IP AUDIT CHECKLIST DS CÂU HỎI KIỂM TOÁN SỞ HỮU TRÍ TUỆ

DANH SÁCH CÂU HỎI KIỂM TOÁN SỞ HỮU TRÍ TUỆ Thiết lập các mục tiêu kiểm toán của 1 Xác định các tài sản sở hữu trí tuệ tiềm năng 2 Phân loại tài sản sở hữu trí tuệ 4 Xác định những tài liệu có liên quan tới tài sản sở hữu trí tuệ 5 Kiểm tra tài liệu 6 Xác định chủ sở hữu 7 Xác nhận về giá trị pháp lý 8 Xác minh lại các tài sản sở hữu trí tuệ đã có hiệu lực 9 Những tài sản có tiềm năng được bảo hộ là tài sản sở hữu trí tuệ 14 Phương pháp thực hiện kiểm toán 20 Phần 1 Thiết lập các mục tiêu kiểm to.

DANH SÁCH CÂU HỎI KIỂM TOÁN SỞ HỮU TRÍ TUỆ

Thiết lập các mục tiêu kiểm toán của … 1

Xác định các tài sản sở hữu trí tuệ tiềm năng 2

Phân loại tài sản sở hữu trí tuệ 4

Xác định những tài liệu có liên quan tới tài sản sở hữu trí tuệ 5

Kiểm tra tài liệu 6

Xác định chủ sở hữu 7

Xác nhận về giá trị pháp lý 8

Xác minh lại các tài sản sở hữu trí tuệ đã có hiệu lực 9

Những tài sản có tiềm năng được bảo hộ là tài sản sở hữu trí tuệ 14

Phương pháp thực hiện kiểm toán 20

Phần 1:

Thiết lập các mục tiêu kiểm toán của bạn

Thiết lập các mục tiêu kiểm toán của …

 Lí do tiến hành kiểm toán:

☐ Các thủ tục xác lập quyền?

☐ Chuẩn bị cho việc bán, mua lại hoặc chuyển giao quyền?

☐ Dự liệu cho tranh tụng?

☐ Đảm bảo tất cả tài sản sở hữu trí tuệ được kiểm soát tập trung?

 Phạm vi kiểm toán? Những tài sản liên quan?

 Tổng quan các nguồn tài sản sở hữu trí tuệ

 Kết quả cuối cùng mong muốn đạt được sau kiểm toán?

☐ Có cái nhìn tổng thể về các tài sản vô hình và các quy trình có liên quan?

☐ Danh sách các thủ tục mới sẽ được triển khai thực hiện?

☐ Bảng liệt kê hoặc danh mục các tài sản vô hình?

 Trao đổi qua điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp đối với những vấn đề mà những thông tinliên quan không nên chỉ được trình bày dưới dạng văn bản

Phần 2:

Xác định các tài sản sở hữu trí tuệ tiềm năng

Xác định các tài sản sở hữu trí tuệ tiềm năng

 Xác định tất cả tài sản vô hình có tiềm năng; theo từng mảng của Công ty:

☐ Xác định nguồn (các nguồn) thuộc mỗi loại của Công ty:

☐ Thông tin về sản xuất và quy trình, bí quyết sản xuất và bí quyết sản

xuất mang tính gây hại

☐ Thông tin về máy móc và chế tạo

☐ Danh sách khách hàng và các báo cáo, phân tích và thông tin kháchhàng mang tính bảo mật

☐ Sách hướng dẫn vận hành và thiết kế

☐ Bản thiết kế, bản vẽ và ảnh minh họa

☐ Ý tưởng và kế hoạch

☐Thông tin công nghệ (giải pháp)

☐Công thức và thuật toán (kiểm tra lại với bộ phận kĩ thuật, lập trình trên

cơ sở sản phẩm & dịch vụ cung cấp)

