KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦNVIỄN THÔNG ĐẦU Tư VÀ THƯƠNG MẠI QUOC TẾ -THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

Chính vì vậy tác giả lựa chọn đề tài: “Kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Viễn thông Đầu tư và Thương mại Quốc tế - Thực trạng và giải pháp” làm luận văn với mục đích nghiên cứu thực t

NGUYỄN THỊ HẢI YẾN

KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

VIỄN THÔNG ĐẦU Tư VÀ THƯƠNG MẠI QUOC TẾ

-THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

HÀ NỘI - 2019

NGUYỄN THỊ HẢI YẾN

KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

VIỄN THÔNG ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI QUOC TẾ

-THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

Chuyên ngành: Ke toán

Mã số: 8340301

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

Người hướng dẫn khoa học: TS Phạm Thị Minh Tuệ

Hà Nội - 2019

Ì1 íf

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan bản luận văn là công trình nghiên cứu khoa học độc lậpcủa riêng tôi Các số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn là trung thực và cónguồn gốc rõ ràng

TÁC GIẢ LUẬN VĂN

Nguyễn Thị Hải Yen

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT v

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH vi

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 8

LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP 8

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂMSOÁT NỘI BỘ 8

1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 8

1.1.2 Vai trò chủ yếu của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 11

1.1.3 Mục tiêu kiểm soát nội bộ 12

1.1.4 Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ 14

1.1.5 Những hạn chế của kiểm soát nội bộ 27

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP KINH DOANH NGÀNH HÀNG VIỄN THÔNG 29

1.2.1 Đặc điểm của doanh nghiệp kinh doanh ngành hàng viễn thông 29

1.2.2 Một số rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp kinh doanh ngành hàng viễn thông 30

1.2.3 Yêu cầu đối với kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp kinh doanh ngành hàng viễn thông 33

Kết luận chương 1 35

CHƯƠNG 2 36

THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỄN THÔNG ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ 36

2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VIỄN THÔNG ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ 36

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Viễn thông Đầu tu và Thương mại Quốc tế 36

2.1.2 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh chính của Công ty Cổ phần Viễn thông

Đầu tư và Thương mại Quốc tế 38

2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỄN THÔNG ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ 42

2.2.1 Môi trường kiểm soát 42

2.2.2 Đánh giá rủi ro 53

2.2.3 Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin 55

2.2.4 Các hoạt động kiểm soát 63

2.2.5 Giám sát kiểm soát 73

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỄN THÔNG ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ 74

2.3.1 Những kết quả đạt được 74

2.3.2 Những hạnchế 77

2.3.3 Nguyên nhâncủa những hạn chế 82

Kết luận chương 2 84

CHƯƠNG 3 85

ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỄN THÔNG ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ 85 3.1 PHƯƠNG HƯỚNG VÀ NGUYÊN TẮC HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỄN THÔNG ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ 85

3.1.1 Phương hướng hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Viễn thông Đầu tư và Thương mại Quốc tế 85

3.1.2 Nguyên tắc hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Viễn thông Đầu tư và Thương mại Quốc tế 86

3.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỄN THÔNG ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ 88

3.2.1 Giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát 88 3.2.2 Giải pháp hoàn thiện quy trình đánh giá rủi ro 93 3.2.3 Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin và truyền thông 95 3.2.4 Giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát 98

Hiệp hội các tổ chức tài trợ

Kết luận chương 3 105 KẾT LUẬN 106 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 107

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH Bảng 2.1: Một số chỉ tiêu kinh tế của Công ty Cổ phần Viễn thông Đầu tu và

Thuơng mại Quốc tế năm 2016-2018 38

Bảng 2.2: Cơ cấu doanh thu thuơng mại và thi công (trừ IBS) 70

Bảng 2.3: Cơ cấu doanh thu IBS 71

Biểu đồ 2.1: Biểu đồ tăng truởng doanh thu năm 2017-2018 40

Biểu đồ 2.2: Cơ cấu doanh thu theo lĩnh vực kinh doanh 40

Sơ đồ 1.1: Khái quát khái niệm kiểm soát nội bộ theo quan điểm củaCOSO 10

Sơ đồ 1.2: Vòng đời của kiểm soát nội bộ 26

Sơ đồ 1.3: Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 29

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức công ty theo mô hình tập đoàn 42

Sơ đồ 2.2: Lĩnh vực hoạt động của Công ty Cổ phần Viễn thông Đầu tu và Thuơng mại Quốc tế 39

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Viễn thông Đầu tu và Thuơng mại Quốc tế 45

Sơ đồ 2.4: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán 56

Sơ đồ 2.5: Quy trình luu chuyển chứng từ chi tiền mặ 58

Sơ đồ 2.6: Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền 59

Sơ đồ 2.7: Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho 60

Sơ đồ 2.8 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính 62

Sơ đồ 2.9 Quy trình mua hàng - thanh toán tại Công ty Cổ phần Viễn thông Đầu tu và Thuơng mại Quốc tế 66

Sơ đồ 3.1:Chu kỳ quản trị rủi ro 94

Sơ đồ 3.2:Quy trình luân chuyển chứng từ 95

Sơ đồ 3.3:Quy trình luân chuyển chứng từ chi tiềnmặt 97

Sơ đồ 3.4:Quy trình luân chuyển chứng từ xuấtkho 96

Hình 1.1 Mô hình kiểm soát nội bộ theo báo cáo COSO 14

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết và lí do lựa chọn đề tài

KSNB hiện nay là khái niệm dần trở nên quen thuộc với các doanh nghiệpViệt Nam bởi vì nó là công cụ giúp cho các NQT quản lý hiệu quả mọi nguồn lựccủa doanh nghiệp đồng thời hạn chế tối đa những rủi ro có thể xảy ra trong quá trìnhsản xuất kinh doanh giúp doanh nghiệp xây dựng đuợc nền tảng vững chắc cho quátrình phát triển và nâng cao hiệu quả hoạt động Mặc dù có vai trò rất quan trọng vàảnh huởng không nhỏ đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, nhung KSNBhiện nay vẫn chua đuợc các doanh nghiệp coi trọng dẫn đến hoạt động của doanhnghiệp không hiệu quả, lãng phí nguồn lực mà không đạt đuợc các mục tiêu mongmuốn

Công ty Cổ phần Viễn thông Đầu tu và Thuong mại Quốc tế là một công tyhoạt động kinh doanh đa ngành nghề với những nghiệp vụ phát sinh nhiều và kháphức tạp Với mục tiêu phát triển quy mô tổ chức công ty lên hình thức tập đoàn đểchuyên môn hóa hoạt động đặt ra nhu cầu cấp thiết đặt ra với không chỉ ban lãnhđạo công ty mà còn với toàn bộ CBNV về việc thiết kế và vận hành KSNB chặt chẽ,

tron chu và hiệu quả Chính vì vậy tác giả lựa chọn đề tài: “Kiểm soát nội bộ tại

Công ty Cổ phần Viễn thông Đầu tư và Thương mại Quốc tế - Thực trạng và giải pháp” làm luận văn với mục đích nghiên cứu thực trạng KSNB của công ty, từ

đó đánh giá và đua ra các biện pháp phù hợp để giúp công ty xây dựng đuợc một hệthống kiểm soát hoạt động có hiệu quả, đạt đuợc những mục tiêu của công ty

2 Tổng quan lịch sử nghiên cứu về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Môi truờng kinh doanh không ngừng thay đổi và phát triển buộc các NQTdoanh nghiệp phải quản lý tốt các nguồn lực của mình KSNB ra đời cũng nhằm đạtđuợc mục đích trên Chính vì thế việc nghiên cứu lý luận cũng nhu thực tiễn vềKSNB từ lâu cũng dành đuợc sự quan tâm của không chỉ các nhà chuyên môn, giớikhoa học và các NQT doanh nghiệp Tại Việt Nam hiện nay chua có luật nào bắtbuộc các doanh nghiệp phải xây dựng KSNB trừ các tổ chức tín dụng, chính vì thế,các nghiên cứu về KSNB trong doanh nghiệp có số luợng ít hon so với các nghiên

cứu về KSNB trong các ngân hàng nói chung, tuy nhiên, không vì thế mà cácnghiên cứu này mất đi ý nghĩa trong thực tiễn Một vài công trình nghiên cứu tiêubiểu về hệ thống KSNB có thể kể đến nhu sau:

Luận án: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp

ngành dịch vụ kỹ thuật dầu khí tại Việt Nam” năm 2015 của tác giả Nguyễn

Thanh Trang - Học viện Tài chính, đã đua trình bày kết quả nghiên cứu, khảo sát,đánh giá thực trạng về hệ thống KSNB trong 30 doanh nghiệp ngành dịch vụ kỹthuật dầu khí tại Việt Nam, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNBtheo 5 bộ phận cấu thành là: môi truờng kiểm soát; quy trình đánh giá rủi ro; hệthống thông tin và truyền thông; hoạt động kiểm soát và giám sát các kiểm soát.Luận án đã nghiên cứu về kinh nghiệm xây dựng hệ thống KSNB của doanh nghiệpngành dịch vụ năng luợng và dầu khí tại các nuớc trên thế giới từ đó rút ra bài họckinh nghiệm cho các doanh nghiệp cùng ngành tại Việt Nam Bên cạnh đó, luận áncũng đã trình bày những đặc điểm của ngành dịch vụ kỹ thuật dầu khí tại Việt Nam

có ảnh huởng tới việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB và đề cập đến một số rủi

ro mà các doanh nghiệp ngành này phải đối mặt Kết quả nghiên cứu đã chỉ ra đuợcthực trạng thiết kế và vận hành hệ thống KSNB tại các doanh nghiệp ngành dịch vụ

kỹ thuật dầu khí tại Việt Nam trong phạm vi tác giả nghiên cứu, đua ra các giảipháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB nhung các giải pháp tác giả đề xuất trongluận án còn mang tính định huớng, khái quát cao Các giải pháp này cũng chuahuớng đến ngăn ngừa, giảm thiểu các rủi ro mà tác giả đã nhận diện và phân tíchtruớc đó

