Thực tâp nghiệp vụ (Kho Thành phẩm – Nhà máy Bia Heineken Hà Nội)

Thực tâp nghiệp vụ (Kho Thành phẩm – Nhà máy Bia Heineken Hà Nội). I. Giới thiệu, Cơ cấu tổ chức của nhà máy 1. Giới thiệu về Nhà máy Bia Heineken Hà Nội 1.1. Quá trình hình thành Tập đoàn Asia Pacific Breweries Ltd (APDL) là một trong những tập đoàn then chốt của ngành công nghiệp bia. Hiện nay, tập đoàn đang vận hành mạng lưới tiếp thị khắp toàn cầu, trải rộng qua 70 quốc gia và hiện thời được hậu thuẫn bởi nhiều nhà máy ở các quốc gia như Singapore, Campuchia, Trung Quốc, Ấn Độ, Lào, Malaysia, Mongolia, Tây Ban Nha, Papua New Guinea, Sri Lanka, Thái Lan và Việt Nam. Công ty TNHH Nhà máy Bia Châu Á Thái Bình Dương (Hà Nội) – APBHN là công ty 100% vốn đầu tư nước ngoài của Tập đoàn Các nhà máy Bia Châu Á Thái Bình Dương (Singapore), một Tập đoàn thuộc sở hữu của Heineken N.V. Hà Lan. Công ty TNHH Nhà máy Bia Châu Á Thái Bình Dương (Hà Nội) được thành lập năm 1996 và bắt đầu sản xuất mẻ bia đầu tiên vào năm 2003.

THỰC TẬP NGHIỆP VỤ

(Kho Thành phẩm – Nhà máy Bia Heineken Hà Nội)

I Giới thiệu, Cơ cấu tổ chức của nhà máy

1 Giới thiệu về Nhà máy Bia Heineken Hà Nội

1.1 Quá trình hình thành

- Tập đoàn Asia Pacific Breweries Ltd (APDL) là một trong những tập đoàn

then chốt của ngành công nghiệp bia Hiện nay, tập đoàn đang vận hành mạng lưới tiếp thị khắp toàn cầu, trải rộng qua 70 quốc gia và hiện thời được hậu thuẫn bởi nhiều nhà máy ở các quốc gia như Singapore, Campuchia, Trung Quốc, Ấn Độ, Lào, Malaysia, Mongolia, Tây Ban Nha, Papua New Guinea, Sri Lanka, Thái Lan và Việt Nam

- Công ty TNHH Nhà máy Bia Châu Á Thái Bình Dương (Hà Nội) – APBHN

là công ty 100% vốn đầu tư nước ngoài của Tập đoàn Các nhà máy Bia Châu Á Thái Bình Dương (Singapore), một Tập đoàn thuộc sở hữu của Heineken N.V Hà Lan Công ty TNHH Nhà máy Bia Châu Á Thái Bình Dương (Hà Nội) được thành lập năm 1996 và bắt đầu sản xuất mẻ bia đầu tiên vào năm 2003

- Nhà máy ở Việt Nam hiện nay được đặt ở đường 427, Vân Tảo, Thường

Tín, Hà Nội với tổng diện tích trên 30000 m2 Địa chỉ trụ sở công ty đặt tại Tòa nhà Hàn Việt, số 203 Minh Khai, Phường Minh Khai, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội

- Công ty TNHH Nhà máy Bia Châu Á Thái Bình Dương (Hà Nội) sở hữu

một cơ sở vật chất hoàn hảo, bao gồm nhà nấu, dây chuyền đóng gói, khu xử

lý nước, phòng thí nghiệm, bệnh xá, khu vui chơi thể thao hiện đại và một cảnh quan xanh tươi Tổng vốn đầu tư ban đầu của Công ty là 70 triệu đô la

