tiểu luận kết thúc học phần hệ thống thông tin quản lý trình bày sự hiểu biết của bạn về hệ thống thông tin văn phòng cho ví dụ

Khái niệm HTTT tự động hóa văn phòng Management Office System là một hệ thống quản lý cơ sở hạ tầng thông tin của tổ chức; nó có mục đích chính là giúp các công việc của tổ chức được thự

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 1

TIỂU LUẬN

KẾT THÚC HỌC PHẦN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

(Mã học phần:BSA1307)

ĐỀ SỐ: 05

Giảng viên: Ths.Đỗ Thị Lan Anh

Sinh viên thực hiện: Nguyễn Duy Chiều

Mã sinh viên: B19DCTM014 Nhóm lớp: 01

Thời gian thi: từ 28/12/2021 đến ngày 3/1/2022

Hà Nội, tháng 12 năm 2021

MỤC LỤC

CÂU 1 TRÌNH BÀY SỰ HIỂU BIẾT CỦA BẠN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN VĂN

PHÒNG? CHO VÍ DỤ? 1

I Về hệ thống thông tin quản lí văn phòng 1

1 Khái niệm 1

2 Luồng dữ liệu vào ra 1

3 Các chức năng cơ bản 2

4 Công nghệ văn phòng 2

5 Các phần mềm quản lý văn phòng 2

6 dMột số phần mềm cụ thể 2

II Ví dụ: Hệ thống thông tin quản lý văn phòng phẩm của công ty A 2

1 Tiêu chí sử dụng văn phòng phẩm (VPP) 2

2 Định mức sử dụng 3

3 Quy trình cấp phát 3

4 Cấp phát đột xuất 3

5 Quản lí và sử dụng 3

CÂU 2 HÃY TỰ MÔ TẢ HỆ THỐNG QUẢN LÝ MỘT HOẠT ĐỘNG (CỤ THỂ) TRONG LĨNH VỰC KẾ TOÁN 4

Mô tả 4

a Sơ đồ chức năng kinh doanh 5

b Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh và sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 6

1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh 6

2 Sơ đồ dữ liệu mức đỉnh 7

c Đánh giá về ưu, nhược điểm và phương hướng giải quyết (nếu có) 8

1 Ưu điểm 8

2 Nhược điểm 8

3 Phương hướng giải quyết 8

DANH MỤC THAM KHẢO 9

CÂU 1 TRÌNH BÀY SỰ HIỂU BIẾT CỦA BẠN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN VĂN PHÒNG? CHO VÍ DỤ?

Bài làm

I Về hệ thống thông tin quản lí văn phòng

1 Khái niệm

HTTT tự động hóa văn phòng (Management Office System) là một hệ thống quản lý cơ sở

hạ tầng thông tin của tổ chức; nó có mục đích chính là giúp các công việc của tổ chức được thực hiện một cách có hiệu lực, có hiệu quả và được kiểm soát

Tính hiệu lực thể hiện mức độ tuân thủ và chấp hành tất cả các yêu cầu đặt ra cho công

việc Điều này có liên quan đến phạm vi trách nhiệm, quyền hạn của người thừa hành cũng như động lực thực hiện công việc dựa trên nhận thức của người thừa hành

Tính hiệu quả của công việc thể hiện ở sự cân đối giữa lợi ích từ công việc và chi phí cho

chính công việc đó Lợi ích thu được từ công việc là giá trị góp phần làm thỏa mãn các mục tiêu

đã hoạch định của tổ chức

Tính hiệu quả của công việc liên quan đến cách định nghĩa công việc (ví dụ: xác định mức

ưu tiên của công việc, yêu cầu của công việc, kết quả cần phải đạt, thông tin trợ giúp), trách nhiệm và quyền hạn của người thừa hành cũng như cách tổ chức và sự phối hợp các nguồn lực để tạo ra kết quả tối ưu

Tính kiểm soát thể hiện ở khả năng có thể giám sát, đo lường, điều khiển mọi trạng thái

diễn biến của công việc Điều này phụ thuộc vào cách thiết lập các báo cáo công việc và cách xử

lý các báo cáo của người quản lý

2 Luồng dữ liệu vào ra

- Văn bản đến

- Tài liệu, thư từ,…

- Đăng ký phương tiện đi lại, hội nghị,…

- Thông tin giao việc,…

- Văn bản đi

- Trả lời các yêu cầu

- Lịch công tác

- Giấy mời họp,…

CSDL TÀI CHÍNH

Các nguồn dữ liệu đầu vào: gồm các tài liệu, văn bản, yêu cầu, … đến tổ chức Nơi xuất phát các nguồn dữ liệu này có thể là các đơn vị, cá nhân bên ngoài hoặc bên trong tổ chức

Các nguồn dữ liệu đầu ra: gồm các văn bản đi, các báo cáo tổng hợp, trả lời yêu cầu,…

3 Các chức năng cơ bản

 Quản lí kênh thông tin tổ chức

 Chức năng soản thảo văn bản và chế bản điện tử

 Xác thực thông tin, phát hành và phân phối tài liệu

 KIểm soát hiệu lực tài liệu

 Theo dõi kết quả xử lí công việc

 Lưu trữ thông tin, tài liệu

4 Công nghệ văn phòng

Các HTTT văn phòng được tích hợp các công nghệ văn phòng hiện đại nhằm tối ưu hóa mọi hoạt động quản lý văn phòng, bao gồm:

 Các hệ thống in ấn, sao chụp, vi đồ họa

 Các hệ thống số hóa và nhận dạng quang học văn bản và hình ảnh

 Các hệ thống phi điện tử và điện thoại điện tử

 Các hệ thống hội nghị, hội thảo trực tuyến

5 Các phần mềm quản lý văn phòng

 Các phần mềm soạn thảo ngày nay có những tính năng mạnh như: tạo ghi chú, lập dàn bài, vẽ đồ hoạ, trộn thư tín, hỗ trợ truyền thông, thư điện tử…

 Các phần mềm chuyên dụng: thiết kế để thực hiện các chức năng quản lý văn phòng như quản lý công văn, hồ sơ công việc; sử dụng trang thiết bị, cơ sở vật chất, quản lý các loại thông tin khác của tổ chức…

6 dMột số phần mềm cụ thể

Phần mềm PORTAL OFFICE: hệ thống chia sẻ thông tin nội bộ, 1 hệ thống xử lí trung tâm, không giới hạn người dùng, tin học hóa các hoạt động quản lí và xấy dựng hệ thống ISO điện tử

HTTT điều hành IOS: 1 hệ thống quản lí văn bản Còn hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh chóng và đúng đắn, nhân viên chủ động về thời gian và hoàn thành đúng công việc được yêu cầu

II Ví dụ: Hệ thống thông tin quản lý văn phòng phẩm của công ty A

1 Tiêu chí sử dụng văn phòng phẩm (VPP)

 Có bảng tiêu chuẩn các loại văn phòng phẩm với các tiêu chuẩn chung không phân biệt chức danh và riêng

2

2 Định mức sử dụng

 Mỗi loại VPP có định mức Phòng hành chính (HC) lập định mức sử dụng tạm tính và thảo luận qua với Trưởng bộ phận (TBP), sau đó chuyển qua cho ban giám đốc (BGĐ) công ty ký duyệt

3 Quy trình cấp phát

 Vào ngày 28 hàng tháng, các bộ phận lập giấy đề nghị VPP chuyển TBP duyệt, sau đó chuyển cho phòng HC

 Phòng HC kiểm tra định mức sử dụng, nếu sai chuyển cho bộ phận sửa, nếu đúng chuyển cho BGĐ phê duyệt

 Sau khi được duyệt, phòng HC liên hệ mua VPP

 VPP mua 1 lần, mức tồn kho 20% mức duyệt mua

4 Cấp phát đột xuất

 Người có nhu cầu lập giấy đề nghị cho TBP duyệt,rồi chuyển cho phòng HC

 Phòng hành chính kiểm tra, nếu đúng thì chuyển cho BGĐ

 Phòng HC tiến hành liên hệ mua hàng

 VPP được phát ngay sau khi nhận về, việc cấp phát được kí vào thẻ kho

5 Quản lí và sử dụng

 Chuyên viên được cấp phát VPP sử dụng đúng mục đích, tiết kiệm

 TBP hướng dẫn và kiểm tra việc sử dụng VPP

 Phòng HC có trách nhiệm lập thẻ kho theo dõi sử dụng VPP trong công ty Đảm bảo định mức tồn kho 20%

CÂU 2 HÃY TỰ MÔ TẢ HỆ THỐNG QUẢN LÝ MỘT HOẠT ĐỘNG (CỤ THỂ) TRONG LĨNH VỰC KẾ TOÁN

DỰA VÀO BẢN MÔ TẢ, HÃY XÂY DỰNG CÁC SƠ ĐỒ SAU:

A SƠ ĐỒ CHỨC NĂNG KINH DOANH CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ NÊU TRÊN.

B SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC NGỮ CẢNH VÀ SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC ĐỈNH CỦA HỆ THỐNG

C HÃY ĐÁNH GIÁ VỀ CÁC ƯU, NHƯỢC ĐIỂM CỦA HỆ THỐNG VÀ HƯỚNG GIẢI QUYẾT CÁC NHƯỢC ĐIỂM (NẾU CÓ).

Bài làm

Mô tả

Công ty X có bộ phận quản lí hóa đơn đặt in/ tự in gồm 3 bộ phận nhỏ:

- Khi phát sinh nhu cầu, bộ phận Xuất và Đóng dấu ghi nhận thông tin rồi phát hành hóa đơn kèm chứng từ bán hàng rồi đưa thêm dữ liệu vào hồ sơ hóa đơn chưa duyệt Sau khi khách hàng quyết toán đơn hàng cho bộ phận bán hàng, nhân viên đóng dấu vào hóa đơn, đưa lại khách hàng

và đưa dữ liệu vào hồ sơ hóa đơn đã duyệt

- Tại bộ phận Hủy và Xóa, khi hóa đơn đặt in gặp vấn đề cần hủy, nhân viên tiến hành hủy hóa đơn sau khi nhận được bản phê duyệt hồ sơ hủy hóa đơn được duyệt từ giám đốc rồi nộp thông báo hủy hóa đơn cho cơ quan thuế Trong trường hợp hóa đơn đã giao cho khách hàng phát hiện sai sót, nhân viên lập biên bản thu hồi sau khi nhận được yêu cầu từ khách hàng Nhân viên gạch chéo ghi nhận xóa bỏ và lập hóa đơn mới cho khách hàng, xóa và thêm mới dữ liệu trong hồ sơ hóa đơn Sau đó thêm dữ liệu vào hồ sơ hóa đơn đã xóa

- Tại bộ phận Xử lí mất, cháy, hỏng Với hóa đơn đã lập và giao cho khách hàng, nhân viên cùng khách hàng lập biên bản và giao cho khách hàng hóa đơn có chữ bản sao hoặc liên 1 hóa đơn gốc tùy trường hợp Với trường hợp hóa đơn đặt in chưa lập, nhân viên nộp báo cáo mất, cháy, hỏng cho cơ quan thuế Nhân viên thêm dữ liệu vào hồ sơ hóa đơn mất, cháy, hỏng

4

a Sơ đồ chức năng kinh doanh

Quản lí hóa đơn đặt in, tự in

Xuất và Đóng

dấu

Xử lí mất, cháy, hỏng Hủy và Xóa

Sửa dữ liệu trong hồ sơ hóa đơn

Thêm dữ liệu

vào hồ sơ hóa

đơn đã duyệt

Thêm dữ liệu

vào hồ sơ giao

dịch chưa hoàn

tất

Phát hành hóa

đơn kèm

chứng từ

Lập biên bản

và bàn giao bản sao

Hủy và nộp thông báo hủy hóa đơn

Nộp và nhận

hồ sơ phê duyệt từ giám đốc

Nộp báo cáo mất, cháy, hỏng

Lập biên bản thu hồi, nhận, xóa bỏ và lập hóa đơn mới

Đóng dấu vào

hóa đơn và đưa

trả khách

Sửa dữ liệu trong hồ sơ hóa đơn

b Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh và sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

6

Thông tin, hóa đơn sai, hóa đơn cần đóng dấu Yêu cầu xử lí hóa đơn sai hoặc hóa đơn mất, cháy, hỏng

