document

2v À~ Chứa các lệnh dưới dạng các nút có bicu tượng đê định dang dữ liệu của bảng tính như kiểu, loại font, cỡ font, căn lề,...Trên thanh có các ô điều khiển 7... - Sfatus Bar dưới đáy

BỘ GIAO THONG VAN TAI TRUONG CAO DANG GIAO THONG VAN TAI TRUNG UONG I

GIAO TRINH Môn học: Tin học ứng dụng

trong kinh doanh

NGHE: KY THUAT CHE BIEN MON AN

TRINH DO: CAO DANG

(Ban hanh kém theo Quyét dinh sé: 1953/QD- ngay 21 thang 12 nam 2017 cua

Hiệu trưởng trường Cao đăng GTVTTHT)

Hà Nội, năm 2017

LỜI GIỚI THIỆU

Quá trình biên soạn: Trên cơ sở tham khảo các giáo trình, tài liệu của các chuyên gia về lĩnh vực tin học ứng dụng, kêt hợp với yêu câu thực tê của nghệ

Kỹ thuật chê biên món ăn, Giáo trình này được biên soạn có sự tham gia tích

cực có hiệu quả của các giáo viên có kinh nghiệm trong giảng dạy môn Tin học ứng dụng trong kinh doanh

Mối quan hệ của tài liệu với chương trình, mô đun/môn học : Căn cứ vào chương trình dạy nghề và thực tế hoạt động nghề nghiệp, phân tích nghề, tiêu chuẩn kỹ năng nghệ, Tin học ứng dụng tron kinh doanh là môn học bô trợ cho nghề Kỹ thuật chế biến món ăn, giúp cho người học sau khi ra trường có thể ứng dụng tốt kiến thức căn bản về thống kê và chuyên sâu trên máy vi tính dựa vào

phân mêm Microsoft Excel, thực hiện tính toán thông kê, quản trị kinh doanh

trên môi trường Windows

Cấu trúc chung của giáo trình Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh gôm có 6 bài:

Bài 1: Giới thiệu chung về Microsoft Excel

Bài 2: Các vấn đề xử lý căn bản trong Excel

Bài 3: Các hàm trong Excel

Bài 4: Cơ sở dữ liệu

Bài 5: Biểu đồ, bảo vệ và in ấn

Bài 6: Xử lý các bài toán chuyên ngành bằng Excel

Sau mỗi bài đều có hệ thống các câu hỏi và bài tập để củng có kiến thức

cho người học

Cuốn sách được biên Soạn trên cơ sở tham khảo nhiều tài liệu liên quan có giá trị trong nước Song chắc hăn quá trình biên soạn không thê tránh khỏi

những thiêu sót nhât định Ban biên soạn mong muôn và thực sự cảm ơn những

ý kiên nhận xét, đánh giá của các chuyên gia, các thây cô đóng góp cho việc

chỉnh sửa đê giáo trình ngày một hoàn thiện hơn

Hà Nội ngày tháng năm 2017

BAI 1: GIGI THIEU CHUNG VE MICROSOFT EXCEL

1eCAG KHAT NIBM GG BAN ácicensioniobiidndddauibitdBGEbbfosttbtadgdtioatiaqaaaasd 6

LU KhOi.dOng: va: thoat- Khoi Excel sivssssssesssvsssesessssvsssovasscossennssssessvenssssusssestsnvsesesscstusisases 6

1.2 Cau trite bang tinh .ecesssssssesssssssssssssstssssssssssuesssssssssisssisssissessessessnessetee 7

2 XU LY DU KIEN TRONG BANG TINH

BAI 2: CAC VAN DE XU LY CAN BAN TRONG EXCEL

2.5 Xoá, khôi phục xoá

1 CAC KHAI NIEM DANG TONG QUAT CUA MOT HAM

1.1 Khai niém vé ham

1.2 Dạng tổng quát của MOt MAM ssssssesssssssesesssesssussssestssetssenseussessssnseseee 49 1.3 Cách nhập hàm vào bảng tính . -c -225veeceerrrrrtteeeirrrrrrrrrrrr 50

2 CAC HAM TRONG EXCEL 222.2222S2225121122112771211172 21101 e 51 2.1 Ham sé hoc

BÀI 4: CƠ SỞ DỮ LIỆU -2-©2£©E++£+E+E££EE+E2EEEetEEEEetEEE.zrrrrerrrrke 80

1 GIGI THIEU CHUNG VE CO SO DỮ LIỆU 2-22::s 80

5 LAM VIEC VOI CAC VUNG oeeesssssssscsssssssssssssssssssscsssssssnssssssunssssssasesessassssseneee 91

5.1 Quy ước đặt tém VON eeeecccssssseeeescssssssneeesessssssseeeeessessssseecesesssunesseecensssanseeseenssise 91

GV iGOal ĐGEK psnosboobigibddtyagisgidiiiEitiiss4i33t0S(G0G350G50G48G083843410461X030601028809BSSJAENA 93

2, Eivof“.qĐÍGisnseonicnnuisootiasxtggt03501 010 A0191 04GI4SH1ST GGASISGTIAGIESA1118345941330103810400 94 BÀI TẬP THỰC HÀNH: - 2 ©+£©©E++£2E++£€EEXE2E2A2E2E2E22E2A22222eerrrke BAI 5: BIEU DO, BẢO VỆ VÀ IN ẤN

1 BIÊU ĐỒ

1.1 Tạo biểu đồ

1.2 Điều chỉnh biểu đồ 22 22222 22222712211117.1111 111 111 1e, 106

2 BAO VE BANG TINH

2.1 Bao vé Work Sheet

BÀI 6: XỬ LÝ CÁC BÀI TOÁN CHUYÊN NGÀNH BẰNG EXCEL 116

1 BÀI TÍNH TOÁN LẶP +22t+222EE2221117141117 11117 110 1 116 1.1 Giới thiệu bài toán 22+22222222.227.21222217 111.111 11 re 117 1.2 Cách giải bài toán

4.2 Bài toán minh họa

5 BAI TOAN DONG TIEN TE

5.1 Giá trị hiện tại của mOt khodn tidtns cccscsccsssssessssssssssssssssssssesssssssenssesssesee 136 5.2 Giá trị tương lai của một khoản tiền -ccccct1E.11.erre 140 5.3 Hàm tính suất thu lợi nội tại (IRR)

6 CAC PHAN MEM UNG DUNG CHUYEN NGANH

TÀI LIỆU THAM KHẢO -22-©22£©©+2£2E+E££EEEEEEEE222E2222232222222zrk

MO DUN TIN HQC UNG DUNG TRONG KINH DOANH

Mã số của mô đun: MĐ 10

Vị trí, tính chất, ý nghĩa, vai trò của mô đun

- Tin học ứng dụng trong kinh doanh là mô đun thuộc nhóm các môn học,

mô đun đào tạo nghệ kỹ thuật cơ sở trong chương trình đào tạo trình độ Cao đăng nghê “Kỹ thuật chê biên món ăn”

- Mô đun này có vị trí quan trọng trang bị cho sinh viên những kiến thức

cơ bản về tin học phục vụ cho nghệ nghiệp phục vụ ăn uông của sinh viên

~ Tin học ứng dụng trong kinh doanh là mô đun lý thuyết kết hợp với thực

Mục tiêu của mô đun

- Trình bày được những kiến thức căn bản về thống kê và chuyên sâu trên

máy vi tính dựa vào phân mêm Microsoft Excel vê tính toán thông kê, quản trị

kinh doanh trên môi trường Windows

- Thực hành được các tính toán căn bản, các tính toán thống kê, cơ sở dữ

liệu, phân tích tân suât, vẽ biểu đô và các tính toán chuyên sâu như: tính toán

lặp, các dạng bài toán quy hoạch tuyên tính, dự báo kinh doanh

- Học tập nghiêm túc, sáng tạo, tỉnh thần làm việc khoa học, có ý thức tiết kiệm, bảo vệ tài sản

Nội dung của mô đun:

Ea Tên các bài trong mô đun Tổng | Lý | Thực | Kiểm

sô | thuyết | hành | tra * 1 | Giới thiệu chung vê Microsoft Excel 6 2 4 0

2 | Cac van dé xtr ly can ban trong 8 2 6 0

Excel

3 | Các hàm trong excel 10 3 6 1

6 | Xử lý các bài toán chuyên ngành 14 3 9 3 bằng Excel

BAI1

GIOI THIEU CHUNG VE MICROSOFT EXCEL

Ma bai: MD10- 01

Giới thiệu:

Excel là một phần mềm chuyên dùng cho công tác kế toán, văn phòng

trên môi trường Windows, thực hiện được nhiêu phép tính từ đơn giản đên phức

tạp Excel tô chức và lưu trữ thông tin dưới dạng văn bản như bảng lương, bảng

kê toán, bảng thanh toán, bảng thông kê, bảng dự toán và khi có sự thay đôi dữ

liệu bảng tính tự động tính toán theo sô liệu mới Thao tác trên bảng tính có thê

tạo ra các báo cáo tông hợp hoặc phân tích có kèm theo các biêu đô hình vẽ

minh hoạ

Mục tiêu:

~ Trình bày được kiến thức, khái niệm cơ bản về Microsoft Excel

- Thao tác được xử lý đữ kiện trong bảng tính

- Rèn luyện tính can thận, chính xác trong việc nhận dạng và xử lý các

thanh công cụ và bảng tính

Nội dung chính:

1 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN

Mục tiêu:

- Trinh bày được kiến thức, khái niệm cơ bản về Microsoft Excel

- Trinh bày được cấu trúc bảng tính, các kiểu dữ liệu trong Excel

- Thao tác được các địa chỉ trong bảng tính Excel

- Rèn luyện tính cẩn thận, chính xác trong quá trình làm việc với bảng tính Excel

1.1 Khởi động và thoát khỏi Excel

1.1.1 Khởi động Excel

Để mở một bảng tính Excel chúng ta sử dụng một trong hai cách sau:

- Cách 1: Để khởi động Excel dùng lệnh:

Star Programs/ Microsoft Office/ Microsoft Office Excel 2003

- Cách 2: Nháy đúp vào biểu tượng Excel trên màn hình: |

1.1.2 Thoát khỏi Excel

Để thoát khỏi chương trình ta có các cách như sau:

Cách 1: Vao Menu File/ Exit

Cách 2: Nhắn tổ hợp phim Alt + F4

Cách 3: Nháy vào dấu nhân chéo màu đỏ ở góc trên bên phải màn hình

6

(nút Close)

1.2 Cấu trúc bảng tính

Khi khởi động Excel chúng ta sẽ thấy một bảng tính Excel trên màn hình như sau:

E3 Microsoft Excel - Book1

File Edit View Insert Format Tools Data Window Help

1.2.1 Giới thiệu các thanh công cụ

s Thanh Sfandard (thanh chuẩn) chứa một số lệnh thông dụng của Excel

dưới dạng các nút có biêu tượng, các lệnh này có thê truy xuât trực tiệp băng

chuột Trên thanh Standard có các nút: New, Open, Save, Print, Print Preview,

Cut, Coppy, Paste, Format Painter

Để hiện tên nút ta chỉ cần đặt con trỏ chuột lên trên nút, không nháy

chuột Nếu chưa có khả năng này, hãy dùng lệnh Tools/ Customize /Options đánh dấu kiểm vào ô Show Screen Tips on Toolbars

e Thanh Formatting (thanh dinh dang):

[NT]

