iii 7 MỤC LỤC CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP 1 1 1 Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp 1 1 2 Chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp 2 1 1 1 Chức năng của doanh nghiệp 2 1 1 2 Nhiệm vụ của doanh nghiệp 3 1 3 Cơ cấu tổ chức kinh doanh và quản lí của doanh nghiệp 3 1 1 3 Cơ cấu tổ chức hành chính của Công ty TNHH Lâm Trường 3 1 1 4 Chức năng của các phòng ban 4 1 4 Tình hình và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp 5 1 5 Định hướng phát triển của công ty 6 CHƯƠNG 2 QUY TRÌNH GIAO.
TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP
Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp
Công ty Trách Nhiệm Hữu hạn Thương mại và Dịch vụ Lâm Trường Logistics (LTL) được thành lập vào ngày 15 tháng 8 năm 2008, với vốn điều lệ 1.800.000.000 đồng và trụ sở chính tại thành phố Hồ Chí Minh.
Lâm Trường Logistics, với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thủ tục hải quan, xuất nhập khẩu và giao nhận hàng hóa quốc tế, chuyên cung cấp giải pháp logistics tối ưu cho khách hàng Công ty đã xây dựng mạng lưới hoạt động toàn cầu và cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7, đảm bảo đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng trong và ngoài nước.
- Tên giao dịch: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Lâm Trường.
- Tên tiếng anh: Lam Truong Trading and Service Company Limited.
- Tên viết tắt: Lam Truong Service Co., LTD.
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Hai Thành Viên Trở Lên.
- Mã số thuế: 0305907843 Ngày cấy giấy phép: 15/08/2008.
- Địa chỉ: 159/14/15 Bạch Đằng, phường 2, quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh
- Email: truong@lamtruongco.com Website: http://tuvanxuatnhapkhau.vn
Hình 1 Logo Công ty TNHH Lâm Trường Logistics
Chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp
1.1.1 Chức năng của doanh nghiệp
Công ty Lâm Trường hiện đang hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, cung cấp đa dạng dịch vụ như vận chuyển hàng không, thủ tục hải quan, kho bãi, công bố sản phẩm, xuất nhập khẩu ủy thác trọn gói, đại lý khai thuế hải quan, cùng với vận tải đường bộ và vận tải biển.
Công ty cam kết đặt khách hàng lên hàng đầu, luôn tìm kiếm giải pháp cung cấp dịch vụ hàng hóa chuyên nghiệp với giá trị gia tăng Chúng tôi lắng nghe ý kiến khách hàng và đầu tư vào con người cũng như dịch vụ để nâng cao chất lượng Với tinh thần trách nhiệm và chính trực, đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của chúng tôi luôn dẫn đầu trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và thủ tục hải quan, mang lại lợi ích lâu dài cho khách hàng và cổ đông.
- Dịch vụ thủ tục Hải quan
- Giao nhận xuất nhập khẩu tất cả các loại hình như kinh doanh, phi mậu dịch, đầu tư, gia công, tạm nhập tái xuất,
- Giao nhận tất cả các loại hàng hóa tại Cảng Thành phố Hồ Chí Minh, Đồng Nai, Bình Dương, Bà Rịa – Vũng Tàu và các tỉnh thành trong nước.
- Vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu bằng container 20 feet, 40 feet từ cảng Thành phố Hồ Chí Minh đi các tỉnh thành trong nước
- Dịch vụ cước vận tải đường biển và hàng không.
- Dịch vụ công bố sản phẩm
- Đại lý khai thuế Hải quan
1.1.2 Nhiệm vụ của doanh nghiệp
Công ty cam kết thực hiện hoạt động kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký và tuân thủ đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước cùng các cơ quan chức năng như Chi cục Thuế, Chi cục Hải quan Chúng tôi cũng sẵn sàng chịu trách nhiệm trước khách hàng và pháp luật về các sản phẩm, dịch vụ mà công ty cung cấp.
Công ty áp dụng các chiến lược và chính sách phát triển phù hợp với chức năng và đặc điểm riêng, đặc biệt trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế của Việt Nam và những biến động toàn cầu do đại dịch Covid-19 Mỗi phòng ban và nhân viên đều nỗ lực hoàn thành chỉ tiêu và công việc được giao, nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu chung của toàn công ty.
Ban lãnh đạo công ty cam kết đầu tư vào nguồn nhân lực thông qua các chương trình đào tạo chuyên môn và kỹ năng nghề nghiệp, đồng thời chú trọng đến các hoạt động ngoài giờ để tái tạo sức lao động của nhân viên Điều này không chỉ nâng cao tinh thần đoàn kết nội bộ mà còn góp phần tối ưu hóa hiệu quả công việc.
Cơ cấu tổ chức kinh doanh và quản lí của doanh nghiệp
1.1.3 Cơ cấu tổ chức hành chính của Công ty TNHH Lâm Trường
Hình 2 Sơ đồ tổ chức bộ máy hành chính của công ty
Giám đốc Phó giám đốc
Phòng kế toán tài chính
Phòng xuất nhập khẩuPhòng hành chính, nhân sự
Công ty TNHH TM&DV Lâm Trường Logistics, do giám đốc Vũ Đức Trường lãnh đạo, là một doanh nghiệp tư nhân hoạt động trong lĩnh vực logistics và dịch vụ thương mại Ông Vũ Đức Trường cũng là người đại diện hợp pháp cho công ty.
Dưới sự lãnh đạo của giám đốc, phó giám đốc đảm nhiệm vai trò điều hành các hoạt động trong công ty, đồng thời giám sát trực tiếp phòng xuất nhập khẩu Trong suốt 10 năm hoạt động, công ty đã đóng góp đáng kể vào lĩnh vực xuất nhập khẩu và logistics tại thành phố Hồ Chí Minh Công ty tổ chức thành 3 phòng chức năng, mỗi phòng có vai trò riêng nhưng hỗ trợ lẫn nhau Trưởng phòng tại mỗi bộ phận chịu trách nhiệm điều hành, quản lý và giám sát các hoạt động, đồng thời đảm bảo kết quả kinh doanh của phòng mình.
1.1.4 Chức năng của các phòng ban
- Phòng kế toán, tài chính
Quản lý thu chi tài chính và quỹ tiền của công ty cần tuân thủ quy định pháp luật hiện hành Điều này bao gồm việc thực hiện báo cáo tài chính, thống kê và hoạch toán, quyết toán chi phí, thanh toán, cũng như quản lý các khoản tạm ứng Ngoài ra, cần báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và công tác tài chính cho công ty theo định kỳ hàng tháng, quý và năm.
Phòng xuất nhập khẩu là một bộ phận quan trọng trong công ty, chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động kinh doanh và tạo ra lợi nhuận Các dịch vụ mà phòng này cung cấp bao gồm giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, khai thuế Hải quan, vận tải hàng hóa qua đường bộ, đường biển và đường hàng không, mô giới hàng hải, đại lý tàu biển, cũng như dịch vụ cho thuê kho bãi.
Phòng nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc mang lại giá trị cho khách hàng, không chỉ qua dịch vụ mà còn nhờ vào yếu tố con người Chức năng của phòng nhân sự bao gồm tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân sự; lập kế hoạch và thực hiện quy trình tuyển dụng; phát triển chất lượng nguồn nhân lực và quản lý thông tin, hồ sơ nhân sự trong công ty.
Tình hình và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp
Dưới đây là bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Lâm Trường giai đoạn 2018 – 2021 Đơn vị tính: 1 triệu đồng.
Doanh thu Chi phí Lợi nhuận
Giai đoạn từ 2018 đến 2021, các chỉ số doanh thu, chi phí và lợi nhuận đã có sự biến động rõ rệt, phản ánh tình hình kinh tế trong từng năm.
Doanh thu từ năm 2018 đến 2019 đã tăng 311 triệu đồng, tương đương với 18,9%, nhờ vào việc Việt Nam tăng cường hoạt động buôn bán hàng hóa quốc tế Trong giai đoạn này, doanh thu vẫn duy trì ở mức ổn định và không có sự biến động lớn.
Từ năm 2020 – 2021, doanh thu giảm 959 triệu đồng, tương đương với 48.1%, do ảnh hưởng của đại dịch Covid – 19 lên toàn nền kinh tế trên thế giới.
Chi phí hoạt động kinh doanh của công ty đã tăng từ 1.154 tỷ đồng năm 2018 lên 1.497 tỷ đồng năm 2019, tương ứng với mức tăng 29.8% nhờ vào việc nâng cấp cơ sở hạ tầng và tuyển dụng thêm nhân viên cho việc mở rộng kinh doanh Tuy nhiên, từ năm 2019 đến 2020, chi phí kinh doanh đã giảm do công ty đã đầu tư vào cơ sở hạ tầng và cắt giảm các chi phí phát sinh Đến năm 2021, chi phí kinh doanh tiếp tục giảm 570 triệu đồng do tác động của đại dịch Covid, dẫn đến việc giảm số lượng nhân viên.
Từ năm 2018 đến 2020, lợi nhuận liên tục tăng trưởng hàng năm Tuy nhiên, vào năm 2021, nền kinh tế toàn cầu gặp khó khăn đã ảnh hưởng nghiêm trọng đến kinh tế Việt Nam, đặc biệt là ngành xuất nhập khẩu, dẫn đến sự sụt giảm lợi nhuận.
Định hướng phát triển của công ty
Công ty TNHH Lâm Trường Logistics đang nỗ lực mở rộng hoạt động giao nhận hàng hóa, tìm kiếm khách hàng mới và thâm nhập vào thị trường miền Tây Nam Bộ Để đạt được mục tiêu này, công ty cần tăng cường mối quan hệ với các đại lý toàn cầu và tuyển dụng thêm nhân viên chuyên về giao nhận cũng như nhân viên kinh doanh.
Công ty không chỉ hoạt động trong lĩnh vực thương mại và giao nhận, mà còn mở rộng phát triển sang nhiều lĩnh vực khác như vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, cũng như thực hiện các thủ tục hải quan và các chứng từ liên quan.
Để nâng cao doanh thu và lợi nhuận sau thuế, doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược kinh doanh mới, cải thiện cơ sở vật chất và kỹ thuật, đồng thời nâng cao trình độ và năng lực của nhân viên.
QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU FCL BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH LÂM TRƯỜNG LOGISTICS
Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu FCL bằng đường biển tại công ty
Dưới đây là sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu FCL bằng đường biển tại công ty Lâm Trường Logistics
Hình 3 Sơ đồ quy trình nhập khẩu gỗ tại công ty Lâm Trường Logistics
2.1.1 Mô tả công việc phòng ban
Sau đây là thông tin về chức năng nhiệm vụ cũng như công việc của các thành viên phòng ban:
- Trưởng phòng có nhiệm vụ chính là quản lí và phân bổ nguồn lực trong phòng ban như: Tổ chức hoạt động theo quý, theo tháng và theo ngày.
- Hỗ trợ cho Phó giám đốc giải quyết vấn dề thuộc lĩnh vực xuất nhập khẩu
- Thực hiện xác nhận các thủ tục trong quy trình hoạt động của phòng ban.
- Quản lý tổ chức thực hiện các công tác liên quan đến tài chính
- Làm báo cáo quyết toán, thực hiện kê khai báo cáo thuế Nhà nước
- Quản lý thu chi trong phòng ban và thanh toán tạm ứng cho nhân viên.
3.Bộ phận chứng từ và giao nhận
- Chịu trách nhiệm toàn bộ về chứng từ và việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu
Nhiệm vụ chính của chúng tôi là liên hệ với người vận chuyển và đại lý kho bãi, đồng thời giải quyết các khó khăn cho khách hàng trong quá trình giao nhận hàng hóa tại kho bãi.
