Ứng dụng giải pháp ERP để xây dựng hệ thống thông tin quản lý chuỗi cung ứng tại doanh nghiệp thu mua cà phê tỉnh gia lai

Với mong muốn giúp ích cho các doanh nghiệp cũng như những người làm công tác quản lý hiểu rõ về ERP và thực tế triển khai từ đó gia tăng khả năng ứng dụng ERP thành công nâng cao hiệu q

NGUYỄN TẤN LỘC

ỨNG DỤNG GIẢI PHÁP ERP ĐỂ XÂY DỰNG

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

CHUỖI CUNG ỨNG TẠI DOANH NGHIỆP

THU MUA CÀ PHÊ TỈNH GIA LAI

LUẬN VĂN THẠC SĨ HỆ THỐNG THÔNG TIN

Đà Nẵng – Năm 2017

NGUYỄN TẤN LỘC

ỨNG DỤNG GIẢI PHÁP ERP ĐỂ XÂY DỰNG

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

CHUỖI CUNG ỨNG TẠI DOANH NGHIỆP

THU MUA CÀ PHÊ TỈNH GIA LAI

Chuyên ngành: Hệ Thống Thông Tin

Mã số: 60.48.01.04

LUẬN VĂN THẠC SĨ HỆ THỐNG THÔNG TIN

Người hướng dẫn khoa học: TS HOÀNG THỊ THANH HÀ

Đà Nẵng – Năm 2017

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được

ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả luận văn

Nguyễn Tấn Lộc

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN……… i

MỤC LỤC……….………… ii

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT.……… v

DANH MỤC CÁC BẢNG……… vi

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ ……… vii

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Đóng góp của luận văn 3

6 Kết quả dự kiến 3

7 Bố cục của luận văn 3

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ ERP 5

1.1 KHÁI NIỆM VỀ ERP 5

1.2 ĐẶC ĐIỂM CỦA ERP 6

1.2.1 Khác biệt giữa ERP và các phần mềm đơn lẻ 6

1.2.2 Các đặc điểm của một hệ thống ERP 6

1.3 CÁC PHÂN HỆ ERP 7

1.3.1 Kế toán 7

1.3.2 Quản lý mua hàng và kho 7

1.3.3 Quản lý sản xuất 7

1.3.4 Quản lý bán hàng 8

1.3.5 Quản lý nhân sự và tính lương 8

1.4 LỢI ÍCH CỦA ERP MANG ĐẾN CHO DOANH NGHIỆP 8

1.4.1 Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy 9

1.4.2 Công tác kế toán chính xác hơn 9

1.4.3 Cải tiến quản lý hàng tồn kho 9

1.4.4 Tăng hiệu quả sản xuất 9

1.4.5 Quản lý nhân sự hiệu quả hơn 10

1.4.6 Các quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn 10

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 10

CHƯƠNG 2 TÌM HIỂU VỀ QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG 11

2.1 KHÁI NIỆM 11

2.1.1 Khái niệm chuỗi cung ứng 11

2.1.2 Quản trị chuỗi cung ứng 11

2.2 NGUỒN GỐC CỦA SCM 12

2.2.1 Giai đoạn phân phối 12

2.2.2 Giai đoạn hệ thống Logistics 12

2.2.3 Giai đoạn quản trị chuỗi cung ứng 13

2.3 MỤC ĐÍCH XÂY DỰNG CHUỖI CUNG ỨNG 13

2.3.1 Doanh nghiệp cần có SCM 13

2.3.2 Vai trò của SCM đối với họat động kinh doanh 14

2.3.3 Mục đích của các doanh nghiệp khi xây dựng SCM 15

2.3.4 Thực trạng ứng dụng ERP để xây dựng SCM hiện nay 16

2.3.5 Khó khăn khi ứng dụng SCM 17

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 17

CHƯƠNG 3 TRIỂN KHAI GIẢI PHÁP ERP CHO SCM DOANH NGHIỆP THU MUA CÀ PHÊ 18

3.1 DOANH NGHIỆP THU MUA CÀ PHÊ TỈNH GIA LAI 18

3.2 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG TẠI DOANH NGHIỆP THU MUA CÀ PHÊ TỈNH GIA LAI 18

3.3 GIẢI PHÁP ERP VỀ QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG 32

3.3.1 Giải pháp quản lý bán hàng 33

3.3.2 Giải pháp quản lý mua hàng 40

3.2.3 Giải pháp quản trị kho 46

3.2.4 Tích hợp của 3 phân hệ……… ……… …48

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 51

CHƯƠNG 4 CÀI ĐẶT VÀ THỬ NGHIỆM GIẢI PHÁP ERP CỦA ODOO CHO SCM 52

4.1 GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG ODOO 52

4.1.1 Hệ thống Odoo là gì? 52

4.1.2 Lý do chọn hệ thống Odoo? 52

4.2 DEMO THỬ NGHIỆM BẰNG ODOO 55

4.2.1 Giải pháp quản lý bán hàng 55

4.2.2 Giải pháp mua hàng 58

4.2.3 Giải pháp quản lý kho 61

4.3.4 Các chức năng khác 64

4.3 ĐÁNH GIÁ GIẢI PHÁP ERP ĐỀ RA 65

4.3.1 Những lợi ích khi thực hiện giải pháp đem lại 65

4.3.2 Tiềm năng thị trường và tiềm năng phát triển của giải pháp 67

KẾT LUẬN CHƯƠNG 4 68

KẾT LUẬN 69 TÀI LIỆU THAM KHẢO

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao)

