Báo cáo thực tập nghiệp vụ 2 Tại Công ty Cổ phần Nhà ga Hàng hoá ALS (ALS Cargo Terminal – ALSC)

Báo cáo thực tập nghiệp vụ 1 Tại Công ty Cổ phần Nhà ga Hàng hoá ALS (ALS Cargo Terminal – ALSC). CHƯƠNG 1: THU THẬP, TỔNG HỢP THÔNG TIN NHU CẦU KHÁCH HÀNG TẠI KHO HÀNG NHẬP CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN NHÀ GA HÀNG HÓA ALS (ALSC) 1.1. Tìm hiểu và tổng hợp nhu cầu cung ứng hàng hóa của khách hàng 1.2. Quản lý thông tin, xây dựng hợp đồng cung ứng hàng hoá 1.2.2. Xây dựng hợp đồng cung ứng hàng hoá. CHƯƠNG 2: KIỂM SOÁT KẾ HOẠCH CUNG ỨNG HÀNG HOÁ 2.1. Quản lý hợp đồng cung ứng hàng hoá. Lưu trữ các loại hồ sơ, hợp đồng.

BÁO CÁO THỰC TẬP NGHIỆP VỤ 2

Tại Kho hàng Nhập Công ty Cổ phần Nhà ga Hàng hoá ALS

(ALS Cargo Terminal – ALSC)

CHƯƠNG 1: THU THẬP, TỔNG HỢP THÔNG TIN NHU CẦU KHÁCH HÀNG TẠI KHO HÀNG NHẬP CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN NHÀ GA

HÀNG HÓA ALS (ALSC)

1.1 Tìm hiểu và tổng hợp nhu cầu cung ứng hàng hóa của khách hàng

Khi dịch bệnh ảnh hưởng tới hầu hết các lĩnh vực sản xuất kinh doanh của ngành hàng không, Công ty Cổ phần Nhà ga hàng hoá ALS (ALSC) tiếp tục đặt mục tiêu tăng trưởng trong năm 2021 Nửa đầu năm 2021, Chủ tịch HĐQT ALSC cho biết, doanh thu vận chuyển hàng hoá tăng nhanh và chiếm phần lớn thị trường hàng hoá hàng không cùng với hai ông lớn khác là NCTS và ACSV Theo đó, sản lượng hàng phục vụ năm 2021 dự kiến 323.000 tấn, doanh thu 705 tỷ đồng và lợi nhuận sau thuế 207 tỷ đồng

Theo Công ty Nghiên cứu thị trường Research and Markets, dịch vụ hàng hóa hàng không Việt Nam chứng kiến tăng trưởng bởi nhiều yếu tố; trong đó, chủ yếu do nhu cầu vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu khi kinh

tế và thương mại thế giới bước vào giai đoạn phục hồi hậu COVID-19 Cụ thể, vận tải hàng hóa bằng đường hàng không được thúc đẩy bởi sự gia tăng của thương mại điện tử từ cả hai nền tảng doanh nghiệp đến doanh nghiệp (B2B) và doanh nghiệp đến người tiêu dùng

(B2C) Các công ty thương mại điện tử lớn đang làm thay đổi, thậm chí thay thế các chuỗi cung ứng hậu cần truyền thống.Đơn cử đối với công nghiệp hỗ trợ, sau khi

đứt gãy chuỗi cung ứng do dịch bệnh, nguồn cung ứng nguyên phụ liệu nhập khẩu cho các ngành sản xuất trong nước như: điện tử, lắp ráp ô tô… phục hồi đã thúc đẩy lượng hành hoá nhập khẩu trong lĩnh vực điện tử và linh kiện Đây là mặt hàng chiếm tỷ trọng cao nhất

trong cơ cấu hàng hóa phục vụ của Nhà ga hàng hoá ALS

Cùng với đó, một yếu tố tăng trưởng sản lượng hàng phục vụ qua đường hàng không đến từ dòng vốn đầu tư trực tiếp từ nước ngoài (FDI), nhất là sau một loạt các hiệp định thương mại tự do (FTAs) Việt Nam vừa ký kết trong thời gian qua Mặt khác, hệ quả đứt gãy chuỗi cung ứng toàn cầu do dịch COVID-19 tại