Arial xị10 x|ịB, 7 u|EESE=ã-3 $ % > tì

CHỦ 28 SE SE 2v À~

Chứa các lệnh dưới dạng các nút có bicu tượng đê định dang dữ liệu của

bảng tính như kiểu, loại font, cỡ font, căn lề, Trên thanh có các ô điều khiển

7

Font, Font Size; cdc ntit Bold, Italic, Underline, Align left, center, Align right

e Thanh Formular (thanh công thức) gồm các ô: Name Box (hiển thị toạ

độ ô hiện hành), Eormula bar (nội dung dữ liệu của ô hiện hành)

e Thanh Drawing: duge sử dụng để vẽ các hình như đường kẻ, hình chữ

nhật, elip và một số hình dạng cho sẵn, thông qua các nút lệnh dưới dạng

biểu tượng

Trên bảng tính con trỏ chuột là hình chữ thập rong, con trỏ ô là một khung

chữ nhật bao xung quanh một ô, ô có con trỏ ô gọi là ô hiện hành

1.2.2 Số tính (Workbook)

e Workbook (Sỗ tính) là cửa số chứa nội dung tệp Tên tệp hiện trên thanh

tiêu đề cửa số với phần mở rộng định sẵn là XLS Tên tệp Workbook mặc nhiên

là Book# (# là sô thứ tự tương ứng với những lân mở tệp) Các thành phân của

- 0 (Cell) là glao của một dòng với một cột Địa chỉ của một ô xác định bởi cột trước dòng sau, ví dụ: B6 là địa chỉ của ô năm trên cột B, dòng thứ 6 Ô hiện

hành (Select celI) là ô có khung viên quanh Một ô có thê chứa tới 32.000 ký tự

- 6croll Bar (hai thanh trượt ở bên phải và bên dưới cửa sổ) dùng để hiện

thị những phần bị che khuất của bảng tính trên màn hình

- Sfatus Bar (dưới đáy của cửa số Microsoft Excel) dòng chứa chế độ làm việc hiện hành hay ý nghĩa lệnh hiện hành của bảng tính và các tình trạng hiện hành của hệ thống như NumLock, Capslock, Các chế độ làm việc thông thường

gồm: Ready (sẵn sàng nhập dữ liệu), Enter (đang nhập dữ liệu), Point (đang ghi chép công thức tham chiếu đến một địa chỉ), Edit (đang điều chỉnh dữ liệu hay công thức trong ô hiện hành, chọn chế độ này bằng cách di chuyển đến ô muốn điều chỉnh và gõ phím F2)

1.2.3 Bang tinh (Sheet)

- Sheet (Bảng tính) là một bảng gồm có 256 cột và 65536 dòng Tên bảng tính mặc nhiên là Sheet# (# là sô thứ tự) Một tệp Workbook có nhiêu Sheet,

được liệt kê Sheet1, Sheet2, Sheet3 Trong hình 1.1 ta dang chon trang bảng tính Sheetl của tệp Book 1 Ta có thể quy định số Sheet trong một tệp

8

Workbook bang 1énh Tools / Options, chọn lớp Genneral, chọn số lượng Sheet

trong mục Sheefs in New Workbook (có thê lên tới 255) Trong lớp General ta cũng có thê chọn phông chữ và cỡ chữ ngâm định cho các Sheet, ví dụ: Times

New Roman, 12

1.2.4 Ô và địa chí ô

- Địa chỉ tương đối: Các dòng và cột tham chiếu sẽ thay đổi khi chúng ta

sao chép hoặc di dời công thức đên vị trí khác một lượng tương ứng với sô dòng

và sô cột mà ta di dời Ví dụ A5:B7, C4

Ví dụ, có đữ liệu tại các ô như sau:

Khi sao chép công thức của ô Cl vào ô DI thì công thức tại 6 này là

=BI*CI và kêt quả là 32;

=> Địa chỉ A1, BI trong công thức của ô CI là địa chỉ tương đối

- Địa chỉ tuyệt đối: Các dòng và cột tham chiếu không thay đổi khi ta di

đời hay sao chép công thức Ví dụ $A$5:$B$7, $C$4

Vi dụ có dữ liệu tại các ô trong bảng đổi tiền như sau:

Sau đó chép công thức từ ô này đến các ô còn lại trong cột, ta thấy địa chỉ

ô $C§1 trong công thức sẽ không bi thay doi Dia chi $C$1 duge gọi là địa chỉ tuyệt đôi

- Địa chỉ hỗn hợp: Phối hợp tham chiếu địa chỉ tương đối và tuyệt đối Ví

dụ A$5 nghĩa là cột A tương đôi và dòng 5 tuyệt đôi

Vi dụ: công thức của ô C5 là = A$5 + B$5, sao chép công thức này đến ô C6 sẽ là = A$5 + B$5, đên ô D7 sẽ là = B$5 + C$5

1.2.5 Các dạng dữ liệu của Excel

Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu Bao gồm các kiểu:

* Dữ liệu dạng van ban (Text)

- Ví dụ: “Nguyễn Văn An”

- Lưu ý với dữ liệu dạng văn bản:

+ Khi các toán hạng trong công thức hoặc tham số trong các hàm số

là đữ liệu dạng văn bản thì chúng phải được đặt trong cặp dâu nháy kép (")

- + Muốn sử dụng chữ số để biểu diến dữ liệu dạng văn bản thì phải

đặt dâu (*) trước khi nhập dữ liệu vào ô tính

+ Theo ngầm định dữ liệu dạng văn bản căn trái trong ô tính

+ Nếu nhập dữ liệu kiểu số, kiểu ngày không đúng qui ước thì

Excel sẽ tự động chuyên sang kiêu văn bản

Đây là một dấu hiệu dé nhận biết dạng dữ liệu

* Dữ liệu dạng số (Number)

- Kiểu số (Number): Khi nhập vào số bao gồm: 0 9, (, ), E, %, $ thì số

mặc nhiên được canh lề phải trong ô Excel sẽ hiểu dữ liệu kiểu số khi bạn nhập

dữ liệu kiểu số đúng theo sự định dạng của Windows (ngày và giờ cũng được lưu trữ như một trị số), ngược lại nó sẽ hiểu là dữ liệu kiểu chuỗi

Khi chiều dài của chuỗi số lớn hơn độ rộng của ô: Excel tự động chuyển

sang dạng sô khoa học kỹ thuật (scientific) hoặc hiện thị các dâu ### trong ô

- Kiểu ngày (Date):

Microsoft Excel sẽ hiểu đữ liệu kiểu Date khi ta nhập vào đúng theo sự

qui định của Windows mặc nhiên là tháng/ngày/năm (m/d/yy) Ngược lại Excel

sẽ hiệu là kiêu chuỗi Mặc nhiên dữ liệu kiêu Date được canh phải trong ô

Dữ liệu kiểu Date được xem như là dữ liệu kiểu số với mốc thời gian bắt đầu

từ ngày 1/1/1900 (khi quy định có giá trị là 1), ngày 22/1/1900 có giá trị là 22,

- Lưu ý:

+ Dấu phân cách giữa phần nguyên và phần thập phân của 1 sé

(theo mặc định trong Excel là dâu châm)

+ Cách thể hiện dữ liệu dạng ngày tháng (qui ước mặc định ban đầu tháng/ngày/năm)

+ Theo ngầm định dữ liệu dạng số sẽ được căn phải khi nhập dữ liệu vào ô tính

10

* Dữ liệu dạng công thức (Formular)

- Quy ước: Dữ liệu dạng công thức được bắt đầu bởi dấu = hoặc dấu +

- Dạng thể hiện: Là trị số kết quả của công thức trong ô (công thức nhập vào sẽ được thê hiện trên thanh công thức — Formular)

- Trong công thức bao gồm:

+ Các toán tử tính toán: +; - ; * ;/; ^ Các toán tử so sánh: <; <=; >

my <b

+ Các toán hạng, có thể là:

(-) Hằng số: Ví dụ: =2*3 (-) Tham chiếu, bao gồm: Tham chiếu là địa chỉ ô: Ví dụ: B3+B4+8 Tham chiêu là tên miên, ví dụ: =6%*Thu_nhap

(-) Hàm số, ví du: =6%*Sum(B2:B20)

2 XỬ LÝ DỮ KIỆN TRONG BẢNG TÍNH

Mục tiêu:

- Thao tác được xử lý dữ kiện trong bang tinh Excel

- Thao tác được các tính toán đơn giản trong Excel

- Rèn luyện tính can thận, chính xác trong quá trình làm việc trên Excel

2.1 Nhập dữ kiện vào bảng tính

- Nhập dữ liệu vào một ô: Nháy chuột vào ô cần nhập, nhập dữ liệu (theo

quy ước từng loại dữ liệu), kêt thúc nhập bang cách gõ phím Enter (hoặc nháy

vào nút Enter trên thanh Formular, hoặc dùng các phím mũi tên di chuyên con trỏ sang ô khác)

„ - Ghỉ đè dữ liệu mới vào một ô: nháy chuột vào ô, gõ dữ liệu mới và

ân Enter

- Sửa dữ liệu một ô: nháy chuột vào ô rồi gõ F2 (hoặc kích đúp chuột vào

ô cần nhập dữ liệu), dùng mũi tên chuyển con trỏ chèn (là một dấu vạch đứng) tới nơi cần sửa để sửa, muốn xoá ký tự dùng các phím Delete và Backspace

- Các phím di chuyển cơn trỏ ô: Ì (lên một dòng), Ỷ (xuống một dòng),

—> (sang phải một cột), <— (sang trái một cột), PgUp (lên một trang màn hình),

PgDown (xuống một trang màn hình), Alt + PgUp (sang trái một màn hình), AlttPgDown (sang phải một trang màn hình), Home (về đầu dòng), Ctrl+ Home

(về ô A1) Ngoài ra có thể nháy chuột tại một ô dé di chuyển con trỏ ô đến đó 2.1.1 Dữ liệu dạng chuỗi (Text)

Các bước tiến hành như sau:

Bước 1: Chọn ô muốn định dạng

Bước 2: Vào Format / Cell hoặc nhấn chuột phải tại ô chọn và chọn

11

Accounting Text format cells are treated as

| |Date text even when a number is in the

Time cell, The cell is displayed exactly as

* Điều chỉnh các định dạng dữ liệu số, ngày tháng, thời gian:

Buéc 1: Start/ Settings/ Control Panel

Bước 2: Nhân đúp chuột vào Regional Language Options Xuất hiện

hộp thoai Regional and Language Options

Dy saints i © _ Network Connections Language

ales ay Printers and Faxes Options

Bd ©) Help and Support GB Taskbar and Start Menu

Ed 7 Run

$

$ Log Off Student

x B

Bước 1 ES Turn Off Computer

Hình 1.3: Menu nút Start và biểu tượng Regional and language Options

12

[ Regional Options | Languages | Advanced)

Standards and formats

This option affects how some programs format numbers, curencies,

dates, and time

‘Select an item to match its preferences, or click Customize to choose ‘your own formats:

Location

‘To help services provide you with local information, such as news and

weather, select your present location:

No of digits after decimat

Digit grouping symbot

Hinh 1.4: H6p thoai Regional and Language Option và hộp thoại

Customize Regional Option

Bước 4: Đề điều chỉnh định dạng số ta chọn thẻ Number

1 Dấu phân cách thập phân 1

7 Dinh dang số thực nhỏ hơn 1 |7

8 Dau phân cách tham số hàm | 8

9 Hệ thống đo lường 9

Sample

Postive: |123.456,769.00

Docinal synbal

= No of digits ter decimal

Digit grouring symbol

Digit grouging

Neoative sign syinbal:

Negative nurber tomat Display loading zeros:

2.1.3 Dữ liệu dạng công thức (Formulars)

Microsoft Excel sẽ hiểu đữ liệu kiểu công thức khi ta nhập vào bắt đầu

bằng dấu = Đối với dữ liệu kiểu công thức thì giá trị hiển thị trong 6 không phải

là công thức mà là kết quả của công thức đó (có thể là một trị số, một ngày tháng, một giờ, một chuỗi hay một thông báo lỗi) Công thức được xem như là

sự kêt hợp giữa các toán tử và toán hạng

Nếu công thức có nhiều dấu ngoặc thì qui tắc tính như sau:

+ Ngoặc trong tính trước, ngoặc ngoài tính sau

+ Trong ngoặc tính trước, ngoài ngoặc tính sau

+ Ưu tiên cao tính trước, ưu tiên thấp tính sau

+ Bên phải tính trước, bên trái tính sau

* Độ ưu tiên của các toán tử

Độ ưu tiên | Toán tử Ý nghĩa

i) 0 Dau ngoặc đơn

AND Và (điều kiện đồng thời)

9 OR Hoặc (điều kiện không đồng thời

10 & Toán tử ghép chuỗi

+ Đặt con trỏ tại ô D2

+ Nhập =A2+B2+C2

Hình 1.6: Nhập công thức theo kiểu tham chiếu

2.1.4 Dữ liệu dạng ngày (Date), giờ (Time)

Các bước tiến hành như sau:

Bước 1- Chọn ô muốn định dang

Bước 2- Nhấp chuột phai trén 6 va chon Format Cell trong menu

Shortcut hoac ta vao Format va chon Cell

Bước 3- Đề tiễn hành định dạng dữ liệu ngày, trong hộp Category chọn mục Date Hộp thoại có dạng như sau:

with the operating system,

English (United States) ¥

Date formats display date and time serial numbers as date values Except for

items that have an asterisk (*), applied formats do not switch date orders

Ce Cee

Hình 1.7: Hộp thoại Format Cells với định dạng ngày

Để định đạng thời gian trong hộp Category chọn mục Time Hộp thoại có dạng như sau:

15

|30:55,2 37:30:55

Locale (location):

¬

Time formats display date and time serial numbers as time values Except for

items that have an asterisk (*), applied Formats do not switch date or time

orders with the operating system

Lxz_)]Le= )

Hình 1.6: Hộp thoại Format Cells với định dạng thời gian

Bước 4- Chọn kiểu hiển thị trong hộp Type sau đó nhấn nút OK

This is a TrueType font The same font will be used on both your printer

and your screen

Bước 3: Chọn nhãn Font Có các lựa chọn sau:

- Font : Thay đổi kiểu chữ

- Font style : Thay đổi dáng chữ

- Size : Thay đổi cỡ chữ

- Underline : Tao chit cé gach chan

- Color : Chon mau chữ

- Effects : Tạo hiệu ứng

+ Strikethrough: Tạo chữ có gạch ngang

+ Superscript : Tạo chỉ số trên

+ Subscript : Tao chi số dưới

- Preview : Cho xem sự thay đổi tương ứng với các lựa chọn

Bước 4: Sau khi lựa chọn xong nếu đồng ý chọn OK hoặc chọn Cancel để

Hình 1.10: Hộp thoại Format Cells với định dạng đường viên ô

- Oufline: vẽ viền quanh vùng ô đã chọn

- Inside: ké cac đường kẻ ngang dọc bên trong vùng 6 da chon

- Wone: huỷ bỏ các đường kẻ ô

17

- Tám nút trong khung Border: kẻ các đường ngang dọc, chéo trong vùng

ô, khung trắng ở giữa các nút này mô tả tác dụng của các đường kẻ

- Khung Style để chọn một trong 13 mẫu đường kẻ (kẻ đơn, dip, nét liền hay đứt đoạn)

- Color: chọn mầu đường kẻ

Bước 3: Tiến hành kẻ và nhân Ok để đóng hộp thoại

Ta cũng có thể tạo các đường kẻ cho vùng ô đã chọn bằng cách nháy vào nút Borders trên thanh Formatting, khi đó xuât hiện một bảng gôm 13 mâu kẻ

(không kẻ nghĩa là xoá đường kẻ cũ), lựa chọn cách kẻ thích hợp Các đường kẻ khung sẽ được In ra khi in bảng tính

2.2.3 Định dạng màu nền khung

Bước 1: Mở hộp thoại Format Cell như trên, chọn thẻ Patterns

Bước 2: Chọn màu nền trong hộp Color, nếu chọn No Color là không tô

màu nên

Hình 1.11: Hộp thoại Format Cells với định dạng màu nên ô

Bước 3: Nhân OK để đóng hộp thoại

* Tô màu nền nhanh: Sử dụng thanh công cụ

- Xác định khối ô cần thao tác

- Chọn nút Fill Color trên thanh công cụ

- Chọn màu nền thích hợp

18

2.3.1 Thay đối kích thước ô, dòng cột

= Đổi độ rộng một cội: Rê chuột trên đường gạch đứng giữa hai cột (tại đường viên ngang phía trên của bảng tính) đề thay đôi độ rộng cột bên trái

— Đổi chiều cao một dòng: Rê chuột trên đường gạch ngang giữa hai dòng (tại đường viền dọc bên trái của bảng tính) đề thay đồi chiều cao dòng bên trên

Bước 1: Chọn một số ô của những cột cần thay đổi độ rộng

Bước 2: Thực hiện lệnh Format/ Column/ Width

—> Hộp thoại Column Width hiện ra, gõ vào độ rộng cột cần thay đổi rồi chọn OK

Cách 2:

Bước 1: Chọn những cột cần có độ rộng bằng nhau

Bước 2: Đưa con trỏ chuột vào đường viền của cột trong vùng đã chọn và

thực hiện điêu chỉnh độ rộng cho một cột Sau khi thả chuột các cột khác sẽ áp dụng độ rộng của cột mà ta vừa tiên hành điêu chỉnh

Lưu ý: - Với cách thực hiện này ta phải tiến hành chọn cột, không thực hiện chọn một sô ô trong cột

- Chọn nhiều cột: Đưa con trỏ chuột lên tiêu đề cột —> nhấn

và kéo chuột đên khi đạt được sô cột cân thao tác

* Đổi chiều cao nhiều dòng:

Cách 1:

Bước 1: Chọn một số ô của những dòng cần thay đổi chiều cao

Bước 2: Thực hiện lệnh Format/ Row/ Height

—> Hộp thoại Row Height hiện ra, gõ vào chiều cao dòng cần thay đổi rồi

Bước 1: Chọn những dòng cần có độ cao bằng nhau

Bước 2: Đưa con trỏ chuột vào đường viền của dòng trong vùng đã chọn

và thực hiện điêu chỉnh độ cao cho một dòng Sau khi thả chuột các dòng khác

sẽ áp dụng độ cao của dòng mà ta vừa tiên hành điêu chỉnh

Lưu ý: - Với cách thực hiện này ta phải tiến hành chọn dòng, không thực hiện chọn một sô ô trong dòng

„ - Chọn nhiều dòng: Đưa con trỏ chuột ra tiêu đề dòng —>

nhân và kéo chuột đên khi đạt được sô dòng cân thao tác

2.3.2 Chèn ô vào bảng tính

Để chèn thêm một ô ta có thể tiến hành các bước như sau:

Bước 1: Đưa con trỏ tới ô muốn chèn thêm ô vào

Bước 2: InserU/ Cells (hoặc nhấn phải chuột chọn Insert)—> khi đó xuất

20

hiện hộp thoại như sau:

Hình 1.16: Hộp thoại Insert trong thao tác chèn ô

- Shift cells right: Day 6 hién hành sang bên phải và chèn ô mới vào trước

ô hiện hành

- Shift cells down: Chèn thêm ô và đây ô hiện hành xuống bên dưới

- Entire row: Chèn thêm một dòng trên ô hiện hành

- Entire column: Chèn thêm một cột vào phía bên trái cột chứa ô chọn

Bước 3: Nhẫn OK dé kết thúc thao tác

2.3.3 Thêm dòng vào bảng tính

Cách 1:

Bước 1: Đưa con trỏ tới dòng muốn có một dòng trên nó

Bước 2: Vào menu Insert/ Rows

Cách 2:

Bước 1: Đưa con trỏ chuột ra tiêu đề dòng muốn có một dòng trên nó

Bước 2: Nhân phải chuột và chọn Insert

Lưu ý: Muôn chèn nhiều dòng mới trên một dòng ta tiến hành như sau:

Bước I: Chọn số lượng các dòng bằng với số lượng dòng muốn chèn

thêm vào

Bước 2: Nhắn phải chuột vào chọn Insert khi đó số dòng mới thêm vào

năm trên sô dòng mà ta vừa chọn

2.3.4 Thêm cột vào bảng tính

Cách 1:

Bước I: Đưa con trỏ tới cột muốn có một cột trước nó

Bước 2: Vào menu Insert/ Columns

Cách 2:

Bước 1: Dua con trỏ chuột ra tiêu đề cột muốn có một cột trên nó

Bước 2: Nhẫn phải chuột và chọn Insert

21

Lưu ý: Muốn chèn nhiều cột mới trước một cột ta tiến hành như sau:

Bước I: Chọn số lượng các cột bằng với số lượng cột muốn chèn thêm vào

_— Bước 2: Nhắn phải chuột vào chon Insert khi đó số cột mới thêm vào

năm trước khôi cột mà ta vừa chọn

2.3.5 Xóa ô, khối ô trong bảng tính

Bước 1: Chon 6 cần xoá

Bước 2: Vào menu Edit/ Delete — khi đó làm xuất hiện hộp thoại:

D2

Hình 1.17: Hộp thoại Insert trong thao tác xóa Ôô

- Shift cells left: Xóa ô và đầy ô bên phải sang

- Shift cells up: Xoá 6 va day 6 dưới lên

- Entire row: Xoá cả một dòng chứa ô đó

- Entire column: Xóa cả một cột chứa ô đó

Bước 3: Nhắn OK đê xoá

2.3.6 Xoá dòng, xoá cột trong bảng tính

Bước I: Chọn cột hoặc dòng cần xoá

‹ Bước 2: Vào menu Edit/ Delete (Nhấn phải chuột tại tiêu đề cột hoặc tiêu

đề dòng cân xoá chọn Delete)

2.3.7 Ân hiện dòng cột

Trong quá trình soạn thảo in ấn đôi khi chúng ta không muốn in ấn toàn

bộ các cột ra nhưng lại không thể xoá nó vì nó có thê được dùng trong một công thức nào đó hoặc có thé được sử dụng trong lần thực hiện sau Dé giải quyết vấn

đề đó chúng ta có thể cho an tạm thời các cột hay các dòng đó

Để ẩn hiện các dòng hay cột ta tiến hành như sau:

Bước 1: Chon dòng (cột) cần thực hiện thao tác

Bước 2: Format/ Row/ Hide (Ân dòng) hoặc Format/ Columm/ Hide (ấn cột)

Để hiển thị lại các dòng hay cột ta làm như sau:

Bước 1: Chon bang tinh

32

Bước 2: Format/ Row/ UnHide (hiện dòng) hoặc Format/ Column/ UnHide (hiện cột)

2.4 Chuyển đổi giữa các kiểu dữ liệu

2.4.1 Chuyển đổi kiểu dữ liệu trong ô, khối ô

Bước 1: Bôi đen khối ô cần tiến hành thao tác

Bước 2: Format/ Cell (Ctrl+1) làm xuất hiện hộp thoại Format Cell:

Format Cells

| Font | Border | Patterns | Protection |

Sample

General format cells have no

‘specific number format

Hình 1.18: Hộp thoai Format Cells voi the Number

Bước 3: Chọn thẻ Numbcr trong danh mục Category có danh mục các kiêu đữ liệu đề ta thực hiện chọn chuyên đôi

2.4.2 Làm tròn số với dữ liệu kiểu Number

a (Increase Decimal) Tang s6 chit s6 phần thập phân

đề, (Decrease Decimal) Giảm số chữ số phần thập phân

«* (Comma Style) Ap dung dinh dang số (dấu phân cách hàng nghìn )

* Cách 2: Sử dụng menu:

Bước 1: Chọn các ô cần định dạng số

Bước 2: Nhắn chuột phải tại các ô chọn sau đó chọn Format Cell => xuất

hiện hộp thoại Format Cell

Bước 3: Chọn Number trong hộp Category Hộp thoại xuất hiện như sau:

Hình 1.20: Hộp thoại Format Cells với định dạng số

Sau đó ta tiến hành định dạng ví dụ: Số chữ số sau phần thập phân ở mục Decimal places

Bước 4: Nhắn OK đề đóng hộp thoại.

NHA HANG KHACH SAN THUC HANH

BAI TAP THUC HANH:

Bài 1: Tạo một trang bảng tính có nội dung và hình thức như sau: (15 phút)

Địa chỉ : Nam Sơn, An Dương, Hải Phòng

DT : (031) 3997746 - Fax:

Email : kinhdoanh@thuchanh.com -

BAO CAO DAT BAN

Tir ngay:17/04/2012 08:00 - Dén ngay: 18/04/2012 08:00

Website : www.hct.edu.vn

3 | F05 Nguyễn Thu Anh 6 0 | 17⁄4/2012 18:00 | 200.000

4 | FO9 LêMai Anh 4 3 18/4/2012} 18:00 0

5 FI0 Phạm Anh Khoa 6 4 18/4/2012} 19:00 | 800.000

25

Bài 2: Nhập và trình bày bảng tính sau: (15 phút)

NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN THỰC HÀNH

Địa chỉ : Nam Sơn, An Dương, Hải Phòng

ĐT :(031)3997746 - Fax:

Email : kinhdoanh@thuchanh.com - Website : www.hct.edu.vn

KET QUA KINH DOANH THEO THUC DON

Từ ngày:17/04/2012 00:00 đến ngày:18/04/2012 23:59

Don vi tinh: VND

Bài 3: Nhập và trình bày mẫu sau: (20 phút)

BAO CAO KIEM

Ngày 3Ì

Số kế toán

MAW) tu ‘qeaegtte, hing tod | PON] tinh cụ Tien | 22 at 1

Il KHO THÀNH PHÁM

NGƯỜI LẬP BIÊU Bài 4: Nhập và trình bày mẫu sau: (15 phút)

KE HANG NAM

‘ONG CUA CNV

BM 24 00

* Yêu cầu về đánh giá kết quả của học sinh:

Trong bài 1 học sinh được đánh giá dựa vào việc nắm được các khái niệm

cơ bản, thực hiện được các thao tác trên bảng tính Excel như: nhập, định dạng

đữ liệu trong bảng tính

~ Nội dung:

+ Các khái niệm cơ bản:

Khởi động và thoát khỏi Excel

Goi y tài liệu học tập:

Giáo trình Excel — Lê Quang Huy — Khoa CNTT trường ĐH Mở (http://www.danketoan.com/forum/excel-can-ban/xin-giao-trinh-

excel.88745.html)

Excel toàn tập — Nhà xuất bản trẻ

* Ghi nhớ:

+ Các khái niệm cơ bản:

Khởi động và thoát khỏi Excel

BÀI TẬP TRẮC NGHIỆM (15 phút)

Hãy khoanh tròn các phương án đúng:

Cầu 1: Để khởi động Excel chúng ta có những cách nào ?

a _ Nháy đúp chuột vào biểu tượng W trên màn hình

b Nháy đúp chuột vào biểu tượng E trên màn hình

c Nhay dup chuột vào biéu tượng X trên màn hình

d _ Vào Star/Programs/Microsoft Office/Microsoft Office Word

Câu 2: Để thoát khỏi Excel chúng ta có những cách nào?

a _ Nhân tổ hop phim Alt + F3

b Nhan tổ hợp phím Alt + F4

c Vào File chọn Exit

d Vao File chon Close

e _ Nháy vào dâu nhân chéo màu đỏ ở góc trên bên phải màn hình

Câu 3: Cấu trúc bảng tính thường gồm những phần nào

Câu 6: Workbook gồm các thành phần nào?

Đường viên ngang

Thanh công cụ Standard

Câu 8: Địa chỉ nào là địa chí tuyệt đối?

Câu 9: Excel có những kiểu dữ liệu dạng nào?

a Dang van ban

b Dang số

c Dang ngay thang

d Dang céng thire

31

BAI2 CAC VAN DE XU LY CAN BAN TRONG EXCEL

Ma bai: MH10-02

Giới thiệu:

Microsoft Excel có các đặc tính và ứng dụng rất hữu hiệu Ngoài việc cho

phép tạo, trang trí bảng tinh, Excel còn cho phép người sử dụng chương trình het sức đê dàng do tuân thủ hâu hệt các quy ước sử dụng của Windows như các thao

tác sao chép, di chuyên hoặc xoá

Mục tiêu:

- Trinh bày được quy trình làm việc với các sheet và cửa số

- Thực hiện được các thao tác làm việc với sheet và các cửa sổ

- Thực hiện được các thao tác làm việc với bảng tính trong Microsoft

Excel như: sao chép dữ liệu, di chuyên nội dung trong bảng tính,

- Rèn luyện tính cần thận, tỉ mi, chính xác trong tính toán, có ý thức bảo

vệ tài sản

Nội dung chính:

1 LAM VIEC VOI CAC SHEET VA CAC CUA SO

Mục tiêu:

- Trình bày được quy trình làm việc với các Sheet và cửa sổ

- Thực hiện được các thao tác làm việc với Sheet và các cửa số

1.1 Tạo WorkSheet

Bước 1: Nháy chuột phải vào tên một Work Sheet và chọn Insert:

Hình 2.1: Menu ngữ cảnh xuất hiện trên tên sheet

=>Xuất hiện hộp thoại:

32

Chart MSExcel4.0 MSExcelS.0 Macro Dialog ree

Preview not avalable

Hình 2.2: Hộp thoại Insert để chèn thêm Sheet

Bước 2: Nhấn vào OK để thêm 1 Work Sheet mới trước tén Work Sheet

mà ta nhân chuột phải

1.2 Dịch chuyển Sheet, sao chép và đối tên Sheet

1.2.1 Dịch chuyển Sheet

Bước 1: Nhắn chuột vào tên Sheet cần thực hiện thao tác

Bước 2: Kéo chuột tới nơi cần đặt Sheet rồi thả chuột

1.2.2 Sao chép Sheet

Bước 1: Nhắn chuột phải tại tên Work Sheet cần di chuyển hoặc sao chép

và chon Move or Copy

> Xuất hiện hộp thoại Move or Copy như sau:

Hình 2.3: Hộp thoai Move or Copy

- Các thành phan trong hộp thoại:

33

+ To Book: Copy va di chuyển tới bảng tinh mà ta chon trong đây

+ Before Sheet: duge dat truéc sheet nào hãy chọn trong danh sách trong

hộp hoặc move to end di chuyên đên cuôi danh sách sheet

+ Move to end: di chuyên đến cuối danh sách Sheet

Bước 2: Đánh dầu kiểm vào hộp trong mục Creat a copy nếu muốn copy,

không đánh dâu nêu muôn di chuyên

Bước 3: Nhân OK để thực hiện thao tác

1.2.3 Đỗi tên Sheet

Bước 1: Nhân chuột phải tại Sheet muốn đặt tên => chọn Rename:

Hình 2.4: Menu ngữ cảnh trên tên Sheet

Bước 2: Gõ tên mới vào và nhắn Enter

Hình 2.5: Hộp thoại UnHide để hiện Sheet ẩn

Bước 2: Chọn sheet cần hiển thị rồi nhấn OK

1.4 Làm việc với nhiều cửa số

1.4.1 Tách bảng tính

Dé thực hiện tách bảng tính ta tiến hành như sau:

34

Để khôi phục một bảng tính đã bị tách ta tiến hành như sau:

- Vào menu Windows/ chọn RemoveSplit

Bước I: Ta mở tất cả các cửa số cần hiển thị

Bước 2: Vào menu Windows / Arrange làm xuất hiện hộp thoại

+ Tiled: các cửa số xếp cạnh nhau theo chiều ngang và chiều đọc

+ Horizontal: các cửa số ứng dụng xếp cạnh nhau theo chiều ngang

+ Vertical: các cửa số ứng dụng xếp cạnh nhau theo chiều doc

+ Cascade: các cửa số ứng dụng đang mở xếp lợp lên nhau

Bước 3: Ta chọn kiểu trong Arrange rồi nhấn OK để đóng hộp thoại và

xem kết quả

2 LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH

Mục tiêu:

- Thực hiện được các thao tác làm việc với bảng tính

- Rèn luyện tính cẩn thận, chính xác trong quá trình làm việc trên Excel 2.1 Sao chép dữ liệu

2.1.1 Sao chép dữ liệu bình thường

Bước 1: Chọn ô hoặc khối cần sao chép

35

Buéc 2: Vao Edit / Copy (Ctrl + C)

Bước 3: Sau đó chọn 6 đầu tiên của vùng mà ta muốn chuyển tới rồi vào Edit/ Paste (Ctrl + V)

2.1.2 Sao chép các ô tham chiếu

Khi thực hiện sao chép các 6 tham chiéu ta sẽ được tham chiếu mới tương

ứng với dia chi vùng mới do đó kết quả sẽ có thê không giông nhau Tuy nhiên

ta có thê sao chép biên công thức tham chiêu thành giá trị bắng cách thực hiện như sau:

Paste Special

Bước 1: Chọn vùng sao chép

(vùng có chứa ô tham chiều) on oe

Bước 2: EdiU Copy (Ctrl +C) Cmie O values O Allexcept borders © Column widths

Bước 3: Đặt con trỏ vào vị tri © Formats O Formulas and number formats

mới muốn sao chép tới O Comments O Walues and number formats

Operation

Buwéc 4: Edit/ Paste Special lam | @None O Mutiply

xuất hiện hộp thoai Paste Special Chon | O44 O Subtract =

lựa chon Value

(Source) đê nên vùng nguôn có màu đen

Bước 2: Kích vào Edif\ Cut ( hoặc gõ Ctrl+X)

Bước 3: Chọn vùng đích (Destination) có cùng dạng với vùng nguồn hay

đi chuyên con trỏ ô đên vị trí của ô góc trên bên trái của vùng đích

Bước 4: Kích vào Edif\ Paste (hoặc gõ Ctrl+V)

2.3 Những thủ thuật dán đặc biệt

* Edit/ Paste Special:

- “All”: sao chép hết như khi ta dán bình thường (Đây là tùy chọn mặc định)

~ Formulas (Công thức): nếu được chọn có nghĩa là chỉ cho phép sao chép công thức và tât cả những thứ khác đêu không sao Việc sử dụng chép công thức đảm bảo sự tuân thủ như khi sao chép công thức theo kiêu bình thường (thay đôi đôi với các địa chỉ tương đôi và giữ nguyên các địa chỉ tuyệt đôi)

„ - Values (giá tri): Nếu tùy chọn này được kích hoạt có nghĩa là ta chỉ cần lây giá trị tính được trong ô sao chép chứ không quan tâm đên các công thức

- Format (dinh dang): Day là tùy chọn giúp ta sao chép các định dạng kể

cả các định dạng theo điêu kiện (conditional formatting) Với công dụng chỉ

chép định dạng ta có thê định dạng cho các vị trí khác nhau từ một vị trí định dạng chuân

36

- Comments (ghi chit): Đây là tùy chọn giúp ta chỉ chép các ghi chú

- All except borders: sao chép tất cả ngoại trừ đường viền tức là không làm thay đổi định dạng về đường viền của ô dán

- Column width (độ rộng cột): độ rộng cột của địa chỉ dán sẽ bằng độ rộng cột của địa chỉ sao chép

- Formulas and number formats (cong thức và dạng định dạng số): lựa chọn này giống giống lựa chọn formulas ở trên nhưng có thêm định dạng só

- Values and number formats: sao chép giá trị và định dạng số

- Operations (các phép tính):

+ None (không làm gì): đây là tuỳ chọn mặc định

+ Các tuỳ chọn khác: add (cộng), subtract (trừ), multiply (nhân), divide (chia) Ta chỉ thực hiện các phép tính trên đối với các con số Lựa chọn này sẽ thực hiện các phép toán nếu trong vùng đặt giá trị có các giá trị số tại các ô tương ứng

- Skip blanks (bỏ qua ô trồng): Nếu như hộp kiểm (check box) này được nhấn chọn có nghĩa là những ô trông (ở địa chỉ chép) sẽ được bỏ qua không xét đên (không được chép)

_ Transpose (thay đổi ngang dọc): Nghĩa là địa chỉ theo chiều ngang thì bị

đôi thành chiêu dọc và ngược lại chiêu dọc sẽ bị đôi thành chiêu ngang

Hình 2.8: Minh họa thao tác sao chép thay đổi ngang dọc

- Paste link (chép có liên kết): nút lệnh này chỉ có thể nhắn được khi ta không chọn tuỳ chọn nào ngoài các tuỳ chọn mặc định (ở các khung trên) Việc

chép có liên kêt thực ra là cho nơi đên công thức tham chiêu đên ô chép

37