Quản trị nguyên vật liệu xây dựng của Công ty TNHH vận tải và Thương mại Phú Quang

1.1 Tính cấp thiết của đề tài Việt Nam là một nước có nền kinh tế đang trên đà phát triển, có nền kinh tế thị trường đang diễn ra sôi động. Trong nền kinh tế thị trường thì mục tiêu quan trọng nhất của các doanh nghiệp là lợi nhuận. Để thực hiện được điều này thì các nhà quản lý doanh nghiệp phải tìm ra các biện pháp để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, mở rộng thị phần và phát triển lợi nhuận đảm bảo sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao. Mặt khác, môi trường kinh doanh luôn biến động, thị trường luôn vận động theo những quy luật vốn có của nó. Trong những năm gần đây, nền kinh tế nước ta đang trên đà phát triển hội nhập cùng với thế giới. Với những chính sách mở cửa thu hút vốn đầu tư nước ngoài của Đảng và Nhà nước làm cho kinh tế nước ta đang có những biến đổi rõ rệt. Xu thế toàn cầu hóa khiến cho doanh nghiệp đang đứng trước những thách thức và yêu cầu khắt khe của kinh tế thị trường. Để tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay đòi hỏi doanh nghiệp phải tự tìm cho mình một lối đi riêng để đạt được mục tiêu của mình. Muốn vậy chỉ có cách là phải củng cố,quản trị sản phẩm của doanh nghiệp và tìm ra các biện pháp nâng cao chất lượng sản phẩm, đảm bảo tiến độ, hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm .

LỜI CẢM ƠN

Trong thời gian thực tập tốt nghiệp vừa qua, để hoàn thành được luận văntốt nghiệp, ngoài sự nỗ lực của bản thân em đã nhận được rất nhiều sự quan tâmgiúp đỡ của các tập thể, các cá nhân trong và ngoài trường

Trước hết, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới các thầy giáo, cô giáoKhoa Kế toán & Quản trị Kinh doanh – Trường Học viện Nông Nghiệp ViệtNam đã truyền đạt cho em những kiến thức cơ bản và tạo điều kiện giúp đỡ emhoàn thành khóa luận này

Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo ThS NguyễnHải Núi - giảng viên bộ môn Quản trị Kinh doanh, đã tận tình hướng dẫn, giúp

đỡ em trong suốt thời gian thực tập tốt nghiệp

Qua đây em cũng xin gửi lời cảm ơn tới Ban giám đốc, tập thể cán bộnhân viên của Công ty TNHH VẬN TẢI & THƯƠNG MẠI PHÚ QUANG đãgiúp đỡ em nhiệt tình trong thời gian em làm việc tại Công ty

Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn tới gia đình và bạn bè đã khích lệ,

cổ vũ, giúp đỡ em trong suốt quá trình học tập và hoàn thành luận văn thực tậptốt nghiệp này

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng năm 2019

Sinh viên

Đào Thị Thu Hường

i

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT v

DANH MỤC BẢNG vi

PHẦN 1 MỞ ĐẦU 1

1.1 Tính cấp thiết của đề tài 1

1.2 Mục tiêu nghiên cứu 2

1.2.1 Mục tiêu chung 2

1.2.2 Mục tiêu cụ thể 2

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

1.3.1 Đối tượng nghiên cứu 3

1.3.2 Phạm vi nghiên cứu 3

PHẦN 2 TỔNG QUAN TÀI LIỆU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 4

2.1 Cơ sở lý luận và thực tiễn về quản trị NVL trong doanh nghiệp 4

2.1.1 Một số khái niệm cơ bản 4

2.1.2 Khái quát về quản trị 16

2.1.2 Chức năng/ vai trò của quản trị NVL trong doanh nghiệp 17

2.1.3 Nội dung của quản trị NVL trong doanh nghiệp 19

2.1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị NVL trong doanh nghiệp 33

2.1.5 Cơ sở thực tiễn 36

2.2 Phương pháp nghiên cứu 36

2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu 36

2.2.2 Phương pháp tổng hợp và xử lý số liệu: 37

2.2.4 Phương pháp kế toán 38

PHẦN 3 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN 39

3.1 Giới thiệu về Công ty TNHH vận tải và Thương mại Phú Quang 39

3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 39

3.1.2 Bộ máy tổ chức và hoạt động kinh doanh tại của Công ty TNHH vận tải và Thương mại Phú Quang 42

3.1.3 Tình hình lao động của Công ty 45

3.1.4 Tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty 47

3.1.5 Kết quả sản xuất kinh doanh 52

3.2 Quản trị nguyên vật liệu của Công ty TNHH vận tải & thương mại Phú Quang 55

3.2.1 Xây dựng định mức 55

3.2.2 Lập kế hoạch thu mua, sử dụng và dự trữ NVL 58

3.2.3 Tổ chức tiếp nhận NVL 59

3.3 Nhân tố ảnh hưởng 61

3.3.1 Nhân tố bên trong 61

3.3.2 Nhân tố bên ngoài 61

3.4 Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị NVL 62

3.4.1 Phương hướng phát triển của công ty trong thời gian tới 62

3.4.2 Định hướng phát triển của công ty 62

3.4.3 Lựa chọn nhà cung ứng và đảm bảo mối quan hệ chặt chẽ 64

3.4.4 Đảm bảo nguồn vốn cho công tác nguyên vật liệu 64

3.4.5 Tăng cường công tác quản lý kho tang, bến bãi 66

3.4.6 Tăng cường công tác thống kê, kiểm kê nguyên vật liệu 68

3.4.7 Đẩy mạnh sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu 69

3.4.8 Một số giải pháp khác 71

PHẦN 4 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 73

4.1 Kết luận 73

4.2 Kiến nghị 75

4.2.1 Kiến nghị với Nhà nước 75

iii

4.2.2 Kiến nghị với Bộ Xây dựng 77

4.2.2 Kiến nghị với phía Ngân hàng 78 4.2.3 Kiến nghị với Công ty 78

DANH MỤC BẢNG

Bảng 3.1: Máy móc trang thiết bị phục vụ thi công 41

Bảng 3.2 Tình hình lao động của Công ty qua 3 năm 2016-2018 46

Bảng 3.3 Tình hình tài sản, nguồn vốn của công ty qua 3 năm 2016-2018 49

Bảng 3.4 Tình hình kết quả sản xuất kinh doanh của công ty 2016 -2018 52

Bảng 3.5: Bảng định mức cấp phối vật liệu 1m3 vữa xi măng PCB 40 56

Bảng 3.6: Bảng định mức cấp phối bê tông mác 100, 150, 200, 250 57

Bảng 3.7: Giá bán một số nguyên vật liệu xây dựng trong tháng 9 năm 2018 58

Bảng 3.8: Các nhà cung cấp NVL chính năm 2018 60

Bảng 4.1 Tổng hợp dự báo nhu cầu NVLXD ở Việt Nam đến năm 2020: 77

PHẦN 1 MỞ ĐẦU 1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Việt Nam là một nước có nền kinh tế đang trên đà phát triển, có nền kinh

tế thị trường đang diễn ra sôi động Trong nền kinh tế thị trường thì mục tiêuquan trọng nhất của các doanh nghiệp là lợi nhuận Để thực hiện được điều nàythì các nhà quản lý doanh nghiệp phải tìm ra các biện pháp để giảm chi phí sảnxuất, hạ giá thành sản phẩm, mở rộng thị phần và phát triển lợi nhuận đảm bảosản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao

Mặt khác, môi trường kinh doanh luôn biến động, thị trường luôn vậnđộng theo những quy luật vốn có của nó Trong những năm gần đây, nền kinh tếnước ta đang trên đà phát triển hội nhập cùng với thế giới Với những chính sách

mở cửa thu hút vốn đầu tư nước ngoài của Đảng và Nhà nước làm cho kinh tếnước ta đang có những biến đổi rõ rệt Xu thế toàn cầu hóa khiến cho doanhnghiệp đang đứng trước những thách thức và yêu cầu khắt khe của kinh tế thịtrường Để tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh khốc liệt như hiệnnay đòi hỏi doanh nghiệp phải tự tìm cho mình một lối đi riêng để đạt được mụctiêu của mình Muốn vậy chỉ có cách là phải củng cố,quản trị sản phẩm củadoanh nghiệp và tìm ra các biện pháp nâng cao chất lượng sản phẩm, đảm bảotiến độ, hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm

Từ thực tế đó đã có rất nhiều công ty vận tải được thành lập và đã đầu tưvào trang thiết bị, phương tiện, nâng cao trình độ chuyên môn về vận chuyểnhàng hóa vật liệu xây dựng để đáp ứng kịp thời các nhu cầu vận chuyển của thịtrường Một trong những công ty đó là Công ty TNHH vận tải và thương mạiPhú Quang.Công ty hoạt động kinh doanh chủ yếu ở lĩnh vực vận tải và xâydựng và trong đó hoạt động cung cấp, quản trị nguyên vật liệu xây dựng đã đượccông ty kinh doanh ngay từ khi mới thành lập Với nhiều kinh nghiệm và các

1

mối quan hệ phong phú trong ngành NVLXD công ty đã có một số thành tựutrong hoạt động kinh doanh NVLXD Việc cung cấp, quản trị NVLXD tạo chocông ty nhiều cơ hội dành được các hạng mục lớn đi kèm Công ty cũng tạo rađược những mối làm ăn lâu dài và có được sự tin tưởng của các đơn vị thi côngcông trình khác thúc đẩy việc ra tăng thành công trong các hạng đấu thầu màCông ty tham gia Từ những lý do trên mà chúng em đã tiến hành nghiên cứu đề

tài này: “Quản trị nguyên vật liệu xây dựng của Công ty TNHH vận tải và Thương mại Phú Quang”

1.2 Mục tiêu nghiên cứu.

1.2.1 Mục tiêu chung

Trên cơ sở phân tích thực trạng quản trị nguyên vật liệu, phát hiện nhân tốảnh hưởng tới quản trị nguyên vật liệu xây dựng của Công ty TNHH vận tải &thương mại Phú Quang và đề xuất một số giải pháp nhằm giúp tăng cường hiệulực công tác quản trị nguyên vật liệu tại Công ty

1.2.2 Mục tiêu cụ thể

- Góp phần hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản trị nguyên vật liệu củadoanh nghiệp

- Phân tích thực trạng quản trị nguyên vật liệu tại Công ty TNHH vận tải

và thương mại Phú Quang

- Nhân tố ảnh hưởng tới thực trạng quản trị nguyên vật liệu tại Công tyTNHH vận tải và thương mại Phú Quang

- Đề xuất một số giải pháp nhằm tăng cường công tác quản trị nguyên vậtliệu tại Công ty TNHH vận tải và thương mại Phú Quang

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

1.3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Quản trị nguyên vật liệu

1.3.2 Phạm vi nghiên cứu

- Về không gian: Đề tại được nghiên cứu tại Công ty TNHH vận tải vàthương mại Phú Quang Địa chỉ: Số 133, Chợ Bún, Đa Tốn, Gia Lâm, Hà Nội Vănphòng làm việc tại: Đối diện 164 đường Đào Xuyên, Đa Tốn, Gia Lâm, Hà Nội

- Về thời gian:

+ Thời gian nghiên cứu: 8/1/2019-12/6/2019

+ Số liệu thu thập: ba năm từ 2016-2018

3

PHẦN 2 TỔNG QUAN TÀI LIỆU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

2.1 Cơ sở lý luận và thực tiễn về quản trị NVL trong doanh nghiệp

2.1.1 Một số khái niệm cơ bản

2.1.1.1 Quản trị

a) Các khái niệm về quản trị

Theo Mary Parker Follett: quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thôngqua người khác

Koontz và O' Donnel: quản trị là thông qua nhiệm vụ của nó, cho rằngnhiệm vụ cơ bản của quản trị là "thiết kế và duy trì một môi trường mà trong đócác cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ

và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đề ra”

“Quản trị là sự tác động có hướng đích của chủ thể quản trị lên đối tượngquản trị nhằm đạt được những kết quả cao nhất với mục tiêu đã định trước”

Ý kiến khác: Quản trị là sự tác động có hướng đích của chủ thể quản trịlên đối tượng quản trị nhằm đạt được những kết quả cao nhất với mục tiêu đãđịnh trước

Nếu xét riêng từng từ một thì ta có thể giải thích như sau:

Trị: là dùng quyền lực buộc đối tượng phải làm theo khuôn mẫu đã định.Nếu đối tượng không thực hiện đúng thì sẽ áp dụng một hình phạt nào đó đủmạnh, đủ sức thuyết phục để buộc đối tượng phải thi hành nhằm đạt được mục

tiêu (Nguồn: TS Hà Văn Hội (Quantri.vn biên tập và hệ thống hóa)).

Có rất nhiều quan niệm về quản trị:

- Quản trị là các hoạt động được thực hiện nhằm bảo đảm sự hoàn thànhcông việc qua những nỗ lực của những người khác; quản trị là công tác phối hợp

có hiệu quả các hoạt động của những người cộng sự khác cùng chung một tổchức;

- Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằmđạt được mục tiêu đề ra trong một môi trường luôn luôn biến động;

- Quản trị là một quá trình nhằm đạt đến các mục tiêu đề ra bằng việc phốihợp hữu hiệu các nguồn lực của doanh nghiệp; theo quan điểm hệ thống, quảntrị còn là việc thực hiện những hoạt động trong mỗi tổ chức một cách có ý thức

và liên tục Quản trị trong một doanh nghiệp tồn tại trong một hệ thống bao gồmcác khâu, các phần, các bộ phận có mối liên hệ khăng khít với nhau, tác độngqua lại lẫn nhau và thúc đẩy nhau phát triển

Nhiều người cùng làm việc với nhau trong một nhóm để đạt tới một mụcđích nào đó, cũng giống như các vai mà các diễn viên đảm nhiệm trong một vởkịch, dù các vai trò này là do họ tự vạch ra, là những vai trò ngẫu nhiên hoặctình cờ, hay là những vai trò đã được xác định và được sắp đặt bởi một ngườinào đó, nhưng họ đều biết chắc rằng mọi người đều đóng góp theo một cáchriêng vào sự nỗ lực của nhóm

b) Bản chất của quản trị

5

Mục tiêu của quản trị là tạo ra giá trị thặng dư tức tìm ra phương thứcthích hợp để thực hiện công việc nhằm đạt hiệu quả cao nhất với chi phí cácnguồn lực ít nhất Nói chung, quản trị là một quá trình phức tạp mà các nhà quảntrị phải tiến hành nhiều hoạt động từ khâu đầu đến khâu cuối của một chu kỳ sảnxuất kinh doanh của doanh nghiệp, thực chất của quản trị là quản trị các yếu tốđầu vào, quá trình sản xuất các yếu tố đầu ra theo chu trình quá trình hoạt độngcủa một tổ chức, một doanh nghiệp.

Những quan niệm trên cho dù có khác nhau về cách diễn đạt, nhưng nhìnchung đều thống nhất ở chỗ quản trị phải bao gồm ba yếu tố (điều kiện):

Thứ nhất: Phải có chủ thể quản trị là tác nhân tạo ra tác động quản trị vàmột đối tượng quản trị tiếp Đối tượng bị quản trị phải tiếp nhận sự tác động đó.Tác động có thể chỉ một lần và cũng có thể nhiều lần

Thứ hai: Phải có một mục tiêu đặt ra cho cả chủ thể và đối tượng Mụctiêu này là căn cứ để chủ thể tạo ra các tác động Sự tác động của chủ thể quảntrị lên đối tượng quản trị được thực hiện trong một môi trường luôn luôn biếnđộng Về thuật ngữ chủ thể quản trị, có thể hiểu chủ thể quản trị bao gồm mộtngười hoặc nhiều người, còn đối tượng quản trị là một tổ chức, một tập thể conngười, hoặc giới vô sinh (máy móc, thiết bị đất đai, thông tin )

Thứ ba: Phải có một nguồn lực để chủ thể quản trị khai thác và vận dụngtrong quá trình quản trị (Nguồn: TS Hà Văn Hội )

2.1.1.2 Nguyên vật liệu

a) Khái niệm NVL, phân loại NVL

NVL là đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, là một trong

ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh Nó là thành phần chủ yếu

cấu tạo nên thành phẩm, là đầu vào của quá trình sản xuất và thường gắn vớidoanh nghiệp sản xuất.

