Một số biện pháp hoàn thiện công tác lập và thực hiện kế hoạch tại công ty IN HÀNG KHÔNG.doc.DOC

Một số biện pháp hoàn thiện công tác lập và thực hiện kế hoạch tại công ty IN HÀNG KHÔNG

Lời mở đầu

Trong nền kinh tế thị trờng, để có đợc vị trí trên thơng trờng đã là khó, làm thế nào để giữ vững và phát triển nó còn khó hơn Ngày nay, các doanh nghiệp đang quan tâm đến việc đề ra những mục tiêu, chiến lợc chung của toàn Công ty

Nh-ng làm thế nào để đạt đợc nhữNh-ng mục tiêu đó một cách chắc chắn và nhanh nhất,

đây cũng là vấn đề mọi doanh nghiệp đang quan tâm Tổ chức thực hiện theo kế hoạch tác nghiệp, đó là một phơng pháp giúp đạt đợc mục tiêu một cách có hiệu quả bằng cách chia nhỏ mục tiêu cho từng bộ phận, theo từng khoảng thời gian ngắn Kế hoạch tác nghiệp là một công cụ chủ yếu để bộ máy đều độ triển khai thực hiện có hiệu quả công việc để đạt đợc mục tiêu chung của Công ty, đồng thời là cơ sở để đánh giá, khen thởng thành tích của từng bộ phận

Qua quá trình khảo sát tổng hợp tại Công ty In Hàng không, em nhận thấy có

đặc điểm nổi bật là:

Tính chất của đơn đặt hàng cho dịch vụ in là rất phong phú: lớn có thể rất lớn, nhiều kỳ cũng có thể ít và chỉ thực hiện 1 lần; nội dung in phong phú với các yêu cầu về chất lợng bản in rất cao; thời gian để hoàn thành một đơn hàng thờng gấp, diễn ra nhanh; một lỗi sai nhỏ trong một khâu thao tác cụ thể cũng có thể dẫn

đến việc huỷ bỏ toàn bộ đơn hàng Với những tính chất đó, đòi hỏi công tác kiểm soát chất lợng và lập kế hoạch tác nghiệp và điều độ sản xuất đòi hỏi phải rất khoa học, hiệu quả Xuất phát từ lý do đó, em lựa chọn đối tợng nghiên cứu trong chuyên đề thực tập này là: Hoàn thiện công tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp tại Công ty in Hàng không

Trong chuyên đề này, do tính chất của đối tợng nghiên cứu là công tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp nên phơng pháp nghiên cứu đợc áp dụng chủ yếu

là phơng pháp quan sát tìm hiểu diễn biến thực tế tại doanh nghiệp và phơng pháp so sánh để xác định đợc tính hợp lý của các kết quả và nội dung nghiên cứu

Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung chuyên đề gồm ba phần chính:

Phần I : Tổng quan về Công ty In Hàng không

Phần II: Thực trạng công tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp của Công ty Phần III: Một số biện pháp hoàn thiện công tác lập và thực hiện kế hoạch tác

nghiệp của Công ty

Mục lục: Lời mở đầu 1

Mục lục: 2

Phần I: Tổng quan về Công ty in Hàng không 5

I Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty 5

II Những đặc điểm kinh tế kỹ thuật có ảnh hởng đến công tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp của Công ty 7

1 Cơ cấu tổ chức 7

1 1 Sơ đồ tổ chức 7

1 2 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận 8

2 Đặc điểm sản phẩm 11

3 Đặc điểm thị trờng 11

3 1 Thị trờng trong ngành Hàng không 12

3 2 Thị trờng ngoài ngành 12

4 Đặc điểm công nghệ, máy móc thiết bị 13

4 1 Đặc điểm công nghệ 13

4 2 Máy móc thiết bị 14

5 Đặc điểm về nhân lực 17

6 Đặc điểm về nguyên vật liệu 18

7 Đặc điểm tài chính 19

III Cơ hội và thách thức của Công ty hiện nay 23

Phần II: Thực trạng công tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp của Công ty 26

I Thực trạng công tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp 26

1 Bộ máy lập kế hoạch tác nghiệp và điều độ sản xuất của Công ty 26

1.1 Sơ đồ bộ máy lập kế hoạch tác nghiệp và điều độ sản xuất: 26

1.2 Phân công chức năng, nhiệm vụ trong bộ máy lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp: 27

2 Căn cứ và cách thức lập kế hoạch tác nghiệp 28

3 Nội dung lập kế hoạch tác nghiệp tại Công ty 30

3.1 Lập lịch trình sản xuất, chuẩn bị nguyên vật liệu 30

3.2 Kế hoạch bảo dỡng máy móc, thiết bị 31

3.3 Lập kế hoạch tài chính ngắn hạn 31

3.4 Sắp xếp và bố trí lao động, nhân lực 32

3.5 Kế hoạch bảo hộ, vệ sinh công nghiệp cho ngời lao động 32

3.6 Nội dung lập kế hoạch tác nghiệp tiếp cận từ quan sát trình tự thực hiện một đơn hàng 33

4 Nội dung công tác điều độ sản xuất tại Công ty 35

4.1 Tác nghiệp tại phân xởng in 36

4.2 Tác nghiệp tại phân xởng Sách 38

4.3 Tác nghiệp tại phân xởng Giấy 38

II Đánh giá về tình hình lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp của công ty hiện nay 39

1 Một số kết quả, phân tích: 39

2 Đánh giá về công hệ thống lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp 44

2.1 Những mặt đợc: 45

2.2 Những mặt còn hạn chế: 45

Phần III: Một số biện pháp hoàn thiện công tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp tại Công ty 48

1 Hoàn thiện công tác nghiên cứu dự báo thị trờng 48

1.1 Cơ sở lý luận và thực tiễn 48

1.2 Nội dung biện pháp 48

1.3 Điều kiện thực hiện 49

1.4 Lợi ích của biện pháp 50

2 Cụ thể hóa kế hoạch tác nghiệp theo quý, tháng 50

2.1 Cơ sở lý luận thực tiễn 50

2.2 Nội dung biện pháp 51

2.3 Điều kiện, các bớc thực hiện 52

2.4 Lợi ích của biện pháp 52

3 Vận dụng các phơng pháp quản trị khoa học vào việc thực hiện kế hoạch tác nghiệp 52

3.1 Cơ sở lý luận thực tiễn 52

3.2 Nội dung và biện pháp 52

3.3 Điều kiện thực hiện 53

3.4 Lợi ích biện pháp 53

4 Nâng cao tính đồng bộ trong đầu t máy móc thiết bị của Công ty 54

5 Nâng cao trình độ cán bộ lập kế hoạch tác nghiệp của Công ty 54

5.1 Cơ sở lý luận và thực tiễn 54

5.2 Nội dung biện pháp 55

5.3 Điều kiện thực hiện 56

5.4 Lợi ích của biện pháp 56

6 Sử dụng kỹ thuật phân tích ABC trong quản lý vật t 57

6.1 Cơ sở lý luận và thực tiễn 57

6.2 Nội dung biện pháp 57

6.3 Điều kiện thực hiện: 58

6.4 Lợi ích của biện pháp: 59

Kết luận 60

Danh mục tài liệu tham khảo: 61

Chi nhánh phía nam: 126 Hồng Hà-Phờng 2-Quận Tân Bình-TP HồChí Minh

Trên cơ sở tiếp nhận xởng in typo của Binh đoàn 678 Bộ Quốc phòng và sốcán bộ quản lý của ngành Hàng không Quân số ban đầu gồm 15 cán bộ,công nhân viên, tài sản có 02 máy in typo 14 trang và 08 trang Để đáp ứng đ-

