Ứng dụng ERP trong việc quản lý hàng tồn kho của công ty cổ phần cà phê Trung Nguyên

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG LUẬN VĂN THẠC SĨ ỨNG DỤNG ERP TRONG VIỆC QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÀ PHÊ TRUNG NGUYÊN NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH LÊ HUỲNH THÙY DUYÊN Thành phố Hồ Chí Minh – 2021 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG LUẬN VĂN THẠC SĨ ỨNG DỤNG ERP TRONG VIỆC QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÀ PHÊ TRUNG NGUYÊN Ngành Quản trị kinh doanh Mã số 1906025036 Họ và tên học viên Lê Huỳnh Thùy Duyên Người hướng dẫn TS Nguyễn Thị Phương.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ

ỨNG DỤNG ERP TRONG VIỆC QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN

CÀ PHÊ TRUNG NGUYÊN

NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH

LÊ HUỲNH THÙY DUYÊN

Thành phố Hồ Chí Minh – 2021

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ

ỨNG DỤNG ERP TRONG VIỆC QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN

CÀ PHÊ TRUNG NGUYÊN

Ngành: Quản trị kinh doanh

Mã số: 1906025036

Họ và tên học viên: Lê Huỳnh Thùy Duyên Người hướng dẫn: TS Nguyễn Thị Phương Chi

Thành phố Hồ Chí Minh – 2021

LỜI CAM ĐOAN

Тác giả хin cаm đоаn đề tài “Ứng dụng ERP trong việc quản lý hàng tồn kho của Công Ty Cổ Phần Cà Phê Trung Nguyên” là đề tài nghiên cứu độc lậр củа riêng tác giả, được viết dựа trên cơ sở tìm hiểu, рhân tích và đánh giá các số liệu kinh doanh thực tế của doanh nghiệp; được công bố trên các báо cáо củа các cơ quаn nhà nước; được đăng tải trên các tạр chí, báо chí, các wеbsitе hợр рháр Сác số liệu là trung thực và chưа được công bố tại các công trình nghiên cứu có nội dung tương đồng nàо khác

TP Hồ Chí Minh, Ngày 12 tháng 04 năm 2021

Tác giả luận văn

Lê Huỳnh Thùy Duyên

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành, sâu sắc tới TS Nguyễn Thị Phương Chi là người trực tiếp hướng dẫn khoa học, đã tận tình hướng dẫn cho tôi cả chuyên môn và phương pháp nghiên cứu và chỉ bảo cho tác giả nhiều kinh nghiệm trong thời gian thực hiện đề tài

Xin được chân thành cám ơn các thầy cô giáo ngành Quản Trị Kinh Doanh, Khoa Đào tạo sau đại học, Trường đại học Ngoại Thương (Cơ sở 2) tại Thành phố

Hồ Chí Minh, đặc biệt là những thầy cô đã trực tiếp giảng dạy cho tác giả suốt thời gian học tập tại trường đã tạo những điều kiện tốt nhất để tác giả thực hiện luận văn Xin trân trọng cảm ơn doanh nghiệp mà tác giả đã có điều kiện gặp gỡ, tìm hiểu phân tích và các chuyên gia trong các lĩnh vực liên quan đã đóng góp những thông tin vô cùng quý báu và những ý kiến xác đáng, để tác giả có thể hoàn thành nghiên cứu này

Mặc dù với sự nỗ lực cố gắng của bản thân, luận văn vẫn còn những thiếu sót Tác giả mong nhận được sự góp ý chân thành của các Thầy Cô, đồng nghiệp và bạn

bè để luận văn được hoàn thiện hơn

Tác giả luận văn

Lê Huỳnh Thùy Duyên

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT v

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH ẢNH vi

TÓM TẮT KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU vii

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Tình hình nghiên cứu của đề tài 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 4

4 Đối tượng nghiên cứu 5

5 Phương pháp nghiên cứu 5

6 Cấu trúc của luận văn 6

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ERP VÀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CỦA DOANH NGHIỆP 7

1.1 Giới thiệu tổng quát về ERP 7

2.1.Tổ chức hệ thống thông tin hàng tồn kho 17

2.2.Ứng dụng ERP trong quản lý hàng tồn kho 18

2.3.Kinh nghiệm áp dụng ERP từ các công ty trên thế giới và Việt Nam 27

Kết luận chương 1 31

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VIỆC ỨNG DỤNG ERP TRONG QUẢN LÝ HỆ THỐNG THÔNG TIN HÀNG TỒN KHO CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÀ PHÊ TRUNG NGUYÊN 32

2.1 Giới thiệu chung về Công Ty Cổ Phần Cà Phê Trung Nguyên 32

2.2 Thực trạng ứng dụng ERP trong quản lý hệ thống thông tin hàng tồn kho của công ty Công Ty Cổ Phần Cà Phê Trung Nguyên 42

2.3 Đánh giá tình hình ứng dụng ERP vào hoạt động quản lý thông tin hàng tồn kho của Công Ty Cổ Phần Cà Phê Trung Nguyên 58

Kết luận chương 2 68

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VIỆC ỨNG DỤNG ERP TRONG VIỆC QUẢN LÝ HỆ THỐNG THÔNG TIN HÀNG TỒN KHO CỦA CÔNG

TY CỔ PHẦN CÀ PHÊ TRUNG NGUYÊN 69

3.1 Xu hướng ứng dụng ERP của các công ty Việt Nam 69

3.2 Định hướng quy trình quản lý thông tin tồn kho của Công ty trong thời gian tới 71

3.3 Cơ hội và thách thức hoàn thiện việc ứng dụng ERP trong quản lý thông tin hàng tồn kho của công ty trong thời gian tới 74

3.4 Các giải pháp hoàn thiện việc ứng dụng ERP trong quản lý hàng tồn kho của công ty 79

3.5 Các kiến nghị 82

Kết luận chương 3 84

KẾT LUẬN 85

TÀI LIỆU THAM KHẢO 87

PHỤ LỤC 91

Phụ lục 1: Mô tả quy trình nhập hàng mua trong nước tại kho tổng 91

Phụ lục 2: Mô tả quy trình nhập hàng mua trong nước tại kho cửa hàng 97

Phụ lục 3: Mô tả quy trình nhập hàng mua nước ngoài 101

Phụ lục 4: Mô tả quy trình điều chuyển kho cùng chi nhánh 105

Phụ lục 5: Mô tả quy trình chuyển kho nội bộ giữa kho tổng qua các cửa hàng trong cùng một chi nhánh 108

Phụ lục 6: Mô tả quy trình xuất hàng trả lại nhà cung cấp trong nước 111

Phụ lục 7: Mô tả quy trình xuất kho bán lẻ 113

Phụ lục 8: Mô tả quy trình xuất kho bán sỉ 117

Phụ lục 9: Mô tả quy trình xử lý hàng hư hỏng cuối ngày 120

Phụ lục 10: Mô tả quy trình kiểm kê kho 122

Phụ lục 11: Mô tả quy trình báo cáo tồn kho 125

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Planning

Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

Hình 1.1.: Cấu trúc của ERP

Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Cổ Phần Cà Phê Trung Nguyên Hình 2.2.: Sơ đồ lưu kho của Công ty Cổ Phần Cà Phê Trung Nguyên

Hình 2.3.: Mức độ hài lòng khi vận hành hệ thống ERP của nhân viên tại Công

ty Cổ Phần Cà Phê Trung Nguyên

Hình 2.4.: Mức độ hài lòng khi vận hành hệ thống ERP của cấp quản trị tại của Công ty Cổ Phần Cà Phê Trung Nguyên

