Đáp án câu hỏi lớp lãnh đạo quản lý cấp phòng

MỤC LỤC CÂU HỎI VÀ ĐÁP ÁN LỚP LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CẤP PHÒNG 2Câu 1 Từ thực tế công tác, hãy phân tích chức năng, nhiệm vụ của lãnh đạo cấp phòng? Để trở thành người lãnh đạo cấp phòng có năng lực cần rèn luyện những vấn đề gì? Nêu một số kinh nghiệm thu nhận được trong quá trình lãnh đạo, quản lý đơn vị 5Câu 2 Trình bày một số công cụ và kỹ thuật cần thiết để lập và triển khai kế hoạch công tác tại đơn vị? Nêu các biện pháp bảo đảm thực hiện kế hoạch có hiệu quả cao? Lấy ví dụ minh họa từ thực tiễ.

MỤC LỤC CÂU HỎI VÀ ĐÁP ÁN LỚP LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CẤP PHÒNG

Câu 1 Từ thực tế công tác, hãy phân tích chức năng, nhiệm vụ của lãnh đạo cấp phòng? Để trở thành người lãnh đạo cấp phòng có năng lực cần rèn luyện những vấn đề gì? Nêu một số kinh nghiệm thu nhận được trong quá trình lãnh đạo, quản lý đơn vị 2 Câu 2 Trình bày một số công cụ và kỹ thuật cần thiết để lập và triển khai kế hoạch công tác tại đơn vị? Nêu các biện pháp bảo đảm thực hiện kế hoạch có hiệu quả cao? Lấy ví dụ minh họa từ thực tiễn công việc trong lập và triển khai kế hoạch công tác tại đơn vị mình 4 Câu 3 Phân tích những nội dung cần áp dụng pháp luật trong công tác lãnh đạo phòng và quy trình

áp dụng pháp luật trong công tác? Cho ví dụ minh hoạ về kinh nghiệm và kỹ năng cụ thể khi áp dụng pháp luật trong công tác lãnh đạo phòng của anh/chị? 12 Câu 4 Nội dung chủ yếu trong công tác tham mưu của lãnh đạo cấp phòng? Các yếu tố tác động tới chất lượng công tác tham mưu trong lĩnh vực công tác đang đảm nhiệm? Cho ví dụ minh hoạ? 15 Câu 5 Phân tích kỹ năng tổ chức hội họp và cách xử lý những tình huống thường gặp trong điều hành hội họp? Cho ví dụ minh hoạ? 17 Câu 6 Anh chị hãy đánh giá vai trò của nhà nước đối với sự phát triển và đảm bảo chất lượng dịch vụ công Từ đó bình luận và phân tích về việc xã hội hoá dịch vụ công và những vấn đề đặt ra đối với cấp phòng và lãnh đạo cấp phòng? 24

Câu 1 Từ thực tế công tác, hãy phân tích chức năng, nhiệm vụ của lãnh đạo cấp

phòng? Để trở thành người lãnh đạo cấp phòng có năng lực cần rèn luyện những vấn đề gì? Nêu một số kinh nghiệm thu nhận được trong quá trình lãnh đạo, quản lý đơn vị

- Chức năng tham mưu: Trên cơ sở các hoạt động chuyên môn, chuyên ngành củađơn vị, lãnh đạo phòng thực hiện chức năng báo cáo, tham mưu cho cấp cao hơn vềlĩnh vực hoạt động của mình

b) Nhiệm vụ

- Dự thảo các dự án, đề án và các văn bản: Theo nhiệm vụ chuyên môn của mình

và theo sự phân công của cấp trên trực tiếp, lãnh đạo phòng có trách nhiệm dự thảo các

dự án, đề án, các văn bản pháp luật liên quan đến phạm vi quản lý của cơ quan, đơn vị

để cấp trên xem xét, trình lên các cơ quan có thẩm quyền phê duyệt Nhiệm vụ này có

ý nghĩa rất quan trọng, thể hiện năng lực tham mưu chuyên môn của lãnh đạo phòngrất rõ rệt

- Xây dựng, trình thủ trưởng cơ quan ban hành văn bản hướng dẫn thực hiệncông tác chuyên môn theo quy định của pháp luật

- Xây dựng, trình thủ trưởng cơ quan ban hành các quyết định, chỉ thị, quy hoạch,

kế hoạch dài hạn, hàng năm thuộc lĩnh vực quản lý của phòng

- Tổ chức thực hiện công tác chuyên môn của phòng: Đôn đốc, hướng dẫn, kiểmtra tình hình thực hiện lĩnh vực công tác do phòng quản lý

