Tổ chức hoạt động phục vụ tiệc cưới tại khách sạn Sheraton Hà Nội

Thực trạng tổ chức hoạt động phục vụ khu vực tiệc tiệc cưới tại khách sạn Sheraton Hà Nội 2.2.1 Tiếp nhận nhu cầu đặt tiệc Sau khi khách hàng đã phần nào yên tâm và tin tưởng vào khách sạn thì hai bên tiếp tục thỏa thuận về một số vấn đề liên quan khác đến buổi tiệc. Mục đích tổ chức tiệc: tiệc cưới – tuyên bố quan hệ vợ chồng trước gia đình, quyến thuộc, bạn bè do vậy họ muốn có một không gian lãng mạn, vui vẻ, trang trọng, giá cả hợp lý. Thời gian: 18h00 thứ 6 ngày 20 tháng 1 năm 2021 Địa điểm: tại khách sạn Sheraton Hà Nội, K5 Nghi Tàm, 11 Xuân Diệu, Quận Tây Hồ, Hà Nội Tổng số khách: 300 khách Chủng loại tiệc: + Loại hình phục vụ: Tiệc ngồi tiệc Á + Loại bàn: bàn tròn Kiểu kê xếp bàn tiệc: có tất cả 32 bàn (2 bàn dự trù), loại bàn tròn cho 10 người, xếp bàn thành 2 dãy 2 bên lối đi Thực đơn: Sau khi thống nhất với khách hàng cùng với sự tư vấn của khách sạn, khách hàng đã lựa chọn thực đơn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KHÁCH SẠN – DU LỊCH

BÀI THẢO LUẬN MÔN: QUẢN TRỊ NHÀ HÀNG VÀ QUẦY BAR

ĐỀ TÀI:

Tổ chức hoạt động phục vụ tiệc cưới tại khách sạn Sheraton Hà Nội

GVHD: ĐỖ CÔNG NGUYÊN

HÀ NỘI 2022

2.2.3 Quy trình phục vụ tiệc cưới

32 2.2.4 Tổ chức thực hiện và giám sát công việc phục vụ tiệc

35 2.2.5 Kiểm tra và đánh giá hậu tiệc 36

2.3 Đánh giá chung về thực trạng tổ chức hoạt động phục vụ tiệc cưới tại khách sạn Sheraton Hà Nội

37 2.3.1 Ưu điểm

37 2.3.2 Nhược điểm 38

CHƯƠNG 3: Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức hoạt động phục vụ khu vực tiệc tại khách sạn Sheraton Hà Nội

38 3.1 Mục tiêu và phương hướng hoàn thiện tổ chức hoạt động phục vụ khu vực tiệc tại khách sạn Sheraton Hà Nội

38 3.1.1 Mục tiêu

38 3.1.2 Phương hướng

38 3.2 Giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức hoạt động phục vụ khu vực tiệc tại khách sạn

39 3.2.1 Hoàn thiện chất lượng đội ngũ lao động:

39 3.2.2 Hoàn thiện cơ sở vật chất kỹ thuật 40

3.2.3 Hoàn thiện công tác quản lý chất lượng phục vụ tiệc cưới 41

3.2.4 Hoàn thiện một số công tác Marketing 41

Phần III: Kết luận

42

PHẦN I LỜI MỞ ĐẦU

Nền kinh tế thế giới ngày càng phát triển, đời sống của con người ngày càng đượccải thiện, nhu cầu được đi đến những vùng đất mới lạ, được nghỉ dưỡng thư giãn ngàycàng nhiều, khiến cho du lịch dần trở thành một nhu cầu thiết yếu trong đời sống xã hộicủa con người Về mặt kinh tế, du lịch đã trở thành một ngành quan trọng của nhiều nướccông nghiệp phát triển Với một số quốc gia, du lịch còn được coi là ngành kinh tế mũinhọn, là cứu cánh để vực dậy nền kinh tế

Tổ chức kinh doanh phục vụ tiệc là một loại hình dịch vụ đã chiếm được chỗ đứngquan trọng trong dịch vụ ẩm thực Dịch vụ tiệc cưới trong các khách sạn hiện nay ngàycàng phát triển mạnh mẽ và trở thành một trong những mảng kinh doanh mang lại doanhthu lớn cho các khách sạn Với tính chất trang trọng của tiệc cưới, cộng với sự ra đời củahàng loạt các nhà hàng tổ chức tiệc cưới, người sử dụng dịch vụ này sẽ trở nên ngày càngkhó tính, đòi hỏi cao hơn về chất lượng dịch vụ của buổi tiệc Chính điều này mang lại cơhội lớn đồng thời cũng tạo ra sức ép cạnh tranh giữa các khách sạn, đòi hỏi mỗi khách sạnphải có những biện pháp nghiên cứu chất lượng dịch vụ tiệc cưới nhằm thu hút kháchhàng đến với doanh nghiệp của mình Tóm lại chất lượng phục vụ luôn là yếu tố quyếtđịnh thành công của doanh nghiệp du lịch nói chung và trong kinh doanh khách sạn, nhà

hàng nói riêng Chính vì vậy, nhóm quyết định lựa chọn đề tài “Tổ chức hoạt động phục

vụ tiệc cưới tại khách sạn Shareton Hà Nội” để đi sâu vào nghiên cứu và phân tích để có

thể hiểu rõ hơn về cách thức tổ chức hoạt động phục vụ tiệc cưới tại khách sạn, cũng nhưcách thức vận hành kinh doanh tiệc của khách sạn Sheraton Hà Nội

Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện bài thảo luận của nhóm, do còn hạn chế vềmặt kiến thức, kinh nghiệm nên không thể tránh khỏi những thiếu sót Chúng em rất mong

sẽ nhận được những ý kiến đóng góp của thầy để bài làm của nhóm có thể hoàn thiện hơnnữa Chúng em xin chân thành cảm ơn thầy!

PHẦN II NỘI DUNG

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN

1.1 Khái niệm, đặc điểm và phân loại tiệc

Tiệc là bữa ăn long trọng và thịnh soạn, nhiều người tham gia nhằm thực hiện nhữngmục đích để tiếp khách, chiêu đãi bạn bè hoặc vì một mục đích nào đó Đặc điểm của tiệc:

- Sự thịnh soạn thể hiện ở phòng tiệc với các tiện nghi sang trọng, lịch sự, cơ sở vậtchất đồng bộ, hiện đại, bài trí hấp dẫn với thực đơn phong phú, nhiều món ngon, chếbiến cầu kỳ hấp dẫn, phục vụ tiệc sang trọng theo nghi thức từng loại tiệc

- Các bữa tiệc thường diễn ra trong phòng lớn nhỏ, có thể là ở ngoài trời và phù hợpvới từng chủ đề

- Sử dụng nhiều lao động trực tiếp, thời gian phục vụ ngắn diễn ra buổi tiệc cũng khácnhau

Phân loại hình tiệc: Căn cứ vào chủ đề tiệc được phân ra các loại như sau

- Tính chất tiệc gồm tiệc ngồi và tiệc đứng (Standing buffet, Sitting buffet, Handingbuffet, Coffee break)

- Thiết kế gồm đại tiệc, yến tiệc, tiệc trà Cocktail và vũ tiệc

- Món ăn thì có tiệc Á, tiệc Âu, tiệc ngọt

- Theo mục đích bao gồm tiệc ngoại giao, tiệc chiêu đãi, tiệc liên hoan (Khai trương,tổng kết, tất niên, sinh nhật, tiệc cưới)

- Theo địa điểm tổ chức gồm tiệc trong nhà, tiệc ngoài trời và tiệc bên ngoài (ngoàikhách sạn)

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của khu vực phục vụ tiệc và hội nghị

1.2.1 Chức năng

- Cung cấp món ăn cho khách hàng

- Cung cấp đồ uống phục vụ cho khách

- Cung cấp dịch vụ tiệc và hội nghị, hội thảo cho khách hàng

- Kiểm soát chi phí và chương trình bán hàng

1.2.2 Nhiệm vụ:

- Phục vụ khách ăn uống

- Phục vụ dịch vụ tiệc, hội nghị, hội thảo

- Tạo môi trường hấp dẫn

- Sử dụng nhiều lao động trực tiếp

- Sự phối hợp trong các hoạt động

1.3.3 Xếp chỗ và trang trí phòng tiệc

Nguyên tắc sắp xếp chỗ ngồi cho khách theo kiểu bàn: Tùy thuộc vào hình dáng bàn tiệc

sẽ quy định một số nguyên tắc sắp xếp chỗ ngồi cho khách phù hợp Chẳng hạn:

Kiểu bàn dài hình chữ nhật

Sắp xếp theo lối Pháp: Chủ tiệc ngồi giữa, ngay vị trí trung tâm - khách chính ngồi đốidiện chủ tiệc - bên phải chủ tiệc là khách số 1, bên trái là khách số 2 - cứ thế, sắp xen kẽ,

bên phải rồi bên trái cho đến hết

Sắp xếp theo lối Anh: Chủ tiệc và khách chính ngồi đối diện 2 đầu bàn - bên phải chủ tiệc

là khách số 1, ở đầu bàn; bên trái là khách số 2, ở đầu bàn - bên phải khách chính là khách

sô 1, ở đầu bàn; bên trái là khách số 2, ở đầu bàn - cứ thế, sắp tiếp tục ở cả phía chủ tiệc

và phía khách xen kẽ nhau vào phía trong cho đến hết

Kiểu bàn tròn

Chủ tiệc và khách chính ngồi đối diện - bên phải chủ tiệc là phu nhân hoặc phu quânkhách chính - bên phải khách chính là phu nhân hoặc phu quân chủ tiệc Trường hợpkhông có phu nhân hoặc phu quân tham dự thì 2 vị trí này được xếp cho khách số 1 phía

chủ và phía khách Chủ tiệc và khách chính ngồi bên nhau, chủ tiệc ngồi bên trái, khách

chính ngồi bên phải - bên trái chủ tiệc là phu nhân hoặc phu quân khách chính, bên phải

khách chính là phu nhân hoặc phu quân chủ tiệc

Kiểu bàn danh dự hình chữ nhật

Trong một số bữa tiệc lớn sẽ bố trí bàn danh dự bên trên, bao gồm chủ tiệc và các vịkhách quý, phía dưới là nhiều bàn khách mời khác Theo đó, tất cả khách mời nên đượcxếp ngồi quay mặt xuống dưới, chủ tiệc ngồi ngay vị trí trung tâm, khách chính ngồi bên

cạnh chủ tiệc, các vị khách quý còn lại được xếp theo kiểu bàn dài như trên

Kiểu bàn danh dự hình tròn

Cũng bố trí bàn danh dự phía trên cùng, chủ tiệc và khách chinh ngồi bên nhau và phía

trước các bàn tròn khác, quay mặt về các bàn tròn phía bên dưới

Kiểu bàn chữ T

Xếp chủ tiệc ngồi giữa bàn đặt ngang, quay mặt xuống phía dưới bàn để đứng; bên phảichủ tiệc là khách chính; bên trái chủ tiệc là khách số 1; các khách còn lại được xếp xen kẽtính từ bàn ngang Lưu ý: bàn ngang sẽ được coi như bàn danh dự (nếu cần), phía bên

trong bàn ngang không xếp ghế ngồi hoặc xếp cho phiên dịch

sát và chỉ đạo phục vụ tiệc

Không gian tiếp khách và Không gian chiêu đãi

Không gian tiếp khách

Thông thường, trước các buổi tiệc thường có tea break hoặc pre-dinner Và các nhà hàngcũng bố trí 2 không gian: đón khách và đãi tiệc.Ở không gian đón khách và tiếp khách cầntrang trí sạch, đẹp, nếu có thể thì thể hiện bản sắc dân tộc, không trang trí cờ, khẩu hiệuloè loẹt, chú ý đảm bảo mát mẻ vào mùa hè, ấm về mùa đông nới đón khách cần có đủchỗ ngồi cho khách, người ta thường dùng phòng này để khách ngồi chờ trước khi vào dựchiêu đãi, xem bảng bố trí bàn tiệc để tìm chỗ ngồi trong chiêu đãi và uống rượu khai vị,

dùng tea break hoặc pre-dinner

Không gian chiêu đãi

Phòng chiêu đãi nên có lối đi rộng rãi, bàn ghế phải được lau chùi sạch sẽ, sắp xếp ngaythẳng Ghế ngồi không nên kê chật quá làm cho khách ngồi ăn không được thoải mái vàkhó cho người phục vụ Cần kiểm tra kại ghế xem có bị gãy không

Phòng chiêu đãi phải được trang hoàng sang trọng; đèn trong phòng chiêu đãi phải đủsáng nhưng không làm khách chói mắt

Dụng cụ chiêu đãi phải được lau chùi thật sạch sẽ, không sứt mẻ Dụng cụ ăn, uống phảiđầy đủ theo yêu cầu của thực đơn: ăn cơm Âu cần những thứ gì và ăn cơm Á cần nhữngbát, đũa gì…

1.3.4 Quy trình phục vụ tiệc ngồi

Qua hai sơ đồ về quy trình phục vụ tiệc ngồi và quy trình phục vụ tiệc đứng hầu như

là gần giống nhau Nhưng do đặc điểm đã nói ở trên về hai loại tiệc thì trong quy trìnhphục vụ tiệc ngồi có thêm bước “Chuyển tới khách món ăn và đồ uống" Còn lại các bướcphục vụ khác đều giống nhau

Dưới đây, là những yêu cầu và những công việc cụ thể cần tiến hành tại các bướctrong quy trình phục vụ nói chung và quy trình phục vụ tiệc đứng, quy trình phục vụ tiệcngồi nói riêng:

Bước 1: Chuẩn bị, set up bàn tiệc

Làm vệ sinh phòng tiệc, sắp xếp bàn ghế theo sơ đồ tại khu vực được phân công

Gấp khăn khăn, chuẩn bị dụng cụ ăn uống, dụng cụ phục vụ, gia vị

Trải khăn bàn, setup bàn tiệc với đầy đủ các dụng cụ, vật dụng cần thiết theo quy định của

đồ ăn ,

đồ uống

Phục

vụ khách trong khi ăn

Thanh toán

Tiễn khách

Thu dọn

Quy trình phục vụ tiệc đứng

1.3.5

Thu dọn

Tiễn khách

Thanh toán

Phục vụ khách trong khi ăn

Đón khách

Chuẩn

bị trước

giờ ăn

Tiệc đứng Nhân viên tổ bản thường kể theo dãy gồm hai hoặc ba bàn tạo thành những dãy

để đồ ăn, dụng cụ ăn uống và các bản đề đồ uống riêng

Khi khách đã ngồi vào bàn, nhân viên phục vụ rót đồ uống cho khách

Khi tiệc bắt đầu, nhân viên phục vụ lần lượt mang các món ăn ra theo trình tự thực đơncủa nhà hàng Lưu ý khi đặt các món ăn vào bàn, nhân viên phải đặt món ở vị trí thuậntiện để khách dễ lấy thức ăn

Trong quá trình mang thức ăn ra, nhân viên phải kết hợp với việc thu dọn những dụng cụbẩn và mang bổ sung những dụng cụ thay thế

Thực hiện những yêu cầu phát sinh của khách dự tiệc, phục vụ khách với thái độ nhiệttình, chu đáo

Trong quá trình phục vụ tiệc, nhân viên phải làm việc dưới sự điều hành của nhân viên

giám sát tiệc, quản lý tiệc Bước 4:Thanh toán:

Thanh toán: khi khách ăn xong, nhân viên thanh toán (thuộc phòng kế toán) gấp chủ tiệc

để thanh toán theo hợp đồng đã được ký kết giữa hai bên Ngoài ra còn phải thanh toán

các chi phí phát sinh ngoài hợp đồng mà khách sử dụng trong bữa tiệc

Bước 5: Tiễn khách

Khi kết thúc tiệc, một số nhà hàng – khách sạn sẽ yêu cầu nhân viên phục vụ đứng ở cửaphòng tiệc để chào tiễn khách Nhân viên phục vụ cần thực hiện đúng các nghi thức tiễnkhách theo quy định của nhà hàng

Bước 6: Thu dọn phòng tiệc

Thu dọn tất cả các dụng cụ bẩn trên bàn tiệc và mang đến khu vực rửa Thu dọn các vậtdụng của nhà hàng: lọ hoa, lọ gia vị… đặt tại khu vực quy định Thu dọn bàn ghế và tiến

hành làm vệ sinh phòng tiệc

1.4 Phục vụ hội thảo, hội nghị

1.4.1 Bố trí phòng hội nghị, hội thảo

Phòng hội nghị, hội thảo là nơi thảo luận, đánh giá nhận xét cũng như đưa ra kế hoạch củacác công ty,doanh nghiệp Tùy theo tính chất của cuộc họp, hội thảo mà chúng ta có cách

sắp xếp bàn ghế khác nhau

Bố trí kiểu rạp hát:

Trong phòng chia làm hai khu vực, là khu vực khách mời ( khán giả) và khu vực chongười diễn giả Khu vực khách mời thì chỉ có ghế không có bàn, khu vực diễn giả thì có

thể trang bị thêm các phương tiện như bàn, máy chiếu, bục phát biểu Bố trí kiểu bàn ghếnày phù hợp cho các chương trình ra mắt sản phẩm mới, các buổi diễn văn nghệ, các cuộc

thích hợp thì việc tương tác mới sẽ tốt hơn

Bố trí bàn ghế theo kiểu lớp học:

Với kiểu sắp xếp như thế này cũng tương tự kiểu bố trí trong rạp hát, tuy nhiên theo kiểunày thì ta sẽ kê bàn trước các dãy ghế Thích hợp với các hội nghị hội thảo mà có phát tàiliệu cho các khách tham dự, khách mời cần sử dụng laptop hay ghi chép trong quá trìnhnghe diễn giả nói Tiện dụng hơn nữa là các khách mời có thể thoải mái gác tay lên bànhay để các vật dụng như túi xách hay điện thoại Cũng như kiểu bố trí trong rạp hát thì

cần lưu ý việc sắp xếp tranh che khuất tầm nhìn của người phía sau

1.4.2 Quy trình phục vụ hội nghị, hội thảo

+ Các lối đi cần phải được thiết kế để cân đối với không gian phòng, lượng khách để vừatạo ra không gian đẹp mắt và tạo sự thoải mái cho khách mời tham dự

+ Kiểm tra lại toàn bộ bàn ghế, khăn trải để đảm bảo sự sạch sẽ, chắc chắn tránh xảy ra sự

cố ngoài ý muốn khi khách hàng đến tham dự

+ Tùy thuộc vào tính chất trang trọng của hội nghị mà người thực hiện quy trình phục vụ

hội nghị cần chú ý cho thêm các phụ kiện như hoa, quà tặng, khăn bàn…

Trong quá trình diễn ra hội nghị

Khi hội nghị diễn ra các vị trí được phân công cần có người đảm nhiệm để hỗ trợ khách

tham dự khi cần Cụ thể:

+ Chủ động đưa thêm nước cho các khách mời ở những vị trí quan trọng nếu hội nghị diễn

ra trong thời gian dài

+ Bao quát, hỗ trợ nhau để hoàn thành các công việc của mình, đây cũng là một trongnhững điều góp nhặt nên sự thành công của hội nghị

+ Thực hiện các yêu cầu của khách trong phạm vi cho phép và được phép

Quy trình phục vụ hội nghị sau khi buổi làm việc kết thúc

Khi hội nghị bế mạc kết thúc, các nhân viên phục vụ sẽ thực hiện trình tự theo quy trìnhphục vụ khi hội nghị kết thúc như sau:

+ Hướng dẫn khách tham dự các hướng ra ngoài để tránh sự lộn xộn, mất tập trung + Thugom lại toàn bộ chai nước trên bàn, các khăn trải bàn cũng cần được gấp gọn và cho vào một vị trí gọn gàng Nếu khăn bẩn sẽ tiến hành phân chia và đưa về vị trí giặt ủi

+ Thu gọn bàn ghế đưa về vị trí cũ khi chưa setup, hoặc thực hiện setup cho buổi hội nghịtiếp theo (nếu có)

+ Vệ sinh toàn bộ hội trường một lần nữa

Chương 2: Thực trạng tổ chức hoạt động phục vụ khu vực tiệc - tiệc cưới tại khách sạn Sheraton Hà Nội

2.1 Giới thiệu khái quát về khách sạn Sheraton Hà Nội

2.1.1 Khái quát về khách sạn Sheraton Hanoi

- Tên đầy đủ: Khách sạn Sheraton Hà Nội

Địa chỉ: K5 Linh Đàm, Số 11 đường Xuân Diệu, quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội Website: www.mariott.com

-Khách sạn Sheraton Hanoi (Sheraton Hà Nội) tọa lạc bên bờ Hồ Tây thanh bình thuộckhu vực Nghi Tàm, quận Tây Hồ Khách sạn cách sân bay quốc tế Nội Bài khoảng 22,7

km, cách ga Hà Nội khoảng 5,5 km và tầm 4,5 km để đến trung tâm thành phố và HồHoàn Kiếm

Lịch sử hình thành:

Được thành lập vào năm 2003 Khách sạn Sheraton Hà Nội là một trong những kháchsạn 5 sao thuộc tập đoàn Starwood- một trong 10 tập đoàn kinh tế lớn và nổi tiếng nhấtthế giới về kinh doanh trong lĩnh vực khách sạn

Khách sạn Sheraton Hà Nội có chức năng hoạt động chính là kinh doanh và cung cấpcác dịch vụ lưu trú, ăn uống, cùng các dịch vụ bổ sung như dịch vụ giặt làm phương tiệnvận chuyển, massage, tổ chức tiệc cưới, hội nghị, hội thảo

Khách sạn đi vào hoạt động năm 2003, hiện tại do Tập đoàn Marriott International quản

lý

Khách sạn gồm 299 phòng trong đó có 283 phòng khách sạn, 16 phòng Suite với lốithiết kế truyền thống Việt Nam hài hòa với phong cách Pháp Các phòng khách có diệntích lớn nhất so với diện tích phòng khách của các khách sạn khác tại Hà Nội, với diệntích 37 mét vuông/phòng Cách trang trí trong phòng với những màu sắc dịu nhẹ và trangnhã, luôn tạo cho ta cảm giác ấm cúng Những khung cửa sổ dài mang hình dáng và màusắc của những ngói lô nhô và những cảnh hồ tuyệt đẹp Từ đây có thể dễ dàng di chuyểnđến các địa điểm ăn uống, tham quan trong thành phố nên thường được đối tượng kháchnghỉ dưỡng và khách công tác lựa chọn

Với 3 nhà hàng, khu vực sảnh và 2 quầy bar, khách sạn cung cấp cho khách hàng rấtnhiều lựa chọn khác nhau về ẩm thực, vui chơi, giải trí và thư giãn Khung cảnh và thựcđơn sáng tạo của mỗi khu vực sẽ khiến cho khách hàng tận hưởng được rất nhiều điều thú

vị khác nhau mà chắc chắn sẽ rất độc đáo ở thành phố Hà Nội

Giải thưởng Khách sạn đạt được cho đến thời điểm hiện tại:

- Sheraton là khách sạn là khách sạn “xanh” đầu tiên tại Hà Nội

- Top 10 đến 25 “Best Conference Hotels in Asia” do Tạp chí Asia Smart Travel BEST INTRAVEL POLL bình chọn năm 2006, 2007, 2009

- Giải thưởng “Khách sạn Kinh doanh hàng đầu Việt Nam” lần thứ 4 liên tiếp trong cuộcbình chọn giải thưởng về du lịch World Travel Awards năm 2010

- Giải thưởng TOP 10 Khách sạn 5 sao Hàng Đầu Việt Nam năm 2018 – Giải thưởng DuLịch Việt Nam

2.1.2 Cơ cấu tổ chức khách sạn

Khách sạn có cơ cấu tổ chức bộ máy đầy đủ, phù hợp bởi có đội ngũ làm việc giàukinh nghiệm Khách sạn đang được điều hành bởi Tổng giám đốc Julian Wong, còn lạidưới quyền ông đều là người bản địa nắm giữ các vị trí quản lý Mỗi một bộ phận trongkhách sạn đều đảm nhiệm một vai trò riêng, cụ thể :

- Bộ phận Nhân sự: Chịu trách nhiệm chính về mặt tuyển dụng nhân sự, tổ chức chương

chương trình đào tạo và huấn luyện cho nhân viên chính thức của khách sạn Quản lý

và đánh giá tình hình, chất lượng nhân viên Chịu trách nhiệm về công việc liên quantới các chính sách đãi ngộ của nhân viên và kết hợp với bộ phận tài chính về việc trảlương cho nhân viên thời vụ

- Bộ phận Sales & Marketing : đưa ra các chính sách bán hàng và quảng cáo có lợi nhất

cho khách sạn để góp phần đem về doanh thu và lợi nhuận Tìm kiếm các nguồn kháchhàng tiềm năng, tiếp thị sản phẩm, nghiên cứu thị trường và đối thủ cạnh tranh Thống

kê, phân tích, đánh giá hiệu quả kinh doanh của khách sạn, khảo sát khách hàng đểđóng góp ý kiến với cấp trên trong việc đổi mới, nâng cấp dịch vụ hiệu quả Hỗ trợnhân viên đặt phòng, kết nối với các bộ phận như nhà hàng, bar, lễ tân để quảng bácác chương trình khuyến mãi của khách sạn

- Bộ phận Kỹ thuật: theo dõi và bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa cơ sở vật chất và các trang

thiết bị trong khách sạn

- Bộ phận Buồng phòng: có 3 chức năng chính, trong đó có chịu trách nhiệm làm phòng,

vệ sinh nội thất và trang thiết bị trong phòng khách và khu vực của khách sạn, chuẩn bị

và kiểm soát trang thiết bị vệ sinh, hóa chất, tiêu hao, minibar, ; làm sạch các loại đồ

vải trong khách sạn, kiểm soát, thống kê và báo cáo lại; giặt là quần áo cho khách khi

có nhu cầu

- Bộ phận Tiền sảnh: đón tiếp, nhận, giải quyết yêu cầu của khách hàng và chuyển thông

tin của khách hàng đến các bộ phận liên quan; hướng dẫn khách, làm thủ tục đăng kýphòng và trả phòng cho khách, vận chuyển hành lý cho khách, thu phí nếu khách hàng

sử dụng các sản phẩm khác trong khách sạn; lưu trữ thông tin của khách lên hệ thống,báo cáo với quản lý tình hình hoạt động; liên kết , hỗ trợ các bộ phận khác hoàn thànhnhiệm vụ

- Bộ phận Tài chính: đưa ra các chiến lược xin đầu tư vốn; theo dõi và báo cáo sổ sách

về các khoản thu, chi, công nợ Nhân viên thu mua chịu trách nhiệm nhận các yêu cầuhàng hóa từ các bộ phận khác trong khách sạn, sau đó tìm kiếm các nguồn hàng có uytín và chất lượng nhằm cung cấp nguyên vật liệu cho các hoạt động dịch vụ trong

khách sạn - Bộ phận kế toán: có nhiệm vụ lập chứng từ trong việc hình thành và sử

dụng vốn , lập chứng từ xác định kết quả kinh doanh của từng bộ phận và của toànkhách sạn ; lập báo cáo tài chính theo tháng, quý, năm; quản lý và giám sát thu, chi

- Bộ phận An ninh: nhân viên an ninh có nhiệm vụ tuần tra, canh gác theo ca, trông giữ

xe cho khách và cho nhân viên các bộ phận khách sạn

- Bộ phận Ẩm thực: bộ phận bếp được chia làm hai mảng: bếp nóng và bếp lạn Trưởng

bộ phận ẩm thực, quản lý và giám sát cùng các bếp trưởng, bếp phó dạng thảo luận vàxây dựng thực đơn cho nhà hàng, quầy bar bao gồm các món Âu, Á, cũng như các loại

đồ uống mới Nhà hàng, bar sẽ có các nhân viên phục vụ khách hàng, ngoài ra cònphục vụ ăn uống tại phòng khách, xây dựng hệ thống quản lý chất lượng món ăn vàthức uống

2.1.3 Giới thiệu về bộ phận tiệc tại khách sạn Sheraton Hà Nội

Cơ cấu bộ phận tiệc

- Banquet manager (Quản lý tiệc): Quản lý nhân viên và điều hành tất cả hoạt động của

bộ phận, chịu trách nhiệm báo cáo và làm việc trực tiếp với F&B director -

- Assistant banquet manager (Trợ lý quản lý tiệc): Hỗ trợ banquet manager quản lý,

kiểm tra, giám sát các hoạt động của nhân viên, xử lý những tình huống phát sinh trong

bộ phận và thay mặt banquet manager tham dự các cuộc họp của khối F&B (nếu đượcyêu cầu)

- Banquet supervisor (Giám sát bộ phận tiệc): Quản lý, theo dõi tất cả giai đoạn, quy

trình và chức năng của những bộ phận liên quan đến tổ chức sự kiện

- Banquet captain: (Tổ trưởng bộ phận tiệc): Trực tiếp hướng dẫn, điều chỉnh đội ngũ

nhân viên khi phục vụ tiệc, quản lý, giám sát toàn bộ các khâu từ chuẩn bị, setup, phục

vụ cho đến khi bữa tiệc kết thúc Đồng thời, banquet captain cũng tham gia vào việcsetup tiệc, chào đón và phục vụ khách

- Nhân viên phục vụ: là những người trực tiếp đem đồ uống, thức ăn phục vụ khách

Khách sạn Sheraton Hà Nội là khách sạn 5 sao cao cấp với chất lượng dịch vụ cao,cung cấp dịch vụ liền mạch, tiện nghi tiên tiến và phong cách sang trọng, tinh tế với 10không gian đa năng trải rộng 861 mét vuông Hệ thống phòng hội thảo tại khách sạnSheraton Hanoi được thiết kế linh hoạt, sức chứa lớn, nhỏ khác nhau

Đặc biệt, khách sạn nổi tiếng với Song Hong Grand Ballroom - một trong nhữngphòng đại tiệc không cột lớn nhất Hà Nội với diện tích 570 mét vuông- có sức chứa lênđến 1000 khách Phòng tiệc với hệ thống ánh sáng, âm thanh chuyên dụng, được bài trísang trọng và ấm cúng, là sự lựa chọn hoàn hảo để tổ chức bữa tiệc đính hôn, tổ chức sựkiện, hội nghị quốc tế quy mô lớn Phòng Sông Đà có ánh sáng tự nhiên giúp không gian

Tr ợ lý quản lý tiệc

Qu ản lý ti ệc

Nhân viên phục vụ

T ổ trưởng bộ phận tiệc

Giám sát b ộ phận tiệc

T ổ trưởng bộ phận tiệc T ổ trưởng bộ phận tiệc

Nhân viên phục vụ

Nhân viên phục vụ

Nhân viên phục vụ

hội họp dễ dàng linh hoạt khi cả hai tiền sảnh đều kết nối với sân trong thanh bình - mộtkhung cảnh lý tưởng cho kỳ nghỉ hội nghị ngoài trời ở Hà Nội Dịch vụ tiệc tại khách sạnSheraton Hà Nội có đội ngũ phục vụ tiệc có kinh nghiệm với những thực đơn đặc sắc vớicác món ngon truyền thống của Việt Nam và những món ăn Châu Á và phương Tây, cũngnhư thực đơn các món ngon truyền thống của Việt Nam với các gói Wedding Party tùychỉnh

- Chime Bar: điểm đến lý tưởng cho những giây phút nghỉ ngơi thư giãn, tận hưởng sựkết hợp hoàn hảo của đồ ăn Tapas, rượu vang và âm nhạc

Các dịch vụ tiệc, hội nghị tại khách sạn Sheraton Hà Nội

- Tiệc Hội Thảo, hội nghị (Meeting/Seminar)

Khách sạn có 8 phòng hội nghị với quy mô và công suất khác nhau, được trang bịcác thiết bị hiện đại phù hợp để tổ chức các buổi họp doanh nghiệp, sự kiện, gặp gỡ đốitác, Bên cạnh đó, khách sạn cung cấp không gian tổ chức tiệc cưới sang trọng với nhiềugói ưu đãi dịch vụ đi kèm tùy thời điểm

+ Chủ yếu phục vụ khách hàng là các doanh nghiệp, công ty có nhu cầu tổ chức hội thảo,hội nghị, các cuộc họp…

+ Tiệc hội thảo yêu cầu chuẩn bị đầy đủ các trang thiết bị tiện nghi: âm thanh, hình ảnh,máy chiếu, hoa tươi, nước suối…

+ Trước và giữa buổi họp phục vụ trà, cafe, bánh ngọt, thức ăn nhẹ…tùy theo yêu cầu củakhách đặt trước

- Tiệc Cưới (Wedding Party)

+ Khách hàng có thể yêu cầu setup bàn tiệc tròn, bàn tiệc kiểu Âu, tiệc buffet…tùy ý +Gói tiệc cưới có thể kèm theo các chương trình khuyến mãi từ các dịch vụ khác củakhách sạn như: tặng phòng tân hôn, tặng phiếu giảm giá các dịch vụ nhà hàng, spa…

- Tiệc Cocktail (Cocktail Party)

+ Hình thức tiệc đứng với menu là các loại cocktail, nước trái cây và thức ăn nhẹ

+ Tiệc rượu cocktail thường đơn giản, không cầu kỳ và đề cao sự thoải mái, mang lạikhông khí thân mật cho người tham dự

- Tiệc Dạ Hội (Gala Dinner)

+ Chủ yếu phục vụ nhóm doanh nghiệp, công ty tổ chức các loại hình tiệc (chiêu đãicuối năm, kỷ niệm thành lập công ty…)

+ Không gian tiệc sang trọng, chất lượng món ăn, dịch vụ cao

+ Yêu cầu chuẩn bị đầy đủ về các thiết bị kỹ thuật: âm thanh, ánh sáng, sân khấu…

- Tiệc Buffet

+ Phục vụ nhóm khách đông, đa phần là gia đình, đồng nghiệp trong công ty…

+ Chiêu đãi khách hàng với sự đa dạng về món ăn và cung cách phục vụ tự do

- Tiệc Cho Hai Người (Dinner For Two)

+ Không gian tiệc được thiết kế lãng mạn, tạo sự bất ngờ cho đối phương

+ Món ăn được chế biến cầu kỳ và trình bày bắt mắt

2.2 Thực trạng tổ chức hoạt động phục vụ khu vực tiệc - tiệc cưới tại khách sạn Sheraton Hà Nội

2.2.1 Tiếp nhận nhu cầu đặt tiệc

Sau khi khách hàng đã phần nào yên tâm và tin tưởng vào khách sạn thì hai bên tiếptục thỏa thuận về một số vấn đề liên quan khác đến buổi tiệc

- Mục đích tổ chức tiệc: tiệc cưới – tuyên bố quan hệ vợ chồng trước gia đình, quyếnthuộc, bạn bè do vậy họ muốn có một không gian lãng mạn, vui vẻ, trang trọng, giá cảhợp lý

- Thời gian: 18h00 thứ 6 ngày 20 tháng 1 năm 2021

- Địa điểm: tại khách sạn Sheraton Hà Nội, K5 Nghi Tàm, 11 Xuân Diệu, Quận Tây

THỰC ĐƠN TIỆC CƯỚI

Món khai vị

Nộm đu đủ bò khô Súp gà tam tơ

Món chính

Phi lê bò sốt nấm rượu vang

và bánh mì

Cá lăng hấp xì dầu Tôm càng xanh nướng phô

mai Cơm chiên Dương Châu

Xôi Hoàng phố Cải xanh xào tỏi Canh ngao nấu chua

Món tráng miệng

Chè sen long nhãn

Đồ uống

Nước ngọt Nước lọcBia Rượuvang

9 Canh ngao nấu chua 103.000

● Đón tiếp khách

● Múa khai mạc

● MC sẽ xuất hiện trên sân khấu nói về nguồn gốc tình yêu, hạnh phúc lứa đôi ● MCmời cô dâu – chú rể vào sân khấu giới thiệu cô dâu – chú rể và cha mẹ hai bênchào quan khách

● MC giới thiệu nghi thức rước rượu và bánh: gồm 4 nam nhân viên, tất cả đều mặctrang phục hoàng gia (mở nhạc Hoàng gia trang trọng)

● Bia và nước ngọt uống không giới hạn trong 1 giờ

● Tiệc trà, cocktail đón khách đầu giờ

● Nghệ sĩ violin và guitar biểu diễn lúc đón khách đầu giờ

● Bàn tiếp tân với sổ hồng lưu bút

● Tháp ly sâm panh với 2 chai rượu vang nổ

● Sân khấu trang trí với 2 cột hoa

● Tượng băng đôi thiên nga uyên ương trên sân khấu

● Bàn tiệc theo tiêu chuẩn với hoa hồng trắng với nến

● Người dẫn chương trình (tiếng Việt)

● Nhạc nền dành cho đám cưới (nhạc đĩa CD)

● Tiệc thử đồ ăn cho 10 người

● 01 phòng ở cho đêm tân hôn tại khách sạn, bao gồm ăn sáng, hoa quả tươi

● Xe đưa đón cô dâu, có trang trí hoa, sử dụng trong 4 tiếng phạm vi nội thành HàNội

● Sử dụng miễn phí vườn Sheraton cho ảnh viện

● Tiệc kỷ niệm 1 năm ngày cưới dành riêng cho cô dâu chú rể

2.2.2 Lập kế hoạch về tổ chức tiệc cưới

Phân công nhiệm vụ cụ thể và kế hoạch nhân sự cụ thể:

- Dựa trên số lượng bàn và khối lượng công việc, ước tính số lượng nhân sự của bộphận tiệc sẽ bao gồm: