Quản lý văn bản và lập hồ sơ tài liệu điện tử

1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ SO SÁNH QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI GIỮA VĂN BẢN GIẤY VÀ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG HỘI CỰU CHIẾN BINH VIỆT NAM BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần Quản lý văn bản và lập hồ sơ tài liệu điện tử Mã phách Hà Nội – 2021 2 MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý do chọn đề tài 4 2 Kết cấu bài tập lớn 4 NỘI DUNG Chương 1 Cơ sở lý luận về quy trình quản lý văn bản đi đối với văn bản giấy và văn bản điện tử tại cơ quan, tổ chức 5 1 1 Một số khái niệm cơ.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ

SO SÁNH QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI GIỮA VĂN BẢN GIẤY VÀ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG HỘI CỰU CHIẾN BINH VIỆT NAM

BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Quản lý văn bản và lập hồ sơ tài liệu điện tử

Mã phách:………

Hà Nội – 2021

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài……… 4

2 Kết cấu bài tập lớn 4

NỘI DUNG Chương 1: Cơ sở lý luận về quy trình quản lý văn bản đi đối với văn bản giấy và văn bản điện tử tại cơ quan, tổ chức ……….…… 5

1.1 Một số khái niệm cơ bản……… 5

1.1.1 Văn bản……… 5

1.1.2 Văn bản điện tử……… 5

1.1.3 Văn bản đi……… 5

1.2 Ý nghĩa của công tác văn thư……… 5

1.3 Ý nghĩa của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư… 6

Chương 2: Thực trạng quy trình quản lý văn bản đi đối với văn bản giấy và văn bản điện tử tại Cơ quan Trung ương Hội Cựu chiến binh Việt Nam……….……… 8

2.1 Khái quát về Cơ quan Hội Cựu chiến binh Việt Nam……… 8

2.1.1 Sự hình thành và phát triển của Cơ quan Hội Cựu chiến binh Việt Nam……… 8

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Cơ quan Hội Cựu chiến binh Việt Nam……… 8

2.2 Thực trạng quy trình quản lý văn bản đi giữa văn bản giấy và văn bản điện tử tại Cơ quan Trung ương Hội Cựu chiến binh Việt Nam……… 10

2.2.1 Quy trình quản lý văn bản đi đối với văn bản giấy……… 10

2.2.2 Quy trình quản lý văn bản đi đối với văn bản điện tử………… 12

Chương 3: So sánh quy trình quản lý văn bản đi giữa văn bản giấy và văn bản điện tử tại Cơ quan Trung ương Hội Cựu chiến binh Việt Nam.……… 14

3.1 So sánh quy trình quản lý văn bản đi giữa văn bản giấy và văn bản điện tử tại cơ quan Trung ương Hội Cựu chiến binh Việt Nam……….14

3.1.1 Giống nhau……….14

3.1.2 Khác nhau……… 14

3.2 Nhận xét chung………15

3.3 Đề xuất, kiến nghị………15

KẾT LUẬN……… 17

TÀI LIỆU THAM KHẢO……… 18

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức và đó là công việc của cả tập thể chứ không riêng một cá nhân nào Công tác văn thư và lưu trữ làm tốt góp phần quan trọng bảo đảm thông tin cho hoạt động của một tổ chức, cung cấp những tài liệu, tư liệu,

số liệu đáng tin cậy, phục vụ mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội Đồng thời, làm tốt công tác văn thư lưu trữ còn góp phần bảo vệ những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và bí mật quốc gia

Chính vì ý nghĩa, tầm quan trọng to lớn đó, ngay từ những ngày đầu giành được độc lập, Đảng và Nhà nước ta đã đặc biệt quan tâm đến công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ, coi đây là công cụ để quản lý, điều hành đất nước Bên cạnh việc đổi mới các khâu nghiệp vụ ứng dụng cụ thể như: việc lập hồ sơ các văn bản (hồ sơ hiện hành) phải làm tốt và nghiêm túc; theo dõi giải quyết văn bản phải kịp thời; soạn thảo văn bản phải chuẩn mực, phải đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký, tra tìm văn bản và theo dõi công việc hàng ngày của cơ quan, Đảng, Nhà nước đã có rất nhiều văn bản quy định về công tác công văn, giấy tờ Công tác lưu trữ được ban hành, tạo điều kiện cho sự phát triển của ngành văn thư, lưu trữ từ Trung ương đến địa phương từng bước được hoàn thiện

