Sáng kiến giải pháp trọng tâm nâng cao chất lượng hoạt động Văn phòng HĐND-UBND huyện

'hất lượng hoạt động của Văn phòng HĐND và ƯBND là mức độ đáp ứng sự mong đợi của các chủ thể có liên quan đối với hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND mà kết quả của hoạt động này chính

— - -

— -CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN KIM BẢNG

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

“Giải pháp trọng tâm nâng cao chất lượng hoạt động

Văn phòng HĐND và UBND huyện”

Họ và tên: Vũ Hoàng Long

Sinh ngày: Ngày 22 tháng 12 năm 1974

Chức vụ: ủy viên Ban chấp hành Đảng bộ huyện, Chánh Văn phòng Đơn vị công tác: Văn phòng HĐND-ƯBND huyện Kim Bảng, tỉnh

Hà Nam

■ <

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do — Hạnh phúc

Kim Bảng, ngày tháng 9 năm 2020

ĐƠN ĐÈ NGHỊ CÔNG NHẬN SÁNG KIÉN

Kính gửi:

- Hội đồng Thi đua - Khen thưởng huyện Kim Bảng;

- Hội đồng Thi đua - Khen thưởng tỉnh Hà Nam

- Họ và tên: Vũ Hoàng Long

- Sinh ngày 22 tháng 12 năml974 Giới tính: Nam

- Đơn vị công tác: Vãn phòng HĐND-ƯBND huyện Kim Bảng, tỉnh Hà Nam

- Chức vụ: ủy viên Ban chấp hành Đảng bộ huyện, Chánh Văn phòng

- Trình độ: Thạc sỹ quản lý kinh tế

- Trình độ lý luận: Cao cấp chính trị

Đề nghị Hội đồng Thi đua - Khen thưởng huyện Kim Bảng, Hội đồng Thi đua - Khen thưởng tỉnh Hà Nam xem xét công nhận cho tôi về sáng kiến kinh nghiện’ Giải pháp trọng tâm nâng cao chất lượng hoạt động Vãn phòng HĐND

và ƯBND huyện”

Nội dung sáng kiến phù hợp với thực tế hiện nay dễ áp dụng và thực hiện, không Lốn kém về kinh phí và thờị gian chuẩn bị

De tiếp tục động viên, phấn đấu trong những riăm tiếp theo Kính đề nghị Hội đồng Thi đua - Khen thưởng huyện Kim Bảng, Hội đồng Thi đua - Khen thưởng tỉnh Hà Nam xem xét công nhận./

Vũ Hoàng Long ■

A. PHÀN MỞ ĐÀU

HĐND -’UBND cùng cấp, có chức năng tham mưu tổng hợp cho HĐND và ƯBND về:

Hoạt động của HĐND và ƯBND; tham mưu cho Chủ tịch HĐND, ƯBND

về chỉ đạo, điều hành; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, ƯBND và các cơ quan Nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ sở vật chất,

kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND; trực tiếp quản lý và chỉ đạo hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông;

Iĩướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của ƯBND cấp huyện, chuyển hồ sơ đến xác cơ quan chuyên môn thuộc ƯBND cấp huyện giải quyết và nhận kết quả để trả cho

cá nhân, tổ chức

Theo chức năng trên, Văn phòng HĐND - ƯBND cấp huyện có nhiều nhiệm vụ, được cụ thể hóa tại Quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và

cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND - UBND cấp huyện do Chủ tịch ƯBND câp huyện ban hành và Quy chế làm việc của Văn phòng HĐND - UBND cấp huyện do Chánh Văn phòng HĐND - ƯBND cấp huyện ban hành

Trong phạm vi bài viết sáng kiến kinh nghiệm của cá nhân tôi, tôi xin trao đôi vê Một sô giải pháp trọng tâm nâng cao chất lượng hoạt động Văn phòng HĐND và UBND huyện

