hoàn thiện thiện hoạt động thiết kế trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại công ty cổ phần sáng tạo – smart communications

Chương 1MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ HOẠT ĐỘNG THIẾT KẾ TRONG LĨNH VỰC TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.1 Khái quát về tổ chức sự kiện1.1.1 Khái niệm tổ chức sự kiện Khái niệm: Tổ chức s

LỜI MỞ ĐẦU

Thuật ngữ “tổ chức sự kiện” không còn xa lại với người dân Việt Nam trongnhững năm gần đây, tuy nhiên không hẳn tất cả đều hiểu “tổ chức sự kiện” là thếnào? Để làm gì? Quy trình của nó ra sao?

So với quảng cáo tổ chức sự kiện có quy mô và nhu cầu lớn hơn nhiềukhông chỉ có các tổ chức xã hội, phi chính phủ mà còn bao gồm nhu cầu của cácgia đình, cá nhân Kinh tế phát triển nhu cầu về tổ chức sự kiện ngày càng cao

Về cung ứng hoạt động tổ chức sự kiện hiện nay chưa thành một dịch vụ độclập, số công ty chuyên nghiệp kinh doanh tổ chức sự kiện là rất ít Thông thườngcác doanh nghiệp như khách sạn, nhà hàng, trung tâm hội nghị hoặc những doanhnghiệp quảng cáo lớn làm cho chi phí cao mà thiếu tính chuyên nghiệp Cũng cótrường hợp chủ sở hữu tự tổ chức sự kiện cho mình Song hiện trang này thườngdiễn ra đối với các sự kiện nhỏ, không ảnh hưởng rộng trong công chúng Kinh tếngày càng phát triển, sự phân công lao động xã hội ngày cáng sâu sắc, hiện tràngtrên sẽ không còn diễn ra

Tuy nhiên, trong bối cảnh manh mún của thị trường truyền thông tiếp thịViệt Nam giữa những tập đoàn quảng cáo quốc tế và rất nhiều công ty dịch vụtiếp thị địa phương, việc phát triển của các công ty quảng cáo/truyền thông tiếpthị tại Viêt Nam là một thách thức lớn Nhưng vẫn có những doanh nghiệp cóniềm đam mê tầm nhìn dài hạn và mong muốn góp phần nâng cao tính chuyênnghiệp trong truyền thông tiếp thị

Những công ty quảng cáo chuyên thực hiện dịch vụ tổ chức sự kiện màkhách hàng là những cá nhân, tập thể có nhu cầu tổ chức sự kiện và là chủ sở hữu

sự kiện Những người có nhu cầu tổ chức sự kiện phải “đặt hàng” về nhu cầu củamình đến các công ty này để tố chức chuẩn bị và thực hiện hoạt động sự kiện.Thiết kế trong lĩnh vực tổ chức sự kiện là một khâu quan trong không thểthiếu trước khi tiến hành một sự kiện dù lớn hay nhỏ Để tạo dấu ấn cho người

đến dự và đạt được mục đích của tổ chức, doanh nghiệp hay cá nhân là chủ củabuổi event( tổ chức sự kiện) đó.

- Thu thập và phân tích thông tin thứ cấp

- Thu thập số liệu và phân tích số liệu

- Nghiên cứu trên trị trường tổ chức sự kiện Việt Nam

Một ngày trung bình cả nước có khoảng 20 sự kiện lớn nhỏ do chác doanhnghiệp tổ chức, một tháng trung bình có từ 2 -3 công ty liên quan đến lĩnh vựcquảng cáo và tổ chức sự kiện được thành lập Điều đó chứng tỏ nhu cầu và thịtrường công tác tổ chức sự kiện ngày càng nở rộ Và chắc chắn sẽ trở thành một

đề tài nóng cho các doanh nghiệp chưa nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực nàyquan tâm theo dõi Đó là nguyên nhân mà tác giả chọn đề tài để nghiên cứu

“Hoàn thiện thiện hoạt động thiết kế trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại công ty

Cổ Phần Sáng Tạo – Smart Communications” vì đây là một nhân tố quyết định

sự thành công của sự kiện

Chương 1MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ HOẠT ĐỘNG THIẾT KẾ TRONG LĨNH VỰC TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.1 Khái quát về tổ chức sự kiện

1.1.1 Khái niệm tổ chức sự kiện

Khái niệm: Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp các

hoạt động với các tư liệu lao động cùng với việc sử dụng máy móc thiết bị, công

cụ lao động thực hiện dịch vụ đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và cáchoạt động sự kiện cụ thể nào đó trong một thời gian và không gian cụ thể nhắmchuyển tới đối tượng tham dự sự kiện những thông điệp truyền thông theo yêucầu của khác hàng mục tiêu

Qua khái niệm trên, tổ chức sự kiện được coi là một quá trình hoạt động.Quá trình này có sự kéo dài về thời gian, từ các công việc chuẩn bị tới các hoạtđông sự kiện tiếp đến là không gian cụ thể, nơi diễn ra các hoạt động trên

Trong quá trình đó, các hoạt động sự kiện được thực hiện theo kịch bản,

kế hoạch đã được chuẩn bị trước Có những hoạt động trong quá trình này sử dụnmáy móc thiết bị, công cụ để tạo nên những sản phẩm hàng hoá cụ thẻ như phòng

ốc, sân khấu, bàn ghế, v.v… Những hoạt động khác nhằm tạo ra dịch vụ như thiết

kế thiếp mời, lên danh sách khách mời, âm thanh, ánh sáng, vận chuyển, kháchsạn, v.v… tất cả đều hướng tới phục vụ các hoạt động sự kiện, các hoạt động nốitiếp nhau, đan xen nhau tạo thành dòng chảy theo thời gian định hướng tới sựkiện Có thể khái quát thành sơ đồ sau:

Sơ đồ 1 Dòng công việc trong tổ chức sự kiện

sự kiện

Bế mạc

sự kiện

Các hoạt động “chuẩn bị” gồm nhiều nội dung công việc được bố trí theomột trật tự nhất định với phương cách thực hiện cụ thể chi phối của hệ thốngquản trị: lựa chọn xá định địa điểm, xác định không gian và tổ chức sự kiện, lêndanh sách khách mời, đưa đón khách tham dự sự kiện, tiếp đón khi khách mời tới

và những công việc do thời tiết chi phối Những hoạt động “trong sự kiện” gồmnhững hoạt động phục vụ ( do Nhà tổ chức sự kiện đảm nhận) như: tổ chức ănuống trong sự kiện, các hoạt động bảo vệ trị an, v.v… và các hoạt động của sựkiện theo kịch bản riêng nó chi phối các hoạt động khác Nội dung những hoạtđộng “sau sự kiện” gồm sử lý những khiếm khuyết của hoạt động tới các thànhviên tham gia tổ chức sự kiện, duy trì phát triển mối quan hệ giữa chủ sự kiện vớikhách mời và công chúng, với nhà tổ chức thì công việc sau sự kiện là họp và rútkinh nghiệm để làm sự kiện sau tốt hơn

Bất kỳ một sự kiện nào cũng nhằm đạt được mục tiêu truyền thông nào đó.Toàn bộ các hoạt động sự kiện diễn ra trong bối cảnh không gian thời gian cụ thểkhác biệt Đối tượng tham dự sẽ nhận được một hệ thống giá trị vật chất và phivật chất do sự kiện mang lại Hệ thống đó chính là thông điệp mà chủ sở hữu sựkiện chuyển tới đối tượng nhận của họ Hệ thống giá trị nhằm thực hiện nhiệm vụ

gì đó mới là mục đích đích thực của sự kiện, các giá trị đều phải hướng đếnnhiệm vụ này và chịu sự quy định của nhiệm vụ này Do vậy người có nhu cầu tổchức sự kiện phải đặt yêu cầu nhiệm vụ từ đầu đối với Nhà tổ chức Trên cơ sở

đó mới xây dựng kịch bản đúng và công việc chuẩn bị mới xác thực

Để có nhận thức đúng đắn khái niệm tổ chức sự kiện, cần làm rõ các thànhviên tham gia tổ chức và mối quan hệ giữa họ các thành viên này có vai trò quyếtđịnh đến sự thành công của sự kiện

Đối tượng tham dự sự kiện là các khách mời theo yêu cầu của chủ sự kiện

Đó chính là các đối tượng nhận thông điệp truyền thông của sự kiện Tuỳ theomục đích của sự kiện mà đối tượng khách mời là khác nhau ví như: Chủ sự kiện

là các doanh nghiệp thì khác mời là khách hàng mục tiêu, công chúng; Chủ sựkiện là các tổ chức đoàn thể thì khách mời sẽ là các cá nhân thuộc tổ chức đoànthể đó thu hút; Các sự kiện mang tính chuyên đề thì khách mời còn chi tiết cụ thểhơn nữa.