☐Hợp chất

☐Nguyên mẫu

☐Sổ tay phòng thí nghiệm và các thí nghiệm

☐Dữ liệu thí nghiệm, phân tích và thiết kế

☐Thông tin đại lý và nhà cung cấp

☐Thông tin nghiên cứu và phát triển, báo cáo, bí quyết sản xuất và bíquyết sản xuất mang tính gây hại

☐Dữ liệu, báo cáo, phân tích về chi phí, giá, lợi nhuận, tổn thất và lãi suất

☐Thông tin, thủ tục, hướng dẫn và hồ sơ kiểm soát chất lượng

☐Duy trì bí quyết sản xuất và bí quyết sản xuất mang tính gây hại

☐Thông tin, báo cáo, dự báo, kế hoạch bán hàng và tiếp thị, tài liệu quảngcáo

☐Thông tin, tài liệu, ngân sách và dự báo tài chính

☐Bản in từ máy tính và báo cáo vận hành

☐Thông tin quản trị và quản lý, những người đưa ra quyết định then chốt,

tổ chức trong nội bộ

☐Phần mềm máy tính và mã nguồn

☐Sản phẩm sáng tạo của tập thể (thực tế: sử dụng trong nội bộ hoặc công

bố dưới danh nghĩa ….)

☐ Đầu ra

☐ Xác định tất cả các nhãn hiệu tiềm năng cho sản phẩm/dịch vụ của Công tybằng cách xem xét bao bì, tài liệu tiếp thị và quảng cáo

Theo kết quả tra cứu tại dữ liệu của Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam…… không đăng

ký hay sở hữu bất kỳ nhãn hiệu hàng hóa/ dịch vụ nào

☐ Xác định tất cả các ý tưởng có khả năng độc quyền từ nghiên cứu và phát triển

và nỗ lực sáng tạo

☐ Xác định tất cả các sản phẩm sáng tạo

☐ Xác định tất cả thông tin, báo cáo, dữ liệu và phân tích có khả năng là độcquyền thu được từ các quy trình, nghiên cứu và phát triển, quản lý, tiếp thị và mốiquan hệ với khách hàng

☐ Các mối quan hệ

 Những đầu vào và nguồn trong nội bộ nào có liên quan tới đầu ra tương ứng?

Phần 3:

Phân loại tài sản sở hữu trí tuệ

Phân loại tài sản sở hữu trí tuệ

 Các tài sản vô hình có thể được bảo hộ nếu đáp ứng được một trong những điều kiện dướiđây:

☐ Bí mật kinh doanh: (VD: danh sách khách hàng, báo giá,)

 Đó có phải là một hiểu biết thông thường hoặc dễ dàng xác định không?

 Luật bí mật kinh doanh chỉ bảo hộ đối với các thông tin không là nhậnthức thông thường và không dễ dàng xác định

 Bí mật kinh doanh nói chung phải là đối tượng được áp dụng những nỗ lựchợp lý để duy trì tính bảo mật và phải có giá trị thương mại

 Việc công khai tiết lộ thông tin cho một người khác có thể làm mất hiệu lực

bí mật kinh doanh nếu nó trở thành nhận biết thông thường

 Kỹ thuật đảo ngược, phát triển độc lập và những gì có sẵn trong các tài liệucông khai có thể làm cho thông tin trở nên dễ dàng xác định

☐ Quyền tác giả

 Đó có phải là một tác phẩm đã hoàn thiện và nguyên gốc của tác giả?

