Ôn quản trị học

Để đáp ứng câu hỏi này, đầu tiên ta cần phải hiểu hệ thống là gì và các đặc trưng cơ bản của một hệ thống */ Khái niệm hệ thống và những đặc trưng cơ bản Hệ thống là tập hợp các phần tử

Ôn quản trị học Một số lưu ý!!!

+> Đề thi quản trị học gồm 4 câu hỏi với thời lượng thi 120 phút

+> Phần điểm bao gồm 70% – 80% là kiến thức hàn lâm và 20% - 30% là câu hỏi mang tính vận dụng

+> Câu hỏi môn quản trị học không rõ nghĩa và mang tính đọc hiểu cao, việc cần làm là phải hiểu và vận dụng kiến thức đã hiểu để trả lời các câu hỏi thi

+> Trung bình một câu hỏi thi cần phải trả lời trong 30 phút – 35 phút bao gồm khái niệm (lấy từ đầu ra và nhận biết khái niệm thông qua từ khóa), đặt vấn đề, phần nội dung, kết luận và phần câu hỏi bổ sung

+> Good luck!

Chương 1: Tổng quản về quản trị

(Đọc qua phần sự phát triển tư tưởng quản trị và học kỹ phần lý thuyết hệ thống trong quản trị - mục quan điểm toàn thể và các thành phần cơ bản của hệ thống Tất các phần khác vẫn phải thông hiểu)

Câu 1: Quan điểm toàn thể?

(Để đáp ứng câu hỏi này, đầu tiên ta cần phải hiểu hệ thống là gì và các đặc trưng

cơ bản của một hệ thống)

*/ Khái niệm hệ thống và những đặc trưng cơ bản

Hệ thống là tập hợp các phần tử có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, tác động qua lại với nhau một cách có quy luật để tạo thành một chỉnh thể làm xuất hiện một thuộc tính mới được gọi là tính “chồi” để thực hiện những chức năng nhất định

+> Các đặc trưng cơ bản của hệ thống:

- Hệ thống là một chỉnh thể có nhiều bộ phận cấu thành

- Có mối quan hệ biện chứng giữa các bộ phận bên trong hệ thống với nhau

Sự thay đổi của một phần tử sẽ ảnh hưởng đến các phần tử khác, với hệ thống và ngược lại

- Các phần tử phải hợp thành một thể thống nhất và thể thống nhất này phải xuất hiện tính chồi riêng rẽ.

*/ Quan điểm toàn thể

Đặt vấn đề

Khi nghiêm cứu và vận dụng một điều gì đó vào thực tế thì ta cần phải hiểu về điều mà bản thân áp dụng, bên cạnh đó còn phải có một cái nhìn tổng quát, đánh giá nhằm tránh những mâu thuẫn xảy ra sau này Trong quản trị và hệ thống cũng vậy, muốn vận dụng được hệ thống vào quản trị thì người vận dụng cần phải có một quan điểm toàn thể hay quan điểm đầu tiên cần phải xem xét trước khi

nghiêm cứu vận dụng lý thuyết hệ thống vào quản trị

= > Trình bày: gợi ý tháp nhu cầu Maslow

+> Các sự vật hiện tượng luôn có tác động qua lại và chi phối lẫn nhau.

= > Trình bày: Sự tác động qua lại lẫn nhau bên ngoài bên trong tổ chức Dựa vào quy luật nhân quả để tìm ra nguyên nhân.v.v

+> Các sự vật không ngừng biến đổi.

= > Trình bày: Môi trường luôn vận động biến đổi khôn lường

+> Động lực chủ yếu quyết định sự phát triển của các hệ thống nằm bên trong hệ

thống.

= > Trình bày: v.v liên quan đến nội lực bên trong

Kết luận

Câu hỏi bổ sung (vận dụng)

Câu 2: Các thành phần cơ bản của hệ thống?

(Tương tự như câu 1, đầu tiên ta phải nêu khái niệm hệ thống.v.v sau đó ta trình bày nội dung sau)

*/ Khái niệm hệ thống và các đặc trưng cơ bản của hệ thống

Hệ thống là tập hợp các phần tử có mối quan hệ chặt chẽ với nhau tác động qua lại với nhau một cách có quy luật để tạo thành một chỉnh thể từ đó làm xuất hiện một thuộc tính mới gọi là tính “chồi” để thực hiện những chức năng nhất định

Các đặc trưng cơ bản:

+> Hệ thống có nhiều bộ phận cấu thành

+> Có mối quan hệ biện chứng giữa các bộ phận trong hệ thống với nhau Sự thay đổi của phần tử này sẽ tác động đến phần tử khác, với hệ thống và ngược lại.+> Các phần tử khi đã hợp thành một thể thống nhất rồi thì cần phải xuất hiện tính chồi riêng rẽ cao hơn

+> Nguồn lực của hệ thống: Là tập hợp các yếu tố mà hệ thống có thể huy động và

sử dụng được để thực hiện mục tiêu

+> Cấu trúc (cơ cấu) của hệ thống: Là hình thức cấu tạo của hệ thống phản ánh sự sắp xếp có trật tự các phần tử, các mối quan hệ giữa chúng dựa theo một dấu hiệu nhất định.

+> Hành vi của hệ thống: Là tập hợp các đầu ra có thể có của hệ thống trong một khoảng thời gian nhất định

+> Trạng thái của hệ thống: Là năng lực kết hợp giữa các yếu tố đầu vào và đầu ra xét trong một thời điểm nhất định

+> Quỹ đạo của hệ thống: Là mục tiêu của hệ thống trong một khoảng thời gian nhất định

+> Động lực của hệ thống: Là những kích thích đủ lớn để gây ra các biến đỏi hành

vi của các phần tử hoặc của cả hệ thống

+> Cơ chế của hệ thống: Là phương thức hoạt động hợp với quy luật khách quan vốn có của hệ thống Cơ chế hệ thống là điều kiện để cơ cấu hệ thống phát huy tác dụng

Chương 2: Vận dụng các quy luật và các nguyên tắc quản trị

( Đối với chương này ta cần phải ôn kỹ phần vận dụng các quy luật trong quản trị đặc biệt là đặc điểm của quy luật và cơ chế sử dụng các quy luật, quy luật kinh tế

xã hội bên trong một số quy luật cần vận dụng, nhóm các nguyên tắc quản trị xã hội Đây là các câu hỏi chủ chốt có thể có câu hỏi phụ kèm theo Các mục khác ko phải bỏ qua mà phải thông hiểu căn bản)

Câu 1: Đặc điểm của quy luật và cơ chế sử dụng các quy luật?

(Đối với câu hỏi này đầu tiên ta vẫn luôn phải nêu khái niệm, ở đây là khái niệm vềquy luật Sau đó ta đặt vấn đề, ở phần nội dung ta tiến hành nếu đặc điểm của quy luật rồi đến phần cơ chế sử dụng Cuối cùng ta kết luận.)

*/ Khái niệm quy luật

Quy luật là mối liên hệ bản chất tất yếu bền vững, phổ biến và thường xuyên lặp đi lặp lại giữa các sự vật hiện tượng trong các điều kiện nhất định

*/ Đặc điểm của quy luật

Đặt vấn đề

+> Các tổ chức và cá nhân không thể tạo ra quy luật khi điều kiện tồn tại của quy luật chưa xuất hiện, đồng thời cá nhân và tổ chức cũng không thể xóa bỏ được quy luật khi điều kiện tồn tại của quy luật ấy vẫn tồn tại.

+> Các quy luật tồn tại và phát triển một cách khách quan, các cá nhân và tổ chức chỉ có thể phân tích đánh giá và nhận thức sự hoạt động của các quy luật mà thôi.+> Các quy luật chúng đan xen với nhau, chồng chéo lẫn nhau tạo thành một thể thống nhất Đôi khi bên trong thể thống nhất ấy ở các điều kiện nhất định sẽ nổi bật lên một số quy luật chi phối

*/ Cơ chế sử dụng các quy luật

Đặt vấn đề

Trong một môi trường luôn biến động cùng với sự tồn tại khách quan của hệ thống các quy luật Việc tổ chức hình thành, xây dựng ra làm sao để thu được cái lợi từ những khách quan đó đòi hỏi ở tổ chức một cơ chế quản trị có khả năng nhận thức cao các quy luật khách quan Việc nhận thức càng cao, đầy đủ và đúng đắn về các quy luật khách quan giúp cho việc đổi mới các hoạt động quản trị trở lên có cơ sở khoa học, đạt kết quả và hiệu quả cao

+> Nhận thức rõ thực trạng của tổ chức cả những yếu tố bên ngoài lẫn bên trong

tổ chức, đánh giá được điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức

(abc…)

+> Phân tích và đánh giá các vấn đề cốt lõi của tổ chức từ đó nhận thức được đầy

đủ các quy luật khách quan ảnh hưởng tới tổ chức

(abc…)

+> Nghiêm cứu, tìm tòi và sáng tạo các giải pháp cụ thể, sinh động dễ thực hiện trước tác động của các quy luật cả về mặt xấu lẫn mặt tốt

(abc…)

Câu 2: Quy luật kinh tế xã hội?

( Nên hiểu đề bài là dạng vận dụng và đọc hiểu yêu cầu cao vì vậy khi đọc một đề bài có liên quan đến quy luật kinh tế xã hội gì gì đó thì ta phải hiểu là đề muốn ta

trình bày về quy luật kinh tế xã hội Đầu tiên ta phải nêu khái niệm, ở đây sẽ là khái niệm quy luật và khái niệm quy luật kinh tế - xã hội)

Quy luật kinh tế xã hội

Đặt vấn đề

Ở trong một môi trường tồn tại rất nhiều các quy luật khách quan mà tác động của chúng đến tổ chức là không thể lường hết được, việc nhận biết các quy luật làcực kỳ quan trọng Và một trong số các quy luật đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với tổ chức đó chính là các quy luật kinh tế - xã hội

Nội dung

*/ Đặc điểm các quy luật kinh tế xã hội

+> Quy luật kinh tế xã hội chỉ tồn tại và phát triển thông qua các hoạt động cụ thể của con người

+> Các quy luật kinh tế kém bền vững hơn các quy luật khác

*/ Cơ chế vận dụng các quy luật kinh tế xã hội

+> Tổ chức phải nhận thức được sự vận động của các quy luật kinh tế xã hội

+> Phải giải quyết đúng đắn, hợp lý về vấn đề sở hữu và lợi ích của con người trong mỗi tổ chức và toàn xã hội

+> Phải phát huy được vai trò điều hành, quản trị của các nhà lãnh đạo trong tổ chức

*/ Nội dung các quy luật kinh tế xã hội

+> Các quy luật phổ biến: Là các quy luật về sự phù hợp giữa quan hệ sản xuất với tính chất và trình độ của lực lượng sản xuất, quy luật sản xuất và nhu cầu ngày

càng tăng Việc nhận định sai hoặc chưa sát các quy luật này sẽ phá hủy hình thức

tổ chức sản xuất phù hợp từ đó dẫn tới kìm hãm, phá hoại các thành tựu của tổ chức đã đạt được

+> Các quy luật chung: Là các quy luật tồn tại và vận động trong các hình thái kinh

tế xã hội khác nhau Trong quản trị đặc biệt cần phải tránh nhầm lẫn giữa quy luật chung với quy luật đặc thù dẫn đến sự phủ định quy luật sản xuất hàng hóa, kinh

tế thị trường chủ nghĩa xã hội (quy luật ra đời khi xuất hiện hình thái xã hội chủ nghĩa)

+> Việc công nhận sự tồn tại khách quan của các quy luật đòi hỏi nhà quản trị phảihiểu và vận dụng được quy luật kinh tế thị trường trong quá trình quản trị tổ chứcnhư:

- Quy luật giá trị: Sự trao đổi theo nguyên tắc ngang giá giữa sản xuất và trao đổi hàng hóa Dựa trên cơ sở thời gian lao động xã hội cần thiết để tạo ra một sản phẩm với sự vận động của giá cả xoay quanh trục giá trị

- Quy luật lưu thông tiền tệ: Thể hiển mối quan hệ giữa lượng tiền được pháthành và các nhân tố có liên quan

- Quy luật cung cầu hàng hóa dịch vụ: Ở đầu có cầu ở đó có cung, thể hiện sựvận động giữa giá cả và hàng hóa dịch vụ qua các trường hợp khác nhau củamôi trường

- Quy luật cạnh tranh: Giữa các tổ chức hoạt động trong cùng một lĩnh vực ngành nghề hoặc ngoài ngành nghề nhưng có liên hệ với nhau

Câu 3: Nhóm các nguyên tắc quản trị các tổ chức kinh tế - xã hội?

(Đối với câu hỏi liên quan đến vấn đề này thì đầu tiên ta cần phải nêu khái niệm các nguyên tắc trong quản trị, sau đo ta sẽ đi vào trình bày nội dung của nhóm cácnguyên tắc quản trị tổ chức kinh tế xã hội theo hướng tự luận hoặc liệt kê)

*/ Khái niệm

Các nguyên tắc quản trị là các quy tắc chỉ đạo, những tiêu chuẩn hành vi mà các cơ quan quản trị và nhà quản trị phải tuân thủ trong quá trình quản trị

Nhóm các nguyên tắc quản trị các tổ chức kinh tế - xã hội

*/ Nguyên tắc tuân thủ luật pháp và thông lệ xã hội

+> Trong xu thế hội nhập như ngày nay, các tổ chức ngày càng gắn bó với nhau và trở những mắt xích trong hệ thống kinh tế - xã hội

+> Nhà nước đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc đề ra các chính sách tạo điều kiện cho các tổ chức thể hiện vai trò và mục tiêu cụ thể góp phần vào sự pháttriển của quốc gia

+> Bên cạnh đó, bản thân các tổ chức nằm trong môi trường ấy có mối liên hệ tác động qua lại với nhau và với xã hội Điều này đòi hỏi các nhà quản trị phải có nhậnthức nhạy bén đưa ra các quyết định quản trị phù hợp đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của tổ chức

*/ Nguyên tắc tập trung dân chủ

+> Phản ánh mối quan hệ giữu chủ thể quản trị và đối tượng bị quản trị cũng như yêu cầu và mục tiêu quản trị

+> Phải đảm bảo mối quan hệ chặt chẽ và tối ưu giữa tập trung và dân chủ Dân chủ phải được thực hiện trong khuôn khổ tập trung

+> Quản trị tập trung thống nhất nhưng phải đi cùng với quyền chủ động sáng tạo,

xử lý tốt mối quan hệ về quyền lợi, trách nhiệm và lợi ích của cá nhân, tổ chức

*/ Nguyên tắc kết hợp hài hòa các loại lợi ích

+> Quản trị suy cho cùng cũng là quản trị con người, vì vậy nhà quản trị phải thỏa mãn được các nhu cầu của con người bên trong tổ chức, nhất là các vấn đề liên quan đến lợi ích Lợi ích của nhân sự trong tổ chức là lợi ích trực tiếp, tuy nhiên

nhà quản trị cũng cần phải kết hợp hài hòa các lợi ích đồng thời phải chú ý đến lợi ích của tổ chức và toàn xã hội.

+> Nội dung: Là phải kết hợp hài hòa các lợi ích có liên quan đến tổ chức dựa trên

cơ sở những đòi hỏi của quy luật khách quan Các kế hoạch và mục tiêu của tổ chức phải có tính hiện thực hóa cao đảm bảo được lợi ích lâu dài cho các thành viên trong tổ chức

+> Lợi ích quan trọng nhất trong tổ chức chính là lợi ích của nhân sự trong tổ chức

vì nhân sự chính là nguồn gốc của hàng hóa dịch vụ sản xuất và khả năng sáng tạo của tổ chứ, lợi ích này cần phải được đặc biệt quan tâm chú trọng Bên cạnh đó nếu chỉ chú trọng mỗi lợi ích của nhân sự thì sẽ thật khó mà bền vững được nếu không quan tâm đến lợi ích của tổ chức của xã hội Vì vậy bên cạnh lợi ích cá nhân thì nhà quản trị cũng cần phải điều hòa nó trong mối quan hệ với lợi ích của tổ chức, xã hội để nhân sự vừa có thể thỏa mãn lợi ích lại được hưởng thêm lợi ích

từ lợi ích chung tập thể Không chỉ có vậy nhà quản trị còn phải tôn trọng mối quan hệ biện chứng giữa vật chất và tinh thần, việc điều hòa các lợi ích này tốt ra sao sẽ ảnh hưởng tới kết quản vận hành của tổ chức

*/ Nguyên tắc chuyên môn hóa

+> Trong tổ chức từ bộ phận nhỏ nhất cho đến vị trí quản trị đều phải được thực hiện bằng phương thức chuyên môn hóa Những người được lựa chọn phải là những người được đào tạo cơ bản, có kinh nghiệm và khả năng để thực hiện các công việc được giao một cách hiệu quả Bên cạnh việc nắm vững được công việc của mình thì họ còn phải ý thức được mối quan hệ với những cá nhân và bộ phận khác bên trong tổ chức

+> Cần phải phân cấp và phân bổ hợp lý các chức năng quản trị đảm bảo cân xứnggiữa các chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và lợi ích giữa các bộ phận trong tổ chức

*/ Nguyên tắc biết và chấp nhận mạo hiểm

+> Đòi hỏi ở nhà quản trị một khả năng đưa ra các quyết định quản trị độc đáo, những toan tính theo kiểu phiêu lưu có tính toán chứ không phải đâm đầu vào hố sâu

+> Chấp nhận mạo hiểm phải đi đôi với dám chịu trách nhiệm, đòi hỏi nhà quản trị cần phải tự tin trên cơ sở tỉnh táo xem xét các ảnh hưởng có liên quan

*/ Nguyên tắc hoàn thiện không ngừng

+> Trong một môi trường luôn tràn đầy sự biến động và thay đổi từng giờ Những biến động ấy làm cho tổ chức biến đổi không ngừng Việc phương án quản trị trước đó phù hợp những một vài ngày sau lại không phù hợp nữa là chuyện xảy ra như cơm bữa vì vậy các tổ chức cần phải cần phải hoạch định chiến lược rõ ràng,

ủy quyền tối đa, phát triển bền vững, đổi mới liên tục và thích nghi với sự biến động của môi trường

+> Yêu cầu ở nhà quản trị phải có óc quan sát, thu thập và khai thác thông tin từ mọi nguồn để kịp thời đưa ra các quyết định phù hợp

+> Quản trị là một quá trình năng động và đổi mới không ngừng Sự tồn tại và phát triển của tổ chức phụ thuộc phần lớn vào khả năng đổi mới những chiến lược trong công tác quản trị

*/ Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả

+> Là một trong những nguyên tắc quan trọng nhất của tổ chức, nhà quản trị cần phải đặt lợi ích của tổ chức lên trên cá nhân, biết phân tích đánh giá và đưa ra các quyết định quản trị tối ưu nhằm tạo kết quả tốt nhất cho nhu cầu phát triển của tổchức

+> Tiết kiệm có nghĩa là tiêu dùng hợp lý trong điều kiện và khả năng cho phép của tổ chức

+> Nhà quản trị phải phân bổ sao cho chỉ với một lương chi phi tới hạn có thể đemlại nhiều lợi ích nhất của tổ chức

+> Để làm được điều này thì cần phải tận dụng tối đa nguồn lực có sẵn nhằm tiết kiệm thời gian, hạ giá thành sản phẩm, khai thác tiềm năng kinh tế của tổ chức, địa phương đồng thời không ngừng đổi mới cơ cấu bộ máy tổ chức tiến đến tối giản đạt hiệu quả tốt nhất

Chương 3: Thông tin và quyết định trong quản trị

(Ở chương 3 này, bên cạnh việc ôn tập thuần túy thì ta cần phải chú ý đến các câu hỏi mang tính quan trọng của chương như “phương pháp thu thập thông tin quảntri” và mục “quyết định quản trị” bỏ phần quyết định và các loại quyết định chỉ đọc qua)

Câu 1: Các phương pháp thu thập và xử lý thông tin quản trị?

(Với dạng này đầu tiên ta phải nêu khái niệm về thông tin và thông tin quản trị rồi sau đó mới bắt đầu phân tích trả lời câu hỏi của đề bài)

*/ Khái niệm

Thông tin là những tin tức mà con người trao đổi với nhau, là tri thức về đối tượng được nói đến

Thông tin quản trị là những tin tức được thu nhận, cảm thụ và được đánh giá

là có ích cho việc ra quyết định quản trị hoặc để giải quyết một nhiệm vụ nào đó trong quản trị

*/ Các phương pháp thu thập và xử lý

Phỏng vấn trực tiếp Thu thập thông tin nhanh

Người phỏng vấn nắm được nhu cầu của người được phỏng vấn

Hạn chế đối tượng phỏng vấn vì tốn kém chi phí và thời gian

Kết quả của cuộc phỏng vấnphụ thuộc vào người phỏngvấn

Khó khăn trong tổng hợp các thông tin thu thập được

Sử dụng fax, điện

thoại, mail, internet… Thu thập thông tin nhanh.Thu thập được cả những

thông tin ở khoảng cách rất xa

Tốn kém

Phụ thuộc nhiều vào người tham gia thu thập thông tin

Khó khăn trong tổng hơp các thông tin thu thập được

Sử dụng phiếu điều

tra Câu hỏi rõ ràng.Thuận lợi trong việc phân

tích và tổng hợp

Có thể dùng để sử dụng lại nhiều lần

Thời gian thu thập thông tin lâu

Tỷ lệ phiếu phát ra so với tỷ

lệ phiếu thu vào là ít hơn

+> Xử lý thông tin:

- Lập các bảng biểu

- Tính toán chỉ tiêu có liên quan

+> Phổ biến thông tin:

- Bằng văn bản: Công văn, quyết định

- Bằng miệng: Truyền tin trực tiếp

- Bằng cuộc họp: Hội thảo, báo cáo khoa học

Câu 2: Đặc điểm và yêu cầu đối với quyết định quản trị?

*/ Khái niệm

Quyết định là hành vi sáng tạo của chủ thể quản trị nhằm định ra mục tiêu, chương trình, tính chất hoạt động của tổ chức để giải quyết một vấn đề trên cơ sởhiểu biết những quy luật khách quan và phân tích thông tin về tổ chức và môi trường

Quyết định quản trị là quá trình xác định vấn đề và lựa chọn giải pháp hành động tối ưu để thực hiện vấn đề đó trong quá trình vận hành tổ chức

*/ Các đặc điểm và yêu cầu đối với quyết định quản trị

+> Các đặc điểm:

- Quyết định quản trị là quyết định của một tổ chức

- Quyết định quản trị luôn đi cùng vấn đề của một tổ chức, tùy thuộc vào vấn

đề đó là gì mà có một hay nhiều quyết định quản trị khác nhau

+> Các yêu cầu:

- Đảm bảo tính hợp pháp của quyết định quản trị Quyết định quản trị được đưa ra phải đúng với phạm vi thẩm quyền và trách nhiệm của mỗi cá nhân, không trái với pháp luật và phải đúng với trình tự

- Đảm bảo tính khoa học phù hợp với định hướng và mục tiêu của tổ chức Quyết định quản trị được đưa ra phải phù hợp với quy luật, xu thế khách quan và nguyên tắc quản trị, các quyết định phải được vận dụng bằng các phương pháp khoa học đảm bảo tính tối ưu thỏa mãn cao nhất các mục tiêu của tổ chức

- Đảm bảo tính linh hoạt đáp ứng được sự biến động của môi trường