UBND TỈNH VĨNH LONG UBND TỈNH VĨNH LONG SỞ GIAO THÔNG VẬN TẢI CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Số /SGTVT VP Vĩnh Long, ngày tháng 12 năm 2021 V/v khắc phục một số tồn tại thự[.]
Trang 1Số: /SGTVT-VP Vĩnh Long, ngày tháng 12 năm 2021
V/v khắc phục một số tồn tại
thực hiện ứng dụng Hệ thống
quản lý Văn bản và điều hành
của tỉnh
Kính gửi: Các phòng, ban, đơn vị thuộc Sở
Căn cứ Quyết định số 434/QĐ-SGTVT ngày 29 tháng 9 năm 2021 của Sở Giao thông vận tải về việc Ban hành Quy chế thực hiện Ứng dụng Hệ thống thông tin quản lý văn bản chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long và Quy trình xử lý văn bản đi, văn bản đến Văn phòng Sở báo cáo kết quả thực hiện như sau:
1 Kết quả thực hiện ứng dụng Hệ thống thông tin quản lý văn bản (gọi tắt là Hệ thống):
- Theo kết quả thống kê đến thời điểm báo cáo, toàn Sở có 15 đơn vị tham gia sử dụng Hệ thống (kể cả các cơ sở đào tạo sát hạch lái xe) với 171 tài khoản được cấp tham gia khai thác sử dụng Hệ thống
- Kết quả luân chuyển, tiếp nhận, phân công và xử lý văn bản điện tử qua
Hệ thống đạt 100% văn bản điện tử
- Về thực hiện ký số văn bản: Ban Giám đốc sở thực hiện ký số văn bản điện tử (không ký trên giấy)
- Ban hành kế hoạch tập huấn, hướng dẫn sử dụng Hệ thống cho các đơn
vị thuộc Sở Kết quả có hơn 45 công chức, viên chức tham gia tập huấn
- Văn phòng Sở đã tham mưu ban hành công văn số 29/SGTVT-VP ngày 8/01/2021 về việc chấn chỉnh, khắc phục một số tồn tại thực hiện ứng dụng Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành của tỉnh; công văn số 1135/SGTVT-VP ngày 22/7/2021 về việc chấn chỉnh, khắc phục một số tồn tại thực hiện ứng dụng
Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành của tỉnh (lần 2) và công văn số 694/SGTVT-VP 28/5/2021 về việc tăng cường xử lý văn bản và thực hiện ký số văn bản qua Hệ thống thông tin quản lý Văn bản và điều hành của tỉnh;
2 Tồn tại, hạn chế
- Vẫn còn tồn tại một số đơn vị chưa triển khai sử dụng đồng bộ Hệ thống
cho công chức và viên chức trong xử lý văn bản tại nội bộ đơn vị (Bến xe, TTGT, Cảng vụ), một số lãnh đạo tại đơn vị chưa đăng nhập vào Hệ thống để xử
lý, phân công văn bản và một số công chức, viên chức đã được cấp tài khoản nhưng chưa truy cập vào Hệ thống
- Chỉ sử dụng 01 tài khoản văn thư duy nhất để thực hiện tiếp nhận và xử
lý văn bản trên Hệ thống nên việc xử lý văn bản không đáp ứng quy trình xử lý văn bản theo quy định Cụ thể trên Hệ thống lưu lại quá trình xử lý như sau: Văn thư là người soạn thảo văn bản, Văn thư là người ký, Văn thư là người phát hành
Trang 2(thay vì quy trình phải thực hiện gồm: Chuyên viên xử lý, Lãnh đạo ký, văn thư phát hành) chưa đúng quy định xử lý như văn bản trên giấy, làm ảnh hưởng đến chất lượng cũng như về mặt pháp lý của văn bản ban hành và lưu trữ văn bản trên Hệ thống
- Một số phòng, ban, đơn vị thực hiện xử lý văn bản còn chậm dẫn đến số văn bản chưa xử lý hoặc văn bản đã xử lý quá hạn Nguyên nhân do đăng ký văn bản đến không đúng thời gian quy định, người sử dụng được phân công xử lý không kết thúc văn bản, không phối hợp xử lý, soạn thảo văn bản đi không đính kèm trả lời văn bản đến, phần nào gây ảnh hưởng đến hiệu quả khai thác, sử dụng Hệ thống
- Một số phòng, ban, đơn vị thực hiện xử lý văn bản còn chậm dẫn đến số văn bản chưa xử lý hoặc văn bản đã xử lý quá hạn còn tồn nhiều, cụ thể: Văn bản đang giải quyết quá hạn: 1, văn bản đã giải quyết quá hạn 195 (gửi kèm trên
Hệ thống)
3 Các phòng, ban, đơn vị thuộc Sở cần nghiêm túc chấn chỉnh, khắc phục những tồn tại thực hiện ứng dụng Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành của tỉnh
Trong thời gian tới để thực hiện tốt ứng dụng Hệ thống quản lý Văn bản
và điều hành của tỉnh trong xử lý văn bản hành chính tại các phòng, ban, đơn vị thuộc Sở Giám đốc Sở Giao thông vận tải chỉ đạo:
- Thủ trưởng các phòng, ban, đơn vị thuộc Sở theo dõi, đôn đốc, chỉ đạo công chức, viên chức sử dụng đồng bộ Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành của tỉnh trong xử lý văn bản Thực hiện đúng các quy định về công tác văn thư,
ứng dụng văn bản điện tử theo quy định
- Nghiêm túc triển khai thực hiện quyết định số 434/QĐ-SGTVT ngày 29/9/2021 của Sở Giao thông vận tải về việc ban hành Quy chế thực hiện Ứng dụng Hệ thống thông tin quản lý văn bản chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân
dân tỉnh Vĩnh Long và quy trình xử lý văn bản đi, văn bản đến
- Bắt buộc phải sử dụng ứng dụng Hệ thống để giải quyết công việc: Đối với lãnh đạo đơn vị (hoặc người được ủy quyền), lãnh đạo phòng, ban, đơn vị thuộc Sở phải thường xuyên kiểm tra Hệ thống vào đầu giờ mỗi ngày làm việc
để tiếp nhận xử lý thông tin; Đối với CC-VC phải thường xuyên kiểm tra Hệ thống để tiếp nhận, xử lý kịp thời Văn bản đến được lãnh đạo phân công;
CC-VC được cấp tài khoản đăng nhập vào Hệ thống phải có trách nhiệm bảo vệ mật khẩu sử dụng và lưu trữ các văn bản của cá nhân, chịu trách nhiệm về xử lý văn bản, nội dung thông tin của mình gửi lên mạng, không truy nhập vào tài khoản của người khác và không cung cấp tài khoản của mình cho người khác để cập nhật văn bản, xử lý văn bản
- Không sử dụng 01 tài khoản Văn thư để thực hiện tiếp nhận và xử lý văn bản trên Hệ thống Thực hiện đúng quy trình xử lý văn bản đi, văn bản đến theo quy chế đã được ban hành tại quyết định số 434/QĐ-SGTVT ngày 29/9/2021
Trang 3- Nội dung thực hiện ứng dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh là một trong những tiêu chí bình xét thi đua hàng năm của Sở, yêu cầu các phòng, ban, đơn vị nghiêm túc triển khai thực hiện tốt
- Văn phòng Sở theo dõi quá trình truy cập Hệ thống quản lý văn bản và điều hành và báo cáo kết quả thực hiện ứng dụng Hệ thống của các phòng, ban, đơn vị thuộc Sở tại các cuộc họp giao ban tuần
Yêu cầu các phòng, ban, đơn vị thực hiện nghiêm túc nội dung công văn này Nếu có chậm trễ công việc hoặc xử lý quá hạn văn bản thì đơn vị đó hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở./
Nơi nhận:
- Ban GĐ Sở;
- Như trên (để thực hiện);
- VP Sở;
- Lưu: VT, 1.04.06.K.
KT GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC
Nguyễn Quang Khải