CHƯƠNG 2

CHƯƠNG 2 CÁC CÔNG NGHỆ HỖ TRỢ QUẢN LÝ THƯ VIỆN 2 1 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic và Cơ sở dữ liệu SQL server 2 1 1 Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu SQL Server SQL Server là một hệ thống quản lý cơ sở[.]

CHƯƠNG 2: CÁC CÔNG NGHỆ HỖ TRỢ QUẢN LÝ THƯ VIỆN

2.1 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic và Cơ sở dữ liệu SQL server

2.1.1 Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu SQL Server

SQL Server là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (Relational Database Management System (RDBMS) ) sử dụng Transact-SQL để trao đổi dữ liệu giữa Client computer và SQL Server computer Một RDBMS bao gồm databases, database engine và các ứng dụng dùng để quản lý dữ liệu và các bộ phận khác nhau trong RDBMS

SQL Server được tối ưu để có thể chạy trên môi trường cơ sở dữ liệu rất lớn (Very Large Database Environment) lên đến Tera-Byte và có thể phục vụ cùng lúc cho hàng ngàn user SQL Server 2000 có thể kết hợp "ăn ý" với các server khác như Microsoft Internet Information Server (IIS), E-Commerce Server, Proxy Server

Công dụng chính của SQL là chọn lọc một số cột nhất định trong bảng dữ liệu Thường ta không sử dụng tất cả các thông tin của bảng cùng một lúc Có thể dùng SQL để tách ra chỉ những cột cần thiết mà thôi

Lọc các bản ghi theo những tiêu chuẩn khác nhau: như tách riêng các hoá đơn của một khách hàng nào đó, hay in danh sách nhân viên chỉ của một vài phòng ban

Sắp xếp các bản ghi theo những tiêu chuẩn khác nhau: Mỗi loại báo cáo thường có yêu cầu sắp xếp các bản ghi theo những cột khác nhau để tiện cho việc theo dõi

Có báo cáo thống kê sắp xếp theo khách hàng, báo cáo khác lại sắp xếp theo mặt hàng được bán, mặc dù tất cả thông tin nằm trong cùng một bảng Bán hàng Ta

có thể thực hiện sắp xếp theo một hoặc nhiều cột khác nhau bằng SQL

Cập nhật, xoá các bản ghi trên toàn bảng theo những điều kiện khác nhau: ví

dụ như khi cần xoá toàn bộ các hoá đơn đã phát hành cách đây 5 năm Kết hợp hai hay nhiều bảng theo chiều ngang: Trong CSDL, mỗi bảng lưu trữ thông tin về một đối tượng và các bảng liên hệ với nhau qua các trường khoá Dùng SQL để thực hiện việc kết hợp các bảng này với nhau thông qua các trường khoá như ở ví dụ trên để có được bảng kết quả theo yêu cầu

Nối hai hay nhiều bảng theo chiều dọc: khi dữ liệu rất lớn hoặc phân tán ở nhiều nơi ta có thể phải quản lý nhiều bảng theo cùng một mẫu, như mỗi bảng cho một quý, tháng hoặc một công ty Khi cần tổng hợp dữ liệu của cả năm hoặc của cả tổng công ty ta có thể dùng SQL để nối các bảng lại với nhau

Tạo bảng mới, thay đổi cấu trúc bảng đã có: phục vụ cho việc lập trình Thực hiện các phép tính toán thống kê theo từng nhóm: tổng, trung bình, max, min

Đây là chức năng thường xuyên được sử dụng để tổng hợp thông tin trước khi in báo cáo như tính tổng số lượng của từng mặt hàng, số hàng đã bán cho từng khách hàng

Kết nối với dữ liệu trên máy chủ (Server): Khi kho dữ liệu được tập trung trên máy chủ trong MS SQL Server hay Oracle ta phải dùng lệnh SQL để trực tiếp thâm nhập vào cơ sở dữ liệu

2.1.2 Cài đặt TCSOFT

Nếu bạn đang lựa chọn các phần mềm quản lý thì không nên bỏ quan phần mềm Online – TCSOFT Bởi đây chính là phần mềm mang đến nhiều tính năng nhất hiện nay phù hợp cho từng quy mô, tính chất từng đơn vị,

Với chức năng tự động hóa, tin học hóa nâng cao chất lượng quản lý Ngoài ra, phần mềm này còn mang đến cho người dùng dễ quản lý, dễ cập nhật thông tin dữ liệu trên nhiều vị trí khác nhau ở bất kỳ địa điểm nào Hơn nữa phần mềm Online – TCSOFT vô cùng an toàn và tiện lợi bảo đảm là phần mềm quản lý chất lượng

Hình 2.2 Giới thiệu về TCSOFT

2.1.3 ?????????????????????

2.1.4 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Basic

Visual Basic là sản phẩm phần mềm của ông lớn Microsoft, mang tính

hướng đối tượng Nó được thiết kế với mục đích chính là liên kết mọi đối tượng trong cùng một ứng dụng, để phát triển thành hệ thống chương trình hoàn chỉnh

Trong ngôn ngữ lập trình Visual Basic, phần Visual được xem là công cụ hỗ trợ quá trình thiết kế giao diện cho người dùng, mà chỉ cần thêm những đối tượng đã được định nghĩa từ trước để hiện thị tại bất kỳ vị trí nào trên màn hình Còn đối với Basic, đây là ngôn ngữ lập trình thông dụng và được phần lớn Developer sử dụng

2.2 Công cụ quản lý thư viện:

2.2.1 Cài đặt

???

2.2.2 Quy trình chuẩn bị quản lý thư viện

Bước 1: Trình thẻ thư viện

Khi thành viên của doanh nghiệp, tổ chức được cấp thẻ thư viện sau khi hoàn tất các thủ tục đăng ký thì có thể trình thẻ và sử dụng tài liệu khi có nhu cầu Tại một

số doanh nghiệp, bước này có thể bị lược bớt do không phải giới hạn tài liệu cho bất cứ đối tượng nào hay có thể kiểm tra thông tin trực tiếp bằng thẻ nhân sự hoặc máy tính

Bước 2: Tiếp nhận thẻ thư viện, kiểm tra thông tin người mượn và loại tài liệu

Sau khi xác nhận nhân sự và kiểm tra thông tin chính xác, cán bộ quản lý thư viện

có thể tạm thời giữ thẻ thư viện hoặc đánh dấu thông tin người mượn Tiếp đó, kiểm tra thông tin của các đầu sách, mã tài liệu

Bước 3: Phát phiếu “Yêu cầu mượn”

Cán bộ quản lý thư viện sẽ phát phiếu yêu cầu mượn tài liệu cho người mượn và sau khi phiếu được điền đầy đủ thông tin sẽ tổng hợp và nhập thủ công thông tin vào trong hệ thống máy tính

Thủ tục này khá rắc rối và “thừa” bởi ngày nay, một số thư viện cho phép quản lý thư viện nhập trực tiếp các thông tin từ người mượn mà không phải qua bước khai báo

Bước 4: Người mượn nhận, kiểm tra và sử dụng tài liệu

Sau khi nhận tài liệu từ cán bộ quản lý thư viện, người mượn kiểm tra và sử dụng tài liệu trong một khoảng thời gian cố định Nếu sử dụng quá thời hạn cho phép, người mượn có thể bị phạt một khoản tiền

Bước 5: Trả tài liệu và lấy lại thẻ thư viện

Sau khi sử dụng xong hoặc hết thời hạn, người mượn trả tài liệu tại thư viện Quản

lý thư viện sẽ kiểm tra tài liệu, nhận tài liệu và cập nhật vào máy tính, nếu tài liệu

có hư hỏng, không đúng với tài liệu đã mượn thì yêu cầu kiểm tra và trả lại đúng tài liệu như đã nhận Trường hợp hư hỏng, rách nát nhiều tùy vào thực tế để thỏa thuận mức đền bù