ERP Enterprise Resource Planning Hệ thống hoạch định

nguồn lực doanh nghiệp FRM Finance Resource Management Quản lý tài chính

MRP Manufacturing Resources Planning

Quản lý & Hoạch định nguồn lực Sản xuất

RFID Radio Frequency Identification Nhận dạng tần số sóng

vô tuyến

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ

3.1 Mô hình chung chuỗi cung ứng thu mua cà phê 19

3.16 Sơ đồ Use Case về xây dựng từ điển nhà cung cấp 43 3.17 Sơ đồ tuần tự quản lý hàng trả lại cho nhà cung cấp 43 3.18 Sơ đồ Use case quản lý công nợ nhà cung cấp 44

3.23 Sơ đồ tuần tự quy trình quản lý chuỗi cung ứng 50

Số hiệu Tên hình Trang

4.1 So sánh khối lƣợng tìm kiếm của các ERP Open

4.15 Giao diện Kiểm soát Giá trị tồn kho hiện tại 62

4.22 Giao diện đơn hàng sau khi xuất hàng thành công 65

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngành cà phê được xem là sản phẩm chiến lược của Gia Lai nói riêng, Tây Nguyên nói chung trong nhiều năm qua và trong thời gian tới Với diện tích gần 82 ngàn ha, mỗi năm, kim ngạch xuất khẩu cà phê của Gia Lai mang lại khoảng 482 triệu USD kim ngạch xuất khẩu cho toàn tỉnh

Cùng với đó, hiện tại và trong nhiều năm tiếp theo, cây cà phê vẫn giữ một vai trò hết sức quan trọng trong phát triển kinh tế của Gia Lai, bởi ngành này đã tạo công ăn việc làm ổn định cho trên 200 ngàn người trực tiếp sản xuất và 100 ngàn người có liên quan đến cây cà phê Hơn thế, sản phẩm cà phê vẫn luôn được đánh giá là mặt hàng nông sản xuất khẩu chiến lược của Gia Lai khi mà mặt hàng này chiếm tỷ trọng cao nhất và chiếm 77,8% tổng kim ngạch phát triển của toàn tỉnh

Tuy nhiên, theo đánh giá của các nhà chuyên môn, cây cà phê ở Gia Lai nói riêng, Tây Nguyên nói chung chưa thật sự phát triển bền vững và ổn định Nhiều người cho rằng, so với các ngành hàng nông nghiệp có tiềm năng và thế mạnh khác như mía đường, lúa gạo, cao su… thì cà phê Gia Lai đang có những dấu hiệu bất ổn trong việc quản lý chuỗi cung ứng, tiêu thụ cho đến phát triển thị trường, khiến chất lượng, năng lực cạnh tranh cũng như việc nâng cao giá trị kinh tế của ngành hàng này luôn bấp bênh, thiếu bền vững Chấp nhận sự thay đổi để bắt đầu lại công việc kinh doanh và chờ đợi sự thành công là châm ngôn của nhiều nhà lãnh đạo trẻ Điều đó xuất phát từ môi trường hội nhập kinh tế toàn cầu như hiện nay, mỗi doanh nghiệp đều không ngừng làm mới mình, cải tiến công nghệ, tiếp thu những khoa học kĩ thuật mới tránh rơi vào tình trạng tụt hậu Trong số các thay đổi, thay đổi được các doanh nghiệp ưu tiên hàng đầu đó là sự cải cách trong hệ thống quản lý chuỗi

cung ứng mà giải pháp ERP (Enterprise Resources Planning) mang lại đã nhanh chóng được nhiều công ty quan tâm do những lợi ích to lớn như có cái nhìn toàn diện và tổng thể trong việc thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu Với mong muốn giúp ích cho các doanh nghiệp cũng như những người làm công tác quản lý hiểu rõ về ERP và thực tế triển khai từ đó gia tăng khả năng ứng dụng ERP thành công nâng cao hiệu quả cho các doanh nghiệp thu mua nông sản tại Gia Lai, tôi đã chọn đề tài “Ứng dụng giải pháp ERP để xây dựng hệ thống thông tin quản lý chuỗi cung ứng tại doanh nghiệp thu mua cà phê tỉnh Gia Lai”

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Phân tích, đánh giá và đưa ra bộ khung giải pháp hoạch định nguồn lực (ERP- Enterprise Resource Planning) tổng thể và tối ưu nhất cho doanh nghiệp thu mua cà phê tại Gia Lai

Thực nghiệm các giải pháp ERP cho doanh nghiệp trên Odoo

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng: Hệ thống thông tin quản lý chuỗi cung ứng, giải pháp ERP

3.2 Phạm vi nghiên cứu

- Tìm hiểu về quản trị chuỗi cung ứng (Supply chain Management)

- Triển khai các giải pháp về quản trị chuỗi cung ứng

4 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng tổng hợp các phương pháp: phân tích thống kê kết

hợp với khái quát hoá, tham khảo kinh nghiệm giải pháp hoạch định nguồn nhân lực thành công khác làm phương pháp luận cho việc nghiên cứu