2 Kết cấu bài tập lớn

Ngoài phần mở đầu và kết luận bài tập lớn gồm 3 phần:

Phần 1: Cơ sở lý luận về quy trình quản lý văn bản đi đối với văn bản giấy và văn bản điện tử tại cơ quan, tổ chức

Phần 2: Thực trạng quy trình quản lý văn bản đi đối với văn bản giấy và văn bản điện tử tại Cơ quan Trung ương Hội Cựu chiến binh Việt Nam

Phần 3: So sánh quy trình quản lý văn bản đi giữa văn bản giấy và văn bản điện tử tại Cơ quan Trung ương Hội Cựu chiến binh Việt Nam

NỘI DUNG CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐỐI VỚI VĂN BẢN GIẤY VÀ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI CƠ QUAN TỔ CHỨC 1.1 Một số khái niệm cơ bản

1.1.1 Văn bản

“Văn bản” là thông tin hành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định

1.1.2 Văn bản điện tử

“Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định

1.1.3 Văn bản đi

“Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành

1.2 Ý nghĩa của công tác văn thư

Công tác văn thư bao gồm những công việc liên quan đến việc soạn thảo

và ban hành văn bản, quản lí văn bản tài liệu khác hình hành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức

Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý Trong hoạt động quản lý của các cơ quan đều phải dựa vào các nguồn thông tin Trong đó, nguồn thông tin chủ yếu nhất, tin cậy nhất, chính thống nhất là nguồn thông tin bằng văn bản Hoạt động quản lý của từng cơ quan cũng như quá trình giải quyết các công việc hằng ngày đều phải dựa vào văn bản

Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ chính xác những thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước nói chung, của mỗi cơ quan, đơn

vị nói riêng Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có những thông tin cần thiết, thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau

Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ Văn bản là căn cứ pháp lý để giải quyết công việc trong hoạt động của

cơ quan, tổ chức

Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Trong quá trình hoạt động, cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ càng hoàn chỉnh, văn bản càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu càng được tăng bấy nhiêu Đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ

1.3 Ý nghĩa của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư

Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh

tế, văn hóa, xã hội Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn

cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan

Giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân

Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có

hệ thống qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước

ta hiện nay

Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ kiểm tra, thanh tra giám sát Đồng thời góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia

Vai trò của công tác văn thư ngày càng được tăng cường trong xã hội thông tin hiện nay, nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày càng cao và bức thiết Vì thế công tác văn thư được tổ chức hợp lý và tự động hóa

các khâu nghiệp vụ để nâng cao chất lượng quản lý Hiện nay công tác văn thư triển khai như toàn bộ những công việc liên quan đến việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản tổ chức quản lý văn bản, tổ chức một cách khoa học văn bản trong cơ quan, đơn vị sự nghiệp, các tổ chức kinh tế xã hội

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐỐI VỚI VĂN BẢN GIẤY VÀ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG

HỘI CỰU CHIẾN BINH VIỆT NAM 2.1 Khái quát về Cơ quan Hội Cựu chiến binh Việt Nam

2.1.1 Sự hình thành và phát triển của Cơ quan Hội Cựu chiến binh Việt Nam

Hội Cựu chiến binh Việt Nam là một đoàn thể chính trị - xã hội, thành viên của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, là một cơ sở chính trị của chính quyền nhân dân, một tổ chức trong hệ thống chính trị do Đảng Cộng sản Việt Nam lãnh đạo, hoạt động theo đường lối, chủ trương của Đảng, Hiến pháp, pháp luật của Nhà nước và Điều lệ của Hội

Ngày 3-02-1990 Ban Bí thư Trung ương Đảng đã có quyết định số 100-QĐ/TW về việc thành lập Hội Cựu chiến binh Việt Nam

Ngày 24/02/1990 Hội đồng Bộ trưởng số: 528-NC cho phép thành lập Hội Cựu chiến binh Việt Nam

Ngày 14/4/1990 Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam ra quyết định số: 51-QĐ/MTTQ về quyết định công nhận Hội Cựu chiến binh Việt Nam

là thành viên Mặt trận Tổ quốc Việt Nam

Mục đích của Hội là tập hợp, đoàn kết, tổ chức, động viên các thế hệ Cựu chiến binh giữ gìn và phát huy bản chất, truyền thống "Bộ đội Cụ Hồ", tích cực tham gia xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, bảo vệ thành quả cách mạng, xây dựng

và bảo vệ Đảng, chính quyền, chế độ xã hội chủ nghĩa, bảo vệ quyền, lợi ích chính đáng và hợp pháp của Cựu chiến binh, chăm lo giúp đỡ nhau trong cuộc sống, gắn bó tình bạn chiến đấu