1.1.2 Phân loại và mục đích của tổ chức sự kiện

Ngày nay, việc tổ chức những sự kiện đặc biệt (event) đã trở thành mộttrong những công cụ phổ biến nhất trong hoạt động tiếp thị Cũng như nhữngcông cụ tiếp thị khác, mục đích của việc tổ chức một sự kiện là gây sự chú ý chosản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp, tạo sự quan tâm hơn nữa từ kháchhàng, từ đó giúp tăng doanh số bán của công ty Để có thể xây dựng được một

sự kiện thành công đúng mục đích, đạt được kết quả như mong muốn thìnhà tổ chức sự kiện cần hiểu và phân biệt rõ các loại hình của tổ chức sựkiện

Có một số loại sự kiện cơ bản sau đây:

 Họp, hội thảo

- Tập hợp một số thành viên trao đổi thông tin, quan điểm

- Cung cấp thông tin về sản phẩm mới, ý tưởng mới

- Trao đổi ý kiến

- Kỷ niệm ( các dấu mốc thời gian, không gian…)

- Gây quỹ (nghiên cứu, từ thiện, v.v…)

- Tạo ý thức trong công chúng

- Thu hút nhà tài trợ mới

- Thu hút người ủng hộ

- Tăng tình nguyện viên

- Ghi nhận doanh số bán thảo luận

- Tập hợp đội ngũ kinh doanh bàn chiến lượcphát triển trong tương lai

- Gặp gỡ giữa ban lãnh đạo với đội ngũ kinh doanh ngoài môi trườnglàm việc

- Tranh thủ sự ủng hộ nội bộ và đối tác

 Sự kiện đặc biệt

- Gây sự chú ý trong giới truyền thông

- Gây ý thức trong công chúng

Ví dụ: Những buổi “giới thiệu sản phẩm” mới thường được đi kèm với

các chương trình giải trí, biểu diễn Tuy nhiên, không nên để những chương

trình này kéo dài quá mức và làm cho khách hàng sao lãng với mục đích chính

là giới thiệu sản phẩm/dịch vụ Nói một cách khác, những chương trình giải trí

và biểu diễn chỉ là những “chất xúc tác” còn sản phẩm/dịch vụ của công ty vẫn

là phần “cốt lõi” Ngoài ra, cũng nên chú ý đến yếu tố không gian và thời gian

khi tổ chức các buổi giới thiệu sản phẩm mới Với “kỷ niệm thành lập” là một

sự kiện đặc biệt mà hầu hết các doanh nghiệp đều có thể tổ chức Có một thâmniên hoạt động trong một ngành nghề nào đó là một điều đáng để doanh nghiệp

tự hào và nên tận dụng cơ hội này để củng cố sự ủng hộ, lòng trung thành củanhững khách hàng trong quá khứ và hiện tại Buổi tiệc “sinh nhật” cũng là dịp

để mời những khách hàng tiềm năng và xây dựng quan hệ với họ “Khai

trương” một trong những lý do tốt nhất để tổ chức một sự kiện Để có tác

dụng tốt, phải làm cho sự kiện này mang một nét đặc trưng riêng, nói lên đượcngành nghề và chuyển tải được thông điệp muốn nhắn gửi đển khách hàng, đólà: ”Chúng tôi đã có mặt Chúng tôi khác với các đối thủ cạnh tranh, chúng tôitối hơn các đối thủ cạnh tranh và chúng tôi đang sẵn sàng phục vụ bạn” Phảilàm cho khách hàng có ấn tượng mới lạ và tốt đẹp về buỗi lễ khai trương Nêntránh đi vào lối mòn như nhất thiết phải có chạy thử máy (đối với việc khaitrương nhà máy sản xuất), cắt băng khánh thành…Hãy nghĩ ra những cách làmsáng tạo Chẳng hạn, nếu khai trương một cửa hàng bán đồ điện tử, có thểdùng một bộ điều khiển từ xa để mở cửa vào giờ khai trương Hãy để cho buổi

lễ khai trương thêm phần ấn tượng, có thể thiết kế thiệp mời độc đáo, đăng tảitin trên báo chí, tổ chức các chương trình giải trí, biểu diễn, tặng quà chonhững người đến dự Ngoài ra, cũng có thể nghĩ ra những cách để ghi nhớ vàcảm ơn những khách hàng đầu tiên như gửi phiếu mua hàng miễn phí hoặcgiảm giá, ghi lại tên và ngày sinh khách hàng để gửi thiệp chúc mừng sinhnhật

1.2 Tiến trình cơ bản thực hiện một sự kiện

1.2.1 Dự toán ngân sách và lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Ngân sách là vấn đề quan trọng hàng đầu của tổ chức sự kiện Ngân sách

quyết định việc tổ chức sự kiện có thực hiện hay không cũng như mục tiêu sựkiện, quy mô tổ chức sự kiện

Tầm quan trọng của ngân sách: dự liệu các hàng hoá dịch vụ và nhưng

phương pháp dự liệu để có được danh mục hàng hoá dự liệu cần thiết cho sựkiện Nhà tổ chức sự kiện phải dự kiến được hàng hoá dịch vụ cần thiết cho tổchức sự kiện về số lượng, chất lượng và chi phí

Trước hết, Nhà tổ chức sự kiện phải dự kiến được danh mục hàng hoá vàdịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện về số lượng và chi phí Cần cố gắng dự liệuhàng hoá dịch vụ ban đầu chưa tính đến chi phí, sau đó dùng phương pháp loạitrừ, dữ lại danh mục hàng hoá bắt buộc phải có trong chương trình Nếu ngânsách dự toán cho phép có thể bổ sung cho danh mục những hàng hoá dịch vụ đãloại trừ ban đầu, nếu ngân sách dự toán thiếu hụt, Nhà tổ chức sự kiện càn rà soátlại danh mục hàng hoá đã lựa chọn, tiếp tục loại trừ những hành hoá kém mức độcần thiết đối với tổ chức sự kiện, bảo đảm tương ứng với ngân sách dự toán

Dưới đây là danh mục hàng hoá, dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiệnthường có trong dự toán:

o Vật liệu quảng cáo

o Thông tin liên lạc

o Dịch thuật

o Vận chuyển

o Hải quan

o Các chi phí khác

Mục đích của sự kiện không những chi phối dự toán ngân sách mà còn chiphối cả hiệu quả ngân sách Trước khi tổ chức bất kỳ một sự kiện nào, Nhà tỏchức cũng phải trả lời câu tổ chức sự kiện đó nhằm mục đích gì? Nói cách kháccần làm rõ mục tiêu trước khi bắt tay tổ chức nó Mục tiêu của sự kiện gắn liênvới quy mô thiết kế và tổ chức sự kiện, các yếu tố được nêu ra tác động vàongân sách và ngược lại chi phí cũng chi phối các yếu tố đó Cần xác định đượcmục tiêu chính, mục tiêu phụ để biết và tập trung vào thực hiện những mục tiêuquan trọng trước gắn liền với quy mô và ngân sách của sự kiện

Trên thực tế các sự kiện có thể khác nhau về tính chất, quy mô…do đó

mà danh mục hàng hoá, dịch vụ cho từng sự kiện cụ thể là khác nhau Tuỳ mỗi

sự kiện để cân đối và lựa chọn ra hạng mục thích hợp cho nó

Yêu cầu của tiên lượng ngân sách:

có

dung ngân sách thiếu hụt để tổ chức sự kiện

 Xác định rõ quy mô, vị trí, địa điểm tổ chức sự kiện chi phối ngânsách

 Lập ngân sách trong phạm vi cho phép

Tóm lại, trong bước chuẩn bị tổ chức sự kiện, Nhà tổ chức cần giải quyếtnội dung sau:

 Có nên tổ chức sự kiện không?

 Có đủ ngân sách cho tổ chức sự kiện không?

 Sử dụng ngân sách cho tổ chức ngân sách là bao nhiêu?

 Sự kiện có xứng đáng với ngân sách chi ra không?

Lên kế hoạch thời gian, hệ thống hoá các hoạt động sự kiện được chỉ

rõ thành viên trong Ban tổ chức thực hiện theo chức năng Lập thời gian biểucho công tác chuẩn bị: phương pháp chuẩn bị sự kiện, hình dung sự kiện, tạohình ảnh ấn tượng cho sự kiện, kế hoạch phân bổ ngân sách và lịch thanh toán.Việc đầu tiên là cần thành lập Ban tổ chức thực hiện các công việc cho tổchức sự kiện Ban tổ chức gồm các thành viên thuộc các thành phần khác nhau,

có khả năng và kỹ năng chuyên môn nghề nghiệp để chủ động trong thực hiện.Mỗi thành viên được giao một mảng công việc cụ thể chi tiết trên những lĩnhvực riêng biệt, không trùng lặp nhau Nhà quản trị đảm nhiệm trưởng Ban tổchức trực tiếp điều hành các thành viên trong Ban, kipk thời về nội dung cáccông việc về việc két hợp các kỹ năng chuyên môn, điều hoà và tạo nên sự ănkhớp chương trình riêng biệt nhằm tạo ra sự đồng bộ công việc giữa các thànhviên trong Ban

Một văn phòng báo chí của một cơ quan, tổ chức được yêu cầu tổ chứcnhiều loại sự kiện công cộng Có những “sự kiện của giới truyền thông” – lànhững sự kiện mà báo giới được mời tham dự – và có những sự kiện khác màgiới truyền thông có hoặc không tham dự Một người phát ngôn báo chí cần cókhả năng nắm bắt được tính chất tham dự của bất kỳ một sự kiện nào, có giớitruyền thông hay không, cho dù là đang tổ chức hay tham dự với tư cách là mộtkhách mời Hãy nghĩ đến những sự kiện như đi nghe hòa nhạc hoặc xem vũ ba-

lê Mọi chuyện cần được lập kế hoạch và thể hiện bằng văn bản và mọi việc đềuliên quan đến chủ đề chung của buổi biểu diễn Mọi chi tiết và vai trò của từngngười cũng được cân nhắc từ trước Cần có một giám đốc – chọn ra từ các nhânviên – có mặt trực tiếp tại hiện trường để đảm bảo rằng mọi việc được thực hiệntheo đúng kế hoạch

Hệ thống hoá các hoạt động tổ chức sự kiện: Các hoạt động trong giai

đoạn chẩn bị phục vụ cho các hoạt động tổ chức sự kiện là rất nhiều, đòi hỏi

Ban tổ chức phải tính đến không bỏ sót, cần xác định các hoạt động quan trọng

để thiết kế các hoạt động tổ chức sự kiện cụ thể Các thành viên trong Ban tổchức tiến hành hệ thống hoá các hoạt động chuẩn bị cho tổ chức sự kiện, cáchoạt động này có mối quan hệ mật thiết với nhau và với các hoạt động cơ bảntrong tổ chức Hệ thống hoá các hoạt động tổ chức sự kiện quan trọng với tổchức sự kiện, ưu tiên thực hiện hoạt động quan trọng trước Cần chú ý nhữnghoạt động chuẩn bị có tác động vào các hoạt động khác, đòi hỏi phải thực hiện

nó như một tiền đề

Lập thời gian biểu cho công tác chuẩn bị: Sau khi khái quát các hoạt

động chuẩn bị tổ chức sự kiện và hệ thống hoá các hoạt động đó, Nhà tổ chức

sự kiện xâu chuỗi các hạng mục công việc, cố gắng khái quát và tránh sai sót từ

đó xác định hạng mục chủ yếu mà thiếu chúng là sự kiện không thể tổ chứcđược, mỗi một hạng mục luôn có một hạng mục phụ trợ di theo nó có quan hệmật thiết với nhau

Thời gian cho chuẩn bị tổ chức sự kiện: Lấy thời gian bắt đầu từ khi lập

kế hoạch tới khi bắt đầu tổ chức sự kiện là mức độ khống chế cho toàn bộ thờigian các hạng mục công việc chuẩn bị Nhà tổ chức sự kiện cần xác định thờigian cho từng hạng mục cong việc, đặc biệt là những hạng mục công việc quantrọng Sau đó, xác định thêm thời gian dự phòng cho toàn bộ hệ thống công việctuỳ theo nguồn lực của doah nghiệp, theo yêu cầu thời gian Có ba phương phápsau để người tổ chức có thể lên thời gian cho một sự kiện:

 Phương pháp cuốn chiếu: các hạng mục công việc thực hiện sâu

chuỗi teo dòng thời gian thống nhất, thực hiện hét hạng mục công việc này tớihạng mục công việc khác được thực hiện nối tiếp nhau Phương pháp này sửdụng trong điều kiện có thời gian dài để chuẩn bị, nguồn lực doanh nghiệp yếu.Đây là phương pháp mà Nhà tổ chức sự kiện có điều kiện để kiểm tra trực tiếphoạt động chuẩn bị

 Phương pháp song song: các hạng mục của công việc được chia ra

thành các nhóm khác nhau, xau chuỗi các hạng mục công việc trong các nhóm,tiến hành các hạng mục công việc teo trình tự trong các nhóm Các nhóm cùngthực hiện công việc và cùnghoàn thành trong thời gian thống nhất Phương phápnày rút ngắn thời gian chuẩn bị nhưng sẽ là khó khăn trong việc kiểm tra giámsát và tổ chức phức tạp

 Phương pháp kết hợp: là phương pháp kết hợp hai phương pháp

cuốn chiếu và song song bằng các xâu chuỗi các hạng mục công việc chính, bắtđầu từ những công việc cần nhiều thời gian và quan trọng sau đó là các thông sốgiảm dần

Hình dung sự kiện: là yếu tố quan trọng đảm bảo sự thành công của sự

kiện nên cần hình dung sự kiện từ đầu tới cuối, xuyên suốt sự kiện để thấy đượcnhững vị trí công việc trong sự kiện có thể phát sinh mâu thuẫn, những yếu tốngoại lai khác kịp thời giải quyết những mâu thuẫn đó ngay tư khâu lập kếhoạch Hình dung ra sự kiện giúp Nhà tổ chức xác định chính xác số lượng cán

bộ, nhân viên đảm nhận công việc để tạo ra một sự kiện hoàn hảo không sảy rasai xót không đáng có Ngoài ra, còn giúp Nhà tổ chức sự kiện xác định đượcnhu cầu về tài chính đối với các phương án đó khi hoàn tất kế hoạch tổ chức sựkiện của doanh nghiệp Sự kiện nào cũng cần phải có mục đích rõ ràng, sự kiện

tổ chức ra nhằm thoả mãn mong muốn, nhu cầu nào đó của chủ sở hữu nó vàngười chủ đó mong rằng thông qua sự kiện để tạo dựng hình ảnh danh tiếngtrong công chúng Khách hàng rất quan tâm tới không khí của sự kiện, nhịpđiệu và lịch rình của toàn bộ sự kiện Nhà tổ chức cần quán triệt được mục đíchcủa sự kiện, nhiệm vụ của sự kiện, hoạt động cụ thể của sự kiện, thành phầntham dự, thời gian, địa điểm thực hiện và lên kế hoạch trước bao lâu để có địađiểm cho tổ chức sự kiện

Tạo hình ảnh ấn tượng cho sự kiện: liệt kê các yếu tố ảnh hưởng đến sự

thành công của sự kiện từ đó xác định nội dung yếu tố nào cần được ưu tiên đểtạo hình ảnh ấn tượng cho sự kiện và người chủ sự kiện Để tạo ra ấn tượng cho

sự kiện cần đảm bảo những nội dung sau:

 Xác định nội dug, yếu tố cần ưu tiên

 Tạo được ấn tượng cho các thành viên tham dự, hình ảnh của tổ chữ

sở hữu sự kiện trong công chúng

 Xác định tâm lý môi trường sự kiện và tạo bầu không khí trong thựchiện sự kiện luôn mới lạ

 Chuỗi giá trị sự kiện mang lại phù hợp với nhu cầu của các thànhviên tham dự

Kế hoạch phân bổ ngân sách: Khâu này cần thực hiện sớm ngay từ khi

bắt đầu lên kế hoạch cho sự kiện Lập bảng chi phí phân bổ ngân sách bằng việcliệt kê các hạng mục công việc, nội dung hoạt động cùng với ngân sách dự kiếnkèm theo để tránh nhầm lẫn trồng chéo Kiểm tra điều chỉnh tổng thể Mỗi một

sự kiện sẽ bao gồm những nội dung hoạt động khác nhau nên không có côngthức có sẵn cho mỗi bảng chi phí, lên chi tiết các hạng mục cụ thể kể cả nhữngnội dung không quan trọng Tổng chi phí có thể tăng lên rất nhiều nhất là liênquan đến đồ ăn thức uống Ngoài các khoản chi đó còn có các khoản phụ phí(điện, tiền bản quyền cho nhạc sĩ khi sử dụng tác phẩm của họ) Vì vậy, cần liêntục chỉnh sửa ngân sách khi thêm bớt đi các hạng mục nhưng cần có sự thốngnhất giữa khách hàng và nhà quản trị để tránh những bất ngờ từ hai phía, cầnphân tích tìm ra nguyên nhân chênh lệch chi phí và đưa ra giải pháp khắc phục

Lịch thanh toán: trước ngày ký hợp đồng Nhà tổ chức cần chuẩn bị lịch

thanh toán với những cơ sở cung cấp dịch vụ như: khách sạn, nhà hàng, bệnhviện thoả thuận cụ thể chi tiết dịch vự thanh toán, phương thức thanh toán.Thường thì Nhà tổ chức sự kiện phải trả 30% đến 50% giá trị dịch vụ Trong

nhiều trường hợp cũng có những khoản phát sinh ngoài dự kiến ban đầu, do vậylịch thanh toán cũng cần chỉnh sửa khi có hạng mục thay đổi.