Luận án: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp

trong Tổng công ty đầu tư phát triển nhà và đô thị” năm 2016 của tác giả Đinh

Hoài Nam - Học viện tài chính Trong nghiên cứu của mình, tác giả đã khái quáthóa những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp nóichung cũng nhu các doanh nghiệp theo mô hình công ty mẹ - công ty con; nhậndiện và phân tích những rủi ro có ảnh huởng trọng yếu đến mục tiêu của hệ thốngKSNB của các doanh nghiệp trong Tổng công ty Đầu tu phát triển nhà và đô thị,

tiến hành khảo sát để đánh giá thực trạng từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệthống KSNB tại các đơn vị thành viên của Tổng công ty dựa trên 3 yếu tố là cấuthành hệ thống KSNB là: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và thủ tục kiểmsoát Điểm mới của luận án là đã nghiên cứu hệ thống KSNB với chức năng quantrọng nhất là cảnh báo và ngăn ngừa các rủi ro có thể xảy ra đối với doanh nghiệp.Tuy nhiên trong phần lý luận của luận án cũng chưa phân biệt được các khái niệmKSNB, hệ thống KSNB; bên cạnh đó, tác giả chỉ nghiên cứu hệ thống KSNB dựatrên 3 yếu tố cấu thành là chưa được đầy đủ.

Luận án: “Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của Tập đoàn

Điện lực Việt Nam” năm 2017 của tác giả Nguyễn Thanh Thủy - Học viện Tài

chính Luận án có những nghiên cứu về kinh nghiệm xây dựng hệ thống KSNB tạicác Tập đoàn kinh tế tại một số nước trên thế giới để rút ra bài học kinh nghiệm khixây dựng và hoàn thiện hệ thống KSNB cho các Tập đoàn kinh tế tại Việt Nam.Bên cạnh đó, luận án cũng đã trình bày khá đầy đủ đặc điểm của Tập đoàn kinh tếtại Việt Nam có ảnh hưởng tới việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB và các yếu

tố cấu thành hệ thống KSNB trong các Tập đoàn kinh tế nhà nước cũng như các rủi

ro trọng yếu có thể xảy ra trong quá trình hoạt động của Tập đoàn điện lực ViệtNam Điểm mới của luận án là nghiên cứu hệ thống KSNB trên định hướng rủi rotuy nhiên khi phân tích thực trạng hệ thống KSNB tại Tập đoàn điện lực Việt Namthì chưa chú trọng vào phân tích theo định hướng rủi ro như tác giả trình bày, màvẫn phân tích theo các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung của Tậpđoàn

Luận văn “Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp

vừa và nhỏ tại Bình Định” của tác giả Huỳnh Xuân Lợi (2013) là luận văn mang

tính khái quát cao do nghiên cứu hệ thống KSNB trên phạm vi các doanh nghiệpvừa và nhỏ tại tỉnh Bình Định, nghiên cứu thực trạng từ đó đưa ra các giải pháp đểhoàn thiện hệ thống KSNB Tuy nhiên khung lý thuyết về KSNB tác giả đưa ra theoCOSO (Committee of Sponsoring Organization - Hiệp hội các tổ chức tự tài trợ)năm 1992, đến năm 2013 COSO đã đưa ra khung lý thuyết mở rộng về KSNB, nên

có những phân tích và giải pháp của tác giả không còn phù hợp.

Luận văn “Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty trách nhiệm hữu hạn

một thành viên thép Hòa Phát” của tác giả Thân Hoàng Thi Nga (2018) cũng

nghiên cứu về hệ thống KSNB tại công ty sản xuất điển hình, luận văn cũng đã kháiquát đuợc các lý thuyết về hệ thống KSNB, nghiên cứu thực trạng hệ thống KSNBtại Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên thép Hòa Phát từ đó đua ra giảipháp Tuy nhiên đây là một doanh nghiệp sản xuất với mặt hàng sản xuất là thép -doanh nghiệp khá đặc thù, nên tính ứng dụng giới hạn trong phạm vi các doanhnghiệp có cùng ngành, với các doanh nghiệp khác thì lại không phù hợp để áp dụng

Trong bài nghiên cứu: “Bàn về kiểm soát nội bộ và hiệu quả hoạt động

của các doanh nghiệp” của tác giả Nguyễn Thị Kim Anh - Đại học kinh tế và

quản trị kinh doanh Thái Nguyên đăng trên tạp chí tài chính ngày 01/04/2018 đãkhái quát một số nội dung chủ yếu về hệ thống KSNB trong doanh nghiệp, nhữngđặc điểm và hạn chế vốn có của hệ thống KSNB, từ đó đua ra một số biện pháp đểnâng cao hiệu quả KSNB trong doanh nghiệp Tuy nhiên, vì đây là một bài báonghiên cứu có nội dung bao hàm rộng nên chua đề cập đuợc chi tiết về hệ thốngKSNB, cũng nhu các giải pháp đua ra mang tính khái quát chung và không phảidoanh nghiệp nào cũng áp dụng đuợc

Nhìn chung, các nghiên cứu truớc đây đã trình bày đuợc hệ thống lý luận vềKSNB và hệ thống KSNB, phân tích thực trạng tại đơn vị nghiên cứu từ đó đua ranhững giải pháp để hoàn thiện hệ thống KSNB Tuy nhiên, các công trình nghiêncứu có đặc điểm nhu sau: Các luận án nghiên cứu trên quy mô rộng, tính chất tổchức, hoạt động phức tạp nên đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ đôi khi nhữnggiải pháp đua ra không phù hợp Các luận văn thì khung lý thuyết đua ra chua đuợc

rõ ràng, loại hình doanh nghiệp khá đặc thù, chua có tính ứng dụng thực tiễn cao.Các bài báo nghiên cứu khoa học khác thì lại nghiên cứu ở quy mô lớn, giải phápmang tính định huớng, khái quát cao, thiếu tính thực tiễn Hơn nữa, tuy có khánhiều công trình nghiên cứu về KSNB, hệ thống KSNB nhung chua có công trìnhnghiên cứu nào thực hiện tại Công ty Cổ phần Viễn thông Đầu tu và Thuơng mại

Quốc tế Chính vì những lí do trên tác giả chọn đề tài này nghiên cứu cho luận văntốt nghiệp.

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu của luận văn là trên cơ sở làm rõ những vấn đề lý luận

và thực tiễn về KSNB tại Công ty Cổ phần Viễn thông Đầu tu và Thuơng mại Quốc

tế để đề xuất các giải pháp hoàn thiện KSNB tại Công ty

Để thực hiện các mục đích trên, nhiệm vụ nghiên cứu đặt ra là:

thông Đầu tu và Thuơng mại Quốc tế, chỉ ra những kết quả đạt đuợc, xác địnhnhững hạn chế, bất cập cần bổ sung, hoàn thiện; nguyên nhân của những hạn chế,bất cập tại doanh nghiệp này

tại Công ty Cổ phần Viễn thông Đầu tu và Thuơng mại Quốc tế nhằm ngăn ngừa,hạn chế tới mức thấp nhất ảnh huởng bất lợi của các rủi ro trọng yếu đến các mụctiêu của Công ty

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

ty Cổ phần Viễn thông Đầu tu và Thuơng mại Quốc tế nói riêng

Công ty Cổ phần Viễn thông Đầu tu và Thuơng mại Quốc tế, cụ thể nghiên cứu vềcách thức thiết kế và vận hành KSNB theo 05 yếu tố cấu thành là: Môi truờng kiểmsoát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát cáckiểm soát

Các số liệu và thông tin khảo sát đuợc thực hiện tại Công ty Cổ phần Viễnthông Đầu tu và Thuơng mại Quốc tế thời kỳ từ năm 2016 đến năm 2018

5 Phương pháp nghiên cứu

Phuơng pháp chung: trong suốt quá trình nghiên cứu phuơng pháp của chủnghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử đuợc sử dụng để nghiên cứucác sự vật, hiện tuợng trong mối quan hệ biện chứng với nhau

Phương pháp nghiên cứu cụ thể: Luận văn sử dụng tổng hợp một số phươngpháp nghiên cứu định tính sau:

những vấn đề lý luận và thực tiễn về KSNB tại các doanh nghiệp hiện nay

được sử dụng để nêu lên thực trạng về KSNB tại Công ty Cổ phần Viễn thông Đầu

tư và Thương mại Quốc tế Phương pháp chuẩn tắc được sử dụng để đánh giá thựctrạng, xác định nguyên nhân từ đó đề xuất một số giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiệnKSNB tại Công ty

việc của mọi cá nhân trong công ty từ bộ máy quản lý đến các phòng ban chức năng

có liên quan để tìm hiểu thực trạng công tác KSNB tại Công ty

số liệu ở các thời kỳ làm cơ sở đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tạiCông ty

xử lý số liệu để trình bày làm rõ các nội dung nghiên cứu

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn

Công ty Cổ phần Viễn thông Đầu tư và Thương mại Quốc tế nói riêng

Công

ty Cổ phần Viễn thông Đầu tư và Thương mại Quốc tế nhằm nâng cao hiệu quảquản lý, phát triển hoạt động kinh doanh trong thời gian tới và giúp doanh nghiệpđạt được các mục tiêu khác của mình

Ngoài ra, luận văn còn có thể làm tài liệu tham khảo cho các đối tượng quản

lý đặc biệt là cấp quản lý của các doanh nghiệp thương mại và cho các đối tượngnghiên cứu khác

7 Ket cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn được

kết cấu thành 3 chương:

Chương 1: Lý luận chung về kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Viễn thông Đầu

tư và Thương mại Quốc tế

Chương 3: Định hướng và giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty

Cổ phần Viễn thông Đầu tư và Thương mại Quốc tế

CHƯƠNG 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC

DOANH NGHIỆP

•

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Khi các đơn vị hoạt động ngày càng phát triển và quy mô ngày càng mở rộngthì chức năng kiểm soát càng trở nên cấp thiết Bởi vì khi quy mô nhỏ, phát sinhnghiệp vụ ít, NQL có thể thường xuyên KS được mọi hoạt động tại đơn vị mình,nhưng khi quy mô trở nên lớn và phức tạp, cùng với đó các sự kiện phát sinh cũngnhiều hơn thì không một NQL nào có thể kiểm soát một cách sát sao đến hoạt độngtại đơn vị mình nữa Trong lĩnh vực kiểm toán, từ lâu, các kiểm toán viên đã nhậnthức được ảnh hưởng của KS đối với các BCTC của đơn vị và đã phát triển các kỹnăng tìm hiểu, đánh giá để phục vụ cho công tác kiểm toán Chính vì những lí dotrên, khái niệm về KSNB đã ra đời, phát triển và dần trở thành một hệ thống lý luận

về KS trong tổ chức, không những phục vụ cho công việc của kiểm toán viên màcòn liên quan mật thiết đến vấn đề quản trị doanh nghiệp Một số khái niệm và địnhnghĩa về KSNB có thể kể đến như:

Năm 1992, COSO đã đưa ra khái niệm về KSNB như sau: “KSNB là quátrình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nóđược thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu:đảm bảo sự tin cậy của BCTC; đảm bảo sự tuân thủ các quy định và luật lệ; đảmbảo các hoạt động được thực hiện hiệu quả”[10, tr2] Khái niệm này của COSOđược đưa ra trên cơ sở nghiên cứu chuyên sâu về KSNB để đưa ra sự thống nhất vềKSNB phục vụ cho nhu cầu của các đối tượng khác nhau nhằm tăng độ tin cậy củathông tin do các doanh nghiệp cung cấp đặc biệt là các doanh nghiệp niêm yết trênsàn giao dịch chứng khoán Khái niệm này của COSO tương đồng với khái niệmKSNB do The International Federation of Accountant (Liên đoàn kế toán quốc tế)

ban hành tại chuẩn mực Kiểm toán quốc tế (ISA 315) sau này Trong khái niệm nêutrên, COSO tập trung vào 4 nội dung cụ thể sau:

- KSNB là một quá trình: bất kỳ hoạt động nào của đơn vị cũng đều phải

tuân

thủ theo quy trình nhu sau: lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch và giám sát việcthực

đơn vị cần KS chặt chẽ việc thực hiện ở tất cả các khâu trong quy trình một cáchthuờng xuyên, liên tục và là nội dung hoạt động cơ bảncủa đơn vị

- KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người: Mọi chủ thể trongđơn vị

từ NQL, HĐQT đến các nhân viên đều tham gia vào công tác KSNB Các chủ thểnày sẽ là nguời xây dựng các mục tiêu cần đạt đuợc, đua ra các biện pháp kiểm soát

để đảm bảo đạt đuợc mục tiêu và cũng là nguời thực hiện các biện pháp KS đó Dokhả năng, kinh nghiệm, kiến thức của mỗi nguời khác nhau nên việc trao đổi, hiểu

và hành động đôi khi khó thống nhất Vì thế, để KSNB có hiệu quả thì mọi thànhviên trong một tổ chức phải hiểu rõ về trách nhiệm và quyền hạn của mình, xác địnhđuợc các mục tiêu, nhiệm vụ, cách thức thực hiện để đạt đuợc mục tiêu của tổ chức

- KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho NQL: KSNB không cung cấp

sự đảm bảo tuyệt đối cho việc đạt đuợc việc đạt đuợc mục tiêu mà đơn vị đề ra Quátrình vận hành cơ chế kiểm soát có thể xảy ra những sai sót do sai lầm của connguời, yếu tố ngoại cảnh dẫn đến không đạt đuợc các mục tiêu KSNB chỉ có thểphát hiện, ngăn ngừa những sai phạm mà không đảm bảo đuợc các sai phạm nàykhông bao giờ xảy ra Cùng với đó, nguyên tắc cơ bản trong việc đua ra quyết địnhquản lý là lợi ích mong đợi thu đuợc từ quá trình KS phải lớn hơn chi phí cho quátrình kiểm soát đó Chính vì thế dẫn đến tình trạng, nếu chi phí cho quá trình kiểmsoát để giảm thiểu các rủi ro quá cao thì NQL vẫn không áp dụng các thủ tục đểkiểm soát các rủi ro đó mặc dù họ có nhận thức đuợc tác hại của rủi ro đó

- KSNB đảm bảo các mục tiêu: KSNB huớng tới 3 mục tiêu là: Mục tiêu về

hoạt động, mục tiêu về BCTC, mục tiêu về sự tuân thủ

Tuy nhiên do sự phát triển, thay đổi không ngừng của môi truờng kinh doanhcũng nhu hoạt động điều hành của các doanh nghiệp nên mục tiêu của KSNB theo

COSO 1992 đã không còn đáp ứng được với sự thay đổi đó Cũng vì lí này, COSO

đã phát hành Báo cáo KSNB - Khuôn khổ hợp nhất cập nhật vào năm 2013 bổ sungkhái niệm KSNB như sau: “KSNB là một quá trình do người quản lý, hội đồngquản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sựđảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu liên quan đến hoạt động, báo cáo vàtuân thủ”[ 11, tr3] Cho đến nay, đây là định nghĩa về KSNB được chấp nhận rộngrãi nhất So với khái niệm trước đây, trong khái niệm này hai mục tiêu về cơ bảnvẫn giữ nguyên duy chỉ có mục tiêu về báo cáo thì được mở rộng hơn, không chỉđảm bảo độ tin cậy của BCTC mà còn của các báo cáo phi tài chính và báo cáo nội

bộ khác Có thể khái quát khái niệm về KSNB bằng sơ đồ như sau:

Sơ đồ 1.1: Khái quát khái niệm kiểm soát nội bộ theo quan điểm của COSO

Tác giả Robert R Moeller khi nghiên cứu KSNB ứng dụng cho mục đíchKTNB đã phát triển thêm lý luận của COSO và bổ sung thêm một số mục tiêu củaKSNB như sau: “KSNB là một quá trình được thiết kế bởi nhà quản lý và áp dụngtrong đơn vị nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý về: độ tin cậy của thông tin tài chính

và thông tin hoạt động; tuân thủ các chính sách, thủ tục, nội quy, quy chế và luậtpháp; bảo vệ tài sản; thực hiện được sứ mệnh, mục tiêu và kết quả của các hoạtđộng hoặc chương trình của đơn vị; đảm bảo tính chính trực và giá trị đạo đức”[12,tr24] Khái niệm này có điểm mới là mục tiêu “đảm bảo tính chính trực và giá trịđạo đức” Để nền kinh tế phát triển bền vững thì mỗi một tổ chức cần phải có tráchnhiệm với chính mình và với xã hội, đó cũng là mục tiêu về giá trị đạo đức mà

KSNB cần đạt tới.

Tại Việt Nam, trên cơ sở kế thừa và phát triển chuẩn mực Kiểm toán quốc tếISA 315, chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 (VSA 315) hiện nay ban hành kèmtheo thông tu 214/2012/TT-BTC ngày 21/12/2012 có hiệu lực kể từ ngày01/01/2014 đã đua ra định nghĩa về KSNB nhu sau: “KSNB là quy trình do banquản trị, ban giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duytrì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt đuợc mục tiêu của đơn vị trong việcđảm bảo độ tin cậy của BCTC, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủpháp luật và các quy định có liên quan”[ VSA 315, điểm c, điều 4] Khái niệm này

đã tiếp cận theo huớng đánh giá rủi ro và cũng bao gồm 05 yếu tố cấu thành nhuquan điểm của COSO

Nhìn chung, khái niệm về KSNB theo quốc tế hay Việt Nam đều thống nhấtnhau ở những các điểm chung là: KSNB là một quá trình; KSNB đuợc thiết kế vàvận hành bởi con nguời cụ thể là nhà quản lý, HĐQT và toàn bộ nhân viên trongđơn vị; KSNB đảm bảo thực hiện các mục tiêu của đơn vị đó

1.1.2 Vai trò chủ yếu của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Trong mỗi doanh nghiệp, để quá trình quản trị và điều hành hoạt động sảnxuất kinh doanh của NQL đuợc tiến hành thuận lợi và có hiệu quả thì việc thiết kế

và vận hành KSNB hợp lý và hiệu quả có ý nghĩa hết sức quan trọng Nó sẽ giúpthông tin giữa các cấp trong đơn vị kịp thời và có độ tin cậy cao Có thể xác địnhmột số vai trò trọng yếu của KSNB nhu sau:

Thứ nhất: Ngăn ngừa, phát hiện các sai phạm và gian lận trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Do các công đoạn trong quá trình sản xuất

kinh doanh của doanh nghiệp đều do con nguời thực hiện và họ có thể mắc nhữngsai sót do chủ quan hoặc cố ý Vì thế, KSNB bằng các quy định, chính sách củamình sẽ giúp doanh nghiệp sàng lọc đuợc những sai phạm, gian lận nhu trên

Thứ hai: Giúp BLĐ doanh nghiệp chuyên môn hóa công tác quản lý điều hành và quản lý sản xuất kinh doanh có hiệu quả Doanh nghiệp đuợc quản lý

không chỉ đơn thuần dựa vào niềm tin, trực giác mà theo một cách khoa học đuợc

cụ thể bằng các nội quy, quy chế Đồng thời KSNB giúp BLĐ doanh nghiệp giảmtải việc giải quyết các công việc mang tính sự vụ để tập trung vào các vấn đề mangtính chất sống còn của doanh nghiệp nhu chiến luợc phát triển kinh doanh KSNB

có hiệu quả giúp tài sản đuợc bảo vệ và thông tin không bị lạm dụng, sử dụng saimục đích

Thứ ba: Giúp doanh nghiệp lập BCTC kịp thời, đáng tin cậy và tuân thủ các

quy định của pháp luật Bản thân việc thực hiện các quy chế của công ty đã tuân thủpháp luật, nên mọi thông tin phản ánh hoạt động của doanh nghiệp bản thân nó đã

có độ tin cậy cao hơn, giúp cho việc lập báo cáo không mất thời gian thu thập lạithông tin nhu thông thuờng nên việc lập BCTC sẽ diễn ra đuợc nhanh chóng và kịpthời hơn

Thứ tư: Gia tăng độ tin cậy KSNB đuợc xây dựng đầy đủ và hiệu quả sẽ

giúp ích cho công việc của kiểm toán viên thông qua việc hỗ trợ quá trình xác định

và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu của doanh nghiệp làm cơ sở xác định đuợccác thủ tục kiểm toán cần thiết Thông tin doanh nghiệp cung cấp với các cơ quannhà nuớc đáng tin cậy hơn do KSNB đã bao hàm mục tiêu tuân thủ quy định củapháp luật Thông tin cung cấp cho các đối tuợng ngoài doanh nghiệp khác cũngđáng tin hơn, tính trung thực và sự minh bạch trong hoạt động của doanh nghiệpcũng cao hơn

1.1.3 Mục tiêu kiểm soát nội bộ

KSNB ra đời để đảm bảo các mục tiêu sau:

Thứ nhất, tài sản của đơn vị phải được bảo vệ tốt nhất Tài sản là yếu tố có ý

nghĩa quyết định đến quá trình thực hiện mục tiêu của đơn vị tuy nhiên các tài sảnnày có thể bị đánh cắp, bị sử dụng sai mục đích, hoặc bị hu hại, tổn thất nếu khôngđuợc bảo vệ thích hợp Chính vì vậy, để đạt đuợc mục tiêu hoạt động, truớc hết phảiđặt ra mục tiêu bảo vệ tài sản để hạn chế thấp nhất thiệt hại về tài sản do các nguyênnhân ở trên gây ra

Thứ hai, đảm bảo thông tin đặc biệt là thông tin kế toán tin cậy, chính xác, kịp thời, khách quan và phải được lưu giữ, bảo vệ một cách đáng tin cậy Do thông

tin là căn cứ để hình thành các quyết định trong quản lý nên các thông tin này phảiđáp ứng đuợc các yêu cầu phục vụ cho các mục đích quản lý khác nhau, đạt mụctiêu hiệu quả nhất Trong hoạt động kinh doanh cũng nhu một số hoạt động kháccần đuợc bảo mật, các thông tin cần phải đuợc luu giữ, bảo quản theo đúng yêu cầu,

để tránh rò rỉ cho các đối tuợng không cần thiết, tiềm ẩn nguy cơ dẫn đến các rủi ro

Thứ ba, tuân thủ các chính sách, chế độ pháp lý, tất cả hoạt động của đơn vị

đều phải thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành Pháp luật do Nhà nuớcquy định đều nhằm điều chỉnh hành vi mọi hoạt động của các bộ phận, cá nhân liênquan đến quá trình thực hiện mục tiêu của từng tổ chức Việc bất chấp các quy địnhcủa pháp luật để đạt đuợc mục tiêu làm tăng rủi ro cho đơn vị Chính vì vậy KSNBphải đua ra đuợc các chính sách, quy định để ngăn chặn truớc mọi biểu hiện có thể

vi phạm pháp luật và bảo đảm các hành động phải đuợc tuân thủ đúng quy định củapháp luật

Thứ tư, bảo đảm được hiệu quả của mọi hoạt động và phát huy được năng lực, tính chủ động, sáng tạo của các cấp quản lý Quá trình hoạt động và quản lý rất

dễ có sự trùng lặp hay lặp đi lặp lại của những thao tác dẫn đến lãng phí và kémhiệu quả trong sử dụng các nguồn lực Quá trình này cũng dễ đua đến những hànhđộng độc đoán, chuyên quyền và dẫn đến làm thui chột khả năng sáng tạo, năngđộng của các cấp quản lý Chính vì vậy, các thủ tục KSNB sẽ ngăn ngừa truớcnhững phát sinh không cần thiết này và đó cũng là cách đảm bảo các hoạt độngđuợc tiến hành một cách có hiệu quả nhất

Ở mỗi loại hình hoạt động các mục tiêu có thể đuợc uu tiên khác nhau: Đốivới hoạt động sản xuất kinh doanh uu tiên mục tiêu là lợi nhuận, huớng tới việc sửdụng hiệu quả các nguồn lực Đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp thì KSNB lại

uu tiên huớng tới việc đảm bảo tính tuân thủ pháp luật

Có thể thấy các mục tiêu của KSNB bao trùm lên mọi hoạt động của đơn vị,

có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại cũng nhu sự phát triển của đơn vị Các mụctiêu có mối quan hệ chặt chẽ, qua lại với nhau nhung cũng có những lúc các mụctiêu này mâu thuẫn với nhau Ví dụ: khi thực hiện mục tiêu mục tiêu thứ 2 về tính

trung thực, hợp lý của BCTC thì mục tiêu thứ ba về đảm bảo tính tuân thủ pháp luật

và mục tiêu thứ 4 về hiệu quả hoạt động Do BCTC đuợc xem là trung thực, hợp lýkhi quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin đuợc thực hiện theo các quyđịnh pháp luật, theo chế độ và các chuẩn mực kế toán Và các thông tin trên BCTC

đó là cơ sở để các NQL đua ra quyết định kinh tế tài chính đảm bảo cho việc thựchiện có hiệu quả các mục tiêu của doanh nghiệp Khi thực hiện mục tiêu bảo vệ tàisản thì mục tiêu hiệu quả hoạt động có thể không đuợc đảm bảo hoàn toàn đó là sựmâu thuẫn trong các mục tiêu của KSNB Chính vì mối quan hệ đa chiều thế nêncác thủ tục KSNB phải đuợc xây dựng trên cơ sở kết hợp hài hòa các mục tiêu đểđạt đuợc hiệu quả tốt nhất

1.1.4 Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ

KSNB đuợc coi là hiệu lực và hiệu quả nếu nó giúp đảm bảo các mục tiêu vềhoạt động, thông tin và tuân thủ Tuy nhiên, để đạt mục đích trên thì điều đầu tiên làcần phải đảm bảo tính đầy đủ của các thành phần cấu thành Các thành phần củaKSNB có hoạt động thực thực sự không? Quy mô của doanh nghiệp cũng có ảnhhuởng nhu thế nào?

Trong luận văn này, tác giả sử dụng định nghĩa theo VSA 315 về KSNB bởi

vì chuẩn mực này tuơng đồng với quan điểm của COSO về KSNB Theo đoạn A51,VSA 315, KSNB bao gồm 05 yếu tố cấu thành nhu sau:

1.1.4.1 Môi trường kiểm soát

“Môi trường kiểm soát bao gồm các chức năng quản trị và quản lý, các quanđiểm, nhận thức và hành động của Ban quản trị, BGĐ liên quan đến KSNB và tầmquan trọng của KSNB đối với hoạt động của đơn vị Môi trường kiểm soát tạo nênđặc điểm chung của một đơn vị, có tác động trực tiếp đến ý thức của từng thànhviên trong đơn vị về công tác kiểm soát”[A69, VSA 315] Môi trường KS tạo nênđặc thù riêng của mỗi doanh nghiệp, là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tính hiệulực và hiệu quả của KSNB Cùng một chính sách và thủ tục KS, nếu áp dụng trongđơn vị mà NQT cấp cao có nhận thức rõ ràng về KSNB mang lại kết quả khác với

áp dụng tại đơn vị mà NQT coi nhẹ KSNB Môi trường kiểm soát mạnh là nền tảngvững chắc cho các bộ phận khác trong KSNB từ đó giúp KSNB mạnh hơn Môitrường KS bao gồm yếu tố bên trong và yếu tố bên ngoài Yếu tố bên trong là thái

độ và đánh giá của NQL về quá trình KSNB và tầm quan trọng của KSNB đối vớiđơn vị Trong khi đó yếu tố bên ngoài là các yếu tố không chịu sự KS của các NQLnhưng lại có ảnh hưởng đến quan điểm, thái độ, phong cách điều hành cũng nhưthiết lập các thủ tục KS bao gồm: sự KS của các cơ quan chức năng nhà nước (cơquan thuế, hải quan, thanh tra ), ảnh hưởng của các chủ nợ, ảnh hưởng của môitrường pháp lý, nhà đầu tư, các chính sách kinh tế xã hội Các yếu tố của môitrường KS có thể kể đến là:

Thứ nhất, đặc thù về quản lý: Là yếu tố liên quan tới việc truyền đạt thông

tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức, cam kết về năng lựccùng với triết lý và phong cách điều hành của NQT, đặc biệt là NQT cấp cao tạidoanh nghiệp và phân công, phân nhiệm tại đơn vị Đây là những yếu tố then chốthình thành nên đặc thù quản lý trong đơn vị Hiệu quả của kiểm tra, KS phụ thuộcrất nhiều vào NQL bởi vì nếu NQL nhận thức được rằng kiểm tra, KS là quan trọngthì sẽ hướng các nhân viên cũng nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra, KS củadoanh nghiệp và tuân thủ mọi quy định đề ra, thái độ và sự quan tâm của NQL cấpcao đối với KSNB hữu hiệu sẽ được lan tỏa đến toàn doanh nghiệp để thực hiện.Quan điểm và phong cách điều hành của NQL sẽ ảnh hưởng đến chính sách, chế độ,

các quy định và cách thức tổ chức, kiểm tra, KS trong doanh nghiệp, bởi chính họ làngười thiết lập ra các chính sách, thủ tục và phê chuẩn để áp dụng tại đơn vị NeuNQL là người chú trọng đến mục đích tối đa lợi nhuận, sẽ có xu hướng xem nhẹ rủi

ro, các thủ tục KS mà họ thiết kiết và xây dựng cũng vì đó mà đơn giản, lỏng lẻohơn, họ không có sự quan tâm cần thiết đến KSNB Ngược lại, nếu NQL thận trọng,

có xem xét đánh giá rủi ro một cách có hệ thống, thì các thủ tục KS mà họ thiết kếcũng sẽ chặt chẽ hơn Triết lý và phong cách điều hành của NQL còn thể hiện rõnhất trong việc lập BCTC của doanh nghiệp, thể hiện qua việc lựa chọn các nguyêntắc kế toán một cách thận trọng hoặc ít thận trọng khi có nhiều lựa chọn khác nhau

về nguyên tắc kế toán, hoặc sự kín kẽ và thận trọng khi xây dựng các ước tính kếtoán Đặc thù về quản lý còn thể hiện ở việc phân bổ quyền lực Tùy vào quy môcũng như loại hình hoạt động mà các doanh nghiệp có thể bố trí cơ cấu tổ chức khácnhau Tuy nhiên nếu một đơn vị tập trung quyền lực vào một người thì cần phải chú

ý đến phẩm chất và năng lực của người đó, còn nếu tại đơn vị mà quyền lực phântán cho nhiều người thì cần quan tâm đến việc phân quyền tránh lạm dụng quyền

Thứ hai, cơ cấu tổ chức: phản ánh việc phân chia quyền, trách nhiệm và

nghĩa vụ của mọi thành viên trong đơn vị cũng như mối quan hệ hợp tác, phối hợp,

KS và chia sẻ thông tin lẫn nhau trong cùng một đơn vị Một cơ cấu tổ chức phùhợp sẽ giúp cho việc điều hành, kiểm soát của NQT được thực hiện hợp lý, tránhchồng chéo, bỏ trống trong quá trình thực hiện, ngăn ngừa có hiệu quả các hành vigian lận và sai sót có thể xảy ra, đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuốngdưới trong việc ban hành và thực hiện các quyết định Cơ cấu tổ chức cần phù hợpvới quy mô và hoạt động của công ty, được mô tả thông qua sơ đồ tổ chức, trong đóxác định được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và thể thức báo cáophù hợp, phải đảm bảo được một số nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Có sự phân công chức năng, nhiệm

vụ rõ ràng giữa từng cá nhân, từng bộ phận trong doanh nghiệp Sự KS phải trênmọi hoạt động của đơn vị, không bỏ sót sự KS đối với bất cứ bộ phận nào, tránh KSchồng chéo nhưng cần đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận

- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: có phân chia rõ ràng giữa các chức năng phêchuẩn, thực hiện nghiệp vụ, ghi chép sổ sách và bảo quản tài sản.

Thứ ba, chính sách và thủ tục về nhân sự: bao gồm toàn bộ các phuơng pháp

quản lý nhân sự và các chế độ của doanh nghiệp đối với việc tuyển dụng, bố trí, đàotạo, khen thuởng, kỷ luật và đề bạt đối với nhân viên của mình Chính sách nhân sựthể hiện yêu cầu về giá trị đạo đức và năng lực làm việc mà doanh nghiệp mong đợi

từ nhân viên Bởi vì đội ngũ nhân viên là chủ thể trực tiếp thực hiện các thủ tục KS,nên KSNB có thiết kế tốt nhung nguời vận hành lại không có năng lực và phẩmchất đạo đức thì cũng không thể phát huy hiệu quả Các nhân viên cần đuợc đào tạobằng những hình thức hợp lý để đảm bảo họ có đủ năng lực và phẩm chất đạo đức,

bố trí công việc phù hợp với năng lực chuyên môn để có thể phát huy tối đa khảnăng vào công việc Bên cạnh đó doanh nghiệp phải có chính sách nhân sự rõ ràng,hợp lý, đảm bảo công bằng, khuyến khích nguời có năng lực, có trình độ, có phẩmchất đạo đức tốt cùng với đó là các biện pháp kỷ luật thích đáng Chính sách nhân

sự tốt là yếu tố đảm bảo cho môi truờng KS mạnh và đuợc biểu hiện thông qua cáccông việc cụ thể nhu sau:

giá, đề bạt, trả luơng, phụ cấp để khuyến khích mọi nguời làm việc liêm chính, hiệuquả;

chất luợng nhân sự cho từng vị trí trong tổ chức;

chính sách uu tiên, uu đãi phải hợp lý để tránh truờng hợp nhân viên vì để hoànthành chỉ tiêu hoặc muốn đuợc uu tiên mà có các hành động vô kỷ luật, gian dối

Thứ tư, công tác kế hoạch: Công tác kế hoạch bao gồm một hệ thống các chỉ

tiêu kế hoạch và dự toán nhu kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, tài chính , là giai đoạn

vô cùng quan trọng khi bắt đầu thực hiện bất kỳ một công việc nào dù là lớn haynhỏ Kế hoạch không chỉ là định huớng cho công việc sẽ làm mà còn là công cụ để

KS quá trình thực hiện công việc đó thông qua việc đánh giá tình hình thực hiện.Neu công tác kế hoạch đuợc tiến hành một cách có khoa học, nghiêm túc và sát vớitình hình thực tế thì sẽ là công cụ KS hiệu quả Bởi vì việc thực hiện kế hoạch cóthể bị ảnh huởng bởi tình hình thực tế, các nhân tố khách quan cũng nhu phát sinhchủ quan trong quá trình thực hiện, nên cần phải theo dõi những nhân tố ảnh huởngđến kế hoạch đã lập để có biện pháp điều chỉnh, xử lý kịp thời.

Thứ năm, bộ máy kiểm soát: Bộ máy kiểm soát thuờng là một nhóm nguời

trong bộ máy lãnh đạo cấp cao nhất am hiểu về lĩnh vực KS, không kiêm nhiệmchức vụ quản lý đuợc lập ra nhằm mục đích giám sát sự chấp hành pháp luật củadoanh nghiệp; kiểm tra giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ; giám sát quátrình lập BCTC của đơn vị Bộ máy KS thuờng đuợc thành lập ở những doanhnghiệp có quy mô lớn, hoạt động tuơng đối phức tạp để nâng cao chất luợng KS củadoanh nghiệp

Thứ sáu, kiểm toán nội bộ là một bộ phận hoạt động độc lập, tách rời với các

công việc của các bộ phận chức năng khác trong đơn vị, trực thuộc cấp lãnh đạo caonhất, đuợc thiết lập trong một doanh nghiệp để kiểm tra và đánh giá toàn bộ hoạtđộng của một đơn vị một cách khách quan, từ đó đua ra các kiến nghị, tu vấn chocác cấp lãnh đạo để nâng cao chất luợng, hiệu quả hoạt động quản trị và đảm bảomục tiêu doanh nghiệp đề ra Bộ phận này không bị giới hạn ở việc kiểm toánBCTC nhu đối với kiểm toán độc lập mà có thể thực hiện ở bất kỳ lĩnh vực nàotrong doanh nghiêp nhu mua hàng, quản lý tài chính, nhân sự, bán hàng từ đóthông tin về hoạt động của đơn vị mà bộ phận này cung cấp sẽ kịp thời, chính xáchơn, các hoạt động KS cũng đuợc đánh giá để có những điều chỉnh cho thích hợpsau này Nhân viên trong bộ phận này phải đuợc tuyển chọn có đủ năng lực vàphẩm chất đạo đức, đuợc giao quyền thích hợp, hoạt động độc lập với bộ phận đuợckiểm tra, các báo cáo đuợc trực tiếp gửi lên TGĐ và HĐQT, có nhu vậy họ mớiphát huy đuợc hết vai trò trong một tổ chức KTNB là công cụ phát hiện và cải tiếnnhững yếu điểm của hệ thống quản lý doanh nghiệp trong đó có KSNB nhờ đó cácNQL cấp cao trong doanh nghiệp có thể KS hoạt động của doanh nghiệp, quản lý

rủi ro tốt hơn, tăng khả năng đạt được mục tiêu và khả năng cạnh tranh Đồng thời,KTNB làm tăng thêm niềm tin của các cổ đông vào chất lượng quản lý nội bộ, từ đólàm tăng giá trị của doanh nghiệp trên thị trường.

Thứ bảy, các yếu tố bên ngoài: Các nhân tố thuộc môi trường bên ngoài là

những nhân tố vượt ra ngoài sự KS của NQL đơn vị nhưng lại ảnh hưởng rất lớnđến thái độ, phong cách điều hành của NQL cũng như thiết kế và vận hành các quychế và thủ tục KSNB Thuộc nhóm nhân tố này gồm có: ảnh hưởng của các cơ quanchức năng của Nhà nước (thuế, hải quan, tài chính, thống kê, kho bạc ); các chủ

nợ và trách nhiệm pháp lý có liên quan; đường lối phát triển đất nước

Như vậy, nhận thức của NQL về tầm quan trọng của các yếu tố thuộc về môitrường KS sẽ là tiền đề cho việc thiết kế các bộ phận hợp thành tiếp theo giúpKSNB có thể phát huy tính hiệu quả và phù hợp với doanh nghiệp

1.1.4.2 Quy trình đánh giá rủi ro

Nếu môi trường KS là nền tảng để xây dựng KSNB thì quy trình đánh giárủi ro lại là nền tảng để xác định trọng tâm công việc KS Mỗi đơn vị luôn phải đốimặt với các rủi ro phát sinh từ môi trường bên trong lẫn bên ngoài, đây là yếu tố rấtkhó kiểm soát, vì vậy, để hạn chế những rủi ro này ở mức có thể chấp nhận được,đơn vị phải nhận dạng và phân tích rủi ro trên cơ sở các mục tiêu đã được thiết lập

từ đó đưa ra cách thức để kiểm soát các rủi ro này Quy trình đánh giá rủi ro sẽ giúpnhận diện và phân tích các rủi ro đối với quá trình thực hiện các mục tiêu đã đề racủa đơn vị, từ đó thiết kế các thủ tục KS giúp phát huy hiệu quả và hiệu năng củaKSNB Cụ thể, quy trình đánh giá rủi ro sẽ được thực hiện thông qua các bước sau:

Xác định

mục tiêu Nhận diệnrủi ro

Phân tích vàđánh giá rủiro

Quyết địnhhành độngthích hợp

Xác định mục tiêu: xác định mục tiêu là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi

ro bởi vì nếu sự kiện đó có ảnh hưởng tiêu cực đến mục tiêu mà doanh nghiệp đặt ra

sẽ trở thành rủi ro trọng yếu mà đơn vị cần quan tâm NQT phải thiết lập các mục

tiêu KS cần đạt được bao gồm cả mục tiêu tổng quát và mục tiêu chi tiết Mục tiêutổng quát bao gồm mục tiêu về hoạt động, tuân thủ Mục tiêu chi tiết là mục tiêu KStùy đối tượng KS cụ thể Trong mỗi đơn vị, các mục tiêu thường tương trợ nhau, vìvậy khi xem xét đánh giá mục tiêu này cần phải đặt nó trong sự tương quan với cácmục tiêu khác.

Nhận diện rủi ro: NQT phải có hiểu biết căn bản về quản trị rủi ro, coi việc

nhận diện rủi ro là quá trình bắt buộc thì mới xác định được khả năng đạt được mụctiêu của mình Rủi ro được xác định ở hai mức độ là rủi ro của toàn đơn vị, rủi rotừng bộ phận Rủi ro của toàn đơn vị có thể phát sinh do các nhân tố bên trong nhưnăng lực của nhân viên, thay đổi NQL, ngành nghề kinh doanh của đơn vị, hệ thống

xử lý thông tin bị trục trặc và bên ngoài đơn vị như các quy định mới của luậtpháp, thay đổi thói quen của khách hàng, đối thủ cạnh tranh, sự thay đổi của côngnghệ Việc nhận diện rủi ro được thực hiện thông qua việc định kỳ đánh giá vàxem xét lại các nhân tố ảnh hưởng tới rủi ro, đặc biệt là các nhân tố liên quan đếnnăng lực của nhân viên, những kinh nghiệm về rủi ro đã xảy ra trong quá khứ, quyđịnh luật pháp có liên quan Tiếp theo đó, tiến hành xác định nhân tố chính gây rarủi ro và thực hiện việc ước tính khả năng xảy ra rủi ro trên cơ sở nhận diện rủi ro ởtừng bộ phận trong đơn vị, từng hoạt động cụ thể Việc đánh giá đúng các rủi ro bộphận giúp duy trì rủi ro toàn đơn vị ở mức hợp lý

Phân tích và đánh giá về rủi ro: Nguồn lực của doanh nghiệp thì có hạn

trong khi số lượng các rủi ro là rất lớn Chính vì vậy việc đánh giá khả năng xảy rarủi ro và ảnh hưởng của rủi ro đến đơn vị trong trường hợp nó xảy ra để từ đó đưa

ra quyết định hành động thích hợp là rất quan trọng Tuy nhiên các NQT cần chú ý

là rủi ro có thể phát sinh từ nhiều nhân tố bên trong và bên ngoài như đã nêu trên và

từ hạn chế cố hữu của KSNB, nên việc đánh giá đúng nguyên nhân dẫn đến rủi rolàm cơ sở đưa ra biện pháp kiểm soát thích hợp là rất quan trọng

Quyết định các hành động thích hợp đối với các rủi ro: Sau khi đã xác định

được rủi ro và mức độ ảnh hưởng của rủi ro đến mục tiêu của mình, các đơn vị cóthể có biện pháp thích hợp để ứng phó với rủi ro như giảm thiểu rủi ro, chấp nhận

rủi ro hay chia sẻ rủi ro trên cơ sở xem xét các giả định về rủi ro, phân tích chi phí

bỏ ra để giảm rủi ro để lựa chọn biện pháp đối phó tương ứng, thiết lập các thủ tụckiểm soát bổ sung để nâng cao tính hữu hiệu của KS trong việc đối phó với rủi ro.Thông qua việc thu thập, xử lý, cung cấp báo cáo về những sự thay đổi đặc biệt là

sự thay đổi của môi trường hoạt động, tái cơ cấu, thay đổi nhân sự, hệ thống máytính, kỹ thuật mới đơn vị cần xây dựng cơ chế nhận diện tác động của những sựthay đổi này Đây là một việc không hề đơn giản nhưng nếu đơn vị làm được thì cóthể tạo cơ hội hạn chế rủi ro

1.1.4.3 Hệ thống thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duytrì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báocáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ cả cho nội bộ vàbên ngoài Thông tin được cung cấp thông qua hệ thống thông tin trên cơ sở đảmbảo các yêu cầu về chất lượng của thông tin thích hợp, kịp thời, cập nhật và chínhxác

Hệ thống thông tin là hệ thống trợ giúp, trao đổi thông tin, mệnh lệnh,

chuyển giao kết quả, được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới và ngược lại, giữacác bộ phận với nhau trong một thể thống nhất Hiện nay với sự phát triển của hệthống mạng máy tính, việc truyền đạt thông tin cũng trở lên dễ dàng và nhanhchóng hơn, nó cho phép từng nhân viên có thể nắm bắt thông tin liên quan đến mìnhmột cách chính xác và nhanh nhất để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình

VSA 315 đặc biệt nhấn mạnh đến hệ thống thông tin kế toán trong hệ thốngthông tin của doanh nghiệp, hệ thống này có một vị trí quan trọng trong quản lý tàisản cũng như ra quyết định điều hành công ty, có vai trò trung tâm kết nối các hệthống khác Ví dụ để cung cấp tình hình về lương thì bộ phận kế toán phải phối hợpvới phòng nhân sự; để cung cấp thông tin về tình hình mua hàng, bộ phận kế toánphải phối hợp với bộ phận lập kế hoạch mua hàng Bởi vì có mối liên hệ mật thiết,

và có tính chi phối tới mọi hệ thống thông tin của các bộ phận khác, nên hệ thốngthông tin kế toán luôn cần đảm bảo tính kịp thời, chính xác nếu không sẽ kéo theo

một loạt các hoạt động của đơn vị bị ảnh hưởng.

Để hệ thống thông kế toán vận hành một cách thông suốt thì điều đầu tiên

và cũng là khâu quan trọng nhất là thiết kế được quá trình lập và luân chuyển chứng

từ Trong quy trình luân chuyển cần đưa ra yêu cầu và thời gian hoàn thành để đảmbảo sự thông suốt và chính xác Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo cácmục tiêu kiểm soát chi tiết sau: sự phê chuẩn, tính có thực, tính đầy đủ, sự đánh giá,

sự phân loại, kịp thời, chuyển sổ và tổng hợp chính xác Hiện nay phần mềm kếtoán và hệ thống mạng rất phát triển, điều này hỗ trợ rất nhiều cho hệ thống thôngtin kế toán phát triển

Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin được nêu ra để nhấn mạnh

vai trò của việc truyền đạt thông tin cả trong nội bộ đơn vị và ở ngoài đơn vị Liênquan đến vấn đề này cần chú ý các khía cạnh sau:

của mình, tiếp nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị từ cấp trên, hiểu rõ mối quan hệvới các thành viên khác và sử dụng được những phương tiện truyền thông trong đơnvị

ngoài doanh nghiệp như nhà cung cấp, khách hàng, ngân hàng, cơ quan quản lý nhànước và báo cáo cho các cấp quản trị thích hợp Ngược lại, thông tin cung cấp chocác đối tượng bên ngoài doanh nghiệp phải nhất quán, kịp thời, phù hợp với yêu cầupháp lý cho các đối tượng đó

1.1.4.4 Các hoạt động kiểm soát

Hoạt động KS bao gồm các chính sách và thủ tục KS được tiến hành đểđảm bảo các chỉ thị của NQL về đối phó với rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được cácmục tiêu của tổ chức được thực hiện Hoạt động KS tồn tại ở mọi bộ phận và mọicấp độ trong đơn vị, gồm cả hoạt động KS chung liên quan tới nhiều mục tiêu kiểmsoát KS hoạt động KS cụ thể tập trung vào từng mục tiêu riêng biệt Giữa hoạt động

KS và quy trình đánh giá rủi ro có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, thông qua đánhgiá rủi ro sẽ định hướng cho việc xây dựng có tính thực tế và phù hợp

Chính sách kiểm soát là những nguyên tắc và chỉ đạo về KS cần thiết làm cơ

sở cho việc thực hiện các KS, có thể ban hành dưới dạng văn bản hoặc thực hiệnthông qua truyền miệng, thể hiện nguyên tắc KS cơ bản và đặc thù của đơn vị Cácnguyên tắc cơ bản cần đảm bảo khi thiết kế chính sách KS như sau:

trách nhiệm và công việc cho từng cá nhân, từng bộ phận, tạo nên sự chuyên mônhóa trong công việc, đảm bảo luôn có sự kiểm tra chéo lẫn nhau để xử lý các sai sót

có thể xảy ra một cách kịp thời Đây cũng là cơ sở để khen thưởng, động viên kịpthời khi một bộ phận làm việc tốt, phát huy tinh thần trách nhiệm, tăng cường hiệuquả hoạt động của đơn vị

nhiệm trong thực thi các công việc, cho phép kiểm tra lẫn nhau trong việc thực hiệnnhiệm vụ, tránh tình trạng bỏ trống sự KS dẫn đến hành vi lạm quyền, gây thiệt hạicho đơn vị Tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp mà việc phân chia các chứcnăng phụ thuộc khác nhau, song cần cố gắng tách chức năng phê chuẩn và chứcnăng thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ và bảo quản tài sản như kế toánkhông được kiêm nhiệm thủ kho, thủ quỹ; phân chia công việc của cá nhân, bộ phậntrong mọi quy trình nghiệp vụ của đơn vị

trên giao cho quyền quyết định, giải quyết một số công việc trong phạm vi nhấtđịnh, trong điều kiện cấp trên vẫn phải chịu trách nhiệm về công việc mà mình uỷquyền và phải duy trì một sự kiểm tra nhất định Quá trình ủy quyền tiếp tục mởrộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyềnhạn nhưng vẫn tạo nên sự thống nhất và tập trung trong toàn bộ đơn vị Phê chuẩnthể hiện sự đồng ý của NQL đối với 1 nghiệp vụ được phép xảy ra Để đảm bảo cácmục tiêu KS thì tất cả các nghiệp vụ phải được phê chuẩn đúng đắn

Thủ tục kiểm soát là toàn bộ các quy định, thủ tục cụ thể để thực thi chính

sách kiểm soát Tùy loại hình hoạt động và đặc thù của đơn vị mà thủ tục kiểm soátcần phải thiết kế và áp dụng cho phù hợp, xét theo mức ảnh hưởng của kiểm soát

trong doanh nghiệp gồm có thủ tục KS trực tiếp và KS tổng quát là những thủ tụcmang tính chất tham khảo, hướng dẫn mà mọi loại hình doanh nghiệp có thể xemxét để áp dụng cho phù hợp với đơn vị mình.

động, từng bộ phận cấu thành trong đơn vị mà cần phải được KS, bao gồm nhiềuchức năng nhằm mục đích đảm bảo các mục tiêu về thông tin, hoạt động và tuânthủ Trên thực tế không thể có tập hợp thủ tục KS chuẩn áp dụng cho mọi tổ chứckhác nhau và cho mọi hoạt động nhưng có thể kể đến một số các thủ tục kiểm soátchủ yếu bao gồm: phân chia trách nhiệm đầy đủ (tránh tình trạng KS chồng chéocũng như bỏ trống KS); phê duyệt của nhà quản trị (mọi hoạt động trong doanhnghiệp muốn diễn ra phải được sự phê chuẩn đúng đắn của NQT trong phạm viquyền hạn cho phép trên hai mức độ là phê duyệt chung và phê duyệt cụ thể); kiểmsoát độc lập việc thực hiện (so sánh kết quả đạt được với dự toán, kế hoạch ban đầu

để đánh giá hiệu quả của hoạt động, mức độ hoàn thành công việc đồng thời pháthiện những điểm bất thường để có điều chỉnh thích hợp nhằm đảm bảo đạt đượcmục tiêu đã đề ra); kiểm soát xử lý thông tin (thông qua việc kiểm soát hệ thốngchứng từ và sổ kế toán để xem xét việc xử lý, cung cấp thông tin về các giao dịch,hoạt động có được phản ánh trên sổ một cách đầy đủ, chính xác, hợp lý và hợp lệhay không); kiểm soát tài sản (ban hành các quy chế, thủ tục để nhằm bảo vệ tài sản

và thông tin trong đơn vị khỏi sự mất mát, tham ô, lãng phí hoặc sử dụng sai mụcđích; thông qua các biện pháp như sử dụng trang thiết bị két sắt để bảo vệ tiền, nhàkho để bảo vệ hàng hóa , định kỳ tiến hành kiểm kê tài sản, đối chiếu số liệu trên

sổ sách để báo cáo kịp thời các chênh lệch và xử lý các sai phạm phát sinh)

công việc khác nhau trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trìnhkiểm soát Hiện nay tại các doanh nghiệp, công việc chủ yếu được xử lý bằng hệthống máy tính kết hợp với một số thủ tục thủ công Do đó, có thể chia ra làm hailoại kiểm soát là kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng, hai loại thủ tục kiểm soátnày được trình bày khá chi tiết và rõ ràng tại mục A96, A97 VSA 315

1.1.4.5 Giám sát kiểm soát

“Giám sát các kiểm soát là quy trình đánh giá hiệu quả hoạt động của kiểmsoát nội bộ trong từng giai đoạn Quy trình này bao gồm việc đánh giá tính hiệu quảcủa các kiểm soát một cách kịp thời và tiến hành các biện pháp khắc phục cần

giám sát thuờng xuyên và giám sát định kỳ

Giám sát thường xuyên đuợc thực hiện đồng thời cùng với các hoạt động

hàng ngày từ khâu lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra; đuợc lồng ghép cùng với cácthủ tục kiểm soát trực tiếp Giám sát thuờng xuyên lặp đi lặp lại liên tục sẽ giúpnâng cao hiệu quả KS Bên cạnh giám sát thuờng xuyên, NQL còn cần có thông tinđầy đủ, toàn diện và khách quan hơn về tính hiệu quả, hiệu lực của KSNB thôngqua giám sát định kỳ

Giám sát định kỳ thuờng thực hiện theo thời gian nhất định hoặc khi có tình

huống đặc biệt nhu thay đổi NQL cấp cao, tái cấu trúc Nguời thực hiện giám sátđịnh kỳ thông thuờng là nguời thực hiện hoạt động, kiểm toán viên nội bộ hoặckiểm toán viên độc lập Giám sát định kỳ sẽ giúp phát hiện nhanh những khiếmkhuyết của KSNB tuy nhiên làm phát sinh thêm chi phí cho hệ thống này Trong khi

đó, giám sát thuờng xuyên thuờng đuợc tích hợp trong các công việc thuờng ngàycủa doanh nghiệp Do đó, doanh nghiệp nên xây dựng KS theo huớng tích hợp giámsát thuờng xuyên trong quá trình KS, để giảm khối luợng thủ tục KS và tiết kiệmchi phí

Từ những khái quát chung về giám sát KS có thể cho thấy hoạt động này làrất cần thiết trong xây dựng và duy trì KSNB trong doanh nghiệp NQL cần thựchiện tốt công tác này để xác định đuợc liệu KSNB còn phù hợp và phát hiện, ngănngừa rủi ro mới không hay cần phải thay đổi để phù hợp với điều kiện mới

Tóm lại, giữa các thành phần của KSNB có mối liên hệ qua lại, tác động lẫnnhau nhằm đem lại một sự đảm bảo hợp lý cho các mục tiêu kiểm soát đặt ra vàhuớng tới đối tuợng là tất cả các hoạt động, tài sản, con nguời trong doanh nghiệp.Mối quan hệ này đuợc thể hiện qua vòng đời của KSNB nhu sau:

- Giai đoạn 1: Thiết kế các chính sách và thủ tục kiểm soát căn cứ vào môitrường kiểm soát và đánh giá về rủi ro, phân tích về hoạt động KSNB đã thực hiệnbao gồm các chính sách và thủ tục kiểm soát thường xuyên, đột xuất, định kỳ (thôngqua đánh giá rủi ro để xác định khu vực trọng yếu).

- Giai đoạn 2: Thực hiện các thủ tục kiểm soát tại đơn vị trong quá trìnhthực hiện hoạt động (với sự tham gia của NQT, kiểm soát viên, KTNB, các cá nhânkhác trong đơn vị)

- Giai đoạn 3: Nhận diện hiệu quả hoạt động thông qua sự đánh giá củakiểm soát viên, kiểm toán viên nội bộ, tự đánh giá, so sánh, kiểm tra qua hệthống

máy tính

- Giai đoạn 4: giám sát nhằm đánh giá chất lượng của KSNB xem vận hành

có tốt không, có đầy đủ không?

- Giai đoạn 5: phân tích các điểm kém hiệu quả của KSNB gây ra nhữngảnh hưởng tới hoạt động và việc đạt mục tiêu: nguyên nhân, trách nhiệm, ảnhhưởng kết hợp và những yếu điểm trọng yếu, kiến nghị điều chỉnh

Giai đoạn 1: Thiết kếcác chính sách và thủtục kiểm soát

Giai đoạn 5j Nhận diện

các yếu điểm của cácchính sách và thủ tụckiểm soát

Giai đoạn 2: Thựchiện các chính sách

và thủ tục kiểmsoát

Giai đ đoạn 4: Giám

sátchất lượng của cácchính sách và thủ tụckiểm soát

Giai đoạn 3: Đánh giáhiệu quả hoạt độngđược thực hiện trên

cơ sở các chính sách

và thủ tục kiểm soát

Sơ đồ 1.2: Vòng đời của kiểm soát nội bộ

1.1.5 Những hạn chế của kiểm soát nội bộ

KSNB tồn tại những khiếm khuyết cố hữu không thể vuợt qua dẫn đến việcchỉ đem lại sự đảm bảo hợp lý cho việc đạt đuợc mục tiêu, khiếm khuyết đó gồm:

- Doanh nghiệp thuờng yêu cầu chi phí cho KSNB không vuợt quá những lợiích mà nó mang lại Hệ thống các chính sách và thủ tục KS khả thi ngăn chặn hoàntoàn các sai sót và gian lận có thể rất tốn kém Do đó, tuy NQL có thể nhận thứcđầy đủ về các rủi ro, thế nhung chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫnkhông áp dụng các thủ tục kiểm soát đó

- Sai sót thuộc về con nguời: do sự thiếu chú ý, đãng trí, xét đoán sai hoặc dokhông hiểu rõ nhu cầu công việc, do năng lực, thiếu kinh nghiệm, không tuân theoquy trình nghiệp vụ, không tuân thủ các quy định, do mệt mỏi, áp lực công việcnhiều, sự yếu kém về năng lực, trình độ chuyên môn nên thiết kế các qui chế kiểmsoát không thích hợp Ngoài ra còn do thái độ làm việc cẩu thả, thiếu thận trọngtrong công việc

- Sự thông đồng của các thành viên trong BGĐ hoặc giữa nhân viên vớinhững nguời trong và ngoài doanh nghiệp Họ không làm chủ đuợc mình truớcnhững cám dỗ vật chất, cấu kết với nhau để lấy cắp tài sản của doanh nghiệp

- Nguời chịu trách nhiệm thực hiện KSNB lạm dụng đặc quyền của mìnhnhằm tu lợi cá nhân

- Các thủ tục kiểm soát lạc hậu, không còn đáp ứng đuợc điều kiện thực tếhoặc bị vi phạm Các thủ tục KS thuờng chỉ có tác dụng trong một khoảng thời giannhất định bởi sự biến đổi của cả môi truờng bên trong và bên ngoài đơn vị khiếncho các thủ tục kiểm soát không còn thích hợp Mặt khác NQL thuờng chỉ quan tâmthiết kế đến các nghiệp vụ, hoạt động thông thuờng còn những nghiệp vụ, hoạt độngkhông thuờng xuyên thì không đuợc điều chỉnh bởi các thủ tục KS thích hợp, dẫnđến các sai phạm trong các nghiệp vụ này thuờng xuyên xảy ra

- Chức năng của phần mềm máy tính giúp phát hiện và báo cáo về các giaodịch vuợt hạn mức tín dụng cho phép có thể bị khống chế hoặc vô hiệu hóa

hoạt động

và hiệunăng quảnlý

ɪ

- Khi thiết kế và thực hiện các kiểm soát, BGĐ có thể thực hiện các xét đoán

về phạm vi, mức độ các kiểm soát mà BGĐ lựa chọn thực hiện và về phạm vi, mức

độ rủi ro mà họ quyết định chấp nhận

Kết luận, sau khi tìm hiểu các nội dung tác giả đua ra những nhận xét tổng

quát nhu sau: KSNB tồn tại trong mọi doanh nghiệp, bao gồm có 5 thành phần: Môitruờng KS; Quy trình đánh giá rủi ro; Hệ thống thông tin và truyền thông; Các hoạtđộng KS; Giám sát KS có mối quan hệ qua lại tác động lẫn nhau KSNB đem lạimột sự đảm bảo hợp lý về các mục tiêu thông tin, tuân thủ, và hoạt động do xuấtphát từ việc có những hạn chế cố hữu KSNB giúp hỗ trợ hoạt động của doanhnghiệp và gia tăng niềm tin vào doanh nghiệp KSNB có mối liên hệ với tất cả các

cá nhân, đặc biệt là NQT cấp cao nhu HĐQT, BGĐ, Giám đốc điều hành, Giám đốcphụ trách về tài chính Đối tuợng mà KSNB huớng tới là tất cả các hoạt động,thông tin, con nguời trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo mục tiêu KS

Có thể tóm tắt về KSNB qua sơ đồ sau:

Nội dung

Các mục tiêu

Bảo vệ tàisản

Độ tin cậycủa thôngtin

Tuân thủcác chế độpháp lý

soát rủi ro truyền

thông soát

soát

Sơ đồ 1.3: Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP KINH DOANH NGÀNH HÀNG VIỄN THÔNG

1.2.1 Đặc điểm của doanh nghiệp kinh doanh ngành hàng viễn thông

Không phụ thuộc vào tính chất, loại hình hoạt động hay quy mô, cấu trúc củabất kỳ một tổ chức nào, trong quá trình hoạt động doanh nghiệp luôn phải đối mặtvới các rủi ro Các rủi ro có thể là khách quan, luôn hiện diện sẵn, bất chấp ý chí

chủ quan của doanh nghiệp; nhưng cũng có thể là chủ quan, do doanh nghiệp tự tạo

ra cho mình bởi vì coi thường công tác quản trị rủi ro Doanh nghiệp kinh doanh

ngành hàng thiết bị điện tử viễn thông có một số đặc điểm hoạt động đặc thù dẫn

đến thường xuyên phải đối mặt với rủi ro như sau:

- Phát triển nhanh vượt bậc và luôn đón đầu được các thành tựu kỹ thuật hiệnđại: Không giống như các ngành khác phát triển với tốc độ tương đối đều qua cácnăm, các doanh nghiệp hoạt động trong ngành viễn thông phát triển ngày càngnhanh do sự thay đổi của công nghệ Ví dụ công nghệ mạng 4G mới được triển khai

từ năm 2017 đến nay đã thử nghiệm công nghệ mạng 5G Sự phát triển này tạo cơhội để các doanh nghiệp nắm bắt thị trường, cải tiến chất lượng tuy nhiên đặt ra rủi

ro về hoạt động do chưa kịp thích ứng với sự thay đổi đó, hoặc rủi ro về sản phẩm(dễ lỗi thời, khan hiếm sản phẩm thay thế ), rủi ro tỷ giá (do nhập khẩu thiết bị,công nghệ từ nước ngoài)

- Phát triển ở không gian rộng khắp cả nước và cả nước ngoài: Công nghệphát triển đòi hỏi khả năng kết nối không chỉ trong phạm vi hẹp mà trên toàn quốc

và kết nối với nước ngoài Để đáp ứng với nhu cầu trên, các doanh nghiệp kinhdoanh ngành hàng viễn thông cũng phân tán địa bàn hoạt động của mình trên khắpmọi nơi Điều này dẫn đến khó kiểm soát hoạt động, đặt doanh nghiệp vào nguy cơrủi ro hoạt động, rủi ro vận tải trong quá trình chuyển giao hàng hóa

- Môi trường kinh doanh cạnh tranh: cạnh tranh là yếu tố không thể thiếu

trong nền kinh tế nhất là đối với ngành đang có tốc độ phát triển như viễn thông Sựcạnh tranh gay gắt này dẫn đến việc các doanh nghiệp luôn đứng trước lựa chọn đểtối ưu hóa chi phí, gia tăng lợi nhuận, từ đó có thể dẫn tới xu hướng bất chấp để đạtđược lợi nhuận, làm doanh nghiệp có nguy cơ đối mặt với rủi ro thanh toán (bấtchấp lấy hợp đồng về mà không ràng buộc các điều khoản thanh toán), rủi ro lãisuất (không tính toán phương án hợp lý để thực hiện dự án), rủi ro tiến độ (khôngtính đến khả năng cung cấp hàng hóa mà đã thương thảo hợp đồng đầu ra) hay rủi

ro về chính trị (chưa tìm hiểu kỹ thị trường)

1.2.2 Một số rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp kinh doanh ngành hàng viễn thông

Có thể kể đến một vài rủi ro mà các doanh nghiệp hoạt động kinh doanhngành hàng viễn thông thường gặp phải như sau:

1.2.1.2 Rủi ro về lãi suất

Các dự án về đầu tư hạ tầng viễn thông có đặc điểm chung là thời gian đầu tưkéo dài, trung bình từ 2-3 năm mới đưa vào khai thác và có doanh thu Dự án thicông điện nhẹ thời gian trung bình kéo dài khoảng gần 1 năm, còn các dự án thươngmại - buôn bán thiết bị điện tử, viễn thông thì do đặc điểm kỹ thuật nên thời gian đểthực hiện xong dự án cũng ít nhất từ 9 tháng đến 3 năm tùy vào mặt hàng Nhìnchung, vì thời gian đầu tư tương đối dài, việc nghiệm thu và bàn giao theo từngphần nên các doanh nghiệp viễn thông có nhu cầu cần tài trợ vốn tương đối lớn, vớithời gian tài trợ tương đối dài, chính vì vậy khả năng xảy ra rủi ro lãi suất ngày càngcao nhất là trong điều kiện thị trường chưa ổn định

1.2.1.3 Rủi ro vận tải

Như đã trình bày ở trên, các thiết bị viễn thông ở nước ta hiện nay chủ yếu làphải nhập khẩu từ Mỹ, Trung Quốc Chính vì vậy, quá trình vận chuyển hàng hóaluôn tiềm ẩn một số rủi ro, ví dụ vận chuyển bằng đường biển có rủi ro về thời tiết,chất lượng hãng tàu

1.2.1.4 Rủi ro chính trị

Mỗi đất nước sẽ có những chính sách, quy định về thương mại quốc tế khácnhau, việc buôn bán thiết bị điện tử viễn thông đôi khi gặp phải những rủi ro từchính trị của các nước ví dụ vấn đề bạo động ở các nước châu Phi như Haiti làmcho việc giao thương hàng hóa gặp nhiều khó khăn