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Cơ quan Hội Cựu chiến binh Việt Nam

2.1.2.1 Chức năng

Cơ quan Trung ương Hội Cựu chiến binh Việt Nam có chức năng đại diện ý chí, nguyện vọng và quyền lợi chính đáng, hợp pháp của Cựu chiến binh Hội làm tham mưu giúp cấp uỷ Đảng và làm nòng cốt tập hợp, đoàn kết, vận động Cựu chiến binh thực hiện các nhiệm vụ chính trị - xã hội của cách mạng, của Hội; tham gia giám sát hoạt động của cơ quan Nhà nước, đại biểu dân cử

và cán bộ viên chức Nhà nước

2.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

Cơ quan Trung ương Hội cựu chiến binh Việt Nam có nhiệm vụ tập hợp, động viên quân nhân đã hoàn thành nghĩa vụ quân sự tại ngũ tiếp tục phát huy truyển thống “Bộ đội Cụ Hồ, tham gia tổ chức Câu lạc bộ, Ban liên lạc Cựu quân nhân, các phong trào cách mạng cơ sở giúp rèn luyện, giữ gìn phẩm chất, đạo đức cách mạng, nâng cao bản lĩnh chính trị, trình độ hiểu biết đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, kiến thức về kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật, thực hiện tốt nghĩa vụ công dân Cơ quan còn có nhiệm vụ

tổ chức chăm lo, giúp đỡ Cựu chiến binh nâng cao đời sống vật chất, tinh thần, phát triển kinh tế gia đình, xóa đói giảm nghèo, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của Cựu chiến binh

Cơ quan Trung ương Hội Cựu chiến binh có quyền tham gia xây dựng

và bảo vệ Đảng, chính quyền, chế độ xã hội chủ nghĩa, đấu tranh chống mọi

âm mưu, hoạt động chống phá hoại của các thế lực thù địch, chống các quan điểm sai trái với đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, thực hiện các quy định của pháp luật về dân chủ ở cơ sở, đấu tranh chống quan liêu, tham nhũng, lãng phí, tệ nạn xã hội; giám sát hoạt động của cơ quan Nhà nước, của cán bộ, công chức theo quy định của pháp luật Cơ quan Trung ương Hội tham gia phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh, kiến nghị với

cơ quan Nhà nước, chính quyền địa phương về xây dựng và tổ chức thực hiện chính sách, pháp luật có liên quan đến Cựu chiến binh, Hội Cựu chiến binh Việt Nam

2.2 Thực trạng quy trình quản lý văn bản đi giữa văn bản giấy và văn bản điện tử tại Cơ quan Trung ương Hội Cựu chiến binh Việt Nam

Theo thẩm quyền, Trung ương Hội được quyền ban hành các loại văn bản: Điều lệ Hội, Nghị quyết, Chương trình, quy chế, Lời kêu gọi, Thông báo, Thông cáo, Quyết định, quy định, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, kế hoạch, Công văn trong đó công văn chiếm số lượng lớn nhất Hàng năm, Văn phòng Trung ương Hội đã tiếp nhận, xử lý trên 10.000 văn bản đến, làm thủ tục ban hành trên 1.500 văn bản đi đúng quy định

2.2.1 Quy trình quản lý văn bản đi đối với văn bản giấy

Quy trình quản lý văn bản đi được quy định rõ trong “Quy chế công tác văn thư, lưu trữ và thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản” của Trung ương Hội Cựu chiến binh Việt Nam Trình tự thủ tục được tiến hành cụ thể như sau:

Bước 1: Phân công soạn thảo

Thủ trưởng các cơ quan Trung ương Hội có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo việc soạn thảo văn bản trong cơ quan theo quy trình, quy định Căn cứ vào tính chất nội dung văn bản cần soạn thảo, thủ trưởng cơ quan giao cho tổ chức, cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo

Bước 2: Xây dựng và soạn thảo văn bản

Tổ chức hoặc cá nhân được giao soạn thảo xác định nội dung văn bản theo vấn đề cần giải quyết và hình thức văn bản phù hợp với nội dung định độ mật,

độ khẩn của văn bản (nếu thấy cần thiết) Chuẩn bị thu thập tư liệu, thông tin tiến hành soạn thảo (xin ý kiến đóng góp đối với những văn bản quan trọng) Văn bản có liên quan đến cơ quan chức năng nào cần tham khảo xin ý kiến của các cơ quan đó để đảm bảo nội dung chuyên môn văn bản soạn thảo và ban hành Nội dung văn bản phải rõ ràng đúng thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định

Bước 3: Duyệt bản thảo

Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt Việc sửa chữa, bổ sung vào bản thảo đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định Khi trình duyệt bản thảo phải kèm theo những tài liệu có liên quan (nếu có)

Bước 4: Đánh máy, nhân bản

Sau khi bản thảo được người có thẩm quyền sửa chữa, phải trình bày đúng thể thức và kỹ thuật Nếu phát hiện có sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo phải hỏi lại xin ý kiến người soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo sau đó mới đánh máy tiếp Chỉ được nhân bản đúng số lượng yêu cầu Không được cắt dán chữ ký để nhân bản văn bản đồng thời giữ gìn bí mật nội dung, đánh máy nhân bản đúng thời gian và số lượng yêu cầu

Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ban hành và trình ký.

Người được giao soạn thảo văn bản phải đọc soát kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và trình ký

Bước 6: Đăng ký văn bản đi và hoàn thiện văn bản

Văn bản sau khi kiểm tra đã đảm bảo về nội dung và hình thức, văn thư sẽ đăng ký dữ liệu vào máy và ghi số ký hiệu văn bản Sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, văn thư sẽ đóng dấu vào văn bản, tùy từng loại văn bản

mà văn thư ghi số ký hiệu riêng và đóng dấu riêng

Bước 7: Chuyển giao văn bản và theo dõi chuyển giao.

Việc chuyển giao văn bản đi đảm bảo giữ bí mật nội dung Trong trường hợp công văn khẩn, cán bộ văn thư phải trực tiếp chuyển đi còn văn bản thì thông thường được chuyển qua đường bưu điện

Về quản lý văn bản đi: Văn bản đi của Trung ương Hội được quản lý đúng quy định Đối với công văn "Đi": Văn thư có nhiệm vụ kiểm tra thể thức văn bản, đăng ký vào sổ công văn đi, đóng dấu và lưu một bản chính cùng các phụ

lục kèm theo (nếu có), gửi công văn theo địa chỉ đăng ký Ngoài một bản lưu tại bộ phận văn thư, cơ quan soạn thảo phải lưu một bản chính ở hồ sơ công việc Công văn "Đi" được chuyển kịp thời trong ngày

Số "Đi" của công văn được đánh liên tục theo thứ tự từ số 01 cho công văn đầu tiên của ngày làm việc đầu năm và kết thúc bằng số của công văn cuối cùng của ngày làm việc cuối năm Hệ thống sổ sách để đăng ký công văn "Đi" được dùng thống nhất theo mẫu sổ đăng ký công văn "Đi" của Cục Lưu trữ nhà nước đã ban hành

Tất cả văn bản đi được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo Việc chuyển phát văn bản do

bộ phận văn thư trực tiếp thực hiện Đối với cấp Hội, cơ quan, đơn vị ở xa gửi theo đường bưu điện Những văn bản có độ mật hoặc có yếu tố mật đều được tuân thủ theo đúng quy định là không được Fax hay gửi qua mạng Ngoài số đăng ký công văn đi thông thường còn có các loại sổ nghiệp vụ khác theo quy định

2.2.2 Quy trình quản lý văn bản đi đối với văn bản điện tử

Trong quy trình quản lý văn bản đi đối với văn bản điện tử, văn bản đi được nhập phần mềm quản lý văn bản Đến nay, công tác quản lý văn bản bằng phần mềm được thường xuyên và đã được nâng cao hơn, đáp ứng cho việc phục

vụ tra tìm văn bản được kịp thời

Đối với văn bản đi thực hiện trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử, bộ phận văn thư cơ quan khi nhận được dự thảo văn bản điện tử chuyển đến trên phần mềm đã được lãnh đạo cơ quan, đơn vị duyệt nội dung, có trách nhiệm thực hiện theo thứ tự các bước sau đây:

Bước 1: Cấp số và ngày, tháng, năm ban hành văn bản trên phần mềm Bước 2: Điền đúng số và ngày tháng năm được cấp vào văn bản điện

tử và chuyển văn bản điện tử sang định dạng PDF phiên bản 1.4 trở lên