Bên cạnh đó, phản hồi, tư vấn và định hướng là những việc mà các trưởng bộ phận, trưởng nhóm cần thực hiện thường xuyên để đảm bảo mỗi nhân viên nắm được mục tiêu, yêu cầu và qui trình l
Trang 17 bước huấn luyện nhân viên hiệu quả
Thông qua quá trình đào tạo, huấn luyện, chủ doanh nghiệp tạo điều kiện cho nhân viên phát triển thêm các kiến thức và kỹ năng mới, từ đó nâng cao năng suất lao động Bên cạnh đó, phản hồi, tư vấn và định hướng là những việc mà các trưởng bộ phận, trưởng nhóm cần thực hiện thường xuyên để đảm bảo mỗi nhân viên nắm được mục tiêu, yêu cầu và qui trình làm việc
Sau đây là 7 bước giúp nhà quản lý tạo môi trường đào tao, huấn luyện tích cực cho nhân viên
Bước 1: Xây dựng mối quan hệ dựa trên sự tin tưởng lẫn nhau
Bước đầu tiên quyết định thành công cho quá trình đào tạo là xây dựng sự tôn trọng, tin tưởng giữa cấp trên và nhân viên Đây không phải là các khóa học ngắn ngày với giảng viên thuê ngoài mà là quá trình điều chỉnh, học hỏi lâu dài lẫn nhau giữa cả hai phía Nếu không xây dựng được mối quan hệ này, việc đào tạo khó đạt được kết quả như ý
Bước 2: Xác định mục tiêu và lý do đào tạo
Trước khi tổ chức các buổi đào tạo, điều quan trọng mà một nhà quản lý cần làm là đưa ra mục tiêu cũng như lý do tích cực của khóa đào tạo Không nên đưa ra những lý do như : gần đây doanh số bán hàng quá kém, kỷ luật làm việc lỏng lẻo, năng suất làm việc thấp (dù đây là tình trạng thực tế) Để nhân viên biết trước lý do nặng nề sẽ khiến buổi học kém hiệu quả, nhân viên xuống tinh thần, không thể tập trung tiếp thu kiến thức cũng như làm việc thiếu hiệu quả torng những ngày trước đó Những chi tiết cụ thể của vấn đề, cấp trên và nhân viên sẽ cùng trao đổi thẳng thắn trong buổi học
Bước 3: Thỏa thuận về những hành vi thích hợp, không thích hợp, hậu quả và mục tiêu
Trang 2Có lẽ bước quan trọng nhất trong quá trình huấn luyện là thuyết phục được nhân viên chấp nhận rằng đang những vấn đề nhất định tồn tại trong công việc.Tránh đề cập thẳng đến các vấn đề trong công việc vì cho rằng nhân viên có thể tựnhận ra là sai lầm điển hình của người quản lý Lưu ý
là đề cập thẳng vào vấn đề không phải là chỉ trích Vai trò chính của nhà quản lý là hướng dẫn nhân viên và cải thiện năng suất làm việc, không phải là bắt lỗi và xử phạt
Để thuyết phục một nhân viên chấp nhận vấn đề đang tồn tại, người quản
lý phải có khả năng để xác định bản chất của vấn đề và giúp nhân viên hiểu được hậu quả của việc không thay đổi hành vi Để giúp nhân viên nắm được các vấn đề này, nhà quản lý phải xác định hành động và làm rõ các hậu quả
Làm rõ các hành động:
1 Trích dẫn các ví dụ cụ thể liên quan đến vấn đề đang tồn tại
2 Làm rõ yêu cầu, mục tiêu mà nhà quản lý muốn nhân viên đạt được trong tình huống đó
3 Yêu cầu nhân viên đưa ra thỏa thuận về vấn đề này
Làm rõ hậu quả:
1 Yêu cầu nhân viên đưa ra ý kiến riêng về các hậu quả các vấn đề tồn tại gây nên
2 Yêu cầu nhân viên đưa ra thỏa thuận về vấn đề này
Bước 4: Đưa ra các phương án thay thế
Sau khi đã xác định được vấn đề cũng như đạt được sự đồng thuận về mục tiêu, bước tiếp theo là khuyến khích nhân viên tự đưa ra các giải pháp khác nhau để giải quyết vấn đề Nhà quản lý không nên xen ngang với các ý tưởng của mình Hãy để nhân viên chủ động sáng tạo và có ý kiến góp ý sau cùng Hướng nhân viên đưa ra các giáp pháp cụ thể cho từng vấn đề, không đưa ra giải pháp chung chung
Mục tiêu cuối cùng của bước này không phải là để chọn ra một giải pháp
Trang 3thay thế mà để tối đa hóa số lượng các sự lựa chọn, cho phép người lao động xem xét,thảo luận về ưu điểm và nhược điểm của họ Nhà quản lý nên chấp nhận gợi ý của nhân viên, thảo luận về những lợi ích cũng như hạn chế của những gợi ý đó, cung cấp thêm các gợi ý và yêu cầu nhân viên giải thích làm thế nào mà những gợi ý này có thể giải quyết vấn đề
Bước 5: Cam kết hành động
Đây mới là lúc nhà quản lý hỗ trợ nhân viên chọn ra một phương án thay thế Để thực hiện bước này, người quản lý phải có cam kết với nhân viên
về những việc cần làm khi nào nó sẽ được thực hiện cũng như hoàn
thành Đừng lựa chọn thay nhận viên mà thay vào đó là thúc đẩy và hỗ trợ
và khen ngợi
Bước 6: Kiểm soát các lời bào chữa
Trong quá trình thảo luận cũng như huấn luyện, nhân viên sẽ đưa ra lời bào chữa, biện minh cho các hành động của mình Để tránh cho tình hình trở nên căng thẳng, hãy trình bày mục tiêu của nhà quản lý khi đưa ra những điểm này là để cải thiện chất lượng công việc, không nhằm bài xích
cá nhân và thái độ cởi mở, thẳng thắn, công bằng khi đưa ra các vấn đề Mặt khác, hãy tích cực ghi nhận lại các ý kiến này, bày tò sự cảm thông và thấu hiểu đối với hành vi bào chữa cũng như nội dung mà nhân viên đề cập tới