Hóa đơn không dấu, có dấu, mới, biên bản thu hồi

Bản sao cần thiết, biên bản mất, cháy, hỏng

Giám đốc

Hồ sơ hủy hóa đơn

Hồ sơ đã duyệt

Cơ quan thuế

Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn

Báo cáo hủy hóa đơn

Quản hóa hóa đơn đặt in, tự in

2 Sơ đồ dữ liệu mức đỉnh

Thông

tin, hóa

đơn cần

đóng

dấu

Hóa đơn không

dấu, có

dấu

Hồ sơ đã duyệt

Biên bản thu hồi, bản sao cần thiết

Hóa đơn cần dùng

Hóa đơn cần dùng

Hóa đơn mới đã duyệt

Hóa đơn cần xóa Hóa đơn đã xác nhận xóa

+ biên bản

Thông tin hóa đơn mất, cháy, hỏng + biên bản

chưa duyệtHóa đơn mới Hồ sơ

hủy hóa đơn

Xử lí mất, cháy, hỏng

Khách hàng

Hồ sơ hóa đơn đã duyệt

Hồ sơ hóa đơn đã duyệt

Hồ sơ hóa đơn chưa duyệt

Xuất và

Khách hàng

Yêu cầu

xử lí hóa đơn sai, hóa đơn sai

Giám đốc

Biên bản mất cháy, hỏng, hóa đơn mới

Yêu cầu

xử lí hóa đơn mất, cháy, hỏng

Cơ quan thuế

Báo cáo hủy hóa đơn

Hóa đơn chưa duyệt

Hóa đơn đã

duyệt

Hóa đơn cần xóa

Cơ quan thuế

Báo cáo mất, hỏng, cháy hóa đơn

Hồ sơ hóa đơn chưa duyệt Hồ sơ hóa đơn mất, cháy, hỏng

Hồ sơ hóa đơn đã xóa

c Đánh giá về ưu, nhược điểm và phương hướng giải quyết (nếu có)

1 Ưu điểm

 Hình thức tổ chức kế toán phân tán mang lại nhiều thuận lợi cho xử lí sự vụ phát sinh

 Sổ sách được phân hóa rõ ràng, giúp kế toán viên dễ dàng tác nghiệp

 Dễ dàng đối chiếu khi có vấn đề

 Gồm nhiều nghiệp vụ hỗ trợ khách hàng được chia theo các chức năng khác nhau, mỗi nghiệp vụ do các chuyên viên phụ trách, đảm bảo xử lí tốt các vấn đề phát sinh

2 Nhược điểm

 Chưa có bộ phận kế toán với chức năng điều chỉnh thông tin hóa đơn như tên, địa chỉ rõ ràng

 Chưa có bộ phận kế toán với chức năng tạo và thông báo phát hành hóa đơn rõ ràng

 Hệ thống sổ sách chưa tinh gọn, quá nhiều sổ sách gây mất nhiều thời gian

 Hoạt động, quy trình kế toán chưa thực sự tối ưu

3 Phương hướng giải quyết

 Đầu tư thiết kế lại phần mềm ứng dụng quy trình xử lý và thực hiện hóa đơn

 Sử dụng những phần mềm kế toán chuyên dụng với đầy đủ chức năng chuyên biệt cho các hoạt động kế toán

 Bổ sung những chức năng còn thiếu như hoạt động điều chỉnh thông tin hóa đơn, tạo lập

và thông báo phát hành hóa đơn

 Cải thiện quy trình chuyên nghiệp hơn nữa, tinh gọn hơn sổ sách nhằm tạo thuận lợi hơn cho kế toán viên trong quá trình tác nghiệp, mang lại sự hài lòng hơn từ khách hàng

 Tạo hòm thư góp ý cho nhân viên và khách hàng nhằm liên tục đánh giá và rút kinh nghiệm đổi mới để hoàn thiện quy trình thực hiện và cung cấp hóa đơn Phản hồi nhành

và kết hợp tốt với các phòng ban, bộ phận khác nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ, uy tín của Công ty đối với các khách hàng

8

DANH MỤC THAM KHẢO

1 Nguyễn Duy Chiều, 2021 Tiểu luận Logistic căn bản Hà Nội: Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông

2 Lê Thị Ngọc Diệp, 2017 Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý Hà Nội: Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông

3 Các bài viết danh trong danh mục Quản lí hóa đơn đặt in, tự in

https://helpsme.misa.vn/2017/quan_ly_hoa_don.htm

4 Ưu Nhược Điểm của Phần Mềm Kế Toán Misa (Cập Nhật 2021)

https://accgroup.vn/uu-nhuoc-diem-phan-mem-ke-toan-misa/