Kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 NỘI DUNG 2 1 Chu trình mua hàng và thanh toán 2 1 1 Xử lý các đơn đặt hàng 2 1 2 Nhận hàng hoá hay dịch vụ 2 1 3 Ghi nhận các khoản nợ người bán 2 1 4 Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán 3 2 Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình mua hàng và thanh toán 3 3 Mục tiêu kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng và thanh toán 3 3 1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ các nghiệp vụ mua hàng 3 3 2 Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thanh toán 4 4 Ví dụ về Kiểm.

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

NỘI DUNG 2

1 Chu trình mua hàng và thanh toán 2

1.1 Xử lý các đơn đặt hàng 2

1.2 Nhận hàng hoá hay dịch vụ 2

1.3 Ghi nhận các khoản nợ người bán 2

1.4 Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán 3

2 Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình mua hàng và thanh toán 3

3 Mục tiêu kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng và thanh toán 3

3.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ các nghiệp vụ mua hàng 3

3.2 Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thanh toán 4

4 Ví dụ về Kiểm soát chu trình mua hàng thu tiền tại Công ty Cổ phần Vinatex 4

4.1 Khái quát chu trình mua hàng tại công ty 4

4.2 Xét duyệt mua hàng 6

4.3 Nhận hàng 7

4.4 Nhập kho và ghi sổ 10

5 Các thủ tục kiểm soát đối với việc thanh toán tiền hàng 11

5.1 Kiểm soát nợ phải trả 11

5.2 Kiểm soát việc chi tiền thanh toán 13

5.3 Kiểm soát trong môi trường xử lí thông tin bằng máy tính 17

KẾT LUẬN 19

TÀI LIỆU THAM KHẢO 20

MỞ ĐẦU

Ngày nay, kiểm soát nội bộ đang đóng một vai trò hết sức quan trọng tronghoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức Kiểm soát nội bộ giúp các nhàquản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của công ty mìnhnhư: con người, tài sản, vốn ….,góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trongquá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nềntảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng, và phát triển đi lên của doanhnghiệp

Chu trình mua hàng và thanh toán có một vai trò rất quan trọng trong bất kỳmột công ty nào,vì vậy việc kiểm soát chu trình là một việc rất cần thiết và quantrọng Hơn nữa, công ty Vinatex lại là một công ty dệt may nên khâu mua hàng là hếtsức phức tạp, số lượng hàng mua lớn, mà công ty không chỉ mua trong nước mà cònnhập khẩu từ nước ngoài Do đó, em thấy khâu mua hàng là rất quan trọng nó quyếtđịnh sự thành, bại của mỗi đợt sản xuất của công ty, cho nên nó đòi hỏi công ty cầnphải có sự quản lý chặt chẽ để đảm bảo hàng mua đạt tiêu chuẩn chất lượng đề ra,đảm bảo giá cả hợp lý để công ty có thể cạnh tranh được về giá cả và chất lượng trênthị trường

Từ những nhận thức đó, cùng với việc nghiên cứu tại công ty cổ phần Vinatex,

em nhận thấy vấn đề kiểm soát về chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty là cầnthiết và cần được quan tâm, vì vậy, em đã chọn đề tài về kiểm soát nội bộ chu trìnhmua hàng và thanh toán và áp dụng thực tiễn tại tại công ty cổ phần vinatex Đà Nẵng

Do thời gian và kiến thức còn nhiều hạn chế, em rất mong nhận được ý kiếnđóng góp của Thầy cô, để bài làm của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn

Sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng là phần chính cảu chức năng này

vì nó bảo đảm hàng hoá và dịch vụ được mua theo các mục đích đã được phê chuẩncủa công ty và nó tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cầnthiết

Sau khi nhận được yêu cầu mua hàng của các bộ phận trong doanh nghiệp, bộphận mua hàng lựa chọn hoặc tìm kiếm nhà cung cấp để nhằm đạt ba yêu cầu cơ bản:giá cả, chất lượng hàng mua, và sự tin cậy trong bán hàng giao hàng Sau khi lựa chọnnhà cung cấp, bộ phận mua hàng đàm phán và lập đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp

đã lựa chọn để xác định các yêu cầu về hàng mua cũng như yêu cầu liên quan tới việcgiao hàng Một bản sao của đơn đặt hàng được chuyển cho bộ phận nhận hàng để làm

cơ sở kiểm tra khi nhận hàng

1.2 Nhận hàng hoá hay dịch vụ

Khi nhận hàng, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất lượnghàng, đối chiếu với giấy gửi hàng của nhà cung cấp và đối chiếu với đơn đặt hàng,sau đó lập Biên bản nhận hàng Bản sao của Biên bản nhận hàng được chuyển đến bộphận liên quan (bộ phận mua hàng và phòng kế toán) theo quy định Sau khi kiểmnhận, bộ phận nhận hàng lập phiếu nhập kho báo cáo về hàng nhận và hàng được làmthủ tục nhập kho Lúc này, thủ kho ký vào phiếu nhập kho và trách nhiệm quản lýhàng được chuyển giao cho bộ phận kho hàng

1.3 Ghi nhận các khoản nợ người bán

Khi nhận được Hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp, kế toán thanh toán kiểmtra tính hợp lý, hợp lệ và tính toán trên Hoá đơn mua hàng Sau đó, tiến hành đốichiếu các thông tin (tên hàng, số lượng, quy cách, mẫu mã, đơn giá ) trên Hoá đơnbán hàng với các chứng từ gốc liên quan như Biên bản nhận hàng, Đơn đặt hàng,Phiếu nhập kho Hoá đơn và Phiếu nhập kho là cơ sở để ghi tăng hàng hoá dịch vụ

mua vào; còn Hoá đơn thì dùng để ghi vào tài khoản phải trả người bán (nếu chưathanh toán).

1.4 Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán

Đối với hầu hết các đơn vị, các biên lai do kế toán thanh toán lưu giữ cho đếnkhi thanh toán Thanh toán thường được thực hiện bằng uỷ nhiệm chi hoặc phiếu chilàm thành nhiều bản, mà bản gốc gửi cho người được thanh toán, một bản sao đượclưu lại trong hồ sơ theo người được thanh toán Người ký duyệt chứng từ chi phảikiểm tra các chứng từ như: Hoá đơn, Biên bản nhận hàng và Đơn đặt hàng Nhữngchứng từ sau khi đã được sử dụng để thanh toán thì cần được đánh dấu “đã thanhtoán” để đảm bảo các chứng từ không được sử dụng lại Giấy báo Nợ của ngân hànghoặc Phiếu chi là chứng từ dùng để ghi sổ nghiệp vụ thanh toán Trong hầu hết cáctrường hợp, các ngân phiếu thanh toán được ghi vào sổ nhật ký chi tiền mặt, nhưngđôi khi ghi vào một số hồ sơ bằng số của các phiếu chi được lưu trữ có tác dụng nhưmột sổ nhật ký chi tiền mặt

2 Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình mua hàng và thanh toán

Người không có thẩm quyền vẫn có thể đề nghị mua hàng được

Gian lận trong việc đặt hàng với nhà cung cấp

Nhân viên mua hàng có thể thông đồng với nhà cung cấp để nhận khoản hoahồng hoặc chiết khấu thương mại

Nhân viên nhận hàng có thể nhận sai hàng - chẳng hạn như hàng hoá sai về sốlượng, chất lượng hay quy cách

.Nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hoá đơn ghi sai số lượng, giá trị hoặc phát hànhhoá đơn đúp

Khi thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi hoặc bằng phiếu chi tiền mặt có thể cóthanh toán nhầm nhà cung cấp, hoặc với chữ ký được uỷ quyền không đúng, hoặc đềxuất thanh toán các khoản giả mạo hoặc cho người giả mạo hoặc hoá đơn bị thanhtoán hai lần liền

Các nhân viên thông đồng làm giả chứng từ để chuyển tiền vào tài khoảnmang tên một công ty không có thật

3 Mục tiêu kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng và thanh toán

3.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ các nghiệp vụ mua hàng

Mục tiêu về sự phát sinh và quyền kiểm soát: các nghiệp vụ mua hàng đượcghi sổ, được phê chuẩn đúng đắn và liên quan đến số hàng đã thực hiện

Mục tiêu về sự đầy đủ: tất cả hàng đã nhận được trong kỳ đều được ghi sổ đầyđủ

Mục tiêu về sự đo lường tin cậy: giá trị hàng mua vào được đo lường dựa trên

3.2 Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thanh toán

Mục tiêu về sự phát sinh: các khoản chi tiền được ghi sổ là thanh toán cho hàngmua đã được phê chuẩn và đã nhận

Mục tiêu về sự đầy đủ: tất cả các khoản chi tiền mua hàng được ghi sổ đầy đủ.Mục tiêu về sự ghi chép chính xác: các khoản chi thanh toán tiền mua hàngđược ghi đúng tài khoản, đứng số tiền và đúng kỳ kế toán

4 Ví dụ về Kiểm soát chu trình mua hàng thu tiền tại Công ty Cổ phần Vinatex

4.1 Khái quát chu trình mua hàng tại công ty

Các ký hiệu dùng để vẽ lưu đồ:

Lưu đồ mua hàng tại công ty:

Kiểm tra số lượng

Nhập kho và lập phiếu nhập kho

2 1 Phiếu NK 3

Kiểm tra chất lượng

Báo cáo kiểm tra chất lượng NPL

A

Lấy mẫu NPL

từ kho

Bảng phối màu

Kiểm tra, đối chiếu

4.2 Xét duyệt mua hàng

Khách hàng gửi BC (Buy Confirmation), Costing sheet, Paper Work cho công ty

và phòng kinh doanh sẽ là nơi trực tiếp nhận, sau đó tài liệu được chuyển sang cho phòngcông nghệ kiểm tra định mức nguyên phụ liệu (NPL) và cân đối năng lực sản xuất của các

xí nghiệp có liên quan để xem xét khả năng của công ty có thể đáp ứng được thời hạngiao hàng cho khách hàng không Hơn nữa, cũng cần phải xem xét đơn hàng, có mang lạilợi nhuận cho công ty hay không để chấp nhận hay từ chối đơn hàng Nếu phòng côngnghệ kiểm tra thấy có thể đáp ứng yêu cầu của đơn hàng thì khi đó sẽ thống nhất vớiphòng kinh doanh tất cả nội dung của BC và chuyển cho Trưởng phòng kinh doanh kýduyệt, sau đó chuyển thông báo lại cho khách hàng

Khách hàng gửi PO (Purchasing order) cho công ty, công ty sẽ đối chiếu PO với

BC về số lượng và giá trị của đơn hàng, nếu thấy phù hợp thì lập bảng tổng hợp tất cả cácnguyên phụ liệu cần mua cho đơn hàng căn cứ vào Costing sheet, bảng định mức nguyênphụ liệu của phòng công nghệ và các tài liệu có liên quan để tiến hành các thủ tục mua

Phòng kinh doanh sẽ lập đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp Đối với hàng muatrong nước thì việc ký duyệt sẽ do phó phòng kinh doanh, còn đối với hàng nhập khẩu thì

sẽ do trưởng phòng kinh doanh ký duyệt Đơn đặt hàng được lập thành 3 liên: một gửicho kế toán công nợ để làm căn cứ thanh toán tiền hàng, một cho bộ phận kho để dùnglàm căn cứ nhận hàng và bản gốc được lưu tại phòng kinh doanh

Do mua hàng của nhà cung cấp do công ty chỉ định nên nhà cung cấp sẽ chấp nhậnđơn đặt hàng của công ty Sau đó, nhà cung cấp sẽ gửi PI (bảng xác nhân của người bán)cho công ty và tiến hành làm hợp đồng

Sau đây là mẫu đơn đặt hàng do trưởng phòng kinh doanh ký duyệt:

VINATEX DANANG COMPANY

25 Tran Quy Cap Str, DaNang City, Viet Nam Tel: 0511.863757 Fax: 0511.823367 Email: vinatexdn@dng.vnn.vn BM/KDXNK/7.4-03; 01/11/2004; LSD: 02; TR: 1/1

PURCHASE ORDER

PO # : S083000014 Date: AUG 22/2008

4.3 Nhận hàng

Khi hàng về, có bốn bộ phận tham gia nhận hàng:

Thủ kho: Trực tiếp nhận hàng, sau đó xem xét, so sánh số lượng trên Packing List,Đơn đặt hàng, hóa đơn với số hàng thực nhận có phù hợp hay không Lúc này, thủ khochỉ kiểm tra số thùng, số kiện, số cây Trong vòng ba ngày sau khi hàng nhập kho, thủkho cần kiểm tra chi tiết từng nguyên phụ liệu (ưu tiên kiểm tra số lượng, chất lượng củanhững nguyên phụ liệu có kế hoạch sản xuất trước) và nộp Biên bản kiểm tra chất lượngnguyên phụ liệu (tổng hợp) dựa trên cơ sở Báo cáo kiểm tra chất lượng NPL của bộ phậnQuản lý chất lượng cho Trưởng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu

Khi hàng về mà Tờ khai nhập khẩu hay Hóa đơn chưa về thì Thủ kho phải lập Biênbản tạm nhập cho lô hàng đó, bắt buộc phải có chữ ký của các bên liên quan để làm căn

cứ nhập hàng vào kho Đồng thời phải thông báo kịp thời cho Kế toán để lấy Hóa đơn

Khi hàng về mà Tờ khai nhập khẩu và Hóa đơn cùng về thì khi hàng nhập kho Thủkho phải kiểm tra số lượng và chủng loại thực tế để đối chiếu với Hóa đơn Sau đó làmthủ tục nhập kho và ký nhận sau Hóa đơn là hàng đã được nhập đủ và đúng theo yêu cầu

Cả hai trường hợp trên Thủ kho đều phải lập Biên bản nhận hàng, có chữ ký củabên giao hàng Sau đó, phải sao chép một bộ gồm Hóa đơn có chữ ký của Thủ kho ở mặtsau, Tờ khai, Đơn đặt hàng và các chứng từ có liên quan gửi cho Kế toán công nợ làm cơ

sở để hạch toán

Nếu hàng nhập vào xảy ra thừa, thiếu so với Packing list, Đơn đặt hàng, Hóa đơn,Thủ kho cần lập Biên bản thừa thiếu để làm cơ sở theo dõi lô hàng và nhanh chóng thôngbáo cho các Sales mặt hàng có liên quan Trong lúc đó, đối với hàng thiếu thì chỉ nhập sốthực nhận, còn đối với hàng thừa thì chỉ nhập theo số của Packing list hay Hóa đơn vàxem xét nguồn gốc hàng thừa, thiếu đó

Nếu hàng về mà đưa vào sản xuất ngay thì Thủ kho phải lập Biên bản tạm xuất ghi

rõ số lượng, chủng loại, đơn vị nhận… có đầy đủ chữ ký của các bên có liên quan

Trong mọi trường hợp chứng từ phải có chữ ký của cấp lãnh đạo có liên quan và kếtoán Khi có một vấn đề ngoài thẩm quyền của Thủ kho thì phải có Giấy đề xuất có chữ

ký của người có thẩm quyền có liên quan

Bộ phận Quản lý chất lượng (QA) tại kho: Kiểm tra chất lượng của lô hàng cóđúng yêu cầu hay không, sau đó lập Báo cáo kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu vàchuyển cho các Sales để có kế hoạch liên hệ nhà cung cấp

Các quy định chi tiết về kiểm tra phụ liệu:

Thùng Carton: Kiểm tra thông tin in trên mặt thùng, kết cấu đóng thùng (đóngbằng đinh ghim hay dán keo)

Các loại bao bì: Kiểm tra về hình dáng, màu sắc, dày mỏng (bao gồm cả quy cáchsắp xếp đáy của bao); kiểm tra thông tin in trên bao bì, các chữ in trên bao không bị nhòe,mất chữ, độ bám của chữ trên bao, các vị trí in trên bao; kiểm tra các vị trí đục lỗ, kíchthước lỗ; kiểm tra độ bám của keo dán bao bì,…

Các loại nút thường: Kiểm tra thông số, màu sắc, độ bóng các loại nút; kiểm trathông tin in trên mặt nút, sự đồng bộ của nút; kiểm tra quy cách lỗ nút, hình dáng xem cóbiến dạng hay bể, mẻ, độ dày mỏng của nút

Các loại dây kéo: Kiểm tra màu sắc, thông số, răng của dây kéo, vải dệt dây kéo.Kéo đầu khóa lên xuống 6 lần và xoay đầu khóa 4 vòng, bẻ gập dây kéo làm 3 lần đểkiểm tra độ bền Nếu dây kéo bằng kim loại hoặc mạ kim loại thì dùng vải 100% Cottontrắng để lau kiểm tra ten màu răng kim loại độ bền màu của dây

Những loại khác (nhãn các loại, thẻ bài, dây viền, giấy lót, dây thun…) tùy theoyêu cầu quy định trên tài liệu mua hoặc sản phẩm mẫu để kiểm tra

Nếu phát hiện các phụ kiện không phù hợp thì phải để riêng ra và ghi rõ phụ liệukhông đạt

Khi đã kiểm tra xong lô phụ liệu thì phải ghi vào Báo cáo kiểm tra chất lượng của

lô phụ liệu:

Nếu chấp nhận lô hàng: Ghi đã kiểm tra/đạt trên phiếu xác nhận chất lượng sảnphẩm theo biểu Báo cáo kiểm tra chất lượng phụ liệu nhập kho (kèm biểu mẫu) Sau đó,cán bộ QA tại kho sẽ trình cho lãnh đạo phòng QA phê duyệt và giao một liên cho bộphận kho làm căn cứ nhận hàng, 1 liên lưu tại phòng QA

Nếu không chấp nhận lô hàng: ghi đã kiểm tra/không đạt vào phiếu kiểm tra chấtlượng phụ liệu theo biểu Báo cáo kiểm tra chất lượng phụ liệu nhập kho (kèm biểu mẫu).Sau đó, trình lãnh đạo phòng QA phê duyệt và chuyển cho đơn vị mua xem xét, xử lý.Phụ liệu không đạt yêu cầu thì không được nhập kho

 Bộ phận Kỹ thuật công nghệ: Kiểm tra tính phù hợp của nguyên phụ liệu vàlấy mẫu đưa vào Bảng phối màu.

Vinatex DaNangBảng phối màuMã số: BM/KTCN/7.5-03

 Bộ phận Sales: Kiểm tra lô hàng có đúng theo yêu cầu đã đặt ra hay khôngcăn cứ vào Báo cáo kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu từ QA và Bảng phối màu từphòng KTCN.

Cán bộ Sales sẽ kiểm tra mẫu hàng, mã hàng, số lượng ghi trên trang bìa của Bảngphối màu với hàng thực nhận Phần bên trong của Bảng phối màu là những nguyên phụliệu mẫu thực tế cần thiết để may nên một mặt hàng cụ thể, đây là căn cứ để đối chiếu vớihàng thực nhận về chất lượng, mẫu mã hàng mua

Đối với các lô hàng không đạt tiêu chuẩn chất lượng thì sẽ được nhân viên phòngKinh doanh tiến hành kiểm tra 100% để xác định chủng loại, tỉ lệ và số lượng không phùhợp Từ đó sẽ giải quyết ngay với nguyên phụ liệu không phù hợp đó hoặc kịp thời khiếunại với nhà cung cấp trong thời gian sớm nhất nhằm bảo đảm an toàn cho sản xuất

4.4 Nhập kho và ghi sổ

Sau khi đã nhận hàng, kiểm tra chất lượng, số lượng hàng đạt tiêu chuẩn thì tiếnhành nhập kho hàng hóa Khi nhập kho, Thủ kho và Kế toán kho cần căn cứ vào cácchứng từ chủ yếu sau để ghi sổ:

Thủ kho: Packing list, Hóa đơn, Đơn đặt hàng, Invoice, Biên bản tạm nhập, Biênbản nhận hàng, Báo cáo kiểm tra chất lượng, Giấy đề xuất (nếu có)

Kế toán kho: Packing list, Hóa đơn, Đơn đặt hàng, Invoice, Phiếu xuất kho (ngườibán), Giấy đề xuất (nếu có), Biên bản tạm nhập, Biên bản nhận hàng, Biên bản thừa thiếu,Báo cáo kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu, Bill, Tờ khai hàng nhập khẩu

Khi nhận đầy đủ chứng từ, kế toán kho tiến hành kiểm tra bộ chứng từ, đối chiếucác mục trên Tờ khai hàng hóa nhập khẩu với các chứng từ có liên quan Khi thấy phùhợp sẽ tiến hành ghi tăng nguyên phụ liệu và sổ chi tiết TK 152, bảng kê nguyên phụ liệuhoặc Bảng tổng hợp nhập xuất tồn…, còn thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho Căn cứ trên Hóađơn GTGT do người bán cung cấp, kế toán kho sẽ kiểm tra số tiền, mã số thuế ghi trênhóa đơn có đúng không, nếu sai sẽ gửi trả lại cho nhà cung cấp sửa chữa; riêng hợp đồngphải có sự phê chuẩn của Tổng giám đốc công ty

Sau khi kiểm tra xong, kế toán kho sẽ sử dụng User và Password của mình để truycập vào hệ thống và nhập dữ liệu cần thiết vào máy tính như: “mã NCC”, “mã hàng”, “mãnhập xuất”, “số phiếu nhập”, “số hóa đơn”, “số seri”, “ngày hóa đơn”, … Trường hợp