- Trực tiếp quản lý con người, cơ sở vật chất, tài chính được giao của phòng

- Thực hiện các nhiệm vụ khác được giao theo sự phân công của lãnh đạo cơquan, đơn vị

2 Những vấn đề cần rèn luyện để trở thành người lãnh đạo phòng có năng lực

Năng lực công tác là tổng hợp quan điểm, kiến thức, kỹ năng và hành vi cần thiếtcho một loại chức trách nhất định, trong một hoàn cảnh nhất định để tạo ra chất lượnglàm việc như tổ chức mong muốn Các yếu tố cấu thành năng lực công tác gồm cónhận thức, quan điểm, kỹ năng và thái độ Năng lực công tác đòi hỏi sự vận dụngnhuần nhuyễn các yếu tố trên

Để trở thành người lãnh đạo phòng có năng lực thì một số vấn đề cần rèn luyện như:

- Tư duy lãnh đạo: là quá trình và sản phẩm nhận thức của lãnh đạo về bản chất,tính quy luật, các xu hướng của quá trình, cách thức và mục tiêu lãnh đạo

- Năng lực tổ chức công việc: để triển khai và hiện thực hóa tầm nhìn, chiến

sống làm việc ở mọi cấp độ liên quan; ra quyết định hợp lý để điều hòa các mối quan

hệ, các yếu tố trong hệ thống và giải quyết vấn đề

- Khả năng đa dạng trong ứng xử: Các nhà lãnh đạo, quản lý cần có khả năngphân thân thành các vai và thực hiện đúng từng vai trong các bối cảnh khác nhau, kể

cả chính thức và không chính thức

- Khả năng gây ảnh hưởng: Lãnh đạo cần có khả năng quảng giao, cùng làm việcvới người khác, khả năng truyền đam mê và huy động được người khác, khả năng thuhút và tạo lập nhóm, dùng người, nhất là người tài giỏi Tuy nhiên, cũngcần tinh tườngnhận ra cách thức các cá nhân có được sự ủng hộ của người khác Một cá nhân có thể

có được sự chấp nhận và ủng hộ của người khác thông qua nhiều con đường như: dosống “dĩ hòa vi quý”, tránh va chạm; do lừa dối, “đổi trắng thành đen”, “uốn ba tấclưỡi” mà che mắt người khác về sự yếu kém của mình, thậm chí nói xấu người khác đểlàm nổi bật bản thân; do ỷ thế, thân cận hoặc “mượn oai hùm dọa thỏ” khiến ngườikhác phải thừa nhận mình; do năng lực chuyên môn; hoặc do năng lực chuyên môn kếthợp với khả năng xử thế và tâm huyết vì lợi ích chung Cũng cần phải lưu ý rằng sựủng hộ đối với một cá nhân nào đó, trong rất nhiều trường hợp, bị chi phối mạnh mẽbởi lợi ích cá nhân hoặc nhóm

- Mức độ nhiệt tình, tâm huyết với công việc của tập thể: Cần phân biệt sự nhiệttình của cán bộ được thể hiện một cách trung thực, mang tính bản chất hay mang tínhđối phó, hình thức (thể hiện ai, lúc nào, ví dụ, thường ngày hay quanh thời điểm lấyphiếu tín nhiệm hoặc bổ nhiệm )

- Tính kiên trì mục tiêu và bản lĩnh: Cần xem xét cách cán bộ nguồn đối mặt vớinguy cơ rủi ro hoặc thất bại trên thực tiễn và khả năng học “đồng cam, cộng khổ” vớiđồng nghiệp lúc khó khăn

- Thái độ kỷ luật và khả năng sáng tạo: Cần xem xét tần suất và chất lượng củakết quả tìm kiếm cách thức cải thiện thực thi

- Năng lực chuyên môn: Đối với người lãnh đạo, năng lực lãnh đạo, quản lý làchuyên môn chính Tuy nhiên, năng lực chuyên ngành vẫn đóng một vai trò quan trọngquyết định việc họ, trong vai trò lãnh đạo trong tương lai, có thể có được các lựa chọnchiến lược và khả năng tạo ra đột phá cho ngành, lĩnh vực

- Cách thức ứng xử liên thế hệ: xem xét cách thức họ được thừa hưởng di sản và

có thể hiện trách nhiệm đối với thế hệ sau trong tổ chức hoặc xã hội

- Tính cách con người: Cần hiểu biết tính cách con người, ưu và nhược điểm củatừng kiểu người để biết vận dụng điểm mạnh và phòng ngừa hạn chế điểm yếu của họ