Trung Quốc khiến nhiều nhà đầu tư có xu hướng giữ nhà máy sản xuất tại Trung Quốc song đa dạng hóa bằng việc xây dựng thêm nhà máy tại nước khác như Việt Nam Việc này tạo thêm động lực thu hút FDI vào Việt Nam Trong khi phần lớn FDI đầu tư vào Việt Nam đều thuộc lĩnh vực công nghiệp chế biến chế tạo, hoạt động xây dựng các nhà máy sản xuất sẽ giúp tăng

lượng hàng hóa qua các cảng hàng không

Chinh vì vậy, nhu cầu cung ứng hàng hoá hàng không tại khu vực miền Bắc là rất lớn và liên tục, từ đó đưa ra các phương pháp thu thập thông tin qua:

- Công nghệ thông tin

- Chiến dịch marketing

- Các nơi cung cấp dịch vụ.\

+ Về công nghệ thông tin:

- Thường sử dụng đối với khách hàng là đại lý,

doanh nghiệp để thông báo các

chương trình ưu đãi, chiết khấu

- Đồng thời sử dụng trang website riêng để khách hàng thực hiện các trao đổi với công ty và thực hiện các yêu cầu phục vụ

+ Về chiến dịch marketing:

- Các Hội nghị tri ân khách hàng, các hoạt động xã hội;

- Thăm dò ý kiến khách hàng một cách thường

xuyên

- …

+Về các nơi cung cấp dịch vụ:

- Bán hàng liên kết, thông qua các chi nhanh, các công ty con cùng thuộc sở hữu của công ty mẹ

- Xây dựng đội ngũ nhân viên kinh doanh chất

lượng cao

- Tiếp xúc trực tiếp để giải đáp khi có khách hàng thắc mắc

- Bộ phận bán hàng ngoài việc duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện tại thì luôn luôn cần tìm kiếm

những khách hàng mới Việc tìm kiếm khách hàng

không phải là đơn giản Trước tiên là tìm kiếm khách hàng qua các trang mạng xã hội, Internet, xem khách hàng có những nhu cầu nào, bên công ty mình có đáp ứng được không, sau đó tìm cách liên hệ Với những thông tin về khách hàng (tên tuổi, công ty, chức vụ, số điện thoại liên hệ của khách tìm được, nhân viên bộ phận bán hàng bắt đầu gọi điện giới thiệu về dịch vụ của công ty có thể cung cấp, hỏi thăm khách hàng và những nhu cầu, mong muốn của họ, những ưu thế của công ty mà công ty có thể đem lại cho khách hàng của mình, tạo dựng mối quan hệ mới,…

1.2 Quản lý thông tin, xây dựng hợp

đồng cung ứng hàng hoá

1.2.1 Quản lý thông tin.

- Doanh nghiệp có mô hình quản trị quan hệ khách hàng (CRM) từ đó có cơ sở dữ liệu khách hàng gồm các thông tin cơ bản; tình trạng khiếu nại và giải quyết khiếu nại; số tiền cước sử dụng và lịch sử thanh toán cước Các thông tin trên được lấy trực tiếp từ các giao dịch của khách hàng, các nhân viên tại cửa hàng giao dịch sẽ nhập dữ liệu thô về khách hàng khi có khách hàng đến giao dịch thông qua các phiếu yêu cầu cung cấp dịch vụ Đồng thời, các nhân viên sẽ cập nhập các thông tin này vào hồ sơ khách hàng trong máy tính; và cũng sẽ cập nhập thường đăng ký sử dụng dịch vụ

xuyên các loại hình dịch vụ viễn thông với đầy đủ các thông tin như: loại hình dịch vụ, đối tượng được sử dụng dịch vụ, hình thức

Cấu trúc cơ sở dữ liệu khách hàng

- Cơ sở dữ liệu khách hàng được quản lý thống

nhất; giúp nhân viên có thể dễ dàng theo dõi và cập nhật chi tiết tới từng khách hàng, giúp việc phân loại, đánh giá và chăm sóc khách hàng được thuận lợi hơn Sau khi thu thập thông tin khách hàng nhân viên sẽ lọc

và lập ra được danh sách hàng tiềm năng và có những chương trình chăm sóc, hoạt động marketing để tiếp cận

1.2.2 Xây dựng hợp đồng cung ứng hàng hoá.

Với ưu thế gần như độc quyền về vận chuyển hàng không quốc tế, nội địa tại miền Bắc ALSC có những bản hợp đồng được soạn thảo kỹ lưỡng, bảo mật cao giữa ALSC và các hãng bay Để có thể quản lý và thực hiện hợp đồng, trước hết ALSC phải có những chứng chỉ về Nhà ga hàng hoá, các tiêu chuẩn phục vụ hàng hoá, …

Sau đó ALSC sẽ bắt tay vào soạn thảo, hoàn thiện, đảm bảo thực hiện đúng nhưng hợp đồng đã ký Việc soạn thảo, hoàn thiện và các bước khác được thực hiện rất kỹ lưỡng để vừa mang lại lợi nhuận, doanh thu cho doanh nghiệp và nâng cao uy tín

Để có được hợp đồng với hãng bay, ALSC đã hết sức nỗ lực, từng bước nâng cao, hoàn thiện các nghiệp

vụ của mình Nghiễm nhiên, hợp đồng là thứ vô cùng quan trọng, sẽ dựa vào đó để truy cứu trách nhiệm các bên và giải quyết vấn đề phát sinh nên hợp đồng luôn được bảo mật tuyệt đối

Lưu đồ xây dựng, thực hiện hợp đồng tổng quát

CHƯƠNG 2: KIỂM SOÁT KẾ HOẠCH CUNG ỨNG HÀNG HOÁ

2.1 Quản lý hợp đồng cung ứng hàng hoá.

Lưu trữ các loại hồ sơ, hợp đồng.

- Sau khi đã đàm phán ký kết hợp đồng, sẽ có quá trình nghiệm thu hợp đồng để lưu trữ, quá trình lưu trữ phải phản ánh khách quan thông tin được nêu trong hợp đồng như : hình ảnh, thông tin, các con số tại Công ty Cổ phần Nhà ga hàng hoá ALS hiện nay có cách lưu trữ hợp đồng sau:

+ Lưu trữ bản cứng hợp đồng: sau khi hợp đồng được ký kết các chứng từ và hợp đồng sẽ được lưu trữ theo tên công ty, bên ngoài sẽ được đánh dấu một ký mã hiệu sau

đó nhân viên sẽ cập nhật lên máy tính về

thông tin hợp đồng của công ty đối tác, từ mã

ký hiệu trên ta sẽ tìm được thông tin hợp

đồng;

+ Lưu trữ bản mềm: sẽ có một bản mềm được cập nhật trên hệ thống của doanh

nghiệp, mỗi công ty đối tác sẽ có một ký mã hiệu nhân viên có thể tra cứu ;

- Trong thời gian thực hiện hợp đồng, thường

sẽ có một số điều khoản bổ sung vào hợp đồng, đòi hỏi hệ thống quản lý hợp đồng phải nhanh nhạy lưu trữ đầy đủ, thống nhất, tiến hành báo cáo vấn đề với những người có thẩm quyền trong bản hợp đồng Đối với số của hợp đồng, các

doanh nghiệp nên lấy số của bộ phận văn thư trong công ty, không nên lấy số không thực tế với hợp đồng.

Báo cáo về quá trình thực hiện hợp

đồng, cung ứng hàng hoá

- Bộ phận quản lý hợp đồng cần phải cập

nhật quá trình thực hiện của các hợp đồng và báo cáo cho cấp trên gồm có 2 loại báo cáo

+ Báo cáo đột xuất: Vấn đề bốc phát xảy trong không nằm trong kế hoạch cần phải báo lại cho người chịu trách nhiệm nhanh

nhất để giải quyết vấn đề.

+ Báo cáo định kỳ: có thể báo cáo định

kỳ hàng tuần hoặc hàng tháng, mục đích

theo dõi tiến độ thực hiện và đưa ra các giải pháp kịp thời, hiệu quả

Kiểm tra tiến trình thực hiện hợp đồng, cung ứng hàng hoá.

Sau khi thực hiện các bước trong việc quản lý hợp đồng thì việc cuối cùng doanh nghiệp phải làm là kiểm tra, đánh giá chúng Các bước kiểm tra tùy vào tính chất của từng doanh nghiệp đưa

ra cho phù hợp với bản hợp đồng, các doanh

nghiệp càng lớn càng quản lý hợp đồng nghiêm ngặt Quản lý, kiểm tra hợp đồng càng chi tiết ,

rõ ràng sẽ tránh được tổn thất ngân sách công ty.

2.2 Cam kết thực hiện trong quá trình cung ứng hàng hoá

2.2.1 Tiêu chuẩn phục vụ hàng nhập áp dụng với người nhận hàng

T Nội dung cam kết

Thời gian cam kết

Diễn giải

1

Thời gian

xe tải chờ

vào lấy

hàng

30 phút

- Từ khi xe đăng ký thủ tục vào cổng đến khi xe vào Dock lấy hàng

Lưu ý: xe của người nhận hàng phải có sẵn tại khu vực đỗ chờ vào lấy hàng khi đăng ký thủ tục vào cổng

2

Đối với

hàng nhập

trả tại tầng

2:

Kiện hàng

đầu tiên

sẵn sàng

để trả cho

khách

30 phút

- Thời gian kiện hàng đầu tiên sẵn sàng để trả cho khách tính từ thời điểm khách đưa PXK cho nhân viên trả hàng (lô hàng đã hoàn thành thủ tục hải quan) đến khi kiện hàng đầu tiên của lô hàng được chuyển ra sảnh trả hàng chuẩn bị bàn giao cho khách hàng

Ghi chú: Đối với một số

trường hợp đặc biệt như hàng lạnh lưu kho tầng 1 ALSC, nhân viên trả hàng

sẽ thông báo tới khách hàng sau khi nhận PXK và thời gian trả hàng sẽ được cộng thêm 15 phút

3 Một số loại

hàng đặc

biệt: hàng

chuyển

khẩu, hàng

quá khổ,

60 phút - Thời gian kiện hàng đầu tiên sẵn sàng để trả cho

khách tính từ thời điểm khách đưa PXK cho nhân viên trả hàng (lô hàng đã hoàn thành thủ tục hải

quá tải…

được trả tại

tầng 1 nhà

ga ALSC

Ghi chú:

chi tiết về

chủng loại

hàng được

trả tại tầng

1 tham

khảo tại

mục 4 bên

dưới

quan) đến khi kiện hàng đầu tiên của lô hàng được chuyển ra khu vực trả hàng chuẩn bị bàn giao cho

khách hàng

Ghi chú: Khoảng thời gian

này là thời gian cam kết xử

lý lô hàng đối với các nghiệp vụ liên quan đến ALSC Đối với các chậm trễ gây ra bởi nhà chức trách (ví dụ: hải quan giám

sát…), cam kết của ALSC

sẽ không bao gồm các khoảng thời gian chậm trễ này, tuy nhiên ALSC sẽ hỗ trợ khách hàng tối đa để giảm thiểu việc chậm trễ.

4 Tiêu chuẩn

đối với

hàng hóa

ALSC đồng

ý trả tại

tầng 1

Thời gian trả hàng xem tại mục 3

1 Hàng quá khổ kích thước đáp ứng một trong các tiêu chí:

- Chiều dài lớn hơn 5,2m

- Cả chiều dài VÀ chiều rộng đều lớn hơn 2,2m

- Chiều cao lớn hơn 2,45m

2 Hàng quan tài

3 Hàng nặng trên 3 tấn/kiện

4 Hàng quá cảnh (chuyển khẩu) sử dụng xe container kẹp chì để trung chuyển

5 Hàng đặc biệt (hàng bắt buộc dùng cẩu, hàng đóng trong các lô hình tròn, hình trụ đứng hoặc nằm ngang) phải sử dụng xe chuyên dụng để chất xếp, chằng

buộc, vận chuyển (xe không lên được tầng 2)

6 Tổng lượng hàng trên 7 tấn hoặc thể tích 32m³ trở lên/ 1 lần lấy (có thể nhiều hơn 1 lô nhưng phải đưa PXK tại quầy tiếp nhận trả hàng tầng 2 cùng 1 thời điểm)

Lưu ý: Khách nhận hàng

thông báo trước ít nhất 2h trước giờ máy bay hạ cánh (chi tiết về lô hàng dự kiến lấy, thời gian sẽ lấy, nếu không có thông tin trước thì thời gian trả hàng cam kết sẽ không được đảm bảo)

5

Phản hồi

lần đầu yêu

cần cung

cấp thông

tin cho

khách hàng

Sự kiện +

2 giờ

-Thời gian từ khi nhận được yêu cầu cung cấp thông tin đến khi trả lời khách hàng lần đầu hoặc xác nhận đã nhận được yêu cầu cung cấp thông tin

6

Gửi báo cáo

chi tiết đối

với các yêu

cầu cung

cấp thông

tin cho

khách hàng

Sự kiện +

10 giờ

-Thời gian từ khi nhận được yêu cầu cung cấp thông tin đến khi trả lời chi tiết cho khách hàng

Lưu ý: Đối với một số

trường hợp phức tạp, cần nhiều thời gian hơn để có thể cung cấp bản báo cáo chính xác cuối cùng, thời gian cam kết ở đây là thời gian gửi bản báo cáo chi tiết đầu tiên.

2.2.2 Tiêu chuẩn phục vụ hàng xuất áp dụng với người gửi hàng

ST

T

Nội

dung

cam kết

Thời gian

1

Thời

gian xe

tải chờ

vào dỡ

hàng

Từ 0 giờ đến 16 giờ: 20 phút

- Từ khi xe đăng ký thủ tục vào cổng đến khi xe vào Dock hạ hàng

Lưu ý: xe của người gửi hàng phải có sẵn tại khu vực đỗ chờ vào dỡ hàng khi đăng ký thủ tục vào cổng.

Từ 16 giờ đến 23 giờ 59 phút: 45 phút

2

Thời

gian dỡ

hàng

skid từ

xe 7 tấn

trở

xuống

hoặc xe

containe

r 20ft

20 phút

Từ khi xe vào dock hạ hàng đến khi kiện hàng cuối

cùng được hạ khỏi xe tải

3

Thời

gian dỡ

hàng từ

xe 14

tấn trở

xuống

hoặc

xe

containe

r 40ft

30 phút

4 Chấp

nhận Lượng hàng đến - Từ khi hàng sẵn sàng để chấp nhận (lô hàng được dỡ

hàng

hoá

30m³: 30 phút hoàn toàn khỏi xe và đủ điều kiện chấp

nhận (đã hoàn thành thủ tục hải quan, đầy đủ tem nhãn ) đến khi kiện hàng cuối cùng qua

khỏi máy soi chiếu an ninh

Lưu ý:

1 Đối với các lô hàng lớn, tùy theo tình hình thực tế, ALSC có thể quyết định chấp nhận hàng

vào kho từng phần mà không cần chờ đủ lô Trong trường hợp này, thời gian chấp nhận hàng

được nêu ở đây là thời gian chấp nhận hàng của từng phần.

2 Đối với một số trường hợp đặc biệt ALSC có thể vừa dỡ hàng vừa chấp nhận hàng cùng lúc

thì thời gian phục vụ sẽ là tổng thời gian của cả hai công đoạn dỡ hàng và chấp nhận hàng

Lượng hàng từ 30-60m³:

45 phút

Trên 45 phút cho

lô hàng lớn hơn 60m³

CHƯƠNG 3: QUẢN LÝ LƯU KHO TẠI CÔNG

TY CỔ PHẦN NHÀ GA HÀNG HÓA ALS

(ALSC)

3.1 Quản lý tồn kho hàng hoá.

3.1.1 Hoạt động quản lý tồn kho.

- Quản lý hàng tồn kho là quá trình đảm bảo doanh nghiệp cung cấp đủ hàng hóa mà người mua hàng

mong muốn, với số lượng vừa phải Bằng việc quản lý hàng tồn kho, các nhà cung cấp sẽ đáp ứng nhu cầu của khách hàng kịp thời mà không bị tình trạng thiếu hay thừa nguồn cung

- Lý do cần phải quản lý hàng tồn kho:

+ Thời gian: Có độ trễ về thời gian trong chuỗi cung ứng từ người cung ứng đến người sử dụng ở mọi khâu, đòi hỏi doanh nghiệp phải tích trữ một lượng hàng nhất định để đảm bảo cung ứng cho người có nhu cầu kịp thời

+ Nhu cầu theo mùa: Nhu cầu thay đổi theo chu kỳ, nhưng năng lực cung ứng có ngưỡng nhất định định Điều này có thể dẫn đến tích trữ hàng tồn kho

- Hoạt động quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ giúp giảm thiểu chi phí và vận hành Các công cụ và phương pháp quản lý hàng tồn sẽ cung cấp thông tin cho nhà quản trị doanh nghiệp các thông tin bao gồm:

+ Vị trí sản phẩm + Số lượng từng loại + Hàng hóa nào tồn + Biên lợi nhuận dựa theo loại sản phẩm, kiểu dáng, dòng sản phẩm,…

+ Lượng hàng tồn lưu trữ trong kho ở mức chấp nhận được

+ Sự thay đổi các mùa ảnh hưởng thế nào đến doanh số

3.1.2 Lợi ích của quản lý tồn kho.

- Cân bằng lượng hàng tồn kho: Quản lý tốt số

lượng hàng tồn kho sẽ giúp xác định chính xác lượng hàng, tránh việc để lượng hàng quá nhiều so với yêu cầu thực tế

- Quay vòng tồn kho : Nắm được lượng hàng tồn kho để có thể cân đối, giữ tỉ lệ quay vòng hàng tồn kho cao, tránh tình trạng hàng hỏng / quá hạn sử dụng, …

- Giữ chân khách hàng

- Lập kế hoạch chính xác: Quản lý tốt lịch sử tồn kho giúp bạn dễ dàng dự đoán được nhu cầu của khách hàng, giữ lượng hàng tồn kho vừa đủ và phù hợp với từng giai đoạn

- Theo dõi tồn kho

- Tiết kiệm thời gian : Quản lý tồn kho của doanh nghiệp trên hệ thống là một công cụ tuyệt vời giúp bạn tiết kiệm thời gian Bằng việc thường xuyên theo dõi số lượng hàng hóa và đặt hàng trên hệ thống, bạn không cần phải tự tổng hợp thông tin của từng hàng hóa, tiết kiệm cho bạn nhiêu thời gian quý giá và tránh các sai sót trong kiểm kê, tính toán

- Tiết kiệm chi phí : Căn cứ trên các số liệu tồn kho, bạn có thể biết chính xác những mặt hàng nào gây

nguy cơ quá hạn, tồn đọng Bằng việc điều chỉnh hợp lý

số lượng hàng hóa này đưa hàng hóa này ra khỏi danh sách của bạn, bạn sẽ có thể tiết kiệm chi phí (đối với hàng đặc thù)