ợc nhu cầu của ngành Hàng không dân dụng, các chứng từ ấn phẩm ban đầucủa ngành phải đạt yêu tiêu chuẩn quốc tế Năm 1994, Công ty đợc cục Hàngkhông dân dụng Việt Nam quyết định đầu t thêm thiết bị đổi mới công nghệ

in Typo thay bằng công nghệ in Offset, nâng công suất từ 30 triệu trang inmột năm lên 150 triệu trang in một năm và đã in đợc các chứng từ cao cấpcủa ngành Hàng không

Cùng với sự hội nhập của nền kinh tế thế giới, mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại

và phát triển thì cần phải nắm bắt đợc xu thế thay đổi, tìm ra những nhân tốthen chốt đảm bảo sự thành công trên thơng trờng Để đáp ứng nhu cầu đadạng của thị trờng trong lĩnh vực in và bắt kịp xu hớng phát triển của cácTổng Công ty lớn, Hội đồng quản trị Tổng Công ty Hàng không quyết địnhchính thức thành lập Công ty In Hàng không là một doanh nghiệp nhà nớcthuộc Tổng Công ty Hàng không, thực hiện hạch toán độc lập, có tài khoản

riêng có con dấu riêng, tự chịu trách nhiệm toàn bộ các hoạt động kinh doanhtrong phạm vi số vốn nhà nớc giao, đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đốivới nhà nớc

Sau 19 năm xây dựng, Công ty đã trởng thành và phát triển cả về quy mô vàcông nghệ:

- Cơ sở hạ tầng nhà xởng cùng các công trình phụ trợ đợc xây dựng đảmbảo phục vụ sản xuất;

- Nguồn nhân lực đợc tăng cờng cả về số lợng và chất lợng với trên 250 cán

bộ, công nhân viên trình độ bao gồm: đại học, sau đại học, công nhân cótay nghề đợc đào tạo, có khả năng tiếp cận công nghệ in tiên tiến;

- Thiết bị công nghệ đợc đầu t, đổi mới với dây chuyền in Offset của Đức,dây chuyền in Flexo hiện đại của Mỹ, và một dây chuyền sản xuất khăngiấy thơm của Đài Loan Công ty có khả năng in gia công và cung cấp cácdịch vụ, sản phẩm in, giấy cho các doanh nghiệp trong và ngoài ngànhHàng không

Ngành nghề sản xuất- kinh doanh:

- In vé máy bay, thẻ hành lý, thẻ lên máy bay, đáp ứng hệ kiểm tra DCS và

vé vé qua cầu có nghép băng từ của ngành giao thông;

- In chứng từ hoá đơn tài chính, sách, báo tạp chí, catalogue và các ấn phẩmkhác;

- Sản xuất khăn giấy thơm với 02 huy chơng vàng hội chợ thơng mại toànquốc, cung cầp ổn định cho ngành Hàng không và thị trờng các tỉnh phíaBắc;

- Kinh doanh vật t thiết bị ngành in, đợc phép trực tiếp xuất nhập khẩu;

- Liên kết, sản xuất kinh doanh các loại sản phẩm in từ dây truyền Flexocho các loại túi ni lon,

Là doanh nghiệp sản xuất kinh doanh độc lập với sự đầu t đúng hớng có hiệuquả và sự phấn đấu không ngừng của tập thể cán bộ công nhân viên, Công ty

đã phát triển ổn định doanh thu hàng năm tăng từ 10 - 15%, đã khẳng định vịtrí và tham gia cạnh tranh bình đẳng với các doanh nghiệp cùng lĩnh vực Vớicác kết quả sản xuất kinh doanh, Công ty đã đợc Nhà nớc, Ngành chủ quảntặng thởng Huân chơng lao động hạng 3 cùng nhiều bằng khen cho tập thể cánhân

II Những đặc điểm kinh tế kỹ thuật có ảnh hởng đến công tác lập và

thực hiện kế hoạch tác nghiệp của Công ty.

Giám đốc

Phòng tổ chức hành chính

Phòng kế hoạch sản xuất

Phòng QM

Phòng tài chính

Phân x ởng sản xuất giấy

Phân x ởng in flexo

Phân x ởng sách

Phân x ởng in offset

Đứng đầu Công ty là Giám đốc ngời có quyền lãnh đạo cao nhất chịu tráchnhiệm với nhà nớc cũng nh tập thể cán bộ công nhân viên về hoạt động sảnxuất kinh doanh của Công ty; trởng các phòng ban hỗ trợ Giám đốc và tổchức, chuyền đạt, điều hành thực hiện các công việc sản xuất kinh doanh củaCông ty; tổ trởng các phân xởng tổ chức sản xuất và quản lý chung phân x-ởng của mình đồng thời liên hệ với các bộ phận phòng ban khác

1 2 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận

1.2.1 Ban lãnh đạo: Giám đốc, Phó Giám đốc

Ban lãnh đạo Công ty gồm 2 thành viên là Giám đốc và Phó Giám đốc đợc bổnhiệm bởi Tổng Công ty Hàng không Chịu trách nhiệm quản lý điều hànhnguồn lực đảm bảo phát triển toàn Công ty, bảo toàn và phát triển vốn nhà n-

ớc giao; quản lý điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh sử dụng vàphát triển các trang thiết bị công nghiệp nhằm đảm bảo thoả mãn các yêu cầucủa khách hàng trong và ngoài ngành Hàng không; quan hệ đối ngoại đối vớicác cấp ngành và các cơ quan chính quyền địa phơng; báo cáo thờng niên cáchoạt động, kết quả kinh doanh với Tổng Công ty

1.2.2 Phòng kế hoạch

Trong tơng quan giữa các phòng chức năng trong Công ty, phòng Kế hoạch

đóng vai trò tích cực hơn, thực hiện việc điều phối hoạt động sản xuất kinhdoanh của Công ty, thay mặt Ban lãnh đạo Công ty điều phối hoạt động sảnxuất của các phân xởng, tổ sản xuất Hầu hết các hoạt động sản xuất, kinhdoanh đều có sự tham gia của Phòng Kế hoạch Đây là một điểm có tính tơng

đối đặc thù của Công ty trong cơ cấu tổ chức và hoạt động Phòng kế hoạch

đợc Giám đốc uỷ quyền tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, nắm bắt mọi yêucầu đề xuất của khách hàng (theo đơn đặt hàng) và chịu trách nhiệm trớcGiám đốc về mọi thủ tục in ấn đúng quy định của pháp luật hiện hành; xâydựng giá thành và đàm phán với khách hàng về giá và thời hạn hoàn thành, đề

ra phơng án thực hiện công việc trình Giám đốc phê duyệt, lập kế hoạch sảnsuất của từng tuần, tháng theo kế hoạch đặt hàng, đảm bảo phù hợp với nănglực thực tế của Công ty; phối kết hợp với các phòng ban khác để thực hiện sảnxuất kinh doanh nh: phòng tổ chức để cân đối nhân lực, thông báo thông tin

về quy cách chủng loại vật t thiết bị cho phòng kinh doanh, thông báo chophòng tài chính để cân đối doanh thu và chi phí; giám sát đôn đốc các phân x-ởng thực hiện công việc; tổng hợp các số liệu, thông tin, kinh nghiệm và đồngthời đa ra kế hoạch ngắn hạn và dài hạn của Công ty; chủ động quản lý điềuhành ra các quyết định giải quyết các khó khăn trong quá trình sản xuất kinhdoanh

Bộ phận cơ điện trực thộc phòng kế hoạch có nhiệm vụ kết hợp cùng các phânxởng theo dõi, duy trì chế độ bảo hành, bảo dỡng các thiết bị và hệ thống điệncủa toàn Công ty để duy trì sản xuất ổn định Tiến hành khắc phục sửa chữakhi có sự cố sảy ra Có trách nhiệm đề xuất với Giám đốc về những dự án sửachữa lớn Có nhiệm vụ tham mu cho Giám đốc về các dự án đầu t trang thiết

bị mới

1 2 3 Phòng tổ chức hành chính

Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ tham mu quản lý và thực hiện côngtác tổ chức bộ máy quản lý sắp xếp nhân sự quản lý lao động tiền lơng cácchế độ của ngời lao động theo mô hình gọn nhẹ hiệu quả Kết hợp với bộphận kế hoạch bộ phận tài chính, bộ phận sản xuất định mức lao động và đơngiá tiền lơng; đề xuất thực hiện các phơng án đào tạo nâng cao trình độ nănglực của cán bộ nhân viên; quản lý nội quy Công ty, bảo hiểm xã hội, quản lýcông văn đi đến, lễ tân, bảo vệ, lái xe, tạp vụ,

1 2 4 Phòng kinh doanh

Theo quy định của Công ty, Phòng Kinh doanh có nhiệm vụ tơng đối khác sovới các Phòng Kinh doanh của các doanh nghiệp khác Nhiệm vụ chủ yếucủa phòng này là chuẩn bị vật t, thiết bị đầu vào cho quá trình sản xuất củaCông ty Bên cạnh đó, phòng Kinh doanh thực hiện nhiệm vụ bán các sảnphẩm khăn giấy thơm, giấy vệ sinh do phân xởng giấy sản xuất Phòng kinhdoanh còn mới đảm nhận thêm nhiệm vụ kinh doanh các mặt hàng máy móc

trang thiết bị ngành in, đã đợc nhà nớc cấp giấy phép kinh doanh trong lĩnhvực này

1 2 5 Phòng kế toán tài chính

Tổng hợp, theo dõi và đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty;thực hiện việc lên kế hoạch tài chính tháng, quý, năm đảm bảo cân đối tàichính cho quá trình sản xuất ổn định của Công ty; ghi chép và phản ánh cácnghiệp vụ phát sinh làm căn cứ thực hiện nghĩa vụ với Nhà nớc Kết hợp vớiphòng kinh doanh, phòng kế hoạch cân đối chi tiêu mua sắm vật t trang thiết

bị các khoản chi phí khác với doanh thu thu đợc Theo sát các kết quả kinhdoanh của từng bộ phận trong từng thời kỳ báo cáo với lãnh đạo Phân tích

đa ra những nhận định, đánh giá về tình hình thực hiện kết quả kinh doanh,

cố vấn cho lãnh đạo ra các quyết định kinh doanh

1 2 6 Phòng chất lợng (QM)

Phòng QM có nhiệm vụ thiết lập, thực hiện duy trì hệ thống quản lý chất ợng và đề xuất các phơng pháp nâng cao hiệu lực của hệ thống theo các yêucầu của tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 Kiểm soát tài liệu của Hệ thống quản lýchất lợng, hồ sơ, quá trình đánh giá nội bộ, quá trình hành động khắc phục,phòng ngừa, và tham gia vào việc kiểm soát quá trình xem xét của lãnh đạo

l-1 2 7 Các phân xởng sản xuất

Công ty có 5 Phân xởng, trong đó có 4 phân xởng sản xuất trực tiếp là Phânxởng in offset, in flexo, phân xởng sản xuất giấy, phân xởng sách Phân x-ởng chế bản là phân xởng hỗ trợ theo quy trình công nghệ in

- Phân x ởng in offset : công nghệ in trên chất liệu giấy thờng 1 màu và nhiềumàu, nhiệm vụ chủ yếu in các loại sách, báo, tạp chí, các ấn phẩm đợc intrên chất liệu giấy thờng

- Phân x ởng in Flexo : công nghệ in trên giấy có tráng và in trên chất liệu nilông, nhiệm vụ chủ yếu in các loại ấn phẩm nh: túi sách, túi nôn, bìa cácloại tạp trí, các loại khác ,

- Phân x ởng sách: có nhiệm vụ gia công các loại ấn phẩm theo quy trìnhcông nghệ, cắt đóng thành quyển nhập kho thành phẩm Trong nhiều tr-ờng hợp phân xởng sách có thể nhận gia công cho các đối tác trên địa bàn

- Phân x ởng giấy: có nhiệm vụ sản xuất giấy vệ sinh, nhằm tận dụng phếliệu giấy trong quá trình in để sản xuất, cung cấp cho chính khách hàngtrong Tổng công ty và các khách hàng khác; Gia công các loại giấy hộp,khăn thơm, phục vụ cho khách bay; Gia công các loại thẻ hành lý;

1 2 8 Chi nhánh phía Nam

Công ty có một Chi nhánh trực thuộc tại Miền Nam Chi nhánh đợc thànhlập từ năm 2000 để thực hiện chiến lợc mở rộng thị trờng Miền Nam của

Công ty Là đơn vị hạch toán kinh tế nội bộ của Công ty, kết quả kinh doanhcủa chi nhánh đợc cộng vào kết quả kinh doanh chung của Công ty.

Sản phẩm chính của Công ty là: dịch vụ in ấn(in trực tiếp theo thiết kế của đơnhàng trên vật t của Công ty); in gia công các mặt hàng của khách (khách hàng đã

có hàng bán thành phẩm cần in cho hoàn thiện sản phẩm của họ); các ấn phẩm

nh sách, báo, tạp chí, Bên cạnh đó phân xởng giấy sản xuất các loại khăn giấythơm, giấy vệ sinh, gia công khăn ớt; và phòng kinh doanh còn kinh doanh cácloại vật t xuất nhập khẩu các vật t thiết bị của ngành in

Những đặc điểm sản phẩm có ảnh hởng đến kế hoạch tác nghiệp:

- Sản phẩm in thờng đa dạng không có tiêu thức nhất định và phụ thuộc vàoyêu cầu của khách hàng;

- Sản phẩm in mang tính kỹ thuật cao chỉ có ngời hiểu biết cao về côngnghệ hiện tại của Công ty mới có thể xem xét quyết định nhận đơn hànghay không, đặc điểm này cũng quyết định nhiều đến công tác tác nghiệpcủa Công ty;

- Hàng in gia công thờng in hàng loạt với khối lợnglớn, số lợng nhiều chiếmnhiều không gian của phân xởng điều này có tác động đến công tác bố trímặt bằng sản xuất cho phù hợp với mặt bằng hiện có của Công ty, và số l -ợng thao tác trong một công việc;

- Sản phẩm in đòi hỏi chất lợng cao và chính xác vì in hàng loạt và in với sốlợng nhiều, tốc độ in cao nên khâu thiết kế bản in phải chính xác quyết

định đến tiến độ thực hiện;

- Sản phẩm in quảng cáo thờng đòi hỏi độ chính xác cao vì lỗi khi in sảnphẩm quảng cáo thờng gây ảnh hởng đến uy tín của chính khách hàng đốivới khách hàng của họ

Là một doanh nghiệp nhà nớc thuộc Tổng Công ty Hàng không, kinh doanhtrong lĩnh vực in ấn, Công ty có nhiều lợi thế về thị trờng rộng lớn có đợc từ cácthành viên khác trong tổng mang lại Với 19 năm hình thành và phát triển, Công

ty đã xây dựng đợc uy tín với khách hàng trong và ngoài ngành Hàng không

Đến nay, thị trờng chính của Công ty là thị trờng trong ngành Hàng không với60% đơn hàng và 40% đơn hàng của khách hàng ngoài ngành Tuy nhiên, Công

ty xác định rằng mảng thị trờng ngoài ngành là mảng thị trờng tiềm năng củaCông ty Hai mảng thị trờng này có những đặc điểm khác nhau và có ảnh hởngtới công tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp

3 1 Thị tr ờng trong ngành Hàng không

Thị trờng này thờng rất ổn định, Tổng Công ty giao kế hoạch cung ứng nội bộxuống cho Công ty Nhu cầu chính là các tạp chí, thẻ hàng, vé máy bay chứng từcao cấp sử dụng trong ngành Các loại giấy thơm, khăn thơm cao cấp, túi nôn,giấy vệ sinh theo kế hoạch của Tổng Công ty và các cơ quan trong ngành Hàngkhông Trong đó sản phẩm thờng xuyên là tạp chí hàng không 1 tháng/ 1 số với

số lợng 5000 cuốn phục vụ trên các chuyến bay Để phục vụ cho ngành Hàngkhông và cho các chuyến bay, Công ty còn in tạp chí “thông tin giải trí” pháthành 2 tháng/1 số với số lợng 7000 cuốn Ngoài ra Công ty còn đảm bảo kịp thờithờng xuyên việc in vé máy bay, hoá đơn chứng từ phục phụ vụ cho các sân bay:sân bay Tân Sơn Nhất, sân bay Nội Bài, Đà Nẵng, Huế với số lợng theo kế hoạchcủa Tổng Công ty phục vụ cho hàng triệu khách trong năm Ngoài ra Công tycòn in các loại bao bì, màng mỏng, túi nôn, túi xách tay phục vụ cho các chuyếnbay,

Tuy nhiên, mảng thị trờng này cũng chịu sự ảnh hởng của xu hớng phát triểnchung của Tổng Công ty, các chính sách của Tổng Công ty, diễn biến và cácquyết định kinh doanh trong năm của Tổng Công ty

3 2 Thị tr ờng ngoài ngành

Mảng thị trờng này đợc coi là thị trờng tiềm năng và quan trọng phục vụ chochiến lợc mở rộng thị trờng tận dụng tối đa năng lực sản suất của Công ty Tuynhiên, thị trờng này có nhiều yếu tố ảnh hởng đến công tác tác nghiệp của Côngty:

- Thị trờng này thờng biến động khó định lợng trớc, bởi phải in theo đơn đặthàng chính đặc điểm này đã tác động đến khả năng thực hiện kế hoạch tácnghiệp của Công ty;

- Khách hàng là một tổ chức thờng in với số lợng lớn, nhiều đợt và thời gianyêu cầu nhanh (đặc biệt là các in ấn cho các chơng trình quảng cáo, xúctiến bán hàng của các công ty, tổ chức), chịu chi phối bởi đối thủ cạnhtranh trong cùng lĩnh vực in ấn;

- Thị trờng này, in nh là một công đoạn gia công trong quá trình sản xuấtsản phẩm của khách hàng, do vậy cả số lợng và đơn hàng đều phụ thuộcvào tình hình sản xuất kinh doanh chung của khách hàng;

- Nội dung in phong phú, hay thay đổi theo yêu cầu kinh doanh của kháchhàng, yêu cầu về tính chính xác của nội dung in, chất lợng in cao

4 1 Đặc điểm công nghệ

Đặc điểm quy trình công nghệ có ảnh hởng lớn đến công tác lập và thực hiện kếhoạch tác nghiệp: Quy trình công nghệ đợc tách riêng giữa công nghệ sản xuấtgia công giấy với quy trình in; quy trình in đợc chia làm hai công đoạn: công

đoạn in và công đoạn gia công hoàn thiện sản phẩm in

Hiện nay Công ty có hai công nghệ in là: công nghệ in Offset in trên chất liệugiấy thờng gồm loại một màu, hai màu, bốn màu và công nghệ in Flexo in trênchất liệu dạng màng mỏng dẻo có độ đàn hồi nh ni lông, các loại giấy có trángbóng trên mặt

Mỗi loại đơn hàng khác nhau thì các công đoạn in khác nhau tuỳ thuộc vào độphức tạp của yêu cầu trong trong đơn hàng

Tuy nhiên đều phải tuân theo sơ đồ quy trình công nghệ in nh sau:

Tài liệu gốc: là các bản mẫu, bản thảo, bản đánh máy, tranh ảnh, film, nếukhách hàng đã có film trớc đã đợc sử lý chỉnh lỗi phù hợp với công nghệ thì đợcchuyển ngay cho bình bản, còn các trờng hợp cha có film phải lập market và táchmàu điện tử sau đó chuyển cả tài liệu gốc và film cho bình bản

Market: là một tấm mica mỏng (dạng film) trên đó thể hiện nội dung in, độ đậmnhạt sáng tối của bản in

Tách màu điện tử: Đối với những bản in có nhiều màu nh tranh ảnh mỹ thuật,chữ màu phải đợc đem chụp tách màu điện tử, mỗi màu phải đợc chụp ra mộtbản riêng thành 4 màu chủ yếu là xanh, đen, đỏ, vàng

Bình bản: trên cơ sở Market và film tách màu điện tử Bình bản sẽ bố trí tất cả cácloại chữ, hình ảnh có cùng màu cho các tấm mica theo từng trang in

Chế bản: trên cơ sở các tấm mica đã đợc bình bản, chế bản có nhiệm vụ chế bảnvào khuôn in nhôm hoặc kẽm sau đó đem phơi bản và sửa bản để in không bịnhoè hoặc lỗi

In: sau khi chế bản cho in thử, khi đã đợc chấp nhận mới cho in sản lợng

Gia công: sau khi in xong sản phẩm in sẽ đợc cắt xén, đóng quyển, kiểm trathành phẩm và đóng gói nhập kho thành phẩm

4 2 Máy móc thiết bị

Trong lĩnh vực in ấn, máy móc thiết bị có nhiều đặc trng ảnh hởng đến hoạt độngkinh doanh cũng nh điều hành tác nghiệp:

- Vốn đầu t mua máy (dây chuyền) mới cao;

- Công nghệ ít biến động, tuổi đời công nghệ dài, thời gian khai thác sửdụng máy móc dài;

- Diện tích mặt bằng đặt máy không nhiều nhng máy cồng kềnh chiếmnhiều không gian;

Phân ởng quản lý

x-Giá trị còn lại (1000đ)

10 Máy dao TQ Trung Quốc 1989 Sách 0

Qua bảng máy móc thiết bị trên ta thấy nhiều máy đã khấu hao hết nhng vẫn cònkhai thác, hầu hết những máy này đã cổ, công suất thấp Trong những năm ngần

đây, Công ty đã đầu t nhiều máy mới nhng việc thay thế cha đợc đồng bộ vì vốn

đầu t vào máy móc thiết bị lớn, cha có khả năng đầu t đồng loạt Máy móc thiết

bị là phơng tiện để sản xuất, là điều kiện để tăng năng xuất, chất lợng sản phẩm,

đảm bảo kịp tiến độ sản xuất, Do vậy, Công ty phải nghiên cứu kỹ trớc khi đầu

t Kế hoạch bảo dỡng phải đợc thực hiện một cách chu đáo nhằm bảo đảm chất ợng máy móc, nhằm bảo đảm công tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệpchính xác kịp tiến độ sản xuất đáp ứng yêu cầu của khách hàng

l-Trong cơ cấu tài sản cố định của Công ty, phần tài sản của bộ phận chế bản, khốivăn phòng nh máy tính, máy điều hoà, các trang thiết bị khác cũng chiếm một tỷtrọng tài sản đáng kể (Xem thêm Bảng kê khai tài sản cố định tại Phụ lục 2)

Do kinh doanh trong lĩnh vực in ấn nên lao động của Công ty có nhiều nét khácbiệt so với các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực khác Số lợng lao độngphụ thuộc vào công nghệ và quy trình công nghệ in Số lợng lao động cần nhiều

ở các giai đoạn đầu và cuối của quy trình công nghệ, ví dụ nh: một đơn hàng đến

bộ phận chế bản cần thiết kế nhanh giao cho bộ phận in, ở đây lao động khôngnhiều nhng phải rất hiểu về đặc điểm kỹ thuật của sản phẩm in và biết sử dụngtốt máy vi tính và sử lý tốt các nghiệp vụ kỹ thuật; khi in không đòi hỏi nhiềucông nhân, thờng chỉ có công nhân đứng máy, phụ máy và ngời phụ việc giúpvận chuyển vật t, hàng gia công, công nhân ở đây thờng là công nhân kỹ thuật.Giai đoạn sau in lại cần nhiều công nhân để gia công hoàn thiện sản phẩm, ở đâykhông đòi hỏi phải có công nhân kỹ thuật cao, thông thờng là những công nhânthuê theo hợp đồng ngắn hoặc thời vụ

Bảng 2: Cơ cấu lao động và tình hình sử dụng lao động của Công ty

1 Lao động quản lý, lãnh đạo chuyên

môn nghiệp vụ, thừa hành, phục vụhành chính

Sản phẩm của Công ty rất đa dạng, sản xuất theo đơn đặt hàng, yêu cầu của các

đơn hàng thờng khác nhau Hơn nữa, là sản phẩm của ngành in bên cạnh yêu cầu

về chất lợng giấy tốt, mực tốt sản phẩm còn phải đáp ứng cả yều cầu về thẩm

mỹ Chính vì vậy công tác mua sắm vật t và quản lý vật t có nhiều ảnh hởng đến

tổ chức lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp, tiến độ sản xuất và chất lợng sảnphẩm Vật t của Công ty bao gồm: các loại giấy in, các loại mực in, các loạikẽm, hồ, keo dán, băng dính dầu mỡ

Mực in: các loại mực của Nhật nh Neuchampion Apex là các loại mực tốt thờngdùng cho in Offset chất lợng cao, dùng để in những sản phẩm cao cấp nh mỹthuật, tạo màu sắc, rõ nét, nhanh khô, có độ liên kết tốt Công ty còn sử dụng cácloại mực in của Singapor, Mỹ Các loại mực trên Công ty thờng phải mua quatrung gian, các Công ty xuất nhập khẩu trong nớc

Mực in đóng vai trò quan trọng tạo lên sản phẩm, là loại vật t đắt tiền và khóquản lý bảo quản Tuy nhiên, chi phí của mực in thờng chỉ chiếm 3% giá thànhsản phẩm

Giấy in: Giấy đợc coi là vật t quan trọng nhất có ảnh hởng lớn đến công tác thựchiện kế hoạch tác nghiệp của Công ty Chi phí của giấy chiếm tỷ lệ cao trong giáthành sản phẩm Công ty sử dụng rất nhiều loại giấy in khác nhau để phù hợp vớinhu cầu của khách hàng, và phù hợp với yêu cầu của công nghệ, nh: in flexo intrên chất liệu giấy có tráng, màng mỏng, gia công túi nôn, túi sách, ; in offset

in trên giấy không tráng không có chất dẻo; bìa cát tông đợc in lới; Giá cả củacác loại giấy thờng không ổn định, Công ty thờng phải mua từ nhiều nguồn khácnhau, trong đó nguồn chủ yếu là các Công ty nhập khẩu tại địa phơng (Gia Lâm,

Hà Nội) xong nguồn giấy này thờng đợc các công ty nhập từ các nớc nh:Canađa, úc, Đài Loan, Indonesia

Ngoài ra các loại vật t khác nh: kẽm, hồ, keo dán, chỉ hầu hết đợc mua ở trongnớc

Công ty quản lý vật t theo phơng pháp mua-cấp theo lệnh đơn hàng có dự trữ, tức

là khi có đơn hàng và yêu cầu của Phòng kế hoạch, Phòng kinh doanh xem xét

và mua và cung cấp cho sản xuất Đặc điểm này cũng ảnh hởng nhiều đến côngtác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp của Công ty

Trong cơ cấu nguồn vốn, Công ty đã chủ động và linh hoạt huy động các nguồnvốn có thể để đảm bảo nguồn vốn kinh doanh (vay ngắn hạn cho dự trữ nguyênvật liệu, vay dài hạn cho đầu t dây chuyền, công nghệ mới) Công ty đã vận dụngchính sách mắc nợ có hiệu quả phù hợp tình hiện tại của Công ty, vốn chủ sở hữucủa chiếm 35% vốn vay chiếm 65% tổng vốn Với cơ cấu nguồn vốn nh nhữngnăm 2000, 2001và 2002 đã đáp ứng đủ và kịp thời, hiệu quả nhu cầu vốn chohoạt động kinh doanh của Công ty trong các năm đó Cơ cấu này có xu hớng đợctiếp tục duy trì trong một số năm tiếp theo Hàng năm Công ty đều lập kế hoạch

đầu t và nguồn vốn phù hợp với chiến lợc phát triển của Công ty Quá trình thựchiện đầu t tơng đối sát so với kế hoạch Vì vậy, trong các năm vừa qua, tình hìnhtài chính của Công ty khá ổn định, không xảy ra sự mất cân đối ngoài dự tínhnào Xem bảng số liệu minh hoạ

Bảng 3: Cơ cấu nguồn vốn qua các năm:

Nguồn vốn

Số tiền (triệu

đồng)

Tỷ trọng (%)

Số tiền (triệu

đồng)

Tỷ trọng (%)

Số tiền (triệu

đồng)

Tỷ trọng (%)

Vốn vay 14.801 64, 91 15.719 65, 37 16.638 63, 64Vốn chủ SH 7.999 35, 09 8.326 34, 63 9.504 36, 36

Bảng 4: Cơ cấu tài sản qua các năm

1 Ph¶i thu cña kh¸ch hµng 1.515.951.648 2.270.470.545 2.356.302.213

t dài hạn

I Tài sản cố định 3.511.053.998 4.117.276.853 2.804.289.316

1 TSCĐ hữu hình 3.511.053.998 4.117.276.853 2.804.289.316

- Nguyên giá 11.401.055.551 13.513.778.853 14.317.257.136

- Giá trị hao mòn luỹ kế -7.890.001.553 -9.396.501.327 -11.512.985.820

II Các khoản đầu t tài

ảnh hởng của ngành nghề sản xuất kinh doanh nên Công ty luôn dự phòng mộtkhoản tiền mặt và tiền gửi ngân hàng lớn sử dụng cho mua sắm nguyên vật liệukịp thời đáp ứng nhu cầu sản xuất mới cho khách hàng Các khoản phải thuchiếm tỷ lệ quá lớn thờng trên 50%, điều này ảnh hởng nhiều đến độ linh hoạttrong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nguyên nhân chính là do phải trảtrớc tiền mua sắm nguyên vật liệu cho ngời bán nhằm đảm bảo nguồn cung ứngkịp thời cho sản xuất

Hàng tồn kho chiếm tỷ lệ khá cao 16, 6% tổng tài sản, trong đó chủ yếu lànguyên vật liệu tồn kho còn thành phẩm tồn kho thờng không có, nếu có rất ítchủ yếu là sản phẩm Giấy

Tài sản cố định chiếm tỷ lệ ít khoảng dới 20%, tỷ trọng này thờng giảm dần dotài sản cố định đợc khấu hao dần, và cha đợc đầu t mới

Qua bảng cơ cấu nguồn vốn và bảng cơ cấu tài sản của Công ty qua các năm nhtrên ta thấy: Công ty đã kết hợp tốt giữa nguồn vốn vay và vốn chủ sở hữu vớiviệc sử dụng vào cơ cấu tài sản mang lại hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh;Công ty duy trỳ hệ số mắc nợ cao, điều này có đợc do có lợi thế về doanh nghệpnhà nớc và là thành viên trong Tổng Công ty Hàng không; trong vốn vay chủ yếu

là vốn vay ngắn hạn Công ty sử dụng cho tài sản lu động, vốn vay dài hạn Công

ty sử dụng cho đầu t tài sản cố định là chính

Công ty In Hàng không là đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán độc lập Hoạt

động sản xuất của Công ty vừa phải sản xuất theo chỉ tiêu kế hoạch của TổngCông ty, vừa sản xuất theo đơn đặt hàng của khách hàng Mặc dù vốn ít, mặtbằng sản xuất hạn chế nhng với sự lỗ lực của cán bộ công nhân viên trong Công

ty, Công ty đã thực hiện đầy đủ mọi chỉ tiêu tài chính của Nhà nớc và của ngànhHàng không, bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh có lãi, đồng thời thực hiện

đầy đủ các khoản nộp ngân sách nhà nớc

III Cơ hội và thách thức của Công ty hiện nay

Dù đã có những phát triển đáng kể trong thời gian qua, nhng trong bối cảnh kinhdoanh thay đổi nhanh và ngày càng khắc nghiệt hơn luôn đặt Công ty cũng nhcác doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ in khác trớc những cơ hội và thách thức màdoanh nghiệp nào sớm nhận thức đợc nó, tận dụng những thế mạnh của mình đểhoạt động chắc chắn sẽ dành đợc thành công vợt trội Với Công ty In Hàngkhông, có thể kể đến một số điểm mạnh, điểm yếu và các cơ hội, thách thức vớiCông ty trong thời gian tới nh sau:

Điểm mạnh:

- Trớc hết, với 19 năm kinh doanh trong lĩnh vực in ấn Công ty đã có uy tín

đáng kể trên thị trờng về chất lợng dịch vụ in;

- Công ty rất coi trọng công tác chất lợng sản phẩm và đã nghiên cứu, ápdụng Hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 Bảnthân ban lãnh đạo Công ty rất coi trọng công tác quản lý chất lợng và dành

sự quan tâm đáng kể cho việc tiếp thu, cải tiến công tác quản lý nói chung

và quản lý chất lợng nói riêng để tăng cờng hiệu quả kinh doanh cũng nhtạo lợi thế cạnh tranh;

- Hiện nay Công ty đang sở hữu dây chuyền công nghệ in vào loại hiện đạinhất Việt nam (công nghệ in Flexo có thể in trên các loại chất liệu nilonggiấy có tráng màng) Công ty đã đầu t dây chuyền này từ năm 2001, trớcnhiều doanh nghiệp và do đó có nhiều lợi thế hơn về kinh nghiệm trongviệc vận hành và cải tiến cho phù hợp với bối cảnh Việt nam;

- Có kinh nghiệm lâu năm trong ngành in hiện đại trên các chất liệu phongphú, và đã thiết lập đợc các quan hệ cung ứng ổn định, uy tín, hiểu biếtnhiều về thị trờng đầu vào, bản thân Công ty còn thực hiện kinh doanh vậtliệu, máy móc ngành in nên kinh nghiệm này là đáng kể;