- Cần lắng nghe nhiều chiều, nhiều luồng ý kiến, cần có sự cân bằng, sàng lọc ýkiến đánh giá, không bị chi phối quá mạnh bởi một phía Ý kiến giới thiệu từ nhữngngười lãnh đạo hoặc chuyên gia, hoặc những người có uy tín có vai trò quan trọng vì

nó xuất phát từ góc nhìn của người lãnh đạo, từ trách nhiệm và kinh nghiệm

3 Một số kinh nghiệm trong quá trình lãnh đạo, quản lý đơn vị

Câu 2 Trình bày một số công cụ và kỹ thuật cần thiết để lập và triển khai kế

hoạch công tác tại đơn vị? Nêu các biện pháp bảo đảm thực hiện kế hoạch có hiệu quả cao? Lấy ví dụ minh họa từ thực tiễn công việc trong lập và triển khai kế hoạch công tác tại đơn vị mình

Trả lời

1 Một số công cụ và kỹ thuật cần thiết để lập và triển khai kế hoạch công tác tại đơn vị

a) Kỹ thuật phân tích môi trường bên trong và bên ngoài (SWOT):

Giới thiệu: Phân tích môi trường bên trong và môi trường bên ngoài là một trong

các phương pháp phân tích rất hữu hiệu có tác dụng xác định những mặt mạnh, mặtyếu của đơn vị, cơ quan cũng như các cơ hội và thách thức mà đơn vị, cơ quan gặpphải

Trong công tác lập kế hoạch, kỹ thuật này giúp xây dựng được đầy đủ nhất bứctranh bối cảnh của các vấn đề cần giải quyết trong kế hoạch, đồng thời giúp tìm rađược các mục tiêu mấu chốt cần giải quyết để đưa vào kế hoạch

Nội dung: Ngay từ đầu, việc phân tích môi trường bên trong bên ngoài thường

được thực hiện thông qua một nhóm các công chức đại diện cho các đơn vị bộ phận,

cơ quan thực hiện kế hoạch Để tiến hành phân tích bên trong và môi trường bênngoài, nhóm phân tích cần trả lời được những câu hỏi dưới đây:

- Những mặt mạnh:

• Những lợi thế của đơn vị là gì?

• Cơ quan/đơn vị đã làm tốt những gì?

• Đã tiếp cận được những nguồn lực thích hợp nào?

• Làm thế nào để những người khác nhận thấy được những mặt mạnh của cơquan/đơn vị?

Nhóm lập kế hoạch, do một người phụ trách, phải xem xét những câu hỏi đó theoquan điểm của mình và theo quan điểm của những đơn vị liên quan Việc trả lời nhữngcâu hỏi trên phải xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị

Khi xem xét những mặt mạnh của cơ quan/đơn vị, nên đặt trong mối quan hệ vớicác phòng ban/cơ quan/đơn vị khác - ví dụ, nếu tất cả các cơ quan/đơn vị đều có sốlượng công chức được đào tạo bài bản như nhau thì số lượng công chức đào tạo khôngphải là mặt mạnh của đơn vị

- Những mặt yếu:

• Cơ quan/đơn vị cần phải cải thiện cái gì?

• Những gì cơ quan/đơn vị làm chưa tốt?

• Những gì cơ quan/đơn vị nên tránh?

- Những cơ hội:

• Những cơ hội tốt mà cơ quan/đơn vị đang có?

• Những xu hướng quan trọng mà cơ quan/đơn vị nhận thức được là gì?

• Những trở ngại mà cơ quan/đơn vị đang gặp phải là gì?

• Các cơ quan/đơn vị khác đang làm gì?

• Những yêu cầu về nhiệm vụ, công việc của cơ quan/đơn vị có thay đổikhông?

• Cơ quan/đơn vị có gặp phải những vấn về ngân sách không?