Phân loại NVL: Trong các doanh nghiệp, NVL rất đa dạng và phong phú,

mỗi loại có một vai trò, công dụng và tính năng lý hoá khác nhau Vì vậy đểquản lý NVL một cách có hiệu quả, các doanh nghiệp tiến hành phân loại NVL.Tuỳ theo yêu cầu quản lý NVL mà từng doanh nghiệp thực hiện phân loại theocác cách khác nhau:

 Căn cứ vào vai trò và tác dụng của NVL trong sản xuất: đây là cách phânloại chủ yếu, theo cách phân loại này NVL được chia thành các loại sau:

Nguyên liệu, vật liệu chính: Là loại nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào

quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm

Vì vậy khái niệm nguyên liệu, vật liệu chính gắn liền với từng doanh nghiệp sảnxuất cụ thể như đất sét trong các công ty sản xuất gạch, vải trong các doanhnghiệp may, sắt thép trong công ty chế tạo cơ khí…

Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất,

không cấu thành thực thể chính của sản phẩm nhưng có thể kết hợp với vật liệuchính để hoàn thiện nâng cao tính năng, chất lượng sản phẩm như: thay đổi màusắc hình dáng bên ngoài, hoặc tạo điều kiện cho quá trình sản xuất được diễn rabình thường, hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, bảo quản, đóng gói…Ví dụnhư bi nghiền, chất điện giải (Na3P5O10) trong sản xuất gạch; khoá, nhãn mác,chỉ trong các doanh nghiệp may

Nhiện liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình

sản xuất kinh doanh Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn, thể khí như:Than, xăng dầu, khí đốt…

7

Phụ tùng thay thế: Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc

thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất: như chân vịt máy khâu,suốt chỉ, kim khâu…trong các doanh nghiệp may

Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại vật liệu, thiết bị được

sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản Đối với thiết bị cơ bản bao gồm cácthiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặtvào công trình xây dựng cơ bản

Vật liệu khác (phế liệu): Là những vật liệu chưa được sắp xếp vào các loại

trên, thuờng là các vật liệu loại ra từ quá trình sản xuất hoặc phế liệu thu hồitrong quá trình thanh lý tài sản cố định như: vải vụn, giấy vụn…nhưng vẫn thuhồi và có giá trị sử dụng nhằm giảm chi phí sản xuất kinh doanh

Nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất: Là các nguyên vật liệu tiêu hao

trong quá trình sản xuất sản phẩm

Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: Phục vụ quản lý ở các phânxưởng sản xuất, đội sản xuất, phục vụ bán hàng, quản lý doanh nghiệp Cáchphân loại này giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình sử dụng nguyên vậtliệu tại các bộ phận, từ đó có biện pháp điều chỉnh, cân đối cho phù hợp với kếhoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm Nếu căn cứ vào nguồn nhập, nguyên vậtliệu của doanh nghiệp được chia thành: Nguyên vật liệu mua ngoài: Là những

nguyên vật liệu sử dụng cho quá trình sản xuất kinh doanh được mua ngoài thịtrường.

Nguyên vật liệu tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến: Là các nguyênvật liệu do doanh nghiệp chế biến hoặc thuê ngoài gia công để phục vụ sảnxuất Nguyên vật liệu thu từ nguồn khác: là nguyên vật liệu nhận góp vốn liêndoanh hoặc được tăng, thưởng cấp phát Cách phân loại này tạo điều kiện chodoanh nghiệp trong việc quản lý và đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệutrong sản xuất, phản ánh chính xác số hiện có và tình hình biến động nguồn vốnkinh doanh của doanh nghiệp

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể căn cứ vào quyền sở hữu để phân loạinguyên vật liệu thành: Nguyên vật liệu thuộc sở hữu của doanh nghiệp: Gồm cácloại nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất, mua ngoài đã thành toán hoặcchấp nhận thanh toán Nguyên vật liệu không thuộc sở hữu của doanh nghiệp:Gồm các nguyên vật liệu nhận gia công, chế biến hay nhận giữ hộ Cách phânloại này giúp doanh nghiệp theo dõi và nắm bắt được tình hình thực hiện có củanguyên vật liệu từ đó có kế hoạch thu mua và dự trữ nguyên vật liệu hợp lý

Tuy nhiên để đảm bảo nhu cầu nguyên vật liệu cho quá trình hoạt độngkinh doanh của doanh nghiệp tiến hành được thường xuyên, liên tục và quản lýnguyên vật liệu một cách chặt chẽ cần phải nhận biết một cách cụ thể về số hiện

có và tình hình biến động của từng nguyên vật liệu Bởi vậy các loại nguyên vậtliệu cần phải được phân chia một cách tỷ mỉ hơn theo tính năng lý hoá, theo quiđịnh phẩm chất của nguyên vật liệu

Việc phân chia này được thực hiện trên cơ sở xây dựng và lập “ Sổ danhđiểm nguyên vật liệu”, trong đó nguyên vật liệu được chia thành loại, nhóm, thứ

và mỗi loại nhóm thứ được sử dụng một ký hiệu riêng gọi là số danh điểmnguyên vật liệu và được sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp nhằm

9

đảm bảo cho các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp phối hợp chặt chẽ trongcông tác quản lý nguyên vật liệu.

 Căn cứ vào mục đích cũng như nội dung phản ánh chi phí vật liệu trên cáctài khoản kế toán NVL được chia thành: NVL trực tiếp dùng cho sản xuất,chế tạo sản phẩm, NVL dùng cho các nhu cầu khác như: Quản lý phânxưởng, quản lý doanh nghiệp và bộ phận bán hang; Nhượng bán; Đemgóp vốn liên doanh; Đem biếu tặng…

b) Đặc điểm NVL

Thứ nhất, về mặt vốn: nguyên vật liệu là thành phần quan trọng của vốnlưu động, đặc biệt là vốn dự trữ của doanh nghiệp Để nâng cao hiệu quả sửdụng vốn, doanh nghiệp cần phải tăng tốc độ luân chuyển vốn lưu động và điều

đó không thể tách rời việc dự trữ, sử dụng nguyên vật liệu một cách hiệu quả vàhợp lý

Thứ hai, về mặt giá trị: khác với tư liệu lao động, khi tham gia vào quátrình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ,không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu và chuyển toàn bộ giá trị một lầnvào chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp sảnxuất Bên cạnh đó vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinhdoanh cũng rất quan trọng: Đối với doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vậtliệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và trong giáthành sản phẩm

Chính vì vậy cả số lượng và chất lượng của sản phẩm đều bị chi phối bởi

số nguyên vật liệu tạo ra nó Nguyên vật liệu có đảm bảo chất lượng cao, đúngqui cách, chủng loại thì chi phí về nguyên vật liệu mới được hạ thấp, từ đó tạo ranhững sản phẩm chất lượng cao, giá thành sản phẩm hạ, đáp ứng nhu cầu củakhách hàng

Tóm lại, NVL có đảm bảo chất lượng, đúng quy cách, đúng chủng loại thìsản phẩm mới được đảm bảo, phục vụ tốt nhu cầu tiêu dùng của xã hội cũng nhưđảm bảo hơn điều kiện cạnh tranh cho doanh nghiệp trong cơ chế thị trường Dovậy các nhà quản trị doanh nghiệp cần phải có những nhìn nhận sâu sắc về côngtác quản trị NVL nhằm sử dụng vốn hiệu quả nhất

c) Vai trò NVL trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Xuất phát từ đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình SXKDđòi hỏi các doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở tất cả các khâu

từ thu mua, bảo quản, dự trữ cho đến khi xuất dùng nguyên vật liệu để tránhlãng phí, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu Điều này có ý nghĩa quan trọngtrong việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng tốc độ lưu chuyển vốn lưu động,

hạ giá thành sản phẩm Trong một chừng mực nhất định, giảm mức tiêu haonguyên vật liệu nhằm tiết kiệm tối đa chi phí nguyên vật liệu trong sản xuất còn

là cơ sở tăng thêm sản phẩm xã hội

Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi tiến hành hoạt động cũng phải đầu tưnhiều loại chi phí khác nhau, trong đó NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chiphí sản xuất như trong giá thành sản xuất công nghiệp cơ khí từ 50% đến 60%,trong giá thành sản xuất công nghiệp nhẹ chiếm khoảng 70%, trong giá thànhsản xuất công nghiệp chế biến chiếm tới 80% Do vậy, cả số lượng và chất lượngsản phẩm đều bị quyết định bởi NVL tạo ra nó nên yêu cầu NVL phải có chấtlượng cao, đúng quy cách chủng loại, chi phí NVL được hạ thấp, giảm mức tiêuhao NVL thì sản phẩm sản xuất ra mới đạt yêu cầu giá thành hạ, nhằm thoả mãnnhu cầu của khách hàng

NVL là tài sản thường xuyên biến động, nó đảm bảo cho dây truyền sảnxuất diễn ra liên tục, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh Mặtkhác, trong doanh nghiệp sản xuất chi phí NVL thường chiếm tỷ trọng lớn trong

11

toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Vì thế, tăng cường công tác kếtoán, công tác quản lý NVL tốt nhằm đảm bảo việc sử dụng tiết kiệm và hiệuquả NVL để giảm bớt chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm có ý nghĩa quantrọng đối với các doanh nghiệp.

d) Yêu cầu quản lý NVL trong các doanh nghiệp

NVL là một yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất – kinhdoanh ở các doanh nghiệp Giá trị NVL thường chiếm một tỷ trọng lớn trongtổng chi phí sản xuất – kinh doanh, vì vậy, quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và

sử dụng vật liệu là điều kiện để bảo đảm chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí,giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Nhiệm vụ chủ yếu ở từngkhâu như sau:

Khâu thu mua: Cần lập kế hoạch thu mua để bảo đảm doanh nghiệp luôn

có nguồn cung cấp NVL với số lượng lớn, chất lượng tốt và giá cả ổn định hợp

lý Quản lý tốt quá trình vận chuyển NVL chống thất thoát, hao hụt, giảm chấtlượng trong quá trình vận chuyển Đồng thời quan tâm đến chi phí thu muanhằm hạ thấp chi phí NVL một cách tối đa

Khâu bảo quản: Điều kiện cần thiết giúp cho việc bảo quản tốt NVL ở

doanh nghiêp là phải có hệ thống kho hàng đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, nhân viên thủkho có phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn tốt Ngoài ra, việc bảo quảnđảm bảo đúng chế độ quy định phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại

Khâu dự trữ: Các doanh nghiệp cần xây dựng định mức dự trữ hợp lí cho

từng danh điểm NVL Định mức tồn kho là cơ sở để xây dựng kế hoạch thu mua

và kế hoạch tài chính của doanh nghiệp Dự trữ hợp lí, cân đối các loại NVLtrong doanh nghiệp sẽ đảm bảo cho quá trình sản xuất – kinh doanh được liêntục, tránh được tồn đọng vốn trong kinh doanh

Khâu sử dụng: Yêu cầu sử dụng phải hợp lí, tiết kiệm và theo đúng các

định mức kinh tế kỹ thuật đặt ra cho từng sản phẩm Đây là một trong nhữngkhâu có tính quyết định đến việc tiết kiệm chi phí, hạ giá thành để tăng tính cạnhtranh trên thị trường của doanh nghiệp

Như vậy để tiến hành tốt tổ chức công tác quản lý NVL thì doanh nghiệpphải đảm bảo được các yêu cầu sau: Có đủ trang thiết bị vật chất đảm bảo choviệc bảo quản, cất giữ NVL từ khâu thu mua đến khi đưa vào sử dụng; Có độingũ cán bộ công nhân viên có năng lực, trình độ và tinh thần trách nhiệm trongcác khâu trên; Có sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận trong công ty trong quátrình thu mua, dự trữ, sử dụng Các bộ phận này bao gồm: Bộ phận cung ứng, bộphận hạch toán, bộ phận kỹ thuật, bộ phận sử dụng…Giữa các bộ phận này phảiđảm bảo có sự phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả

Để tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán NVL trước hết cácdoanh nghiệp phải xây dựng được hệ thống danh điểm và đánh số danh điểmcho NVL Hệ thống danh điểm và số danh điểm phải rõ ràng, chính xác tươngứng với quy cách của NVL đó

Để quá trình kinh doanh liên tục và sử dụng vốn tiết kiệm thì doanhnghiệp phải dự trữ NVL ở một mức độ hợp lý Do vậy doanh nghiệp phải xâydựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm NVL, tránh việc

dự trữ quá nhiều hoặc quá ít một loại NVL nào đó Định mức tồn kho của NVLcòn là cơ sở để xây dựng kế hoạch thu mua NVL và kế hoạch tài chính củaDoanh nghiệp

Để bảo quản tốt NVL dự trữ, giảm thiểu hư hao, mất mát, các doanhnghiệp phải xây dựng hệ thống kho hàng, bến bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, bố tríthủ kho có đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lý NVL tồn

13

kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất kho, tránh việc kiêm nhiệm chứcnăng thủ kho với tiếp liệu và kế toán vật tư.

e) Đánh giá nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là bộ phận của tài sản lưu động được phản ánh trong sổ

kế toán và trên báo cáo tài chính theo giá trị vốn thực tế Đánh giá NVL là việcxác định giá trị của NVL ở những thời điểm nhất định theo phương pháp cụ thể

và những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất

Nguyên tắc đánh giá: Khi đánh giá NVL phải tuân thủ theo các nguyên

tắc sau:

Nguyên tắc giá gốc: Theo chuẩn mực số 02- Hàng tồn kho, nguyên vật

liệu được đánh giá theo giá gốc Giá gốc hay còn gọi là trị giá vốn thực tế củaNVL, đó là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra: chi phí thu mua, chi phíchế biến và các chi phí liên quan trực tiếp phát sinh để được hàng hoá tồn kho ởđịa điểm và trạng thái hiện tại

Nguyên tắc thận trọng: Áp dụng trong điều 04 - chuẩn mực kế toán Việt

Nam số 02 về hàng tồn kho được ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ –BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ tài chính: “ Hàng tồn kho được tínhtheo giá gốc Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện thấp hơn giá gốc thì phảitính theo giá trị thuần có thể thực hiện được”

Giá trị thuần có thể thực hiện là giá bán ước tính của NVL trong kỳ sảnxuất kinh doanh trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ướctính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng

Thực hiện nguyên tắc thận trọng bằng cách trích lập dự phòng giảm giáhàng tồn kho, kế toán đã ghi sổ theo giá gốc và phản ánh khoản dự phòng giảmgiá hàng tồn kho Do đó, trên báo cáo tài chính trình bày thông quan 2 chỉ tiêu:

+ Trị giá vốn thực tế NVL

+ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (điều chỉnh giảm giá)

-Chi phí ướctính để hoànthành sảnphẩm

-Chi phí ướctính cầnthiết chotiêu thụ

f) Các phương pháp đánh giá NVL:

 Đánh giá NVL theo giá vốn thực tế nhập: Tính giá của NVL nhập kho

tuân thủ theo nguyên tắc giá phí NVL nhập kho trong kỳ bao gồm rấtnhiều nguồn nhập khác nhau Tuỳ theo từng nguồn nhập mà cấu thành giátrị thực tế của NVL nhập kho được xác định khác nhau Cụ thể:

Đối với NVL mua ngoài:

+

Các khoánthuế tínhvào giá

+

Chi phíthumua

-Cáckhoảngiảm trừTrong đó:

Chi phí mua: bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong địnhmức

15

Các khoản thuế tính vào giá: Thuế nhập khẩu, thuế GTGT (Nếu doanhnghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp).

Đối với NVL do doanh nghiệp tự gia công chế biến:

+

Chi phí thuêngoài giacông chế biến

+

Chi phí vậnchuyển (nếucó)

Đối với NVL do nhận vốn góp liên doanh: Giá thực tế NVL nhập kho làgiá do hội đồng liên doanh đánh giá

Đối với NVL được cấp phát: Giá thực tế nhập kho là giá ghi trên biên bảngiao nhận

Đối với NVL được biếu tặng, viện trợ: Giá thực tế nhập kho được tínhtheo giá thị trường tại thời điểm nhận

 Đánh giá NVL theo giá vốn thực tế xuất kho.

NVL được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, ở thời điểm khác nhau nên cónhiều giá khác nhau Do đó khi xuất NVL tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động,yêu cầu, trình độ quản lý và điều kiện tính toán ở từng doanh nghiệp mà lựachọn một trong các phương pháp tính cho hợp lý Việc lựa chọn phương pháptính giá thực tế NVL xuất kho phải căn cứ vào đặc điểm từng doanh nghiệp về

số lượng danh điểm, số lần nhập xuất NVL, trình độ của nhân viên kế toán, điềukiện kho tàng của doanh nghiệp.

Theo điều 13 chuẩn mực 02 – Hàng tồn kho nêu ra 4 phương pháp tínhgiá xuất kho

Phương pháp tính giá theo giá thực tế đích danh

+

Chi phí thuêngoài giacông chế biến

+

Chi phí vậnchuyển (nếucó)

Phương pháp tính giá theo giá bình quân

+

Chi phí thuêngoài giacông chế biến

+

Chi phí vậnchuyển (nếucó)

Một là: Giá bình quân cuối kỳ trước

Đơn giá bình quân cuối kỳ trước =

Hai là: Giá bình quân cả kỳ dự trữ

Ba là: Giá bình quân liên hoàn (Bình quân sau mỗi lần nhập)

Số lượng NVL tồn ĐK + Số lượng NVL nhập trong kỳ

Trị giá NVL tồn ĐK + Trị giá NVL nhập trong kỳ

Đơn giá bình quân cả

Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO): Theo phương pháp này, NVL

được tính giá thực tế xuất kho trên cở sở giả định NVL nào nhập trước thì xuấtdùng trước và tính theo đơn giá của những lần nhập trước Áp dụng phươngpháp này đối với các doanh nghiệp ít danh điểm vật tư nhưng số lần nhập xuấtnhiều.Như vậy, nếu giá cả có xu hướng tăng lên thì giá trị hàng tồn kho cao vàgiá trị xuất dùng nhỏ nên giá thành sản phẩm giảm, lợi nhuận tăng Ngược lại,giá cả có xu hướng giảm thì chi phì vật liệu trong kỳ sẽ lớn dẫn đến lợi nhuậntrong kỳ giảm

Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO): Phương pháp này, NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định NVL nào nhập sau được dùng trước và tính theo giá của lần nhập sau Theo phương pháp này việc hạch toán chi tiết nhập xuất NVL được sử dụng theo một đơn giá cố định gọi là giá hạch toán, cuối kỳ điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế dựa trên cơ

sở hệ số giá thực tế và giá hạch toán của NVL.

Trong đó:

2.1.1.3 Khái niệm quản trị NVL

Khái niệm quản trị nguyên vật liệu và mục tiêu của quản trị nguyên vật liệu

- Các thuật ngữ khác nhau như quản trị nguyên vật liệu và cung ứng được

sử dụng như là mác chung cho quy mô toàn cục của tất cả các hoạt động đượcyêu cầu để quản lý dòng nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp thông qua hoạtđộng của doanh nghiệp đến sử dụng vật liệu cuối cùng, hoặc đối với người tiêudùng Ta có khái niệm sau:

- Quản trị nguyên vật liệu là các hoạt động liên quan tới việc quản lý dòngvật liệu vào, ra của doanh nghiệp Đó là quá trình phân nhóm theo chức năng vàquản lý theo chu kỳ hoàn thiện của dòng nguyên vật liệu, từ việc mua và kiểm soátbên trong các nguyên vật liệu sản xuất đến kế hoạch và kiểm soát công việc trongquá trình lưu chuyển của vật liệu đến công tác kho tàng vận chuyển và phân phốithành phẩm (PGS.PTS Nguyễn Kim Truy (Chủ biên), 1999, trang 120)

Quản trị nguyên vật liệu là các hoạt động liên quan tới việc quản lý dòngvật liệu vào, ra của doanh nghiệp Đó là quá trình phân nhóm theo chức năng vàquản lý theo chu kỳ hoàn thiện của dòng nguyên vật liệu, từ việc mua và kiểmsoát bên trong các nguyên vật liệu sản xuất đến kế hoạch và kiểm soát công việctrong quá trình lưu chuyển của vật liệu đến công tác kho tàng vận chuyển vàphân phối thành phẩm T.S Trương Bá Thanh, 2016)

Giá hạch toán NVL tồn ĐK + Giá hạch toán NVL nhập trong kỳ

Giá thực tế NVL tồn ĐK + Giá thực tế nhập trong kỳ

Hệ số giá

19

2.1.2 Chức năng/ vai trò của quản trị NVL trong doanh nghiệp

 Tổ chức mua sắm và sử dụng NVL:

+ Mua - nhập kho

+ Xuất - sử dụng

+ Bảo quản, dự trữ trong kho

 Tổ chức ghi chép theo dõi NVL:

+ Kế toán tài chính dùng để báo cáo NVL ở bảng cân đối kế toán và báocáo chi phí NVL ở báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh

+ Kế toán quản trị dùng để quản lý NVL theo từng công đoạn quản lý

thực hiện và kiểm soát Từ đó, giúp cho doanh nghiệp không bị thất thoát vàgiảm chi phí trong sản xuất.

2.1.2.2 Vai trò và nhiệm vụ của quản trị NVL trong doanh nghiệp

Quản trị NVL tốt sẽ tạo điều kiện cho hoạt động sản xuất diễn ra một cáchliên tục, không bị gián đoạn Một vai trò rất quan trọng nữa của quản trị NVL đó

là nó góp phần làm giảm chi phí kinh doanh, giảm giá thành sản phẩm do đó tạođiều kiện nâng sức cạnh tranh của các doanh nghiệp so với đối thủ cạnh tranh(T.S Trương Bá Thanh, 2016)

Nhiệm vụ của quản trị nguyên vật liệu:

- Tính toán số lượng mua sắm và dự trữ tối ưu (kế hoạch cần nguyên vật liệu)

- Đưa ra các phương án và quyết định phương án mua sắm cũng như kho tàng

- Đường vận chuyển và quyết định vận chuyển tối ưu

- Tổ chức công tác mua sắm bao gồm công tác từ khâu xác định bạn hàng, tổchức nghiệp vụ đặt hàng, lựa chọn phương thức giao nhận, kiểm kê, thanh toán

- Tổ chức hoạt động vận chuyển nguyên vật liệu bao gồm từ khâu lựachọn và quyết định phương án vận chuyển: Bạn hàng vận chuyển đến kho doanhnghiệp thuê ngoài hay tự tổ chức vận chuyển bằng phương tiện của doanhnghiệp, bố trí và tổ chức hệ thống kho tàng hợp lý (vận chuyển nội bộ)

- Tổ chức cung ứng và tổ chức quản trị nguyên vật liệu và cấp phát kịpthời cho sản xuất

21

2.1.3 Nội dung của quản trị NVL trong doanh nghiệp

2.1.3.1 Xây dựng định mức

NVL tồn tại dưới dạng hình thái vật chất cụ thể, đều có thể cân, đong, đođếm… Xây dựng định mức tiêu dùng NVL là xác định đơn vị NVL thích hợptham gia vào quá trình sản xuất một đơn vị thành phẩm Định mức tiêu dùngNVL sẽ là căn cứ quan trọng để đảm bảo việc lập và thực hiện kế hoạch về thumua, sử dụng, dự trữ vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp

Định mức tiêu dùng NVL là một trong những nhân tố cấu thành của tổchức lao động khoa học ở doanh nghiệp, để tiết kiệm lao động xã hội

Mức tiêu dùng NVL còn là thước đo phản ánh chi phí về vật chất, vậy cóthể dùng định mức để hướng dẫn sử dụng, kiểm tra quá trình sử dụng và đánhgiá tính hợp lý và tiết kiệm trong việc sử dụng NVL trong doanh nghiệp

Dựa vào định mức tiêu dùng NVL có thể làm căn cứ để tính giá thành kế hoạchcho sản phẩm, từ đó có phương hướng nhằm hạ giá thành sản phẩm

Thực tế có rất nhiều phương pháp khác nhau được các doanh nghiệp ápdụng để xây dựng bảng định mức tiêu dùng NVL cho một đơn vị sản phẩm, trên

cơ sở cân nhắc những điều kiện thực tế, khả năng thực hiện và yêu cầu quản lýriêng tại mỗi doanh nghiệp Dưới đây là một số phương pháp được áp dụng tạicác doanh nghiệp:

 Phương pháp định mức theo thống kê báo cáo

Là phương pháp định mức dựa vào những số liệu thực chi NVL để sảnxuất sản phẩm trong kỳ báo cáo rồi dùng phương pháp bình quân gia quyền đểxác định mức

- Ưu điểm: Đơn giản, dễ vận dụng, có thể tiến hành nhanh chóng, phục vụkịp thời cho sản xuất, do đó phương pháp này được sử dụng khá phổ biến trongcác doanh nghiệp.

- Nhược điểm: Độ chính xác không cao

- Điều kiện áp dụng: Khi điều kiện sản xuất của kỳ kế hoạch và kỳ báocáo không có những thay đổi lớn

 Phương pháp thí nghiệm, kinh nghiệm

Thực chất của phương pháp này là dựa vào kết quả thí nghiệm có thể kếthợp với kinh nghiệm sản xuất để định mức từng NVL Tuỳ điều kiện, tính chấtNVL và sản phẩm sản xuất để xác định nội dung và phạm vi, thí nghiệm có thểđược thực hiện trong sản xuất (thực nghiệm) hoặc trong phòng thí nghiệm

- Ưu điểm: Dễ tiến hành, kết quả rõ ràng, chính xác hơn phương phápthống kê báo cáo

- Nhược điểm: Phương pháp này mang tính chất cá biệt, các số liệu rút raqua thí nghiệm chưa cho phép phân tích thật khách quan và cụ thể từng nhân tốảnh hưởng đến mức, còn mang tính tổng hợp

- Điều kiện áp dụng: Định mức cho sản phẩm mới, vật liệu hoá chất, cácsản phẩm dùng vật liêụ có phẩm chất không ổn định

 Phương pháp phân tích tính toán

Là phương pháp kết hợp việc tính toán về kinh tế kỹ thuật trên cơ sởnghiên cứu những nhân tố ảnh hưởng đến tiêu hao NVL

- Ưu điểm: Khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên, kếtquả chính xác và khoa học Mức được phân tích chi tiết và tính toán cụ thể hơn,

23

có căn cứ khoa học hơn và có tính đến việc áp dụng các kinh nghiệm sản xuấttiên tiến Khi sử dụng phương pháp này, mức tiêu dùng NVL luôn nằm trongtrạng thái được cải tiến.

- Nhược điểm: Đòi hỏi một lượng thông tin tương đối lớn, điều đó cónghĩa là công tác thông tin trong doanh nghiệp phải tổ chức tương đối tốt

(Nguồn: Trương Bá Thanh, 2016)

2.1.3.2 Lập kế hoạch thu mua, sử dụng và dự trữ NVL

Tổ chức xây dựng kế hoạch mua sắm NVL

Sau khi xây dựng được hệ thống định mức tiêu dùng NVL hợp lý, doanhnghiệp căn cứ vào mức đó và số lương NVL cần sản xuất trong kỳ kế hoạch đểlập kế hoạch mua sắm, sử dụng và dự trữ NVL

Lượng NVL sử dụng trong kỳ kế hoạch phải đảm bảo hoàn thành kếhoạch sản xuất sản phẩm cả về mặt hiện vật và giá trị Lượng NVL được tínhtoán cụ thể cho từng loại NVL rồi tổng hợp lại cho toàn doanh nghiệp Khi tínhtoán phải dựa trên định mức tiêu dùng NVL trong kỳ kế hoạch Tuỳ thuộc từngloại NVL, từng loại sản phẩm, đặc điểm kinh tế kỹ thuật của doanh nghiệp màvận dụng phương pháp thích hợp Nhìn chung, lượng NVL cần sử dụng trong kỳ

kế hoạch được tính như sau:

Lượng NVL sử Định mức tiêu hao Số lượng SP sản

dụng kỳ kế hoạch NVL/lđơn vị sản phẩm xuất kỳ kế hoạch

 Xây dựng kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu

Lượng NVL dự trữ kế hoạch là lượng NVL tồn kho cần thiết được quyđịnh trong kỳ kế hoạch để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liêntục Căn cứ vào tính chất, công dụng, NVL dự trữ được chia làm 3 loại: dự trữ

thường xuyên, dự trữ bảo hiểm, dự trữ theo mùa.

-Dự trữ thường xuyên: Dùng để đảm bảo NVL cho sản xuất của doanh

nghiệp được tiến hành liên tục giữa hai kỳ cung ứng nối tiếp nhau của bộ phậncung ứng

-Dự trữ bảo hiểm: Là dự trữ nhằm bảo đảm quá trình sản xuất được tiến

hành liên tục trong điều kiện cung ứng vật tư không ổn định

-Dự trữ theo mùa: Để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh được tiến

hành liên tuc, đặc biệt với các thời gian: “giáp hạt” về mặt NVL Dự trữ theomùa thường được các doanh nghiệp sử dụng các loại NVL thu hoạch theo mùa

Muốn xác định lượng NVL cần dự trữ, doanh nghịêp phải căn cứ vào cácyếu tố sau:

- Quy mô sản xuất của doanh nghiệp

- Mức tiêu hao NVL cho một đơn vị sản phẩm

- Tình hình tài chính của doanh nghịêp

- Tính chất sản xuất của doanh nghiệp

- Thuộc tính tự nhiên của NVL

 Xây dựng kế hoạch mua sắm NVL

Kế hoạch mua sắm NVL chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố khác nhau:

- Kế hoạch sản xuất sản phẩm trên cơ sở cầu thị trường và các nhân tốkhác

- Tình hình giá cả và các yếu tố cạnh tranh trên thị trường NVL

- Định mức tiêu dùng NVL

- Tình hình tài chính của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch

- Năng lực kho tàng của doanh nghiệp

Nội dung:

25

- Xác định số lượng NVL cần cung ứng: Mỗi loại NVL cần sắm kỳ kế hoạchthường bao gồm 3 bộ phận: Nhu cầu NVL cho sản xuất, NVL bị hư hỏng, mất máttrong quá trình lưu kho, nhu cầu NVL cần dự trữ đề phòng sự biến động của thịtrường Khi lập kế hoạch mua sắm NVL, doanh nghiệp phải xác định chính xácmẫu mã và chất lượng từng loại NVL phù hợp với yêu cầu của sản xuất.

Lượng NVL cần mua trong kỳ kế hoạch thường được xác định như sau:

+

LượngNVL dựtrữđầu kỳ

-LượngNVL dựtrữ cuốikỳ

- Xác định chất lượng và dự kiến người cung ứng: Các doanh nghiệp nhỏ

và rất nhỏ hoặc doanh nghiệp dịch vụ thường có nhu cầu về NVL rất ít sẽ xácđịnh người cung ứng dựa vào kinh nghiệm đã tích luỹ trong quá trình tổ chứcmua sắm

Các doanh nghiệp vừa và lớn có nhu cầu NVL lớn, do đó sẽ phải dựa trên

cơ sở phân tích và dự báo các thông tin về quãng đường, phương tiện và chi phívận chuyển tương ứng, tính tin cậy của việc cung ứng, giá cả từng loại NVL, hệthống kho tàng trung gian để xác định người cung ứng

+

LượngNVL dựtrữ trongkỳ

-LượngNVL dựtrữ cuốikỳ

(Nguồn: Trương Bá Thanh, 2016) 2.1.3.3 Tổ chức tiếp nhận NVL

Tiếp nhận NVL là khâu quan trọng và là khâu mở đầu của việc quản lýtrực tiếp NVL Đây là ranh giới giữa hai bên mua bán, là cơ sở hạch toán chính

xác các chi phí lưu thông và giá cả NVL mỗi bên Thực hiện tốt khâu này sẽ tạođiều kiện cho người quản lý nắm chắc số lượng, chất lượng, chủng loại, theo dõikịp thời tình trạng NVL trong kho từ đó làm giảm những thiệt hại đáng kể domất mát, hư hỏng NVL.

Chính vì tầm quan trọng đó mà việc tổ chức nhận NVL phải thực hiện tốthai nhiệm vụ sau:

Một là: Tiếp nhận chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại NVL theo

đúng quy định trong hợp đồng phiếu giao hành, hóa đơn, phiếu vận chuyển

Hai là: Chuyển nhanh NVL từ điểm tiếp nhận đến kho doanh nghiệp,

tránh mất mát hư hỏng, đảm bảo sẵn sàng cấp phát kịp thời cho sản xuất

Để thực hiện tốt hai nhiệm vụ này, công tác tiếp nhận phải tuân thủ nhữngyêu cầu sau:

- NVL khi tiếp nhận phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ tùy theo nguồn tiếpnhận

- NVL khi tiếp nhận phải thông qua đầy đủ thủ tục kiểm tra và kiểmnghiệm

- Phải xác định chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại, phải có biênbản xác nhận có hiện tượng thừa thiếu sai quy cách

- NVL sau khi tiếp nhận sẽ được thủ kho ghi số thực nhập và người giaohàng cùng với thủ kho ký vào phiếu nhập kho Phiếu nhập kho sẽ được chuyểncho bộ phận kế toán ký nhận vào sổ giao nhận chứng từ

 Tổ chức thanh toán cho đơn vị cung ứng

Công tác thanh toán cho đơn vị cung ứng có ảnh hưởng trực tiếp tới tìnhhình tài chính của doanh nghiệp, cụ thể đó là mối quan hệ tỷ lệ giữa nợ phải trả

27

và vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp Do vậy, doanh nghiệp phải tổ chức thanhtoán hợp lý.

Công tác thanh toán phụ thuộc vào những nhân tố: Tình hình tài chính củadoanh nghiệp kỳ kế hoạch và báo cáo, chính sách kinh tế của doanh nghiệp, căn

cứ vào mức độ tin cậy, mối quan hệ kinh doanh giữa doanh nghiệp và người sửdụng, sự thỏa thuận ghi nhận trong hợp đồng kinh tế

Căn cứ vào những điều kiện cụ thể mà doanh nghiệp có thể lựa chọnphương thức thanh toán hợp lý: thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán bằng tiền

gửi ngân hàng, thanh toán bằng tiền tạm ứng, chưa thanh toán ngay (Nguồn: Trương Bá Thanh, 2016)

2.1.3.4 Tổ chức quản lý NVL lưu kho

Với mọi loại NVL mang đặc trưng tách rời giữa quá trình mua sắm và sửdụng, doanh nghiệp phải tổ chức dự trữ chúng

Muốn lưu kho, doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống kho tàng thích hợp.Giữa mua sắm, vận chuyển và lưu kho tồn tại mối quan hệ: mọi hàng hóa saukhi được mua sắm ở thị trường phải được vận chuyển về doanh nghiệp và tạmthời dự trữ trong kho (nếu không chuyển thẳng cho bộ phận sản xuất) Việc tínhtoán, bố trí hệ thống kho tàng phải nằm trong mục tiêu đáp ứng kịp thời nhu cầusản xuất với tổng chi phí mua sắm, vận chuyển, lưu kho tối thiểu

Dù xây dựng kho tàng theo hình thức nào thì khi lựa chọn và quyết địnhxây dựng kho tàng doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau:

- Diện tích kho tàng phải đủ lớn, đáp ứng được các nhu cầu lưu trữ, nhậpkho, xuất kho Nếu diện tích không đảm bảo sẽ gây khó khăn cho việc vậnchuyển NVL vào kho, kiểm tra, xuất kho, làm tăng chi phí và xuất kho NVL

- Kho tàng phải sáng sủa dễ quan sát.

- Yêu cầu đảm bảo an toàn: Đây là yêu cầu cao nhất khi lưu kho NVL,phải đảm bảo các điều kiện cần thiết để chống cháy, nổ, thiết kế đường thoáthiểm

- Trang bị kho tàng phải đáp ứng yêu cầu trang bị tối thiểu do đặc điểmcủa NVL yêu cầu, trang bị nâng cao phụ thuộc tình hình tính chất của doanhnghiệp

- Việc sắp xếp NVL trong kho phải đảm bảo yêu cầu “dễ tìm, dễ thấy, dễlấy, dễ kiểm tra” cũng như tuân thủ nguyên tắc” hàng nhập trước xuất trước,hàng nhập sau xuất sau” Phân loại và sắp xếp từng loại NVL phải phù hợp vớitrang bị lưu kho và bảo quản NVL

- Việc bảo quản NVL trong kho phải chặt chẽ, theo dõi thường xuyên,phải có sự kết hợp giữa bộ phận kho và bộ phận kế toán, phải làm tốt công táckiểm kê (định kỳ và bất thường) Công tác kiểm kê rất quan trọng, vì chỉ cóthông qua kiểm tra mới có thể xác định xem liệu giữa tồn kho trên thực tế và báocáo có khớp nhau không? Liệu chất lượng NVL có được đảm bảo không? Cácyêu cầu về công tác lưu kho được thực hiện ở mức độ nào? Thông qua kiểmtra và phân tích mới có thể phát hiện nguyên nhân của thực trạng đã kêt luận, từ

đó có biện pháp xử lý thích hợp (Nguồn: Trương Bá Thanh, 2016)

2.1.3.5 Tổ chức cấp phát NVL

Việc cấp phát một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác, khoa học sẽ tạođiều kiện thuận lợi cho việc tận dụng có hiệu quả cao năng suất lao động củacông nhân, máy móc thiết bị, làm cho sản xuất được tiến hành liên tục, từ đó làmtăng chất lượng sản phẩm, tạo điều kiện giảm giá thành sản phẩm Việc cấp phátNVL có thể được tiến hành theo hai hình thức:

29

Một là: Cấp phát theo yêu cầu của các bộ phận sản xuất.

Căn cứ vào yêu cầu NVL của từng phân xưởng, bộ phận sản xuất sẽ báotrước cho bộ phận cấp phát của kho Số lượng NVL được yêu cầu được tính toándựa trên mùa vụ sản xuất và hệ thống định mức tiêu dùng NVL của doanhnghiệp

- Ưu điểm: Đáp ứng kịp thời tiến độ sản xuất đối với từng bộ phận củadoanh nghiệp, tránh những lãng phí và hư hỏng không cần thiết

- Nhược điểm: Bộ phận cấp phát của kho chỉ biết được yêu cầu của bộphận sản xuất trong thời gian nhắn, việc cấp phát và kiểm tra tình hình sử dụnggặp nhiều khó khăn, thiếu tính kế hoạch và chủ động

Hai là: Cấp phát theo tiến độ kế hoạch (cấp phát theo hạn mức)

Đây là hình thức cấp phát quy định cả số lượng và thời gian nhằm tạo sựchủ động cho cả bộ phận sử dụng và bộ phạn cấp phát Dựa vào khối lượng sảnxuất cũng như dựa vào định mức tiêu dùng NVL trong kỳ kế hoạch, kho cấpphát NVL cho các bộ phận sau từng kỳ sản xuất doanh nghiệp quyết toán vật tưnội bộ nhằm so sánh số sản phẩm đã sản xuất ra với lượng NVL đã dùng.Trường hợp thừa hay thiếu sẽ được giải quyết hợp lý và có thể căn cứ vào một

số tác động khách quan khác

Hình thức này giúp cho việc giám sát hạch toán tiêu dùng NVL chính xác,

bộ phận cấp phát có thể chủ động triển khai việc chuẩn bị NVL một cách có kếhoạch, giảm bớt giấy tờ, đỡ thao tác tính toán Do vậy hình thức này có hiệu quảcao và được áp dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp có mặt hàng sản xuất tương

đối ổn định và có hệ thống định mức tiên tiến, có kế hoạch sản xuất (Nguồn: Trương Bá Thanh, 2016)

2.1.3.6 Tổ chức thu hồi phế liệu

Việc thu hồi phế liệu tuy không phải là công tác quan trọng nhưng khôngthể bỏ qua Sau khi NVL được sử dụng thì vẫn còn tồn tại một số NVL do bị đàothải hoặc đã qua sử dụng, song khi doanh nghiệp biết tận dụng việc thu hồi phếliệu thì có thể sử dụng cho bộ phận khác hoặc khâu sản xuất khác hoặc bán rangoài tạo nguồn thu cho doanh nghiệp Trong nhiều doanh nghiệp nó có giá trị

sử dụng không nhỏ (Nguồn: Trương Bá Thanh, 2016)

2.1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị NVL trong doanh nghiệp

 Số lượng nhà cung cấp trên thị trường

Một trong những nhân tố ảnh hưởng rất thường tới các quá trình quản trịnguyên vật liệu đó là các nhà cung cấp Số lượng đông đảo các nhà cung cấpthuộc các thành phần kinh tế khác nhau là thể hiện sự phát triển của thị trườngcác yếu tốt đầu vào nguyên vật liệu Thị trường này càng phát triển bao nhiêucàng tạo ta khả năng lớn hơn cho sự lựa chọn nguồn nguyên vật liệu tối ưu bấynhiêu

Mặt khác, sức ép của nhà cung cấp có thể tạo ra các điều kiện thuận lợi hoặckhó khăn cho quản trị nguyên vật liệu Sức ép này gia tăng trong những trườnghợp sau:

- Một số công ty độc quyền cung cấp

- Không có sản phẩm thay thế

- Nguồn cung ứng trở nên khó khăn

- Các nhà cung cấp đảm bảo các nguồn nguyên vật liệu quan trọng nhất chodoanh nghiệp

 Giá cả của nguồn nguyên vật liệu trên thị trường

31

Trong cơ chế thị trường giá cả là thường xuyên thay đổi Vì vậy việc hộinhập và thích nghi với sự biến đổi đó là rất khó khăn do việc cập nhật các thôngtin là hạn chế Do vậy nó ảnh hưởng tới việc định giá nguyên vật liệu, quản lýnguyên vật liệu trong doanh nghiệp Việc thay đổi giá cả thường xuyên là do:

- Tỷ giá hối đoái thay đổi làm cho các nguyên vật liệu nhập khẩu với giácũng khác nhau

- Do các chính sách của chính phủ (quata, hạn ngạch )

- Do độc quyền cung cấp của một số hãng mạnh

 Trình độ chuyên môn của cán bộ quản lý trong doanh nghiệp

Nhiều doanh nghiệp ở nước ta hiện nay do việc xem nhẹ các hoạt động quản lýliên quan tới nguồn đầu vào của doanh nghiệp cho nên ảnh hưởng rất lớn tới kếtquả kinh doanh Một trong những yếu tố của việc xem nhẹ này là việc đánh giákhông đúng tầm quan trọng của yếu tố đầu vào (đặc biệt là doanh nghiệp nhànước) do trình độ của cán bộ quản lý còn hạn chế, số lượng đào tạo chính quyrất ít, phần lớn làm theo kinh nghiệm và thói quen Mặt khác là do những yếukém của cơ chế cũ để lại làm cho một số doanh nghiệp hoạt động không năngđộng còn trông, chờ, ỷ lại

 Hệ thống giao thông vận tải

Một nhân tố quan trọng ảnh hưởng tới công tác quản trị nguyên vật liệu là

hệ thống giao thông vận tải của một nơi, một khu vực, một quốc gia, nhữngnhân tố này thuận lợi sẽ giúp cho quá trình giao nhận nguyên vật liệu thuận tiện,đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp, làm cho mọi hoạt động không bị ngừng trệ

mà trở nên đồng đều, tạo ra mức dự trữ giảm, kết quả là ta sử dụng vốn có hiệuquả hơn Thực tế đối với mỗi doanh nghiệp nguồn nhập nguyên vật liệu không

chỉ trong nước mà còn cả các nước khác trên thế giới Như vậy hệ thống giaothông vận tải có ảnh hưởng lớn tới công tác quản trị nguyên vật liệu của mộtdoanh nghiệp Nó sẽ tạo điều kiện thuận lợi hoặc kìm hãm một doanh nghiệpphát triển, đồng nghĩa với nó là việc hoạt động có hiệu quả hay không của mộtdoanh nghiệp.

2.1.5 Cơ sở thực tiễn

 Tình hình quản trị NVL tại nhà máy Z153

Nhà máy Z153 là Nhà máy Quốc phòng sửa chữa vũ khí, trang bị quân sựthuộc hệ thống đảm bảo kỹ thuật cho quân đội, nằm trong đội hình chiến đấu có

tư cách pháp nhân và thực hiện chế độ hoạch toán kinh tế, hoạt động theo điều lệquản lý xí nghiệp sửa chữa vũ khí trang bị kĩ thuật quân sự của Tổng cục Kĩthuật (TCKT) Trong điều kiện sản xuất không có những thay đổi lớn và khônggiảm sút, quý IV/2009, nhà máy tương ứng với giá trị sản lượng đạt được, chiphí NVL bỏ ra trong quý là 1.459 triệu đồng Biến động chi phí NVL vào sảnxuất bằng phương pháp so sánh tỷ lệ, tổng chi phí NVL quý IV năm 2009 tăng1,21% so với quý III năm 2019, trong khi đó giá sản lượng chỉ tăng 0,58% Chiphí NVL quý IV/2009 tăng so với quý III/2009 là so yêu cầu xe cần sửa chữatăng Nhưng tốc độ tăng giá trị sản lượng thấp hơn tốc độ tăng của tổng chi phíNVL, chứng tỏ rằng Nhà máy đã quản lý chưa tốt Do kết quả sản xuất của Nhàmáy duy trì ở mức độ tốt nên vẫn tiết kiệm được chi phí NVL, vượt chi lên0,63%, ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm và làm giảm lợi nhuận, ảnh hưởnggiảm lợi nhuận trong quý IV/2019 của Nhà máy Điều này cho thấy việc quảntrị NVL của nhà máy vẫn chưa được tốt, hiệu suất không cao

2.2 Phương pháp nghiên cứu

2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu

33

Là phương pháp tiến hành thu thập các số liệu, tài liệu sơ cấp, thứ cấpthông qua các chứng từ, sổ sách đã được ghi chép ở các sổ sách kế toán, thôngqua sách báo, tạp chí Đề tài sử dụng phương pháp này để thu thập các số liệu cóliên quan đến quá trình hoạch toán NVL của Công ty.

Số liệu thứ cấp: Số liệu thứ cấp được thu thập từ các số liệu phòng kếtoán, phân xưởng sản xuất, bộ phận kho (Báo cáo tài chính của Công ty qua 3năm 2016, 2017 và 2018; Báo cáo sản xuất, các sổ sách của Công ty), thông quasách báo, tạp chí,

Số liệu sơ cấp: Được thu thập thông qua phỏng vấn trực tiếp các phòngban như trưởng phòng Tài chình, trưởng phòng Vật tư, trưởng phòng Kế hoạch,các nhân viên trong các phòng ban liên quan,

2.2.2 Phương pháp tổng hợp và xử lý số liệu:

Số liệu thu thập được tổng hợp lại, kiểm tra, loại bỏ những số liệu khôngcần thiết, tính toán các chi tiêu cần thiết trên cơ sở tôn trọng tài liệu gốc, xâydựng thành các bảng thống kê, biểu đồ hoặc đồ thị chuẩn bị sẵn sàng cho việcphân tích

2.2.3 Phương pháp phân tích số liệu

2.2.3.1 Phương pháp phân tích thống kê kinh tế:

Là phương pháp hệ thống hóa và phân tích các dữ liệu thông tin từ kinh

tế, từ đó giúp phân tích được tài liệu trên nhiều phương diện: Phân tích mức độ,biến động, mối quan hệ giữa các hiện tượng kinh tế thông qua các chỉ tiêu như

số tuyệt đối, tương đối, số bình quân, chỉ số, hệ thống các chỉ số

2.2.3.2 Phương pháp so sánh