xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình chi phí xây lắp tại doanh nghiệp tư nhân xây dựng nguyễn danh

1 TÓM TẮT Đề tài “Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình chi phí xây lắp tại doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh” tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trì

ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ – QUẢN TRỊ KINH DOANH

NGUYỄN ANH THƯ

Chuyên ngành: Kế toán doanh nghiệp

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Long Xuyên, 05 – 2009

ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ – QUẢN TRỊ KINH DOANH

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Chuyên ngành: Kế toán doanh nghiệp

Sinh viên thực hiện: Nguyễn Anh Thư Lớp: DH6KT1 Mã số sinh viên: DKT052232 Người hướng dẫn: Thạc sĩ VÕ NGUYÊN PHƯƠNG

Long Xuyên, 05 – 2009

CÔNG TRÌNH ĐƯỢC HOÀN THÀNH TẠI KHOA KINH TẾ – QUẢN TRỊ KINH DOANH

ĐẠI HỌC AN GIANG

Người hướng dẫn: Thạc sĩ VÕ NGUYÊN PHƯƠNG

Người chấm, nhận xét 1:

Người chấm, nhận xét 2:

Khóa luận được bảo vệ tại Hội đồng chấm bảo vệ luận văn Khoa Kinh tế – Quản trị kinh doanh ngày…… tháng…….năm……

1

TÓM TẮT

Đề tài “Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình chi phí xây lắp tại doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh” tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp, từ đó đánh giá tình hình thực tế của hệ thống và đưa ra một số giải pháp nhằm xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình chi phí cho doanh nghiệp

Nghiên cứu được tiến hành qua 2 bước: nghiên cứu sơ bộ và nghiên cứu chính thức Nghiên cứu sơ bộ định tính thực hiện bằng phương pháp thảo luận tay đôi và quan sát các hoạt động của doanh nghiệp để thu thập dữ liệu sơ cấp

Nghiên cứu chính thức định tính thu thập các dữ liệu thứ cấp thông qua quan sát và thu thập từ hệ thống chứng từ, sổ sách và bảng câu hỏi liên quan đến các khoản mục chi phí xây lắp: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí chung Các tài liệu sau khi thu thập được xử lý bằng phương pháp tổng hợp

2

MỤC LỤC

TÓM TẮT 1

MỤC LỤC 2

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 5

DANH MỤC BẢNG 5

DANH MỤC SƠ ĐỒ 5

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN 6

1.1 Cơ sở hình thành đề tài 6

1.2 Mục tiêu 6

1.3 Nội dung nghiên cứu 6

1.4 Phạm vi nghiên cứu 7

1.5 Phương pháp nghiên cứu 7

1.6 Ý nghĩa 7

CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT 9

2.1 Định nghĩa và các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ 9

2.1.1 Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ 9

2.1.2 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ 10

2.2 Đặc điểm của sản phẩm xây dựng 11

2.3 Khái niệm, phân loại và ý nghĩa của khoản mục chi phí xây lắp 11

2.3.1 Khái niệm 11

2.3.2 Phân loại 12

2.3.3 Ý nghĩa của khoản mục chi phí xây lắp 12

2.4 Kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp 13

2.4.1 Các rủi ro thường gặp trong quá trình sản xuất sản phẩm xây lắp 13

2.4.1.1 Rủi ro chung trong quá trình sản xuất 13

2.4.1.2 Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 13

2.4.1.3 Đối với chi phí nhân công trực tiếp 14

2.4.1.4 Đối với chi phí sử dụng máy thi công 14

3

2.4.1.5 Đối với chi phí chung 14

2.4.2 Thủ tục kiểm soát các khoản mục chi phí xây lắp 14

2.4.3 Các đối tượng tham gia vào quá trình kiểm soát hệ thống nội bộ chu trình chi phí xây lắp 15

2.4.4 Kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học 16

2.4.4.1 Mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán tài chính 16

2.4.4.2 Ảnh hưởng của môi trường tin học đến kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 16

2.4.4.3 Rủi ro thường gặp trong môi trường xử lý bằng máy tính (CIS) 16

2.4.4.4 Các hoạt động kiểm soát 16

Tóm tắt 18

CHƯƠNG 3 GIỚI THIỆU DOANH NGHIỆP 19

3.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển 19

3.2 Cơ cấu tổ chức 19

3.3 Chính sách kế toán áp dụng tại đơn vị 20

3.4 Tình hình hoạt động trong 3 năm 2006, 2007, 2008 21

Tóm tắt 22

CHƯƠNG 4 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN XÂY DỰNG NGUYỄN DANH 23

4.1 Quy chế kiểm soát chi phí xây lắp của doanh nghiệp 23

4.1.1 Quy chế kiểm soát chung 24

4.1.2 Các thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 25

4.1.3 Các thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 26

4.1.4 Các thủ tục kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công 29

4.1.5 Các thủ tục kiểm soát chi phí chung 31

4.2 Kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học 32

4.2.1 Hoạt động kiểm soát chung 32

4.2.2 Hoạt động kiểm soát ứng dụng 33

4.3 Nhận xét về thực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình chi phí xây lắp tại doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh 34

4

4.3.1 Ưu điểm 34

4.3.2 Hạn chế 34

4.4 Phương hướng kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai 35

4.4.1 Định hướng phát triển của doanh nghiệp 35

4.4.2 Mục tiêu phát triển của doanh nghiệp 36

4.5 Những thuận lợi và khó khăn của doanh nghiệp 36

4.5.1 Thuận lợi 36

4.5.2 Khó khăn 36

Tóm tắt 37

CHƯƠNG 5 MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN NGUYỄN DANH 38

5.1 Quy chế kiểm soát chi phí xây lắp 38

5.1.1 Quy chế kiểm soát chung trong chu trình chi phí xây lắp 38

5.1.2 Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 40

5.1.3 Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 42

5.1.4 Kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công 43

5.1.5 Kiểm soát chi phí chung 44

5.2 Kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học 46

5.2.1 Hoạt động kiểm soát chung 46

5.2.2 Hoạt động kiểm soát ứng dụng 47

Tóm tắt 47

KẾT LUẬN 48

PHỤ LỤC 50

TÀI LIỆU THAM KHẢO 55

5

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

CPNCTT : chi phí nhân công trực tiếp

CPNVLTT : chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

CPSDMTC : chi phí sử dụng máy thi công

HTKSNB : hệ thống kiểm soát nội bộ

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2.1: Các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ 10

Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2006 đến năm 2008 21

Bảng 4.1: Trích bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ 24

Bảng 4.2: Những sai sót, gian lận và thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp khi sử dụng máy thi công do doanh nghiệp mua hoặc thuê 29

Bảng 4.3: Những sai sót, gian lận và thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp khi khoán gọn CPSDMTC cho đội thi công 30

Bảng 5.1: Những sai sót, gian lận và các thủ tục kiểm soát chung đề nghị 38

Bảng 5.2: Những gian lận, sai sót và thủ tục kiểm soát CPNVLTT 40

Bảng 5.3: Thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 42

Bảng 5.4: Thủ tục kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công 43

Bảng 5.5: Thủ tục kiểm soát chi phí chung 44

DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Mối quan hệ giữa các khoản mục chi phí xây lắp với báo cáo tài chính 12

Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp 20

Sơ đồ 4.1: Quá trình kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 27

6

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN W”X 1.1 Cơ sở hình thành đề tài

Bất cứ một doanh nghiệp hay một tổ chức kinh tế nào cũng hướng đến mục tiêu là lợi nhuận của doanh nghiệp ngày càng tăng, qui mô hoạt động ngày càng được mở rộng, đem lại nhiều lợi ích cho xã hội…Để thỏa mãn những mục tiêu ấy, ngoài việc doanh nghiệp nghiên cứu các sản phẩm mới, đề ra những kế hoạch hoạt động rõ ràng, nghiên cứu đối tác và đối thủ…doanh nghiệp cũng cần có một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu

Bởi vì những lợi ích do hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh đem đến cho doanh nghiệp như: đảm bảo tính trung thực và hợp lý của các số liệu kế toán trên sổ sách, báo cáo tài chính; giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc nhân viên của công ty gây ra; giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên nhưng lại gây tổn hại cho doanh nghiệp; giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty; cuối cùng hệ thống kiểm soát nội bộ có thể giúp ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ

Đối với một doanh nghiệp nhỏ như doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh thì một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả là vô cùng quan trọng vì năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp không mạnh bằng các doanh nghiệp vừa và lớn hoạt động trong cùng ngành xây lắp Mặt khác, đặc điểm của quá trình xây lắp là quá trình thi công được chia làm nhiều giai đoạn, các công việc chủ yếu được thực hiện ngoài trời nên các điều kiện thiên nhiên có thể ảnh hưởng đến tiến trình thi công Quá trình tập hợp chi phí kéo dài, phát sinh nhiều chi phí ngoài dự toán, chi phí không ổn định và phụ thuộc vào từng giai đoạn thi công Do đó, kiểm soát tốt chi phí là việc rất cần thiết đối với doanh nghiệp, vừa hạ thấp được giá thành sản phẩm mà vẫn đảm bảo được chất lượng và từ đó doanh nghiệp có thể tạo dựng được một hình ảnh chất lượng trên thương trường Bên cạnh đó, thủ tục và chất lượng của hệ thống kiểm soát chi phí còn thể hiện được văn hóa của doanh nghiệp, năng lực quản lý của chủ doanh nghiệp trong việc chống lãng phí và thất thoát tài sản

Vì doanh nghiệp có qui mô nhỏ và doanh nghiệp xây lắp thường phát sinh thêm các khoản chi phí ngoài dự toán, nên người nghiên cứu lựa chọn tìm hiểu, đánh giá và

đề nghị một số phương pháp để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình

chi phí xây lắp của doanh nghiệp với tên đề tài “Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình chi phí xây lắp tại doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh” 1.2 Mục tiêu

Thiết kế các thủ tục kiểm soát để tạo lập hệ thống kiểm soát nội bộ cho doanh

nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh đối với chu trình chi phí xây lắp

1.3 Nội dung nghiên cứu

- Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

7

- Tìm hiểu các hoạt động kiểm soát đối với chu trình chi phí xây lắp

- Đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp

- Xác định các nguyên nhân ảnh hưởng đến hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội

bộ trong chu trình chi phí xây lắp

- Đưa ra một số biện pháp để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu

- Nghiên cứu các hoạt động kiểm soát đối với các loại chi phí: chi phí nguyên vật

liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí chung 1.5 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu được tiến hành qua 2 bước: nghiên cứu sơ bộ và nghiên cứu chính thức

Nghiên cứu sơ bộ được thực hiện bằng phương pháp nghiên cứu định tính Trong bước này, dữ liệu thứ cấp được thu thập bằng kỹ thuật quan sát từ các nguồn: báo cáo tài chính 3 năm 2006, 2007 và 2008; sổ cái các tài khoản liên quan; điều lệ hoạt động của doanh nghiệp… Kỹ thuật thảo luận tay đôi với chủ doanh nghiệp bằng dàn bài phỏng vấn được sử dụng trong bước thu thập dữ liệu sơ cấp Bước một được thực hiện

là để thu thập dữ liệu xung quanh đề tài nghiên cứu nhằm hoàn thiện bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình chi phí xây lắp của doanh nghiệp phục vụ cho nghiên cứu chính thức Trong bước nghiên cứu sơ bộ thì phương pháp tổng hợp được sử dụng để phân tích các dữ liệu thu thập được

Nghiên cứu chính thức cho phép tìm hiểu sâu hơn về doanh nghiệp và thực trạng về

hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp của doanh nghiệp Từ đó, người nghiên cứu đưa ra nhận xét về HTKSNB đối với chu trình chí phí, và một số đề nghị nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình trên Phương pháp nghiên cứu định tính tiếp tục được sử dụng trong quá trình nghiên cứu chính thức Dữ liệu thứ cấp tiếp tục được thu thập bằng kỹ thuật quan sát từ các nguồn: các bảng dự toán và quyết toán công trình; sổ chi tiết các tài khoản liên quan; hệ thống chứng từ liên quan đến quá trình kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp… Và dữ liệu sơ cấp được thu thập bằng kỹ thuật phỏng vấn trực tiếp chủ doanh nghiệp và 4 nhân viên văn phòng bao gồm: 1 kế toán viên, 1 thủ quỹ và 2 nhân viên kỹ thuật theo bảng câu hỏi dạng đóng đã được soạn sẵn Đối với bước này, phương pháp phân tích dữ liệu được áp dụng vẫn là phương pháp tổng hợp từ các dữ liệu đã thu thập được

1.6 Ý nghĩa

Qua đề tài nghiên cứu, doanh nghiệp có thể nhận thấy được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với toàn doanh nghiệp nói chung, đối với chu trình chi phí nói riêng Dựa vào đề tài, doanh nghiệp có thể phân tích và đánh giá được sự hữu hiệu

8

của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Từ đó, doanh nghiệp tìm những phương pháp riêng và kết hợp với một số đề nghị của người nghiên cứu để thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí hiệu quả hơn

CHƯƠNG 2

CƠ SỞ LÝ THUYẾT

W”X

Chương 2 trình bày những nội dung sau:

Định nghĩa và các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Đặc điểm của sản phẩm xây dựng

Khái niệm, phân loại và ý nghĩa của khoản mục chi phí sản xuất xây lắp

Kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp

2.1 Định nghĩa và các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ

2.1.1 Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ

Báo cáo COSO1 định nghĩa: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu:

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy

- Các luật lệ và quy định được tuân thủ

- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.”

Định nghĩa được hiểu như sau:

Kiểm soát nội bộ là một quá trình Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt động

kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình

Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người Bởi vì chính con người

định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng Kiểm soát nội

bộ bao gồm con người trong doanh nghiệp và những chính sách, thủ tục, biểu mẫu…do những con người của doanh nghiệp đặt ra

Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không đảm bảo tuyệt đối là

các mục tiêu sẽ đạt được Vì hệ thống kiểm soát nội bộ luôn có những rủi ro tiềm tàng Kiểm soát nội bộ chỉ có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra Đồng thời, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích

1 COSO là một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính Báo cáo COSO là kết quả của một dự án được thực hiện qua 7 giai đoạn: thu thập các tài liệu từ trước đến nay

về kiểm soát nội bộ; phỏng vấn; gửi bảng câu hỏi; tổ chức hội thảo; dự thảo báo cáo; kiểm nghiệm thực tế; sửa đổi và hoàn thiện Dự thảo

9

10

Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ:

- Đối với báo cáo tài chính: kiểm soát nội bộ phải bảo đảm về tính trung thực và đáng tin cậy của báo tài chính mà mình cung cấp

- Đối với tính tuân thủ: kiểm soát nội bộ sẽ đảm bảo tính hợp lý trong việc chấp hành luật pháp và các quy định, chính sách của đơn vị cũng như của nhà nước

- Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động kiểm soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín…

Ö Các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp

2.1.2 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Bảng 2.1: Các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ 2

- Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán

- Triết lý quản lý và phong cách điều hành

các rủi ro có liên quan

- Xác định mục tiêu của đơn vị

- Nhận dạng rủi ro

- Phân tích và đánh giá rủi ro

Hoạt Các chính sách và các thủ tục - Phân chia trách nhiệm đầy đủ

2 Nguồn: Đoàn Văn Hoạt 2007 “Hệ thống kiểm soát nội bộ” trong Vũ Hữu Đức và Võ Anh Dũng (đồng chủ biên) Kiểm toán TP HCM: NXB Lao động – Xã hội.

thiết đối phó với rủi ro nhằm

đạt được các mục tiêu của

đơn vị

- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

- Kiểm soát vật chất

- Kiểm tra độc lập việc thực hiện

- Phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện

Thông

tin và

truyền

thông

Hệ thống thông tin được thiết

lập để mọi thành viên trong

đơn vị có khả năng nắm bắt

và trao đổi thông tin cần thiết

cho việc điều hành, quản trị

và kiểm soát các hoạt động

- Hệ thống thông tin, bao gồm cả hệ thống thông tin kế toán phải bảo đảm chất lượng thông tin

- Truyền thông bảo đảm các kênh thông tin bên trong và bên ngoài đều hoạt động hiệu quả

Giám

sát

Toàn bộ quy trình hoạt động

phải được giám sát và điều

chỉnh khi cần thiết Hệ thống

phải có khả năng phản ứng

năng động được thay đổi theo

yêu cầu của môi trường bên

trong và bên ngoài

- Giám sát thường xuyên

- Giám sát định kỳ

2.2 Đặc điểm của sản phẩm xây dựng

Quá trình sản xuất của doanh nghiệp xây lắp và sản phẩm xây lắp có đặc điểm riêng biệt, khác với các ngành sản xuất vật chất khác và điều đó ảnh hưởng đển công tác quản

lý, kiểm soát chi phí sản xuất, vì sản phẩm xây lắp:

- Mang tính riêng lẻ, có kết cấu kỹ thuật, mỹ thuật, vật tư, địa điểm, nhân lực, dự toán và phương pháp thi công khác nhau

- Có giá trị lớn thường vượt quá khả năng vốn lưu động của doanh nghiệp trong kỳ; quá trình thi công thường kéo dài, chịu sự chi phối của thời tiết

- Thời gian hữu dụng tương đối dài; đòi hỏi tiêu chuẩn kỹ thuật, mỹ thuật và quá trình thi công, bàn giao rất khắt khe

- Gắn liền với những địa điểm cố định trong suốt quá trình thi công và sử dụng

2.3 Khái niệm, phân loại và ý nghĩa của khoản mục chi phí sản xuất xây lắp 2.3.1 Khái niệm

Chi phí sản xuất xây lắp là toàn bộ chi phí về lao động sống và lao động vật hóa phát sinh trong quá trình sản xuất xây lắp bao gồm chi phí sản xuất xây lắp và chi phí sản xuất khác

2.3.2 Phân loại

Xuất phát từ đặc điểm của doanh nghiệp xây lắp và phương pháp lập dự toán xây lắp nên phương pháp phân loại chi phí xây lắp phổ biến được các doanh nghiệp xây lắp

áp dụng là phân loại theo khoản mục chi phí, bao gồm:

- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: bao gồm giá mua theo đơn giá xây dựng cơ

bản của vật liệu chính, vật liệu phụ, vật liệu luân chuyển, vật kết cấu dùng trực tiếp trong thi công xây lắp ở từng công trình, hạng mục công trình

- Chi phí nhân công trực tiếp: lương cơ bản, các khoản phụ cấp có tính chất

lương và các chi phí theo chế độ tính cho một ngày công định mức liên quan trực tiếp

đến thi công xây lắp ở từng công trình, hạng mục công trình

- Chi phí sử dụng máy thi công: chi phí tính cho việc điều khiển sửa chữa, vận hành, khấu hao của máy móc thiết bị thi công ở từng công trình, hạng mục công trình

- Chi phí chung: bao gồm toàn bộ chi phí trực tiếp khác, chi phí phục vụ, quản lý quá trình thi công được tính theo một tỷ lệ trên chi phí nhân công trực tiếp

2.3.3 Ý nghĩa của khoản mục chi phí xây lắp

- Cung cấp thông tin về thực trạng, quy mô sản xuất của doanh nghiệp

- Ảnh hưởng trực tiếp đến các khoản mục trên bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

Sơ đồ 2.1: Mối quan hệ giữa các khoản mục chi phí xây lắp với

báo cáo tài chính

Bảng Cân đối kế toán:

- Hàng tồn kho

- Chi phí sản xuất dở dang

- Lợi nhuận chưa phân phối

- Thuế và các khoản phải nộp

nhà nước Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh:

- Giá vốn hàng bán

- Lợi nhuận gộp

- Lợi nhuận thuần

- Tổng lợi nhuận trước thuế

- Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp

- Lợi nhuận sau thuế

13

- Cùng với những thông tin khác như: doanh thu, đối thủ cạnh tranh… thông tin

về chi phí xây lắp có ảnh hưởng đến việc ra quyết định các chiến lược kinh doanh mới, hay dự toán xây dựng công trình mới của chủ doanh nghiệp

- Cơ quan thuế dựa vào chi phí sản xuất, doanh thu để xác định mức thuế thu nhập

mà doanh nghiệp phải nộp, tránh tình trạng trốn thuế, gian lận…

2.4 Kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp

2.4.1 Các rủi ro thường gặp trong quá trình sản xuất sản phẩm xây lắp

2.4.1.1 Rủi ro chung trong quá trình sản xuất

- Lập dự toán sản xuất không chính xác do người lập dự toán nhập sai khối lượng công việc cần hoàn thành, nhập sai khối lượng, chủng loại nguyên vật liệu cần sử dụng…

- Xây dựng không kịp tiến độ thi công do phát sinh thêm hạng mục công trình phải làm, hoặc do hạng mục công trình không đúng theo yêu cầu phải phá bỏ làm lại,

cũng có thể do tác động của thời tiết như mưa, bão…

- Sản phẩm không đúng theo yêu cầu về kỹ thuật như hạng mục công trình đổ bêtông lót móng có chiều rộng dưới 250 cm yêu cầu phải sử dụng khoảng 2 m3 cát nhưng chỉ sử dụng 1m3 cát Về tiêu chuẩn mỹ thuật như sai màu sơn tường, sai vị trí đặt

cửa đi, cửa sổ…

2.4.1.2 Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

- Quá trình mua hàng – nhập kho nguyên vật liệu:

+ Mua hàng không đúng nhu cầu

+ Mua giá cao

+ Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ và báo cáo như sai sót trong việc ghi nhận khối lượng, số lượng nguyên vật liệu nhập kho, có sự chênh lệnh số liệu ghi trong nhật

ký mua hàng và sổ cái tài khoản 152…

…

- Quá trình xuất kho sử dụng, bảo quản nguyên vật liệu:

+ Xuất vật tư không đúng nhu cầu của người yêu cầu xuất vật tư hoặc người yêu cầu xuất vật tư đề nghị xuất vật tư không phù hợp với công việc cần làm

+ Vật tư bị thất thoát do bị mất cắp, do ảnh hưởng của môi trường

+ Xuất vật tư nhưng chưa được xét duyệt: công nhân tự ý lấy nguyên vật liệu sử dụng mà chưa có sự đồng ý của người có thẩm quyền hoặc đã được phê duyệt yêu cầu xuất vật tư nhưng không lấy vật tư theo đề nghị ban đầu mà lấy loại nguyên vật liệu khác

…

14

2.4.1.3 Đối với chi phí nhân công trực tiếp

+ Rủi ro về xác định mức lương: nếu xác định mức lương cao hơn so với thị

trường sẽ làm tăng chi phí của doanh nghiệp Nhưng nếu xác định mức lương quá thấp

sẽ không khuyến khích được sự hăng hái làm việc của công nhân

+ Rủi ro về tính lương: ghi chép ít hơn hoặc nhiều hơn ngày công thực tế của công nhân hoặc tính sai về mức lương giữa các vị trí: đội trưởng, đội phó và công nhân

+ Rủi ro về chi trả lương: trả lương cho nhân viên đã nghỉ việc, hoặc trả lương cho nhân viên không có thực do việc cập nhật dữ liệu về nhân sự không đầy đủ, kịp thời

+ Rủi ro về ghi nhận và báo cáo về quy trình nhân sự – tiền lương như ghi nhận không kịp thời, không đầy đủ về số lượng nhân công, ngày công

2.4.1.4 Đối với chi phí sử dụng máy thi công

+ Việc xuất nhiên liệu sử dụng cho máy thi công không được phê duyệt bởi

người có trách nhiệm

+ Ghi nhận sai về số giờ chạy máy thi công

+ Sai sót trong việc tính lương cho công nhân vận hành máy thi công

2.4.2 Thủ tục kiểm soát các khoản mục chi phí xây lắp

- Phân chia trách nhiệm đầy đủ: tách biệt giữa nhân viên có nhiệm vụ ghi

chép bảng chấm công và nhân viên có nhiệm vụ thanh toán lương; giữa nhân viên kiểm

kê vật tư nhập xuất kho với nhân viên thanh toán tiền cho nhà cung cấp…

- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ: bao gồm kiểm soát

chứng từ, sổ sách và kiểm soát các nghiệp vụ phát sinh Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán tham gia vào quá trình kiểm soát nội bộ chu trình chi phí xây lắp:

+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:

Chứng từ: hợp đồng mua bán vật tư, đơn đặt hàng, các phiếu xuất kho, hóa đơn mua hàng, phiếu chi, séc, giấy xác nhận các giao dịch qua ngân hàng, bảng kê phiếu xuất vật tư, bảng tổng hợp vật tư xuất dùng, bảng tổng hợp chi phí vật tư, bảng dự toán chi phí xây lắp- CPNVLTT…

15

Sổ sách: sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh – tài khoản CPNVLTT, sổ cái tài khoản CPNVLTT, sổ cái tài khoản NVL (152), sổ cái tài khoản khoản phải trả (331)…

+ Chi phí nhân công trực tiếp:

Chứng từ: hồ sơ tuyển dụng, hợp đồng lao động, bảng chấm công, thẻ chấm công, bảng phân bổ tiền lương, bảng thanh toán lương, bảng dự toán chi phí xây lắp – CPNCTT, phiếu chi tiền, séc, giấy xác nhận số dư tài khoản của ngân hàng …

Sổ sách: sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh – tài khoản CPNCTT, sổ cái tài khoản CPNCTT, sổ cái tài khoản khoản phải trả (331), sổ cái tài khoản phải trả công nhân viên (334)…

+ Chi phí sử dụng máy thi công:

Chứng từ: phiếu theo dõi hoạt động của máy thi công, hợp đồng thuê máy móc thiết bị, bảng kê xuất nhiên liệu sử dụng chạy máy thi công, bảng phân bổ CPSDMTC, bảng dự toán chi phí xây lắp – CPSDMTC, phiếu chi tiền, séc, bảng tính khấu hao máy móc thi công…

Sổ sách: sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh – tài khoản CPSDMTC, sổ cái tài khoản CPSDMTC, sổ cái tài khoản khoản phải trả (331), sổ cái tài khoản NVL (152)…

+ Chi phí chung:

Chứng từ: bảng kê tổng hợp lương cho bộ phận quản lý, bảng kê công cụ xuất dùng, bảng phân bổ CPC, bảng dự toán chi phí xây lắp – CPC, phiếu chi tiền, séc, giấy xác nhận số dư tài khoản của ngân hàng …

Sổ sách: sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh – tài khoản CPC,

sổ cái tài khoản CPC, sổ chi tiết khoản phải trả (331)…

- Kiểm soát vật chất: định kỳ so sánh số lượng, chất lượng tài sản cố định thực

tế kiểm kê so với tài sản cố định được ghi trên sổ sách Nhân viên cần sử dụng máy móc, tài sản cố định phải làm giấy yêu cầu có trình bày rõ sử dụng cho công việc gì, sử

dụng trong thời gian bao lâu…

- Kiểm tra độc lập việc thực hiện: việc kiểm tra quá trình xuất kho vật tư phải

được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) độc lập với cá nhân (hoặc bộ phận) quản

lý vật tư Hay việc kiểm tra bảng tính lương phải giao cho cá nhân độc lập với nhân viên

thực hiện việc tính lương, lập bảng chấm công…

- Phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện: so sánh chi phí xây lắp thực

tế phát sinh và chi phí dự toán ban đầu, chi phí thực tế giữa các công trình, hạng mục

công trình…

2.4.3 Các đối tượng tham gia vào quá trình kiểm soát chu trình chi phí xây lắp

- Đối tượng bên trong doanh nghiệp: chủ doanh nghiệp, nhân viên, công nhân

- Đo lường giá trị của các nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trị

- Xác định đúng kỳ hạn của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để ghi chép đúng kỳ

- Trình bày đúng đắn và công bố đầy đủ thông tin cần thiết trên báo cáo tài

chính

2.4.4.2 Ảnh hưởng của môi trường tin học đến kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

- Thiếu dấu vết kiểm toán

- Việc xử lý hàng loạt nghiệp vụ

- Thiếu sự phân chia trách nhiệm đầy đủ

- Khả năng xảy ra gian lận và sai sót

- Xét duyệt và thực hiện nghiệp vụ

- Sự phụ thuộc của các thủ tục kiểm soát vào quá trình xử lý trên máy

- Tăng cường giám sát

2.4.4.3 Rủi ro thường gặp trong môi trường xử lý bằng máy tính (CIS)

- Rủi ro xử lý thông tin: là những rủi ro xảy ra trong quá trình nhập liệu, xử lý thông tin và kết quả của quá trình xử lý đó

- Rủi ro hệ thống thông tin: là những rủi ro xảy ra trong quá trình phát triển hệ

thống, tổ chức hệ thống; rủi ro do thiết bị, do việc truy cập vào hệ thống hoặc rủi ro do

dữ liệu đầu vào

2.4.4.4 Các hoạt động kiểm soát

- Hoạt động kiểm soát chung: được áp dụng cho tất cả phần hành trong môi trường tin học

+ Phân chia các chức năng của hệ thống: phân chia chức năng quản lý toàn hệ thống, chức năng nhập dữ liệu đầu vào, chức năng kiểm tra các dữ liệu đầu ra…

+ Kiểm soát dự án, phát triển: lập kế hoạch ngắn hạn, dài hạn; phân chia các công việc, trách nhiệm cho các thành viên trong đội dự án…

+ Kiểm soát việc thâm nhập hệ thống (tiếp cận hệ thống về mặt vật lý): hạn chế tiếp cận máy tính, sử dụng các thiết bị giám sát, cảnh báo…

17

+ Kiểm soát việc truy cập hệ thống (tiếp cận hệ thống về mặt luận lý): phân quyền cho người sử dụng, sử dụng các thủ tục nhận dạng…

+ Kiểm soát lưu trữ dữ liệu: ban hành văn bản quy định cụ thể về sử dụng, bảo quản thiết bị lưu trữ; lập các bản sao dự phòng…

+ Kiểm soát việc truyền tải dữ liệu: kiểm soát truyền sai bằng cách sử dụng số kiểm tra…

+ Chuẩn hóa tài liệu hệ thống: phân chia tài liệu thành các loại tài liệu quản trị3, tài liệu vận hành4 và tài liệu ứng dụng5

+ Tạo dấu vết kiểm toán: hạn chế việc chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp, cài đặt phần mềm tự động ghi nhận khi có sự thâm nhập, truy cập hệ thống…

+ Giảm thiểu thời gian ngưng trệ hệ thống: sử dụng hệ thống máy tính thay thế, các dụng cụ, thiết bị duy trì nguồn điện…

+ Khôi phục hệ thống sau sự cố: sao lưu dự phòng chương trình, dữ liệu…

- Hoạt động kiểm soát ứng dụng: chỉ liên quan đến từng phần hành cụ thể, bao

gồm hoạt động kiểm soát được lập trình sẵn trong máy tính và hoạt động kiểm soát do

con người thực hiện

+ Kiểm soát dữ liệu nhập: kiểm soát nguồn dữ liệu như đánh số trước các chứng từ trắng; kiểm soát quá trình nhập liệu bằng cách kiểm tra trình tự nhập liệu…

+ Kiểm soát quá trình xử lý: kiểm soát tham chiếu toàn vẹn (các dữ liệu có liên kết với nhau sẽ không được xóa); sử dụng chứng từ luân chuyển…

+ Kiểm soát các thông tin đầu ra: giám sát việc chuyển giao thông tin, hủy bỏ

5 Bao gồm tất cả các thủ tục, quy định của quá trình xử lý dữ liệu, các thủ tục và quyền truy cập hệ thống,

và các tài liệu được tạo ra trong quá trình phát triển hệ thống

18

Tóm tắt

Chương 2 trình bày về cơ sở lý luận và xây dựng mô hình nghiên cứu về xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp của doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh

Hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp có 5 bộ phận: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát

Chi phí xây lắp bao gồm các khoản mục chi phí: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công và chi phí chung Đối với mỗi loại chi phí có những rủi ro khác nhau nên cần có những thủ tục kiểm soát phù hợp cho từng khoản mục chi phí Nhưng nhìn chung có 5 loại thủ tục chủ yếu là: phân chia trách nhiệm đầy đủ, kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ, kiểm soát vật chất, kiểm tra độc lập việc thực hiện, phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện

Đối với doanh nghiệp có sử dụng hệ thống máy tính và các phần mềm để lập kế hoạch sản xuất, lập báo cáo tài chính thì phải có các thủ tục thích hợp cho việc kiểm soát riêng đối với hệ thống thông tin trên máy tính và các phần mềm

CHƯƠNG 3 GIỚI THIỆU DOANH NGHIỆP

W”X

Chương 3 chủ yếu trình bày những nội dung:

Lịch sử hình thành và quá trình phát triển

Cơ cấu tổ chức

Chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiêp

Tình hình hoạt động trong 3 năm 2006, 2007, 2008

3.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển

Doanh nghiệp được thành lập từ năm 1997 với số vốn ban đầu là 185.000.000đ,

có trụ sở đặt tại 138/39 Trần Hưng Đạo, phường Mỹ Bình, Tp Long Xuyên, An Giang Qua 12 năm hoạt động, số vốn chủ sở hữu đã được tăng lên đến 1.923.000.000đ Chủ doanh nghiệp là ông Nguyễn Văn Danh

Từ khi thành lập đến nay doanh nghiệp đã qua 1 lần đổi tên, từ năm 1997 đến

2002 doanh nghiệp có tên là “Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Văn Danh” và từ năm 2002 đến nay doanh nghiệp đổi tên là “Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh”

Ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp như xây dựng công trình dân dụng, xây dựng công trình công nghiệp, san lấp mặt bằng, sản xuất đồ dùng bằng khung nhôm, sản xuất các cấu kiện thép cho xây dựng…

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp đã dần tạo được uy tín trong các mối quan hệ với nhà cung cấp và khách hàng của doanh nghiệp; tích lũy được nhiều kinh nghiệm để nâng cao chất lượng sản phẩm; nâng cao trình độ của bản thân chủ doanh nghiệp, nhân viên, công nhân của đơn vị Bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số khuyết điểm trong việc điều hành, quản lý và kiểm soát doanh nghiệp

3.2 Cơ cấu tổ chức

- Chủ doanh nghiệp đồng thời là giám đốc của doanh nghiệp: chịu trách nhiệm trong việc lập kế hoạch hoạt động cho doanh nghiệp, tổ chức thực hiện kế hoạch, kiểm

tra việc thực hiện và có toàn quyền quyết định mọi hoạt động của doanh nghiệp

- Nhân viên kế toán phụ trách việc ghi nhận, phản ánh, phân loại, tập hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp từ các loại chứng từ vào sổ sách có liên quan Từ đó, tổng hợp số liệu thu thập được và cung cấp các số liệu đó cho chủ doanh nghiệp bằng báo cáo tài chính Sau khi lập báo cáo tài chính, kế toán viên tiến hành kê khai các loại thuế phải nộp trong năm tài chính để doanh nghiệp cung cấp cho cơ quan

19

thuế Công việc lập báo cáo tài chính của nhân viên kế toán được hỗ trợ bằng phần mềm

kế toán acsoft

- Thủ quỹ là người quản lý và thực hiện những công việc liên quan trực tiếp đến

tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

- Nhân viên kỹ thuật chịu trách nhiệm thiết kế, kiểm tra các bản vẽ công trình, bảng dự toán công trình cũng như giám sát việc thực hiện công trình về mặt mỹ thuật,

kỹ thuật

- Các đội trưởng đội xây lắp chịu trách nhiệm chính trong việc tuyển dụng, quản

lý, phân công công việc, kiểm tra công nhân tại các công trường, lập bảng chấm công và

tiến hành thanh toán lương cho công nhân

- Các đội xây lắp bao gồm những công nhân trực tiếp xây dựng công trình

Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

: quan hệ điều hành trực tiếp

: quan hệ điều hành gián tiếp

Nhân viên

kỹ thuật

Đội trưởng đội xây lắp

Các đội xây lắp

Thủ quỹ

Nhân viên

kế toán

Chủ doanh nghiệp

3.3 Chính sách kế toán áp dụng tại đơn vị

Kỳ kế toán: năm

Chế độ kế toán áp dụng : quyết định 48/2006/QĐ-BTC

20

21

Hình thức kế toán áp dụng: chứng từ ghi sổ

Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên

3.4 Tình hình hoạt động trong 3 năm 2006, 2007, 2008

Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2006 đến năm 2008 6

ĐVT: 1.000đ

1 Doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ 1.661.032 1.794.255 2.752.205

2 Các khoản giảm trừ doanh thu

3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 1.661.032 1.794.255 2.752.205

5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 170.591 57.563 274.721

7.Chi phí tài chính:

- Trong đó lãi vay phải trả

9 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 37.674 27.385 40.424

10 Thu nhập khác

11 Chi phí khác

12 Lợi nhuận khác

15 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 27.125 19.717 29.105

Dựa vào bảng báo cáo tóm tắt về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp trên, có

thể nhận thấy:

Năm 2006 – 2007:

Tình hình kinh doanh của doanh nghiệp năm 2007 khả quan hơn so với năm

2006 nhờ doanh nghiệp mới ký được một hợp đồng mới ở Tri Tôn Vì vậy, doanh thu

thuần từ hoạt động kinh doanh tăng từ 1,66 tỷ đồng lên 1,79 tỷ đồng Năm 2007, có

thêm khoản doanh thu từ hoạt động tài chính có thể cải thiện lợi nhuận của doanh

nghiệp Trong khi đó, chi phí sản xuất lại tăng khoảng 0,25 tỷ đồng vì giá các loại vật tư

xây dựng tăng cao, nhất là giá của sắt thép Mặc dù chi phí quản lý năm 2007 giảm 0,1

6 (Nguồn: Báo cáo tài chính của doanh nghiệp tư nhân Nguyễn Danh qua 3 năm)

2008 tăng 0,74 tỷ đồng Chi phí quản lý kinh doanh tăng lên gấp gần 7 lần so với năm

2007, nguyên nhân là do nhận được nhiều công trình nên chi phí quản lý tại các công trình tăng lên Mặt khác, doanh thu tài chính năm 2008 lại giảm so với năm trước 0,78 lần Tuy với sự gia tăng của chi phí quản lý kinh doanh và sự sụt giảm của doanh thu tài chính nhưng với mức tăng của doanh thu từ hoạt động kinh doanh vẫn đảm bảo cho sự gia tăng của lợi nhuận sau thuế – năm 2008 lợi nhuận sau thuế là 0,29 tỷ đồng tăng hơn 0,09 tỷ đồng so với năm trước Và tăng mức đóng góp cho nhà nước từ thuế thu nhập doanh nghiệp từ 0,07 tỷ đồng vào năm 2007 lên 0,11 tỷ đồng vào năm 2008

Tóm tắt

Chương 3 đã mô tả sơ lược về lịch sử hình thành, quá trình phát triển của doanh nghiệp

tư nhân xây dựng Nguyễn Danh Tuy doanh nghiệp đã có nhiều năm hoạt động nhưng

do hạn chế về vốn, khó khăn trong vấn đề tuyển dụng cũng như đào tạo nhân viên nên doanh nghiệp chậm mở rộng về quy mô hoạt động, cơ cấu tổ chức vẫn thuộc loại hình doanh nghiệp nhỏ Chương này còn trình bày về các chính sách kế toán áp dụng tại đơn

vị và phân tích tình hình hoạt động của doanh nghiệp từ năm 2006 đến năm 2008

CHƯƠNG 4 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN XÂY DỰNG

NGUYỄN DANH

W”X

Chương 4 bao gồm những nội dung:

Quy chế kiểm soát chi phí xây lắp của doanh nghiệp

Kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học

Nhận xét về hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình chi phí xây lắp của doanh nghiệp

Phương hướng phát triển của doanh nghiệp

Những thuận và khó khăn của doanh nghiệp

Do các đặc điểm của sản phẩm xây lắp đã trình bày ở chương 2 nên khi hoàn thành quá trình xây dựng, sản phẩm xây lắp được xem là tài sản cố định của bên đặt hàng Do

đó, trước khi tiến hành xây lắp phải thực hiện việc lập dự toán và phải có sự đồng ý của

cả 2 bên – doanh nghiệp xây dựng và bên đặt hàng Vì thế, để hệ thống kế toán chi phí trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu phục vụ cho công tác quản lý, doanh nghiệp phải

quan tâm nhiều đến việc thiết lập các thủ tục kiểm soát cần thiết

4.1 Quy chế kiểm soát chi phí xây lắp của doanh nghiệp

4.1.1 Quy chế kiểm soát chung

4.1.1.1 Trường hợp doanh nghiệp được thực hiện từ khâu thiết kế bản vẽ, lập dự toán đến xây dựng công trình

Trước khi tiến hành đấu thầu hoặc ký kết hợp đồng nhận công trình, công việc đầu tiên là chủ doanh nghiệp và các nhân viên kỹ thuật thiết kế các bản vẽ của công trình, lập dự toán

Nếu nhân viên kỹ thuật không có trình độ phù hợp dẫn đến việc vẽ cấu trúc công trình sai như không đúng về khoảng cách giữa các cột nhà, giữa sàn nhà và mái nhà… làm ảnh hưởng đến toàn bộ quyết định của doanh nghiệp về dự toán xây dựng công trình

Tiếp theo, chủ doanh nghiệp trực tiếp thực hiện việc lập dự toán xây dựng với sự hỗ trợ của phần mềm chương trình lập dự toán xây dựng hitosoft Vì chủ doanh nghiệp đã

có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề nên hạn chế được những rủi ro trong quá trình lập

dự toán như: nhập sai dữ liệu về khối lượng và đơn giá vật tư, đơn giá nhân công; không

có số liệu chính xác về giá vật tư…Nhưng chủ doanh nghiệp vừa là người thiết lập vừa

kiểm tra bảng dự toán nên có thể xảy ra sai sót do sự chủ quan

23

Sau khi kiểm tra về bản vẽ thiết kế, doanh nghiệp sẽ tiến hành kiểm tra sự hợp lý của những dự toán do chủ đầu tư tự lập Việc kiểm tra được thực hiện đối với khối lượng từng hạng mục công trình và công trình, khối lượng, đơn giá vật tư sử dụng, giá trị của chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công và chi phí chung Trường hợp này, vì chủ doanh nghiệp không phải lập bảng dự toán nên quá trình kiểm tra ít bị rủi ro do sự chủ quan Nhưng đối với các công trình lớn, nhiều hạng mục công trình thì việc kiểm tra có thể xảy ra sai sót do sự mệt mỏi của chủ doanh nghiệp trong quá trình kiểm tra, vì chỉ có một mình chủ doanh nghiệp thực hiện việc này

Từ khi dự toán lập xong đến khi khởi công xây dựng và công trình hoàn thành, luôn

có sự biến động về giá nguyên vật liệu xây dựng, các loại công cụ dụng cụ, giá thuê máy thi công, giá và số lượng nhân công…Do đó, doanh nghiệp thường chọn việc hợp tác lâu dài với nhà cung cấp, mua hàng với số lượng lớn để được mua với giá thấp, được hưởng chiết khấu, giảm chi phí vận chuyển trên một đơn vị hàng mua… kết hợp với việc mua hàng của nhiều người bán cùng một lúc để tránh tình trạng ép giá từ nhà cung cấp

Khi tiến hành quyết toán, doanh nghiệp có thực hiện so sánh tổng chi phí theo dự toán và tổng chi phí thực tế phát sinh nhưng trong khi thi công không phân tích được nguyên nhân dẫn đến sự tăng - giảm từng khoản mục chi phí nên chưa có biện pháp phù hợp để kiểm soát chi phí xây lắp

Bảng 4.1: Trích bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ

TRẢ LỜI

CÂU HỎI

CÓ KHÔNG

A KIỂM SOÁT CHUNG:

2 Mọi sự biến động trọng yếu giữa chi phí dự toán với chi phí thực

3 Định kỳ hàng tuần có so sánh giữa chi phí dự toán và chi phí thực

25

4 Các khoản mục chi phí phát sinh có được tập hợp rõ ràng cho

4.1.2 Các thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Do sản phẩm xây lắp chỉ được sản xuất khi có yêu cầu của khách hàng, khối lượng nguyên vật liệu phụ thuộc vào quy mô công trình nên không thể dự đoán được số lượng vật tư xây dựng sử dụng trong khoảng thời gian nhất định Bên cạnh đó, doanh nghiệp thường lựa chọn nhà cung cấp các loại vật tư xây dựng có uy tín, ở gần nơi xây dựng công trình để tiết kiệm chi phí vận chuyển vật tư Vì vậy, doanh nghiệp không sử dụng

hệ thống kho bãi để nhập – xuất nguyên vật liệu mà vật liệu được đưa đến trực tiếp, bảo quản tại các công trình

Kiểm soát quá trình mua nguyên vật liệu trực tiếp – thanh toán

Chủ doanh nghiệp là người có thẩm quyền quyết định trong việc lựa chọn nhà cung cấp nguyên vật liệu và đặt mua vật tư với khối lượng và giá trị lớn Chủ doanh nghiệp cũng thường xuyên so sánh giá cả mặt hàng của nhiều nhà cung cấp khác nhau trước khi quyết định lựa chọn một nhà cung cấp nếu trong khu vực thi công có nhiều đại lý cung cấp khác nhau Đồng thời, trước khi đặt hàng chủ doanh nghiệp sẽ trực tiếp hoặc yêu cầu đội trưởng phải tìm hiểu đơn giá vật tư của ít nhất 3 nhà cung cấp

Khi mỗi công đoạn, công trình cần vật tư, thì công nhân của công đoạn, công trình

đó chỉ báo cho đội trưởng đội xây lắp mà không lập phiếu yêu cầu mua hàng; các đội trưởng được ủy quyền việc đặt hàng với nhà cung cấp đã được lựa chọn trước Vì chỉ gọi điện thoại đặt hàng cho người bán khi nguyên vật liệu đã gần hết hoặc khi cần thiết nên có nhiều trường hợp, nguyên vật liệu đã sử dụng hết mà nhà cung cấp vẫn chưa giao hàng Khi đó, công nhân có thể chuyển sang thực hiện công đoạn khác hoặc công nhân

sẽ nghỉ làm để chờ có vật tư Nếu công nhân nghỉ làm thì tiến độ thi công chậm lại và kéo dài ngày hoàn thành, bàn giao công trình làm cho chi phí thực tế tăng

Khi vật tư được giao đến, đội trưởng là người kiểm tra loại vật tư có đúng theo yêu cầu không; số lượng, chất lượng của hàng như thế nào và ký vào giấy xác nhận đã nhận vật tư Giấy này được chia làm 2 phần, doanh nghiệp – đại diện là đội trưởng – giữ một phần, phần còn lại do người bán giữ Nếu không đúng về loại nguyên vật liệu, số lượng cũng như chất lượng, đội trưởng sẽ báo trực tiếp cho nhà cung cấp và yêu cầu đổi lại hàng Các đội trưởng chỉ báo lại số lượng, chất lượng vật tư mua về, vật tư còn lại (nếu

có thể) vào mỗi cuối tuần Do đó, có thể dẫn đến việc đội trưởng và người bán thông đồng với nhau để hưởng chiết khấu hoặc kê khống số lượng các loại vật liệu để hưởng lợi hoặc đội trưởng đặt mua nguyên vật liệu sử dụng cho mục đích cá nhân…

Việc thanh toán cho nhà cung cấp do chủ doanh nghiệp trực tiếp thực hiện khi nào thuận tiện chứ không theo khoản thời gian nhất định Đối với các nhà cung cấp hợp tác lâu năm có thể thanh toán vào cuối mỗi tháng hoặc vài tháng mới thanh toán một lần