Ý nghĩa của các phân tích sẽ giúp làm sáng tỏ và chỉ ra những gì đơn vị mình cầnphải làm, và chuyển hóa những thách thức đó thành những triển vọng

Những quy tắc đơn giản để phân tích thành công:

- Cần nhìn nhận một cách thực tế về những mặt mạnh và mặt yếu

- Khi phân tích cần phân biệt giữa hiện trạng trong hiện tại và tương lai

- Nên cụ thể, không mơ hồ, không rõ ràng

- Luôn phân tích đặt trong bối cảnh liên quan với các đơn vị khác

Bảng Phân tích bên trong và môi trường bên ngoài

b) Công cụ phân tích nguyên nhân:

Sơ đồ xương cá (Fishbone)

Một trong những công cụ phân tích vấn đề được Tiến sỹ Kaoru Ishikawa - mộtnhà thống kê kiểm định chất lượng Nhật Bản đã phát minh ra gọi là sơ đồ xương cá.Giá trị của sơ đồ xương cá là trợ giúp người lập kế hoạch phân loại và phân tích đầy

đủ được các nguyên nhân với các cấp độ chiều sâu khác nhau của các vấn đề theo mộttrật tự, logic và làm sáng tỏ các nguyên nhân gốc

Sơ đồ xương cá là một công cụ phân tích thực trạng, giúp xác định các nguyênnhân có thể có của vấn đề trong kế hoạch và các giải pháp có thể có cho vấn đề của kếhoạch.

Trường hợp áp dụng sơ đồ xương cá:

Sơ đồ xương cá được sử dụng trong những trường hợp sau:

- Khi cần nghiên cứu một vấn đề để xác định nguyên nhân gốc Ví dụ, nguyênnhân của chất lượng công việc thấp, nguyên nhân về trình độ năng lực công chức cònthấp, …

- Khi cần nghiên cứu tất cả những lý do có thể để giải thích vì sao một quá trìnhđang gặp những khó khăn, những vấn đề, sự thất bại Ví dụ, tại sao chất lượng văn bảnban hành thấp, thực thi không có hiệu quả; tại sao không hoàn thành kế hoạch đề ra,

- Khi cần xác định các lĩnh vực cần thu thập dữ liệu Ví dụ, thu thập thông tin vềcông tác tập huấn, đặc biệt đối với công chức làm ở phòng pháp chế hoặc phòng tưpháp; thông tin về thực trạng cơ cấu công chức,

- Khi cần xác định các nhân tố ảnh hưởng đến một đối tượng nghiên cứu, để từ

đó tìm ra những giải pháp thích hợp và toàn diện Ví dụ, chất lượng văn bản ban hànhhàng năm của cơ quan chịu tác động bởi những nhân tố nào…

Cách thức thiết lập sơ đồ xương cá:

Việc thiết lập sơ đồ xương cá được tiến hành theo 8 bước như sau:

Sơ đồ xương cá

Tên vấn đề

- Bước 1: Vẽ sơ đồ xương cá

- Bước 2: Liệt kê vấn đề nghiên cứu ở “phần đầu của con cá”

- Bước 3: Đặt tên cho từng cái “xương của con cá” Các cách phân loại chủ yếuthường được sử dụng là:

+Chức năng nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, tài liệu, nguyên vật liệu, nguồn nhân lực.+Vị trí, thủ tục, con người, chính sách

+Môi trường bên ngoài, các nhà cung cấp, các hệ thống, kỹ năng

Lưu ý: Có thể sử dụng cách phân loại như được gợi ý ở trên, kết hợp chúng theo

một cách thức nào khác tuỳ ý Các cách phân loại trên giúp tổ chức đưa ra được các ýkiến đầy đủ và toàn diện nhất

- Bước 4: Sử dụng kỹ thuật động não để xác định các nhân tố trong từng loại mà

có thể ảnh hưởng đến vấn đề hoặc tác động đang được nghiên cứu

- Bước 5: Lập lại các công việc này với từng nhân tố theo từng loại để tạo ra cácnhân tố nhỏ hơn Tiếp tục đặt câu hỏi “tại sao điều đó xảy ra?” và đặt ra các phần bổsung cho từng nhân tố và tiếp diễn theo từng nhân tố nhỏ hơn

- Bước 6: Cứ tiếp tục đưa ra ý tưởng cho đến khi cảm thấy đã đầy đủ

- Bước 7: Phân tích các kết quả của "xương cá" sau khi chúng ta nhận thấyđã cóthông tin đầy đủ theo các loại chính yếu Thực hiện công việc này bằng việc xem xétcác nhánh xương cá Các kết quả cuối cùng trở thành “những nguyên nhân phù hợpnhất”

- Bước 8: Đối với những nhánh xương cá được xác định là “những nguyên nhânphù hợp nhất”, chúng ta cần đạt được sự thống nhất về danh sách các nguyên nhântheo thứ tự ưu tiên Nguyên nhân xếp đầu tiên là nguyên nhân có khả năng nhất