Mỹ Có khoảng 380 nhân viên làm việc tại Công ty TNHH Nhà máy Bia Châu Á Thái Bình Dương (Hà Nội), trong đó 200 người thuộc bộ phận marketing và bán hàng, 90 người thuộc bộ phận sản xuất và số còn lại thuộc các phòng Tài chính, Hành chính và Nhân sự

- Tổng công suất của APBHN là khoảng 80 triệu lít/năm, APBHN được đánh

giá là nhà máy đẹp và hiện đại nhất Đông Nam Á

- Hiện tại các sản phẩm: Tiger, Heineken và Larue đang được sản xuất tại nhà

máy bia có công suất 50 triệu lít/năm của APB Hà Nội Tọa lạc trên mảnh đất rộng 30 héc ta tại Hà Nội, nhà máy bia hiện đại này sử dụng quy trình ủ bia kỹ thuật tiên tiến nhất, gần 100% dây chuyền sản xuất được tự động hoá

kể từ khâu xay/nghiền lúa mạch cho tới khâu ủ men và lọc bia Triệt để tuân theo quy trình sản xuất tiêu chuẩn quốc tế, kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt

và tiến hành hơn 200 cuộc kiểm tra chất lượng trong suốt quy trình, các loại bia của APB Hà Nội được sản xuất dưới sự giám sát của các chuyên gia kỹ thuật Tập đoàn Heineken

- APB Hà Nội đã được BM STRADA có trụ sở tại Vương quốc Anh trao giấy

chứng nhận HACCP cho hệ thống quản lý và tích hợp cao cấp của nhà máy Tận tâm mang đến các loại bia chất lượng, hàng năm nhà máy bia cũng đã nhận được chứng chỉ ISO 9001 – 2000 quy trình và các hệ thống của nhà máy Hai sản phẩm Tiger và Heneken của APB Hà Nội, đã được đánh giá cao bởi chất lượng bia tuyệt hảo và tiếp tục đón nhận sự ủng hộ ngày một lên cao của khách hàng

- Các sản phẩm của công ty chủ yếu được tiêu thụ tại thị trường miền Bắc Từ

Quảng Bình trở vào Nam do một công ty khác cùng tập đoàn - Công ty liên doanh Nhà máy bia Việt Nam đảm trách

1.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng của từng bộ phận

Tổng Giám Đốc

Giám đốc Nhân sự

Giám đốc Tài chính

Giám đốc

Sản xuất

Giám đốc Thương mại

- Tổng giám đốc: người quản lý trực tiếp các phòng ban, người giữ vai trò cao nhất, người đại diện hợp pháp của công ty trước pháp luật Là người có quyền cao nhất trong việc phân bổ nguồn lực, tổ chức hay cách thức thực hiện, kiểm tra, giám sát mọi hoạt động cũng như tổ chức lại công ty

- Giám đốc sản xuất: nhiệm vụ chính là phụ trách sản xuất (bao gồm nhà nấu, khu đóng gói,…) và các dự án phát triển sản xuất của nhà máy bao gồm việc thiết kế, hoạch định, tổ chức, điều phối, kiểm soát và cải tiến hiệu quả nhà máy sản xuất đến việc nâng cao chất lượng quản lý, quá trình sản xuất cũng như những kỹ năng đối với con người trong quá trình làm việc

- Giám đốc thương mại: quản lý phòng bán hàng, phòng Marketing và phòng Logistics (Kho thành phẩm) Đây là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong việc phân bố nguồn hàng, tổ chức chương trình, hoạt động tạo ra doanh số cho công ty + Phòng bán hàng: chịu trách nhiệm chính về hoạt động kinh doanh của công ty, tìm kiếm khách hàng, mở rộng thị trường, giao dịch với khách hàng, tổ chức bán hàng, nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới

+ Phòng marketing: nhiệm vụ chủ yếu là truyền thông về công ty và sản phẩm, hỗ trợ tích cực cho hoạt động kinh doanh Nhiệm vụ là đề xuất và thực hiện các chiến lược, chương trình truyền thông cho sản phẩm, thiết kế bao bì, nhãn mác…Như vậy chức năng của phòng là kích thích tiêu thụ và nâng cao thương hiệu, vị thế của công ty trên thị trường Hoạt động marketing cho sản phẩm hiện tại không chỉ là công việc riêng của phòng marketing mà do cá nhân của bộ phận bán hàng đảm nhận

+ Kho thành phẩm: lưu kho và bảo quản hàng hóa từ khi hoàn thành khâu sản xuất cho đến khi giao cho khách hàng Kho cũng có nhiệm vụ lên kế hoạch, điều vận,

làm việc trực tiếp với các công ty vận tải để giao hàng đến các đại lý, điểm phân phối nhanh chóng và tiết kiệm nhất

- Giám đốc tài chính: quản lý bộ phận tài chính, kế toán, hệ thống mạng và

phần mềm quản lý của công ty Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh qua các chỉ tiêu kinh doanh, từ đó phân tích và đánh giá hoạt động Tài Chính của công ty trong từng thời kỳ và có những biện pháp khắc phục những thiếu sót trong khi sử dụng tài chính của công ty để hiểu quả tài chính đạt hiệu quả cao

- Giám đốc nhân sự: quản lý bộ phận đào tạo, nhân sự, hành chính và an ninh.

Ngoài tài chính, nhân sự là nguồn lực cơ bản của doanh nghiệp

+ Phòng nhân sự: tuyển chọn và đào tạo nhân viên mới cho công ty

+ Phòng hành chính: đề xuất mô hình tổ chức, phân bố nhân sự cho phù hợp, hiệu quả, giúp đỡ các phòng ban thực hiện đúng nguyên tắc, chế độ, thủ tục hành chính,…

+ Phòng an ninh: hoạt động chủ yếu của nhà máy Đảm bảo quá trình sản xuất được liền mạch, tránh những gián đoạn không đáng có

- Mỗi phòng ban lại có các bộ phận nhỏ hơn do các trưởng bộ phận quản lý.

Ví dụ: Trưởng phòng đóng gói, xử lý nước thải,…

I Quy trình xuất hàng của Kho Thành phẩm (Warehouse)

- Mục đích: xuất bia thành phẩm từ Kho chính của nhà máy đến Kho chứa

(Vinh Depot); đến các nhà phân phối, điểm bán lẻ (Outlets); xuất khẩu bia hoặc xuất hàng cho VBL (Nhà máy khu vực phía Nam)

- Phạm vi: Áp dụng cho tất cả các sản phẩm được sản xuất bởi Bộ phận sản

xuất (Packaging) và đã vượt qua kiểm tra chất lượng hoặc được mua từ nguồn khác (VBL)

- Trách nhiệm: Tất cả các nhân viên thuộc Kho thành phẩm đều có trách

nhiệm thực hiện đúng thủ tục này

- Nguồn: Quy trình này được tham khảo từ các tài liệu nội bộ và được sự chấp

thuận của Bộ phận Logistics - Công ty TNHH Nhà máy bia Heineken Hà Nội

Quy trình thực hiện: Được áp dụng cho tất cả bia thành phẩm được sự chấp thuận của Bộ phận kiểm tra chất lượng.

1 Xuất hàng đến Kho Vinh:

- Kho Vinh gửi yêu cầu đến Kho Vân Tảo (Kho chính của Nhà Máy)

- Nhân viên kho làm việc với nhân viên Sales để in hóa đơn, chuyển hàng hóa

trên hệ thống từ Kho 11 đến Kho 118 (Mỗi kho chứa sẽ được mã hóa trên hệ thống của Nhà máy)

Sau đó, nhân viên kho thông báo với nhà vận tải để sắp xếp xe (Do chủ yếu phục vụ cho thị trường phía Bắc nên hàng hóa sẽ được vận chuyển bằng đường bộ - ô tô)

- Dựa theo hóa đơn, nhân viên kho in ITN (Internal Transfer Note – Hóa đơn

xuất nội bộ) và chuyển lại cho nhân viên Sales

- Thủ kho (SC - Store Keeper) kiểm tra trạng thái xe

- Nếu không có vấn đề, thủ kho chuẩn bị biên bản (In từ Freight Charge – hệ

thống nội bộ) Trên biên bản biểu thị rõ loại hàng, vị trí và số lượng dựa theo nguyên tắc LIFO (Last in First out – Vào sau ra trước)

Sau đó biên bản sẽ được chuyển lại cho lái xe nâng (FLD – Forklift Driver)

để lấy hàng

- Lái xe nâng (FLD) có trách nhiệm lấy hàng đúng vị trí, số lượng và vận

chuyển lên xe tải (kiểm tra lần 1)

- Thủ kho và bảo vệ:

+ Thủ kho đếm số hàng được chuyển lên xe (kiểm tra lần 2)

+ Bảo vệ đếm lại một lần nữa và chuẩn bị giấy ra cổng (kiểm tra lần 3)

- Thủ kho và bảo vệ đối chiếu số lượng trên giấy ra cổng và ITN.

- Nếu không có vấn đề, nhân viên kho xác nhận hàng hóa đã được chuyển trên

hệ thống (People Soft – hệ thống nội bộ)

- Kết thúc quy trình.

2 Xuất hàng cho Nhà phân phối:

- Nhân viên Sales in hóa đơn và chuyển cho Kho thành phẩm (WH –

Warehouse)

- Nhân viên kho thông báo với nhà vận tải để sắp xếp xe.

Tiếp tục in DN (Delivery Note – Biên bản giao hàng kiêm phiếu thu vỏ) dựa trên thông tin xe (Nhà vận tải, biển số xe, họ tên lái xe,…)

- Thủ kho nhận DN từ nhân viên kho và kí vào DN.

- Thủ kho kiểm tra trạng thái xe.

Nếu không có vấn đề thì sẽ chuyển DN cho lái xe nâng (FLD) để lấy hàng dựa theo nguyên tắc FIFO (First in First out – Vào trước ra trước)

- Lái xe nâng (FLD) có trách nhiệm lấy hàng đúng vị trí, số lượng và vận

chuyển lên xe tải (kiểm tra lần 1)

- Thủ kho và bảo vệ:

+ Thủ kho đếm số hàng được chuyển lên xe (kiểm tra lần 2)

+ Bảo vệ đếm lại một lần nữa và chuẩn bị giấy ra cổng (kiểm tra lần 3)

- Thủ kho và bảo vệ đối chiếu số lượng trên giấy ra cổng và ITN.

- Nếu không có vấn đề, nhân viên kho xác nhận hàng hóa đã được chuyển trên

hệ thống People Soft (Hệ thống nội bộ)

- Kết thúc quy trình.

3 Quy trình xuất hàng cho VBL và hàng xuất khẩu (Exports):

- Nhân viên Sales/ Nhân viên Kho:

+ Nhân viên Kho in hóa đơn (Đối với hàng xuất cho VBL)

+ Nhân viên Sales in hóa đơn (Đối với hàng xuất khẩu – Exports)

- VBL gửi thông tin nhà vận tải cho Kho thành phẩm.

Phòng mua bán hàng (Purchasing) gửi thông tin hàng (đối với hàng xuất khẩu)

- Xe container đến Kho Vân Tảo.

- Thủ kho kiểm tra trạng thái xe.

Nếu không có vấn đề, Thủ kho in GIN (Goods Issue Note – Biên bản xuất hàng) Trên biên bản biểu thị rõ loại hàng, vị trí và số lượng dựa theo nguyên tắc FIFO (First in First out – Vào trước ra trước)

Sau đó biên bản sẽ được chuyển lại cho lái xe nâng (FLD – Forklift Driver)

để lấy hàng

- Lái xe nâng (FLD) có trách nhiệm lấy hàng đúng vị trí, số lượng và vận

chuyển lên xe tải (kiểm tra lần 1)

- Thủ kho và bảo vệ:

+ Thủ kho đếm số hàng được chuyển lên xe (kiểm tra lần 2)

+ Bảo vệ đếm lại một lần nữa và chuẩn bị giấy ra cổng (kiểm tra lần 3)

- Thủ kho và bảo vệ đối chiếu số lượng trên giấy ra cổng và GIN.

- Nếu không có vấn đề, nhân viên kho xác nhận hàng hóa đã được chuyển trên

hệ thống (People Soft – hệ thống nội bộ)

- Kết thúc quy trình.

*Ghi chú: Các công đoạn của đóng container xuất khẩu như kẹp chì, khai báo hải quan,… sẽ do 3PL (Bên cung cấp dịch vụ logistics thứ 3) phụ trách nên sẽ không đề cập đến trong báo cáo.

II Quy trình nhận vỏ rỗng về từ thị trường:

- Mục đích: Nhận vỏ từ các kho chung chuyển, khách hàng và từ phòng đóng

gói

- Phạm vi: Áp dụng cho toàn bộ các loại vỏ 2 chiều.

- Trách nhiệm: Toàn bộ nhận viên kho vỏ bao gồm thủ kho, giám sát và

trưởng phòng Logistics

Nhân viên kho vỏ có trách nhiệm kiểm tra, kiểm đếm hàng trước khi nhập kho, lưu giữ, bảo quản theo sơ đồ kho

- Tham chiếu:

TEC.SD.09.002.04

Storage conditions and retention time for packaging materials – Điều kiện bảo quản và thời gian lưu giữ vật liệu đóng gói

1 Quy trình nhận vỏ từ đại lý:

- Lái xe tải điều khiển xe chứa vỏ rỗng đến khu vực dỡ hàng.

- Lái xe tải bàn giao EIRN (Biên bản giao nhận) cho thủ kho hoặc lái xe nâng.

- Lái xe nâng cần xác minh đúng loại xe, biển số xe, số lượng và loại vỏ rỗng

đã được ghi trên EIRN

Nếu không đúng cần báo lại cho Thủ kho Nếu thủ kho không giải quyết đc, tham khảo ý kiến của WM (Warehouse Manager – Trưởng phòng Kho thành phẩm) để giải quyết vấn đề này

- Nếu không có vấn đề, lái xe nâng dỡ vỏ rỗng và xếp lại vào kho tạm thời.

Lái xe nâng ghi lại vào EIRN và kí vào đó

- Sau đó lái xe nâng kiểm tra lại một lần nữa rồi xếp vào vị trí có sẵn tại Kho

vỏ rỗng (Empty Store)

Nếu xảy ra đổ vỡ hoặc thiếu hụt, ghi lại số lượng vào biên bản rồi báo cho

WM và thủ kho và lái xe đã chuyển vỏ và biên bản đến Kho

- Nếu không xảy ra vấn đề, thủ kho nhập số liệu thực tế vào hệ thống People

Soft (đã đề cập trong phần Quy trình xuất hàng) rồi in ra ERN (Biên bản giao nhận hàng)

Cần có sự xác nhận của Lái xe tải và Thủ kho trong ERN

- Thủ kho lưu ERN, sau đó gửi 1 bản sao cho nhà phân phối để xác minh số

lượng nhập thực tế tại kho

Dự liệu về nhập kho hàng ngày sẽ được hiển thị trong Báo cáo dao động tồn kho (Stock Movement Report)

2 Quy trình nhận vỏ rỗng từ các kho trung chuyển:

- Lái xe tải điều khiển xe chứa vỏ rỗng đến khu vực dỡ hàng.

- Lái xe tải bàn giao IERN (Phiếu trả vỏ nội bộ - Xuất từ Kho trung chuyển)

cho thủ kho

Thủ kho sẽ báo cho lái xe nâng số lượng, loại vỏ cần dỡ

- Lái xe nâng dỡ vỏ rỗng và xếp lại vào kho tạm thời.

- Thủ kho kiểm tra lại một lần nữa rồi xếp vào vị trí có sẵn tại Kho vỏ rỗng

(Empty Store)

Nếu xảy ra đổ vỡ hoặc thiếu hụt, ghi lại số lượng vào biên bản rồi nhập phần thiếu hụt vào hệ thống People Soft

- Nếu không xảy ra vấn đề, thủ kho nhập số liệu thực tế vào hệ thống People

Soft rồi in ra PRP (Purchase Receiver Print - Biên bản người mua hàng) Thủ kho kí vào IERN và lưu cùng với PRP

- Dự liệu về nhập kho hàng ngày sẽ được hiển thị trong Báo cáo dao động tồn

kho (Stock Movement Report)

3 Quy trình nhận vỏ từ Bộ phận Packaging sau sản xuất:

- Nhân viên sản xuất chuyển vỏ rỗng từ Bộ phận sản xuất (Packaging) sau

mỗi kế hoạch sản xuất hàng tuần

- Vỏ nhận về Kho thành phẩm sẽ được phân loại theo 3 tiêu chí sau:

+ Vỏ tốt sẵn sàng cho sản xuất

+ Vỏ cần làm sạch hoặc sửa chữa và cấp lại cho Packaging

+ Vỏ loại bỏ không thể sử dụng nữa

- Thủ kho lập EIRN (Biên bản giao nhận) có ghi rõ 3 tiêu chí phân loại sau đó

lấy chữ kí của Nhân viên Sản xuất và thủ kho

- Quy trình phân loại vỏ được chia thành 3 loại:

+ Với vỏ tốt, thủ kho hướng dẫn lái xe nâng xếp vào hàng và sẵn sàng xuất cho Packaging

+ Với vỏ cần làm sạch, thủ kho giám sát nhân công thời vụ hoàn thành quá trình Sau đó hướng dẫn lái xe nâng xếp vào hàng và sẵn sàng xuất cho Packaging

+ Với vỏ hủy bỏ, thủ kho để riêng tại khu vực hủy

Biên bản hủy vỏ sẽ do Trưởng phòng Kho thành phẩm chuẩn bị Sau đó biên bản sẽ được gửi cho BM (Brewery Manger – Giám đốc nhà máy), FM

(Finance Manager – Trưởng phòng tài chính) và GM (General Manager – Tổng giám đốc) để nhận sự chấp thuận Trưởng phòng Kho thành phẩm sẽ trực tiếp theo dõi quá trình đã được nêu trong Biên bản hủy vỏ

- Thủ kho nhập số liệu vào hệ thống People Soft.

+ In ra ITR (Inventory Transaction Report – Báo cáo giao dịch tồn kho) + In ra GRN (Goods Receive Note – Biên bản nhận hàng) và lưu lại

- Kết thúc quy trình.

Bảng danh mục viết tắt:

- VBL: Công ty TNHH Nhà máy Bia Việt Nam

- ITN: Hóa đơn xuất nội bộ

- FLD: Lái xe nâng

- SC: Thủ kho

- WH: Kho thành phẩm

- DN: Biên bản giao hàng kiêm phiếu thu vỏ

- GIN: Biên bản xuất hàng

- GRN: Biên bản nhận hàng

- EIRN : Biên bản giao nhận

- IERN : Phiếu trả vỏ nội bộ

- ERN : Biên bản giao nhận hàng

- PRP: Biên bản người mua hàng

- GM: Tổng giám đốc

- BM: Giám đốc nhà máy

- FM: Trưởng phòng tài chính

- ITR: Báo cáo giao dịch tồn kho

- GRN: Biên bản nhận hàng

- FIFO: First in First out – Vào trước ra trước

- LIFO: Last in First out – Vào sau ra trước