 Luật về quyền tác giả chỉ bảo hộ đối với các tác phẩm đã hoàn thiện

và nguyên gốc của tác giả

 Quyền tác giả đối với phần mềm máy tính được bảo hộ trong suốt cuộc đờitác giả và thêm 50 năm tiếp theo năm tác giả chết; trường hợp tác phẩm cóđồng tác giả thì thời hạn bảo hộ chấm dứt vào năm thứ năm mươi sau nămđồng tác giả cuối cùng chết

 Tính nguyên bản đòi hỏi một lượng sáng tạo nhất định từ tác giả gốc

 Quyền tác giả không được bảo hộ đối với các tác phẩm dạng hình ảnh mangtính hữu ích, đồ họa hoặc điêu khắc khi hình dạng và công dụng của chúngkhông thể tách rời, điều đó khiến cho tính hữu dụng của thiết kế không thểtách rời về mặt vật lý hoặc khái niệm khỏi bề ngoài mang tính nghệ thuật

 Một tác phẩm có thể được thể hiện theo một số các khác nhau, bao gồm việcđược vẽ trên vải bạt, được viết trên một mảnh giấy, lưu trữ trong ổ cứng hoặcđược ghi lại trên băng ghi âm, băng catxet, đĩa CD hoặc DVD

☐ Nhãn hiệu (Có sử dụng nhãn riêng hay cùng sử dụng nhãn hiệu của tập đoàn)

 Đó có là dấu hiệu dùng để phân biệt được sử dụng trên hàng hóa hoặc dịch vụkhông?

 Luật nhãn hiệu bảo vệ đối với dấu hiệu nhận dạng gắn trên hàng hóahoặc dịch vụ

 Nhãn hiệu có thể được bảo hộ vô thời hạn nếu chủ nhãn hiệu còn hoạt độngkinh doanh sản phẩm/ dịch vụ mang nhãn hiệu

☐ Tên thương mại

Phần 4:

Xác định những tài liệu có liên quan tới tài sản sở hữu trí tuệ

Xác định những tài liệu có liên quan tới tài sản sở hữu trí tuệ

 Xác định tất cả các hợp đồng ký kết giữa Công ty và bất kỳ bên thứ ba nào

☐Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng

☐Hợp đồng chuyển nhượng quyền sở hữu

☐Hợp đồng duy trì (bảo trì, bảo dưỡng…)

☐Hợp đồng phân phối

☐Hợp đồng của chính phủ

☐Hợp đồng lao động

☐Hợp đồng tư vấn

☐Hợp đồng phát triển chung (VD: liên doanh, ba bên, cùng phát triển sản phẩm…)

☐Hợp đồng chuyển giao công nghệ

☐Hợp đồng cho các nghiên cứu được tài trợ

☐Hợp đồng không tiết lộ thông tin

☐Hợp đồng không cạnh tranh

☐Hợp đồng khoán việc

☐Hợp đồng ký với các nhà thầu độc lập

 Xác định việc nộp đơn và đăng ký

☐Tất cả đơn đăng ký sở hữu trí tuệ nộp tại Cục SHTT Việt Nam và tại nước ngoài

☐ Tài liệu đăng ký và ghi nhận (Giấy chứng nhận ĐK Bản quyền tác giả)

 Xác định tất cả các tài liệu còn lại có liên quan tới các quyền sở hữu trí tuệ

☐Hợp đồng ký với các nhà cung cấp và khách hàng

☐Thư từ liên quan tới quyền sở hữu trí tuệ

☐Danh sách phần mềm máy tính do Công ty sở hữu; bao gồm tất cả các phiên bản, mãnguồn và mã đối tượng, sơ đồ quy trình, những tài liệu phát triển khác

☐Tài liệu phỏng vấn tuyển dụng và thôi việc

☐Công báo và các tài liệu khác

☐Hồ sơ, tài liệu đăng ký sản phẩm, dịch vụ của Công ty tại Cơ quan Nhà nước

☐Các bài báo trên tạp chí

☐Các bài báo đã xuất bản

☐Tài liệu phân tích cạnh tranh

☐Hồ sơ tiếp thị

☐Các tài liệu về quy trình và hướng dẫn mang tính bảo mật

Phần 5:

Kiểm tra tài liệu

Kiểm tra tài liệu

 Đối với mỗi thỏa thuận, xác định

 Các bên tham gia thỏa thuận

 Những quyền được chuyển giao

 Chủ sở hữu của bất kỳ công nghệ nào được phát triển dựa trên thỏa thuận

 Người nắm giữ quyền nộp đơn đăng ký sáng chế đối với bất kỳ công nghệ nàođược phát triển dựa trên thỏa thuận

 Xác minh:

 Người lao động và những người khác nắm giữ những thông tin bảo mật, bí mậthoặc các phát minh đã ký thỏa thận bảo mật hoặc thỏa thuận không tiết lộ thôngtin

 Người lao động và những người khác trong bộ phận nghiên cứu và phát triển đã

ký thỏa thuận chuyển giao quyền sở hữu tài sản trí tuệ:

 Đảm bảo rằng mỗi chuyển nhượng đều phải được tham chiếu tới Luật Sở hữutrí tuệ và theo nội dung như dưới đây:

Thỏa thuận này không áp dụng đối với tài sản trí tuệ mà người lao động không

sử dụng thiết bị, vật tư, phương tiện hoặc bí mật kinh doanh nào của người sửdụng lao động, tài sản trí tuệ này được phát triển hoàn toàn dựa vào công sứccủa người lao động, trừ trường hợp:

 Tài sản trí tuệ có liên quan tới

o Việc kinh doanh của người sử dụng lao động, hoặc

o Nghiên cứu, phát triển thực tiễn hoặc được dự báo rõ ràng củangười sử dụng lao động, hoặc

 Tài sản trí tuệ là kết quả thu được từ bất kỳ công việc nào do người laođộng thực hiện theo yêu cầu và với chi chí của người sử dụng laođộng.”

 Người lao động và những người khác nắm giữ thông tin bảo mật, bí mật, hoặcnhững tài sản trí tuệ có thể được sử dụng bởi các đối thủ đã ký thỏa thuận khôngcạnh tranh

 Những thỏa thuận không cạnh tranh có hiệu lực khi giới hạn về mặt thời gian

và lãnh thổ không phải là không hợp lý, việc thực thi không gây tổn thất chocông chúng hoặc gây ra bất kỳ khó khăn nào trái pháp luật đối với người laođộng, và sự hạn chế không lớn hơn cần thiết để bảo vệ lợi ích kinh doanh hợppháp của người sử dụng lao động

 Các thỏa thuận có trọng tài hoặc nội dung giải quyết tranh chấp khác nhằm tránh kiện tụng tốn kém

 Tìm kiếm các chỉ báo về vướng mắc quyền sở hữu:

 Báo cáo tài chính đã nộp

 Những nghiên cứu về giấy tờ xác nhận quyền sở hữu của Cục SHTT và Cục Bảnquyền tác giả

 Hồ sơ đăng ký tại Việt Nam

 Hồ sơ đăng ký tại Nước ngoài

 Hồ sơ gửi tới Nhà đăng ký tên miền (Ví dụ: VNNIC, Network Solutions, Inc.)

 Tìm kiếm những sự chuyển nhượng quyền sở hữu trí tuệ

 Dữ liệu về chuyển nhượng của Cục SHTT (dành cho thông tin về nhãn hiệu vàbằng sáng chế)

 Mọi thỏa thuận chuyển nhượng tài sản trí tuệ phải được ghi lại bằng văn bản

để ràng buộc người mua bên thứ ba sau này

 Cục Bản quyền tác giả (dành cho chuyển nhượng quyền tác giả)

 Trong hợp đồng sáng tạo giữa Tác giả và Người sử dụng lao động đã có nộidung về quyền đặt tên chương trình máy tính quy định tại khoản 1 Điều 19của Luật Sở hữu trí tuệ và về việc chỉnh sửa, nâng cấp chương trình máy tínhquy định tại khoản 4 Điều 19 của Luật Sở hữu trí tuệ (Nghị định3198/VBHN-BVHTTDL ngày 03/09/2013, Điều 19a Khoản 1)

 Người lao động đã cam kêt không hủy ngang chuyển giao và chuyển nhượngcho Công ty bất kỳ quyền nhân thân hoặc các quyền tương đương mà ngườilao động có thể có trong bất kỳ tác phẩm nào

 Là đối tượng được áp dụng những những nỗ lực hợp lý để duy trì tính bí mật?

 Có giá trị thương mại?

 Quyền tác giả

 Được thể hiện trong một phương tiện biểu đạt hữu hình?

 Là tác phẩm nguyên bản của tác giả?

 Không là một tác phẩm phái sinh trái phép?

 Có tính sáng tạo?

 Chưa hết hiệu lực? (bảo hộ trọn đời cộng và thêm 50 năm tiếp theo năm tác giảchết; trường hợp tác phẩm có đồng tác giả thì thời hạn bảo hộ chấm dứt vào nămthứ năm mươi sau năm đồng tác giả cuối cùng chết)

 Không là tác phẩm dạng hình ảnh, đồ họa hoặc điêu khắc mang tính hữu ích màhình dạng và công dụng của chúng không thể tách rời, điều đó khiến cho tính hữudụng của thiết kế không thể tách rời về mặt vật lý hoặc khái niệm khỏi bề ngoàimang tính nghệ thuật?

 Không là đơn vị cấu thành, sự thật khách quan, hình dáng, màu sắc, kiểu chữ, chủ

đề nhiếp ảnh, sự kiện thể thao, phân cảnh, ý tưởng, thủ tục, quy trình, hệ thống,phương pháp vận hành, khái niệm, nguyên tắc, điều được khám phá hoặc tácphẩm thuộc về chính phủ

 Nhãn hiệu

 Dấu hiệu dùng để xác định nguồn gốc?

 Có tính phân biệt?

 Không mang tính chung chung?

 Nếu mang tính mô tả thì có một định nghĩa phụ?

 Được sử dụng trên hàng hóa/ dịch vụ trong hoạt động thương mại tại Việt Nam?

 Không bị hủy bỏ/ chấm dứt hiệu lực?

 Vẫn đang được sử dụng?

 Được nộp phí gia hạn?

Phần 8:

Xác minh lại các tài sản sở hữu trí tuệ đã có hiệu lực

Xác minh lại các tài sản sở hữu trí tuệ đã có hiệu lực

 Nhãn hiệu

 Xác minh lại rằng các nhãn hiệu sử dụng cho các sản phẩm và dịch vụ của Công

ty đã được đăng ký tại:

 Việt Nam

 Nước ngoài

 Xác minh lại rằng nhóm hoặc các nhóm được đăng ký phù hợp với thực tế sửdụng nhãn hiệu

 Xác minh lại rằng nhãn hiệu của công ty đang được sử dụng một cách phù hợp

 Phiên bản mới nhất của nhãn hiệu đang được sử dụng

 Mẫu nhãn hiệu được sử dụng đúng với mẫu nhãn hiệu đã đăng ký bảo hộ

 Tất cả những đơn vị được nhượng quyền phải được giám sát để kiểm tra chấtlượng

 Xác định xem có người nào khác đang sử dụng nhãn hiệu của Công ty hay không

 Thực hiện những bước tìm kiếm nhãn hiệu dưới đây:

 Tại Việt Nam – Cơ sở dữ liệu của Cục SHTT và WIPO

 Nước ngoài – Cơ sở dữ liệu của các quốc gia nơi Công ty có hoạt động kinhdoanh

 Sử dụng rộng rãi – Google hoặc các công cụ tìm kiếm khác

 Xác minh lại rằng các ký hiệu TM (thông báo đã nộp đơn đăng ký) hoặc  (thôngbáo đã được bảo hộ) được hiển thị một cách phù hợp trên tất cả:

 Tài liệu trưng bày hoặc thảo luận về sản phẩm và dịch vụ của Công ty

 Tài liệu quảng cáo/tiếp thị trưng bày hoặc thảo luận về sản phẩm và dịch vụ

 Quảng cáo cho sản phẩm hoặc dịch vụ

 Các trang web hiển thị hoặc thảo luận về sản phẩm hoặc dịch vụ

 Các ấn phẩm nội bộ trưng bày hoặc thảo luận về sản phẩm hoặc dịch vụ

 Sản phẩm hoặc dịch vụ

☐ Xác minh rằng có các thỏa thuận chuyển nhượng quyền sử dụng cho các bên cónhu cầu sử dụng nhãn hiệu, ví dụ như các nhà phân phối, nhà cung cấp

☐ Xác minh lại rằng Công ty đã được cho phép để sử dụng nhãn hiệu của người khác

và đang sử dụng chúng một cách phù hợp (VD: điều khoản cho phép sử dụng nhãn hiệu trong các hợp đồng nhượng quyền, hợp đồng partner với hãng )

☐ Xác minh lại rằng các số liệu bán hàng có sẵn cho số lượng hàng hóa, dịch vụđược bán dưới mỗi nhãn hiệu.



 Quyền tác giả

 Xác minh lại rằng các tài liệu có bản quyền được đánh dấu một cách thích hợp đểthông báo cho người khác về quyền tác giả (ví dụ: ©2007 Nguyễn Văn A hoặcCopyright 2007 Nguyên Văn A)

 Xác minh lại rằng những quyền tác giả quan trọng đã được đăng ký đúng cáchhoặc việc đăng ký đã được nộp lên Cục Bản quyền tác giả (ví dụ như hướng dẫn

sử dụng cho sản phẩm, giao diện sản phẩm phần mềm, mã code v.v.)

 Xác minh lại rằng các thỏa thuận lao động có quy định rằng tất cả các tác phẩm

do người lao động tạo nên trên cơ sở của một “Hợp đồng giao việc” hoặc “Hợpđồng lao động” và toàn bộ các tác phẩm là đối tượng của quyền tác giả thuộc sởhữu của Công ty và người lao động sẽ thực hiện theo mọi đề xuất được Công tyyêu cầu

 Xác minh lại rằng các thỏa thuận bằng văn bản về tác phẩm được tạo ra theo hợpđồng giao việc/ khoán việc đi kèm với bất kỳ tác phẩm là đối tượng của quyền tácgiả nào được tạo nên bởi các nhà thầu độc lập được sử dụng cho việc đóng gópvào tác phẩm tập thể, như là một phần của hình ảnh động hoặc các tác phẩm nghenhìn khác, như một bản dịch, như một tác phẩm hướng dẫn, như một tài liệu biên

soạn, như một đoạn lệnh, như một bài kiểm tra, như tài liệu đáp án của một bài

kiểm tra hoặc như một tập bản đồ

 Xác minh lại rằng tất cả các tác phẩm có bản quyền được tạo nên bởi những nhàthầu độc lập đều được chuyển nhượng cho Công ty và việc chuyển nhượng đóphải được đăng ký với Cục Bản quyền tác giả

 Xác minh và ghi nhận lại việc Công ty được cho phép sử dụng tài liệu có bảnquyền thuộc sở hữu của người khác:

 Các biện pháp bảo đảm an ninh trên thực tế và Thông báo

 Các biện pháp phòng ngừa an ninh trên thực tế là gì, ví dụ như hàng rào baoquanh khuôn viên Công ty, hạn chế lối ra vào, chuông báo, cửa khóa tự động

và nhân viên an ninh sau giờ làm việc?

 Có các biển báo “CẤM VÀO” và “KHÔNG PHẬN SỰ MIỄN VÀO” trêncác điểm dễ dàng nhìn thấy tại các khu vực nhạy cảm của tòa nhà và có cácchính sách để thực thi những hạn chế này không?