vai trò của đánh giá thực hiện công việc trong quản trị nhân sự

Để góp phần làm rõ những điều trên đây, bài viết này nhằm mục đíchtrình bày một cách hoàn thiện và đầy đủ hơn về các phơng pháp đánh giáthực hiện công việc của nhân viên trong doanh nghi

lời mở đầu

Trên thực tế hiện nay có rất nhiều cách hiểu khác nhau về đánh giá thựchiện công việc của ngời lao động trong doanh nghiệp Nhng những vấn đềcốt lõi không có nhiều thay đổi và có những điểm chung Là một phần trongchơng trình giảng dạy của bộ môn quản trị nhân lực, một môn khoa học mới

mẻ và cha đợc phổ biến nhiều nhng vai trò và ý nghĩa của môn học này đãdần đợc khẳng định trong nhà trờng và thực tế tại các doanh nghiệp

Đánh giá thực hiện công việc đã trở nên hết sức quan trọng và gópphần không nhỏ giúp các doanh nghiệp thành công trên thị trờng ngày càngtrở nên gay gắt hiện nay

Theo tác giả Nguyễn Hữu Thân :" Đánh giá thực hiện công việc củanhân viên là chìa khoá giúp doanh nghiệp có cơ sở hoạch định, tuyển mộ-tuyển chọn, phát triển tài nguyên nhân sự, cũng nh đền bù đãi ngộ, pháttriển nghề nghiệp va tơng quan nhân sự Quản trị tài nguyên nhân sự thànhcông hay không phần lớn là do công ty biết đánh giá đúng mức sự thực hiệncông việc của nhân viên hay không " Đánh giá thực hiện công việc củanhân viên không những mang ý nghĩa thẩm định lợng hoá mà còn có ýnghĩa công nhận khả năng và thành tích của nhân viên trong khoang thờigian nhất định Nó giúp cho doanh nghiệp trong quá trình hoạch định, tuyểnchọn, đào tạo và phát triển nhân sự Ngoài ra còn là căn cứ cơ bản giúpdoanh nghiệp khen thởng động viên, khích lệ hoặc kỷ luật nhân viên, giúpnhà quản trị trả lơng một cách công bằng

Một câu hỏi đặt ra là với ý nghĩa nh vậy nhng liệu các doanh nghiệp

đã nhận ra đợc vai trò của nó hay cha và khi nhận ra rồi thi có hiểu đợc vàvận dụng thành thạo trong doanh nghiệp của mình hay không Gặp khókhăn nh thế nào khi thực hiện việc đánh giá thực hiện công việc ngời lao

động trong doanh nghiệp

Để góp phần làm rõ những điều trên đây, bài viết này nhằm mục đíchtrình bày một cách hoàn thiện và đầy đủ hơn về các phơng pháp đánh giáthực hiện công việc của nhân viên trong doanh nghiệp Dới sự nghiên cứu và

tổng hợp các kiến thức của các tác giả khác nhau bài viết mong muốn có cáinhìn hoàn chỉnh hơn và sâu sắc hơn và từ đó nhìn ra đợc những hạn chế còntồn tại.Nhng với sự bó hẹp về nội dung và phạm vi nghiên cứu, cộng vào đó

là bài viết dới góc nhìn của một sinh viên, chắc chắn còn nhiều thiếu sót

Em mong rằng với sự giúp đỡ của các thầy và các cô bài viết này sẽ hoànchỉnh hơn

ơng i : Vai trò của đánh giá thực hiện công

việc trong quản trị nhân sự.

I khái niệm và ý nghĩa.

1 Khái niệm

Đánh giá thực hiện công việc cách đánh giá có hệ thống và chính thứctình hình thực hiện công việc của ngời lao động trên cơ sở so sánh với cáctiêu chuẩn đồng thời có sự thảo luận lại việc đánh giá đó đối với từng ngời

Đánh giá thực hiện công việc (Performance Appraisal) là một hệthống chính thức xét duyệt và đánh giá sự hoàn thành công việc của một cánhân theo định kỳ _ Nguyễn Hữu Thân

2 ý nghĩa.