5 Đóng góp của luận văn

Khái quát, phân tích và đánh giá thực trạng ứng dụng các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý chuỗi cung ứng, mua hàng cho các doanh nghiệp thu mua cà phê tại Gia Lai hiện nay Chỉ ra những tồn tại, nguyên nhân cơ bản và những vấn đề phải giải quyết

Đề xuất giải pháp hoạch định nguồn lực về quản lý chuỗi cung ứng, mua hàng tối ưu cho doanh nghiệp thu mua cà phê tại Gia Lai và chi tiết xây dựng và thực hiện triển khai giải pháp ERP tại doanh nghiệp

6 Kết quả dự kiến

6.1 Lý thuyết

- Nắm được lý thuyết, nền tảng về ERP nói chung và SCM nói riêng

- Hiểu được quy trình, phương pháp và công cụ xây dựng ERP

7 Bố cục của luận văn

Luận văn có cấu trúc như sau:

Phần mở đầu

Chương 1 Tổng quan về ERP

Trong chương 1 chúng ta sẽ đi tìm hiểu tổng quan về ERP từ khái

niệm, các đặc điểm, các phân hệ của ERP, cũng như lợi ích của nó mang đến cho doanh nghiệp khi ứng dụng ERP vào quản lý doanh nghiệp

Chương 2 Tìm hiểu về quản trị chuỗi cung ứng

Trong chương 2 chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu kỹ hơn về quản trị

chuỗi cung ứng từ khái niệm, nguồn gốc và mục đích khi xây dựng chuỗi cung ứng cho doanh nghiệp

Chương 3 Triển khai giải pháp ERP cho SCM doanh nghiệp thu mua cà phê

Trong chương 3 này giới thiệu tổng quan về giải pháp SCM cho doanh nghiệp thu mua cà phê tại Gia Lai Cũng như việc xây dựng cụ thể các phân

hệ về quản lý mua hàng, quản trị kho, và quản lý bán hàng khi xây dựng giải pháp ERP về quản trị chuỗi cung ứng cho doanh nghiệp

Chương 4 Cài đặt và thử nghiệm giải pháp ERP của Odoo cho SCM

Trong chương này tôi sẽ giới thiệu tới các bạn về hệ thống Odoo, cũng như lý do vì sao lại chọn hệ thống Odoo Thông qua đó đánh giá giải pháp đề

ra và Demo giải pháp bằng hệ thống Odoo

Phần kết luận

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ ERP

Trong chương này chúng ta sẽ đi tìm hiểu tổng quan về ERP từ khái niệm, các đặc điểm, các phân hệ của ERP, cũng như lợi ích của nó mang đến cho doanh nghiệp khi ứng dụng ERP vào quản lý doanh nghiệp

1.1 KHÁI NIỆM VỀ ERP

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – ERP) hoặc hệ thống ERP là một thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt hoạt động của công ty, do phần mềm máy tính hỗ trợ để giúp công ty quản lý các hoạt động chủ yếu của nó, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý hàng tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng,v.v…

Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, hàng, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch Xét trên góc độ bản quyền mã nguồn, hiện tại có 2 loại phần mềm ERP:

 ERP có bản quyền, với những cái tên nổi bật thường được nhắc đến là SAP, Oracle, Microsoft dành cho phân khúc khách hàng doanh nghiệp lớn; hoặc Baan, Epicor, Exact, IFS, Infor, Lawson, Netsuite, Sage, Syspro… dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

 ERP phát triển trên nền tảng mã nguồn mở (open source), tiêu biểu như: Odoo (OpenERP), OpenBravo, xTuple, ERP5, JFire …

Tương ứng với mỗi loại hình ERP sẽ có những điểm mạnh và lợi ích khác nhau Doanh nghiệp cần căn cứ vào nhu cầu thực tế, đặc thù tổ chức và khả năng tài chính mà quyết định áp dụng loại hình ERP phù hợp

1.2 ĐẶC ĐIỂM CỦA ERP

1.2.1 Khác biệt giữa ERP và các phần mềm đơn lẻ

Khác biệt cơ bản và quan trọng nhất của việc áp dụng ERP so với sử dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc (như phần mềm kế toán, nhân sự, bán hàng, mua hàng…) đó chính là tính tích hợp Doanh nghiệp chỉ sử dụng một phần mềm duy nhất trong đó các phân hệ (module) của nó thực hiện những chức năng tương ứng với yêu cầu của từng bộ phận, phòng ban

1.2.2 Các đặc điểm của một hệ thống ERP

- ERP là hệ thống tích hợp quản trị sản xuất kinh doanh (Integrated Business Operating System) Tích hợp có nghĩa là mọi công đoạn, mọi người, mọi phòng ban chức năng đều được liên kết, cộng tác với nhau trong một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh thống nhất

- ERP là hệ thống do con người làm chủ với sự hỗ trợ của máy tính (People System Supported by the Computer) Những cán bộ chức năng, nhân viên nghiệp vụ mới là chính, còn phần mềm và máy tính chỉ là hỗ trợ Người

sử dụng phải được đào tạo cẩn thận, tính tích cực của từng người là yếu tố quyết định

- ERP là hệ thống hoạt động theo quy tắc (Formal System) Nghĩa là toàn

bộ hệ thống phải hoạt động theo các quy định, nguyên tắc và kế hoạch rõ ràng Kế hoạch phải được lập ra theo năm, tháng, tuần; hệ thống sẽ không hoạt động khi không có kế hoạch; các quy tắc, quy trình xử lý phải được quy định trước

