1626 tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại CTY CP misa (FILE WORD)

Trong thời kỳ cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ 4 đang diễn ra, vớinhững ứng dụng công nghệ sử dụng trí tuệ nhân tạo thay thế cho con ngườingày càng phát triển mạnh mẽ, cùng với ứng dụn

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG

* * *

LÊ PHƯƠNG LIÊN

Tồ CHỨC HỆ THONG THÔNG TIN KẾ TOÁN

TẠI CÔNG TY Cồ PHẦN MISA

Chuyên ngành : Kế toán

Mã số : 8340301

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

Ts Trần Thị Kim Anh

Hà Nội, Năm 2018

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các sốliệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa được công bố trong cáccông trình khác Tôi xin chịu mọi trách nhiệm về công trình nghiên cứu củamình !

Người cam đoan

LÊ PHƯƠNG LIÊN

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1 TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU 5 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 8

1.1 Khái quát chung về hệ thống thông tin kế toán 8

1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin kế toán8

1.1.2 Phân loại hệ thống thông tin kế toán12

1.1.3 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp14

1.1.4 Sự phát triển của hệ thống thông tin kế toán16

1.1.5 Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thốngthông tin

khác trong doanh nghiệp 17

1.2 Nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin kế toán 19

1.3 Nội dung tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp 20

1.3.1 Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp 201.3.2 Tổchức hệ thống thông tin kế toán theo các chu trình kinh doanh 24

2.2 Thực trạng tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần

2.2.4 Thực trạng tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ 72

2.3 Đánh giá thực trạng tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Công ty

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MISA

79

Từ viêt tăt Y nghĩa từ viêt tăt

GTGT : Giá trị gia tăng

Sơ đồ Tên sơ đồ, bảng biêu, hình vẽ Trang

hình vẽ

Bảng 2.1 Tình hình doanh sô của MISA qua các năm 40

Hình 1.1 Yêu tô câu thành hệ thông kiêm soát 32Hình 2.1 Minh họa giao diện lập ĐĐH trên phân hệ AMIS CRM 53Hình 2.2 Minh họa ủy nhiệm chi từ khách hàng 54Hình 2.3 Minh họa giao diện lập đê nghị câp thuê bao\GPSD 55

Hình 2.4 Minh họa giao diện duyệt câp thuê bao\GPSD 56

Hình 2.5 Minh họa thông báo tới kinh doanh vê việc câp HĐ

GTGT cho khách hàng

57

Hình 2.6 Minh họa tờ trình mua săm hàng hóa, dịch vụ 62Hình 2.7 Minh họa giao diện lập chứng từ mua hàng 63Hình 2.8 Minh họa giao diện phiêu nhập kho trong phân hệ thủ

Hình 2.11 Minh họa giao diện chứng từ kêt chuyên lãi, lỗ 70

viii

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Kế toán doanh nghiệp có vai trò rất quan trọng đối với việc cung cấpthông tin nhằm phục vụ công tác quản lý và điều hành doanh nghiệp Thôngtin kế toán là cơ sở cho việc ra các quyết định kinh tế và điều hành của chủdoanh nghiệp cũng như đối với các đối tượng liên quan như cơ quan quản lýNhà nước, các đối tác làm ăn, các nhà đầu tư Cùng với sự phát triển của đấtnước và mục tiêu quản lý từng thời kỳ thì nhu cầu về thông tin kế toán cũngkhác nhau, sự biểu hiện cũng khác nhau Để đưa ra quyết định kinh tế phục vụcông tác quản lý, điều hành doanh nghiệp cần thiết và tiên quyết phải dựa vàocác thông tin kế toán của doanh nghiệp

Trong thời kỳ cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ 4 đang diễn ra, vớinhững ứng dụng công nghệ sử dụng trí tuệ nhân tạo thay thế cho con ngườingày càng phát triển mạnh mẽ, cùng với ứng dụng công nghệ thông tin trongviệc điều hành doanh nghiệp, sẽ giúp làm giảm khối lượng công việc cho kếtoán, đồng thời kết nối dữ liệu của các bộ phận trong cùng một công ty vớinhau, từ đó thông tin được cung cấp đầy đủ, nhanh chóng, chính xác cho nhàquản trị Là một công ty chuyên về sản xuất phần mềm kế toán do vậy MISAcũng là một trong số công ty phần mềm đã ứng dụng công nghệ thông tintrong tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Công ty

Với những lợi ích của thông tin kế toán mang lại cho doanh nghiệp,cùng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hệ thống thông tin kếtoán giúp việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận trong cùng công ty đượcnhanh chóng, thuận tiện mang lại hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh Do

đó doanh nghiệp luôn luôn phải chú trọng công tác tổ chức hệ thống thông tinmột cách bài bản, khoa học, đồng thời hệ thống thông tin kế toán cũng cần kịp

Với ý nghĩa vô cùng quan trọng của hệ thống thông tin kế toán trong

doanh nghiệp do vậy tác giả lựa chọn đề tài nghiên cứu : “Tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần MISA”.

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Trên cơ sở những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức hệ thống thông tin

kế toán, phân tích thực trạng về tổ chức thông tin kế toán tại Công ty Cổ phầnMISA, xác định những vấn đề bất cập còn tồn tại trong công tác tổ chức thôngtin kế toán tại Công ty, luận văn sẽ xây dựng một số giải pháp nhằm hoànthiện tổ chức thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần MISA trong các chu trìnhkinh doanh, tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ trong Công ty

3 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu chính của luận văn là hệ thống thông tin kế toántại Công ty Cổ phần MISA và tìm hiểu việc tổ chức dữ liệu trong hệ thốngthông tin kế toán

4 Phạm vi nghiên cứu

Do thời gian nghiên cứu có hạn từ tháng 11/2017 đến tháng 4/2018 nênphạm vi nghiên cứu của đề tài chỉ giới hạn nghiên cứu tổ chức hệ thống thôngtin kế toán theo một số chu trình kinh doanh phát sinh, tổ chức hệ thống kiểmsoát nội bộ trong Công ty

5 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp quan sát, phỏng vấn được vận dụng nhằm tìm hiểu thựctrạng công tác tổ chức thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần MISA

Phương pháp thu thập dữ liệu được vận dụng để khái quát cơ sở lý luận

về hệ thống thông tin kế toán Đồng thời từ những nguồn dữ liệu về hệ thốngthông tin kế toán tại MISA, nhằm đưa ra giải thích thực trạng tổ chức thôngtin kế toán trong các chu trình kế toán tại Công ty Qua đó giúp đánh giánhững ưu điểm, bất cập còn tồn tại về công tác tổ chức thông tin kế toán ởMISA

Phương pháp lập luận logic được vận dụng nhằm đưa ra giải pháp hoànthiện tổ chức thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần MISA

Nguồn dữ liệu sử dụng trong đề tài nghiên cứu: sử dụng hai nguồn dữliệu chính

- Nguồn dữ liệu sơ cấp: sử dụng nguồn tài liệu về hệ thống thông tin kếtoán nhằm tìm hiểu cơ sở lý luận của đề tài

- Nguồn dữ liệu thứ cấp: các quy trình, quy định luân chuyển dữ liệu,các mẫu văn bản, báo cáo, các mô tả hệ thống thông tin kế toán tạiCông ty Cổ phần MISA,

6 Ý nghĩa của đề tài luận văn

Ý nghĩa về mặt khoa học: Luận văn đã hệ thống hóa những lý luận về

hệ thống thông tin kế toán và tổ chức hệ thống thông tin kế toán giúp ngườiđọc có cái nhìn tổng quan về hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp

Ý nghĩa về mặt thực tế: Thông qua việc phân tích đánh giá về thựctrạng hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần MISA, luận văn đưa racái nhìn về tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong chu trình bán hàng - thutiền, mua hàng - thanh toán giúp người đọc dễ hiểu, dễ nhớ, từ đó nhân viêntrong Công ty Cổ phần MISA thực hiện các quy định một cách thuận lợi hơn.Đồng thời bài luận văn cũng đưa giải pháp nhằm tăng cường hiệu quả của hệthống thông tin kế toán tại MISA

7 Kết cấu luận văn

Ngoài phần mở đầu, tổng quan nghiên cứu, kết luận chung, mục lục,danh mục từ viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, luận văn gồm 3chương nằm trong phần nội dung:

Chương 1 Cơ sở lý luận của tổ chức hệ thống thông tin kế toán

Chương 2 Thực trạng tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phầnMISA

Chương 3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức hệ thống thông tin kếtoán tại Công ty Cổ phần MISA

TỎNG QUAN NGHIÊN CỨU

1 Các đề tài nghiên cứu trước

Thứ nhất, đề tài nghiên cứu “Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại

Công ty Cổ phần Đầu Tư Kinh Doanh Tổng Hợp D&C của tác giả Nguyễn

Thị Mai Hòa (năm 2016) Đề tài đã tổng quát được cơ sở lý luận chung về hệthống thông tin kế toán, thông qua thực trạng hệ thống thông tin kế toán tạiCông ty cổ phần Đầu Tư Kinh Doanh Tổng Hợp D&C, tác giả đã nêu được

ưu và nhược điểm và từ đó đưa ra giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kếtoán

Thứ hai, đề tài nghiên cứu ‘"Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo

định hướng ERP tại Công ty cổ phần thương mại Nguyễn Kim"” của Huỳnh

Thị Thanh Nguyên (năm 2013) Đề tài nêu được cơ sở lý luận cơ bản về hệthống thông tin kế toán, những vấn đề cơ bản về ERP Từ thực trạng công tác

tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Công ty cổ phần thương mại NguyễnKim, tác giả chỉ ra những ưu điểm và nhược điểm của hệ thống thông tin kếtoán, để từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kếtoán theo định hướng ERP

Thứ ba, đề tài nghiên cứu ‘"Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện

ứng dụng công nghệ thông tin tại các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu Việt Nam” của tác giả Nguyễn Đăng Huy (năm 2011) Đề tài đã hệ

thống hóa những vấn đề chung về kế toán doanh nghiệp, tổ chức công tác kếtoán doanh nhiệp, đưa ra khái niệm và ứng dụng công nghệ thông tin vào tổchức công tác kế toán của doanh nghiệp, khẳng định công nghệ thông tin giúplàm giảm nhẹ lao động thủ công trong kế toán, đặc biệt đảm bảo số liệu của

kế toán được cập nhật kịp thời, khách quan

Thứ tư, đề tài nghiên cứu “Tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh

viện Đa Khoa Tâm Trí Đà Năng theo định hướng ứng dụng phần mềm quản

lý tổng thể bệnh viện ” của tác giả Nguyễn Hữu Anh Thư (năm 2015), tác giả

đã khái quát được những vấn đề cơ bản tổ chức hệ thống thông tin kế toántheo định hướng ứng dụng phần mềm quản lý thổng thể bệnh viện Từ thựctrạng hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện Đa khoa Tâm Trí Đà Nang, tácgiả đã nêu ra những ưu và nhược điểm, từ đó đưa ra giải pháp tổ chức hệthống thông tin kế toán tại bệnh viện theo định hướng ứng dụng phần mềmquản lý tổng thể bệnh viện

Thứ năm, đề tài nghiên cứu “Hệ thống thông tin kế toán tại Công ty

Trách Nhiệm Hữu Hạn Một Thành Viên PROVIMI - Thực trạng và một số giải pháp hoàn thiện” của tác giả Đỗ Thị Tuyết Hằng (năm 2013), đề tài đã hệ

thống hóa lý luận về hệ thống thông tin kế toán của doanh nghiệp Từ thựctrạng tại hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn MộtThành Viên PROVIMI, tác giả đưa ra đánh giá mức độ về chất lượng hệthống thông tin kế toán tại công ty và đưa ra giải pháp nhằm hoàn thiện hệthống thông tin kế toán

2 Nhận xét về các nghiên cứu đã được thực hiện và vấn đề cần tiếp tục

nghiên cứu

Từ những đề tài đã tham khảo, tác giả nhận thấy các đề tài đã nêu được

cơ sở lý luận chung về hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp Hệ thốngthông tin kế toán chính là cái khung của doanh nghiêp, nó định hướng mọihoạt động trong đơn vị và cung cấp thông tin là yếu tố cơ bản của tất cả cácquyết định quản lý Doanh nghiệp muốn phát triển và mở rộng quy mô phải

có hệ thống thông tin kế toán khoa học, được kiểm soát tốt Hệ thống thôngtin kế toán tại Công ty Cổ phần MISA đang trong quá trình hoàn thiện hơn

các quy trình, quy định để đảm bảo hệ thống thông tin kế toán được phản ánhkịp thời, nhanh chóng, chính xác giúp ban lãnh đạo nhắm bắt tình hình kinhdoanh tại Công ty để đưa ra những sách lược kinh doanh đúng đắn Từ sự cấp

thiết của thực trạng Công ty, tác giả lựa chọn đề tài nghiên cứu: “Tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần MISA ” nhằm đưa ra các đề

xuất nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại MISA

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA TỎ CHỨC HỆ THỐNG

THÔNG TIN KẾ TOÁN

TOÁN

1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin kế toán

Hiện nay có rất nhiều tài liệu và quan điểm về hệ thống cũng như hệthống thông tin kế toán Nên để tìm hiểu về hệ thống thông tin kế toán trướctiên cần tìm hiểu về khái niệm thế nào là hệ thống và hệ thống thông tin kếtoán là gì?

Trong hoạt động của con người các thuật ngữ liên quan đến hệ thốngnhư hệ thống giao thông, hệ thống luật pháp, hệ thống kinh tế, đã trở nênquen thuộc Để hiểu một cách đơn giản thì “hệ thống là một nhóm các phần

tử, tác động qua lại lẫn nhau, được tổ chức nhằm thực hiện một mục tiêu nhấtđịnh” [12, tr1]

Một hệ thống bất kỳ gồm 3 đặc điểm sau: Có các thành phần hữu hình;

có phương thức hay thủ tục xử lý; có mục tiêu hoạt động [15,tr1] Từ kháiniệm nêu trên về hệ thống ta có thể thấy hệ thống có nhiều cấp bậc khác nhauđược khái quát lại là hệ thống cha và hệ thống con Một hệ thống có thể làmột thành phần trong một hệ thống khác thì được hiểu là hệ thống con Một

hệ thống con có đầy đủ tính chất của một hệ thống Các hệ thống con có mụcđích hoạt động khác nhau nhưng đều hoạt động để đạt được mục tiêu của hệthống cha

Bản thân mỗi doanh nghiệp cũng tồn tại hệ thống cha và hệ thống conkhác nhau và các hệ thống con có mối quan hệ chặt chẽ với nhau vì mục tiêuchung của hệ thống cha Từ những hệ thống con như hệ thống cung ứng, hệthống bán hàng, hệ thống sản xuất có những hoạt động khác nhau về đầu

vào và đầu ra nhưng các hệ thống đều hoạt động với mục tiêu chung vì lợinhuận của doanh nghiệp Doanh nghiệp muốn đạt được lợi nhuận tốt cần phảiquản lý tốt những hệ thống thông tin con do vậy cần phải có một hệ thống thuthập, xử lý và cung cấp thông tin Từ đó hình thành nên hệ thống thông tintrong doanh nghiệp

“Hệ thống thông tin là một hệ thống do con người thiết lập nên baogồm tập hợp những thành phần có quan hệ với nhau nhằm thu thập, lưu trữ,

xử lý và cung cấp thông tin cho người sử dụng” [14, tr4]

Sơ đồ 1.1: Các thành phần của hệ thống thông tin

Trong doanh nghiệp, kế toán có chức năng cung cấp thông tin tài chínhhữu ích của ban điều hành Công ty nhằm phục vụ mục đích hoạch địch, tổchức, kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Để thực hiệnchức năng cung cấp thông tin tài chính hữu ích, doanh nghiệp cần phải có mộtcấu trúc được thiết lập để thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin theochức năng của kế toán Cấu trúc đó chính là hệ thống thông tin kế toán

Vậy hệ thống thông tin kế toán (Accounting information system - AIS)

là “một tập hợp các nguồn thông tin và phương pháp xử lý thông tin liên quanđến lĩnh vực kế toán để tạo ra những thông tin hữu ích cho người sử dụng”[12, tr5] Dựa theo khái niệm trên cấu trúc của một hệ thống thông tin kế toángồm các thành phần dữ liệu đầu vào, hệ thống xử lý, lưu trữ và cung cấpthông tin đầu ra

- Dữ liệu đầu vào là những nội dung được đưa vào hệ thống kế toán gồm:

hệ thống chứng từ và nội dung các chứng từ sử dụng để phản ánh nộidung của các nghiệp vụ phát sinh; các đối tượng kế toán mà các nghiệp

vụ phát sinh cần phải được tập hợp, theo dõi qua hệ thống tài khoản kếtoán; hệ thống các đối tượng quản lý mà các nghiệp vụ phát sinh cầnđược tập hợp, theo dõi chi tiết phù hợp yêu cầu thông tin và quản lý củadoanh nghiệp

- Hệ thống xử lý gồm những yếu tố tham gia vào quá trình xử lý dữ liệu

để có thông tin kế toán hữu ích đó là: quá trình luân chuyển chứng từ

và thực hiện các quá trình kinh doanh; hình thức ghi sổ hay cách thứcnhập liệu, khai báo, cập nhật dữ liệu; quy định về phân tích, hạch toáncác nghiệp vụ phát sinh; phương thức xử ký bằng máy, phần mềm hayghi chép thủ công

- Lưu trữ dữ liệu thông qua hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán trong hệthống kế toán thủ công; các tệp dữ liệu được lưu trữ trong môi trườngmáy tính

- Kiểm soát: bao gồm những quy định, thủ tục, chính sách được thiết lậptrong hệ thống kế toán để kiểm soát quá trình thu thập, xử lý và cungcấp thông tin của hệ thống kế toán, đảm bảo cho các thông tin cung cấp

là trung thực, hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin

- Cung cấp thông tin đầu ra được thể hiện trên nội dung của các báo cáo

kế toán (báo cáo tài chính và báo cáo quản trị) và cả hệ thống sổ sách

kế toán

Để cung cấp các thông tin theo yêu cầu phục vụ cho việc quản trị củacác cấp quản lý cũng như các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, hệ thống

dữ liệu cho hệ thống kế toán Đối tượng của hệ thống thông tin kế toán là cáchoạt động phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Mỗi doanh nghiệp khác nhau có quy trình sản xuất kinh doanh đặc thùcho doanh nghiệp của mình Hoạt động của hệ thống kế toán bao gồm nhiềuhoạt động liên quan đến nhiều chu trình xử lý nghiệp vụ của một đơn vị kếtoán Về tổng quát có thể chia các chu trình theo các nội dung kinh tế liênquan

- Chu trình doanh thu: là tập hợp các hoạt động liên quan đến nội dungbán hàng và cung cấp dịch vụ, thu tiền từ khách hàng

- Chu trình chi phí: là tập hợp các hoạt động liên quan đến mua hàng hóa,dịch vụ và thanh toán cho nhà cung cấp

- Chu trình sản xuất: là tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình tậphợp nguyên vật liệu, nhân công, những chi phí liên quan để tạo ra cácthành phẩm

- Chu trình nhân sự: là tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trìnhtuyển dụng, sử dụng và trả lương cho người lao động

- Chu trình tài chính: là tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trìnhhuy động vốn đầu từ vào doanh nghiệp, quản lý dòng tiền chi ra chochủ nợ và nhà đầu tư

Tất cả năm chu trình trên hoạt động qua lại lẫn nhau, tổng hợp lên báocáo kế toán Việc phân chia các chu trình nghiệp vụ trong hệ thống kế toán làkhác nhau tùy thuộc vào từng đặc thù của doanh nghiệp, chu trình kế toán đơngiản là cách nhìn khác nhau trong một hệ thống kế toán

1.1.2 : Phân loại hệ thống thông tin kế toán

Do thông tin kế toán có thể đáp ứng cho nhiều đối tượng có nhu cầu sửdụng khác nhau nên thông tin kế toán có thể phân loại theo nhiều hình thức :

1 Phân loại hệ thống thông tin kế toán theo chức năng Theo chức năng,hệ

thống kế toán được phân thành:

- Bộ phận thu thập thông tin;

- Bộ phận kết xuất thông tin;

thông tin kế toán quản trị, và hệ thống thông tin kế toán khác

- Hệ thống thông tin kế toán tài chính: cung cấp thông tin tài chính chủyếu cho đối tượng bên ngoài và cần tuân thủ đúng các quy định, chế độ,các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán hiện hành Thông tin kế toán tàichính cung cấp là những thông tin về: tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sởhữu, doanh thu, thu nhập khác, chi phí kinh doanh và chi phí khác,lãi/lỗ và phân chia kết quả kinh doanh, thuế và các khoản nộp, tài sảnkhác có liên quan đến đơn vị kế toán, các luồng tiền Ngoài ra thông tin

trên các báo cáo tài chính tổng hợp và các chính sách kế toán đã ápdụng để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập và trình bày báocáo tài chính

- Hệ thống thông tin kế toán quản trị cung cấp các thông tin nhằm mụcđích quản trị nội bộ doanh nghiệp Thông tin kế toán quản trị nhằmcung cấp cho các nhà quản lý đơn vị trong việc lập kế hoạch, kiểm trahoạt động hàng ngày, tổ chức điều hành và ra quyết định kinh tế Kếtoán quản trị là công việc của bản thân đơn vị Đối tượng nhận thôngtin kế toán quản trị là ban lãnh đạo đơn vị và những người tham giaquản lý điều hành đơn vị Việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán quảntrị không bắt buộc phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán mà có thể đượcthực hiện theo những quy định nội bộ của đơn vị Thông tin có tính linhhoạt, thích hợp theo nội dung và yêu cầu quản lý cụ thể của từng đơn

vị, không mang tính pháp lệnh, không bắt buộc phải liên tục, có hệthống, đơn vị được toàn quyền quyết định việc tổ chức hệ thống sổ kếtoán, báo cáo kế toán quản trị cần thiết cho đơn vị Thông tin do kế toánquản trị cung cấp đặt trọng tâm cho tương lai và coi trọng tính kịp thời

Kế toán quản trị gắn liền với các công việc hoặc các bộ phận của đơn vịkhác liên quan và xuất phát từ các ngành khác Kế toán quản trị sửdụng rộng rãi nguồn số liệu hàng ngày của kế toán tài chính để chi tiếthóa hoặc mở rộng thông tin phục vụ cho nhu cầu quản lý đơn vị

- Hệ thống thông tin khác gồm thông tin kế toán chi phí và thông tin củakiểm toán

- Phân loại theo phương thức xử lý: gồm hệ thống thông tin kế toán thủcông,

dựa trên máy tính và bán thủ công

- Hệ thống thông tin kế toán thủ công là: hệ thống mà nguồn lực chủ yếu

là con người cùng các công cụ tính toán, con người thực hiện toàn bộcác công việc kế toán, dữ liệu kế toán được ghi chép thủ công

- Hệ thống thông tin kế toán dựa trên nền máy tính là: hệ thống mà nguồnlực gồm con người và máy tính, máy tính sẽ thực hiện toàn bộ côngviệc kế toán dưới sự điều khiển, kiểm soát của con người, con người cónhiệm vụ thu thập dữ liệu đầu vào và máy tính sẽ phân tích nghiệp vụ,

xử lý thông tin dữ liệu

- Hệ thống thông tin bán thủ công là: hình thức kết hợp giữa hệ thốngthông tin thủ công và hệ thống thông tin dựa trên nền máy tính

1.1.3 : Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

Với mỗi doanh nghiệp mục tiêu hầu hết là cung cấp giá trị gia tăng chokhách hàng của họ Giá trị gia tăng có nghĩa là làm cho giá trị của sản phẩm/dịch vụ cuối cùng lớn hơn tổng số do các bộ phận rời rạc khác cộng lại Nóicách khác điều này có thể có nghĩa là: làm nhanh hơn, làm cho tin cậy hơn,cung cấp dịch vụ tốt hơn hoặc lời khuyên hữu ích hơn, cung cấp những sảnphẩm mà nguồn cung hạn hẹp, cung cấp các đặc trưng đã được tăng cường,hướng đến khách hàng,

Giá trị được cung cấp bởi một loại các hành vi được gọi là chuỗi giá trịgồm các hoạt động: các hoạt động cơ bản và các hoạt động bổ trợ

Hệ thống thông tin kế toán có vai trò là bộ phận sản xuất ra thông tinphục vụ cho việc ra quyết định, hỗ trợ việc điều hành quản lý và hoạt độngcủa doanh nghiệp thể hiện trong năm chức năng sau:

- Cung cấp các báo cáo cho các đối tượng sử dụng bên ngoài doanhnghiệp, đây là các báo cáo tài chính, báo cáo thuế phục vụ cho các cổ

đông, chủ nợ, cơ quan quản lý nhà nước Các báo cáo này được lập vàtrình bày theo những quy định và khuôn mẫu có sẵn có và thống nhấtcho tất cả loại hình doanh nghiệp (các báo cáo có cấu trúc) Với đặcđiểm như vậy, chức năng này hầu như đều được đáp ứng ở tất cả các hệthống thông tin kế toán, đặc biệt là trong điều kiện có sự hỗ trợ của máytính và công nghệ thông tin

- Hỗ trợ thực hiện và quản lý các hoạt động phát sinh hàng ngày: hệthống thông tin kế toán thông qua việc thu thập các dữ liệu của các hoạtđộng trong năm chu trình kinh doanh, sẽ cung cấp các thông tin hữu íchđánh giá quá trình thực hiện các hoạt động diễn ra Các thông tin đượctập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời sẽ tạo điều kiện cho các quá trình raquyết định của nhà quản lý, đặc biệt là các quyết định có cấu trúc trongviệc ra quyết định của nhà quản lý, các hoạt động như quyết định bánchịu, đặt thêm hàng, chiết khấu, giảm giá hàng bán

- Hỗ trợ ra các quyết định quản trị: Thông tin cần thiết cung cấp cho cácquyết định quản trị doanh nghiệp rất đa dạng, tùy thuộc nhu cầu củangười sử dụng thông tin Các thông tin này thường không có những tiêuchuẩn hay những báo cáo cụ thể, do đó đòi hỏi hệ thống thông tin kếtoán phải có những phản ứng linh hoạt nhằm đáp ứng kịp thời và đầy

đủ các yêu cầu thông tin khác nhau từ các cấp quản lý Đây là yêu cầu

mà không phải hệ thống thông tin kế toán nào cũng có thể đáp ứngđược, ví dụ như một hệ thống thông tin kế toán ghi chép thủ công đơnthuần Tuy nhiên, nếu thực hiện được chức năng này, vai trò của kếtoán sẽ được nâng lên trong quá trình quản trị doanh nghiệp, bởi cácthông tin được tạo ra từ hệ thống kế toán sẽ là những tài sản vô hình tạo

- Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ: kiểm soát nội bộ bao gồm cácchính sách, thủ tục được thiết lập để phòng ngừa, ngăn chặn và pháthiện các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt động của doanhnghiệp, trong đó có rủi ro liên quan đến thông tin cung cấp Thông quaviệc thiết lập hệ thống thông tin kế toán các chính sách, thủ tục kiểmsoát sẽ được đặt vào hệ thống kế toán Hơn nữa, chính hệ thống thôngtin kế toán sẽ là kênh thông tin và truyền thông quan trọng để góp phầntạo nên một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và hiệu quả trongdoanh nghiệp.

1.1.4 : Sự phát triển của hệ thống thông tin kế toán

Do nhu cầu thông tin của doanh nghiệp ngày càng lớn, yêu cầu về lợithế cạnh tranh, sự thay đổi trong quá trình sản xuất kinh doanh, sự phát triểncủa doanh nghiệp và sự phát triển của công nghệ thông tin do vậy hệ thốngthông tin kế toán luôn thay đổi để giải quyết các vấn đề tồn tại của hệ thốnghiện hành và để đáp ứng yêu cầu thông tin mới cùng sự thay đổi của côngnghệ

Sự phát triển hệ thống thông tin kế toán nhằm mục tiêu hướng tới sựhoàn hảo Hệ thống thông tin kế toán phải cung cấp thông tin chính xác, kịpthời, đáng tin cậy, thời gian phát triển hợp lý, thỏa mãn nhu cầu thông tin củadoanh nghiệp

Trong tương lai hệ thống thông tin kế toán sẽ không đơn thuần là hệthống thông tin xử lý nghiệp vụ Bên cạnh các dữ liệu tài chính hệ thốngthông tin kế toán còn thu thập thêm các dữ liệu phi tài chính Với ứng dụngcông nghệ thông tin trong hoạt động kế toán ngày càng phổ biến và hệ thốngthông tin kế toán kết hợp với các hệ thống chức năng khác trong hệ thốngthông tin quản lý để hoàn thiện hệ thống thông tin toàn doanh nghiệp, phục vụmục đích quản lý toàn diện toàn doanh nghiệp

Nhu cầu thay đổi hệ thống thông tin kế toán

Thiết kế hệ thống Phân tích hệ thống

Sơ đồ 1.2: Chu kỳ phát triển của hệ thống thông tin kế toán

1.1.5 Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống thông

tin khác trong doanh nghiệp

Ngày nay, với sự đa dạng của các hoạt động kinh doanh thì việc quản lý

và điều hành các hoạt động kinh doanh đó càng trở nên phức tạp hơn, yêu cầu

độ chính xác và tính hiệu quả cao hơn Để giải quyết vấn đề này doanh nghiệpcần thiết lập một hệ thông tin quản trị doanh nghiệp (ManagementInformation System - MIS) Hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp là tất

cả ứng dụng của con người, của công nghệ hỗ trợ việc giải quyết các vấn đềtrong quản lý và điều hành trong tất cả các lĩnh vực của doanh nghiệp Hệthông tin quản trị doanh nghiệp gồm: hệ thống thông tin bán hàng, hệ thốngthông tin sản xuất, hệ thống thông tin nhân sự, hệ thống thông tin tài chính, hệthống thông tin kế toán Những hệ thống thông tin này tồn tại song song và cómối quan hệ chặt chẽ với nhau để cùng thực hiện một mục tiêu chung - thuthập, xử lý và cung cấp thông tin nhằm đảm bảo cho hoạt động của doanhnghiệp có hiệu quả Trong đó, hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò cungcấp dữ liệu đầu vào, vừa tổng hợp các yếu tố đầu ra cho các hệ thống thôngtin khác trong doanh nghiệp

Sơ đồ 1.3: Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

(Nguồn: Theo cuốn Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information Systems) của Gelinas, Sutton & Oram xuất bản năm 1999.)

Trước đây, tất cả chứng từ kế toán được các bộ phận tập hợp lại chuyển

về cho bộ phận kế toán, bộ phận kế toán mất khá nhiều thời gian để thu gomcác chứng từ liên quan rồi nhập vào hệ thống Nhưng đối với ERP, toàn bộ dữliệu sẽ được xử lý ở các bộ phận khác, tự động cập nhật sang hệ thống kếtoán Như vậy các bộ phận khác chính là nơi đưa các dữ liệu đầu vào để kếtoán có thể theo dõi và xử lý các nghiệp vụ kế toán mà không phải đi xin, haynhập lại trừ khi có một vài phát sinh cần phải tạo bút toán thủ công Khi dùngERP, Ban lãnh đạo doanh nghiệp có thể theo dõi tình hình tài chính, sản xuất,bán hàng của doanh nghiệp Điều này dẫn đến hệ thống kế toán sẽ trở nênhoàn toàn minh bạch Kế toán khó lòng mà sửa đổi thông tin trong hệ thống

TOÁN

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, hệ thống thông tin kế toán có vaitrò quan trọng đối với doanh nghiệp, do vậy khi xây dựng một hệ thống thôngtin kế toán cần phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Một là, hệ thống thông tin kế toán được xây dựng cần phải tuân thủLuật Kế toán, các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán, đồngthời phải phù hợp với cơ chế, chính sách và yêu cầu quản lý trong điềukiện nền kinh tế thị trường ở nước ta

- Hai là, hệ thống thông tin kế toán phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm,tính chất, quy mô và phạm vi hoạt động của đơn vị Mỗi doanh nghiệp

là một tổ chức độc lập với những đặc điểm kinh doanh khác nhau, dovậy khi xây dựng hệ thống thông tin kế toán phải chú ý đến đặc điểm,điều kiện riêng của doanh nghiệp Xây dựng hệ thống thông tin kế toánphải phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh, với trình độ chuyênmôn, trang thiết bị công nghệ, phải đảm bảo tính hiệu quả của hệ thống

thông tin kế toán và phát huy đầy đủ vai trò của hệ thống thông tin kếtoán trong quản lý doanh nghiệp

- Ba là, hệ thống thông tin kế toán phải phù hợp với trình độ cán bộ quản

lý và đặc biệt là cán bộ kế toán; phù hợp với tiến trình hội nhập kinh tếquốc tế Khi thiết kế hệ thông thông tin kế toán phải hài hòa với cácyếu tố tổ chức và nhân lực của doanh nghiệp

- Bốn là, các thủ tục và quy trình của hệ thống thông tin kế toán phải giúpcác nhà quản lý theo dõi và điều khiển các hoạt động trong doanhnghiệp Mục đích của nguyên tắc là để đảm bảo hệ thống kế toán đanglàm việc đúng và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi nhận mộtcách chính xác Các nhà quản lý không thể giám sát tất cả các nhânviên và sai sót cũng như gian lận có thể xảy ra, hệ thống thông tin kếtoán giúp nâng cao tính năng kiểm soát nội bộ để đảm bảo giảm thiểucác lỗi trong kế toán

- Năm là, hệ thống thông tin kế toán phải được trang bị vật chất đồng bộ,

tự động hóa cao nhưng an toàn, bảo mật và đảm bảo tính hiệu quả vàkhả thi

- Sáu là, khi xây dựng hệ thống thông tin kế toán phải đảm bảo tính hiệuquả, lợi ích thu được phải lớn hơn chi phí của nó

1.3 NỘI DUNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

TRONG DOANH NGHIỆP

1.3.1 Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp 1.3.1.2 Tổ chức hệ thống phần cứng

Phần cứng là một hệ thống thiết bị điện tử có khả năng tổ chức và lưutrữ thông tin với khối lượng lớn, xử lý dữ liệu tự động với tốc độ nhanh, chínhxác thành các thông tin có ích cho người dùng Các thiết bị điện tử nói trênbao gồm các hệ thống máy tính và các thiết bị tương đương máy tính như:smartphone, máy tính bảng, các trạm làm việc tự động, [4, tr57]

Đối với mỗi doanh nghiệp tùy thuộc mô hình kinh doanh lớn hay nhỏ,thiết bị phần cứng cho hệ thống thông tin kế toán là khác nhau Doanh nghiệpnhỏ, phần cứng có thể gồm một vài máy tính cùng các thiết bị nối mạng hoặckhông Còn với doanh nghiệp lớn, nhiều người sử dụng, phân bố trên phạm viđịa lý rộng thì hệ thống này phức tạp hơn nhiều so với các hệ thống phầncứng của doanh nghiệp nhỏ Các máy tính được đấu nối với nhau để thànhmột mạng máy tính, giúp các máy tính có thể truy xuất dữ liệu với nhau, trên

cơ sở đó chúng có thể khắc phục được những hạn chế của khoảng cách địa lý

và đặc biệt làm tăng hiệu quả của thông tin, giảm đáng kể chi phí văn phòngkhông cần thiết

Các mạng máy tính thường dùng hiện này:

- Mạng LAN (Local Area Network), hay còn gọi là mạng cục bộ, chúngkết nối các máy chủ và máy trạm trong các văn phòng, nhà máy để chia

sẻ tài nguyên và trao đổi thông tin

- Mạng WAN (Wide Area Network), hay còn gọi là mạng diện rộng,

chúng bao gồm tập hợp các máy nhằm chạy các các chương trình chongười dùng Các máy này thường gọi là máy lưu trữ hay còn có tên làmáy chủ, các máy chính được nối nhau bởi các mạng con, với nhiệm vụ

là chuyển tải các thông tin từ máy chủ này sang máy chủ khác

- Tổ chức lựa chọn thiết bị phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp;

- Tổ chức lắp đặt hệ thống máy tính và các thiết bị ngoại vi, mạng máytính;

- Để đảm bảo tính chuyên nghiệp và bảo mật thông tin dữ liệu, không nên

tổ chức cho hai nhân viên kế toán cùng sử dụng một máy tính

1.3.1.2 Tổ chức cơ sở dữ liệu kế toán

Cơ sở dữ liệu là một tập hợp có cấu trúc của các dữ liệu được lưu trữ cóthể thỏa mãn đồng thời nhiều người sử dụng Dữ liệu kế toán bao gồm toàn bộcác số liệu, các thông tin phục vụ cho việc xử lý thông tin kế toán trong hệthống, trợ giúp cho việc ra các quyết định của nhà quản lý và điều hành doanhnghiệp [4, tr44]

Với hệ thống kế toán thông thường xử lý thủ công, dữ liệu được lưu trữtrên giấy và cấu trúc của dữ liệu chính là các mẫu chứng từ, sổ sách Còn với

hệ thống kế toán dùng máy tính, dữ liệu được lưu giữ dưới dạng các tệp tin vàcấu trúc của dữ liệu chính là cấu trúc của các tập tin cơ sở dữ liệu

Trong điều kiện CNTT thì các phân hệ phần mềm sử dụng cùng mộtngôn ngữ lập trình và cùng sử dụng một cơ sở dữ liệu quản lý và tập trung,chia sẻ thông tin Dữ liệu kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT có một yêucầu mang tính bắt buộc trong công tác quản lý các đối tượng kế toán là: Nhận

dạng đối tượng thông qua mã đối tượng Do đó, theo yêu cầu của quản lý, mỗiđối tượng kế toán của doanh nghiệp đều phải được xây dựng một bảng mã đốitượng, và được lưu trong tệp danh mục đối tượng Mỗi tệp danh mục đốitượng kế toán chứa tối thiểu hai nội dung là mã đối tượng và tên đối tượng

Việc tổ chức cơ sở dữ liệu kế toán gồm:

- Tổ chức hạch toán ban đầu và thu thập dữ liệu;

- Hạch toán ban đầu ghi nhận tất cả các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phátsinh tại các bộ phận vào chứng từ kế toán;

- Tổ chức nhập và đối chiếu dữ liệu Sau khi có dữ liệu phải tiến hànhnhập và lưu trữ vào các bảng cơ sở dữ liệu của phần mềm kế toán;

- Tổ chức lưu trữ dữ liệu kế toán bao gồm việc lưu trữ các chứng từ kếtoán trên giấy và lưu trữ các chứng từ kế toán điện tử

1.3.1.3 Phần mềm xử lý dữ liệu

Phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình máy tính dùng để xử lý

tự động các thông tin kế toán trên máy vi tính, là một công cụ ghi chép, lưutrữ, tính toán và tổng hợp trên cơ sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc

Nó phải đáp ứng nhu cầu quản trị kế toán của doanh nghiệp cũng như đáp ứngcác quy định về sổ sách kế toán của Nhà Nước Mỗi phần mềm kế toán baogồm các thành phần sau: Cơ sở dữ liệu, hệ thống giao diện, hệ thống báo cáo,chương trình và các thành phần khác

Trong tổ chức hệ thống thông tin kế toán thì phần mềm kế toán là quantrọng nhất vì nó đảm bảo cho toàn bộ hệ thống thông tin kế toán của doanhnghiệp hoạt động được thông suốt Phần mềm kế toán là bản mô tả toàn bộcác thủ tục kế toán thành các chương trình cho máy tính hoạt động xử lý dữ

Hóa Xuất Kho

- Căn cứ vào tổ chức thủ tục kế toán để xử lý dữ liệu, sao lưu và bảo vệ

dữ liệu, tạo ra các báo cáo kế toán

1.3.2 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo các chu trình kinh doanh

1.3.2.1 Chu trình bán hàng - thu tiền

Chu trình bán hàng (chu trình doanh thu), bao gồm các nghiệp vụ kếtoán ghi nhận các phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và công nợkhách hàng Chu trình doanh thu trong doanh nghiệp bắt đầu từ việc kháchhàng đặt mua hàng và kết thúc bằng việc nhận tiền thanh toán của kháchhàng Có thể tóm tắt quá trình bán hàng theo sơ đồ sau:

25

Sơ đồ 1.4: Chu trình bán hàng

Quy trình bán hàng - thu tiền gồm:

- Phòng kinh doanh nhận đơn đặt hàng của khách hàng;

- Bộ phận kho kiểm tra hàng trong kho, kế toán kho lập lệnh bán hàng;

- Phòng kinh doanh chuẩn bị hàng và gia hàng, thực hiện dịch vụ chokhách hàng;

- Phòng kế toán lập hóa đơn cho khách hàng;

- Yêu cầu khách hàng thanh toán;

- Nhận tiền thanh toán của khách hàng;

- Lập báo cáo kế toán

Như vậy mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng là:Theo dõi đến từng khách hàng, hoàn tất việc giao hàng, lập hoá đơn bán hàng,thu tiền của khách hàng, dự đoán doanh thu và lịch thu tiền Mục tiêu chínhcủa quá trình bán hàng là việc thu tiền đúng hạn và hiệu quả Để quá trình bánhàng ghi nhận đúng hạn và hiệu quả, đơn vị theo dõi được các khoản nợ của

khách hàng Khi hệ thống thông tin kế toán ghi nhận doanh thu, hệ thống sẽtheo dõi được các khoản doanh thu này vào các luồng tiền thu vào của doanhnghiệp Hệ thống thông tin kế toán hoàn hảo sẽ theo dõi được các khoảndoanh thu có chứng từ chứng minh Ghi nhận các khách hàng hiện hữu làchức năng rất quan trọng của hệ thống thông tin kế toán

Dữ liệu đầu vào của chu trình bán hàng là: Đơn đặt hàng, hóa đơn bánhàng, thông báo chuyển hàng, thông báo của hãng tàu biển, uỷ nhiệm thu hay

uỷ nhiệm chi Khách hàng có đề nghị mua hàng bằng đơn đặt hàng được sửdụng làm cơ sở để lập hóa đơn, dữ liệu về hóa đơn được lưu tại tệp tin về cáctài khoản phải thu Thông tin của tên tin này cung cấp cho bộ phận quản lýcông nợ và bộ phận quản lý các khoản thanh toán Tại bộ phận quản lý cáckhoản thanh toán sẽ tiếp nhận thông tin từ khách hàng qua các chứng từ thanhtoán qua ngân hàng hoặc phiếu thu Tại bộ phận quản lý công nợ sẽ cung cấpthông tin cho nhà quản lý qua báo cáo tuổi nợ và báo cáo nợ phải thu khó đòi,tình hình công nợ khách hàng và tiếp nhận các thông tin qua các chứng từhàng bán bị trả lại từ bộ phận giao hàng

Dữ liệu đầu ra của chu trình bán hàng: Thông tin trên các báo cáo tàichính, báo cáo công nợ khách hàng, bảng tính tuổi nợ, báo cáo các khoản nợquá hạn và khó đòi, lịch dự kiến thu tiền, danh sách khách hàng, báo cáo phântích doanh thu Khi xử lý các nghiệp vụ bán hàng, hệ thống thông tin kế toáncung cấp các dữ liệu phục vụ cho báo cáo bên ngoài là báo cáo tài chính, cũngnhư báo cáo quản trị cho nhà quản lý của công ty Báo cáo quản trị có nhiềuđịnh dạng khác nhau chứa nhiều thông tin khác nhau tùy thuộc vào nhu cầuthông tin để ra các quyết định Một dữ liệu đầu ra phục vụ cho quá trình quản

lý là báo cáo hóa đơn bán hàng, báo cáo này tóm tắt thông tin toàn bộ kháchhàng chờ xuất hóa đơn, từng khách hàng còn nợ bao nhiêu Các báo cáo khác

1.3.2.2 Chu trình mua hàng - thanh toán

Quá trình mua hàng bắt đầu từ việc yêu cầu hàng hoá hay dịch vụ vàkết thúc với việc thanh toán cho nhà cung cấp

Mục tiêu của chu trình mua hàng là theo dõi việc mua hàng hóa, dịch

vụ từ nhà cung cấp, theo dõi các khoản phải trả, xác nhận các nhà cung cấp,kiểm soát hàng tồn kho, thanh toán đúng hạn và chính xác cho các nhà cungcấp, dự toán chi tiền

Dữ liệu đầu vào là phiếu yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, danh sáchnhà cung cấp, báo cáo nhập kho, vận đơn, giấy chứng nhận đóng gói, ủynhiệm chi Bộ phận mua hàng hóa, dịch vụ lập các đơn hàng gửi đến nhà cungcấp Nhà cung cấp gửi phiếu giao hàng, danh sách hàng đến bộ phận nhậnhàng hóa, dịch vụ Bộ phận này lập báo cáo nhận hàng gửi đến bộ phận muahàng Bộ phận công nợ lập báo cáo công nợ phản ánh lên tài khoản nợ phảitrả Dữ liệu về hóa đơn và thanh toán được lưu tại tập tin chính về tài khoảnphải trả Phần hỗ trợ quan trọng của hệ thống thông tin kế toán là cung cấpmột danh sách các nhà cung cấp đã quyết định và đảm bảo rằng tránh việcthanh toán không được duyệt

Dữ liệu đầu ra của chu trình mua hàng là: thông tin báo cáo tài chính,séc thanh toán cho nhà cung cấp, sổ đăng ký séc, báo cáo chênh lệch, dự toán

về chi tiền, báo cáo phân tích bán hàng

Có thể tóm tắt chu trình mua hàng và thanh toán theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.5: Chu trình mua hàng - thanh toán

1.3.3 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

Cũng giống như phương pháp kế toán thủ công, kế toán trong điều kiệnứng dụng công nghệ thông tin thì sổ kế toán là một phương tiện để người làm

kế toán ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống các thông tin kế toán theothời gian cũng như theo đối tượng Các sổ kế toán trong một doanh nghiệpđược liên kế với nhau chặt chẽ theo trình tự hạch toán của mỗi phần, mỗi hệthống sổ kế toán được xây dựng theo một hình thức sổ nhất quán mà doanhnghiệp cần sử dụng để thực hiện công tác kế toán

Báo cáo kế toán là phương tiện để truyền tải, cung cấp thông tin kế toánđến các đối tượng sử dụng thông tin Báo cáo kế toán là báo cáo được lập trên

cơ sở tổng hợp số liệu, thông tin của kế toán Căn cứ vào tính pháp lý của báocáo kế toán, có thể chia báo cáo kế toán thành 2 loại: báo cáo tài chính và báocáo quản trị

Báo cáo tài chính: là báo cáo kế toán mang tính chất thống nhât, bắtbuộc Báo cáo kế toán này có giá trị pháp lý cao Đây là các báo cáo màdoanh nghiệp phải lập theo quy định trong chế độ báo cáo kế toán và lập theocác mẫu quy định, lập và nộp theo địa chỉ và thời hạn quy định nhằm cungcấp thông tin phục vụ cho quản lý vĩ mô, cho công tác thống kê và thông tinkinh tế, cũng như phục vụ cho việc phân tích hoạt động kinh tế, tài chính ởcác đơn vị

Các loại báo cáo tài chính gồm: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinhdoanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng cân đối tài khoản, thuyết minh báocáo tài chính

Báo cáo quản trị là báo cáo kế toán không mang tính thống nhất, bắtbuộc Việc lập báo cáo quản trị nhằm cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu