thực trạng sử dụng hòm thư góp ý tại công ty foster bắc ninh

LỜI MỞ ĐẦU Đối thoại xã hội là một phần không thể thiếu trong quan hệ lao động , là công cụ hữu hiệu góp phần điều chỉnh chính sách tiến tới công bằng xã hội và phát triển kinh tế,ngoài ra đối thoại có vai trò quan trọng trong giảm thiếu các xung đột lợi ích , tranh chấp lao động tạo sự ổn đỉnh và xây dựng mối quan hệ lành mạnh Trong thực tế, đối thoại xã hội tại nơi làm việc luôn là vấn đề được các doanh nghiệp tổ chức quan tâm với nhiều hình thức như họp 10 phút , hòm thư để xuất , đối với côn.

LỜI MỞ ĐẦU :

Đối thoại xã hội là một phần không thể thiếu trong quan hệ lao động , là công cụ hữu hiệu góp phần điều chỉnh chính sách tiến tới công bằng xã hội và phát triển kinh tế,ngoài ra đối thoại có vai trò quan trọng trong giảm thiếu các xung đột lợi ích , tranh chấp lao động tạo sự ổn đỉnh và xây dựng mối quan hệ lành mạnh Trong thực tế, đối thoại xã hội tại nơi làm việc luôn là vấn đề được các doanh nghiệp tổ chức quan tâm với nhiều hình thức như : họp 10 phút , hòm thư để xuất , … đối với công ty Foster Bắc Ninh việc áp dụng các hình thức đối thoại xã hội tại nơi làm việc rất được quan tâm thực hiện nhưng còn gặp nhiều vướng mắc khó khăn trong quá trình thực thi

Vì vậy em chọn đề tài “ Thực trạng sử dụng hòm thư góp ý trong công ty foster Bắc Ninh “

Mục tiêu nghiên cứu : Tìm hiểu thực trạng sử dụng hòm thư góp ý trong công ty , đưa

ra các giải pháp nâng cao hiểu quả sử dụng hình thức hòm thư góp ý Cấu trúc bài gồm

3 chương :

Chương 1 : Cơ sở lý luận về hòm thư góp ý

Chương 2 : Thực trạng sử dụng hòm thư góp ý tại công ty Foster Bắc Ninh

Chương 3 : Giải pháp tăng cường hiểu quả sử dụng hòm thư góp ý

Chữ viết tắt : Người lao động ( NLĐ)

CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HÒM THƯ ĐỂ XUẤT

1.1 Các hình thức đối thoại tại nơi làm việc

Khái quát về hình thức đối thoại xã hội

Tại nơi làm việc (có công đoàn) sẽ tồn tại hai kênh đối thoại là đối thoại trực tiếp giữa NLĐ với người sử dụng lao động và đối thoại gián tiếp thông quan công đoàn Nghĩa là, trong doanh nghiệp có thể tồn tại ba chủ thể đối thoại là NLĐ (công nhân); người sử dụng lao động (quản lý) và công đoàn

Mặc dù vậy, trong doanh nghiệp chỉ có hai chủ thể quan hệ lao động là NLĐ và người sử dụng lao động Vì NLĐ và công đoàn (có tính đại diện cao) nằm trong cùng một nhóm lợi ích, cùng nhóm chủ thể quan hệ lao động

Hình thức đối thoại được hiểu là tất cả những cách thức trao đổi thông tin giữa NLĐ và người sử dụng lao động tại nơi làm việc Mỗi hình thức đối thoại đều có ưu điểm, hạn chế và điều kiện vận dụng riêng Dưới đây là một số hình thức đối thoại hiệu quả thường được áp dụng tại nơi làm việc:

- Họp Quản đốc /Công nhân hay Họp “10-phút”

- Hòm thư đề xuất

- Họp Công đoàn - Công nhân định kỳ

- Họp định kỳ Công đoàn - Quản lý

- Thủ tục giải quyết bất bình, khiếu nại nội bộ

- Thương lượng lao động tập thể

Thời gian tiêu tốn cho đối thoại xã hội càng nhiều thì mức độ thoả mãn của các bên trong quan hệ lao động càng cao

Hình: Mối quan hệ giữa thời gian tiêu tốn và lợi ích của đối thoại xã hội

1.2 Cơ sở lý luận về hòm thư góp ý

Hòm thư đề xuất

- Về tên gọi: nên đặt tên là là “hòm thư đề xuất” thay vì “hòm thư góp ý” nhằm tạo cảm hứng sáng tạo và xây dựng cho NLĐ, tránh các quan điểm tiêu cực cho rằng hòm thư là nơi tố cáo

- Về vị trí: nên đặt hòm thư nơi có nhiều người qua lại để NLĐ dễ dàng bỏ thư

- Về thiết kế kỹ thuật: Hòm thư cần được thiết kế trang trọng để thể hiện sự tôn vinh đối với đóng góp của NLĐ Tốt nhất là đặt giữa một bức tường lớn được thiết kế độc lập trên đó ghi: tên hòm thư, những quy định cơ bản về hòm thư, những thông báo về kết quả xử lý thư, chủ đề thông tin

- Về nội dung: Nội dung đề xuất nên được đổi mới theo các chủ đề khác nhau Những ý kiến được đóng góp là những đề xuất hay giải pháp chứ không đơn thuần

là phản ánh các hiện tượng nhất là hiện tượng tiêu cực Vì vậy, nên quy định rõ thể hiện thái độ dứt khoát không xem xét đơn thư nặc danh

M

ức

độ

hài

lòn

g

0

- Về tổ chức: doanh nghiệp nên thành lập bộ phận xử lý thư Trong đó, nên gồm giám đốc nhân sự và đại diện công đoàn Bộ phận này có trách nhiệm nhận thư, tổng hợp

ý kiến, kết hợp với các bộ phận khác để xử lý thư và trả lời những ý kiến đề xuất

- Về hoạt động: Công ty nên quy định và công bố công khai rõ thời gian mở hòm thư, người mở thư, thời gian phản hồi thông tin (Chẳng hạn, quy định mở thư vào 15h chiều thứ sáu hàng tuần và trả lời NLĐ trong vòng 1 tuần) Đồng thời, nghiêm cấm mọi hình thức tiết lộ danh tính (nếu NLĐ không muốn) hay các hành vi trả đũa NLĐ Đối với những vấn đề lớn, có thể mời chính người đề xuất tham gia vào các

tổ nghiên cứu áp dụng đề xuất

- Hoạt động bổ trợ: công ty có thể tổ chức các hoạt động tuyên truyền nhằm thúc đẩy hoạt động của hòm thư như tổ chức cắt băng khánh thành hòm thư, thông báo về hoạt động của hòm thư bằng loa phóng thanh, kết hợp với các kênh thông tin khác CÁC BƯỚC THIẾT LẬP HÒM THƯ GÓP Ý

Bước 1 Thiết kế hòm thư góp ý với 1 khe bỏ thư và 1 ổ khóa, hình thức hòm thư cần thân thiện, dễ nhìn Hòm thư nên được thiết kế những gam màu lạnh: xanh lá cây, xanh

da trời, xanh lơ,…

Bước 2 Đặt hòm thư góp ý tại những địa điểm mà tất cả mọi người có thể tiếp cận (nhà ăn, hành lang, lối đi lại) Hòm thư nên bố trí xa khối văn phòng, khu vực làm việc của quản lý,…, để tránh tâm lý lo lắng, sợ sệt của NLĐ

Bước 3 Thông báo với công nhân rằng họ có thể viết ra giấy những góp ý, phàn nàn hay sáng kiến của mình để cải tiến hoạt động bộ phận sản xuất của mình hoặc của cả nhà máy và bỏ vào hòm thư góp ý

Bước 4 Cử một cán bộ quản lý thường xuyên lấy thư từ hòm thư góp ý, có thể 1 tuần/1 lần và lấy trong giờ hành chính Thư lấy ra sẽ được mang ngay về phòng làm việc của cán bộ, tránh làm thất lạc thư Tất cả các thư sẽ được trả lời trong vòng 3 ngày, thư trả lời sẽ được dán trên bảng thông báo hoặc phổ biến trực tiếp với toàn thể NLĐ

Bước 5 Nên lập 1 Ban phụ trách việc rà soát và xử lý thông tin thu thập được trong hòm thư góp ý, lựa chọn các sáng kiến, góp ý có thể thực hiện được và đề xuất biện pháp cải tiến Ban phụ trách gồm: Đại diện ban giám đôc công ty, Trưởng phòng nhân

sự, Chủ tịch Công đoàn và Quản đốc phân xưởng

Bước 6 Triển khai các sáng kiến, góp ý hay và hữu ích ngay sau khi cấp trên đồng ý,

và giải đáp cho NLĐ biết những ý kiến không thực hiện được

Bước 7 Tuyên dương và thưởng cho những công nhân có những sáng kiến, góp ý hay

để thể hiện sự ghi nhận của công ty cho những đóng góp của công nhân Ví dụ: Dán thông tin kèm ảnh của NLĐ có sáng kiến hay lên bảng thông báo của toàn công ty; thưởng nóng cho NLĐ; ghi nhận và lưu hồ sơ để xét bình bầu danh hiệu vào cuối tháng/quý/năm;…

Lợi ích của hòm thư góp ý tại nơi làm việc :

Các lợi ích của việc cho phép nhân viên phản hồi thông qua hộp thư góp ý ẩn danh tại nơi làm việc bao gồm:

- Quan điểm và cách suy nghĩ mới bằng cách khuyến khích nhân viên nghĩ ra những ý tưởng mới;

- Trao cho những nhân viên không cảm thấy đủ tự tin để phát biểu trực tiếp vẫn

có tiếng nói;

- Tăng năng suất vì nhân viên cảm thấy được đánh giá cao và được lắng nghe do

đó có tinh thần cao hơn ;

- Cắt giảm chi tiêu bằng cách cho phép nhân viên xác định và chia sẻ các quy trình không hiệu quả của công ty;

- Thúc đẩy doanh thu bằng cách cho phép nhân viên xác định và chia sẻ những con đường mới để tạo ra doanh số bán hàng;

- Tăng mức độ giữ chân nhân viên bằng cách tạo cho nhân viên cảm giác làm chủ trong tương lai của công ty;

- Khắc phục sớm các xung đột bằng cách cung cấp một nền tảng có thể truy cập

để chia sẻ sự bất mãn với đồng nghiệp;

- Phát hiện các hoạt động không trung thực / bất hợp pháp tại nơi làm việc bằng cách cho phép tố giác an toàn, và;

- Mang lại giá trị cao hơn cho khách hàng bằng cách tạo ra một kênh để nhân viên dịch và chuyển tiếp các ý tưởng, thủ thuật và khiếu nại mà họ nhận được từ khách hàng về sản phẩm dịch vụ của công ty

Những khó khăn trong sử dụng hòm thư góp ý

Minh bạch : Hầu hết các công ty cũng lập ra một ủy ban có nhiệm vụ phân tích, đánh giá

và giải quyết các phản ánh nhận được điều đó yêu cầu ủy ban trên cần phải nghiêm túc trong tiếp nhận và giải quyết phán ánh

Không có phản hồi : Phản ánh của người lao động thể hiện những tâm tư nguyên vọng của

cá nhân điều đó giúp cho công ty phát triển tốt hơn Nhưng nếu không được giải quyết , NLĐ sẽ mất niềm tin vào toàn bộ hệ thống và ngừng gửi để xuất

Không có sự công nhận và khen thưởng Một cách tuyệt vời để tăng cường sự tham gia của nhân viên trong việc cải tiến liên tục là ghi nhận sự tham gia của mọi người Tuy nhiên, các hòm thư góp ý làm cho việc này trở nên khó khăn vì không có sự thừa nhận công khai nào đố với những phản ánh mang tính xây dựng không ẩn danh

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG HIỆU QUẢ SỬ DỤNG HÒM THƯ GÓP Ý TẠI CÔNG TY FOSTER BẮC NINH

2.1 Giới thiệu về công ty Foster Bắc Ninh

CÔNG TY TNHH ĐIỆN TỬ FOSTER (BẮC NINH)

Tên quốc tế FOSTER ELECTRIC (BAC NINH) CO., LTD

Địa chỉ Số 1, đường 11, KCN Đô thị và dịch vụ Vsip Bắc

Ninh,

Phường Phù Chẩn, Thị xã Từ Sơn, Tỉnh Bắc Ninh, Việt Nam

KAZUYA

Ngày hoạt động 2010-03-17

Quản lý bởi Cục Thuế Tỉnh Bắc Ninh

Loại hình DN Công ty trách nhiệm hữu hạn ngoài NN

Tình trạng Đang hoạt động (đã được cấp GCN ĐKT)

Ngành sản xuất : sản xuất linh kiện điện tử , sản xuất kinh doanh tai nghe các loại Sản xuất lắp ráp gia công linh kiện điện tử , loa và tai nghe

Foster Bắc Ninh đi vào hoạt động từ năm 2010, đến nay, công ty có khoảng 3.500 công nhân viên Tại Foster Bắc Ninh có môi trường làm việc năng động, tuyệt vời với nhiều triển vọng thăng tiến

Tập đoàn Foster được thành lập từ năm 1949 tại Nhật Bản, là một trong những tập đoàn sản xuất thiết bị âm thanh uy tín trên thế giới Tại Việt nam, Foster được thành lập từ tháng 1 năm 2006 với các sản phẩm chính là tai nghe sử dụng cho điện thoại di

động và loa các loại Hiện tại, Foster đang không ngừng mở rộng phát triển, hiện đã có

4 nhà máy tại Việt Nam: tại Bình Dương, Đà Nẵng, Quảng Ngãi và Bắc Ninh

Tổng số lao động hiên nay của công ty hiện khoảng 20.000 người với nữ chiếm 95% Nhà máy Bình Dương Đà Nẵng Quãng Ngãi Bắc Ninh

Tổng số nhân

viên

Nguồn : giới thiệu công ty Foster

2.2 Mục đích sử dụng hòm thư góp ý tại công ty Foster Bắc Ninh

Mục đích của việc sử dụng hình thức này là để thể hiện thiện chí của người sử dụng lao động, là để mở ra những cơ hội tháo gỡ vướng mắc cũng như đề xuất các ý tưởng giữa công nhân và quản lý

Với hình thức này công nhân sẽ được đưa ra các tâm tư nguyện vọng , ý kiến quan điểm cá nhân mà không bị lộ danh tính , giúp giải quyết những vấn đề khó trao đổi trực tiếp

2.3 Ý nghĩa của hình thức đối thoại bằng hòm thư góp ý tại công ty Foster Bắc Ninh

Ý nghĩa quan trọng của hòm thư góp ý tại công ty là để phát hiện và giải quyết vấn đề nhẹ cảm khó nói trong qua trình làm việc cũng như nêu các ý tưởng của NLĐ

Giảm thiểu nguy cơ tranh chấp lao động và đình công, nâng cao năng suất và hiệu quả lao động của người lao động, giảm bớt tỷ lệ nghỉ việc, bỏ việc

Nâng cao mức độ hài lòng và hiệu quả công việc , đặc biệt là khi công ty đưa vào

áp dụng thử nghiệm công nghệ mới hoặc sản phẩm dịch vụ mới để xem công nhân họ

có sử dụng thành thạo và có thích làm việc với công nghệ mới hay không

Các quản đốc sẽ nhận được những ý kiến đóng góp có giá trị, đồng thời phát hiện các vấn đề nảy sinh trong các tổ may cũng như các mối quan tâm rộng hơn trong doanh nghiệp, tạo được ấn tượng tốt khi công nhân thấy quản đốc và doanh nghiệp trân trọng những ý kiến và đóng góp của họ

2.4 Thực trạng của hình thức hòm thư góp ý tại công ty Foster Bắc Ninh

Công ty Foster Bắc Ninh đã gắn hòm thư góp ý cho công nhân lao động Rất nhiều hòm thư đều được đặt tại các địa điểm gần với công nhân như: Căn tin, phòng vệ sinh, xưởng làm việc… trung bình mỗi tuần, cán bộ công đoàn nhận được ý kiến của công nhân phản ánh về các vấn đề như: Tiền lương, tiền thưởng, tiền tăng ca, hỗ trợ độc hại, quà sinh nhật, đồng nghiệp làm việc chung xưởng chưa đoàn kết, tổ trưởng khó tính với công nhân…

Tất cả các ý kiến đều được công đoàn giải quyết ngay Đối với những ý kiến liên quan đến chế độ tiền lương, Ban chấp hành công đoàn phản ánh đến Ban giám đốc công ty

để giải quyết kịp thời

Công ty thiết lập các hòm thư góp ý với giám đốc và các đường dây nóng xuyên suốt đến tận công ty mẹ ở Nhật Bản Hòm thư này được bố trí ở những nơi kín đáo để công nhân không ngại ngần Nhân viên, công nhân có ý kiến gửi vào hòm thư giám đốc Đích thân giám đốc công ty mỗi tuần sẽ trực tiếp giải quyết từng trường hợp được phản ánh trong thư Nếu cảm thấy giám đốc giải quyết không thỏa đáng, nhân viên, công nhân lao động có thể gửi vào hộp thư nóng hoặc gửi thẳng về công ty mẹ ở Nhật Bản

“Khu góp ý" nằm biệt lập trong khuôn viên Công ty Foster (Khu công nghiệp VSIP, Bắc Ninh) được thiết kế buồng kín, bên trong có một cái bàn nhỏ, một cái ghế và một hòm thư "Khu góp ý" là kết quả của những cuộc đối thoại giữa Công đoàn, Ban giám đốc với NLÐ trong Công ty Foster

Ai muốn góp ý với lãnh đạo công ty, quản đốc, công đoàn hay muốn tìm hiểu, thông báo việc gì mà ngại nói thì cứ viết ra rồi bỏ vào hòm thư Người viết không cần nêu tên mình, công ty chấp nhận xem xét và giải quyết cả thư nặc danh Mỗi tháng, "Khu góp ý" nhận được khoảng 200 ý kiến của NLĐ(NLÐ)

Hình thức hòm thư góp ý giúp Ban giám đốc, Công đoàn nắm được tâm tư, nguyện vọng của hơn 10.800 NLĐ , kịp thời xử lý những vấn đề phát sinh

Đối với Công ty Foster Bắc Ninh muốn nắm bắt được tâm tư nguyên vọng thì hộp thư góp ý có thể là giải pháp đặc biệt vì NLĐ có thể giữ ẩn danh NLĐ có thể đưa ra ý kiến đóng góp của họ về điều kiện làm việc, quy trình, nhân sự và phúc lợi, đồng nghiệp hoặc người quản lý Họ cũng có thể đưa ra các đề xuất để cải thiện lợi nhuận cho công ty

Hòm thư góp ý khiến người lao động cảm thấy gắn bó hơn với công ty Trong quá trình sử dụng một số lợi ích của hộp thư góp ý gồm:

Nâng cao tinh thần của nhân viên: Hòm đề xuất thúc đẩy tinh thần của nhân viên , đặc biệt là khi các đề xuất được thực hiện hoặc giải quyết các mối quan tâm

Giao tiếp tốt hơn: Hòm thư góp ý có thể cải thiện giao tiếp giữa cấp quản lý và NLĐbằng cách giúp họ chia sẻ ý tưởng một cách chính thức

Tăng cường đổi mới và giải quyết vấn đề: Hộp thư góp ý khuyến khích NLĐkhông chỉ xác định vấn đề mà còn đề xuất giải pháp

Cải thiện sự tham gia của nhân viên: Khi NLĐ thấy rằng bạn muốn phản hồi của họ,

họ có nhiều khả năng cảm thấy gắn bó với công việc hơn

Giải pháp cho những vấn đề tế nhị của NLĐ: với đặc điểm là 95% là công nhân nữ với những vấn đề nhẹ cảm không ít người chọn cách im lặng Hộp thư góp ý là một giải pháp ân danh để những NLĐ đưa ra ý kiến của họ

Mặt hạn chế của hộp thư góp ý :

Tốn thời gian: Phải mất thời gian để sắp xếp và đọc tất cả các đề xuất Bạn cũng phải dành thời gian để gặp gỡ và thảo luận với từng NLĐ

Thiếu sự tham gia: Không phải tất cả NLĐ đều quan tâm đến việc đưa ra các đề xuất

CHƯƠNG 3 : MỘT SỐ KIẾN NGHỊ TĂNG CƯỜNG HIỆU QUẢ SỬ DỤNG HÒM THƯ GÓP Ý TẠI CÔNG TY FOSTER BẮC NINH

3.1 Một số kiến nghị sử dụng hiệu quả hòm thư góp ý

Hộp thư góp ý rất tốt để tìm hiểu những quan điểm của nhân viên về công ty của bạn, một số kiến nghị giúp cho việc sử dụng hòm thư góp ý một cách hiệu quả

Một là, hộp thư góp ý nên được đặt ở vị trí thuận tiện của văn phòng, nơi mọi nhân viên đều có thể tiếp cận được Đặt ở một khu vực an toàn để không ai có thể lấy nó hoặc đột nhập vào nó và gây rối với các đề xuất Đặt nó ở sảnh hoặc gần cửa ra vào sẽ khiến nó trở thành mục tiêu Hãy thử đặt nó trong phòng nghỉ, gần máy photocopy hoặc trong khu vực văn phòng chung

Hai là, hộp thư góp ý phải được mở theo lịch cố đinh đã được thông báo cho NLĐ biết

và lên lịch đánh giá dựa trên số lượng Điều quan trọng nhất là cho NLĐ biết rằng các

đề xuất của họ đang được xem xét và cân nhắc

Ba là, hiện đại cho hộp thư góp ý tại nơi làm việc:

Thời đại kỹ thuật số hiện đại và thế hệ trẻ hiện đã quá quen với việc chia sẻ ý kiến, phàn nàn và ý tưởng của họ thông qua các ứng dụng mạng xã hội, email và phần bình luận, hộp thư góp ý vật lý đơn giản là không còn khả thi nữa

Trong khi phiên bản vật lý đang trở nên thừa thãi, hộp thư góp ý trực tuyến, ẩn danh tại nơi làm việc ngày càng trở nên quan trọng hơn trong việc nuôi dưỡng sự đổi mới kinh doanh và thúc đẩy sự tham gia của nhân viên trong các tổ chức ngày nay Hộp thư góp ý nơi làm việc hiện đại có thể được tạo bằng cách:

- Sử dụng mạng nội bộ của công ty bạn;

- Khuyến khích các email ẩn danh;

- Có một biểu mẫu trực tuyến

Bốn là, giữ nó tự nguyện việc ép buộc nhân viên tham gia vào hộp thư góp ý tại nơi

làm việc sẽ không hiệu quả vì họ sẽ chỉ đưa ra những câu trả lời không trung thực để khiến bạn quay lưng lại với họ