- ERP là hệ thống với các trách nhiệm được xác định (Defined Responsibilities) rõ ràng từ trước: ai làm việc gì, trách nhiệm ra sao, giới hạn phân quyền

- ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong tổ chức (Communication among Departments) Các phòng ban làm việc, trao đổi, cộng tác với nhau chứ không phải mỗi phòng ban là một cát cứ

1.3 CÁC PHÂN HỆ ERP

Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module) Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn

Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể như sau:

1.3.1 Kế toán

Kế toán là một bộ phận không thể thiếu trong hầu hết các doanh nghiệp

Bộ phận kế toán phải phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác mọi hoạt động kinh

tế, tài chính phát sinh, là nơi xử lý các thông tin cần thiết để thực hiện các báo cáo thuế và một số nghiệp vụ khác Trong hệ thống ERP phân hệ kế toán được tự động hoá một cách tối đa

1.3.2 Quản lý mua hàng và kho

Phân hệ Quản lý mua hàng và kho (Material Management – MM) là một giải pháp toàn diện cho các nghiệp vụ mua hàng và quản lý kho trong kinh doanh Phân hệ MM cung cấp các công cụ được sử dụng trong toàn bộ quy trình mua hàng và quản lý kho như lập kế hoạch hàng (MRP - Manufacturing Resources Planning), Mua hàng (Purchasing), Nhận hàng (Goods Receipt – GR), Quản lý kho (Inventory Management), và Kiểm tra hóa đơn nhà cung cấp (Invoice Verification)

1.3.3 Quản lý sản xuất

Các phân xưởng sản xuất là trái tim của nhà máy, xí nghiệp, nơi được đầu

tư nhiều nhất, tập trung năng lực sản xuất lớn nhất Phân hệ này hỗ trợ từ việc lập quy trình sản xuất, xác định nhu cầu nguyên vật liệu đến quản lý đơn hàng,

kế hoạch sản xuất và thực hiện việc theo dõi tiến độ sản xuất, những gì đang diễn ra tại các phân xưởng Đây cũng là phân hệ hay nhất của hệ thống ERP

1.3.4 Quản lý bán hàng

Phân hệ bán hàng giúp bộ phận Marketing, bán hàng thực hiện tốt nhất nhiệm vụ của mình, theo dõi các hợp đồng, các thông tin liên quan như giao hàng, tự động hoá rất nhiều nghiệp vụ bán hàng khác

1.3.5 Quản lý nhân sự và tính lương

Phân hệ tính lương của một phần mềm ERP có thể hồ trợ tính lương theo nhiều phương pháp khác nhau như tính lương theo tháng, theo ngày, theo sản phẩm, v.v., hay các biện pháp tính trợ cấp, tiền thưởng, các khoản giảm trừ theo quy định của Nhà nước (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thuế thu nhập

cá nhân, tạm ứng tiền mặt, chi trả làm ngoài giờ và chi trả tiền thưởng) Theo

đó, phần mềm có thể lập ra các bảng lương, phiếu chi trả và các giao dịch tiền lương cho phòng kế toán

Từ các phân hệ đã nêu trên mà các chuyên gia đã xây dựng được một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp hoàn chỉnh, nó bao gồm rất nhiều phần khác nhau, được tích hợp tất cả những tính năng chung của doanh nghiệp vào cùng một hệ thống từ 5 mảng chính của doanh nghiệp bao gồm: Quản lý tài chính (Finance Resource Management - FRM), Quản lý nhân sự (Human Resource Management - HRM), Quản lý quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management - CRM), Quản trị chuỗi cung ứng (Supply Chain Management - SCM), Quản lý sản xuất (Manufacturing Resource Planing - MRP)

1.4 LỢI ÍCH CỦA ERP MANG ĐẾN CHO DOANH NGHIỆP

Có rất nhiều lợi ích mang lại từ việc ứng dụng ERP cho doanh nghiệp như tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy, công tác kế toán chính xác hơn, quản lý hàng tồn kho tốt hơn, tăng hiệu quả sản xuất, quản lý nhân sự, quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn Cụ thể chi tiết như sau:

1.4.1 Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy

ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin bằng cách sử dụng một phần mềm ứng dụng và trong thời gian thực Ngoài ra,

hệ thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng Thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày, nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng

1.4.2 Công tác kế toán chính xác hơn

Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các công ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công Phần mềm kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội

bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản Hơn nữa, một phần mềm kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ cho việc ứng dụng các quy trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng

1.4.3 Cải tiến quản lý hàng tồn kho

Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP cho phép các công

ty theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả sản xuất

1.4.4 Tăng hiệu quả sản xuất

Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các công ty nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong quy trình sản xuất Chẳng hạn, nhiều công ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản xuất một cách thủ công dẫn đến tính toán sai và điều này gây nên các điểm thắt cổ chai trong quá trình sản xuất và do đó thường sử dụng không hết công suất của máy móc và công nhân

1.4.5 Quản lý nhân sự hiệu quả hơn

Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương giúp sắp xếp hợp lý các quy trình quản lý nhân sự và tính lương, do đó làm giảm chi phí quản lý đồng thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương

1.4.6 Các quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn

Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các quy trình kinh doanh để giúp phân công công việc được rõ ràng và giảm bớt những rối rắm và các vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công ty

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Thông qua chương 1 chúng ta đã tìm hiểu về khái niệm, đặc điểm, các phân hệ của ERP bao gồm: kế toán, quản lý hàng, quản lý sản xuất, quản lý bán hàng, quản lý nhân sự và tính lương; đồng thời thấy được lợi ích nó mang lại cho doanh nghiệp

Qua đó cũng có thể hiểu đơn giản rằng đây là một hệ thống tập hợp các ứng dụng khác nhau giúp nhân viên, nhà điều hành xây dựng quy trình chuẩn tương tác qua lại trên cơ sở tài nguyên doanh nghiệp Nhờ đó tài nguyên doanh nghiệp được quản lý toàn diện từ A tới Z

Và đối với mỗi doanh nghiệp mà nói Quản trị chuỗi cung ứng (SCM) là một quy trình quan trọng đây là một phương thức nhằm cải thiện việc tìm kiếm nguồn cung cấp đầu vào của các doanh nghiệp, qua chế biến, sản xuất sẽ được phân phối lại cho các nhà phân phối và tới tay các khách hàng Ngoài ra phương pháp này cũng là sự kết hợp của nhiều thủ pháp khoa học để tạo nên một sản phẩm dịch vụ tốt hơn Vì vậy mà đề tài mà tôi đã chọn cũng liên quan đến Quản trị chuỗi cung ứng Vấn đề này sẽ được tìm hiểu ở chương 2

CHƯƠNG 2QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG

Trong chương này chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu kỹ hơn về quản trị chuỗi cung ứng từ khái niệm, nguồn gốc và mục đích khi xây dựng chuỗi cung ứng cho doanh nghiệp

2.1 KHÁI NIỆM

2.1.1 Khái niệm chuỗi cung ứng

Là mạng lưới các nhà cung cấp, nhà sản xuất, nhà lắp ráp, nhà phân phối

và các trang thiết bị hậu cần Nhằm thực hiện các chức năng:

Thu mua nguyên vật liệu

Chuyển thành các sản phẩm trung gian và cuối cùng

Phân phối các sản phẩm đến khách hàng

2.1.2 Quản trị chuỗi cung ứng

Thực tế đây là một phần nhỏ của ERP, nó là sự phối hợp tất cả các hoạt động và các dòng thông tin liên quan đến việc mua, sản xuất và di chuyển sản phẩm

SCM tích hợp nhu cầu hậu cần nhà cung cấp, nhà phân phối và khách hàng thành 1 quá trình liên kết

SCM là mạng lưới các điều kiện dễ dàng cho việc thu mua nguyên vật liệu, chuyển nguyên vật liệu thô thành sản phẩm trung gian và cuối cùng, và phân phối sản phẩm cuối cùng đến khách hàng

Quản trị chuỗi cung ứng (Supply chain Management - SCM) là một sự quản lý toàn bộ chuỗi giá trị thặng dư (value - added), từ nhà cung cấp tới nhà sản xuất rồi tới các nhà buôn bán, bán lẻ và cuối cùng là tới khách hàng đầu cuối SCM có 3 mục tiêu chính:

và xã hội châu Á Thái Bình Dương (Economic and Social Commission for Asia and the Pacific - ESCAP) ghi nhận Logistics đã phát triển qua 3 giai đoạn:

2.2.1 Giai đoạn phân phối

Đó là quản lý một cách có hệ thống các hoạt động liên quan với nhau nhằm đảm bảo cung cấp sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng một cách hiệu quả nhất Giai đoạn này bao gồm các hoạt động nghiệp vụ sau:

Vận tải

Phân phối

Bảo quản hàng hóa

Quản lý kho bãi

Bao bì, nhãn mác, đóng gói

2.2.2 Giai đoạn hệ thống Logistics

Giai đoạn này có sự phối hợp công tác quản lý của cả hai mặt trên vào cùng một hệ thống có tên là Cung ứng hàng và Phân phối sản phẩm

2.2.3 Giai đoạn quản trị chuỗi cung ứng

Theo ESCAP thì đây là khái niệm mang tính chiến lược về quản trị chuỗi quan hệ từ nhà cung cấp nguyên liệu – đơn vị sản xuất – đến người tiêu dùng Khái niệm SCM chú trọng việc phát triển các mối quan hệ với đối tác, kết hợp chặt chẽ giữa nhà sản xuất với nhà cung cấp, người tiêu dung và các bên liên quan như các công ty vận tải, kho bãi, giao nhận và các công ty công nghệ thông tin

2.3 MỤC ĐÍCH XÂY DỰNG CHUỖI CUNG ỨNG

2.3.1 Doanh nghiệp cần có SCM

SCM bôi trơn các hoạt động của chuỗi cung ứng thuận tiện hơn, nhịp nhàng hơn, hiệu quả hơn và chính xác hơn bằng cách kết nối tất cả các nhà cung cấp, các đối tác thành một mạng lưới gắn kết chặt chẽ

Hiện nay, SCM không chỉ còn dành riêng cho các nhà máy, các đơn vị sản xuất nữa Các nhà bán lẻ trên toàn cầu cũng bắt đầu nhận thấy giải pháp SCM có thể thúc đẩy chuỗi cung ứng của họ trở nên hiệu quả hơn, giúp họ kiểm soát chặt chẽ hệ thống phân phối cũng như mức tồn kho tại các cửa hàng, đại lý