1.2.2 Tổ chức và tính toán thời gian

Hành trình tổ chức và nội dung công việc khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 2: Hành trình tổ chức và nội dung công việc

Đường tời hạn trong tổ chức sự kiện là ranh giới cuối cùng mà nếu vượt qua , dù chỉ một ly cũng có thể ảnh hưởng rất lớn đến sự kiện đổ vỡ, kéo theo những thiệt hại to lớn đối với chủ sự kiện và nhà tổ chức.

Tổ chức và tính toán thời gian: xây dựng trên cơ sở xác định lịch trình

công việc Mốc thời gian là ngày tổ chức sự kiện được tính lùi trở lại và hệthống các hạng mục công việc phải được thực hiện trong thời gian đó

Việc luôn kiểm tra và duy trì mọi hoạt động trong quỹ đạo và tiến độ bámsát lịch trình là rất cần thiết, vì vậy Nhà tổ chức cần nhất quán theo con đường

đã vạch ra

Sử dụng lịch trình để kiểm tra lại các hạng mục công việc phải làm vf córất nhiều yếu tố chi phối tới kết quả của tổ chức sự kiện Chú ý tới các côngviệc dù là nhỏ và đơn giản nhất một công việc sai phạm nó sẽ gây ra tác hại lớntheo hiệu ứng Domino gây ra hậu quả khó lường Mục tiêu là hoàn thành mọicông việc trước khi diễn ra sự kiện

Lập kế hoạch sơ bộ

Xây dựng kế hoạch chi tiết với các đường tới hạn

Xây dựng các bản chức năng công việc chi tiết

Kiểm tra hợp đồng với các nhà cung ứng và những người có liên quankhác Cần ghi hạn cuối cùng trong hành trình tổ chức và ngày cụ thể để xem xéthạn cuối đó Khi sự kiện triển khai cần tiếp tục cập nhật hành trình tổ chức theobảng chi phí và lịch thanh toán, mô tả các hạng mục và phân công côg việc chi

tiêt cụ thể cho từng người (theo phụ lục bảng 1)

Bảng nội dung công việc như một kịch bản của một bộ phim hay một dàn

nhạc mà người đạo diễn hay người nhạc trưởng cần là một nhà đạo diễn sángtạo nắm vững kịch bản, hiểu rõ sự kiện (từng thời điểm, từng bước đi, từng chitiết) mỗi nhân viên như là một diễn viên hay một người chơi đạo cụ trong dànnhạc phải biết rõ vai trò của mình, biết mình làm gì, thời gian nào và ở đâu và

do ai phụ trách Chọn ra một người chịu trách nhiệm cho toàn bộ sự kiện trongngày tổ chức sự kiện Bảng nội dung công việc là để giúp cho công việc diễn rađúng trật tự, không bất ngờ Bảng nội dung công việc là những thông tin cungcấp biết chúng ta tổ chức sự kiện như thế nào Bảng nội dung công việc cần ghi

ra chính xác những nội dung đã được ký hợp đồng, chi phí thảo thuận và toàn

bộ không gian hoạt động của sự kiện ( cách bài trí, sắp xếp, nơi sự kiện diễn ra,nghỉ ngơi giải trí, v.v ) các nhà cung cấp cần biết trước các việc đó để chuẩn bịchu đáo kịp thời Nhà tổ chức sự kiện cần phân công người giám sát các nhàcung cấp từng công việc, từng khu vực nhằm đảm bảo mọi thứ theo đúng kếhoạch, những thay đổi phải biết trước và được chủ động ứng phó

Xây dựng bảng nội dung công việc trình bày rõ từng bước thực hiện đốivới từng công việc và người được phân công với thời gian và không gian cụ thể.Bản nội dung công việc được coi là một kịch bản của tổ chức sự kiện

Kết quả phải đạt được của bảng nội dung công việc là hiệu quả và hình ảnhtổng thể của sự kiện khách sẽ nhìn thấy và cảm nhận Cần phải gửi bản nộidung công việc tới các cán bộ chủ chốt trong các công ty có liên quan, giú chonhà cung cấp nhận thức được tổng thể sự kiện và vị trí mình cung cấp trong đó

nâng cao trách nhiệm đảm nhận của họ Nhà tổ chức sự kiện cần bó trí một cuọchọp trước khi diễn ra sự kiện để xemlại lần cuối bảng nội dung công việc thốngnhất nhận thức chi tiết về nội dung và sự kiện Trong ngày diễn ra sự kiện, mọicông việc sẽ do một cán bộ điều hành chịu trách nhiệm giám sát công việc thựchiện theo đúng tiến độ bảng nội dung công việc sau đó báo cáo về người chỉhuy chương trình, chịu trác nhiệm giải quyết mọi vấn đề Bảng nội dung cầnphân công rõ từng công việc cho từng thành viên, số điện thaọi liên hệ của mỗithành viên, vị trí của họ khi diễn ra sự kiện để người chỉ huy có thể tiện liên lạckhi cần Mỗi một hành viên tham gia tổ chức cần có một bản nội dung côngviệc luôn mang teo mình khi sự kiện diễn ra để họ tiện theo dõi và biết đượcnhiệm vụ của mình tại thời gian, địa điểm nào và công việc của họ là gì Ngoài

ra còn có các tình nguyện viên tham gia tổ chức sự kiện

Tính toán thời gian: Sự kiện có thể hoặc chỉ mang một trong các tính

chất "lễ - hội - khánh tiết" hoặc bao gồm cả ba Điều quan trọng nhất, sự kiện cóquan hệ mật thiết và cực kỳ quan trọng với yếu tố thời gian mà trong đó, đơn vịchỉ đôi khi được đo bằng giây, phút mà thôi Đối với nhà tư vấn & tổ chứcchuyên nghiệp, chìa khóa thành công nằm ở khả năng phối hợp các thế mạnhmang tính thời đại như công nghệ thông tin, vật liệu, truyền thông, kỹ năng của

bộ máy nhân sự và bản sắc văn hoá doanh nghiệp nói riêng và đất nước nóichung Việc quyết định ngày là yếu tố quyết định thành công của sự kiện Mỗimột loại sự kiện với các mục đích khác nhau thì nên chọn thời gian khác nhau

để tổ chức Dự vào thời tiết khí hậu của từng địa điểm để có quyết định lựachọn tưòi gian tổ chức sự kiện Lựa chọn thời gian trong năm, tháng trong năm,tuần trong tháng, ngày trong tuần, thời gian trong ngày vì vậy nhà tổ chức cầncân nhắc thời điểm trước khi hoàn tất kế hoạch của mình Ngoài ra, còn chọnthời gian theo kinh ngiệm dân gian: thuyết âm dương, thuyết ngũ hành, phongthuỷ …

Sơ đồ 3 Tính toán thời gian:

Những yếu tố chủ yếu chi phối đến việc tính toán thời gian:

 Loại sự kiện (hội nghị, hội thảo, thể thao…)

 Thời tiết, khí hậu ( mùa nóng, lạnh, mưa, khô)

 Quy luật về tính thời vụ của các loại sự kiện phổ biến theo từng thờiđiểm trong năm (kỳ nghỉ, lễ hội,…)

 Các sự kiện cụ thể diễn ra trùng thời điểm với thời gian dự kiến của

Danh sách khách mời: Trước mỗi một sự kiện Nhà tổ chức cần đặt ra

câu hỏi: Ai là khách mời mục tiêu? Ai là người lên danh sách khách mời Lêndanh sách khách mời chính và khách mời dự bị là những người có thể đượcthay thế khi khách mời chính vắng mặt Nếu muốn thu hút các phương tiện

thông tin đại chúng thì cần xét: có bao nhiêu nhà báo cần mời? Cơ quan chứcchính phủ nào được phỏng vấn không?

Xác định rõ đối tượng khách mời của sự kiện, số lượng khách mời vànhững vấn đề liên quan đến khách mời bảo đảm phục vụ khách an toàn ổn địnhtrong suốt thời gian diễn ra sự kiện Lên danh sách khách mời và hồ sơ thôngtin khách mời ( giới tính, tuổi tác, quốc tịch, ngôn ngữ, tôn giáo, trình độ vănhoá, người đồng hành, phương tiện đi lại,…) Lên danh sách khách mời để biết

số lượng khách mời trong sự kiện hôm đó vì nó còn phụ thuộc vào loại địađiểm, phòng sự kiện cần thuê, công tác hậu cần phục vụ khách mời và ngườiđồng hành, cách bài trí trưng bày, cơ sở vật chất trang bị cần thiết

Thiết kế thực hiện in ấn thiếp mời: thời gian gửi thiếp phải có thời gian

đủ sớm để khách kịp có thời gian phản hồi dự hay không dự sự kiện Lập anhsách khách mời, viết nội dung giấy mời, chuyển nội dung đến nhà thiết kế giấymời, đặt đơn vị chuyển phát, kiểm tra thiết kế giấy mời, in ấn thiết và phong bì,gửi thiếp, thẻ VIP nếu có Danh sách khách mời thì có khách VIP và khách phổthông, đại diện báo chí

Danh sách khách mời có đầy đủ họ và tên; giới tính; tên và địa chỉ cơquan công tác của khách mời; số điện thoại di động, cố định, fax, email củakhách mời hoặc trợ lý (nếu có); các thông tin khác nếu có

Nội dung chủ yếu của GIẤY MỜI

 Tên của sự kiện

 Logo và biểu trưng của chủ

 Chương trình các tiết mục

sự kiện

 Chỉ dẫn về nhượng quyền giấy, phương tiện đi lại

Ngoài ra cần quan tâm tới các diễn giả, các phương tiện truyền thông

cũng có thiếp mời, người thân của khách mời có khả năng đi theo tới sự kiện.Lựa chọn cơ quan thông tấn báo chí phù hợp( phạm vi bao phủ, mức độ chuyênsâu…); bố trí chỗ ngồi không gian tác nghiệp cho các đại diện báo chí, thôngtấn, phòng cho các cuộc phỏng vấn riêng, cung cấp thông tin cần đăng tải,chuẩn bị hỏi đáp báo chí và quà tặng cho đại diện báo chí Lựa chọn diễn giảtrao đổi thông tin với diễn giả hỗ trợ bài diễn thuyết Với các thành viên đi kèmkhách mời cũng phải bố trí chỗ ăn, nghỉ, vui chơi hợp lý

1.2.4 Địa điểm tổ chức sự kiện

Quy trình lựa chọn địa điểm được khái quát qua sơ đồ sau

Sơ đồ 7: Quy trình lựa chọn địa điểm

Mối quan hệ giữa lựa chọn địa điểm và các vấn đề khác: phù hợp với thiết

kế không gian tổ chức, kích cỡ phòng…, phù hợp với thời gian trong năm,tháng… nhất là với các nhà công cộng, du thuyền, công viên bởi chúng khôngphải luôn có sẵn Việc thuê khách sạn trong mùa cao điểm là rất khó khăn

Loại sự kiện và quy cách

thiết kế

Bản tham chiếu cho việc đánh giá địa điểm

Xác định loại hình địa điểm

Địa phương

có loại địa điểm

đã xác định

Lựa chọn địa điểm chính thức

Bản tham chiếu gồm những danh sách các tiêu chí cần được đáp ứng vớiđịa điểm: số lượng, quy cách phòng chức năng, khẳng năng cung cấp dịch vụ ănuống, nhu yếu phẩm các vật dụng khác, phương trân kinh doanh, tình hình tàichính, nhân sự, tình hình sở hữu địa điểm Địa điểm phải phù hợp vời từng loạihình sự kiện cụ thể Không giới hạn địa điểm ở một số loại như ở khách sạn,trung tâm Hội nghị mà cần huy động các laọi hình địa điểm khác nhau cho sựkiện Nếu địa điểm ở ngoài hội trường sẽ có nhiều ưu việt và tạo điều kiện pháthuy tính sáng tạo của nhà tổ chức Mỗi một địa điểm lại có những ưu thế vàthích hợp với những loại sự kiện nhất định Khi quyết định loại hình địa điểmcần kiểm tra xem xét và phải thực hiện nhiều quyết định khác kèm theo nhưngân sách, bàn ghế, vật dụng trang trí, thời gian sử dụng, âm thanh ánh sáng v.v

… Đánh giá điều kiện vật chất địa điểm, vị trí địa điểm, kinh nghiệm trong quákhứ, điều kiện vật chất dịch vụ, lưu trú, nhân sự, đánh giá các địa danh lân cận,tình hình trị an, và lập báo cáo về địa điểm

Khi đã có địa điểm sẵn sàng đón khách chưa phải là đã giải quyết xongvấn đề địa điiểm, mà còn phải giải quyết vấn đề về sức chứa phòng tổ chức, vệsinh khu vực sự kiện, khoanh vùng giới hạn sử dụng, bảo hiểm, các loại giấyphép v.v…

Khi đã quyết định về “thông điệp” cho một sự kiện, cần xác định địađiểm tốt nhất để tổ chức sự kiện nhằm truyền đạt thông điệp đó đến quảng đạicông chúng Ví dụ, nếu một sự kiện liên quan đến một tuyên bố về lĩnh vựcgiáo dục, địa điểm tốt nhất có thể là một trường học Một khi đã chọn được mộttrường học, hãy xem xét những vấn đề sau:

 Lớp học nào là tốt nhất để tổ chức sự kiện?

 Nên để cho học sinh lớn hơn hay nhỏ hơn tham gia?

 Tôi muốn tạo ra một hình ảnh như thế nào; loại biểu ngữ nào thíchhợp nhất cho mục đích đó và phù hợp với thông điệp?

 Cần có những ai khác ở đó để giúp xây dựng nội dung thông điệp

Ví dụ, có giáo viên, cán bộ quản lý, hay là bộ trưởng giáo dục để làm diễn giảhoặc là khách mời không? Hãy quyết định khi nào nên mời họ, ai sẽ mời họ và

họ sẽ đóng vai trò gì, nếu có, trong sự kiện

1.2.5 Tổ chức đưa đón khách, khách đến sự kiện

Phương tiện vị trí thứ bậc của phương tiện trong xã hội sẽ thích hợp với

từng loại khách cụ thể Khách mời tham dự sự kiện thường đi bằng phương tiện

cá nhân của họ, nhưng có nhiều rường hợp do tính chất của sự kiện, địa điểm

mà Nhà tổ chức cần phải lên kế hoạch đưa đón khách sao cho mọi người đềuđược thoải mái, hài lòng Những xe đó được xếp hạng theo đẳng cấp giá trịkhách nhau, bố trí từng laọi xe thích hộ cho từng loại khách

 Xe hạng sang: dành cho chính khách, giới thượng lưu Xác điịnhđối tượng khách mời, cấp bậc của khách mời sử dụng xe hạng sang, số kháchcần được bố trí xe, sức chứa của bãi đỗ xe, trang bị kèm theo của xe hạng sang,tính năng sử dụng và sự tiên nghi, khả năng thay thế khi có sự cố sảy ra, lịchtrình sử dung xe trước và sau sự kiện, bảo hiểm thiệt hại vật chất về người và

xe, ngân sách, không nhất thiết phải sử dụng xe hạng sang cho khách tới sự kiện

kể cả khách VIP Ví dụ: Limousine chuyên dành cho nguyên thủ quốc gia,chính khách và những người thành đạt; Mercedes gắn với người thành dạt vànổi tiếng v.v …

 Xe khách: cũng có xe giành riêng cho nguyên thủ được thiết kế nộithất đặc biệt sang trọng, xe hạng trung, xe hạng thường chuyên chở cán bộ côngnhân, học sinh

Bến đỗ xe và đưa đón khách tạo nên ấn tượng độc đáo bằng bảng

hướng dẫn chi tiết để khách có thể hiểu được, hỗ trợ cho công tác quản lý là ấn

tượng đầu tiên và cũng là ấn tượng cuối cùng Không nên để khách loay hoayvới việc đi tìm kiếm và không đủ nơi đỗ xe, hạn chế việc tổ chức sự kiện ởnhiều điạ điểm khác nhau, luôn có giấy phép dừng đỗ, công suất bãi đố xe phải

đủ lớn, an ninh tịa bãi đỗ, chỉ dẫn và hướng dẫn tại bãi đỗ, bãi đỗ giành riêngcho khách VIP, khách thường

1.2.6 Không gian tổ chức sự kiện

Sân khấu, ánh sáng, âm thanh, trang trí xung quanh sân khấu phải hài hoà

và mang mục tiêu truyền thông Giải quyết các vấn đề sân khấu nằm trong việcgiải quyết khôn gian sự kiện Sân khấu đảm bảo đủ điều kiện về trang bị kỹthuật, chiều cao, chiều rộng, trang trí sân khấu và khu vược xung quanh sânkhấu Âm thanh ánh sáng không thế thiếu trong sự kiện, việc lắp đặt thiết bị âmthanh phải chú ý đứng mức Chú ý trong cả việc ánh sáng trong sự kiện, tronghoạt động, bảo vệ mỗi loại có những yêu cầu cụ thể, Nhà tổ chức chú ý trongthiết kế và lắp đặt

Phòng sự kiện: nội thất, thảm trải nhà, màu sắc nội thất bố trí đặc biệt đểphụ vụ những sụ kiện đặc biệt Những yêu cầu khác của phòng sự kiện cũngđược đề cập như bố trí đặc biệt để phục vụ những hoạt động sự kiện đặc thù,trọng tải của nền, sàn phòng họp, yêu cầu cho sử dụng hiệu ứng đặc biệt an toàn

và phòng chống cháy nổ, dòi hỏi Nhà tổ chức phải chuẩnbị chu đáo đảm bảokhông có sự cố sảy ra trong thời gian diễn ra sự kiện

1.2.7 Tổ chức ăn uống và những vấn đề quan tâm khác

Tuỳ thuộc từng sự kiện để tổ chức ăn uống hợp lý: tiệc ngồi, tiệc đứng

Đồ ăn và đồ uống, xác định cho sự kiện không phải đơn giản, cần xác địnhphạm vi, mức độ và mục đích bữa ăn đạt tới Từ đó cân đối ngân sách cho hợp

lý trong ngân sách cho phép Màu sắc hương vị và đặc thù của món ăn rất quantrọng, phải xác định khẩu phần ăn của khách, chế độ ăn cũng được quan tâm

Đồ ăn uống phải phù hợp với khách, thời tiết, khí hậu, an toàn thựcphẩm Chuẩn bị thực đơn gắn liền với chi phí, trên cơ sở chi phí, xác định thựcđơn cho khách trong sự kiện, quản lý chi phí duy trì bữa ăn trong ngân sách chophép Việc bố trí quyầy rượu, bar, nhà bếp đều theo những nguyên tắc nhất địnhkhông được tuỳ tiện các bữa ăn phải phân biệt ăn sáng, ăn trưa, ăn tối, ăn tronggiờ nghỉ giải lao, ăn tự chọn, tiệc cocktail v.v … là những kiến thức trực tiếp,

cụ thể đòi hỏi nhà quản lý phải nắm được

Chuẩn bị thực đơn và bố trí nhân viên phục vụ tại nơi ăn hợp lý và mangtính nghệ thuật và bảo đảm khoa học để bữa ăn diễn ra đúng kế hoạch Tiếp đóntại bữa ăn sẽ gây ấn tượng lớn cho khách, cần có sự chuẩn bị chu đáo Đội ngũnhân viên phải có trình độ văn hoá, nghiệp vụ, lịch sự tôn trọng khách

Ngoài ra còn quan tâm đến các vấn đề khác: Hoạt động giải trí, các thiết

bị cho các chương trình giải trí, diễn viên, quay phim chụp ảnh, trang trí chi tiếttrong phòng sự kiện, quà chia tay sự kiện cho khách tham dự, các yếu tố cầntính nghệ thuật cao

1.3 Hoạt động thiết kế trong lĩnh vực tổ chức sự kiện

Dù là Nhà kinh doanh tổ chức sự kiện hay chủ sự kiện thì cũng cần hiểu

rõ mục đích, yêu cầu của buổi sự kiện là gì? để dựa vào đó thiết kế, xây dựngnhững yếu tố có liên quan tạo nên thành công cho chương trình sự kiện đó Vềphần thiết kế thì không có một lý thuyết thuần tuý vì đây là những ý tưởng sángtạo, mà sáng tạo thì không có một quy tắc cụ thể nào, chỉ có một điều, cần cónhững ý tưởng sáng tạo phù hợp với mục đích, quy mô, ngân sách của kháchhàng, phù hợp với văn hoá của vùng miền nơi diến ra sự kiện, và phải có khảnăng thực hiện được trên thực tế Mỗi một khâu trong tổ chức sự kiện đều cầnđến thiết kế hay xây dựng ý tưởng để tạo ra sự khác biệt trong mỗi một sự kiện

1.3.1 Thiết kế chương trình

Sau khi được phía chủ doanh nghiêp cho biết lý do, mục tiêu (WHY),việc lập “kịch bản” để tổ chức sự kiện được xuất phát từ một trong 4 hướng sauđây:

Một là, từ "quá trình" hoạt động (mục tiêu, nhiệm vụ, nội dung, phương

pháp, phương tiện, con người, kết quả, );

Hai là, từ các "chức năng" quản lý (hoạch định -> tổ chức -> chỉ đạo ->

 Các mục tiêu của sự kiện này là gì?

 Sự kiện sẽ tổ chức ở đâu? Chỗ đó ra sao?

 Sự kiện sẽ tổ chức từ bao giờ?

 Thời tiết lúc ấy thế nào?

 Hoạt động của sự kiện gồm lần lượt những gì?

 Nhóm tổ chức sự kiện gồm những ai? Quan hệ giữa họ ra sao (Phốihợp, phục tùng, chỉ huy)

 Phương pháp tổ chức sự kiện là gì?

 Phương tiện cho nhóm tổ chức sự kiện gồm những gì?

 Nhóm thực hiện sự kiện gồm những ai (diễn viên, khách mời, )?Tính chuyên nghiệp của họ ra sao?

những gì?

 Nhóm khách hàng mục tiêu đối với sự kiện này là những ai?Những hoạt động đối với họ (trước, trong và sau khi tổ chức sựkiện )?

Những hoạt động đối với họ (trước, trong và sau khi tổ chức sựkiện )?

 Có sự xuất hiện của nhóm cạnh tranh hay không? Họ là những ai?Những hoạt động đối với họ (trước, trong và sau khi tổ chức sựkiện)?

 Các biện pháp khích lệ người tham gia sự kiện (phía nhóm tổ chức,phía nhóm thực hiện) là những gì? vào lúc nào (trong khi, saukhi)?

chức, phía nhóm thực hiện) là những gì? vào lúc nào (trong khi,sau khi)?

 Việc tổng kết sự kiện để rút bài học kinh nghiệm (cho chủ doanhnghiệp, cho phía tổ chức sự kiện)

 Lên kế hoạch cho buổi tổ chức sự kiện theo thời gian, địa điểmTóm lại thiết kế chương trình cho sự kiện bao gồm: Lên kế hoạch đóntiếp đại biếu các khách VIP; Thiết kế trò chơi, hoạt động giải trí trong nhà vàngoài trời; Lên chương trình ca nhạc và các chương trình khác; Chương trìnhtiệc ăn, uống; Một số chương trình khác có liên quan

1.3.2 Thiết kế dàn dựng

Hãy để sản phẩm trở thành một tác phẩm nghệ thuật được tạo ra từ nhữngcảm hứng sáng tạo có màu sắc, sức hấp dẫn và đầy cảm xúc Hãy đem nghệthuật vào event Việc áp dụng nghệ thuật, đặc biệt điện ảnh vào quảng cáo đãđược khai thác trong những năm gần đây, chủ yếu là các đoạn phim quảng cáo

truyền hình (TV) như Omo với câu chuyện Ngại vỉ vết bẩn, Nestle với sự sẵnsàng của thanh niên, Pond’s với sức mạng tuổi trẻ… Còn trong lĩng vực event(sự kiện) , việc áp dụng này còn quá mới mẻ và nhiều tìm năng Để có đượcmột hoàn thiện sự kiện không thể thiếu giai đoạn quan trọng đó là thiết kế dàndựng.

Thiết kế mặt bằng bố trí trong sự kiện: nơi diến ra toàn bộ hoạt độngcủa sự kiện từ bến bãi dừng đỗ xe, phòng nghỉ ngơi, ăn/ uống, nơi vui chơi, nơi

vệ sinh v.v … sao cho tiện nhất cho các hoạt động diễn ra trên những địa điểm

ấy không quá cách xa nhau

Thiết kế phông sân khấu là điểm nhấn cho sự kiện có được sự chú ýcủa khách mời, trung tâm của sự kiện, thiết kế phải dựa vào địa điểm tổ chứccủa sự kiện: tổ chức trong nhà thì sân khấu không được quá lớn, nếu ngoài trờithì cần xem xét có làm mái che hay không? Ngoài ra còn phải cân nhắc thới yếu

tố quan trọng đó là có khẳng năng biến thiết kế trên giấy tờ thành hiện thực hayko? Các ấn phẩm đi kèm( giấy mời, thẻ ra vào…) cũng rất quan trọng, cần thiết

kế các ấn phẩm này cho khách VIP, khách thường khác nhau

Thiết kế cổng trào, phối cảnh banner, khu vực đón tiếp, khu họplễ…Đây là những yếu tố tạo nên không khí cho sự kiện, nhưng cũng sẽ tạo ranhững ấn tượng khác biệt cho người đến dự Có những kính thước cố định trongviệc thiết kế: Baner ngang kích thước 0.8 x 6m, baner treo tại các cột điện 0.8 x2.5m, treo trên đường 1.5 x 3m; Banner đứng: Chân đứng hình chữ X kíchthước 0.6 x 1.6m và 0.7 x 1.7m, Chân hình tròn kích thước 0.8 x 1.8m

Khách hàng cung cấp đầy đủ thông tin có liên quan đến công viẹc thiết

kế cho công ty tổ chức sự kiện: logo, ý tưởng nếu có, mặt bằng tổ chức sự kiện,địa điểm tổ chức, mục đích của sự kiện, số lượng khách mời ….Nguyên tắcthiết kế cho sự kiện cần có logo của chủ sự kiện, tên công ty, slogan cho sự kiện(nếu có) toạ dựng hình ảnh của công ty trong tâm trí khách tham dự Logo được

bố trí ở mọi góc độ trong thiết kế để khách tham dự có thể nhìn thấy hình ảnhtượng trưng cho công ty ở mọi nơi tăng khả năng ghi nhớ cho khách tham dự.

Thiết kế dàn dựng bao gồm các thiết kế chi tiết được thiết kế riêng chotừng vị trí trong địa điểm diễn ra sự kiện, sau đó sẽ được kết hợp lại thành mộtmặt bằng tổng thể cho sự kiện Phối cảnh tuân thủ theo cái đẹp hay còn gọi là

bố cục, nghệ thuật ánh sáng, màu sắc Ví dụ: màu đỏ kích thích nhưng nhanhchóng gây mệt mỏi, màu cam được xem như màu nóng có tác dụng sửa ấm,màu xanh lá làm con người cảm thấy an lòng, bình yên, giảm bực tức… Thiết

kế đảm bảo tính khả thi với công ty chịu trách nhiệm thi công Các khu trongcùng một địa điểm cần liên hoàn tránh việc đi lại quá xa gây khó khăn chongười tham gia sự kiện

Hãy để sản phẩm trở thành một tác phẩm nghệ thuật được tạo ra từ cảmhứng sáng tạo có màu sắc, sức hấp dẫn, và sự huyền bí Dù biết, mục tiêu chínhcủa event là tạo sự chú ý, bổ trợ quảng cáo thương hiệu một cách hiệu quả, tiếtkiệm, nhất quán theo chiến lược, nhưng nếu nghệ thuật hoá được nó, có nghĩahiệu quả sẽ cao hơn, không những cho khách hàng mà cả người thực hiện

Hãy tưởng tượng một buổi hợp báo ra mắt phiên bản mới của gameonline, vượt ra khỏi những mô típ thông thường của khách sạn, backdrop, băngrôn, hoa cảnh, tiếp khách, phát biểu Mà trở thành đại hội võ lâm trong tửu lầu,với những không khí hân hoan, anh hùng thập đại môn phái bay lượn, xuấtchiêu để giải cứu đệ tử khỏi quái vật trong sương khói mịt mù, ánh sáng chóilòa và âm thanh gây cấn, hoành tráng Kịch bản trên đã đem lại những hiệu quảkhá ấn tượng và khác biệt cho buổi hợp báo “không giống ai”này

Có lẽ ấn tượng về buổi trình diễn nghệ thuật L’amour của Nokia vẫn còntrong tâm trí của những người tham gia và cả khán giả xem đài khi được hoànhập vào một buổi tiệc thật sự và rất thông minh “Ái nữ” L’amour được lòngghép, được thể hiện tính cách của mình trên nền của những hiệu ứng nghệ thuật

đặc biệt của hội hoạ, âm nhạc, thời trang, và ánh sáng Ở đây thời trang khôngchỉ là câu chuyện đi ra đi vào, âm nhạc không phải chỉ là giọng hát cất lên thổnthức… mà ở đó là câu chuyện đối nghịch trong hoà hợp, cũng giống nhưL’amour mang nghệ thuật giản đơn vào cuộc sống đương đại để cho cảm giácmãi thăng hoa.

Chương 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG THIẾT KẾ TRONG LĨNH VỰC

TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SÁNG TẠO 2.1 Khái quát về công ty

2.1.1 Tổ chức và nguồn lực của công ty

Cơ cấu tổ chức và nhân sự của công ty:Được trình bày theo sơ đồ dưới

đây:

Sơ đồ 4: Cơ cấu tổ chức của công ty

Công ty Smart hiện có 07 nhân viên :

 01 giám đốc: điều hành các hoạt động chung mọi hoạt động của công ty,gặp gỡ các đối tác, khách hàng lớn, ký các hợp đồng, thay mặt công ty chịutrách nhiệm trước pháp luật Phê duyệt tổng kết các hoạt động trong năm, chiếnlược phát triển và những công việc quan trọng liên quan đến sự tồn tại và pháttriển của Smart Tham gia giúp phó giám đốc trong việc phát triển quan hệ, xâydựng thương hiệu mở rộng thị trường

việc khi giám đốc di công tác xa, ngoài ra còn phụ trách mảng thiết kế websitekhi có hợp đồng.Xây dựng thực hiện kế hoạch kinh doanh hàng năm, chiến lượcphát triển lâu dài cho Smart Do chưa có bộ phận dự án và marketing nên phó

Giám đốc công ty

Bộ phận kinh doanh Bộ phận thiết kế + ý

tưởng Bộ phận kế toán

Phó giám đốc

giám đốc cùng giám đốc cùng với nhau để lên kế hoạch và thực hiện cácchương trình marketing, xây dựng thương hiệu cho Smar nói riêng và cho Bluegroup nói chung.

 Bộ phận kế toán( kiêm hành chính) có 01 người: chịu trách nhiệm về việc

kế toán, tài chính của công ty như: theo dõi thu chi, quyết toán ngân sách vàomỗi quý, thanh toán tiền lương cũng như tiền thưởng phạt của mọi người trongcông ty, báo cáo theo yêu cầu của giám đốc, báo cáo thuế và các yêu cầu củacác cơ quan quản lý nhà nước có liên quan.Chịu trách nhiệm thanh toán hợpđồng với khách hàng cũng như đối tác của công ty Do kiêm vai trò của hànhchính nên bộ phận này chịu trách nhiệm theo dõi giờ giấc đi làm của các nhânviên trong công ty, lên kế hoạch làm việc cụ thể cho mỗi thành viên trong mỗituần với từng dự án, theo dõi về công tác sổ sách, thông tin, công văn đến, côngvăn đi liên quan đến công ty và lập đề xuất mua sắm tài sản cho công ty theonhu cầu

khách hàng tìm hiểu về nhu cầu của khách hàng chăm sóc khách hàng, theo dõi

dự án mình làm từ khâu ý tưởng đến khâu thực hiện.Có trách nhiệm đề xuấtnhững phương án về marketing và kế hoạch xây dựng thương hiệu cho công tyvới Giám đốc và Phó giám đốc

Dự kiến sẽ tuyển thêm 01 nhân viên kinh doanh Web trong năm 2008

 Bộ phận thiết kế + ý tưởng có 02 người thiết kế 2D (thiết kế đồ họa):

- 1 người chuyên phụ trách vấn đề thiết kế sân khấu, khung cảnhtoàn diện của một sự kiện theo ý tưởng, yêu cầu của khách hàng(nếu khách hàng có sẵn ý tưởng) hoặc sẽ theo ý tưởng mới, thiết kếgian hàng, showroom,hội chợ, triển lãm

- 1 người chuyên phụ trách vấn đề thiết kế Logo, xây dựng hồ sơthương hiệu, thiết kế bảng biển quảng cáo, tờ rơi, catalogue,banner, thẻ, quảng cáo báo.

- Dự kiến trong năm 2008 sẽ tuyển thêm 01 nhân viên thiết kế 3D và

01 nhân viên thiết kế website khi ấy sơ đồ tổ chức của công ty sẽ

có thay đổi Ngoài ra phòng này chịu trách nhiệm duy trì và phát triển website củaSmart và trợ giúp IT cho công ty và khách hàng trong trường hợp cần thiết

 01 người là cộng tác viên về ý tưởng cho bộ phận thiết kế: hỗ trợ cho bộphận thiết kế những ý tưởng độc đáo, mới lạ

Do cùng với Blue và Capital hợp tác tạo nên một Blue Group nên bacông ty này cùng hỗ trợ nhau về cơ sở vật chất kỹ thuật để cùng xây dựng một

sự kiện hoàn hảo cũng như làm các quảng cáo thành công Đây là một quy trìnhhoàn hảo khi không có vấn đề sảy ra từ khâu kinh doanh, ý tưởng đến khâu thựchiện Nếu có những vấn đề sảy ra giữa bộ phận kinh doanh hay bộ phận thiếtkết thì sẽ được xem xét lại để thực hiện lại giai đoạn 1 và 2 để chỉnh sửa chophù hợp với yêu cầu của khách hàng, sau đó khi hợp lý thì khâu thực hiện(giaiđoạn 3) mới được tiến hành), các hoạt động cụ thể được tiến hành qua 3 giaiđoạn và mối quan hệ của 3 thành viên trong Blue Group được thể hiện khái quátqua sơ đồ dưới đây :

Sơ đồ 5: Hoạt động hợp tác của ba công ty Blue – Smart - Capital

Khi hoàn thành 2 giai đoạn đầu thì kế toán của mỗi công ty (bộ phận kinhdoanh ký được hợp đồng) sẽ chịu trách nhiệm thanh toán hợp đồng với kháchhàng Sau khi hoàn thành 3 giai đoạn trên thì các thành viên trong hợp đồng đó

sẽ cùng họp để rút kinh nghiệm

Dự kiến trong năm 2008 công ty Smart nói riêng và Blue Group nóichung sẽ cùng hợp tác hay cùng liên kết với công ty cổ phần PAC quốc tế làcông ty hoạt động trong lĩnh vực tư vấn, dịch vụ nghiên cứu và đào tạo

2.1.2 Thực trạng hoạt động kinh doanh của công ty

 Phạm vi hoạt động

Về phạm vi hoạt động với văn phòng chính tại Hà Nội và các chi nhánhcủa tập đoàn Blue tại TP Hồ Chí Minh, Đà Nẵng nhìn chung là tất cả các tỉnhthành trên cả nước nơi có nhu cầu về tổ chức các sự kiện Lĩnh vực hoạt động là

Smart

Bộ phận thực hiện của

Sự kiện

Thiết kế banner catalogue, tờ rơi

Giai đoạn 1 Giai đoạn 2 Giai đoạn 3

các dịch vụ như đã nói ở phần trên Năm 2006 trở về trước công ty có 2 mảngkinh doanh chính là in ấn thiết kế và buôn bán thực phẩm nhưng do sức cạnhtranh trên thị trường quá lớn mảng kinh doanh thực phẩm không phát triển đượcthậm chí còn bị thua lỗ, vì vậy năm 2007 Ban giám đốc đã quyết định ngừngviệc kinh doanh thực phẩm chính vì vậy doanh thu của công ty năm 2007 đãgiảm xuống.

 Tổ chức văn phòng công ty

Trang thiết bị dành cho nhân viên khá đầu đủ tạo điều kiện cho mọi nườilàm việc có hiệu quả một cách tốt đa Tuy nhiên diện tích làm việc còn hạn chếnếu như trong năm tới công ty tuyển thêm 02 người thì cần thiết kế lại nơi làmviệc để mợi người cảm thấy tự do và thoải mái hơn khi làm việc

 Nhân sự tiền lương

Trong năm 2007 nhân sự của công ty không có sự thay đổi đáng kể vàotầm tháng 10 công ty có tuyển thêm 01 nhân viên kinh doanh và 01 nhân viênphụ trách mảng liên hệ đối tác ( nhà hàng, khách sạn…), nhưng sau đó vì mộtvài lý do cá nhân nhân viên phụ trách mảng liên hệ đã xin nghỉ Cùng lúc ấy thìtuyển thêm 01 người làm cộng các viên cho giám đốc cũng như bộ phận thiết

kế Nhân viên trong công ty đề là những người có bằng cấp thấp nhất là Trungcấp và cao nhất là Đại học Nhân sự không tăng về số lượng nhưng tăng về chấtlượng các nhân viên trong công ty phần lớn là còn rất trẻ nhưng đã có nhiềukinh nghiệm

Nhân sự của công ty có chút biến động nên vấn đề về tiền lương cũngkhông thể cố định được, tuy nhiên điều đó cũng ko làm biến động nhiều trungbình lương tháng của công ty là 2.8 triệu đồng/ 1 người (cao hơn năm trước).Chính sách thưởng và ưu đãi khác nhằm hài hoà quyền lợi giữa các nhân viêntrong công ty, động viên khuyến khích nhân viên làm việc hết mình vì côngty.Nhìn chung tiền lương và tiền thưởng của nhân viên được tăng theo từng

năm Để khuyến khích nhân viên làm việc vì bản thân, vì công ty và cũng vì sựhài lòng của khách hàng.

Bảng 1: Quy mô lao động và tình hình thu nhập

(Nguồn số liệu tại bộ phận kế toán của công ty tính cho đến ngày 30/12/2007)

Bảng 2: Kết quả kinh doanh chủ yếu qua các năm 2005 – 2007

(Nguồn số liệu tại bộ phận kinh doanh của công ty tính cho đến ngày30/12/2007)

Các số liệu sẽ được biểu diễn theo biểu đồ dưới đây để dễ dàng thấy được

mức tăng trưởng của lợi nhuận qua từng năm

Biểu đồ 1: Biểu diễn sự tăng trưởng của công ty qua từng năm

Năm 2006

Năm 2007

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh

Tuy nhiên ta thấy doanh thu thì cao nhưng lợi nhuận thì chưa phải là lớnnguyên nhân là do chi phí sản xuất kinh doanh hàng hoá dịch vụ và chi phí tàichính cao nên lợi nhuận thu về không nhiều Vì vậy trong năm tới công ty cần

có những biện pháp để giảm chi phí tăng thêm lợi nhuận

Dưới đõy là bỏo cỏo chi tiết thu nhập của doanh nghiệp trong năm 2007:

Bảng 2: Bỏo cỏo chi tiết thu nhập của doanh nghiệp trong năm 2007

(Nguồn số liệu tại bộ phận kế toỏn tớnh cho đến ngày 30/12/2007)

(đơn vị VND)

2007

1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 600,000,000

chuyển quyền thuê đất

3 Chi phí sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ 04 560,000,000

5 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh

Trong đó: Lợi nhuận từ chuyển quyền sử dụng đất,

quyền sử dụng đất, chuyển quyền thuê đất.

13 Thuế thu nhập chuyển quyền sử dụng đất,

quyền thuê đất *

14 Thuế được miễn giảm (nếu có) 17

15 Tổng số thuế tạm nộp cả năm ( MS 15 + MS 16

16 Số thuế tạm nộp từng quí [ MS 18 chia (:) 4] 19 2,590,000

Hệ thống marketing- mix núi chung và truyền thụng núi riờng chưa

được chỳ trọng nhiều Phần lớn cỏc hợp đồng đều do mối quan hệ của mọi

người trong cụng ty chứ khụng phải là do thương hiệu của cụng ty mang lại

Trong năm tới cụng ty cũng cú chiến lược marketing rừ ràng

2.2 Quỏ trỡnh thực hiện một sự kiện tại cụng ty

 Hỡnh thành chủ đề (theme) cho sự kiện:

Chủ đề này sẽ bị ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mụ như

luật( regulation), khu vực tổ chức(site choice), văn hoỏ riờng của khỏch

hàng(client culcure), nguồn lực(resource), và những vấn đề vi mụ như địa điểm

tổ chức(venue), cỏch thức phục vụ(catering), hỡnh thức giả trớ(entertainment,

artist, speaker), cỏch trang trớ (decoration), õm thanh ỏnh sang(sound and light),

cỏc kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt(audiovisual, special effects)

 Viết chương trỡnh (proposal):

Là cỏch tạo sản phẩm event trờn giấy tờ Chương trỡnh này sẽ được gửi

đến khỏch hàng với bảng bỏo giỏ và chờ phản hồi từ khỏch hàng Thụng

thường, đối với một event, đõy là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khỏc

biệt giữa cỏc cụng ty event với nhau Nhưng, một ý tưởng hay cũng vẫn chưa

đảm bảop cho sự thanh cụng của event bởi cũn phụ thuộc nhiều vào khõu tổ

chức

 Hoạch định:

Đú là quỏ trỡnh mà người hoạch định sẽ hỡnh thanh trước trong đầu cỏc

cụng việc cần thiết cho event Kết quả của việc hoạch định sẽ là Cỏc bước cụng