1 Tạo lập văn bản a) Văn bản điện tử được soạn thảo trên máy Quy trình tạo lập văn bản điện tử được soạn thảo trên máy Xin ý kiến đóng góp Tiếp thu và hoàn thiện dự thảo Soạn thảo văn bản Trình lãnh đạo đơn vị xem xét Trình duyệt thể thức Chuyển văn thư b) Văn bản số hóa từ văn bản giấy Văn bản số hóa từ văn bản giấy là văn bản được tạo lập từ việc số hóa đầy.
Trang 1BÀI KIỂM TRA ĐIỀU KIỆN HỌC PHẦN: QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
Đề 1: Khảo sát thực trạng, mô tả chi tiết, quay clip nội dung:
1 Tạo lập văn bản
a) Văn bản điện tử được soạn thảo trên máy
Quy trình tạo lập văn bản điện tử được soạn thảo trên máy:
b) Văn bản số hóa từ văn bản giấy
- Văn bản số hóa từ văn bản giấy là văn bản được tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, chính xác nội dung, thể thức văn bản giấy và có chữ ký số của cơ quan,
tổ chức, thực hiện số hóa
- Quy trình tạo lập văn bản số hóa từ văn bản giấy:
Chuẩn bị số hóa:
Lập kế hoạch:
Phạm vi, mục đích của việc số hóa
Lợi ích và nhu cầu
Tác động
Xin ý kiến đóng góp Tiếp thu và hoàn
thiện dự thảo Soạn thảo văn bản
Trình lãnh đạo đơn
vị xem xét Trình duyệt thể thức
Chuyển văn thư
Trang 2 Tiêu chuẩn kỹ thuật
Trang thiết bị, nguồn lực
Quy trình (trước, trong và sau quá trình số hóa)
Quy trình kiểm soát chất lượng
Chiến lược quản lý
2 Ký ban hành văn bản tại một cơ quan tổ chức trên Hệ thống
a) Phát hành văn bản giấy
Thực hiện theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, văn thư cơ quan cập nhật vào Hệ thống các trường văn thư
b) Phát hành văn bản được số hóa từ văn bản giấy
Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản giấy theo quy định và phát hành văn bản điện tử
Tiêu chuẩn hóa tài liệu:
- Định dạng Portable Document (.pdf) phiên bản 1.4 trở lên
- Ảnh màu
- Độ phân giải tối thiểu 200 DPI
- Tỷ lệ số hóa 100%
3 Khảo sát thực trạng việc tạo lập, ký ban hành văn bản tại Cơ quan Trung ương Hội Cựu chiến binh Việt Nam
Cơ quan Trung ương Hội Cựu chiến binh Việt Nam trung bình mỗi năm tiếp nhận, xử lý 12.000 văn bản đến, làm thủ tục ban hành trên 2000 văn bản đi; tiếp nhận, thu hồi, phân loại sắp xếp tài liệu phục vụ khai thác theo yêu cầu của cán bộ
Tuy đã được nghiên cứu tìm hiểu các quy định về áp dụng nhận và gửi văn bản điện tử nhưng Cơ quan Trung ương Hội Cựu chiến binh Việt Nam vẫn chưa thực hiện nhiều, chủ yếu vẫn là dùng văn bản giấy, một số ít sử dụng hình thức gửi email
Trang 3Cơ quan Trung ương Hội Cựu chiến binh Việt Nam chưa xây dựng được
hệ thống nền tảng tích hợp dữ liệu để cung cấp các dịch vụ kết nối, tích hợp, chia sẻ giữa các ứng dụng, hệ thống thông tin trong nội bộ, cũng như kết nối với các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu quốc gia của Chính phủ, các bộ, ngành trung ương Việc sử dụng chữ ký điện tử, chữ ký các nhân để ký các văn bản điện tử phát hành của các cấp ngành chưa thực hiện được
Nguyên nhân:
- Văn bản gửi đến của các cơ quan Đảng, Nhà nước hầu hết là văn bản giấy, một số ít gửi qua email Văn bản gửi đi của Cơ quan số lượng không nhiều, chủ yếu mang tính chất chỉ đạo, hướng dẫn đối với các tổ chức Hội Cựu chiến binh trực thuộc
- Hệ thống thiết bị, các loại phần mềm chưa được trang bị đầy đủ, chưa đảm bảo được yêu cầu của công nghệ số trong cập nhật và chuyển giao dữ liệu
- Với môi trường ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng Internet đòi hỏi nguồn nhân lực tại các cơ quan, tổ chức nói chung và những người làm công tác nói riêng phải thông thạo kỹ năng tin học, sử dụng các phần mềm, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ
- Do đặc thù của Hội Cựu chiến binh, cán bộ cơ quan khi về đây công tác đều trên 60 tuổi, trước khi nghỉ hầu hết ở cương vị lãnh đạo, chỉ huy nên việc ứng dụng công nghệ thông tin có rất nhiều hạn chế Bộ phận công chức, viên chức làm văn thư lưu trữ chưa đáp ứng được yêu cầu về trình độ công nghệ thông tin trong thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn
Giải pháp:
- Cần có sự phối hợp đồng bộ, chặt chẽ giữa các các bộ, ngành, địa phương trên toàn quốc Có các quy định cụ thể để có thể xác định được độ tin cậy của chữ ký điện tử, chứng tỏ sự chấp thuận của người ký đối với nội dung của thông điệp dữ liệu Tăng cường cơ chế giám sát đơn vị cung cấp chữ ký số
để nâng cao chất lượng của dịch vụ chữ ký số, chữ ký điện tử
- Tập trung hoàn thiện thể chế, cơ chế chính sách pháp luật trong quản lý
Trang 4và thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin đối với công tác văn thư lưu trữ Hoàn thiện hệ thống quy định, quy chế quản lý văn bản, tài liệu điện tử, sử dụng hiệu quả hệ thống mạng nội bộ quản lý văn bản và giải quyết công việc của Hội Xây dựng quy chế quản lý văn thư, lưu trữ điện tử để đưa công tác này vào nền nếp, tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn nâng cao kỹ năng soạn thảo, quản lý văn bản và lập hồ sơ công việc
- Nâng cao nhận thức của các ngành, các cấp, đặc biệt là trong lãnh đạo về
vị trí quan trọng của việc ứng dụng tin học trong các họat động của cơ quan, tổ chức Phổ biến, quán triệt kịp thời các quy định của Nhà nước về Chính phủ điện tử; ứng dụng công nghệ thông tin; gửi, nhận văn bản điện tử; chữ ký số, chữ ký điện tử Tăng cường nhận thức của cán bộ văn thư cũng như toàn bộ cán
bộ, công chức, viên chức về vai trò và tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin, chữ ký số, chữ ký điện tử trong các hoạt động của tổ chức
- Tăng cường trang bị thiết bị máy móc hiện đại áp dụng công nghệ thông tin vào các nghiệp vụ trong văn thư một cách đồng bộ hơn nữa Xây dụng, hoàn thiện phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc của các cơ quan, tăng cường việc gửi, nhận và xử lý văn bàn qua mạng tin học Bảo đảm an ninh, an toàn cho mạng tin học
- Ứng dụng công nghệ thông tin vào các quy trình trong công tác văn thư
và các công việc khác tại cơ quan hành chính Nhà nước, từng bước hạn chế việc
sử dụng văn bản giấy Xây dựng, kết nối mạng thông tin giữa các cơ quan hành chính nhà nước, bảo đảm cung cấp, trao đổi, chia sẻ thông tin, xử lý thông tin được nhanh chóng, chính xác, kịp thời và bảo mật Đẩy mạnh thực hiện và hướng dẫn việc gửi, nhận văn bản điện tử theo quy định 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng chính phủ về việc gửi và nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước
- Có sự phân loại và quy định cụ thế việc văn bản nào gửi qua mạng không cần văn bản giấy Xác định trách nhiệm cá nhân rõ ràng trong việc xử lý văn bản, cần có quy định về chữ ký số
- Bên cạnh các quy định về nghiệp vụ văn thư lưu trữ cần có các quy định
Trang 5về an toàn an ninh thông tin mạng như: gửi, nhận văn bản điện tử, về phân quyền, chia sẻ tiếp cận nguồn thông tin và cơ sở dữ liệu; xây dựng kế hoạch và đảm bảo an toàn thông tin mạng
- Xây dựng, tổ chức lại thành một phần mềm một cửa điện tử, phần mềm cung cấp dịch vụ công trực tuyến và phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc qua mạng dùng chung duy nhất trong toàn Hội do một đơn vị tổ chức thực hiện đảm bảo tuân thủ các hướng dẫn, quy định, quy chuẩn, tiêu chuẩn kỹ thuật
- Nâng cao nhận thức và tạo lập thói quen làm việc trên môi trường mạng cho cán bộ, công chức viên chức tại các tổ chức Hội Thường xuyên đào tạo, đào tạo lại, tập huấn cán bộ, công chức, viên chức về kiến thức cách mạng công nghệ 4.0 nói chung và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ nói riêng
4 Clip tham khảo về tạo lập, ký ban hành văn bản trên Hệ thống
Nguồn: iNet Solutions Corp (Youtube)