Các chơng trình đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên

đ-ợc sử dụng rộng rãi từ những năm 1980 khi cạnh tranh trên thị trờng ngàycàng trở nên gay gắt, các doanh nghiệp bắt buộc phải chú trọng và khuyếnkhích các nhân viên thực hiện tốt các mục tiêu, yêu cầu trong công việc.Theo định nghĩa trên ta thấy đánh giá năng lực thực hiện công việc củanhân viên là một " hệ thống chính thức" nghĩa là việc đánh giá phải theomột tiến trình đánh giá khoa học co " bài bản" và mang tính chất định kỳtuỳ theo tính chất của công việc, theo mức độ kinh doanh và quy mô củadoanh nghiệp

II Vai trò của đánh giá thực hiện công việc

Đánh giá năng lực thực hiện công việc là công việc hết sức quan trọngnhng cũng là công việc hết sức khó khăn Nó khó khăn bởi vì với ngời lao

động không ai thích ngời khác đánh giá mình, ngoại trừ những ngời hoànthành công việc một cách thành công Cũng ít có ai muốn tự mình đánh giámình Khó khăn nhất vẫn là làm cách nào đánh giá một cách khách quan,

đúng mức Đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên sẽ tác độnglên cả tổ chức lẫn cá nhân ngời lao động Nhân viên, đặc biệt là những ngời

có xu hớng tự đánh giá họ thấp, những ngời có kết quả thực hiện không caohoặc những ngời không tin tởng là việc đánh giá công bằng, hợp lý sẽ cảmthấy không an toàn, thậm chi lo lắng sợ hãi khi làm việc trong doanhnghiệp Ngợc lại những nhân viên thực hiện công việc ở mức độ xuất sắc, cónhiều tham vọng, cầu tiến sẽ coi việc đánh giá thực hiện công việc của nhân

viên nh những cơ hội giúp cho họ khẳng định vị trí của họ trong doanhnghiệp và thêm cơ hội thăng tiến trong nghề nghiệp của mình

Đối với doanh nghiệp, các thông tin đánh giá thực hiện công việc củanhân viên sẽ giúp doanh nghiệp kiểm tra lại chất lợng của các hoạt độngquản trị nguồn nhân lực khác nh tuyển chọn, định hớng và hớng dẫn côngviệc, đào tạo, trả công vv

Vì vậy đánh giá thực hiện công việc có vai trò hết sức quan trọng cho cảdoanh nghiệp và ngời lao động Giúp cho hai bên ngày càng hoàn thiện vàcủng cố trong công việc

Dới đây là một số tác dụng của hệ thống đánh giá thực hiện công việc :

• Cung cấp các thông tin phản hồi cho nhân viên biết mức độ thực hiệncông việc của họ so với tiêu chuẩn mẫu và so với các nhân viên khác

• Giúp nhân viên điều chỉnh, sửa chữa các sai lầm trong quá trình làmviệc

• Kích thích, động viên nhân viên thông qua những điều khoản về đánhgiá, ghi nhận và hỗ trợ

• Cung cấp các thông tin làm cơ sở cho vấn đề đào tạo, trả lơng, khen ởng, thuyên chuyển nhân viên, cải tiến cơ cấu tổ chức v v

th-• Phát triển sự hiểu biết về công ty thông qua đàm thoại về các cơ hội vàhoạch định nghề nghiệp

• Tăng cờng quan hệ tốt đẹp giữa cấp trên và cấp dới

Ch

ơng ii : Phơng pháp đánh giá thực hiện công việc của nhân viên trong doanh nghiệp.

Method).

1> Khái niệm

Là phơng pháp đanh giá dựa trên ý kiến đánh giá chủ quan của conngời đánh giá để đánh giá sự thực hiện công việc của đối tợng đánh giá theomột thang đo từ thấp đến cao

2> Cách tiến hành đánh giá.

Theo phơng pháp này, việc đánh giá thực hiện công việc của nhânviên thông qua một bảng mẫu Bảng này sẽ liệt kê những yêu cầu chủ yếu

đối với nhân viên khi thực hiện công việc nh : số lợng, chất lợng, hành vi,tác phong của nhân viên vv

Các yếu tố đánh giá gồm hai loại : Đặc tính liên quan đến công việc

và đặc tính liên quan đến cá nhân đơng sự Các yếu tố liên quan đến côngviệc bao gồm có chất lợng, khối lợng công việc Trong khi các yếu tố liênquan đến cá nhân bao gồm nh các đặc tính : Độ tin cậy, óc sáng kiến, khảnăng thích nghi, khă năng phối hợp vv Ngời đánh giá điền vào mẫu in sẵnbằng cách ghi kí hiệu vào mức độ mỗi yếu tố Hình 1 sẽ cho ta minh hoạ cụthể

Họ tên của nhân viên : 1> Mỗi lần xem xét một yếu tố.

Công việc : Không cho phép đánh giá yếu tố ảnh hởng

Bộ phận : đến việc quyết định của các yếu tố khác Giai đoạn đánh giá( từ đến ) 2> Xem xét sự hoàn thành công tác trong suốt giai đoạn đánh giá.Tránh tập trung vào các biến cố hiện tại hoặc các biến cố riêng lẻ 3> Lu ý rằng điểm trung bình là điểm đạt yêu cầu Điểm trên trung bình hoặc xuất sắc cho thấy rằng nó trội hơn hẳn vv

4> Điểm tính thấp nhất( 1 điểm) đến cao nhất (xuất sắc :5 điểm)

Các yếu tố Điểm đánh giá Ghi chú

Khối lợng công việc hoàn

 Trung bình

 Yếu

 Kém Tổng hợp kết quả.  Tốt Khá

 Trung bình

 Yếu

 Kém Tiềm năng phát triển trong tơng lai.

 Đang ở mức độ gần mức đánh giá thực hiện công việc.

 Đang ở mức độ tối đa đánh giá thực hiện công việc và có một số các tiềm năng.

 Có khả năng tiến bộ và cho đào tạo, phát triển.

 Không thấy hạn chế.

Hình 1: Bảng liệt kê các yêu cầu trong đánh giá thực hiện công việc

3> Ưu nh ợc điểm của ph ơng pháp đánh giá bằng thang đo.

- Dễ mắc phải lỗi thiên vị, thành kiến

- Các chỉ tiêu đánh giá mang tính chung chung phù hợp với nhiều loại công việc dẫn đến không phản ánh đợc đăc thù của công việc

II Phơng pháp danh mục kiểm tra

1>Khái niệm và cách tiến hành.

Là phơng pháp sử dụng các danh mục các câu hỏi mô tả các hành vi,thái độ có thể xảy ra của ngời lao động dựa trên ý kiến chủ quan của mình

Ngời đánh giá đánh dấu vào những câu mô tả mà họ cảm thấy là đúng

và bỏ trống với câu mà họ cảm thấy không đúng

2>Ưu nh ợc điểm của ph ơng pháp.

2.1> Ưu điểm

- Là cơ sở cho việc ra quyết định về nhân sự

- Đơn giản, dễ tiến hành

- Chi phí rẻ, tiết kiệm thời gian

2.2> Nhợc điểm

- Dễ mắc phải lỗi thiên vị, thành kiến do chủ quan

- Không áp dụng đợc với những công việc phức tạp

- Thông tin phản hồi thờng bị nhiễu

1> Khái niệm.

Là phơng pháp ghi lại theo cách mô tả những hành vi xuất sắc hoặcyếu kém co liên quan đến việc thực hiện công việc của ngời lao động theotừng yếu tố công việc.

2> Cách tiến hành đánh giá.

Phơng pháp ghi chép các sự kiên quan trọng( The Critical IncidentMethod) là phơng pháp mà ngời lãnh đạo ghi lại những vụ việc quan trọng,những vụ việc tích cực hay những vụ việc tiêu cực trong quá trình thực hiệncông việc của nhân viên Những kết quả bình thờng sẽ không ghi lại Do vậynhững nhân viên thực hiện công việc rất tốt hoặc rất yếu sẽ đợc đánh giáriêng Đối với những vụ việc sai sót lớn cần chú ý kiểm tra lại xem nhânviên đó đã khắc phục đợc cha, giúp họ sửa chữa và tránh bớt những sai lầmtrong quá trình thực hiện công việc

Vào cuối giai đoạn đánh giá, ngời đánh giá sử dụng các hồ sơ nàykèm theo các dữ kiện khác để đánh giá bao quát toàn bộ giai đoạn đánh giáchứ không tập trung vào một thời điểm nào, chẳng hạn nh những tuần hoặcnhững tháng cuối cùng

vụ việc tích cực vụ việc tiêu cực

Ngày tháng Mục Vụ việc Ngày tháng Mục Vụ việc 30-4 M Làm nhiệm vụ

thay thế một nhân viên do ngời thân

bị bệnh.

20-5 N Phản ứng thô lỗ

với khách hàng.

Hình 2 : Mẫu ghi chép các sự kiện quan trọng

Tháng Giêng Ghi chép phiếu thăm khách hàng.

A đã không điền vào phiếu thăm khách hàng đúng Anh ta đã ghi là

đã thăm 3 khách hàng vào 3 ngày khác nhau Thực ra A đã thăm 3 khách hàng vào một ngày Tôi hỏi tại sao làm vậy, anh ta trả lời rằng : Con gái anh ta yêu cầu anh ta tham dự buổi triển lãm tranh của cô ấy, do đó anh ta bỏ ra một buổi chiều để làm việc đó Anh ấy hứa rằng sẽ không bao giờ làm sai nữa.

Tháng T Chiêu mại(Sales Promotion)

Hình 3 : Mẫu ghi chép các sự kiện quan trọng

3> Ưu nh ợc điểm của ph ơng pháp.

3.1> Ưu điểm

- Đánh giá đầy đủ tình hình thực hiện của ngời lao động.

- Có thể ghi chép một cách tỉ mỉ về quá trình thực hiện công việc củanhân viên

3.2> Nhợc điểm

- Mất nhiều thời gian ghi chép nếu cấp quản trị có nhiều nhân viên

- Phụ thuộc vào kỹ năng của ngời viết

3> Ưu nh ợc điểm của ph ơng pháp.

3.1> Ưu điểm

- Rất thuận lợi cho việc thông tin phản hồi

- Có thể quan sát ở xa và ghi lại nhng gì cần nhớ

- Rất đơn giản trong đánh giá vì chỉ cần một bài mô tả ngắn

3.2> Nhợc điểm

- Đánh giá loai này phụ thuộc vào khả năng viết của ngời đánh giá Khiduyệt xét lại thì việc đánh giá tích cực có thể bị diễn giải thành việctiêu cực nếu ngời đánh giá sử dụng từ ngữ sai hoặc không thể viếtthành một đoạn chính xác đợc

- Khó sử dụng thông tin tờng thuật để ra quyết định quản lý đợc

- Thiếu tính khách quan và chính xác.

Họ và tên : Chức vụ

Ngày tuyển dụng Số năm đang ở chức vụ này

Nơi công tác Chức vụ trớc đây

Tờng trình cho

Việc hoàn thành công tác,kết quả,và phân phối nhng con số cụ thể 1) Ngời này đã hoàn thành đợc những gì kể từ lần đánh giả trớc? (Xem xét chất luợng và khối lợng công việc) 2) Ngời này làm cách nay để công việc hoàn thành? 3) Ngời này quan hệ với ngời khác nh thế nào? 4) Liệt kê các đặc tính, phẩm chất và trình độ giúp ngời này hoàn thành công việc 5) Hãy đề nghị các hành động giúp ngời này cải tiến công việc theo chức vụ này Các mục đánh giá hoàn thành công việc và đặc tính trình đọ của bản thân đơng sự đã đợc thảo luânj với đơng sự do : Họ và tên ngời phỏng vấn:

Chức vụ : Ngày

Phê duyệt :

Hình 4 : Mẫu đánh giá bằng văn bản tờng thuật

1> Khái niêm.

Phơng pháp đánh giá quan sát hành vi là phơng pháp quan sát các hành

vi thuộc công việc đợc sắp xếp theo thứ tự từ xuất sắc đến rất kém và ngời

đánh giá phải xác định tần suất xảy ra của chúng theo một thang đo từ không bao giờ xảy ra đến luôn xảy ra

2> Cách tiến hành.

Phơng pháp quan sát hành vi đợc thực hiện dựa trên cở sở quan sát các hành vi thực hiện công việc của nhân viên Phơng pháp này căn cứ vào hai yếu tố : Số lần quan sát và tần số nhắc lại của hành vi, ngời lãnh đạo sẽ đánh

giá đợc tình hình thực hiện công việc của nhân viên nh thế nào Thep phơngpháp này, các hành vi đối với công việc đợc mô tả khách quan hơn và đợctrích ra từ bản ghi chép những vụ việc quan trọng

Ví dụ khi quan sát hành vi của một nhân viên đầu bếp trong nhà hàng cầnquan sát những vấn đề sau :

- Vệ sinh bồn chậu sạch sẽ, không thò tay vào món ăn

3> Ưu nh ợc điểm của ph ơng pháp

Đây là phơng pháp khắc phụ đợc nhiều nhợc điểm của một số phơngpháp khác Tuy nhiên cũng còn mắc một số hạn chế nh các hành vi đợc sửdụng hớng về hoạt động hơn la hớng về kết quả, nh phụ thuộc vào trình độcủa ngời đánh giá, mất thời gian

Phơng pháp so sánh là phơng pháp đánh giá dựa trên sự so sánh thựchiện công việc của ngời lao động với đồng nghiệp của họ và tiêu thức để

đánh giá là tình hình thực hiện công việc nói chung, do đó ngời lãnh đạophải là ngời lãnh đạo trực tiếp các bộ phận đó

a Ph ơng pháp xếp hạng luân phiên

1>

Khái niệm.

Là phơng pháp hay kỹ thuật xếp hạng theo đó ngời đánh giá ngời đợc

đánh giá đợc xếp hạng theo thứ tự mỗi đặc tính hay yếu tố.Theo đó ngời lao

động sẽ đợc xếp hạng theo những đặc tính hay những yếu tố đó

2> Cách tiến hành đánh giá.

Theo phơng pháp xếp hạng luân phiên thì điểm đánh giá dựa trên từng

đặc tính hay yếu tố, hoặc trên toàn bộ, tổng quát theo một thứ tự Trớc hết,ngời đánh giá phải làm một bảng danh sách tất cả những ngời đợc đánh giá.Chẳng hạn danh sách có 22 ngời Ngời đánh giá thấy có 2 ngời không thể

đánh giá xét trên yếu tố thông minh -nghĩa là 2 ngời này chẳn có biểu hiện

rõ rệt về yếu tố này Do đó ngời đánh giá gạch chéo hai ngời này Nh vậycòn lại 20 ngời để đánh giá theo mức độ thông minh Nhà quản trị tiến hànhbằng cách xét xem ngời nào thông minh nhất đợc ghi trên mục thứ tự số 1cột 1 và gạch chéo tên ngời đó trong danh sách Công việc đợc tiếp tụcbằng cách đánh giá và ghi tên ngời nào đó xếp hạng thứ 2, 3 và tiếp tục đến

tệ nhất Nó cũng giúp loại đợc các khó khăn khi muốn duy trì các tiêu chuẩncho một đặc tính, tránh đợc xu hớng trung bình

B Ph ong pháp so sánh cặp.

Phong pháp so sánh cặp cũng tơng tự nh phơng pháp xếp hạng luânphiên, tuy nhiên mức độ xếp hạng hay phân loại sẽ chính xác hơn

Từng cặp nhân viên lần lợt đợc đem so sánh về những yêu cầu chính, ngời

đợc đánh giá tốt hơn hẳn sẽ đợc 3 điểm, ngời đợc đánh giá yếu hơn hẳn sẽ

đợc cho điểm thấp hơn ngời kia cho 1 điểm Nếu hai ngời đợc đánh giángang nhau sẽ đều đợc cho 2 điểm trong bảng so sánh Khi tổng hợp, sẽ lầnlợt chọn ra ngời có số điểm từ cao nhất đến thấp nhất

So sánh với Tên của nhân viên đợc đánh giá

2> Cách tiến hành đánh giá.

Nh trên đã trình bày, theo các phơng pháp truyền thống thì các đức tính,các dặc tính cá nhân thờng đợc dùng làm tiêu chuẩn đánh giá thực hiện côngviệc Ngoài ra, vai trò của nhà quản trị nh một quan toà Nhng với phơngpháp quản trị theo mục tiêu(Management By Objectives), trọng tâm của việc

đánh giá chuyển từ các đức tính, đặc tính cá nhân qua sự hoàn hành côngviệc Vai trò của nhà quản trị chuyển từ vai trò của ngời trọng tài phân xửqua vai trò của ngời cố vấn hay t vấn Cũng nh vậy, vai trò của nhân viên

là lý thuyết do Peter Drucker đề ra năm 1954 trong tác phẩm " The Practice

of Management" Các thành viên đều tham gia vào việc đề ra các mục tiêucùng với cấp trên, là ngời giúp họ tìm ra phơng cách để đạt đợc mục tiêu đó.Tiêu chuẩn để đánh giá đó là kết quả đạt đợc so với mục tiêu đề ra Vào cuốithời kỳ đánh giá cấp trên sẽ gặp cấp dới qua một cuộc phỏng vấn

Quá trình quản trị theo mục tiêu đợc thể hiện trong sơ đồ hình 7.

Hình 7: Sơ đồ quá trình quản trị theo mục tiêu

Dựa vào lý thuyết của của cả Druker lẫn Gregor, Kindall and Gatza năm

1963 đã đề nghị một kế hoạch chi tiết nhằm thực hiện một chơng trình đánh giá thực hiện công việc gồm 5 điểm nh sau :

a) Các cá nhân thảo luận bản mô tả công việc với cấp trên của mình và họ

đồng ý về nội dung công việc và tầm quan trọng của các nhiệm vụ

chính-đó là việc cần phải làm và trách nhiệm báo cáo về việc chính-đó

b) Cá nhân đề ra các mục tiêu đánh giá công việc cho mỗi một trách nhiệm trong thời gian tới

c) Cá nhân đó gặp cấp trên để thảo luận về chơng trình mục tiêu của cá nhân đó

d) Cả hai bên đều đề ra các chỉ tiêu để đánh giá tiến độ và cách đo lờng tiến

bộ đó

e) Cấp trên và cấp dới gặp nhau vào cuối giai đoạn để đánh giá thảo luận các kết quả nỗ lực của cấp dới có đạt đợc các mục tiêu đã đề ra trớc đây hay không?

Xác định những vấn đề cơ

bản trong công việc Thực hiện đánh giá hàngnăm

Xác định các mục tiêu trong

thời gian ấn định.

Phát triển kế hoạch thực hiện Xem xét sự tiến bộ, điều

chỉnh kế hoạch và mục

tiêu