- Công nhân của Công ty đợc đào tạo cơ bản, tâm lý lao động ổn định, gắn

bó với Công ty, do đó có điều kiện nâng cao năng suất, tay nghề;

Điểm yếu:

- Dù về quy mô Công ty là lớn tơng đối so với các doanh nghiệp cùngngành nhng do 60% sản lợng đầu ra của Công ty là phục vụ cho nhu cầu

trong ngành, còn lại 40% là ngoài ngành nên xét về thực chất, thị phần củacông ty ở thị trờng ngoài ngành là còn hạn chế;

- Công ty là đơn vị thành viên của tổng, nhiệm vụ trớc hết là đáp ứng chocác yêu cầu của tổng, nên nhiều khi không chủ động để bố trí đủ nguồnlực tham gia cạnh tranh với các doanh nghiệp cùng ngành hoặc tận dụngcác cơ hội kinh doanh có đợc;

- Việc đầu t mở rộng hoặc đảm bảo vốn kinh doanh hạn chế trong phạm vivốn do tổng cấp, vốn tự có của Công ty nhỏ, thủ tục thực hiện đầu t quanhiều bớc phê duyệt, kiểm soát tốn nhiều thời gian do đó đôi khi khôngtận dụng đợc các cơ hội kinh doanh;

Xét trong bối cảnh của ngành dịch vụ in, Công ty cũng nh các doanh nghiệp inkhác đang đứng trớc nhiều cơ hội, thách thức, ngoài ra Công ty cũng có nhữngcơ hội và thách thức đặc thù của mình nh sau:

Cơ hội:

- 60% đầu ra của Công ty là đáp ứng cho nhu cầu của các đơn vị thành viênTổng Công ty, do vậy Công ty ban đầu có đợc sự ổn định hoạt động, tạocơ sở cho việc mở rộng thị trờng ra bên ngoài;

- Công tác quảng cáo, khuyếch trơng của các doanh nghiệp đang ngày càngnhiều và dới nhiều hình thức khác nhau nhng nhiều hình thức phải sử dụng

đến dịch vụ in, đặc biệt là nhu cầu cho in bao bì, nhãn mác sản phẩm Nhucầu về dịch vụ in đang phát triển với tốc độ cao;

- Trong thời gian tới, khi tham gia AFTA, chi phí nhập khẩu vật liệu in (chủyếu từ các nguồn ASEAN) sẽ giảm, có cơ hội giảm giá thành, thúc đẩycầu dịch vụ in ấn cho đời sống, cơ hội này càng có y nghĩa hơn với Công

ty vì có đợc hệ thống các quan hệ tốt với các nhà cung ứng khu vực;

- Trong xu hớng chung của chơng trình cải cách doanh nghiệp nhà nớc,Tổng Công ty mong muốn tăng cờng tính hiệu quả và tính tự chủ kinhdoanh của các đơn vị thành viên, trong đó có Công ty In Hàng Không

Đây là cơ hội cho Công ty chủ động phát triển mạnh mẽ, tự chủ hơn;

- Nhu cầu ngoài ngành cũng thay đổi và có nhiều biến động, yêu cầu vềchất lợng dịch vụ ngày càng khắt khe hơn;

- Khi Công ty xác định tham gia sâu hơn vào thị trờng (tăng tỷ lệ phục phụngoài ngành) áp lực và đòi hỏi sẽ khắt khe hơn, biến động nhiều hơn và do

đó đòi hỏi ở Công ty một năng lực kinh doanh lớn hơn

Phần II: Thực trạng công tác lập và thực hiện kế hoạch

tác nghiệp của Công ty

I Thực trạng công tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp

Công ty áp dụng hệ thống quản lý theo ISO 9001:2000, vì thế, công tác lập vàthực hiện kế hoạch tác nghiệp của Công ty khá chuẩn mực và nằm trong thểthống nhất với các hoạt động quản lý khác nhằm đảm bảo chất lợng sản phẩmcuối cùng của Công ty Trong chuyên đề này, nhằm trình bày rõ đợc thực trạngcông tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp của Công ty, tác giả sẽ tập trunglàm rõ một số điểm chủ yếu sau:

- Tổ chức bộ máy lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp của Công ty: sựphân công chức năng, quyền hạn, trách nhiệm và phối hợp giữa các thànhviên trong bộ máy này;

- Các căn cứ và cách thức lập kế hoạch tác nghiệp tại Công ty;

- Các nội dung cơ bản của kế hoạch tác nghiệp điển hình đang đợc Công ty

áp dụng;

- Hoạt động thực hiện kế hoạch tác nghiệp (điều độ sản xuất) của Công ty:phơng pháp thực hiện, hoạt động theo dõi, phân tích…

1 Bộ máy lập kế hoạch tác nghiệp và điều độ sản xuất của Công ty

1.1 Sơ đồ bộ máy lập kế hoạch tác nghiệp và điều độ sản xuất:

Tr ởng px Offset Tr ởng chế bản

Tr ởng px sách Tr ởng px giấy

Phó Giám đốc: là ngời thực hiện các nhiệm vụ chỉ đạo, điều hành sản xuất-kinhdoanh của toàn Công ty

Phòng kế hoạch: là đầu mối chính trong lập và tổ chức thực hiện kế hoạch tácnghiệp, thể hiện qua việc:

- Trởng phòng và Phó Trởng phòng hỗ trợ Phó Giám đốc trực tiếp lập kếhoạch sản xuất của từng tuần, tháng theo kế hoạch đặt hàng của kháchhàng, đảm bảo phù hợp với năng lực hiện có của Công ty;

- Kết hợp với Phòng Tổ chức để điều hành nhân lực, duy trì sản xuất ổn

định;

- Kết hợp với Phòng kinh doanh: đề xuất nhu cầu vật t để phục vụ sản xuất,nắm bắt tình hình diễn biến của tất cả các loại vật t để điều hành sản xuấtcho phù hợp;

- Trực tiếp điều hành công việc ở các bộ phận sản xuất bằng phiếu sản xuất

và chịu trách nhiệm đôn đốc tiến độ công việc và kế hoạch giao hàng chokhách;

- Điều hành tổ cơ điện trong việc theo dõi, bảo dỡng và xử ly các hỏng hóc,trục trặc kỹ thuật đảm bảo trạng thái sản xuất ổn định, liên tục;

- Tổng hợp các số liệu, thông tin về kế hoạch sản xuất, kỹ thuật, đánh giá vàrút kinh nghiệm, xử lý phù hợp, làm căn cứ cho việc lập kế hoạch sản xuấtngắn, dài hạn cho từng bộ phận

Trởng các phân xởng: có trách nhiệm tổ chức công tác ghi chép kết quả sản xuấtcủa phân xởng, tổng hợp và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch, sản xuất, tìnhtrạng máy móc thiết bị, lao động với Phòng kế hoạch Kết hợp với Phòng kếhoạch lập kế hoạch tác nghiệp chi tiết cho phân xởng mình

Phó trởng các phân xởng và các tổ trởng: đóng vai trò nh là các nhân viên điều

độ sản xuất tại bộ phận của mình, có nhiệm vụ thực hiện các kế hoạch sản xuất,ghi chép và báo cáo sản xuất hàng ngày cho Trởng phân xởng

Bên cạnh bộ máy lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp, Công ty đã thiết kế hệthống các bảng biểu mẫu cũng nh quy trình, cách thức ghi chép, luân chuyểnthông tin cho việc lập kế hoạch, điều phối sản xuất ghi chép và theo dõi diễnbiến sản xuất bao gồm cả kết quả sản xuất, các yếu tố đầu vào, diễn biến sảnxuất ở từng cấp, ví dụ nh các sổ, mẫu báo cáo Sổ tiếp nhận thông tin:

- Sổ theo dõi tiến độ thực hiện công việc;

- Phiếu sản xuất;

- Sổ theo dõi sản xuất;

- Báo cáo kết quả sản xuất của các phân xởng;

- Các đơn hàng ngắn hạn theo yêu cầu của khách hàng ngoài ngành và một

số thành viên trong Tổng Công ty không nằm trong kế hoạch cung ứng nộibộ;

Mỗi loại trên có những căn cứ lập kế hoạch tác nghiệp khác nhau

- Với các đơn hàng cho nội bộ:

Hàng năm Tổng Công ty có một bản kế hoạch cung ứng sản phẩm nội bộgiao cho Công ty trong đó nêu rõ số lợng sản phẩm từng loại cần cung ứngtrong năm cho từng đối tợng/thành viên trong tổng Công ty sẽ liên hệ vớicác đơn vị thành viên để nắm rõ hơn lịch trình cụ thể cho các nhu cầu vàlên kế hoạch cho các tháng trong năm Vì vậy kế hoạch tác nghiệp đối vớicác sản phẩm này là tơng đối rõ ràng và ổn định Tuy nhiên, thực tế cũng

có sự điều chỉnh trong năm về số lợng và tiến độ các sản phẩm in nh tạpchí còn phụ thuộc cả vào tiến độ cung cấp nội dung in; (Xem thêm Bảng

kế hoạch cung ứng sản phẩm nội bộ tại Phụ lục…)

- Với các đơn hàng khác, do tính chất của các đơn hàng ngắn và khó có thể

dự báo trớc, do đó, kế hoạch tác nghiệp đợc lập dựa trên: các hợp đồng đã

ký với khách hàng; các hợp đồng dự tính ký đợc trong tháng do PhòngKinh doanh và Phòng kế hoạch đa ra

Khi lên kế hoạch tác nghiệp cho các bộ phận của Công ty, Phòng Kế hoạch đã cóxem xét đến các yếu tố sau:

- Quy trình công nghệ: Quy trình công nghệ của Công ty đã đợc thể hiệnthành từng quy trình sản xuất cho từng phân xởng, từng bộ phận, trongmỗi phân xởng, có các công đoạn kỹ thuật khác nhau cũng đã đợc mô tả.Cán bộ điều độ sản xuất tại Phòng Kế hoạch là những ngời đã hiểu đợc đủcác quy trình công nghệ, các đặc tính kỹ thuật đặc trng của từng loại sảnphẩm in cũng nh các yêu cầu kỹ thuật của chúng nh: thời gian chuẩn bị,thời gian chạy cần thiết, thời gian cho các quá trình biến đổi tự nhiên của

chất liệu… và căn cứ vào đó để đa ra các phân định về thời điểm, thời lợng

cụ thể cho các đơn hàng của từng bộ phận

- Độ phức tạp của đơn hàng, yêu cầu của đơn hàng về thời gian chất l ợng,

độ lớn của đơn hàng: Ngời tiếp nhận đơn hàng sẽ phân loại những đơnhàng và đánh dấu vào những đơn hàng u tiên để trởng phòng kế hoạchphối hợp giữa các đơn hàng cho kịp tiến độ sản xuất chung và đáp ứng đợcyêu cầu của khách hàng Ví dụ đơn hàng gấp đợc làm trớc, đơn hàng lớn

đợc u tiên, đơn hàng phức tạp đợc triển khai trớc…

- Năng lực thực tế của Công ty về công suất, khả năng sản xuất: Trởng kếhoạch dựa vào báo cáo về năng lực công suất máy móc của các phân xởng,năng lực sản xuất của công nhân, khả năng kỹ thuật của Công ty, cân đốinăng lực sản xuất với yêu cầu của đơn hàng mà quyết định nhận đơn hànghay không Từ đó xác định nhiệm vụ cho các khâu sản xuất các tổ tơngứng theo khả năng

- Tình hình cung ứng vật t : Xem xét sự biến động của thị trờng đầu vào,mức độ tin cậy của nhà cung ứng, lợng tiền mặt hiện có để có thể chủ

động trong mua sắm vật t đảm bảo kịp cung ứng theo đơn hàng

Thực tế, tại Phòng kế hoạch, khi nhận đơn hàng căn cứ vào tiến độ giao giaohàng, về vật t, về năng xuất máy móc, năng xuất lao động tính toán, tổng hợpchính xác nhiệm vụ của từng khâu, từng tổ sản xuất trong từng thời điểm sảnxuất nhằm mục đích đảm bảo tính kế hoạch ngay từ khi nhận lệnh sản xuất đếnkhi hoàn thành đơn hàng Dây chuyền sẽ hoạt động liên tục, tuần tự theo kếhoạch các khâu các tổ, mỗi ngời công nhân nhờ đã nhận đợc nhiệm vụ cụ thểchính xác, có tính toán chặt chẽ dựa trên cơ sở kế hoạch, vật t đợc cung cấp đồng

bộ cho sản xuất, về cơ sở định mức và tiến độ sản xuất

Khi nhận đợc nhiều đơn hàng thì khâu lập kế hoạch tác nghiệp kế hoạch tácnghiệp cũng phải căn cứ vào tiến độ giao hàng và công suất của máy móc thiết bị

để chia nhỏ nhiệm vụ cho từng tổ, nhằm đảm bảo trong cùng một thời gian xởngvẫn vừa có thể thực hiện đợc đơn hàng khác không làm chậm tiến độ Bởi ngaykhi ký hợp đồng kế hoạch đã ớc tính đợc công suất của dây chuyền để có thể ralệnh sản xuất một cách chính xác, cũng nh khâu tác nghiệp xác định nhiệm vụ

cụ thể cho từng khâu, công đoạn, từng tổ trong từng ca từng giờ sản xuất

Nội dung lập kế hoạch tác nghiệp của Công ty đợc thể hiện ở việc chuẩn bị vàlập kế hoạch cho 5 yếu tố sau:

- Lên lịch sản xuất cho từng tổ, xởng sản xuất theo đơn đặt hàng của kháchhàng: thời gian, số lợng, chủng loại, quy cách;

- Lên kế hoạch mua và dự trù nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất củaCông ty;