Sau khi cán bộ thư viện nhận tài liệu sẽ trả lại thẻ thư viện cho độc giả, lập báo cáo tổng hợp số lượt mượn sách của người mượn (vì một số trường hợp người mượn sẽ

bị giới hạn lượt mượn sách) đồng thời lưu trữ hồ sơ mượn – trả theo quy định

2.2.3 Nạp danh sách quản lý thư viện

* Công cụ của excel trong việc nạp danh sách quản lý thư viện

 Cập nhật, thống kê số lượng sách trong thư viện theo từng loại cụ thể

 Phân loại sách theo từng đầu mục

 Cập nhật tình trạng sử dụng của từng cuốn sách: đang được sử dụng hay đang nằm trên kệ Từ đó người quản lý có thể hướng dẫn bạn đọc được nhanh chóng và hiệu quả hơn

 Với các thuật toán đơn giản trong Excel, bạn có thể tính toán nhanh chóng

số lượng sách trong các trường hợp cụ thể, tránh xảy ra tình trạng mất mát

 Người sử dụng cũng có thể sử dụng Excel để tiện lợi trong việc tra cứu thông tin, vị trí của từng cuốn sách Bạn cũng có thể ghi chú thông tin một cách tiện lợi và hiệu quả đối với từng đối tượng sách để tránh xảy ra nhầm lẫn trong công tác quản lý

 Số lượng sách và tình trạng sử dụng sách cũng có thể được cập nhật rõ ràng hơn thông qua báo cáo dưới dạng biểu đồ Qua đó người quản lý có thể đánh

giá được mức độ, tình trạng số lượng sách trong thư viện mà không mất quá nhiều thời gian cho việc tra cứu thông tin

 Với việc sử dụng Excel cho công việc quản lý sách trong thư viện, bạn cũng

có thể đồng bộ, hợp nhất hóa công việc của nhiều người trong nhóm quản lý

mà không phải qua giấy tờ, sổ sách

 Đặc biệt, Excel có thể được sử dụng Offline, giúp bạn tra cứu thông tin dễ dàng hơn mà không phụ thuộc vào Internet

Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích cơ bản đó, việc quản lý sách trong thư viện cũng gặp phải những vấn đề như:

 Số lượng bạn đọc lớn và không thường xuyên nên khó khăn trong việc quản lý

 Sẽ rất phức tạp cho người sử dụng khi quản lý hồ sơ và quá trình mượn sách của bạn đọc

 Khó khăn trong việc liên kết với website thư viện để tra cứu và cập nhật thông tin

 Excel có thể làm bạn bị hạn chế trong việc cập nhật số lượng và thông tin các đầu sách lớn Khó liên kết và tạo ra sự đồng bộ giữa các bộ phận, các đầu mục sách

2.2.4 Đặt cấu hình quản lý thư viện

???

CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN

3.2.1 Cơ sở vật chất và môi trường xây dựng hệ thống

Trên phần mềm quản lý Thư viện tích hợp, các thông tin, báo cáo về nguồn học liệu, mượn trả, bạn đọc được lữu trữ trên CSDL chuyên dụng MSSQL trên hệ thống Server của hệ thống thông tin PVU, đảm bảo thông tin được lưu trữ an toàn Đối với CSDL điện tử OnePetro, trang web cung cấp thông tin về các lượt truy cập tài liệu điện tử, từ đó có thể đánh giá được mức độ sử dụng nguồn học liệu trực tuyến này Từ năm 2015 đến 2018 tổng kinh phí PVU đã đầu tư cho nguồn học liệu, CSDL trực tuyến và thiết bị hỗ trợ giảng dạy là 877,985 triệu, gồm kính phí mua tài liệu sách và kinh phí Thư viện điện tử để đáp ứng các nhu cầu đào tạo, NCKH và PVCĐ Cụ thể, trong giai đoạn trên PVU đã mua 230 cuốn sách tiếng Anh chuyên ngành và đại cương, và 177 quyển sách chuyên ngành và đại cương tiếng Việt Đối với CSDL điện tử, trong năm 2017, 2018 PVU đã mua quyền truy cập CSDL điện tử OnePetro cho chuyên ngành Dầu khí Trong năm 2019, PVU cũng được phê duyệt nguồn kinh phí để mua sắm sách và quyền truy cập CSDL điện tử với tổng giá trị là 150 triệu Về phần mềm, thiết bị hỗ trợ các hoạt động của Thư viện, năm 2016, PVU đã trang bị phần mềm quản lý Thư viện tích hợp để quản lý nguồn học liệu và nghiệp vụ lưu thông tài liệu Phần mềm này đã giúp việc quản lý và trích xuất các báo cáo, thống kê nhanh chóng phục vụ công tác quản trị 3.2.2 Xây dưng website quản lý thư viện

Dù ở Việt Nam hay thế giới thì CNTT vẫn là ngành mũi nhọn để khai thác Chúng

ta có thể thấy, ngày nay hầu hết các ngành nghề đều thay đổi phương thức quản lý bằng hệ thống máy tính Chỉ cần xuất hiện trên internet google facbook , amazon, firefox, internet explorer, Opera, …) và sử dụng chương trình quản lý bằng máy tính là có thể làm được việc này

3.2.3 Xây dựng các bộ test cho đáp án

3.2.4 Tích hợp hệ thống

?????????

3.3 Đánh Giá Kết Quả Triển Khai

Thực trạng hoạt động quản lý trong các thư viện hiện đại Việt Nam còn có nhiều tồn tại Có nhiều lý do khác nhau dẫn đến những tồn tại này Để nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý trong các thư viện hiện đại Việt Nam cần tiến hành đồng bộ nhiều giải pháp khác nhau

Trước hết là sự đổi mới về mô hình cơ cấu tổ chức, mô hình cơ cấu tổ chức ma trận là một mô hình quản lý hiện đại, áp dụng mô hình này vào quản lý thư viện sẽ mang đến nhiều lợi ích Những ưu điểm vượt trội của mô hình cơ cấu tổ chức ma trận đã đáp ứng được những yêu cầu đặt ra đối với quản lý thư viện hiện đại Thực tế này đã được nhiều nhà nghiên cứu về mô hình tổ chức quản lý thư viện khẳng định và nhiều thư viện trên thế giới đã lựa chọn mô hình này áp

dụng Giải pháp tiếp theo là cần tăng cường hiệu lực quản lý nhà nước trong đó tập trung vào các nội dung chính như hoàn thiện

chiến lược phát triển thư viện, các văn 186 bản qui phạm pháp luật

và xây dựng các tiêu chuẩn định mức lao động khoa học trong lĩnh

vực thư viện Vận dụng tốt các phương thức quản lý, khai thác hiệu quả các công cụ quản lý cũng như áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 cũng là những giải pháp hữu ích nâng cao hiệu quả quản lý trong các thư viện hiện đại Việt Nam.

KẾT LUẬN

Sự phát triển của KH&CN và những ứng dụng của nó vào hoạt động thư viện đã tạo ra thư viện hiện đại Nhữngkhác biệt trong cách thức thu thập, xử lý, tổ chức và phân phối thông tin của thư viện hiện đạiđã có sự ảnh hưởng đến tổ chức quản lý.Những thay đổi trong tổ chức quản lý thư viện hiện đại tập trung vào việc thực hiện các chức năng của tổ chức quản lý; Các nội dung của tổ chức quản lý và mô hình cơ cấu tổ chức Quản lý thư viện hiện đại có nhiều điểm tương

đồng với quản lý thư viện nói chung, tuy nhiên những đặc trưng của thư viện hiện đại đã đặt ra nhiều vấn đề đối với việc thực hiện các chức năng quản lý cũng như việc thực hiện các nội dung quản lý Những thay đổi nhanh chóng trong môi trường thư viện đòi hỏi phải

có một mô hình cơ cấu tổ chức mềm dẻolinh hoạt, phương thức quản

lý khoa học, kết hợp khéo léo các công cụ quản lý Quản lý thư viện hiện đại vẫn chịu sự tác động từ nhiều yếu tố trong đó cần đặc biệt quan tâm đến những thay đổi nhanh chóng của môi trường công nghệ Để đánh giá hiệu quả quản lý trong thư viện hiện đại cần căn

cứ vào nhiều yếu tố, trong đó cần đặc biệt quan tâm đến kêt quả của việc thực hiện các nội dung quản lý trong thư viện như quản lý nhân lực, các hoạt động chuyên môn và quản lý tài chính Trong những thập niên gần đây với chủ trương đổi mới hội nhập quốc tế của

Đảng, Nhà nước và sự ứng dụng mạnh mẽ các thành tựu tiến bộ của KH&CN các thư viện Việt Nam đã có rất nhiều thay đổi Nhìn tổng thể có thể thấy các thư viện Việt Nam đã và đang chuyển dịch mạnh

mẽ từ mô hình thư viện truyền thống sang thư viện hiện đại Sự

chuyển dịch này mang đến nhiều lợi ích cho bạn đọc cũng như các thư viện, tuy nhiên nó đặt ra nhiều 24 yêu cầu đối với tổ chức quản

lý các thư viện Những yêu cầu đặt ra ở nhiều nội dung của tổ chức quản lý thư viện như: Cơ cấu tổ chức; Cơ cấu nguồn nhân lực; Cơ

chế quản lý; Phương thức quản lý cũng như việc quản lý các hoạt động chuyên môn trong thư viện Nghiên cứu thực trạng quản lý trong các thư viện hiện đại Việt Nam có thể nhận thấy bên cạnh

những thành quả đạt được còn nhiều hạn chế Những thay đổi trong

tổ chức quản lý nói chung và trong việc thực hiện các chức năng quản lý tại các thư viện Việt Nam chưa theo kịp sự thay đổi nhanh chóng của môi trường thư viện hiện đại

Vì vậy, hoạt động quản lý còn tồn tại nhiều bất cập, trong đó tập trung vào những yếu kém trong việc thực hiện chức năng lập kế hoạch; Sự lạc hậu của mô hình tổ chức quản lý, hệ thống văn bản pháp qui; Những hạn chế của đội ngũ cán bộ lãnh đạo quản lý trong việc tiếp cận, sử dụng các công cụ quản lý mới có ứng dụng công nghệ; Hạn chế trong việc sử dụng kết hợp các phương pháp quản lý

và thực hiện các chức năng kiểm tra Những tồn tại này đã có sự ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của các thư viện hiện đại Việt Nam Để nâng cao hiệu quả quản lý trong các thư viện hiện đại Việt Nam cần tiến hành đồng bộ nhiều giải pháp khác nhau Cần có

sự đổi mới về cơ cấu tổ chức, mô hình cơ cấu tổ chức ma trận là một

mô hình quản lý khoa học, áp dụng mô hình này vào quản lý thư viện sẽ mang đến nhiều lợi ích Những ưu điểm vượt trội của mô

hình cơ cấu tổ chức ma trận đã đáp ứng được những yêu cầu đặt ra đối với quản lý thư viện hiện đại Thực tế này đã được nhiều nhà nghiên cứu về mô hình tổ chức quản lý thư viện khẳng định và nhiều thư viện trên thế giới đã lựa chọn mô hình này áp dụng Việc áp

dụng mô hình cơ cấu tổ chức ma trận và các giải pháp đề xuất sẽ khắc phục được những tồn tại trong tổ chức quản lý thư viện hiện đại Việt Nam Bên cạnh đó nhiều giải pháp khác như tăng cường hiệu lực quản lý nhà nước, nâng cao chất lượng nhân lực, đổi mới phương thức và công cụ quản lý cũng cần được thực hiện kịp thời Thực hiện đồng bộ các giải pháp này sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý cũng như hiệu quả hoạt động của các thư viện nhằm phát triển sự nghiệp thư viện Việt Nam phục vụ cho công cuộc công

nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.

TÀI LIỆU THAM KHẢO: