TỔ CHỨC sự KIỆN chuyên ngành quản trị dịch vụ du lịch và lữ hành lập kế hoạch về việc triển khai thực hiện sự kiện

Hệ thống hóa các hoạt động trong sự kiệnMã hoạt động Nội dung hoạt động Thời gian Địa điểm Mô tả hoạt động Trang thiết bị Nhân lực Người phụ trách thực hiện Người tham gia từ ch

BỘ CÔNG THƯƠNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

TỔ CHỨC SỰ KIỆN Chuyên ngành: Quản trị dịch vụ du lịch và lữ hành

Khoa: Du lịch

Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Hồng Vân Nhóm: 1 (ca 1)

Lớp: TO6059.4

Khóa: K15

Hà Nội – 2021

DANH SÁCH THÀNH VIÊN

1 Tạ Thị Khánh Xuân – Nhóm Trưởng 2020603950

9 Nguyễn Long vũ 2020605325

Mục Lục

1 Hệ thống hóa các hoạt động trong sự kiện 4

2 Lập kế hoạch chuẩn bị chi tiết 9

3 Lập kế hoạch chuẩn bị tổng thể 14

4 Lập kế hoạch về việc triển khai thực hiện sự kiện 16

5 Lập kế hoạch cho các công việc bổ trợ trong sự kiện 19

6 Lập kế hoạch xử lý các sự cố trong sự kiện 20

1. Hệ thống hóa các hoạt động trong sự kiện

Mã

hoạt

động

Nội

dung

hoạt

động

Thời gian

Địa điểm

Mô tả hoạt động

Trang thiết bị

Nhân lực Người

phụ trách thực hiện

Người tham gia (từ chủ đầu tư

sự nghiệp)

Các ý tưởng cần truyền đạt

A1.1 Đón

khách

18h -18h30

Hội trườn

g sân A2

Đón tiếp khách mời

Nhạc sôi động ,vui tươi

Thành viên trong ban tổ chức

Vương Thị Quỳnh

Leader CLB

Tạo ấn tượng ban đầu trang trọng, thân thiện cho khách mời

A1.2 Mở

màn

19h-19h20

Sân khấu chính

- Giới thiệu các thành phần tham

dự sự kiện

- Tiết mục

mở màn:

Múa lân

-1 loa to, 2-3 mic,

âm thanh ánh sáng

2 MC, đội múa lân 3-5 người

Tống Thị Thanh Thuý

Người được phân công nhiệm

vụ, khách mời

Tạo không khí sôi động, giúp SV hoà mình vào sự kiện một cách cuốn hút, hấp dẫn

A1.3 Khai

mạc

19h20-19h30

Sân khấu chính

- Đại diện CLB lên phát biểu

- Công bố khai mạc chương trình

Âm thanh:

Nhạc chào mừng

-2 người (MC và khách mời đại diện)

Đinh Thanh Tâm

Khách mời:

Chủ nhiệm CLB

Tạo thông điệp cho chương trình, mọi người hiểu

rõ và hưởng ứng nội dung chương trình A1.4 Phát 19h30- Sân Trình chiếu Máy -1 người Nguyễn Tất cả Truyền đạt

1 Lập kế hoạch chuẩn bị chi tiết

Thời

gian

Địa điểm

Hoạt động

Chi tiết

Chuẩ

n bị

13h30

-14h

Phòng thực hành A8

Gói quà, mua đồ trang trí

Đóng gói 13 suất quà tặng

14h-15h

Sân A2

Trang trí cổng chào, chuẩn bị khu vực đón khách

- Chuẩn bị 2 bàn lễ tân bằng bàn học để bên trá khăn trải bàn màu đỏ Trên bàn để ruy băng màu x khách được mời Đồng thời có danh sách ghi khách mời tham dự

- Trang trí cổng chào: Dùng dây kim tuyến để làm

- Banner chủ đề sự kiện: Tết trung thu hoài niệm t

- Trên bàn lễ tân có để 1 chai nước rửa tay khô, kh trang y tế

15h-16h30

Sân A2

Chuẩn bị khu vực sân khấu

- Dựng Backdrop cạnh khu vực cổng chào

- Background, màn chiếu cho sân khấu chính

- Chuẩn bị hashtag cho khách check in tại sân khấ

- Đèn và bóng bay chùm để dưới mặt đất -Đèn lồng treo bên trên (dựng khung)

- Bàn để trưng bày mâm ngũ quả

- Âm thanh, ánh sáng, máy tính 16h30

- 17h

Sân A2

Chuẩn bị khu vực khách mời

- Set up bàn ghế cho khách mời đại biểu ngồi ha

có để bảng tên tại vị trí, khách mời khác ngồi chia

- Chuẩn bị nước cho khách mời mỗi khách một nư cho khách nữ)

- Chuẩn bị bình nước cho khách đến tham dự đặt khấu (kèm cốc giấy)

17h-18h

Khu vực cánh

gà, sân khấu chính

Chuẩn bị khu vực sau cánh

gà và sân khấu chính

-Liên hệ MC, đội văn nghệ, ca sĩ…

-Make up, chỉnh trang trang phục -Nhóm văn nghệ chuẩn bị và tổng duyệt

- Hoàn tất công tác set up

Mở

đầu

18h-18h30

Khu vực cổng chào

Đón khách

- Đón tiếp khách mời, xác nhận giấy mời

- Hướng dẫn khách đến khu vực chụp ảnh cùng ha

- Hướng dẫn khách ổn định chỗ ngồi

19h-19h20

Sân khấu chính

Mở màn - MC dẫn chào khách mời

- MC giới thiệu các thành phần tham dự sự kiện tài trợ, đại diện CLB)

- Tiết mục mở màn: Múa lân 19h20

-19h30

Sân khấu chính

Khai mạc

- MC mời đại diện CLB lên phát biểu và gửi lời cả mặt của khách mời, công bố khai mạc chương trìn

Nội

dung

sự

kiện

19h30

-19h45

Sân khấu chính

Phát video

- Trình chiếu video hoạt động tổ chức trung thu trư qua các năm

19h45

-20h

Sân kháu chính

Giao lưu khách mời

- Mời 1 số khách mời phát biết cảm nghĩ về câu lạ

20h-20h30

Sân khấu chính

Văn nghệ

MC sẽ dẫn vào tiết mục văn nghệ

- Hát: Cho tôi xin một vé đi tuổi thơ

- Top ca: Thằng cuội

- Nhảy hiện đại: Thùng thình thùng thình + chiếc đ

- Tiết mục đặc biệt: mời giáo viên và khách mời lê

cùng 20h30

-21h

Sân

kháu

chính

Các hoạt động vui chơi giải trí

Trò chơi nhảy dây thổi bóng : Chuẩn bị: 3 dây dài để nhảy, 1 túi bóng bay Luật chơi: 3 đội mỗi đội 6 người, 2 người cầm d nhảy dây, 2 người buộc bóng Mỗi đội có 2 phút v thổi bóng Hết thời gian đội nào được nhiều bón thắng

Trò chơi: ô ăn quan Người chơi sẽ thay phiên nhau đi quân Trong lư mỗi người chơi cần phải suy nghĩ di chuyển dân

di dân ở ô nào thì ăn được dân cũng như quan nhiều nhất

Trò chơi sẽ kết thúc nếu quan của hai bên bị ăn m hợp này, nếu dân vẫn còn thì dân ở bên phía ngư

ấy thu về và bắt đầu tính điểm Điểm sẽ được tính tương ứng với 1 điểm, 1 quan sẽ bằng 10 dân Ngư người có tổng điểm cao hơn

Cuộc thi bày mâm ngũ quả:

Cần có hai đội chơi, mỗi đội 3-4 người ,trong kho chơi trang trí mâm ngũ quả tuỳ sức sáng tạo, khá sau khi hai đội chơi hoàn thành xong sẽ bỏ phiế phiếu bầu hơn đội đó chiến thắng và giành những

tổ chức chuẩn bị

Thổi tắt ngọn đèn Cách chơi: Tất cả người chơi đứng thành vòng trò được chọn vào trong và cầm mỗi người một cây n thổi, hai người này phải cò cò và vừa dấu đèn của vừa thổi đèn của bạn cho tắt đi

21h- Sân Phá Cỗ - - Mọi người nhanh chân đứng dậy, đặt tay lên vai

21h20 khấu

chính

tặng quà trước, chúng ta sẽ tạo nên vòng tròn cung trăng th

bị cho giây phút phá cỗ đặt biệt này Cơ hội phá cỗ dành cho những ai đặt tay lên vai người phía trước vòng tròn cung trăng

Bế

mạc

21h20

-21h30

Sân khấu chính

Bế mạc - MC sẽ mời đại diện CLB lên cảm ơn khách mời

sự kiện và công bố bế mạc chương trình

- Lễ tân sẽ tiễn khách và tặng quà lưu niệm khi kh

2 Lập kế hoạch chuẩn bị tổng thể

Trước 18h Chuẩn bị Các bộ phận đến nhận nhiệm vụ đã được phân

công chuẩn bị và hoàn thành công tác chuẩn bị

Lắp đặt và

18h-18h30

Đón khách Đón khách, hướng dẫn làm thủ tục, dẫn khách

đến khu vực chụp ảnh và ổn định chỗ ngồi cho khách.MC đọc tên khách đại biểu, đại diện tham dự

Âm nhạc hùng khi g

19h-19h30

Mở màn, khai mạc

sự kiện

- Tiết mục múa lân + đại diện CLB lên phát biểu tuyên bố lí do tổ chức sự kiện

Âm nhạc s

ổn định, â

19h30-20h

Phát video giao lưu khách mời

- Chiếu video, khách mời phát biểu cảm nghĩ Âm thanh

trình chiếu người phá

20h-20h30

Biểu diễn văn nghệ

- Biểu diễn các tiết mục hát, top ca, nhảy Âm thanh

rõ không quá chói, n

20h30-21h

Các hoạt đông vui chơi giải trí (Phần hội)

- Diễn ra các trò chơi: nhảy dây thổi bóng, ô ăn quan, bày mâm ngũ quả, thổi tắt ngọn nến

Âm thanh đầu trò ch rỡ…

21h-21h20

Phá cỗ-Tặng quà

- Hết game MC mời người chơi thắng cuộc để tặng quà

Âm thanh sáng rõ

- Hoạt động phá cỗ (ăn hoa quả bánh kẹo)

21h20-21h30

Bế mạc MC mời đại diện CLB lên công bố bế mạc, lễ

tân tiễn khách

Âm thanh biểu lên kết thúc b tối

3 Lập kế hoạch về việc triển khai thực hiện sự kiện

ảnh 13h30-18h Công tác chuẩn bị cho sự kiện Lắp đặt và thử

18h-18h30

Đón khách:

Đón tiếp khách mời, xác nhận giấy mời

Hướng dẫn khách đến khu vực chụp ảnh cùng hashtag của CLB

Hướng dẫn khách ổn định chỗ ngồi

Nhạc sôi động, tươi khi đến, ch ảnh

19h-19h20

Tiết mục mở màn sự kiện:

MC dẫn chào khách mời

MC giới thiệu các thành phần tham dự sự kiện (nhà đầu tư, nhà tài trợ, đại diện CLB)

Tiết mục mở màn: Múa lân

- Nhạc chào mừ khi MC giới th các thành ph tham dự

- Nhạc tiết mục màn đã chuẩn trước

19h20-19h30

Khai mạc chương trình:

MC mời đại diện CLB lên phát biểu và gửi lời cảm

ơn đến sự có mặt của khách mời, công bố khai mạc chương trình

Nhạc chào mừ khi đại diện C lên phát biểu công bố khai m

Hoạt động tổ chức trung thu trước đó của CLB qua các năm

Khách mời (giáo viên, sinh viên) phát biểu cảm nghĩ

sự kiện

20h-20h30

Tiết mục âm nhạc và khai tiệc:

MC sẽ dẫn vào tiết mục văn nghệ Hát: Cho tôi xin một vé đi tuổi thơ

Top ca: Thằng cuội Nhảy hiện đại: thùng thình thùng thình, chiếc đèn ông sao

Tiết mục đặc biệt: mời giáo viên và khách mời lên biểu diễn cùng

Nhạc của tiết m được chuẩn bị sẵ

20h30- 21h

Các hoạt động vui chơi giải trí:

Nhảy dây, thổi bóng

Ô ăn quan Cuộc thi bày mân ngũ quả Thổi tắt ngọn đèn

Nhạc trung thu á sáng rõ

21h-21h20

Phá cỗ - Tặng quà - Mọi người nhanh chân đứng dậy, đặt tay lên vai người phía trước, chúng ta sẽ tạo nên vòng tròn cung trăng thật đẹp để chuẩn bị cho giây phút phá cỗ đặt biệt này Cơ hội phá cỗ nhận quà chỉ dành cho những ai đặt tay lên vai người phía trước và xếp thành vòng tròn cung trăng

Ánh sáng rõ nh vui nhộn

21h20-21h30

Bế mạc chương trình

MC sẽ mời đại diện CLB lên cảm ơn khách mời khi đến tham gia sự kiện và công bố bế mạc chương trình

Lễ tân sẽ tiễn khách và tặng quà lưu niệm khi khách

ra về

Nhạc khi bế m chương trình

4 Lập kế hoạch cho các công việc bổ trợ trong sự kiện

1 Lễ tân thực

hiện nhiệm vụ

đứa đón

khách

- Ban đối ngoại sẽ có 2 người đứng người cổng chính để hướng

sự kiện

- Sau khi tới khu vực tổ chức, ban đối ngoại sẽ thực hiện nhiệm

- Hướng dẫn khách tới khu vực background để chụp ảnh lưu lại

- Sẽ ổn định lại chỗ ngồi đã được sắp xếp cho khách

- Khi sự kiện bế mạc cũng thực hiện hướng dẫn khách lối ra

2 Công tác quay

phim, chụp

ảnh

- Đến trước khi chương trình diễn ra 1 tiếng, để set up máy ảnh phòng

- Thực hiện chụp ảnh, quay phim lại công tác chuẩn bị và hậu tr

- Khi khách tới thực hiện chụp ảnh lưu niệm cho khách trước kh

- Thực hiện nhiệm vụ và quay phim trong suốt quá trình sự kiện

3 Công tác giao

lưu tặng quà

- Sẽ có phần chụp ảnh với Hashtag của chương trình trước và sa

- Các phần quà sẽ được chuẩn bị và được đưa tới trước khi sự k

- Sắp xếp gọn gàng và cụ thể các phần quà tránh nhầm lẫn

- Các phần quà cho trò chơi sẽ được trao sau khi MC công bố n chơi

- Trước lúc bế mạc, sự kiện giành ra một phần nhỏ để thực hiện mời tham gia

5 Lập kế hoạch xử lý các sự cố trong sự kiện

Đám đông Sự kiện thu hút nhiều người

tham dự

 có thể xảy ra 1 vài rủi ro đáng tiếc như gây hỗn loạn, xích mích, không khí ngột ngạt

+ Chú ý đến lối vào, ra tại sự liên quan đến đường đi xung người đứng ở các khu vực r người lạ không được mời vào + Sắp xếp các biển chỉ dẫn cụ

dẫn cho người tham gia sự k người chỉ dẫn cho khách tham + Bố trí những người đứng ở chen lấn, xô đẩy hay các hành

Con

người

Nhân lực

Trễ giờ, bệnh tật, tai nạn, không linh hoạt khi xảy ra tình huống, xảy ra mâu thuẫn

Tổ chức quản lý liên kết giữa sung nhân lực kịp thời

Khách

mời

Trễ giờ, tham dự không đủ số lượng

Huy động các mối quan hệ đ tham dự

Ban truyền thông thực hiện t mời 2 tiếng trước khi tổ chức s

Thời tiết

Vì sự kiện là ngoài trời mà dự báo thì không thể chính xác 100% có thể xảy ra mưa

nếu trời mưa thì lựa chọn phươ

và đảm bảo rằng mọi thiết bị k hoãn sự kiện và cũng đảm b chuẩn bị bộ te để tránh điện gi Nếu trời mưa quá to hãy lên k vào trong nhà để đảm bảo an

sự kiện

Thiết bị

bỗng dưng đèn vụt tắt, hoặc tiếng âm thanh mất

 những setup trước đó có thể bị mất, quan trọng là chúng có thể làm mất mạch cảm xúc đang theo dàn dựng

Đối với các thiết bị về điện nh

ý đấu một tủ điện dự phòng, đ duy trì được thêm 15p đến k Còn đối với hệ thống màn hìn hoặc laptop khỏe để tránh tình

Cơ sở hạ tầng và

cơ sở vật chất Mất điện

Chuẩn bị máy phát điện dự trù chóng chuyển nguồn điện sang