Hình 2.5 So sánh kỳ vọng đạt được và thực tế vận hành ở Công Ty Cổ Phần Cà Phê Trung Nguyên

Hình 3.1.: Vòng tròn cung ứng chuỗi Cà Phê Trung Nguyên

Hình 3.2.: Doanh thu của 10 công ty sở hữu các thương hiệu chuỗi cà phê tại Việt Nam

Hình 3.3.: Doanh thu các chuỗi café lớn tại Việt Nam

Hình 3.4.: Lợi nhuận trước thuế của các công ty sở hữu các thương hiệu chuỗi

cà phê tại Việt Nam

TÓM TẮT KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

1 Các thông tin chung

1.1 Tên luận văn: Ứng dụng ERP trong việc quản lý hàng tồn kho của Công Ty

Cổ Phần Cà Phê Trung Nguyên

1.2 Tác giả: Lê Huỳnh Thùy Duyên

1.3 Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh quốc tế

1.4 Bảo vệ năm: 2021

1.5 Giáo viên hướng dẫn: Tiến Sĩ Nguyễn Thị Phương Chi

2 Những đóng góp của luận văn

- Thứ nhất, luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lí luận của ERP và tổ chức quản lý

tồn kho của doanh nghiệp: các khái niệm, cấu trúc và vai trò của ERP trong doanh nghiệp nói chung và quản lý tồn kho nói riêng

- Thứ hai, luận văn phân tích được thực tiễn công tác ứng dụng ERP trong quản

lý thông tin tồn kho tại Công ty Cổ Phẩn Cà Phê Trung Nguyên, từ đó đánh giá thành tựu và hạn chế

- Thứ ba, tác giả đi sâu vào bối cảnh thị trường thế giới và trong nước cũng như

định hướng kinh doanh của công ty, phân tích cơ hội và thách thức để từ đó đưa ra một số giải pháp cho doanh nghiệp nhằm hoàn thiện và nâng cao năng lực hoạt động của việc ứng dụng ERP trong quản lý doanh nghiệp nói chung và quản lý tồn kho nói

riêng

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Không chỉ là vựa cà phê của thế giới (kim ngạch xuất khẩu đứng thứ 2 sau Brazil), Việt Nam còn là quốc gia có văn hóa thưởng thức cà phê độc đáo Việt Nam trở thành điểm đến của hàng loạt thương hiệu cà phê chuỗi nổi tiếng trên thế giới như Starbuck, Coffee Beans and Tea Leaf, My Life Coffee, McCafe, Amazon… và các tên tuổi nội địa như Trung Nguyên Legend, Phúc Long, Highlands, Coffee House, King Coffee…Các chuỗi không gian cà phê này liên tục mở rộng và hầu như không chuỗi nào có ý định dừng ở con số nhất định

Năm 2020, đại dịch Covid-19 gây ra nhiều khó khăn dẫn đến tình hình kinh doanh sụt giảm, song sau đó là một xu hướng tiêu dùng mới được hình thành như bán hàng qua kênh ứng dụng đặt hàng: Baemin, Loship, Now, GrabFood … hoặc bán cà phê mang đi dạng ki-ốt thay vì là cửa hàng cà phê truyền thống: cà phê ông Bầu… Điều này đồng nghĩa với một cuộc chiến mới của thị trường chuỗi cà phê đã và đang diễn ra Từ đầu năm nay, một thương hiệu mạnh trong ngành cà phê của Thái Lan - Café Amazon chính thức gia nhập thị trường Việt Nam với tham vọng sẽ phủ khắp từ năm 2021, góp phần làm cho cuộc chiến thị trường chuỗi cà phê Việt thêm khốc liệt hậu đại dịch

Bên cạnh đó, đứng trước sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thế giới, Cách mạng công nghiệp 4.0 đang được nhắc đến rất nhiều từ cấp Nhà nước, đến doanh nghiệp

và trường đại học, như một thách thức và cơ hội để phát triển đất nước trong tất cả các lĩnh vực kinh tế Áp dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP - Enterprise ….) chính là cách ứng dụng thành tựu của cuộc cách mạng khoa học công nghệ nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh và nâng cao hiệu suất hoạt động cho doanh nghiệp

Không nằm ngoài xu thế này, Trung Nguyên Legend – thương hiệu dẫn đầu trong lĩnh vực kinh doanh cà phê truyền thống của Việt Nam đã bắt đầu triển khai hệ thống ERP từ năm 2016 nhằm chuẩn hóa hoạt động kinh doanh Tuy nhiên, việc ứng dụng ERP còn khá mới ở Việt Nam nên việc triển khai ERP trên thực tế đặt ra rất nhiều vấn đề cho doanh nghiệp

Trong đó, nổi bật là vấn đề quản lý hàng tồn kho Hàng tồn kho luôn là một trong những tài sản chiếm tỷ trọng lớn trên tổng giá trị tài sản của các doanh nghiệp sản xuất Đặc biệt là đối với mô hình kinh doanh chuỗi cửa hàng bán lẻ đồ ăn, thức uống thì hoạt động quản lý kho nếu không được kiểm soát chặt chẽ sẽ gây thất thoát lãng phí rất lớn, dẫn đến hệ lụy trong toàn bộ dây chuyền chuỗi cung ứng của doanh nghiệp

Xuất phát từ nhận thức đó, tác giả đã quyết định chọn đề tài “Ứng dụng ERP trong việc quản lý hàng tồn kho của Công Ty Cổ Phần Cà Phê Trung Nguyên” làm

đề tài luận văn tốt nghiệp thạc sĩ của mình

2 Tình hình nghiên cứu của đề tài

2.1 Tình hình nghiên cứu trong nước

Trong khi các nghiên cứu về ERP và ứng dụng ERP trong quản trị doanh nghiệp nói chung là khá phong phú và đa dạng thì các nghiên cứu cụ thể về hoạt động ứng dụng ERP trong quản trị tồn kho, đặc biệt là chuỗi cửa hàng bán lẻ thực phẩm, nước uống còn khá hạn chế Ở Việt Nam, một số nghiên cứu điển hình trong lĩnh vực này có thể kể đến như:

1 Đề tài “Ứng dụng ERP xây dựng hệ thống Quản lý chuỗi cung ứng sản phẩm”,

tác giả Nguyễn Khắc Hiếu, Đại học Bách khoa - Đại học Đà Nẵng, năm 2018 Nghiên cứu về xây dựng sản phẩm ứng dụng mô hình ERP với các doanh nghiệp vừa và nhỏ

nhằm tự động hoá các quy trình quản lý của doanh nghiệp, phân tích cấu trúc ERP và các mốc lịch sử trong sự phát triển của mô hình này Qua đó ứng dụng vào công ty TNHH

Hà Thọ với việc xây dựng các phân hệ như: Quản lý khách hàng, quản lý nhân viên, quản lý khuyến mãi, quản lý đặt hàng vả quản lý hóa đơn bán hàng, quản lý đội xe, hệ thống báo cáo Từ đó bước đầu đưa vào áp dụng thử nghiệm tại đơn vị Bên cạnh đó luận văn cũng đưa ra hướng phát triển cho sản phẩm trong thời gian tiếp theo

2 Đề tài “Hoàn thiện quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH Samsung Electronics Việt Nam”, tác giả Nguyễn Phi Hùng, Đại học Kinh tế quốc dân, năm 2015 Nghiên cứu

về giải pháp để hoàn thiện hoạt động quản lý hàng tồn kho tại công ty sản xuất thiết bị điện tử, tối ưu hóa quản trị tồn kho, và gắn kết vào các hoạt động khác của công ty

3 Đề tài “Giải pháp gia tăng các yếu tố cần thiết để triển khai ERP thành Công tại Công ty Cổ phần Quốc tế Gia”, tác giả Võ Công Hiền, Đại học Kinh tế Thành phố Hồ

Chí Minh, năm 2020 Nghiên cứu chỉ ra để triển khai ERP thành công không phải việc

dễ dàng Trên cơ sở kết hợp nghiên cứu định tính và định lượng cùng với việc xem xét các định hướng, chiến lược phát triển của công ty, tác giả đưa ra một số giải pháp, kiến nghị nhằm gia tăng sự thành công, giảm thiểu các rủi ro trong việc triển khai ERP tại Công ty Cổ phần Quốc tế gia

2.2 Tình hình nghiên cứu nước ngoài

1 Đề tài “Impact of ERP System Usage on Supply Chain Integration: A Structural Equation Modeling, Jordanian Pharmaceutical Manufacturing Case Study”, tác giả

Hasan Salih Suliman Al-Qudah, King Abdulaziz University, 2020 Nghiên cứu này nhằm mục đích điều tra tác động của việc sử dụng hệ thống ERP đối với việc tích hợp chuỗi cung ứng tại các công ty sản xuất dược phẩm Jordan Kết quả nghiên cứu cho thấy

Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng, hàng tồn kho, tài chính, sản xuất và vận hành có

tác động tích cực đáng kể đến việc tích hợp với Nhà cung cấp, Khách hàng và các quy trình nội bộ

2 Đề tài “The Role of ERP Information to Support Decision Making Process: Field Study on Panda Retail Company (Mobile Inventory Management System)”, Ahmed

Alghazali, Uthman Ageeli, King Abdulaziz University, 2020 Đề tài cho thấy ERP là nguồn dữ liệu kinh doanh chính trong khi quản lý hàng tồn kho trên thiết bị di động là một trong những phân hệ rất quan trọng trong ERP, có vai trò quan trọng đối với các tổ chức bán lẻ như công ty bán lẻ Panda Mục tiêu của nghiên cứu này là chỉ ra mối tương quan cao giữa thông tin và quá trình ra quyết định hiệu quả

3 Đề tài “The Challenging Landscape of Inventory Management”, Brent Gills,

Joseph Y Thomas, University of Central Arkansas, 2020 Đề tài nghiên cứu về những lợi ích mà ERP mang l đồng thời cho thấy rằng công nghệ giúp nâng cao khả năng quản

lý hàng tồn kho của doanh nghiệp

3 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu tổng thể: phân tích các vai trò, điểm mạnh, điểm yếu của ứng dụng ERP trong việc quản lý hàng tồn kho của Công Ty Cổ Phần Cà Phê Trung Nguyên cũng như cơ hội và thách thức từ bối cảnh thị trường hiện tại để từ đó đề xuất một số kiến nghị, giải pháp nhằm hoàn thiện việc ứng dụng ERP để quản lý thông tin hàng tồn kho cũng như dòng chảy thông tin trong vận hành chuỗi cung ứng của doanh nghiệp

Mục tiêu cụ thể:

- Nghiên cứu các cơ sở lí luận về ứng dụng ERP trong quản lý thông tin hàng tồn kho

- Phân tích thực trạng ứng dụng ERP trong quản lý hàng tồn kho của Công Ty Cổ Phần Cà Phê Trung Nguyên

- Phân tích cơ hội và thách thức, từ đó đưa ra một số giải pháp cho Công Ty Cổ Phần

Cà Phê Trung Nguyên

4 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là ứng dụng ERP trong việc quản lý hàng tồn kho của Công Ty

Cổ Phần Cà Phê Trung Nguyên Phạm vi nghiên cứu là chuỗi không gian cà phê Trung Nguyên (Trung Nguyên Legend) Thời gian nghiên cứu là từ năm 2018 đến năm 2020

5 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn áp dụng phương pháp nghiên cứu định tính và sử dụng thêm các phương pháp so sánh, đối chiếu dữ liệu như sau:

- Phương pháp thống kê:

Phương pháp thống kê được sử dụng phổ biến trong chương 2 Các bảng số liệu thống

kê về kết quả ứng dụng ERP quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp nhằm cung cấp tư liệu cho việc phân tích, so sánh trong các nội dung quản lý thông tin tồn kho tại doanh nghiệp

6 Cấu trúc của luận văn

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và Danh mục tài liệu tham khảo, luận văn được kết cấu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ERP VÀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CỦA DOANH NGHIỆP

1.1 Giới thiệu tổng quát về ERP

1.1.1 Khái niệm ERP

E: Enterprise (Doanh nghiệp) ERP làm nhiệm vụ không những kết nối, tích hợp

toàn bộ các chức năng, nghiệp vụ, quy trình của tất cả các phòng ban lại với nhau vào chung một hệ thống mà còn có thể vận hành và đáp ứng một cách hiệu quả tất cả các nhu cầu quản lý riêng biệt của từng phòng ban ở tất cả các lĩnh vực ngành nghề bên trong một tổ chức, doanh nghiệp, bao gồm các lĩnh vực đặc thù: thương mại điện tử, chuỗi bán

lẻ, sản xuất, du lịch, nhà hàng khách sạn, …

Hệ thống ERP hoạt động với cơ chế vận hành chạy trên một cơ sở dữ liệu để các

bộ phận có thể dễ dàng chia sẻ thông tin và tương tác với nhau Do đó, nguồn nhân lực, đặc biệt ở các công ty vừa và nhỏ ở Việt Nam cần có sự chuẩn bị thái độ cởi mở, sẵn sàng học hỏi, thay đổi ở giai đoạn chuyển đổi từ những hệ thống riêng lẻ từng phòng ban thành một hệ thống tích hợp toàn công ty Điều này đồng nghĩa với việc nếu có một công đoạn nào bị ngưng trệ, sẽ kéo theo chuỗi dây chuyền sau đó của cả doanh nghiệp bị ảnh hưởng

R: Resource (Tài nguyên) Theo lý thuyết quản trị, resource được hiểu là nguồn

lực Nguồn lực của một doanh nghiệp bao gồm: nguồn nhân lực, nguồn lực tài sản vật chất và các nguồn lực vô hình Trong đó, nguồn lực con người là yếu tố cốt lõi quan trọng nhất quyết định sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp, tổ chức, tạo nên lợi thế cạnh tranh cho chính doanh nghiệp, tổ chức đó Do đó, nguồn nhân lực cần phải đảm bảo hai điều kiện cần và đủ là đạo đức nghề nghiệp và trình độ chuyên môn Nguồn lực tài sản vật chất bao gồm các yếu tố như: vốn sản xuất, nhà xưởng, máy móc thiết bị,

nguyên vật liệu tồn kho… Các nguồn lực vô hình được hiểu như văn hóa tổ chức, triết

lý kinh doanh, chữ tín trong kinh doanh, chiến lược và chính sách kinh doanh…Mỗi tổ chức cần có sự phân tích, nhận diện và đánh giá đúng các tiềm lực sẵn có nhằm biết được các lợi thế để tận dụng, khai thác tối đa, tránh lãnh phí cũng như hiểu rõ những hạn chế của doanh nghiệp mà điều chỉnh, cải tiến, quản trị thích hợp

Trong ERP, resource có nghĩa là tài nguyên Trong lĩnh vực công nghệ thông tin, tài nguyên bao gồm phần mềm, phần cứng hay dữ liệu thuộc về hệ thống mà có thể truy cập và sử dụng được Việc ứng dụng ERP vào quản trị doanh nghiệp đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải biến mọi nguồn lực của doanh nghiệp trở thành tài nguyên Để biến nguồn lực thành tài nguyên, đòi hỏi doanh nghiệp phải trải qua một giai đoạn chuyển đổi nhằm chuẩn hóa quy trình, chuẩn hóa dữ liệu và thay đổi văn hóa kinh doanh từ bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp Doanh nghiệp cần thiết lập các quy trình khai thác, tận dụng nguồn lực và có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban, bộ phận nhằm đạt hiệu quả cao nhất

P: Planning (Hoạch định) Hoạch định là một khái niệm quen thuộc trong quản

trị kinh doanh và theo quản trị học, hoạch định là một trong năm chức năng cơ bản trong quá trình quản trị bao gồm: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, điều phối và kiểm soát Trong

đó, hoạch định chính là nền tảng của hoạt động quản trị Hoạch định là quá trình xác định những mục tiêu và đề ra các chiến lược, kế hoạch, biện pháp tốt nhất để thực hiện mục tiêu đó cho tổ chức, doanh nghiệp

Trong ERP, hoạch định là hoạt động dựa trên nguồn dữ liệu trong quá khứ và hiện tại để tính toán và đưa ra dự báo các khả năng sẽ phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh của tổ chức, doanh nghiệp Chẳng hạn như ERP giúp nhà máy tính chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn sản xuất theo đơn đặt hàng của khách hàng dựa trên tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng cung

ứng… Bằng cách này cho phép doanh nghiệp có đủ nguyên vật liệu sản xuất nhưng vẫn không để lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn Hoặc chế độ cảnh báo khi hàng tồn kho đạt mức tối thiểu so với cùng kỳ giúp doanh nghiệp tiến hành bổ sung hàng kịp thời ERP còn hỗ trợ lên kế hoạch, thiết lập chính sách giá bán, các chương trình khuyến mãi, chiết khấu chồng chéo phức tạp…theo sản phẩm, nhóm sản phẩm, theo khách hàng, nhóm khách hàng, khu vực, vùng miền, thời gian Ngoài ra, ERP còn hỗ trợ nhận biết các kiểu mua hàng giúp tính toán ra phương án mua nguyên liệu với giá tối ưu từ nhà cung cấp đồng thời tính được mô hình sản xuất tối ưu… Cách làm này giúp giảm thiểu tối đa sai sót trong xử lý nghiệp vụ, đặc biệt hiệu quả cao đối với quy mô công ty càng lớn

Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP) là một loại giải pháp phần mềm quản lý đa chức năng, đa phòng ban mà các tổ chức, doanh nghiệp sử dụng để quản lý các hoạt động kinh doanh hàng ngày như quản lý chuỗi cung ứng: mua hàng, tiếp thị và bán hàng, giao hàng, kho bãi; quản lý kế toán tài chính, quản

lý dự án và quản trị rủi ro… Ngoài ra, một hệ thống ERP hoàn chỉnh còn quản lý hiệu suất doanh nghiệp, phần mềm giúp lập kế hoạch, lập ngân sách, dự báo và báo cáo kết quả tài chính cho tổ chức

Hệ thống ERP cho phép kết nối và lưu chuyển dữ liệu giữa các quy trình kinh doanh, các phòng ban với nhau Bằng cách thu thập dữ liệu giao dịch được chia sẻ bên trong của một tổ chức từ nhiều nguồn, hệ thống ERP giúp loại bỏ sự trùng lặp dữ liệu và cung cấp tính toàn vẹn của dữ liệu với một nguồn trung thực duy nhất

Ngày nay, hệ thống ERP đã trở nên rất quan trọng trong việc quản lý hàng nghìn doanh nghiệp trong tất cả các lĩnh vực ngành nghề từ quy mô nhỏ và vừa đến quy mô lớn, các tập đoàn đa quốc gia ERP được xem như nguồn điện thắp sáng không thể thiếu đối với các doanh nghiệp này

1.1.2 Cấu trúc của ERP

Hệ thống ERP được thiết kế xung quanh một cấu trúc dữ liệu xác định, duy nhất

và thường có một cơ sở dữ liệu chung Điều này giúp đảm bảo thông tin được sử dụng trong toàn doanh nghiệp đều đã được chuẩn hóa dựa trên các định nghĩa, trải nghiệm người dùng chung Cấu trúc cốt lõi của ERP là sự kết nối giữa các quy trình kinh doanh của các bộ phận (kế toán tài chính, nhân sự, bán hàng, tiếp thị, sản xuất…), với hệ thống

và những người dùng lại với nhau Nói một cách đơn giản, ERP là phương tiện để tích hợp con người, quy trình và công nghệ trong một doanh nghiệp hiện đại

Nguồn: SAP (2021)

Hình 1.1.: Cấu trúc của ERP

Ví dụ trong một công ty sản xuất ô tô phải mua các bộ phận và linh kiện từ nhiều nhà cung cấp, công ty này có thể sử dụng một hệ thống ERP chuẩn hóa để có thể theo

dõi yêu cầu và mua những hàng hóa này mà vẫn đảm bảo rằng mỗi thành phần trong toàn bộ quy trình mua hàng sử dụng dữ liệu sạch và thống nhất, được kết nối với quy trình công việc, quy trình kinh doanh, báo cáo và phân tích của doanh nghiệp Khi ERP được triển khai đúng cách tại công ty sản xuất ô tô này, một bộ phận linh kiện sẽ được định nghĩa thống nhất theo tên bộ phận, kích thước, vật liệu, nguồn gốc, số lô, nhà cung cấp, số sê-ri, chi phí và đặc điểm kỹ thuật, cùng với rất nhiều mục mô tả khác Vì dữ liệu

là mạch máu của mọi công ty trong thời đại ngày nay, nên ERP giúp việc thu thập, tổ chức, phân tích và phân phối thông tin dễ dàng hơn rất nhiều cho mọi cá nhân người dùng để hoàn thành tốt nhất vai trò và trách nhiệm của họ ERP cũng đảm bảo các trường

và thuộc tính của dữ liệu được ghi nhận vào đúng tài khoản trong sổ kế toán nhật ký chung của công ty để tất cả các chi phí đều được theo dõi và trình bày một cách chính xác

Nguyên tắc chính của ERP là tập hợp dữ liệu trung tâm để từ đó có thể phân phối rộng rãi Thay vì một vài cơ sở dữ liệu độc lập với các nguồn thông tin rời rạc và có thể

bị ngắt kết nối, hệ thống ERP mang đến sự đồng bộ đến tất cả người dùng — từ giám đốc điều hành đến kế toán phải trả — có thể tạo, lưu trữ và sử dụng cùng một dữ liệu thu được từ các quy trình chung Với trung tâm lưu trữ dữ liệu tập trung và an toàn, mọi người trong tổ chức có thể đảm bảo về tính xác thực của dữ liệu được cập nhật đầy đủ

và liên tục, kịp thời Tính toàn vẹn của dữ liệu được đảm bảo cho mọi nhiệm vụ được thực hiện trong toàn tổ chức, từ báo cáo tài chính hàng tháng, quý, năm … đến tổng hợp các khoản phải thu, phải trả chưa thanh toán hàng ngày đều được tự động hóa nhanh chóng và kịp thời, không cần dựa vào các báo cáo được lập thủ công, tốn thời gian, công sức, tuy nhiên vẫn rất dễ xảy ra sai sót

Hệ thống ERP sẽ thực hiện đầy đủ các chứng năng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, mà trước đây có thể đã được thực hiện bởi nhiều phần mềm độc lập nhỏ hơn Các thành phần của một giải pháp ERP bao gồm:

 Báo cáo tài chính

Sản xuất và phân phối:

 Theo dõi hàng theo số Lot, Series

 Theo dõi kiểm tra chất lượng

 Chức năng quản lý kho

 Theo dõi, điều phối giao hàng

 Theo dõi lao động, chi phí đầu tư và chi phí sản xuất khác

 Cung cấp tổng chi phí cho sản xuất

Mua hàng:

 Thông tin nhà cung cấp

 Báo giá

 Hợp đồng mua hàng

 Đơn đặt hàng mua

 Đơn trả hàng mua

 Thương mại điện tử

 Gía, chiết khấu

 Thương mại điện tử

 Gía, chiết khấu

Quản lý dịch vụ:

 Theo dõi và giám sát dịch vụ hậu mãi, bảo hành

 Quản lý hợp đồng dịch vụ

 Quản lý chi phí theo dự án, hợp đồng

1.1.3 Khái niệm hàng tồn kho

1 Khái niệm hàng tồn kho:

Hàng tồn kho hay còn gọi là hàng lưu kho, là danh mục các sản phẩm thành phẩm hoặc nguyên vật liệu đang được một doanh nghiệp lưu giữ trong kho Trong mỗi doanh nghiệp, hàng tồn kho luôn là một trong những tài sản chiếm tỷ trọng lớn trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp đó

Xét về chủng loại hàng hóa thì hàng tồn kho của mỗi doanh nghiệp có thể bao gồm tất cả các sản phẩm thương mại như:

+ Hàng hoá mua về để bán

+ Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán

+ Sản phẩm dỡ dang chưa hoàn thành

+ Nguyên liệu, vật liệu

+ Công cụ, dụng cụ tồn kho

+ Hàng hóa gửi đi gia công chế biến

+ Hàng mua đang đi trên đường

+ Hàng hóa nhập khẩu được lưu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp

Còn nếu xét về đặc điểm của hàng hóa thì có thể phân biệt hàng tồn kho thành 4 loại cơ bản là:

+ Máy móc, thiết bị, công cụ dụng cụ

+ Nguyên vật liệu thô

- Chi phí đặt hàng: chi phí quản lý, giao dịch và vận chuyển hàng hóa Chi phí đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng thường rất ổn định, không phụ thuộc vào số lượng hàng được mua Trong nhiều trường hợp, chi phí đặt hàng thường tỷ lệ thuận với số lần đặt hàng trong năm Khi số lượng hàng của mỗi lần đặt hàng nhỏ thì số lần đặt hàng tăng và chi phí đặt hàng cao Khi khối lượng mỗi lần đặt hàng lớn, số lần đặt hàng giảm và chi phí đặt hàng cũng thấp hơn

- Chi phí cơ hội: nếu 1 doanh nghiệp không thực hiện được đơn hàng khi có nhu cầu, công ty sẽ bị đình đốn sản xuất và có thể không kịp giao hàng Sự thiệt hại do để lỡ

cơ hội này gọi là chi phí cơ hội

- Chi phí khác: các chi phí khác được quan tâm trong quản trị tồn kho là các chi phí thành lập kho (chi phí lắp đặt thiết bị kho và các chi phí hoạt động) chi phí trả lương làm thêm giờ, chi phí huấn luyện…

b Mô hình sản lượng đặt hàng hiệu quả nhất (Economic Odering Quantity – EOQ)

Mô hình EOQ là 1 mô hình quản trị tồn kho mang tính định lượng, có thể sử dụng

nó để tìm mức tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp

Yếu tố quyết định trong quản trị hàng tồn kho là sự dự báo chính xác nhu cầu sử dụng các loại hàng hóa trong kỳ nghiên cứu – thường là 1 năm và khối lượng hàng hóa trong mỗi lần đặt hàng Những doanh nghiệp có nhu cầu hàng hóa mang tính mùa vụ có thể chọn kỳ dự báo phù hợp với đặc điểm kinh doanh của mình

Sau khi đã có số liệu dự báo chính xác về nhu cầu sử dụng hàng năm, trên cơ sở đó

có thể xác định số lần đặt hàng trong năm và khối lượng hàng hóa trong mỗi lần đặt hàng Mục đích của những tính toán này là tìm được cơ cấu tồn kho có tổng chi phí năm

ở mức tối thiểu

Giữa chi phí đặt hàng và chi phí tồn kho có mối quan hệ tỷ lệ nghịch Khi số lần đặt hàng nhiều, khối lượng hàng tồn kho bình quân thấp, dẫn tới chi phí tồn kho thấp, song chi phí đặt hàng cao Ngược lại khi số lần đặt hàng giảm thì khối lượng hàng trong mỗi lần đặt cao, lượng tồn kho lớn hơn, do đó chi phí tồn trữ hàn hóa cao hơn và chi phí đặt hàng giảm

Trong phần trên, chúng ta đã giải định khi nào lượng nguyên liệu nhập kỳ trước hết mới nhập kho lượng hàng mới Tuy nhiên trên thực tế, không có doanh nghiệp nào để đến khi hết nguyên liệu mới đặt hàng Song nếu đặt hàng quá sớm sẽ làm tăng lượng nguyên liệu tồn kho, do đó cần phải xác định thời điểm đặt hàng lại Thời điểm đặt hàng mới được gọi là điểm đặt hàng lại và nó được xác định bằng số nguyên liệu sử dụng mỗi ngày nhân với độ dài của thời gian giao hàng

2.1 Tổ chức hệ thống thông tin hàng tồn kho

2.1.1 Tổng quan về hệ thống thông tin hàng tồn kho

Hoạt động quản lý kho tuy không có nhiều tác vụ phức tạp, nhưng nếu không được kiểm soát chặt chẽ sẽ gây thất thoát lãng phí rất lớn Do đó, việc xây dựng một hệ thống quản lý thông tin hàng tồn kho trở thành yêu cầu tất yếu cho sự bền vững kinh doanh của

tổ chức

Nhiệm vụ chính của hệ thống quản lý hàng tồn kho là giám sát chặt chẽ hàng hóa trong kho theo thời gian thực với độ chính xác tuyệt đối, nhằm đảm bảo hàng trong kho luôn sẵn có theo yêu cầu Trường hợp thiếu hụt hàng tồn kho sẽ khiến cho dây chuyền sản xuất kinh doanh bị gián đoạn Trong khi đó, dư thừa hàng hóa quá lớn dẫn tới việc

sử dụng vốn không hiệu quả Do đó, hệ thống quản lý hàng hóa trong kho cần phải đảm bảo:

 Quản lý hàng tồn kho theo vị trí, thùng, bao, gói, pallet

 Quản lý hàng hóa vật tư theo lô, hạn sử dụng, tuổi hàng tồn kho

 Quản lý định mức tồn kho Xác định mức tồn kho tối đa/tối thiểu đối với mỗi mặt hàng

 Quản lý danh mục hàng hóa, vật tư từ khi nhập tới xuất kho

 Truy xuất nguồn gốc sản phẩm

2.1.2 Nguyên tắc quản lý hàng tồn kho

FIFO (first in – first out) có nghĩa những hàng hóa nhập vào trước sẽ ưu tiên xuất

ra trước Phương pháp lưu trữ, xuất nhập hàng này đặc biệt phù hợp với các loại hàng hóa dễ hư hỏng, có tính chất thời hạn ngắn như đồ ăn thức uống… Phương pháp FIFO giúp giải quyết được bài toàn làm sao để đảm bảo hàng luôn được xuất đi kịp thời, không

bị hết hạn của doanh nghiệp

Yêu cầu lưu trữ đối với FIFO: với sự luân chuyển cao của hình thức Nhập trước – Xuất trước Kho lưu trữ hàng hóa cần đáp ứng yêu cầu có thể bốc dỡ hàng hóa thường xuyên Bin và Pallet phải được sắp xếp gọn gàng, khoa học Có thể tổ chức các lối đi dọc các dãy kệ sao cho người và các phương tiện như xe nâng, máy nâng, … có thể tiếp cận

dễ dàng

Bên cạnh đó, phương pháp tính giá hàng xuất kho cũng cần được đảm bảo theo nguyên tắc tương tự của FIFO

2.2 Ứng dụng ERP trong quản lý hàng tồn kho

2.2.1 Sự cần thiết phải ứng dụng ERP trong quản lý hàng tồn kho

Hiện nay trong hoạt động quản lý kho hàng sản xuất kinh doanh của nhiều doanh còn gặp một số những vấn đề tồn đọng như: nghiệp vụ quản lý kho hạn chế, một số doanh nghiệp còn quản lý kho theo cách thủ công chưa kể một số kho phải tuân thủ các nguyên tắc theo đặc tính của hàng hoá như: hàng tiêu dùng nhanh (FMCG), hàng thực phẩm (F&B), hoá chất, dệt may… Dưới đây là một số thách thức trong quản lý kho hàng tại một số doanh nghiệp:

 Tốn nhiều thời gian trong hoạt động nhập xuất/kho Ở nhiều doanh nghiệp, hoạt động nhập/xuất thông qua việc ghi chép sổ sách hoặc nhập liệu đơn hàng thủ công bằng

Excel Với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại và số lượng hàng hóa nhập, xuất lớn, nhân sự cần có sự tập trung tuyệt đối khi phải nhập hàng trăm, hàng nghìn số liệu Khả năng xảy ra sai sót trong quá trình nhập/xuất dữ liệu là rất lớn Bên cạnh đó

là tốn thời gian và nhân sự cho hoạt động này

 Tìm kiếm hàng hóa trong kho Đối với những doanh nghiệp lớn số lượng hàng hóa

đa dạng nhiều chủng loại, nhiều kho hàng (kho nguyên vật liệu, kho bán thành phẩm, kho thành phẩm) việc xác định vị trí của các mặt hàng trong kho gặp nhiều khó khăn Kho nào còn mặt hàng này? Còn bao nhiêu? Kho nào đã hết? Việc khó xác định được

số lượng tồn chính xác của từng mặt hàng trong kho có thể dẫn đến tình trạng một số mặt hàng bị hỏng, hết hạn sử dụng mà nhân viên kho không hề hay biết

 Đảm bảo lượng hàng tồn kho ổn định Đảm bảo số lượng hàng tồn trong kho ổn định cũng là một khó khăn đối với người quản lý bởi nó tác động trực tiếp đến được hoạt động sản xuất và kinh doanh Bạn không thể để hàng tồn quá nhiều hoặc quá ít Do

đó doanh nghiệp cần nắm bắt chính xác lượng hàng tồn và dựa trên kế hoạch sản xuất, mức tồn kho để đưa ra kế hoạch mua hàng cho hợp lý

 Nguy cơ không kiểm soát được hàng khiến hàng hết hạn sử dụng Hàng nhập trước cần ưu tiên xuất trước để đảm bảo về chất lượng, giá thành, lợi nhuận Nguyên tắc này cần áp dụng với các mặt hàng có hạn sử dụng ngắn hoặc dễ lỗi mốt như: thực phẩm, thời trang hay công nghệ…Việc không kiểm soát được thời hạn sử dụng của hàng hóa có thể dẫn đến giảm doanh thu do hàng hóa hư hỏng hết hạn sử dụng

 Trong hoạt động kiểm kê hàng hóa Kiểm kê hàng hóa có lẽ là nỗi ám ảnh của các nhân viên kho Bởi số lượng hàng hóa quá nhiều và có trăm, nghìn chủng loại mặt hàng Đi kiểm kê từng mặt hàng rồi nhập vào sổ sách hoặc excel mất nhiều thời gian

 Kiểm soát hoạt động của các nhân viên trong kho Nhà quản lý có thể thường xuyên vắng mặt tại công ty để đi gặp đối tác mở rộng quan hệ làm ăn nên không thể luôn theo sát nhân viên kho Phần lớn sự tương tác sẽ thông qua email, điện thoại Nhưng nhà quản lý không thể biết được nhân viên đã kiểm tra email chưa Thậm chí, có

trường hợp nhân viên đổ lỗi, chối bỏ trách nhiệm khi bạn giao việc qua điện thoại mà không có văn bản đi kèm Dù sao đi nữa, việc kiểm tra tiến độ, chất lượng hoàn thành công việc của từng nhân viên vào cùng một thời điểm đều tốn thời gian và công sức

 Lãnh đạo mất thời gian để nắm bắt hàng hóa trong kho Nắm bắt hàng hóa trong kho

là điều cần thiết để phục vụ kinh doanh và các chiến lược nhập/ xuất/ giảm giá hàng hóa (khi hàng hóa lỗi mốt hoặc sắp hết hạn) Bên cạnh đó, hàng tồn kho ngày càng lớn, thậm chí, các sản phẩm quá cồng kềnh, phải sử dụng nhiều thiết bị lưu kho kéo theo các chi phí khác như điện, nước, nhân công… thì chi phí lưu kho sẽ tăng lên Việc nắm bắt tồn kho của lãnh đạo thường thông qua các báo cáo của nhân viên Lãnh đạo khó nắm bắt tồn kho ngay thời gian thực

2.2.2 Nội dung ứng dụng ERP trong quản lý hàng tồn kho

2.2.2.1 Hoạt động nhập, xuất hàng

a/ Hoạt động nhập kho:

Quy trình quản lý hoạt động nhập kho hàng hóa nguyên liệu sẽ bao gồm các bước sau:

Bước 1: Lên kế hoạch nhập nguyên liệu

Các bộ phận khi có nhu cầu nhập nguyên vật liệu sẽ thông báo kế hoạch cho các

bộ phận liên quan để cập nhật thông tin và bố trí nhân sự

Bước 2: Kiểm tra hàng và đối chiếu

Thủ kho dựa vào đơn đặt hàng hoặc phiếu đề nghị nhập hàng để đối chiếu số lượng nguyên vật liệu nhập vào, đồng thời kiểm tra chất lượng của chúng Nếu có bất kỳ hư hỏng gì thì lập biên bản và thông báo lại với đơn vị đề xuất

Bước 3: Lập phiếu nhập kho

Khi việc kiểm tra hàng hóa được hoàn tất thì toàn bộ giấy tờ và phiếu yêu cầu nhập hàng sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán đối chiếu lại một lần nữa trước khi tiến hành giao dịch và in phiếu nhập kho

Bước 4: Hoàn thành nhập kho

Thủ kho thực hiện hoạt động nhập kho, sắp xếp vào khu vực phù hợp sau đó cập nhật thông tin vào thẻ kho Các thông tin này sẽ được cập nhật vào hệ thống quản lý kho hàng

b/ Hoạt động xuất kho hàng hóa:

Các bước trong quy trình xuất kho hàng hóa, vật tư sẽ bao gồm như sau:

Bước 1: Gửi yêu cầu xuất hàng

Khi có nhu cầu sử dụng hàng hóa, nhân viên cần lập yêu cầu xuất kho Mỗi doanh nghiệp sẽ có mẫu yêu cầu nhập kho khác nhau

Bước 2: Kiểm tra hàng tồn

Kế toán cho kiểm tra hàng tồn còn lại trong kho Trường hợp hàng thiếu sẽ thông báo với đơn vị đề xuất Hàng đầy đủ sẽ bắt đầu tiến hành xuất kho

Bước 3: Lập phiếu xuất kho

Phiếu yêu cầu xuất kho sẽ được gửi đến kế toán, kế toán kho sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho, sau đó chuyển cho Thủ kho Phiếu xuất kho này sẽ được lưu thành nhiều liên, liên lưu lại tại sổ, các liên còn lại sẽ được giao cho thủ kho

Bước 4: Xuất kho

Thủ kho nhận phiếu xuất kho và xuất kho cho nhân viên theo yêu cầu Nhân viên nhận vật tư, hàng hóa và ký vào Phiếu xuất kho và nhận 1 liên

Bước 5: Cập nhật thông tin

Thủ kho nhận lại 1 liên yêu cầu xuất kho, ghi lại thẻ kho và trả lại Phiếu xuất cho

kế toán Kế toán ghi sổ kho và hạch toán hàng xuất trong kho hàng

Đối với các doanh nghiệp có đồng thời nhiều kho cùng hoạt động hoặc muốn chuyển sang kho khác để thuận tiện hơn cho quá trình vận chuyển và kinh doanh Lúc này sẽ xuất hiện quy trình luân chuyển phiếu xuất kho

Quy trình nhập, xuất nhập kho hàng hóa trên đây là mẫu tiêu chuẩn để tham khảo Mỗi doanh nghiệp, tổ chức sẽ có quá trình vận hành, hoạt động khác nhau nên việc phân quyền sẽ có nhiều khác biệt Vì vậy, trong quá trình xây dựng quy trình quản lý riêng, mỗi doanh nghiệp, tổ chức cần có sự linh động thay đổi sao cho phù hợp

2.2.2.2 Hoạt động kiểm kê, báo cáo

a/ Hoạt động kiểm kê:

Có hai phương pháp kiểm kê hàng tồn kho:

(1) Phương pháp kê khai thường xuyên

Nội dung

Theo dõi thường xuyên, liên tục, có hệ thống

Phản ánh tình hình nhập – xuất kho, hàng hóa tồn kho

Giá trị hàng xuất có thể tính được ở bất kỳ thời điểm nào

Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ = trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + trị giá hàng nhập kho trong kỳ – trị giá hàng xuất kho trong kỳ

Chứng từ sử dụng

Phiếu nhập kho, xuất kho

Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa

Đối tượng áp dụng

Các đơn vị sản xuất như công nghiệp, xây dựng, lắp đặt, …

Các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị, …

Lượng công việc phải xử lý hàng ngày của các kế toán kho lớn Tuy nhiên mức độ nặng nhọc của công việc kiểm kê hàng tồn kho có thể khắc phục bằng cách ứng dụng phần mềm ERP

(2) Phương pháp kê khai định kỳ

Nội dung

Phản ánh hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ, không phản ánh thường xuyên, liên tục

và không phản ánh được từng đợt xuất – nhập hàng trong kỳ

Giá trị hàng xuất trong kỳ chỉ tính được vào cuối kỳ

Giá trị hàng hóa xuất = trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + tổng trị giá hàng nhập kho trong kỳ – trị giá hàng tồn kho cuối kỳ

Chứng từ sử dụng

Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho

Biên bản kiểm kê vật tư và hàng hóa

Tuy nhiên, những chứng từ nhập xuất hàng hóa, biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa chỉ được chuyển đến bộ phận kế toán kho và ban quản lý kho vào thời điểm cuối kỳ

Ưu điểm

Kê khai hàng hóa chỉ diễn ra vào một thời điểm nhất định trong kỳ Vì vậy, trong

kỳ đó khối lượng công việc hạch toán nặng nhất trong vài ngày đến một tuần diễn ra kê khai định kỳ nhưng nhẹ nhàng, đơn giản hơn trong một quãng gian dài

Nhược điểm

Công việc hạch toán dồn vào cuối kỳ

Kiểm tra không thường xuyên nên không thể nắm chắc tình hình xuất – nhập kho

sẽ gây hạn chế quá trình kế toán kho

Khó phát hiện những sai sót, xác định nguyên nhân của những sai sót này lại càng khó

b/ Hoạt động báo cáo kho:

Mỗi doanh nghiệp, tổ chức sẽ có những yêu cầu báo cáo tồn kho riêng, nhưng về căn bản cần đảm bảo các yếu tố sau: tình trạng nhập xuất tồn, tình hình tồn kho thực tế,

sổ cái hàng tồn kho, số ngày lưu kho, hàng đang đi đường, hàng đang dtrên đơn bán hàng, hàng đang trên đơn hàng mua, hàng đang chuyển kho Hay doanh nghiệp liên quan sản xuất: tình hình đơn hàng sản xuất, tình hình xuất kho nguyên vật liệu, tình hình nhập kho sản xuất, báo cáo hàng lỗi cũng như các điều chỉnh tăng, giảm tồn kho liên quan

2.2.2.3 Hoạt động hoạch định mua hàng

Đối với doanh nghiệp sản xuất thì cần lập kế hoạch mua nguyên vật liệu còn đối với doanh nghiệp thương mại thì cần lập kế hoạch mua hàng hoá Việc lập kế hoạch mua

hàng sát với tình hình thực tế nhu cầu sản xuất kinh doanh có ý nghĩa rất lớn, quan trọng trong hệ thống dự toán sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Lập kế hoạch mua hàng là việc dự tính từng số lượng mặt hàng cần phải mua vào trong kỳ để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh và dự toán giá trị hàng cần mua vào trong kỳ của doanh nghiệp

* Căn cứ để lập kế hoạch mua hàng là:

- Dự toán khối lượng nguyên vật liệu tiêu hao trong kỳ kế hoạch (đối với đơn vị sản xuất kinh doanh) hay dự toán khối lượng hàng hoá tiêu thụ (đối với đơn vị thương mại)

- Dự toán hàng tồn kho cuối kỳ

- Định mức đơn giá hàng mua vào trong kỳ kế hoạch

* Phương pháp lập kế hoạch mua hàng:

Lập kế hoạch mua hàng cho từng mặt hàng có nhu cầu cho sản xuất kinh doanh trong kỳ bao gồm kế hoạch cả về số lượng và giá trị tiền Tổng hợp giá trị tiền hàng mua vào trong kỳ kế hoạch thành dự toán hàng mua vào

Lượng hàng cần mua vào trong kỳ kế hoạch = Lượng hàng cần cho nhu cầu sản xuất (bán ra) trong kỳ kế hoạch + Lượng hàng cần cho tồn kho cuối kỳ kế hoạch – Lượng hàng tồn kho đầu kỳ kế hoạch

Dự toán giá trị hàng mua vào trong kỳ kế hoạch = Tổng lượng hàng cần mua vào trong kỳ kế hoạch * Định mức giá hàng mua vào

2.3 Kinh nghiệm áp dụng ERP từ các công ty trên thế giới và Việt Nam

2.3.1 Kinh nghiệm áp dụng ERP từ công ty trên thế giới

Kinh nghiệm thực tế áp dụng hệ thống Info – một trong những giải pháp ERP lớn nhất thế giới từ Tập đoàn Ferrari - nhà sản xuất và phân phối siêu xe thể thao hạng sang danh tiếng toàn cầu tại Maranello, Italy Xe của Ferrai được bán tại hơn 60 thị trường trên thế giới

Yêu cầu:

Với 95% doanh số đến từ bên ngoài Italy, Ferrari là một doanh nghiệp toàn cầu Công ty đặt mục tiêu nâng cao năng lực hệ thống CNTT để có thể quản lý tốt hơn các quy trình nội bộ và cải thiện hiệu suất hoạt động Cải tiến quy trình của Ferrari là một nỗ lực khổng lồ và cần có một phần mềm thích hợp

Giải pháp:

Ferrari đã chọn Infor để hợp nhất các nền tảng ứng dụng Ferrari quyết định triển khai theo nhiều đợt nhằm giảm thiểu rủi ro của phương thức triển khai một lần Những đợt triển khai này được tổ chức theo từng phòng ban và được đưa vào vận hành thực tế trên quy mô toàn cầu cùng một lúc Infor sẽ quản lý tất cả các quy trình của 59 phần mềm, hệ thống cũ trước đây thuộc các bộ phận tài chính, bán hàng, hậu cần, và dịch vụ

kỹ thuật Infor tạo ra một nền tảng đơn giản nhưng vững chắc để có thể quản lý tích hợp với hơn 200 giao diện từ các ứng dụng khác nhau Ngoài ra, còn có rất nhiều giao diện khác được tích hợp giữa Infor và các công cụ sản xuất khác, phục vụ cho việc hoạch định, điều khiển các con chạy, giám sát tiến trình sản xuất

Kết quả: Đổi mới chuỗi cung ứng và quy trình sản xuất

 Giá trị nhận được: Nhờ vào Infor, Ferrari đã chuyển giao toàn bộ trách nhiệm xử lý

nguyên vật liệu cho một đối tác logistic bên ngoài Điều này không chỉ loại bỏ hoàn toàn nhu cầu quản lý nguyên vật liệu nội bộ, giảm số vốn đầu tư so với dự toán trước

đó cho quản lý tồn kho, mà còn loại bỏ nguy cơ thiếu nguyên vật liệu trên dây chuyền sản xuất Nhờ có quy trình tinh gọn hơn mà thời gian gián đoạn giảm xuống, mà không còn rủi ro ngày giao xe cho khách hàng phải bị dời lại vì thiếu nguyên vật liệu Hoạch định sản xuất tại Ferrai cũng được hưởng lợi từ các công cụ mới để quản lý

và giả lập động cơ, hoạch định công suất hữu hạn, các điểm kiểm soát và giám sát mới nhằm đảm bảo công tác theo dõi sản xuất hiệu quả hơn Infor kết nối dự báo doanh số với các quy trình quản lý chuỗi cung ứng và sản xuất Hàng ngàn lệnh sản xuất được hoạch định hàng tuần cho những thành phẩm có hơn 10 cấp Định mức nguyên vật liệu, đồng thời phải đảm bảo hoạt động thu mua và chuỗi cung ứng phải đáp ứng các yêu cầu về giá thành và thời gian giao hàng

 Tăng tốc độ và sự linh hoạt: Ferrari cộng tác chặt chẽ với đội phát triển của Infor

để tăng tốc quy trình hoạch định nguyên vật liệu Sự cộng tác này đem lại lợi ích cho

cả hai bên: Ferrari giảm 4 giờ trong thời gian chạy hoạch định, và Infor đưa sự cải tiến này thành tính năng tiêu chuẩn trong các phiên bản Infor sau này Các khách hàng của Ferrari được tự do tối đa để tùy biến chiếc xe của mình theo sở thích cá nhân Infor đã giúp các hệ thống được kết nối chặt chẽ và cho phép Ferrari có thể thay đổi thông số, trang bị của một chiếc xe ngay đến những giây phút cuối trước khi quá trình lắp ráp bắt đầu

o 200 điểm bán hàng tại 62 quốc gia sẽ cùng sử dụng chung một hệ thống tài khoản

kế toán

Hướng đi tương lai:

Ferrari hướng đến mục tiêu dùng chung một hệ thống tài khoản kế toán cho 200 điểm phân phối tại 62 quốc gia Điều này giúp Ferrari đáp ứng đầy đủ yêu cầu tuân thủ các quy định của đợt phát hành cổ phiếu (IPO) của công ty tại sàn chứng khoán New York (NYSE)

Sau khi mọi hoạt động cải tiến quy trình nội bộ của Ferrari đã hoàn thành, công ty

sẽ tiếp tục phân tích và đánh giá các sáng kiến khác - như cung cấp công cụ linh hoạt và

dễ sử dụng cho các nhân viên kinh doanh và khách hàng, hoặc đưa Infor lên điện toán đám mây

2.3.2 Kinh nghiệm áp dụng ERP từ công ty trong nước

Kinh nghiệm thực tế áp dụng hệ thống SAP – một trong những giải pháp ERP lớn nhất thế giới từ TH True Milk - một trong những nhà sản xuất và phân phối các sản phẩm

từ sữa lớn nhất tại Việt Nam TH True Milk sở hữu một dây chuyền sản xuất sữa khép kín với hàng trăm nghìn con bò cung cấp nguồn sữa tươi và các sản phẩm từ sữa phân phối hầu hết các siêu thị ở Việt Nam

Yêu cầu:

Với sự tăng trưởng theo cấp số nhân trong vài năm qua cả lợi nhuận hoạt động và doanh thu, TH True Milk nhận ra rằng cơ sở hạ tầng của công ty sẽ sớm trở nên quá tải Mặt khác, công ty cũng cần một giải pháp ERP hoàn chỉnh để quản lý vòng đời sản phẩm nói chung và để cung cấp cho ban quan trị một cái nhìn sâu sắc hơn về hoạt động kinh doanh của họ

Thách thức đặt ra là cần chuẩn hóa quy trình cho một công ty trẻ, đang phát triển với rất nhiều thay đổi trong hoạt động và chiến lược cùng với một khối lượng dữ liệu khổng lồ cần xử lý

Giải pháp:

Triển khai giải pháp SAP bao gồm các phân hệ: Bán hàng & Phân phối, Kế toán tài chính, Quản lý chất lượng, Quản lý nguyên vật liệu, Hoạch định sản xuất

Hai giao diện được xây dựng để quản lý quy trình sản xuất nguyên vật liệu, thức

ăn và chăn giữ các đàn bò sữa từ hai ứng dụng của bên thứ ba

Vận hành hai kênh bán hàng nội bộ bên trong và bên ngoài công ty

Quản lý tồn kho tốt hơn, giúp giảm thiểu tối đa lượng hàng tồn kho trong toàn công

ty

Dự án đã đạt được thành tựu “Giải thưởng Khách hàng sáng tạo nhất” do SAP bình chọn

Kết luận chương 1

Trong chương 1 luận văn đã đưa ra cơ sở lý luận về ERP, tổ chức quản lý tồn kho của doanh nghiệp: các khái niệm, cấu trúc và vai trò của ERP trong doanh nghiệp nói chung và quản lý tồn kho nói riêng Bên cạnh đó, luận văn cũng chỉ ra một số nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động quản lý tồn kho tại doanh nghiệp Những vấn đề nêu trên chắc chắn chưa đầy đủ và toàn diện nhưng đây là nền tảng cơ bản và rất thiết thực trong việc ứng dụng ERP vào quản lý tồn kho, là cơ sở cho việc phân tích hệ việc ứng dụng ERP vào quản lý thông tin tồn kho tại Công Ty Cổ Phần Cà Phê Trung Nguyên trình bày tại Chương 2 và các giải pháp ở Chương 3