- Xuống cảng và sân bay làm thủ tục Hải quan, nhận hoặc xuất hàng theo yêu cầu của khách hàng.
4.Bộ phận kiểm dịch, hiện trường
- Chịu trách nhiệm các giấy tờ về kiểm dịch về hàng hóa xuất nhập khẩu.
- Thực hiện các về cấp phép hàng hóa để giao cho bộ phận chứng từ và giao nhận.
2.1.2.1 Công ty liên hệ với khách hàng để kí hợp đồng
Với uy tín vững chắc trên thị trường và sự giới thiệu từ khách hàng cũ, công ty luôn thu hút khách hàng mới trong bối cảnh khó khăn hiện nay Nhân viên Sales sẽ bắt đầu công việc bằng cách tìm kiếm khách hàng có nhu cầu nhập khẩu hàng hóa từ tệp khách hàng hiện có Sau khi liên hệ và báo giá, nếu khách hàng đồng ý, hai bên sẽ tiến hành ký hợp đồng vận chuyển và giao nhận.
2.1.2.2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ của khách hàng
Sau khi ký hợp đồng giao nhận, khách hàng cần gửi cho công ty bộ chứng từ gồm hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, giấy thông báo hàng đến, vận đơn và giấy giới thiệu Bộ phận chứng từ và giao nhận sẽ tiến hành kiểm tra tính chính xác của các thông tin trong bộ chứng từ Nếu phát hiện sai sót, công ty sẽ yêu cầu đối tác sửa chữa và bổ sung để hoàn thiện bộ chứng từ cho lô hàng Nhân viên sẽ kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin để đảm bảo sự đồng nhất và chính xác.
Hóa đơn thương mại là tài liệu quan trọng trong giao dịch thương mại, bao gồm số và ngày của hợp đồng, số và ngày của hóa đơn, cùng với tên và địa điểm của các bên mua bán Hóa đơn cũng cần mô tả chi tiết về hàng hóa, điều kiện giao hàng và phương thức thanh toán để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong giao dịch.
Phiếu đóng gói (Packing list) bao gồm số và ngày của hóa đơn, mô tả chi tiết về hàng hóa, đơn vị tính, quy cách đóng gói và loại bao bì Ngoài ra, phiếu cũng ghi rõ trọng lượng tịnh và trọng lượng tổng cộng bao gồm cả bao bì.
Hợp đồng thương mại là văn bản quan trọng ghi lại số và ngày ký hợp đồng, thông tin của bên mua và bên bán, mô tả chi tiết hàng hóa bao gồm tên hàng, số lượng và đơn giá Hợp đồng cũng nêu rõ điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, cũng như thời gian và địa điểm nhận hàng.
Vận đơn (Bill of Lading) là tài liệu quan trọng chứa thông tin chi tiết về người gửi hàng và người nhận hàng, bao gồm số và ngày phát hành B/L, tên tàu, cảng bốc và cảng dỡ Ngoài ra, vận đơn còn ghi rõ số container, số seal, tên hàng, số lượng và trọng lượng hàng hóa.
Khi khối lượng công việc gia tăng, nhân viên chứng từ có thể mắc phải sai sót, khiến bộ chứng từ không đạt yêu cầu cho các giai đoạn tiếp theo.
Quy trình giao nhận của công ty bị chậm trễ, dẫn đến mất uy tín với khách hàng và tạo áp lực về thời gian cho các giai đoạn tiếp theo Điều này buộc công ty phải đẩy nhanh tiến độ thực hiện để đáp ứng đúng thời hạn mà khách hàng yêu cầu.
Công ty Lâm Trường Logistics đã thực hiện giao nhận hàng hóa theo ủy quyền nhập khẩu từ Công ty TNHH Hòa Phương, với hợp đồng nhập khẩu lô hàng gỗ tròn, cụ thể là gỗ xoan đào sapelli, từ J PINTO LEITAO, S.A, một công ty có trụ sở tại Bồ Đào Nha.
- Bill of Lading gồm 03 bản gốc và 03 bản sao
- Tên tàu: GINA – Số chuyến: 04M8AS1MA
- Tên hàng: Gỗ tròn - Gỗ xoan đào Sapelli
- Người nhận: Công ty TNHH Hòa Phương
- Cảng dở: Cát Lái, Hồ Chí Minh
- Packing List gồm 03 bản gốc
- Signed commercial Invoice gồm 01 bản gốc và 02 bản sao
- Cert of Origin (Giấy chứng nhận xuất xứ từ nước xuất khẩu) gồm 01 bản gốc
- Cert of Phytosanitary (Giấy kiểm dịch thực vật từ nước xuất khẩu) gồm 1 bản gốc
- Document gồm 01 bản gốc (Do phương thức thanh toán trong hợp đồng là D/P) Chi tiết bộ hồ sơ sẽ được đính kèm ở phần phụ lục.
2.1.2.3 Lấy lệnh giao hàng điện tử (EDO)
Hiện nay, nhiều hãng tàu như CMA CGM, MCC Transport, Maersk Line và Safmarine đã chuyển sang sử dụng lệch giao hàng điện tử (EDO) thay vì lệnh giao hàng giấy (D/O) như trước đây Điều này mang lại sự tiện lợi và nhanh chóng hơn trong quy trình làm thủ tục giao nhận hàng hóa.
Chuyển từ lệnh giao hàng điện tử sang lệnh giao hàng thông thường giúp tiết kiệm thời gian xử lý lô hàng tại cảng, đặc biệt trong mùa cao điểm khi các quầy thủ tục thường đông đúc.
Trong quá trình thực tập tại công ty, em đã theo dõi và quan sát một lô hàng được vận chuyển bởi hãng tàu CMA CGM.
Hãng tàu CMA CGM sẽ gửi thông báo hàng đến (Arrival note) cho khách hàng từ 1 đến 2 ngày trước ngày tàu dự kiến cập bến, cụ thể là vào ngày 10 tháng 3 năm 2022 Sau khi nhận được thông báo này, khách hàng cần chuyển thông tin đến bộ phận giao nhận của công ty để tiến hành các thủ tục cần thiết.
Do hãng tàu vận chuyển của lô hàng là CMA CGM và từ ngày 16 tháng 3 năm
Năm 2020, hãng tàu đã áp dụng hình thức giao hàng bằng lệnh giao hàng điện tử (EDO) Khi nhận được giấy thông báo hàng đến, nhân viên chứng từ sẽ thực hiện chuyển khoản thanh toán phí Local và phí cược Container cho hãng tàu Sau đó, nhân viên chứng từ sẽ gửi email theo mẫu có sẵn của hãng tàu.
Tiêu đề email: NHẬN EDO/ DLR0106011
Người nhận hàng: Công ty TNHH Lâm Trường
Mã số thuế + tên công ty: 0305907843 – Công ty TNHH Lâm Trường
Nhận xét về thực trạng quy trình giao nhận của công ty
Công ty Lâm Trường, với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận và logistics, đã áp dụng hiệu quả chuyển đổi số vào quy trình giao nhận Việc xử lý trực tuyến các thủ tục như xin lệnh EDO, thanh toán phí Local, phí cược container và khai báo Hải quan giúp quy trình trở nên tinh gọn, đồng thời đảm bảo tính nghiêm ngặt và chính xác Đặc biệt, trong bối cảnh đại dịch Covid-19, công ty đã giảm thiểu việc đi lại của nhân viên, từ đó không chỉ hạn chế rủi ro về dịch bệnh mà còn tiết kiệm chi phí.
2.3.1 Điểm mạnh Đầu tiên, công ty TNHH Lâm Trường là công ty đã hoạt động hơn 10 năm trong lĩnh vực giao nhận Vì thế, quy trình giao nhận của công ty được thực hiện một cách đồng bộ, hiệu quả, đảm bảo hoàn thành mọi nghĩa vụ đối với khách hàng Nhờ đó, uy tín của công ty luôn ngày càng được củng cố trong lĩnh vực giao nhận.
Công ty luôn nỗ lực thích nghi trong mọi hoàn cảnh, từ nhân viên đến lãnh đạo, nhanh chóng điều chỉnh trước những biến động Đặc biệt, trong bối cảnh đại dịch Covid-19, công ty đã hoàn tất chuyển đổi số và áp dụng công nghệ vào nhiều giai đoạn của quy trình làm việc, đảm bảo tiến độ công việc đúng thời gian đã đề ra.
Công ty duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, nhờ đó không chỉ giữ chân khách hàng cũ mà còn thu hút thêm nhiều khách hàng mới, từ đó mở rộng tệp khách hàng và tăng trưởng doanh thu.
Công ty có mối quan hệ chặt chẽ với Hải quan, giúp quy trình thủ tục diễn ra suôn sẻ và không gặp phải nhiều trở ngại Nhờ đó, hàng hóa được giao về kho đúng hạn, đảm bảo chất lượng của lô hàng trong suốt quá trình giao nhận.
Mặc dù công ty có nhiều điểm mạnh, nhưng vẫn tồn tại một số hạn chế trong quy trình giao nhận Cụ thể, trong giai đoạn nhận lệnh giao hàng, việc chuyển sang sử dụng lệnh giao hàng điện tử (EDO) đã giúp tăng tốc quá trình, tuy nhiên, công ty vẫn gặp khó khăn trong việc trả container rỗng và khai báo EDO lên hệ thống.
Do công ty chưa có đủ phương tiện vận chuyển, khi lượng hàng hóa tăng cao, công ty buộc phải hợp tác với bên thứ ba để vận chuyển hàng Điều này dẫn đến việc giao hàng bị chậm trễ đáng kể.
Trong quá trình kiểm tra và chuẩn bị bộ chứng từ, có thể gặp phải khó khăn do sự sai lệch, không hợp lệ hoặc mâu thuẫn giữa chứng từ và hàng hóa Những vấn đề này dễ gây ra tình trạng trì trệ trong việc hoàn thành thủ tục kiểm tra chứng từ trước khi chuyển đến ban hiện trường.
Việc áp dụng mã HS cho lô hàng có thể gặp phải sự nhầm lẫn, dẫn đến việc Hải quan yêu cầu chỉnh sửa mã HS, thường làm tăng thuế suất Điều này không chỉ kéo dài thời gian làm thủ tục mà còn gây tốn kém chi phí trong quá trình đạt được sự thống nhất.
KIẾN NGHỊ
Kiến nghị
3.1.1 Nhân viên các ban hiện trường, chứng từ cần có sự trao đổi thông tin với nhau
Nhân viên các phòng ban như hiện trường và chứng từ cần phải trao đổi thông tin hiệu quả qua các phương tiện liên lạc hoặc trực tiếp tại công ty trước khi nhân viên giao nhận đến cảng để nhận hàng.
Để đạt được sự thống nhất trong bộ hồ sơ, việc đảm bảo hồ sơ được phê duyệt khi nộp tại cơ quan Hải quan là rất quan trọng Điều này không chỉ tăng tốc độ giao nhận hàng hóa mà còn giúp duy trì tiến độ công việc, đồng thời giải quyết hiệu quả các tình huống bất ngờ phát sinh.
3.1.2 Tìm hiểu rõ bộ hồ sơ của hàng hóa
Nếu không biết rõ thông tin về bộ hồ sơ, nhân viên giao nhận sẽ gặp khó khăn nếu như có phát sinh ngoài ý muốn
Để nhận hàng tại cảng, nhân viên chứng từ cần chuẩn bị hồ sơ Hải quan đầy đủ và hợp lệ, đồng thời xuất trình theo đúng quy định.
Giúp cho bước đóng tiền thương vụ trở nên dễ dàng và không mất nhiều thời gian Có thể nhận hàng sớm nhất có thể.
3.1.3 Chủ động liên hệ với bên công ty thứ ba để nhận hàng khi hàng được thông quan
Thiếu sự thống nhất về thời gian và địa điểm đậu xe giữa nhân viên nhận hàng và tài xế thường dẫn đến việc hàng hóa không được đưa về kho công ty kịp thời.
Sau khi xuất kho, cần chủ động liên hệ với đơn vị vận tải hàng hóa để cung cấp thông tin về thời gian và địa điểm bãi đậu, đặc biệt là thông tin cho tài xế phụ trách chở hàng.
Xe có thể vào cổng và chuyển hàng đi ngay, như vậy có thể tiết kiệm được khoảng thời gian tầm 15 đến 30 phút.
3.1.4 Đầu tư vào mảng vận chuyển giao nhận
Khi mạng lưới logistics mở rộng, nhu cầu về phương tiện vận tải ngày càng tăng Tuy nhiên, công ty hiện đang thiếu nguồn lực vận chuyển, gây khó khăn trong việc giao nhận hàng hóa Để khắc phục tình trạng này, công ty buộc phải thuê dịch vụ của bên thứ ba để thực hiện công việc vận chuyển.
Công ty cần đầu tư thêm để phát triển về mảng vận chuyển Mua thêm nhiều phương tiện vận tải vừa và nhỏ.
Mặc dù đầu tư vào phương tiện vận tải và tuyển dụng tài xế đòi hỏi nguồn vốn lớn, nhưng về lâu dài, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí thuê xe từ bên thứ ba, từ đó gia tăng doanh thu Hơn nữa, việc sở hữu phương tiện giúp công ty quản lý tốc độ giao nhận hàng hiệu quả, đảm bảo tiến độ công việc.
3.1.5 Làm quen và thích nghi khi chuyển đổi từ lấy lệnh giao hàng (D/O) sang lấy lệnh giao hàng điện tử
Với xu hướng chuyển đổi từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử như lệnh giao hàng điện tử (EDO), nhân viên chứng từ cần nhanh chóng làm quen và thích nghi với phương thức mới này để nâng cao hiệu quả công việc.
Nhân viên chứng từ cần chú ý các thông tin yêu cầu từ hãng tàu khi thực hiện lệnh giao hàng điện tử Đồng thời, khi khai ePort, cần đảm bảo rằng thông tin được cung cấp chính xác theo EDO đã được cấp.
Việc không cần đến đại lý hãng tàu để lấy lệnh giao hàng đã giúp tăng hiệu suất công việc và giảm đáng kể thời gian thực hiện quy trình Điều này không chỉ tiết kiệm chi phí đi lại mà còn rút ngắn thời gian làm thủ tục, mang lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp.
3.1.6 Hiểu rõ về hàng hóa để có thể áp mã HS cho lô hàng
Công ty đang đối mặt với khó khăn trong việc giao hàng đúng tiến độ do vấn đề áp mã hàng hóa (mã H.S) Dù đã chuẩn bị và nghiên cứu kỹ lưỡng về mã H.S cho hàng hóa nhập khẩu, nhưng Hải quan lại áp mã hàng hóa với mức thuế suất cao, trong khi doanh nghiệp mong muốn áp mã H.S với mức thuế suất thấp hơn.
Để áp mã HS chính xác, nhân viên chứng từ cần nắm vững mục đích sử dụng, nguyên lý hoạt động, cấu tạo và chất liệu của hàng hóa Kiến thức tổng quát về các loại hàng hóa và cơ cấu biểu thuế nhập khẩu là rất quan trọng trong quá trình này.
Qui trình làm thủ tục không gặp cản trở hay khó khăn từ phía Hải quan Đồng thời giúp hàng hóa đến kho của khách hàng đúng tiến độ.