Sử dụng sơ đồ trong lập kế hoạch sẽ giúp người quản lý có cách nhìn toàn diện

về các mối quan hệ liên quan, từ đó đưa ra được các mục tiêu và hoạt động thích hợptrong toàn bộ quá trình xây dựng và thực hiện kế hoạch

c) Phương pháp khung logic

Giới thiệu: Phương pháp khung logic là một phương pháp lập kế hoạch, gồm

một tập hợp các bước và các “công cụ”, với mục đích làm sáng tỏ những nhận thức,khám phá những phương án và đưa ra những sự lựa chọn về những giải pháp để giảiquyết những vấn đề cụ thể một cách hiệu quả

Nội dung: Phương pháp khung logic (hay còn gọi là LFA - là từ viết tắt của

Logical Framework Approach) được xác lập chủ yếu dựa trên phương pháp quản lýtheo mục tiêu (MBO), một phương pháp quản lý con người và các tổ chức lần đầu tiênđược phổ biến trong môi trường kinh doanh và các công ty ở Mỹ trong những năm

1950 và 1960 Phương pháp khung logic lần đầu tiên được áp dụng để lập kế hoạchcác dự án phát triển vào những năm 1970 Về sau này, khung logic được vận dụngnhiều trong công cụ lập kế hoạch cả ở tầm chiến lược cũng như tác nghiệp, do những

ưu điểm của nó

- Nội dung các thành phần kế hoạch theo khung logic là:

+ Xác định mục tiêu chung

+ Xác định các mục tiêu cụ thể

- Xác định kết quả đầu ra: Đó chính là những sản phẩm, kết quả công việc mà kếhoạch tạo ra cho mục tiêu trực tiếp được xác định Người lập kế hoạch xác định trướcsản phẩm đầu ra của kế hoạch trước, trước khi đi vào xác định các hoạt động cần phảitiến hành để có được sản phẩm đầu ra Chẳng hạn, trước khi xây dựng kế hoạch tổchức hoạt động 30 năm thành lập đơn vị thì nhà kế hoạch xác định sản phẩm của kếhoạch hay nói chính xác kết quả của lễ kỷ niệm 30 năm phải như thế nào? từ đó mớitiếp đến xác định các hoạt động của lễ kỷ niệm

- Các hoạt động: Các hoạt động là tất cả các công việc được thực hiện để hoànthành sản phẩm/ kết quả đầu ra đã được xác định Các hoạt động này gồm: Nội dung,phương pháp, quy trình thực hiện …

2 Các biện pháp bảo đảm thực hiện kế hoạch có hiệu quả cao

a) Truyền đạt kế hoạch

Truyền đạt kế hoạch là nội dung đầu tiên không thể thiếu của quá trình triển khai

thực hiện kế hoạch, góp phần quan trọng vào thành công của thực hiện kế hoạch Thực

tế cho thấy, các cá nhân, tập thể có trách nhiệm thực hiện kế hoạch có thể không nắmvững được hết nội dung của kế hoạch, những hoạt động mà họ phải tiến hành, tráchnhiệm và quyền hạn giao cho họ và các mối quan hệ phối hợp với các cá nhân, bộphận khác trong thực hiện nên dễ làm cho tiến độ thực hiện bị chậm trễ, thậm chí kếhoạch có thể bị thất bại Vì vậy, kế hoạch cần phải được truyền đạt, phổ biến đếnnhững đối tượng liên quan hoặc chịu ảnh hưởng của kế hoạch ở ngoài đơn vị

Người lãnh đạo, quản lý nên sử dụng nhiều cách, hình thức, phương pháp khácnhau để việc truyền đạt, phổ biến kế hoạch đạt chất lượng, hiệu quả cao như tổ chứchội nghị, hội thảo, thông tin bằng văn bản, thông tin đại chúng, tổ chức gặp gỡ các đốitượng có liên quan

b) Xác định những yếu tố ảnh hưởng đến thực hiện kế hoạch

- Yếu tố bên trong tổ chức, như:

+ Việc bố trí, phân bổ các nguồn lực chưa kịp thời và chưa hợp lý

+ Năng lực thực hiện kế hoạch của cán bộ, viên chức và người lao động chưahiểu được nội dung của kế hoạch hoặc năng lực chuyên môn, thái độ với công việc cònhạn chế

+ Công tác chỉ đạo, điều hành của đội ngũ lãnh đạo chưa có tính thống nhất.+ Cơ sở vật chất

+ Nội dung bản kế hoạch không phù hợp với điều kiện thực tế

- Yếu tố bên ngoài của tổ chức, như:

+ Văn bản, chủ trương của cấp trên có sự thay đổi

+ Chi phí thực hiện, giá cả thị trường có sự thay đổi so với dự toán ban đầu của

kế hoạch đặt ra dẫn đến khi triển khai không đủ tài chính để thực hiện

- Những yếu tố khác như: rút ngắn thời gian thực hiện hoặc tăng thời gian thựchiện do các yếu tố bên ngoài tác động vào hoặc do thiên tai bất ngờ Thậm chí bị ảnhhưởng do tác nghiệp sai, ý thức, tinh thần trách nhiệm của các người lãnh đạo, quản lý

và của các thành viên trong tổ chức

c) Xác định và bố trí nguồn lực thực hiện kế hoạch

Sau khi kế hoạch đã được truyền đạt đến các cá nhân, tập thể có trách nhiệm vànhững đối tượng có liên quan thì các cá nhân, tập thể được phân công tiến hành thựchiện theo sự phân công của người lãnh đạo, quản lý cấp phòng Tuy nhiên, để kế hoạchđược triển khai, thực hiện thành công, người lãnh đạo, quản lý cấp phòng cần lưu ýviệc bố trí các nguồn lực để thực hiện

Ngoài việc xác định các yếu tố về tổ chức thực hiện, việc bố trí kịp thời, đầy đủtrên cơ sở chi phí hiệu quả các nguồn lực là một yêu cầu rất quan trọng để một kếhoạch được thực hiện thành công.

Trong tổ chức thực hiện kế hoạch, có thể vận dụng bản kế hoạch theo khunglogic như đã được trình bày tại chuyên đề Kỹ năng lập kế hoạch Tuy nhiên, dù theocách nào đi nữa thì việc thực hiện kế hoạch cần chú ý đến các nguồn lực cơ bản sauđây:

- Nhân lực: Để kế hoạch được triển khai thành công, trước hết cần xác địnhnguồn nhân lực để thực hiện Trên thực tế, để triển khai thành công kế hoạch, trongquá trình xây dựng kế hoạch người lập kế hoạch đã phải tính đến yếu tố con người, vìquá trình lập kế hoạch cần phải xác định được tất cả công việc phải làm và dự kiếncông việc đó cần bao nhiêu người thực hiện Chính vì thế, quá trình triển khai kếhoạch chỉ là lắp ráp các bộ phận đã dự kiến vào trong bản kế hoạch Tuy nhiên, đối vớinhân lực, cần phải bố trí hợp lý, phù hợp với năng lực và sở trường của từng cá nhântrong từng công việc cụ thể, có như vậy mới phát huy được năng lực của nhân viêntrong phòng

- Tài lực: Xem xét đến nguồn lực tài chính và cần bố trí kịp thời để việc triểnkhai kế hoạch đạt hiệu quả cao

+ Tài chính, tiền được lấy từ nguồn nào để thực hiện

+ Nguồn tài chính từ ngân sách nhà nước hay là trích từ nguồn thu sự nghiệp củađơn vị

- Vật lực: Các trang thiết bị phục vụ cho việc triển khai kế hoạch - Các nguồnlực khác

d) Phân công, phối hợp công tác, làm việc nhóm

- Phân công: Sau khi kế hoạch được phê duyệt, lãnh đạo cấp phòng chủ độngphân công công việc cho các Phó phòng và nhân viên trong phòng Có những côngviệc do Trưởng phòng phải trực tiếp thực hiện, có những việc giao cho Phó trưởngphòng thực hiện hay theo dõi, có những việc giao cho nhân viên thực hiện

Việc phân công dựa trên cơ sở năng lực, trình độ và điều kiện thực hiện của mỗi

cá nhân Bảng dưới đây là gợi ý về phân công công việc

Bảng Phân công công việc

STT Nội dung công

việc

Người thực hiện(cá nhân hoặc bộphận/ nhóm)

Thời gian bắt đầu

- kết thúc

Kết quảđầu ra1

2

3

- Phối hợp: Lãnh đạo phòng có trách nhiệm phối hợp với các thành viên trongđơn vị nhằm đạt được mục tiêu chung Kỹ năng phối hợp cần thể hiện trong mọi loạihình phối hợp: (1) Phối hợp dọc giữa lãnh đạo cấp phòng với các phó phòng và cácnhân viên; (2) Phối hợp ngang giữa các phòng trong thực hiện kế hoạch và giữa các

thành viên với nhau; (3) Phối hợp theo mạng lưới khi có sự tham gia của nhiều đơn vị,

tổ chức trong triển khai thực hiện kế hoạch

- Làm việc nhóm: Đơn vị cấp phòng là nơi thể hiện rất rõ tính chất làm việc theonhóm Tuy nhiên, trong trường hợp một đầu việc giao cho 2 đến 3 nhân viên cùng thựchiện thì cần lưu ý cách tổ chức làm việc theo nhóm Lãnh đạo phòng cần giao cho mộtngười trong số 3 người đó chịu trách nhiệm chính Người chịu trách nhiệm chính phải

là người có tinh thần trách nhiệm và năng lực chuyên môn tốt, ngoài ra có khả nănggiao tiếp, thuyết phục, quy tụ được mọi người trong nhóm

đ) Theo dõi, kiểm tra, đánh giá thực hiện kế hoạch

- Theo dõi: Là hoạt động thường xuyên, định kỳ thu thập, phân tích thông tin/sốliệu về tiến độ thực hiện kế hoạch và nhằm xác định các vấn đề khó khăn/vướng mắc

để kịp thời có giải pháp khắc phục Theo dõi chủ yếu cung cấp thông tin về:

+ Tiến độ thực hiện các hoạt động so với kế hoạch và chỉ số;

+ Mức độ đạt được các kết quả đầu ra so với kế hoạch và chỉ số;

+ Tình hình huy động và sử dụng các nguồn lực (tài chính, cơ sở vật chất và conngười)

- Đánh giá thực hiện kế hoạch: Là hoạt động định kỳ kiểm điểm và đánh giá việchoàn thành các kết quả đầu ra, các kết quả trực tiếp, dài hạn (so với chỉ số kết quả vàmục tiêu), đánh giá tính hiệu suất, hiệu quả và tác động của kế hoạch để có nhữngquyết định điều chỉnh cần thiết, rút ra các bài học kinh nghiệm cho các giai đoạn, kếhoạch tiếp theo

- Các phương pháp thu thập thông tin phục vụ theo dõi đánh giá: để công táctheo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch được thực hiện tốt, hiệu quả nên áp dụng một sốphương pháp thu thập thông tin như sau:

Bảng Một số phương pháp thu thập thập thông tin phổ biến

Quan sát/thị sát trực tiếp Theo dõi tại hiện trường (cần xây

dựng bảng kiểm quan sát - checklist)Gặp gỡ, tiếp xúc (Phỏng vấn) Qua tiếp xúc trực tiếp, liên lạc gián

tiếpThảo luận (các nhóm đơn vị tham

gia thực hiện kế hoạch)

Qua các cuộc họp định kỳ/đột xuấtchung và với các đơn vị

Thu thập thông tin thường kỳ Báo cáo hoạt động và báo cáo tài chính

hàng quýĐiều tra (bằng phiếu) (gồm các kỹ

thuật mang tính tham gia)

Tổ chức điều tra lấy ý kiến (lưu ý:kết quả điều tra phụ thuộc nhiều vàochất lượng thiết kế phiếu hỏi)

e) Báo cáo thực hiện kế hoạch

Theo dõi đánh giá và báo cáo thực hiện kế hoạch là nhiệm vụ mang tính định kỳ, thường xuyên, và có thể đột xuất Vì vậy, lãnh đạo cấp phòng (trưởng hoặc phó phòng)phải có trách nhiệm trong công tác này, đồng thời yêu cầu đến từng bộ phận, từng cá nhân thực hiện và đây là điều bắt buộc.

Khung trách nhiệm theo dõi báo cáo là một sơ đồ mở từ khung kế hoạch Ngoài các thành tố trong kế hoạch (các mục tiêu, kết quả, hoạt động, các chỉ số và phương tiện xác minh), khung trách nhiệm phải có thêm các nội dung sau:

- Phương pháp thu thập thông tin (1 hoặc nhiều trong 5 phương pháp nêu ở phần

trên);

- Tần xuất đo lường (theo định kỳ tháng, quý, năm, giữa kỳ, cuối kỳ…);

- Thời hạn nộp báo cáo (theo dõi hay đánh giá);

- Đơn vị/cá nhân chịu trách nhiệm (thu thập thông tin, báo cáo);

- Cấp/cá nhân có trách nhiệm phê duyệt báo cáo

Khung trách nhiệm theo dõi báo cáo phải được xây dựng và được lãnh đạo phê duyệt cùng với khung kế hoạch công tác Việc phân công trách nhiệm phải được cập nhật khi có sự thay đổi về nhân sự hay tổ chức

3 Ví dụ minh họa từ thực tiễn công việc trong lập và triển khai kế hoạch công tác tại đơn vị mình.

Câu 3 Phân tích những nội dung cần áp dụng pháp luật trong công tác lãnh

đạo phòng và quy trình áp dụng pháp luật trong công tác? Cho ví dụ minh hoạ về kinh nghiệm và kỹ năng cụ thể khi áp dụng pháp luật trong công tác lãnh đạo phòng của anh/chị?

b) Trong quản lý công chức, viên chức

Lãnh đạo cấp phòng cũng là một “cấp quản lý” trực tiếp đối với công chức, viên

chức, người lao động Do đó, để chỉ đạo công tác của phòng, quản lý công chức, viênchức, người lao động của đơn vị mình đồng thời tham mưu giúp cấp trên quản lý côngchức, viên chức, người lao động của cơ quan thì lãnh đạo cấp phòng cần nắm một sốvăn bản pháp luật quy định về công chức, viên chức như:

+ Luật Cán bộ, công chức năm 2008 (có hiệu lực thi hành từ năm 2010, thay thếcho các văn bản Pháp lệnh cán bộ, công chức năm 1998, được sửa đổi, bổ sung năm

2000, 2003) Luật này quy định về cán bộ, công chức; bầu cử, tuyển dụng, sử dụng,quản lý cán bộ, công chức; nghĩa vụ, quyền của cán bộ, công chức và điều kiện bảođảm thi hành công vụ

+ Luật Viên chức năm 2010 (có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 01 năm2013) Luật này quy định về viên chức; quyền, nghĩa vụ của viên chức; tuyển dụng, sửdụng và quản lý viên chức trong đơn vị sự nghiệp công lập

+ Các văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành 02 Luật nêu trên.

c) Trong giải quyết khiếu nại, tố cáo

Trong quá trình xử lý công việc, việc tham mưu giải quyết các khiếu nại, tố cáoliên quan đến lĩnh vực chuyên môn quản lý hoặc các khiếu nại, tố cáo liên quan đếncông chức, viên chức, người lao động trong cơ quan có thể xảy ra Do đó, ngoài việcnắm vững các quy định về chuyên môn, cán bộ, công chức, viên chức, người lao độngtrong cơ quan, lãnh đạo cấp phòng phải nắm được các quy định giải quyết khiếu nại, tốcáo để áp dụng cho chính xác, cụ thể như:

+ Luật Khiếu nại năm 2011 (có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm2012) Luật này quy định về khiếu nại và giải quyết khiếu nại đối với quyết định hànhchính, hành vi hành chính của cơ quan hành chính nhà nước, của người có thẩm quyềntrong cơ quan hành chính nhà nước; khiếu nại và giải quyết khiếu nại quyết định kỷluật cán bộ, công chức; tiếp công dân; quản lý và giám sát công tác giải quyết khiếunại

+ Luật Tố cáo năm 2018 (có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2019,

thay thế Luật Tố cáo năm 2011) Luật này quy định về tố cáo và giải quyết tố cáo đối

với hành vi vi phạm pháp luật trong việc thực hiện nhiệm vụ, công vụ và hành vi vi

phạm pháp luật khác về quản lý nhà nước trong các lĩnh vực; bảo vệ người tố cáo;trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong việc quản lý công tác giải quyết tố cáo

+ Luật Trách nhiệm bồi thường của Nhà nước năm 2017 (có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2008 và thay thế Luật Trách nhiệm bồi thường của Nhà nước

năm 2009) Luật này quy định trách nhiệm bồi thường của Nhà nước đối với cá nhân,

tổ chức bị thiệt hại do người thi hành công vụ gây ra trong hoạt động quản lý hànhchính, tố tụng và thi hành án; thiệt hại được bồi thường; quyền, nghĩa vụ của cá nhân,

tổ chức bị thiệt hại; cơ quan giải quyết bồi thường; thủ tục giải quyết yêu cầu bồi

thường; phục hồi danh dự; kinh phí bồi thường; trách nhiệm hoàn trả; trách nhiệm của

các cơ quan nhà nước trong công tác bồi thường nhà nước

+ Các văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành 03 Luật nêu trên.

2 Quy trình áp dụng pháp luật trong công tác

3 Ví dụ minh hoạ về kinh nghiệm và kỹ năng cụ thể khi áp dụng pháp luật trong công tác lãnh đạo phòng của bản thân