B PHẦN NỘI DƯNG

1 THỤ’C TRẠNG CỦA VẤN ĐÈ MÀ SÁNG KIẾN CẦN GIẢI QUYẾT

Văn phòng HĐND và UBND huyện là cơ quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân cấp huyện, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức biên chế và công tác của Hôi đồng nhân dân và ủy ban nhân dân cấp huyện; đồng thời, chịu sự hướng dẫn

về chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh, Văn phòng

ủy bar nhân dân tỉnh Văn phòng HĐND và ƯBND huyện có hai chức năng chính là: chức năng tham mưu tổng hợp và chức năng hậu cần Vãn pliòng có 04 bộ phận chính, gồm: bộ phận hành chính tổng hợp, bộ phận hành chính một cửa, bộ phận hành chính quản trị-văn thư và Ban tiếp công dân

('hất lượng hoạt động của Văn phòng HĐND và ƯBND là mức độ đáp ứng sự mong đợi của các chủ thể có liên quan đối với hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND mà kết quả của hoạt động này chính là thể hiện vai trò, năng lực thực hiện nhiệm vụ trong công tác tham mưu tống hợp, giúp việc cho mọi mặt hoạt động của HĐND và công tác chỉ đạo, điều hành của UBND đảm bảo hiệu lực, hiệu quả và đúng quy định của pháp luật

ĨL NỘI DUNG SÁNG KIÉN

Nhận thức được vai trò, tầm quan trọng của công tác Vãn phòng Thời gian qua, Văn phòng HĐND và ƯBND huyện Kim Bảng đã tập trung nhiều giải pháp đê tô chức và thực hiện tôt chức năng, nhiệm vụ, quyên hạn được giao theỏ

•quy định; trong đó trọng tâm là công tác tham mưu tổng hợp, giúp việc cho hoạt động Hội đông nhân dân và công tác chỉ đạo, điều hành của ủy ban nhân dân huyện Kim Bảng đạt được nhiều kết quả tích cực trên nhiều mặt:

* Công tác xây dựng chương trĩnh, kế hoạch công tác: về cơ bản đảnh giá

công tác tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho HĐND và UBND huyện được triển khai tổ chức thực hiện khá tét cả về hình thức, nội dung

và thời gian Chương trình công tác đưa ra đúng thời gian quy định, đảm bảo tiến

độ thực hiện các nhiệm vụ của các phòng ban Chương trình kế hoạch công tác được xây dựng sát với mục tiêu đề ra và đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ HĐND, ƯBND tỉnh giao Các nhiệm vụ đưa ra cho các ban ngành, đoàn thể đảm bảo đúng quyền hạn và trách nhiệm, phát huy tối đa việc phối hợp làm việc giữa các ban ngành, đoàn thể; công tác kiểm tra, đôn đốc các đơn vị triển khai thực hiện các chương trình, kế hoạch của HĐND, ƯBND cũng được Vãn phòng chỉ đạo

nghiêm túc, từ đó các chương trình, kế hoạch được phát huy hiệu quả, hiệu lực góp phần nâng cao hiệu quả chỉ đạo của HĐND và ƯBND

quản ỉỷ văn bản: công tác thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin được vãn phòng

thực hiện một cách nghiêm túc, đúng quy trình giúp cho thông tin luôn được cập nhập thường xuyên, không có tình trạng thông tin nhận được đã cũ hoặc sai lệch Đảm bảo thông tin đến lẫnh đạo HĐND, ƯBND huyện là thông tin chính xác, đã được phân tích kỹ, đảm bảo tính chính xác của HĐND, UBND huyện khi ra quyết định Truyền tải thông tin đến đúng đổi tượng tiếp nhận

Việc thực hiện soạn thảo, thẩm định và ban hành văn bản của Văn phòng HĐND và ƯBND huyện được thực hiện nghiêm ngặt theọ đúng quy định Thực hiện tốt việc rà soát nội dung, thể thức văn bản trước khi trinh lãnh đạo có thâm quyên xem xét, phê chuẩn hoặc thông qua Thực hiện rà soát lại toàn bộ văn bản.trước khi ban hành, chỉ đạo việc sao in văn bản và lưu trữ theo đúng quy định pháp luật Văn phòng đã quản lý thống nhất và thực hiện tốt việc ban hành các văn bản của Văn phòng, HĐND và ƯBND huyện Trong thời gian từ năm

2016 - 2020 Văn phòng tham mưu soạn thảo, thẩm định trình HĐND, UBND

huyện ban hành 13-855 văn bàn các loại để chỉ đạo, điều hành thực hiện nhiệm

huyện và 90 văn bản khác của Hội đồng nhân dân Văn phòng HĐND và ƯBND huyện dã bản hành 501 vãn bàn truyền đạt ý kiến, thừa Ịệnh cúa Thường trực HĐND, ƯBND huyện

Nhìn chung, công tác tham mưu soạn thảo, thẩm định, phát hành và quản

lý văn bàn được Văn phòng tổ chức thực hiện khá chặt chẽ và đủng quy định, trên 98% các văn bản được Văn phòng tham mưu soạn thảo, thẩm.định đảm bảo hình thức, thể thức, trinh tự thủ tục, thẩm quyền ký ban hành và nội dung sát yêu cầu chỉ đạo của HĐND, ƯBND huyện 100% văn bàn phát hành đúng nơi nhận

và đối tượng được nhận và thời giạn phát hành 99% các vãn bản đến được tiếp nhận, chuyển tiếp và quản lý theo đúng quy định và khoa học

hiện tốt các cuộc họp của thường trực HĐND và ƯBND huyện, nhờ thực hiện tét khâu chuẩn bị một cách đầy đủ và chu đáo từ nội dung đến các điều kiện tiến hành cuộc họp Các công việc khi tiến hành cuộc họp được sắp xếp, phân công

cụ thể cho các cán bộ nhân viên, mỗi người đều hiểu rõ được trách nhiệm công việc của mình, không có hiện tượng chồng chéo công việc, hoặc một người phải đảm nhiệm nhiêu công việc nên các cuộc họp, hội nghị được tiên hành thuận lợi, đảm bảo về thời gian, thành phần, nội dung, trong nãm 2016 - 2020, Văn phòng tham mưu cho Thường'trực HĐND và UBND huyện tổ chức thành công 757 cuộc họp, hội nghị

* Công tác đối nội, đối ngoại: Văn phòng HĐND và ƯBND huyện đẩ tổ

chức tô t việc đón tiếp các đoàn khách, các đoàn công tác của Trung ương, tỉnh

và các địa phương trong và ngoài huyện đến tham quan, tham gia các sự kiện và làm việc vói Lãnh đạo HĐND và ƯBND huyệm

* Cồng tảc đảm bảo cơ sở vật chất, kinh phi, phương tiện cho hoạt động

của HĐND, ƯBND và Vãn phòng được Vãn phòng trang bị đầy đủ về số lượng

và chất lượng và đảm bảo theo quy định; việc tổ chức phương tiện phục vụ cho lãnh đạo HĐND, ƯBND huyện đi công tác được đảm bảo và đúng theo quy định

Việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của Vãn phòng được thực hiện đồng bộ và hiệu quả Trong giai đoạn 2016-2018, Văn phòng đã đầu tư, ứng dụng phần mền quan lý văn bản (trang hồ sơ công việc), hợp thư công vụ, trang thông tin điện tử và hệ thống cầu trực tuyến, nhằm giảm chi phí, thời gian, nhân lực của Vãn phòng, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Vãn phòng.,

Mặc dù đạt được những kết quả quan trọng rất đáng ghì nhận như trền, tuy nhiên bên cạnh đó hoạt động của Văn phòng HĐND và ƯBND huyện vẫn còn có một số hạn chế nhất định làm cho chất lượng hoạt động

hoạch công tác chọ HĐND và UBND huyện đôi lúc một số mặc nội dung chưa đảm bào yêu cầu, nhiệm vụ đặt ra Việc kiểm tra, đôn đốc các ngành trong thực hiện chương trình, , kế hoạch của HĐND và UBND huyện có lúc, có thời điểm thiếu thường xuyên

tác chỉ đạo, điều hành của HĐND và ƯBND huyện trên một số lĩnh vực vẫn còn chậm, thông tin sàng lọc chưa kỹ

văn bản tuy có tập trung chỉ đạo nhưng chất lượng một số ít văn bản chưa đảm bao vê nội dung, khi ban hành hiệu lực, hiệu quả chưa cao Việc rà soát, kiểm tra

văn bản phải do lãnh đạo Văn phòng thực hiện, chuyên viên soạn thảo còn thụ

động trong việc soạn thảo vãn bản Việc phát hành và quản lý văn bản còn sai sót, thực hiện chưa đảm bảo quy trình, nhất là vãn bản mật

các kỳ họp, hội nghị của HĐND và UBND huyện chất lượng chưa cao, vẫn còn sai sót trong khâu trang trí, khách tiết, thành phần dự, nội dung, một số cuộc chưa đàm được chú trọng nhưng hiệu quả chưa phát huy tối đa tác dụng Việc vận hành trang hồ sơ công việc chỉ thực hiện từ khâu tiếp nhận ở bộ phận văn thư chuyển đến Chánh văn phòng xử lý, chưa thực hiện đến Thường trực HĐND

và ƯBND huyện

về nguyên nhân của hạn chế:

- Việc quan tâm, chỉ đạo của Chi bộ Văn phòng và của Thường trực HĐND và ƯBND huyện đối với hoạt động Văn phòng HĐND và ƯBND huyện

có lúc chưa sát, nêu việc chỉ đạo nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ Văn phòng còn thiều quan tâm, dẫn đến tình trạng thiếu biên chế, công tác đào tạo chưa quan tâm đúng mức;

- Trình độ, năng lực của đội ngũ cán bộ, công chức Văn phòng có mặt còn hạn chể Bên cạnh việc thiếu biên chế cộng khối lượng công việc của Văn phòng tương đôi lớn, dẫn đến tình trạng một nhân viên có thể kiêm luôn hai hoặc ba công việc Chính vì thế mà Văn phòng chưa có sự chuyên môn hóa trong công việc Lãnh đạo và nhân viên Văn phòng luôn phải cố gắng để hoàn thành được nhiệm vụ

- Cơ sở vật chất, các trang,thiết bị phục vụ cho hoạt động văn phòng tuy được trang bị đầy đủ nhưng một số xuống cấp, hư hỏng chậm sửa chữa hoặc mua sãm moi, từ đó ảnh hưởng đến chất ỉượng hoạt động

- Văn phòng thực hiện nhiệm vụ tham mưu cho HĐND là cơ quan quyền lực của địa phương một mặt lại tham mưu cho ƯBND huyện là cơ quan chấp

hành của HĐND nhưng chưa có hướng dẫn cụ thể tách biệt riêng mà hướng dẫn chung chung nên hoạt động Văn phòng còn gặp nhiều khó khăn

Tử những kết quả đạt được và những hạn chế nêu trên đã đặt ra những vấn

đề cần phải giải quyết để nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phòng HĐND

và UBND huyện

trò và tầ.m quan trọng của văn phòng giữa lý luận và thực tiễn

Thử hai, mâu thuẫn giữa yêu cầu công việc của Văn phòng ngày càng tăng

với số lượng cán bộ công chức vãn phòng còn hạn chế và do chù trương tinh giảm biên chế như hiện nay

ngày càng cao, đa dạng, phức tạp với năng lực trình độ cùa đội ngũ cán bộ công chức trực tiếp làm nhiệm vụ văn phòng là có hạn

chung, hoạt động của Văn phòng nói riêng với kinh phí đầu tư còn hạn chế

Trên cơ sở những khó khăn trên và vấn đề đặt ra, chúng ta cần có những giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phòng HĐND v.à ƯBND huyện trong thời gian tới mới đáp ứng được nhiệm vụ mới đặt ra, cân có giải

Nhỏm giải pháp thứ nhất: Tâng cướng sự lãnh đạo của cấp ủy Đảng và

sự chỉ đạo của Thường trực UBND huyện;

Cấp ủy đảng cần xác định đúng vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn phòng, đặc ỉà Chi bộ Vãn phòng HĐND và UBND huyện cần tăng cường sự lành đạo đổi với công tác văn phòng, thường xuyên quan tâm chỉ đạo, quán triệt đên cản bộ, công chức, nhân viên Văn phòng nhận thức đầy đù vai trò, ý nghĩa

và tâm quan trọng của công tác Vãn phòng, trọng tâm ỉà chất lượng hoạt động

của văn phòng, nâng cao ý thức, trách nhiệm trong thực thi công vụ của cán bộ,

công chức Tiếp tục chỉ đạo kiện toàn tổ chức bộ máy, gắn với củng cố nâng lên chất lưọng hoạt động của đội ngũ cán bộ, công chức Vãn phòng UBND huyện cần quan tâm sâu sát với hoạt động Văn phòng, kịp thời chỉ đạo nâng cao chất lượng hoạt động; đồng thời tạo mọi điều kiện, hỗ trợ mọi mặt cho Vãn phòng, để Văn phòng phát huy tốt vai trò là cơ quan tham mưu, giúp việc cho hoạt động HĐND và công tác chi đạo của UBND huýện

hành

- Tập trung kiện toàn bộ máy tổ chức phù hợp với yêu cầu, chức năng, nhiệm vụ và điểu kiện thực tiễn của địa phướng; xây dựng bộ máy tinh, gọn với đội ngũ cán bộ trong sáng về phẩm chất, đạo đức, vững vàng về bản lĩnh chính trị, giỏi về chuyên môn, nghiệp vụ, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao

- Xây dựng và tổ chức thực hiện Đề án phát triển nguồn nhân lực của vãn phòng Đổi mới công tác cán bộ, tập trung xây dựng, ban hành tiêu chuẩn chức danh cán bộ và thực hiện chuẩn hoá cán bộ, nhất là trưởng, phó phòng và chuyên viên làm công tác tham mưu tổng hợp theo đúng Đề án vị trí việc làm và cơ cấu ngạch cóng chức được tỉnh phê duyệt

- Vãn phòng cần phân công nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể đối với từng cán

bộ, công chức một cách rõ ràng, cụ thể để cán bộ, công chức hiểu rõ được trách nhiệm của mình, tạọ điều kiện thuận lợi cho lành đạo trong cống tác quản lý và tạo tính chuyên nghiệp trong hoạt,động của văn phòng

* Tiếp tục thực hiện đồng bộ các giải pháp đổi mới, hoần thiện công tác quản lý, điều hành trong Vãn phòng

Nhỏm giải pháp thứ ba: về nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công

chức

Độí ngũ cán bọ, cổng chức Văn phòng có vai trò quan trọng, là lực lượng

có ý nghĩa quyết định đến chất lượng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện, do đó cần phải được quan tâm thích đáng cả về đào tạo, bồi dương chuyên môn, nghiệp vụ và đạo đức công vụ Nâng cao chất lượng đội ngũ công chúc, nhân viên Văn phòng thông qua việc hoàn thiện tiêu chuẩn tuyển dụng, tiếp nhận công chức có kinh nghiệm trong công tác Vãn phòng Tăng cưctng giáo dục chính trị tư tưởng, đạo đức, lối sống, tác phong, lề lối làm việc, đạo đức công vụ Quán triệt và thực hiện tốt cuộc vận động học tập và làm theo tấm gương đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh để trở thành những người cán

bộ, công chức mẫu mực có lập trường tư tưởng chính trị vững vầng, tuân thủ các chuẩn mực của đạo đức và vãn hóa công vụ Nâng cao nhận thức trong cán bộ, công chức, viên chức về vị trí và vai trò của Văn phòng sẽ tác động tới ý thức làm việc của mỗi người, cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ, góp phần vào công tác quản lý, chỉ đạo điều hành của HĐND và UBND huyện

Quản lý tốt đầu vào, công tác tuyển dụng có ảnh hưởng tới chất lượng cán

bộ công chức, do đó văn phòng cần quan tâm đủng mức Vì công tác tuyển dụng của văn phòng thông qua hình thức thi công chức, hoặc điều động từ các cơ quan, đơn vị khác tới, nên để đảm bảo chất lượng củạ cán bộ, công chức cần phải thực hiện theo đúng tiêu chuẩn vị trí việc làm đã xây dựng

Nhóm giải pháp thứ tư: về nghiệp vụ và công tác phổi hợp.

Tìbng hoạt động Văn phòng, vấn đề về nghiệp vụ là sức quan trọng và cần thiêt, nó quyết định đến chất lượng hoạt động của Văn phòng; do vây việc thực hiện đồng bộ các giải pháp về nghiệp vụ, trong đó việc ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào nghiệp vụ vãn phòng ỉà việc ưu tiên hàng đầu

Đê sự phối hợp ngày càng nề nếp và hiệu quả, Văn phòng HĐND và ƯBND huyện cần chủ động tham mưu ban hành và tồ chức thực hiện nghiêm túc Quy chê phối hợp công tác giữa Vàn phòng với các phòng ban, đơn vị trực thuộc-