Theo hãng AMR Reseach, các công ty có một mạng lưới cung ứng hướng theo nhu cầu và trọng tâm vào khách hàng luôn đảm bảo tỷ lệ hàng tồn kho dưới 15%; hoạt động xử lý đơn đặt hàng diễn ra tốt đẹp và thời gian chu trình tiền mặt thấp hơn so với các đối thủ cạnh tranh đến 35% Những kết quả như vậy đã dẫn tới việc cải thiện được 10% doanh thu và 5 đến 7% lợi nhuận

Cũng theo AMR Research yếu tố cơ bản để cạnh tranh ngày nay trong các công ty hàng đầu là sở hữu được một chuỗi cung ứng trội hơn hắn đối thủ Giải pháp quản lý chuỗi cung ứng có thể giúp các nhà quản lý đạt được mục tiêu bằng cách cho phép họ dự đoán tốt hơn các xu hướng thị trường, thỏa thuận những đơn hàng tốt nhất có thể với các nhà cung ứng, tối ưu hóa mức tồn kho, và liên

kết tốt hơn với các kênh phân phối Chính vì những lợi ích mà SCM mang lại, ngày càng nhiều các công ty đi xây dựng cho mình một mô hình SCM phù hợp nhất nhằm hỗ trợ hoạt động kinh doanh của mình

2.3.2 Vai trò của SCM đối với họat động kinh doanh

Đối với các công ty, SCM có vai trò rất to lớn Bởi vì các doanh nghiệp nằm trong bất cứ một chuỗi cung ứng nào cũng phải đưa ra các quyết định chung và các quyết định riêng đối với các hành động của họ trên 5 lĩnh vực:

Điểm đáng lưu ý là các chuyên gia kinh tế đã nhìn nhận rằng hệ thống SCM hứa hẹn từng bước nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất của công ty và tạo điều kiện cho chiến lược thương mại điện tử phát triển

Trong một công ty sản xuất luôn tồn tại ba yếu tố chính của dây chuyền cung ứng:

 Các bước khởi đầu và chuẩn bị cho quá trình sản xuất, hướng tới những thông tin tập trung vào khách hàng và yêu cầu của họ

 Bản thân chức năng sản xuất, tập trung vào những phương tiện, thiết

bị, nhân lực, nguyên vật liệu và chính quá trình sản xuất

 Tập trung vào sản phẩm cuối cùng, phân phối và một lần nữa hướng tới những thông tin tập trung vào khách hàng và yêu cầu của họ

Trong dây chuyên cung ứng ba nhân tố này, SCM sẽ điều phối khả năng sản xuất có giới hạn và thực hiện việc lên kế hoạch sản xuất - những công việc đòi hỏi tính dữ liệu chính xác về hoạt động tại các nhà máy, nhằm làm cho kế hoạch sản xuất đạt hiệu quả cao nhất

Một tác dụng khác của việc ứng dụng giải pháp SCM là phân tích dữ liệu

thu thập được và lưu trữ hồ sơ với chi phí thấp

2.3.3 Mục đích của các doanh nghiệp khi xây dựng SCM

Với những tiện ích và vai trò mà SCM có thể mang lại cho doanh nghiệp như trên các doanh nghiệp xây dựng SCM nhằm phục vụ cho những mục đích liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Những mục đích chính đó là:

 Quản lý hiệu quả hơn toàn mạng lưới của doanh nghiệp bằng việc bao quát được tất cả các nhà cung cấp, các nhà máy sản xuất, các kho lưu trữ và

hệ thống các kênh phân phối

 Sắp xếp hợp lý và tập trung vào các chiến lược phân phối để có thể loại bỏ các sai sót trong công tác hậu cần cũng như sự thiếu liên kết có thể dẫn tới việc chậm chễ

 Tăng hiệu quả cộng tác liên kết trong toàn chuỗi cung ứng bằng việc chia sẻ các thông tin cần thiết như các bản báo cáo xu hướng nhu cầu thị trường, các dự báo, mức tồn kho, và các kế hoạch vận chuyển với các nhà cung cấp cũng như các đối tác khác

 Tối thiểu hóa chi phí tồn kho và tăng chu trình lưu chuyển tiền mặt bằng cách quản lý tốt hơn mức tồn kho

 Tăng mức độ kiểm soát công tác hậu cần để sửa chữa kịp thời các vấn

đề phát sinh trong chuồi cung ứng trước khi quá muộn

Điều quan trọng nhất khi doanh nghiệp xây dựng SCM là tiết kiệm chi phí tối đa, tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, tăng thị phần, giành được đông đảo khách hàng, tăng doanh thu cho doanh nghiệp và tối đa hoá lợi nhuận

2.3.4 Thực trạng ứng dụng ERP để xây dựng SCM hiện nay

Các doanh nghiệp thường bao gồm rất nhiều các nghiệp vụ khác nhau, vì vậy họ thường sử dụng các phần mềm quản lý với từng nghiệp vụ khác nhau nên khi áp dụng các phần mềm quản lý rời rạc thì việc trao đổi dữ liệu sẽ phải thực hiện một cách thủ công

Các doanh nghiệp Việt Nam đều đã quen với cách quản lý thủ công theo các quy trình cục bộ

Thực tế, các doanh nghiệp hiện nay đang có nhu cầu về dịch vụ tư vấn nhiều hơn so với việc triển khai ngay phần mềm SCM

Một vấn đề nữa của các doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay là số doanh nghiệp triển khai thành công các phần mềm ERP không nhiều Họ chỉ nghe rằng ERP là vấn đề rất phức tạp và số dự án triển khai thành công rất ít so với

số thất bại

Tại Việt Nam từ 2003 thì ERP đã bắt đầu phát triển với việc ứng dụng của một số công ty như Thép Miền Nam, Vinatex Đến năm 2005, số lượng các nhà cung cấp giải pháp gia tăng với sự tham gia của các nhà cung cấp ngoài nước cần kể tên như Microsoft, Oracle, SAP, và trong nước như

AZ, Pythis, Lạc Việt, FPT

Sai lầm ngay từ lúc đầu: Những phần mềm SCM mà bạn đưa vào sẽ xử

lý dữ liệu đúng theo những gì chúng được lập trình Các nhà dự báo và hoạch định chiến lược cần hiểu rằng, những thông tin ít ỏi ban đầu mà họ có được từ

hệ thống này sẽ cần phải điều chỉnh thêm Nếu họ không lưu ý đến một vài thiếu sót, khiếm khuyết của hệ thống, họ sẽ cho rằng hệ thống này thật vô dụng

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2

Qua chương 2 chúng ta đã nắm vững được khái niệm, nguồn gốc của SCM thông qua 3 giai đoạn của nó Cũng như nắm rõ mục đích xây dựng chuỗi cung ứng

Cũng trong chương chúng ta đã thấy rõ được vai trò quan trọng của SCM đối với doanh nghiệp như thế nào, thông qua việc hàng loạt các doanh nghiệp trong nước bắt đầu xây dựng và đã xây dựng thành công hệ thống SCM

Chính vì vậy việc triển khai giải pháp SCM cho doanh nghiệp là một việc cần thiết Trong chương tiếp theo tôi sẽ xây dựng giải pháp SCM cho doanh nghiệp thu mua cà phê tại Gia Lai

CHƯƠNG 3 TRIỂN KHAI GIẢI PHÁP ERP CHO SCM DOANH NGHIỆP THU MUA CÀ PHÊ

Chương này giới thiệu tổng quan về giải pháp SCM cho doanh nghiệp thu mua cà phê tại Gia Lai Đồng thời giới thiệu về việc phân tích và thiết kế các phân hệ về quản lý mua hàng, quản trị kho, và quản lý bán hàng khi xây dựng giải pháp ERP về quản trị chuỗi cung ứng cho doanh nghiệp

3.1 DOANH NGHIỆP THU MUA CÀ PHÊ TỈNH GIA LAI

Phần lớn các doanh nghiệp thu mua cà phê tại tỉnh Gia Lai đều là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cà phê được thu mua về sẽ được chế biến thô rồi đem bảo quản và xuất khẩu Chính vì thế phần đa họ đều liên kết với các doanh nghiệp lớn để tồn tại và cạnh tranh Với quy mô như vậy cùng với những áp lực to lớn không những của xu thế thị trường trong nước mà còn của thế giới đang đặt ngành thu mua cà phê của tỉnh Gia Lai đứng trước những áp lực to lớn Mặc dù tỉnh nhà và nhà nước đã có những chính sách thuận lợi tạo điều kiện cho doanh nghiệp, nhưng ngành thu mua cà phê Gia Lai vẫn chưa thể cất cánh như một số chuyên gia nhận định, nếu các doanh nghiệp chưa thực sự đổi mới mạnh mẽ hơn trong cách thức vận hành và tổ chức trong kinh doanh của chính mình

3.2 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG TẠI DOANH NGHIỆP THU MUA CÀ PHÊ TỈNH GIA LAI

Chuỗi cung ứng là một ngành phức tạp, đòi hỏi quản lý và phân tích một khối lượng dữ liệu lớn từ nhiều nguồn, thuộc nhiều phòng ban và các đơn vị kinh doanh khác nhau Để giúp Nhà quản lý nắm bắt thông tin trên thời gian thực, phân tích dễ dàng và ra quyết định đúng đắn, kịp thời, các doanh nghiệp

đã và đang dần quan tâm nhiều đến việc ứng dụng khoa học công nghệ vào quản lý

Nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu thay thế Microsoft Excel bằng các phần mềm lập kế hoạch/dự báo, ERP, Business Inteligence, SCM làm công cụ lưu trữ và phân tích thông tin chính

Qua tìm hiểu và nghiên cứu thì chuỗi cung ứng của các doanh nghiệp thu mua cà phê tại Gia Lai còn khá đơn giản như Hình 3.1

Hình 3.1 Mô hình chung chuỗi cung ứng thu mua cà phê

 Nhà cung cấp: là mắt xích đầu tiên quan trọng trong chuỗi cung ứng của hầu hết các doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm đầu vào và giá cả đầu ra của sản phẩm Với hầu hết các doanh nghiệp thu mua

cà phê tại Gia Lai đều thu mua cà phê thông qua 2 hình thức đó là thu mua thông qua các thương lái hoặc trực tiếp từ người trồng cà phê

 Nhà phân phối: cung cấp trái cà phê cho khách hàng với đúng số lượng, đúng lúc và mức giá có thể chấp nhận cho người mua và người bán, có thể tham gia vào nhiều mảng của chuỗi cung ứng Họ có thể mua cà phê ở bất

kỳ giai đoạn nào giữa trái cà phê chín và cà phê non (xanh), sau đó tiến hành

sơ chế, hoặc thu gom đủ lượng cà phê từ nhiều hộ nông dân, rồi vận chuyển bán cho khách hàng

 Khách hàng: hầu hết đều là các doanh nghiệp thu mua và chế biến cà phê thành sản phẩm cuối cùng ví dụ như Nestlé có chuyên gia chế biến hạt cà phê tươi thành thức uống được khách hàng ưa chuộng Công ty cũng có thể

tăng thêm giá trị cho sản phẩm thông qua các hoạt động marketing, làm thương hiệu và đóng gói và đưa đến người tiêu dùng.

Dựa vào mô hình ERD ở trên mà các quy trình trong hệ thống thông tin chuỗi cung ứng của các doanh nghiệp thu mua cà phê tại Gia Lai sẽ được khái quát hóa lại bằng quy trình cụ thể như sau:

Xem năng lực doanh nghiệp và ước tính giá

Bảng báo giá

Hợp đồng (Đơn bán hàng)

Phê duyệt

Xuất hóa đơn Xuất kho

LÃNH ĐẠO NHÂN VIÊN

Giảm trừ công nợ

TRẢ

HÀNG

Thực hiện mua hàng

*

11

6 5 4

3 2

Đầu vào:

- Khách hàng cung cấp các yêu cầu về

và soát xét khả năng của doanh nghiệp

- Nếu soát xét khả năng có đáp ứng với

hàng tồn kho nhân viên kinh doanh sẽ có thông tin ban đầu về thời gian hẹn giao hàng

Giám đốc

Đầu vào:

- Khả năng đáp ứng của doanh nghiệp

và thông tin trước khi ký hợp đồng

Thực hiện:

- Nhân viên kinh doanh lập bảng báo giá cho sản phẩm dựa trên thông tin số lượng

Đầu vào:

- Khả năng đáp ứng của doanh nghiệp

- Thông tin trước khi ký hợp đồng

trong phân hệ mua hàng:

+ Đặt mua hàng từ Nhà cung cấp

+ Kiểm tra số lƣợng, chất lƣợng hàng từ nhà cung cấp

- Kế toán xuất hóa đơn

Đầu ra:

- Phiếu xuất kho

- Hóa đơn VAT

9 Giao

hàng

Nhân viên Thủ kho

từ khách hàng

11 Đơn trả

hàng

Nhân viên kinh doanh

Đầu vào:

- Hàng hóa không đạt chất lƣợng khách hàng trả lại

Thực hiện:

- Làm đơn hàng trả từ đơn hàng bán

Đầu vào:

- Phiếu đề nghị nhập kho hàng trả từ nhân viên kinh doanh

Thực hiện:

- Làm phiếu nhập kho

Đầu ra:

- Phiếu nhập kho có xác nhận thủ kho

Yêu cầu mua hàng

Báo giá nhà cung

cấp Yêu cầu báo giá

Hợp đồng (Đơn mua hàng) Hợp đồng mua

Thông báo giao

LÃNH ĐẠO NHÂN VIÊN

- Trường hợp cần tạo mã mới, nơi yêu cầu mua hàng sẽ gởi yêu cầu tạo mã cho nhân viên kinh doanh theo quy trình cấp mã

ở phân hệ quản trị kho

Giám đốc

Đầu vào:

- Khả năng đáp ứng của nhà cung cấp

và thông tin trước khi ký hợp đồng

Thực hiện:

- Nhân viên kinh doanh lập yêu cầu báo giá tới nhà cung cấp và chuyển bản báo giá tới Giám đốc để duyệt

- Lập hợp đồng mua hàng/ đơn đặt hàng

từ yêu cầu mua hàng

- Lập Hợp đồng mua hàng/ đơn hàng trực tiếp trường hợp không tạo yêu cầu mua hàng

- Các thông tin cần lập: điều khoản, tên

và vị trí NCC; mặt hàng, đơn giá, số lượng; đơn vị nhận; cách thức nhận hàng: trực tiếp (mặc định), có kiểm nghiệm; lịch giao nhận hàng (nếu có)

- Để quản lý được thời gian dự kiến giao hàng về kho, nhân viên lập đơn hàng sẽ

nhập ngày hẹn giao tương ứng với ngày hàng

về kho dự kiến Trường hợp hàng về nhiều đợt nhân viên kinh doanh sẽ tách ra thành nhiều dòng tương ứng với nhiều đợt giao hàng

Đầu vào:

- Hợp đồng kinh tế/ Đơn mua hàng

- Phiếu thông báo giao hàng từ NCC

mua hàng vào hệ thống

Đầu ra:

- Phiếu nhập kho

- Hóa đơn VAT

10 Đơn hàng

trả

Nhân viên kinh doanh

Hình 3.4 Phân hệ quản lý kho

Phân hệ quản trị kho có khả năng đáp ứng nhu cầu quản lí kho phức tạp với nhiều kho vật lí và nhiều chủng loại hàng hóa, vật tƣ khác nhau Mô hình tổng thể trong quản trị kho nhƣ sau:

 Quản lý mã hàng: tính năng này cho phép doanh nghiệp thực hiện

việc khai báo và quản lý hàng một cách chuyên nghiệp hóa Mọi mặt hàng đểu phải có mã và đặt theo một quy ƣớc nhất định

 Quản lý hoạt động nhập kho

Hình 3.5 Quản lý hoạt động nhập kho