BAN HÀNH Ở QUẬN LIÊN CHIỂU THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 10600926

Để nâng cao hiệu quả của văn bản hành chính trong việc đáp ứng yêu cầu thông tin và quản lí, điều hành, đặc biệt là việc lãnh đạo, chỉ đạo của các cơ quan quản lí nhà nước, Chính phủ, Bộ

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

LÊ THỊ TUYẾT MAI

ĐẶC ĐIỂM NGÔN NGỮ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH ĐƯỢC BAN HÀNH Ở QUẬN LIÊN CHIỂU

THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Chuyên ngành: Ngôn ngữ học

Mã số: 60.22.01

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ

KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Người hướng dẫn khoa học:

PGS.TS TRƯƠNG THỊ DIỄM

Đà Nẵng, Năm 2013

Công trình được hoàn thành tại ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

Phản biện 2: PGS.TS Võ Xuân Hào

Luận văn sẽ được bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp thạc sĩ khoa học xã hội và nhân văn họp tại Đại học Đà Nẵng vào ngày 15 tháng 12 năm 2013

Có thể tìm luận văn tại:

- Trung tâm Thông tin – Học liệu, Đại học Đà Nẵng

- Thư viện trường Đại học sư phạm, Đại học Đà nẵng

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

1.1 Văn bản hành chính là phương tiện cơ bản cung cấp thông tin và điều hành hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức; là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lí Mặt khác, văn bản hành chính thường là tiếng nói của tổ chức, đơn vị đại diện cho quyền lực nhà nước nên ngày càng có vai trò quan trọng trong đời sống xã hội Trên nhiều phương diện, chất lượng hoạt động quản lí của nhà nước có liên quan đến không chỉ thông tin trong văn bản mà còn liên quan đến thể thức và phương tiện ngôn ngữ trong văn bản

1.2 Để nâng cao hiệu quả của văn bản hành chính trong việc đáp ứng yêu cầu thông tin và quản lí, điều hành, đặc biệt là việc lãnh đạo, chỉ đạo của các cơ quan quản lí nhà nước, Chính phủ, Bộ Nội vụ

đã ban hành những quy định, hướng dẫn về thể chế quy phạm của các loại văn bản Cũng đã có nhiều công trình của một số tác giả nghiên cứu về cách soạn thảo văn bản, cách sử dụng ngôn ngữ trong văn bản hành chính Tuy vậy, trong thực tế, văn bản hành chính còn

có những hạn chế nhất định, đặc biệt là trong sử dụng ngôn ngữ do những nguyên nhân chủ quan và khách quan khác nhau

1.3 Nghiên cứu về đặc điểm ngôn ngữ của văn bản hành chính được UBND quận Liên Chiểu ban hành trong công tác quản lí nhà nước, luận văn muốn tìm hiểu sâu hơn về một phong cách ngôn ngữ quan trọng liên quan đến việc ban hành, xử lí và lưu trữ thông tin Từ

đó, chúng tôi sẽ đề xuất một số giải pháp hữu hiệu nhằm chuẩn hóa công tác xây dựng và ban hành văn bản hành chính và làm cho nó ngày càng phát huy tác dụng trong đời sống xã hội

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Từ trước tới nay đã có một số công trình nghiên cứu về văn bản và soạn thảo văn bản hành chính ở góc độ ngôn ngữ học văn bản, phong cách học và thực hành văn bản

Về phong cách học như: Phong cách học tiếng Việt - Đinh Trọng Lạc chủ biên (1999), Phong cách học và đặc điểm tu từ tiếng

Việt - Cù Đình Tú (2001),… đều đề cập đến phong cách hành chính

với các đặc điểm ngữ âm, chính tả, từ vựng, ngữ pháp, cách diễn đạt Tuy nhiên, các công trình ấy cũng chỉ mới đề cập đến các đặc điểm ngôn ngữ trong văn bản hành chính một cách chung nhất

Tác giả Bùi Khắc Việt (1999), trong cuốn Kĩ thuật và ngôn ngữ

soạn thảo văn bản quản lí nhà nước, cũng đã đề cập một cách khái quát

các đặc điểm ngôn ngữ của phong cách hành chính để giúp ích cho việc thực hành soạn thảo

Ngoài ra, có thể đề cập đến một số công trình khác như: Xây

dựng và ban hành văn bản quản lí nhà nước của Tạ Hữu Ánh

(1998); Hướng dẫn kĩ thuật soạn thảo văn bản của Nguyễn Văn Thông (2001); Tiếng Việt trong giao tiếp hành chính của Nguyễn Văn Khang (2002); Tài liệu bồi dưỡng về quản lí hành chính nhà

nước của PGS TS Đinh Văn Mậu (chủ biên, 2008); Giáo trình kĩ thuật xây dựng và ban hành văn bản của TS Lưu Kiếm Thanh (chủ

biên, 2008),… Các công trình này đã nghiên cứu chi tiết và hướng dẫn ứng dụng các kiến thức vào soạn thảo văn bản hành chính

Từ những điều trình bày ở trên, chúng tôi thấy rằng nghiên

cứu “Đặc điểm ngôn ngữ văn bản hành chính được ban hành ở quận

Liên Chiểu" là một hướng đi đúng và có ý nghĩa thiết thực Trên cơ

sở kế thừa mặt lý thuyết của các công trình đi trước, dựa vào tài liệu

Kĩ thuật soạn thảo và trình bày văn bản (theo hướng dẫn của Thông

tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội

vụ và Văn phòng Chính phủ) của Vương Thị Kim Thanh và khảo sát

từ nguồn ngữ liệu ở quận Liên Chiểu, luận văn sẽ đưa ra những nhận xét về việc sử dụng ngôn ngữ trong văn bản hành chính của một cơ quan quản lý nhà nước cấp quận Chúng tôi mong muốn đóng góp một phần nhỏ cho việc hoàn thiện và nâng cao chất lượng văn bản hành chính, phục vụ tốt cho công tác quản lý nhà nước tại quận Liên Chiểu

Qua khảo sát, phân tích, đánh giá, luận văn sẽ rút ra những nhận xét về những nét đặc thù của văn bản hành chính được soạn thảo và ban hành ở đơn vị hành chính cấp quận đồng thời chỉ ra các loại lỗi thường gặp trong các loại văn bản hành chính đã ban hành,

đề ra các giải pháp nhằm khắc phục các lỗi đó, góp phần chuẩn hóa

văn bản hành chính, phục vụ tốt hơn nữa công tác hành chính, công

tác quản lí nhà nước

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu là đặc điểm ngôn ngữ văn bản hành chính

được ban hành ở quận Liên Chiểu

Đối tượng khảo sát của luận văn là những văn bản hành chính

do các cơ quan, đơn vị thuộc UBND quận Liên Chiểu soạn thảo và

ban hành từ năm 2010 - 2012, không bao gồm những văn bản hành

chính từ những nơi khác đến

5 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện luận chúng tôi vận dụng nhiều phương pháp khác

nhau trong đó chủ yếu là:

- Phương pháp thống kê, phân loại để thống kê

- Phương pháp miêu tả, phân tích

- Phương pháp so sánh đối chiếu, để so sánh

- Phương pháp tổng hợp, khái quát

6 Dự kiến đóng góp của đề tài

Có thể khẳng định đây là đề tài đầu tiên đi sâu nghiên cứu đặc

điểm ngôn ngữ văn bản hành chính được xây dựng và ban hành ở

UBND quận Liên Chiểu thành phố Đà Nẵng để từ đó chỉ ra các lỗi

thường gặp trong các văn bản được lưu hành và các giải pháp khắc phục

Luận văn có thể được dùng làm tài liệu tham khảo trong việc

giảng dạy các bộ môn: Tiếng Việt thực hành, Soạn thảo văn bản

hành chính; tài liệu tập huấn cho cán bộ làm công tác cải cách hành

chính, cán bộ văn phòng soạn thảo văn bản và văn thư lưu trữ

7 Bố cục của luận văn

Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, phần nội dung được triển

khai trong ba chương:

Chương 1: Những vấn đề lí thuyết có liên quan đến đề tài

Chương 2: Đặc điểm thể thức, kết cấu của văn bàn hành chính

được ban hành trên địa bàn quận Liên Chiểu - thành phố

Đà Nẵng

Chương 3: Đặc điểm về chính tả, từ ngữ và cấu trúc câu của

văn bản hành chính được ban hành trên địa bàn quận Liên Chiểu -

thành phố Đà Nẵng

CHƯƠNG 1

NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN QUẢN LÍ NHÀ NƯỚC

1.1.1 Khái niệm văn bản quản lí nhà nước

Văn bản quản lí Nhà nước là những quyết định quản lí thành văn do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc cá nhân được nhà nước ủy quyền theo chức năng ban hành theo thể thức và thủ tục do luật định, mang tính quyền lực nhà nước, làm phát sinh các hệ quả pháp lý cụ thể Trong thực tế, văn bản quản lí Nhà nước được sử dụng như một công cụ của nhà nước pháp quyền khi thể chế hóa các quy phạm pháp luật thành văn bản nhằm quản lí xã hội

1.1.2 Chức năng văn bản quản lí nhà nước

Khi nghiên cứu văn bản quản lí nhà nước cần nắm vững chức năng của chúng Qua nghiên cứu lí luận và thực tế, có thể nêu lên một số chức năng chính của văn bản quản lí nhà nước như sau:

a) Chức năng thông tin

a) Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật

b) Hệ thống văn bản hành chính

1.2 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

1.2.1 Khái niệm văn bản hành chính

Hành chính, theo nghĩa gốc, là sự quản lí của nhà nước, không

phải là sự quản lí thông thường của bất kỳ một chủ thể nào đối với

bất kỳ một đối tượng và một khách thể nào Tuy nhiên, theo cách

hiểu hiện nay, khái niệm hành chính dùng để chỉ sự tổ chức, điều

hành, kiểm tra, nắm tình hình trong hoạt động của một cơ quan, tổ

chức, doanh nghiệp nói chung Khái niệm văn bản hành chính được

sử dụng với nghĩa là văn bản dùng làm công cụ quản lí và điều hành

của các nhà quản trị nhằm thực hiện nhiệm vụ giao tiếp, truyền đạt

mệnh lệnh, trao đổi thông tin dưới dạng ngôn ngữ viết, theo phong

cách hành chính - công vụ

1.2.2 Phân loại văn bản hành chính

a) Văn bản hành chính cá biệt

b) Văn bản hành chính thông thường có tên loại

c Văn bản hành chính thông thường không có tên loại

1.2.3 Đặc trưng và đặc điểm của ngôn ngữ văn bản hành chính

a) Đặc trưng của ngôn ngữ văn bản hành chính

- Tính chính xác, rõ ràng

1.3 TỔNG QUAN VỀ UBND QUẬN LIÊN CHIỂU

1.3.1 Vị trí địa lý, dân cư quận Liên Chiểu

1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Liên Chiểu 1.3.3 Nguyên tắc làm việc của UBND quận Liên Chiểu 1.4 ĐÔI NÉT VỀ QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA UBND QUẬN LIÊN CHIỂU

1.4.1 Hồ sơ trình UBND, chủ tịch UBND quận

1.4.2 Thẩm tra hồ sơ đề án, văn bản trình

1.4.3 Xử lý hồ sơ trình giải quyết công việc

1.4.4 Thẩm quyền ký văn bản

1.4.5 Phát hành, công bố văn bản

1.4.6 Kiểm tra việc thi hành văn bản

1.5 TIỂU KẾT

Là cán bộ công tác ở lĩnh vực quản lí nhà nước cấp cơ sở, hàng ngày phải triển khai, thực hiện các chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của nhà nước phần lớn thông qua công tác xử lí văn bản đến và ban hành văn bản đi, chúng tôi nhận thấy tầm quan trọng rất lớn của công tác chuyển tải thông tin qua văn bản hành chính Vì vậy, văn bản hành chính của cơ quan có thẩm quyền được ban hành phải được xây dựng đúng khuôn mẫu, thống nhất, mang phong cách hành chính công vụ (phải chính xác, rõ ràng; khách quan, phi cá tính, mang tính phổ thông, đại chúng) Tuy nhiên, trong thực tế, văn bản hành chính được ban hành vẫn còn mắc phải những lỗi nhất định Bằng việc thực hiện luận văn này, chúng tôi mong muốn chỉ ra một số lỗi thường mắc phải trong văn bản hành chính được UBND quận Liên Chiểu, thành phố Đà Nẵng ban hành

và cách khắc phục những lỗi trên để ngày càng chuẩn hóa văn bản hành chính trên địa bàn quận Liên Chiểu nhằm phục tốt nhất cho công tác quản lí hành chính, quản lí nhà nước tại một đơn vị hành chính cấp quận

CHƯƠNG 2 ĐẶC ĐIỂM THỂ THỨC VÀ KẾT CẤU CỦA

VĂN BẢN HÀNH CHÍNH ĐƯỢC BAN HÀNH

Ở ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN LIÊN CHIỂU

2.1 ĐẶC ĐIỂM THỂ THỨC, KẾT CẤU CỦA CÁC VĂN BẢN

HÀNH CHÍNH CÁ BIỆT Ở UBND QUẬN LIÊN CHIỂU

2.1.1 Quyết định (cá biệt)

a) Khảo sát tần số sử dụng quyết định cá biệt ở UBND quận

Liên Chiểu

Qua thống kê, số quyết định cá biệt được UBND quận Liên

Chiểu ban hành trong các năm như sau:

SỐ LƯỢNG BAN HÀNH

2 Quyết định của Chủ tịch UBND 1.561 1.823

Qua thống kê, chỉ thị cá biệt được UBND quận Liên Chiểu ban hành trong các năm như sau:

SỐ LƯỢNG BAN HÀNH T

2011 2012

1 Chỉ thị của Chủ tịch UBND quận 03 03

2 Chỉ thị của Chủ tịch UBND phường

(05 phường trên địa bàn quận Liên Chiểu) 05 10

b) Quy định chung về thể thức, kết cấu của chỉ thị cá biệt c) Nhận xét các ưu điểm và hạn chế về thể thức, kết cấu của chỉ thị cá biệt ở UBND quận Liên Chiểu

Qua khảo sát, các chỉ thị cá biệt được UBND quận Liên Chiểu xây dựng, ban hành cơ bản phù hợp với nội dung các văn bản chỉ đạo

có liên quan của Trung ương cũng như của Thành phố, thể hiện được

ý kiến chỉ đạo của người đứng đầu cấp trên đối với cấp dưới để thực hiện

Số lượng chỉ thị cá biệt do UBND quận và UBND các phường thuộc quận ban hành qua các năm rất ít nên cơ bản đảm bảo thực hiện tốt công tác soạn thảo, xây dựng, ban hành văn bản quản lý nhà nước, tuân thủ các quy định tại Thông tư số 01/2011/TTLT-BNV-VPCP ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ và Văn phòng

Chính phủ, ít sai sót về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

2.2 ĐẶC ĐIỂM THỂ THỨC, KẾT CẤU CỦA CÁC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG THƯỜNG CÓ TÊN LOẠI Ở UBND QUẬN LIÊN CHIỂU

2.2.17 Giấy đi đường

2.2.18 Giấy biên nhận hồ sơ

2.2.19 Phiếu gửi

2.2.20 Phiếu chuyển

2.3 TIỂU KẾT

Qua nội dung trình bày về đặc điểm, thể thức, kết cấu của văn bản hành chính thông thường có tên loại được Ủy ban Nhân dân quận Liên Chiểu ban hành, luận văn muốn đưa ra các khuôn mẫu về cách trình bày, bố cục nội dung của từng loại văn bản thường gặp để người soạn thảo và thư ký các cuộc họp có thể tham khảo, vận dụng trong công việc của mình

Để ngày càng chuẩn hóa các văn bản hành chính, tránh những sai sót không đáng có trong các loại văn bản hành chính được Ủy ban Nhân quận Liên Chiểu ban hành, luận văn mong muốn người soạn thảo phải không ngừng nghiên cứu, học hỏi và tham khảo thêm luận văn để tham mưu cho lãnh đạo các cấp, các ngành ban hành các loại văn bản hoàn chỉnh về thể thức, trọn vẹn về nội dung, chính xác về thông tin nhằm phục vụ tốt nhất công tác quản lý nhà nước trên địa bàn

CHƯƠNG 3 ĐẶC ĐIỂM VỀ CHÍNH TẢ, TỪ NGỮ

VÀ CẤU TRÚC CÂU CỦA VĂN BẢN HÀNH CHÍNH ĐƯỢC BAN HÀNH Ở UBND QUẬN LIÊN CHIỂU

3.1 ĐẶC ĐIỂM VỀ CHÍNH TẢ CỦA CÁC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH ĐƯỢC BAN HÀNH Ở UBND QUẬN LIÊN CHIỂU

3.1.1 Về cách viết hoa

a) Yêu cầu chung

Viết hoa trong văn bản hành chính phải bảo đảm các yêu cầu sau:

- Đúng với ngữ pháp và chính tả tiếng Việt phổ thông

- Theo cách viết thông dụng trong các văn kiện của Đảng, Nhà nước đang được đa số các cơ quan và các nhà ngôn ngữ học tiếng Việt chấp nhận

- Giảm tối đa các chữ viết hoa

- Thuận lợi cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn bản

b) Lỗi viết hoa trong các văn bản hành chính được ban hành

ở UBND quận Liên Chiểu

* Không viết hoa những từ cần phải viết hoa và ngược lại

- Theo chỉ đạo của Quận ủy, Phòng giáo dục & đào tạo Quận

Liên chiểu không có hàng quán trước cổng trường

(Tờ trình 18/TTr-THHQ, năm 2012)

* Viết hoa phần giải thích trực tiếp trong câu

Ví dụ:

- Cơ sở có các ngành, nghề kinh doanh (Gia công cơ khí; xử lý

và tráng phủ kim loại; Sản xuất cửa sắt, cửa kéo) thuộc danh mục ngành sản xuất, kinh doanh, dịch vụ,…

(Báo cáo 56/BC-TNMT, năm 2012)

* Viết hoa sau dấu chấm phẩy

Ví dụ: Cơ sở có các ngành, nghề kinh doanh (Gia công cơ khí;

xử lý và tráng phủ kim loại; Sản xuất cửa sắt, cửa kéo) thuộc danh mục ngành sản xuất, kinh doanh, dịch vụ,…

(Báo cáo 56/BC-TNMT, năm 2012)

* Viết hoa sau dấu hai chấm

Ví dụ: Tổng Giám đốc NHCSXH thông báo thực hiện lãi suất

cho vay đối với chương trình: Hộ cận nghèo, Nước sạch và vệ sinh môi trường nông thôn

(Thông báo 3288/TB-NHCS, năm 2013) 3.1.2 Về cách viết số

a) Yêu cầu chung về viết số

Theo quy định chính tả, khi dùng số trong văn bản hành chính nếu số thứ tự viết bằng số Ả Rập (1, 2, 3…) phải đặt sau hai âm tiết